Contributions pour appuyer la gestion des urgences dans le cadre des activités dans les réserves : Modalités

Date d'entrée en vigueur : 26 août 2019

Table des matières

1. Introduction

Services aux Autochtones Canada (SAC) a la responsabilité principale de remplir les obligations du gouvernement du Canada à l'égard des Autochtones et des résidents du Nord. Pour s'acquitter de ce mandat, SAC doit collaborer avec les Autochtones et les résidents du Nord ainsi que d'autres ministères et organismes fédéraux, les provinces et les territoires ainsi que des organismes non gouvernementaux (ONG). Ces responsabilités comprennent notamment l'appui à la gestion des urgences de nature extraordinaire dans les réserves et représentent des enjeux urgents pour le gouvernement du Canada au chapitre de la santé et de la sécurité dans les communautés des Premières Nations dans les réserves. Cet appui, qui consiste en un transfert de paiement sous forme de contributions, est entré en vigueur le 1er avril 2005.

Les autorités locales et les gouvernements provinciaux et territoriaux sont responsables des activités de gestion des urgences dans leurs secteurs de compétence respectifs. Le gouvernement du Canada a un rôle à jouer pour appuyer la gestion des urgences dans les réserves. Le paragraphe 91(24) de la Loi constitutionnelle de 1867 stipule l'autorité législative du Parlement en ce qui concerne « les Indiens et les terres réservées pour les Indiens ». Le Ministre de Services aux Autochtones Canada assume diverses responsabilités à l'égard des peuples et des terres autochtones. Selon l'article 6 de la Loi sur la gestion des urgences (2007), chaque ministre fédéral doit cerner les risques qui s'inscrivent dans son domaine de responsabilité ou qui sont liés à celui-ci et élaborer, tenir à jour, mettre à l'essai et mettre en œuvre des plans de gestion des urgences afin d'atténuer ces risques. SAC appuie les 4 piliers de la gestion des urgences dans les réserves des Premières Nations  : l'atténuation, la préparation, l'intervention et le rétablissement.

Depuis le début des années 1970, le ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien (MAINC et maintenant SAC) exerce sa responsabilité en gérant un cadre en vue de promouvoir et d'assurer : la préparation des communautés des Premières Nations aux situations d'urgence, l'intervention et l'évacuation d'urgence lors de catastrophes et la réparation des infrastructures et des maisons à la suite de situations d'urgence, comme des incendies de forêt et des inondations. MAINC détenait une autorisation du Conseil du Trésor relative à l'extinction des incendies de forêt (15 décembre 1988) qui a expiré en mars 2005. Cette autorisation a permis au MAINC de verser des fonds aux provinces, aux bandes indiennes et à d'autres organismes de secours pour qu'ils puissent assurer la prestation de services d'extinction des incendies. L'autorisation a été remplacée par le Programme d'aide à la gestion des urgences (le 29 novembre 2004) au titre duquel le ministère verse des contributions pour les activités d'aide à la gestion des urgences dans les réserves. SAC fournit également une aide financière aux Premières Nations pour la recherche et récupération pour des raisons humanitaires. En outre, SAC financera une formation sur la base de propositions pour la recherche et le sauvetage afin de soutenir les opérations de récupération.

Les situations d'urgence auxquelles les Premières Nations sont le plus souvent confrontées sont les inondations, les incendies et les défaillances liées aux infrastructures communautaires (par exemple, routes d'hiver, sources d'eau, ponts, logements) en raison de catastrophes naturelles ou d'accidents.

2. Autorisation légale et politique

3. But, objectifs du programme et résultats attendus

Le but du Programme d'aide à la gestion des urgences (PAGU) est de protéger des vies et de maintenir une infrastructure et des collectivités des Premières Nations résilientes et durables dans les réserves par la gestion des urgences.

Le Programme d'aide à la gestion des urgences vise les objectifs suivants :

Selon le cadre ministériel des résultats 2019-2020 de Services aux Autochtones Canada, le Programme d'aide à la gestion des urgences appuie le résultat ministériel «Une infrastructure fiable et durable pour les peuples autochtones» dans le cadre de la responsabilité essentielle «Services de gouvernance et de développement communautaire».

Le résultat final attendu du PAGU est le suivant: «Les communautés résilientes des Premières nations sont en mesure de réagir aux situations d'urgence et de s'y remettre. À compter du 1er avril 2019, le profil d'information sur la performance (PIP) du PAGU surveillera la performance en mesurant le pourcentage d'évacués à long terme qui sont rentrés chez eux ou dont la date prévue est fixée à deux ans après leur évacuation (indicateur du cadre ministériel des résultats).

4. Admissibilité

  1. Les Premières Nations, les organismes des Premières Nations et les sociétés privées dont les services ont été retenus pour administrer les fonds conjointement avec une Première Nation ou pour le compte de celle-ci (cogestionnaires ou tiers administrateurs).
  2. Les gouvernements provinciaux et territoriaux, leurs organismes et sociétés d'État.
  3. Les autorités locales, telles les municipalités, les cantons ou les offices et les comités.
  4. Les organismes non gouvernementaux, comme la Société canadienne de la Croix-Rouge ou les organismes universitaires.

Projets et initiatives admissibles

Pour les besoins de SAC, une urgence pour les Premières Nations se définit comme suit (adaptée de la définition Un cadre de sécurité civile pour le Canada – deuxième édition):

« Incident présent ou imminent requérant la coordination rapide des actions à propos des personnes et des biens, pour protéger la santé, la sécurité et le bien-être des personnes ou limiter les dommages aux biens ou à l'environnement »

Pour que les Premières Nations touchées par une urgence soient admissibles à du financement dans le cadre du PAGU, l'urgence doit être d'une proportion ou d'une nature qui excède ses capacités, y compris sa capacité financière, ou le pouvoir de gestion de la communauté concernée. Il s'agit habituellement d'une situation causée par un feu de végétation, une inondation, une tempête, un tremblement de terre ou autre danger naturel ou un accident ou de la pollution, réel ou imminent. Une urgence peut comprendre tout événement qui met en danger la vie ou la propriété, provoque une perturbation de l'ordre social ou une interruption dans le flux des biens, services ou ressources communautaires

Pour être admissible à du financement dans le cadre du PAGU, l'urgence doit toucher une Première Nation ou avoir lieu dans sa communauté, pour autant que celle-ci soit située sur :

  1. une réserve, au sens du par. 2(1) de la Loi sur les Indiens, L.R.C. 1985, ch. I-5;
  2. des terres mises de côté au Yukon conformément à la directive du Cabinet (circulaire no 27) intitulée Procédures de réservation de terres au Yukon et dans les Territoires du Nord-Ouest (1955);
  3. des terres autrefois désignées comme une réserve ou des terres mises de côté qui font maintenant partie des terres visées par le règlement d'un traité moderne.

L'éligibilité au financement du PAGU des Premières Nations signataires des traités et celles autonomes sera déterminée par un examen de leur accord final ou une évaluation des implications des traités modernes pour tout « nouveau » programme ou élément de programme lié au PAGU.

Le gouvernement du Canada et SAC ont adopté une approche tous risques encadrant la gestion des urgences de manière efficace et comportant des activités qui peuvent être décrites sous les 4 piliers fondamentaux suivants :

Atténuation et prévention : mesures prises pour prévenir ou réduire les conséquences d'une urgence. Les activités d'atténuation visent à cerner les urgences possibles et à prendre des mesures proactives pour atténuer le risque. L'autorisation du PAGU permet uniquement les activités d'atténuation non structurelle, comme l'évaluation des risques, la cartographie des dangers, les frais de gestion et de planification, les services de génie et d'architecture, les honoraires professionnels pour les services comptables et juridiques (excluant les frais de litige), la préparation des lieux et la sécurité, le coût des matériaux et fournitures, le transport, les inspections, les permis d'utilisation du sol, les licences d'exploitation et les études environnementales.

Les activités d'atténuation structurelle, comme les nouveaux biens d'équipement et la construction, sont expressément exclues et doivent être entreprises dans le cadre d'autres autorisations ministérielles appropriées, y compris, sans toutefois s'y limiter, l'autorisation « dépenses en capital ».

Préparation : mesures prises pour préparer une intervention efficace en cas d'urgence. Les activités de préparation comprennent la planification tous risques par l'élaboration de politiques, l'établissement de plans d'évacuation, la préparation de lignes directrices, de la formation, l'exécution d'évaluation des risques et l'aide fournie à des Premières Nations pour élaborer leur propre plan de gestion des urgences. La préparation devrait aussi comprendre des mises à l'essai périodiques sous forme d'exercices de simulation. Les activités de préparation permettent aux bénéficiaires d'intervenir de manière efficace et en temps voulu à une urgence.

Intervention : mesures prises pour gérer les conséquences des urgences. L'intervention comprend les activités conçues pour gérer les effets à court terme d'une urgence. Elle englobe les interventions de l'organisme, la coordination des ressources, la structure organisationnelle, les systèmes de protection et d'alerte et les communications. Pour les Premières Nations, l'intervention consiste à prendre les mesures nécessaires et appropriées lorsqu'on a déterminé qu'une situation d'urgence était imminente ou en cours afin de protéger les membres des Premières Nations contre la perte de vie ou les blessures et de protéger leur infrastructure et leurs maisons. Par exemple, les activités d'extinction liées à un feu de forêt ou l'évacuation de membres des Premières Nations menacés par un incendie ou une inondation. L'indication d'une menace imminente peut également entraîner des mesures préventives visant à atténuer des dommages possiblement plus importants. Une menace imminente peut se définir comme une situation d'urgence qui a de fortes chances de se produire dans un avenir rapproché. Il faut obtenir l'autorisation préalable des représentants de SAC, y compris l'approbation de l'administration centrale, avant d'engager des dépenses afin de réagir à une menace imminente. Une telle autorisation est accordée quand la situation potentielle identifiée a été confirmée par l'évaluation d'un expert ou d'un tiers professionnel décrivant en détail le problème, indiquant la menace potentielle et précisant des possibilités d'y réagir tout en veillant à ce que les mesures préventives prises ne créent pas de problèmes ailleurs ou à une date ultérieure.

Rétablissement : mesures prises après l'urgence afin de ramener les conditions à un niveau acceptable (même niveau qu'auparavant). Les mesures de rétablissement peuvent être amorcées à la phase d'intervention. Cette phase de reconstruction peut comprendre une composante d'atténuation pour réduire les vulnérabilités de la collectivité touchée afin d'améliorer sa planification des urgences. Le PAGU vient en aide aux Premières Nations afin qu'elles puissent exécuter les travaux de rétablissement requis à leur infrastructure et leurs maisons touchées afin de les rétablir à l'état qui prévalait avant la catastrophe le plus rapidement possible. Les Premières Nations doivent gérer les risques associés aux dommages ou à la destruction de l'infrastructure, y compris les maisons. La Première Nation est aussi chargée de prendre les mesures nécessaires pour s'assurer que la collectivité ou ses propriétés sont rétablies à l'état qui prévalait avant la catastrophe.

Les activités de rétablissement qui prévoient la reconstruction complète de l'infrastructure préexistante peuvent être envisagées dans le cadre de l'autorisation « dépenses en capital ». Les activités de restauration résultant d'une urgence devraient être examinées en premier dans la cadre de l'autorisation du PAGU. Si les activités de rétablissement résultant d'une urgence sont financées au titre d'une autorisation différente, ces coûts devraient néanmoins être codés comme des coûts liés à la gestion de l'urgence afin d'effectuer un meilleur suivi des dépenses réelles des situations d'urgence.

Recherche et récupération : consiste en des efforts supplémentaires pour récupérer une personne (ou des personnes) lorsque le premier effort d'intervention n'a pas été couronné de succès et que le bien-être de la communauté reste menacé en raison de l'augmentation du niveau de stress. Habituellement, lorsqu'une personne n'est pas retrouvée au cours d'une opération de recherche et de sauvetage après un délai raisonnable, les activités de sauvetage sont arrêtées. Les autres activités de récupération sont à la discrétion et aux frais des communautés des Premières Nations. Cependant, SAC répond au besoin des Premières Nations d'étendre leurs activités de recherche et de récupération jusqu'à ce qu'il ne reste plus aucun espoir de récupération, selon les circonstances. En outre, SAC financera une formation à base de propositions pour la recherche et le sauvetage afin de soutenir les opérations de récupération.

5. Type et nature des dépenses admissibles

Par souci d'uniformité dans le traitement des réclamations et demandes de remboursement des Premières Nations touchées par des urgences ou des catastrophes, l'admissibilité des coûts de gestion de l'urgence sera déterminée conformément aux initiatives et aux programmes provinciaux ou territoriaux d'aide financière. Ces mêmes accords contribueront à déterminer l'admissibilité des urgences localisées dans les réserves au remboursement des frais engagés par une Première Nation dans une réserve en tenant compte des ressources financières disponibles du ministère.

Les coûts admissibles d'un bénéficiaire admissible sont les coûts nets après tout recouvrement des sommes d'assurance, recouvrement au moyen d'actions en justice et aide financière reçue d'autres sources, y compris tout autre programme fédéral. Les contributions d'organismes non gouvernementaux reconnus ou celles résultant d'une initiative de financement liée à une catastrophe en particulier peuvent être utilisées pour couvrir les dépenses non admissibles dans le cadre du PAGU. Si ces contributions sont utilisées pour appuyer les dépenses admissibles dans le cadre du PAGU, elles seront déduites du coût total du bénéficiaire avant de déterminer les coûts admissibles.

Ces dépenses sont énumérées conformément aux quatre piliers fondamentaux d'une gestion efficace des urgences :

Préparation aux situations d'urgence : les dépenses admissibles comprennent la formation du personnel et des volontaires et le perfectionnement professionnel du personnel; la recherche, la modification ou l'adaptation du programme; la conception, l'impression et la distribution de documents d'information destinés au public; la collecte de données et les systèmes de données; l'analyse et le rapport des données; la vérification et l'évaluation du programme. Les équipements de faible valeur, tels que les systèmes d'alerte rapide aux tsunamis (alarmes, sirènes, détecteurs, par exemple) et les dispositifs de communication d'urgence peuvent être financés au moyen d'un financement fondé sur une proposition. Les avantages du personnel sont fournis par le ministère par l'intermédiaire du Programme des avantages sociaux des employés des bandes, et ne peuvent être imputés à ce programme.

Intervention d'urgence : les dépenses admissibles pour cette activité comprennent le travail de même que la gestion et les dépenses d'équipement engagées par l'autorité d'exploitation afin d'intervenir efficacement dans la situation d'urgence, de bien contrôler et d'atténuer les dommages et de protéger les personnes. Cela pourrait inclure la location de matériel spécial, les frais de démarrage pour des mesures préventives ponctuelles, la location d'aéronefs, les frais de carburant des véhicules d'intervention, le transport, les soins, l'alimentation et l'hébergement des ressources humaines, les communications, et le recours à des entrepreneurs spécialisés ou à des consultants. L'achat d'équipement et l'entretien de biens, y compris les équipements médicaux ne sont pas admissibles. Les biens d'équipement et de faible valeur ne peuvent être achetés que lorsqu'il s'agit de la seule solution possible ou quand on a déterminé qu'il s'agissait de la manière la plus rentable d'effectuer des activités d'intervention d'urgence. Les biens d'équipement peuvent aussi être achetés par les provinces et territoires pour améliorer leur capacité à appuyer les collectivités des Premières Nations pendant les situations d'urgence et pour offrir des services comparables. De tels achats d'équipement doivent être étayés d'une analyse de rentabilisation qui explique pourquoi il s'agit du mécanisme d'intervention le plus efficace ou le plus rentable avant que l'achat ne puisse être autorisé par les représentants de SAC, y compris l'approbation de l'administration centrale, et que le financement du PAGU ne soit accordé. En règle générale, les taux provinciaux et territoriaux existants devraient être appliqués aux coûts liés aux évacuations. En outre, il conviendrait de ne pas dépasser les lignes directrices du Conseil du Trésor pour des éléments relevant de la Directive sur les voyages, notamment le logement, les repas et les frais accessoires liés aux personnes évacuées ou au personnel de gestion d'urgences. En cas de dépassement de coûts, une justification devra être fournie afin d'étayer et de documenter la situation.

Rétablissement : le coût réel exigé pour réparer un article ou une installation ou pour le remettre dans l'état où il se trouvait immédiatement avant la catastrophe constituera le montant maximum admissible. Dans le cas de réparations permanentes ou d'un remplacement destiné à remettre l'article ou l'installation dans un état supérieur à celui antérieur à la catastrophe, le montant admissible ne peut pas dépasser le montant exigé pour une remise en état, une réparation ou un remplacement permettant de revenir à l'état qui a précédé immédiatement la catastrophe estimée par une autorité technique acceptable pour le Ministère en plus des mesures d'atténuation éligibles décrites ci-dessous. Par exemple, si un pont à une seule voie est détruit, son coût de remplacement peut être établi et utilisé en fonction du coût de son remplacement par un pont à double voie. Les coûts supplémentaires qu'entraînent une réparation ou un remplacement nécessaire pour respecter les normes et les codes fédéraux et provinciaux actuels en matière de construction et d'occupation, d'accès, d'incendie et de sécurité au travail sont admissibles.

Mesures d'atténuation des coûts de rétablissement : les améliorations au chapitre de l'atténuation des conséquences apportées dans le cadre de projets précis de réparation ou de reconstruction d'infrastructures endommagées destinés à diminuer la vulnérabilité face aux futures situations d'urgence seront prises en compte par SAC. La Première Nation avisera SAC, par l'entremise de son bureau régional, de tout projet d'atténuation, le plus rapidement possible, en vue d'obtenir l'approbation de l'admissibilité à la récupération des coûts relatifs aux mesures d'atténuation. Les détails (nature et portée des travaux, calendriers et estimations) devraient être consignés à des fins de vérification. Les nouvelles initiatives de sensibilisation du public et de construction ne sont pas admissibles. Les améliorations visant principalement à renforcer la capacité opérationnelle (comme la circulation, la productivité), la fonctionnalité, l'espace utile ou la durée de vie ne sont pas non plus admissibles. Tous les documents démontrant que les projets d'amélioration favorisant l'atténuation ont été réalisés doivent être disponibles pour une vérification fédérale avant qu'un paiement ne soit versé.

Atténuation : les dépenses admissibles pour ces activités non structurelles comprennent l'enquête sur les lieux et les activités de nettoyage, la planification et les frais de gestion, les services d'architecture et de génie, les honoraires reliés aux services juridiques (excluant les litiges) et comptables, la préparation et la sécurité du site, les coûts reliés au matériel et aux fournitures, le transport, les inspections, les permis, les permis d'utilisation des terres et les études environnementales, les permis d'exploitation, le transport et l'hébergement des équipes qui travaillent dans des sites éloignés. L'équipement de faible valeur ne peut être acheté que dans les cas où il s'agit de la seule option disponible ou s'il a été déterminé qu'il s'agit d'un moyen plus rentable de s'attaquer à ces activités non structurelles. L'achat d'équipement et l'infrastructure de protection permanente qui n'existaient pas avant qu'une urgence ne les détruise partiellement ou entièrement ne sont pas éligibles. Un exemple de ce type de structure serait une digue temporaire construite pour une situation d'urgence pouvant être rendue permanente pendant la phase de récupération.

Services de lutte contre les incendies (autrefois, lutte contre l'incendie en forêt) : En plus de ce qui précède, SAC a conclu des ententes avec les provinces et les territoires, leurs sociétés d'État ou les organisations Autochtones pour assurer la prestation des services de lutte contre les incendies requis pour protéger les Premières Nations contre les feux de friche. Les feux de friche comprennent les feux d'herbe, les feux de brousse, les feux de forêt-parc et les feux de forêt qui menacent les personnes, l'infrastructure, l'environnement et l'économie. La gestion et l'intervention en cas de feu de friche sont différentes de la protection structurale contre les incendies. Les services de lutte contre les incendies de forêt comprennent la prévention et l'éducation, la préparation et les opérations. Les activités de prévention, d'éducation et de préparation peuvent comprendre les programmes FireSmart (non disponible en français) ou les programmes analogues, les programmes de lutte contre les incendies prescrits et les programmes de réduction des dangers, les communications, les programmes d'information et d'éducation, la formation et les enquêtes.

Les opérations de lutte contre les incendies de forêt comprennent des activités de détection, des installations comme des bases pour les services de lutte contre les incendies, des bombardiers à eau, des entrepôts, des postes d'observation, des stations météorologiques et des systèmes de localisation de la foudre, des ressources de lutte contre les incendies de végétation, des aéronefs et d'autres ressources de soutien, y compris de l'équipement lourd, des campements, des services médicaux, des services de sécurité, du personnel de soutien et des spécialistes. Les coûts rattachés aux salaires, à la formation, au logement et aux activités et opérations de prévention, d'éducation et de préparation connexes ( par exemple, suppression des incendies et mesures préparatoires connexes) et les coûts rattachés aux équipes terrestres et aériennes; les coûts de la main-d'œuvre occasionnelle et contractuelle retenue pour les activités de suppression des incendies de forêt, les mesures préparatoires connexes et les fonctions de soutien; les coûts rattachés à l'utilisation d'aéronefs pour la suppression des incendies de forêt et le soutien connexe; les coûts de location et d'achat de l'équipement d'urgence et les coûts connexes; les coûts relatifs aux ententes de garantie de disponibilité d'aéronefs et les coûts connexes; les coûts rattachés à la formation, au déplacement des équipages de lutte contre les incendies, et les coûts connexes; les coûts rattachés aux observateurs et aux équipes de patrouille de surface; les coûts de construction, d'entretien et d'approvisionnement des centres de lutte contre les incendies, des bases de bombardiers d'eau, des bases de lutte contre les incendies de végétation et les postes d'observation.

6. Aide financière totale du gouvernement du canada et limites sur le cumul

La limite sur le cumul de l'aide attribuée à un bénéficiaire par toutes les sources de financement (y compris les sources de financement fédérales, provinciales/territoriales ou municipales) pour toute activité, initiative ou projet ne peut pas dépasser 100 % des coûts admissibles. Tout financement gouvernemental supplémentaire reçu au-delà de 100 % des frais admissibles approuvés par le ministère viendra réduire la contribution de SAC. Toutefois, le financement reçu d'autres sources, privées ou publiques, tout spécialement pour couvrir les frais non admissibles dans le cadre du PAGU, ne sera pas considéré être un cumul de financement du bénéficiaire en vertu des modalités du programme.

7. Méthode de calcul du montant de financement

La méthode visant à déterminer le montant du financement est décrite dans les modalités et sous l'en-tête Exigences pour formuler une demande et critères d'évaluation. En outre, une annexe du PAGU fournit des définitions pour les différentes catégories d'estimation (A, B, C, D) pour déterminer quel est le niveau de certitude à l'égard d'une demande de financement pour un projet ou une situation d'urgence en particulier.

8. Montants maximaux payables

Un montant maximum de 15 millions de dollars peut être versé à un même bénéficiaire par exercice financier.

Le montant maximum payable pour tout bénéficiaire d'un gouvernement provincial ou territorial est de 30 millions de dollars par exercice financier afin de refléter la responsabilité première des gouvernements provinciaux et territoriaux à l'égard de la gestion des urgences au sein de leurs compétences respectives. Par ailleurs, les organisations de gestion des urgences qui ont un mandat à l'échelle nationale et qui peuvent exercer des activités dans plusieurs secteurs de compétence provinciale et territoriale au Canada ont également un montant maximum payable de 30 millions de dollars par exercice financier.

9. Base selon laquelle les paiements seront versés

Les paiements seront versés en fonction des factures réelles. Dans des circonstances exceptionnelles, des paiements anticipés peuvent être effectués pour répondre aux besoins de liquidités d'un bénéficiaire qui, autrement, n'aurait pas la capacité financière requise pour gérer une situation d'urgence en temps opportun.

10. Exigences relatives aux demandes et critères d'évaluation

Avant de conclure une entente de financement, SAC devrait confirmer son autorisation de conclure une entente avec le bénéficiaire et de financer les activités proposées.

La Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor requiert que tous les ministères et organismes fédéraux gèrent les paiements de transfert selon une approche plus basée sur les risques et centrée sur les bénéficiaires. Elle s'inscrit dans les initiatives fédérales qui visent à accentuer la responsabilisation et à obtenir de meilleurs résultats pour les Canadiens. Dans le cadre de sa réponse à cette politique, SAC a élaboré l'Évaluation générale (EG), un outil qui facilite la gestion des ententes de financement conçu pour offrir une approche plus axée sur les risques et le bénéficiaire en matière de gestion des paiements de transfert. Un cahier de travail de l'EG sert à évaluer les facteurs de risque suivants : la gouvernance, la planification, la gestion financière, la gestion de programme et d'autres considérations. L'information recueillie est comparée à un ensemble de marqueurs qui décrivent différents niveaux de risque. Le bénéficiaire est ensuite associé à un niveau de risque « faible », « moyen » ou « élevé ».

Selon les résultats de l'EG, SAC peut également ajuster les exigences en matière de rapports pour un bénéficiaire donné. Le ministère peut ainsi collaborer plus étroitement avec les bénéficiaires qui présentent un risque plus élevé. Par exemple, on exigera moins de rapports d'un bénéficiaire qui pose un risque faible que d'un bénéficiaire présentant un risque élevé. Les résultats de l'EG peuvent avoir des conséquences sur la durée des ententes de financement, sur le type et la fréquence des activités de surveillance exercées par le ministère (ainsi que les exigences redditionnelles connexes), sur la souplesse des ententes ainsi que sur l'admissibilité d'un bénéficiaire à divers modes de financement.

Dans la plupart des cas, l'aide à la gestion des urgences compte parmi l'un des nombreux services publics à être financés par SAC pour un même bénéficiaire, et une relation continue entre SAC et le bénéficiaire est à prévoir de même qu'une EG actuelle, à jour et valide. Par conséquent, le bénéficiaire devra fournir toute l'information requise pour mener à bien l'examen annuel de son EG, à moins que le résultat de la dernière évaluation ait été un risque faible; c'est-à-dire, le bénéficiaire satisfait aux exigences de l'entente de sorte qu'il n'y a pas de raison de croire que l'évaluation du risque a changé et l'examen peut être effectué tous les 2 ans. Pour les bénéficiaires de projet, l'EG sera effectuée avant de conclure une entente de financement.

Les bénéficiaires doivent se conformer au Code régissant les conflits d'intérêts et l'après-mandat s'appliquant à la fonction publique ainsi qu'au Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat en plus du Code de valeurs et d'éthique du secteur public et du Code de valeurs et d'éthique de SAC. Lorsqu'un demandeur emploie ou compte un actionnaire principal qui est actuellement titulaire d'une charge publique (ou l'a été au cours des 12 derniers mois) ou un fonctionnaire du gouvernement fédéral, la conformité aux codes devra être démontrée.

Activités de préparation aux situations d'urgence : les bénéficiaires admissibles pour cette composante de la Loi sur la gestion des situations d'urgence seront tenus de fournir l'information suivante pour être admissibles à conclure une entente de financement avec SAC : une description détaillée de l'initiative de préparation proposée et des coûts connexes; un calendrier de paiement incluant les modalités de paiement; dans le cas où l'exécution serait faite par une tierce partie, une description de l'entente qui indique les responsabilités, les obligations et les rôles respectifs de chaque partie; une disposition prévoyant la présentation au SAC, par le bénéficiaire, de rapports financiers et de rapports sur le rendement du programme au moins une fois par année, ou plus souvent, à la discrétion de l'autorité de financement en fonction du résultat de l'EG; les dispositions nécessaires afin d'examiner ou de mettre à l'essai la conformité du programme; une disposition permettant aux vérificateurs de SAC d'avoir accès aux documents pertinents, dans les installations du bénéficiaire ou de l'agent de prestation de la tierce partie, conformément aux modalités de l'entente de financement.

Intervention d'urgence : En raison de la nature imprévisible et urgente des interventions lors de catastrophes naturelles ou d'accidents, on pourra renoncer au processus officiel de demande. Toutefois, lorsqu'une collectivité des Premières Nations déclare une situation d'urgence, un protocole d'entente commun doit intervenir entre la Première Nation, la province ou le territoire et SAC pour déclencher une intervention partagée, étant donné que chacune des parties a un rôle précis à jouer. Ce protocole d'entente doit être communiqué au SAC le plus tôt possible. Par exemple, dans le cas d'une intervention partagée, la décision d'évacuer une Première Nation doit être fondée sur un consensus entre le chef de la Première Nation et le conseil de bande, SAC et le responsable provincial de la gestion des urgences s'il n'y a pas de menace imminente ou actuelle qui exige une intervention immédiate et prompte pour protéger la santé, la sécurité ou le bien-être des personnes. Le fait de ne pas obtenir ce consensus d'emblée peut faire en sorte que les dépenses rattachées à l'évacuation ne soient pas admissibles à un remboursement de la part de SAC.

L'admissibilité à une aide financière pour les situations d'urgence, incluant la préparation, l'atténuation, l'intervention, le rétablissement, l'extinction des incendies de forêt et la recherche et récupération, sera évaluée dès la signature des ententes de financement avec les gouvernements provinciaux ou territoriaux, les sociétés, les autorités locales, les Premières Nations ou d'autres organismes de secours. Les bénéficiaires admissibles amorceront des discussions avec les responsables de SAC afin d'établir le processus de gestion des mesures d'urgence et de définir les rôles et les responsabilités des parties. Au besoin, des ententes de financement seront conclues afin d'assurer un contrôle efficace des ressources financières et d'établir les exigences financières en matière de reddition de compte en ce qui concerne les dossiers, les documents, les rapports et les états financiers, et, le cas échéant, la vérification, conformément à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor.

Atténuation : les bénéficiaires seront tenus de se conformer aux exigences de la directive et de la ligne directrice sur la planification du projet d'immobilisation du Ministère en ce qui concerne la réparation des infrastructures. Cela comprend la nécessité d'évaluer le site; l'étude de la faisabilité du projet, y compris les considérations d'ordre juridique et celles qui sont reliées à la santé et à la sécurité; l'évaluation des risques du projet et du plan de gestion; les compétences professionnelles en génie et en gestion de projet; un plan de projet approuvé prévoyant des dispositions en cas d'imprévus; la conformité avec toutes les lois connexes et les règlements concernant le Code du bâtiment, la santé et la sécurité, les licences et les permis; l'assurance appropriée; le processus d'appel d'offres; les cautionnements de soumission de l'entrepreneur général qui a obtenu le contrat; une entente précisant les rôles, les responsabilités et les éléments livrables de chaque partie conformément aux délais établis dans le plan de travail de la construction; les sanctions pour non-achèvement en temps opportun; les paiements liés aux produits livrables; et l'entente des deux parties sur des modes alternatifs de règlement des conflits. Pour les activités d'atténuation structurelle, par exemple, construction de barrage ou de digue, l'autorisation « dépenses en capital » du ministère sera utilisée et les bénéficiaires devront se conformer à l'ensemble de ces modalités. L'autorisation actuelle permet uniquement le financement des activités d'atténuation non structurelle et les coûts connexes, comme les rapports ou les plans d'ingénieur.

11. Diligence raisonnable et production de rapports

SAC dispose de procédures et de ressources pour assurer la diligence raisonnable au moment de l'approbation des paiements, de la vérification de l'éligibilité et de l'admissibilité et de la gestion et de l'administration du programme. (Voir l'annexe PAGU pour des précisions.)

Dans le cadre des efforts de surveillance, une stratégie de mesure du rendement en harmonie avec les exigences de la Politique sur les paiements de transfert du Secrétariat du Conseil du Trésor fournira les données de base et les jalons de référence à partir desquels l'efficacité du PAGU quant à l'atteinte de ses buts, objectifs et résultats sera évaluée.

12. Langues officielles

Le ministère veillera à ce que tout membre du public puisse communiquer avec lui et obtenir les services disponibles, en lien avec ce programme, conformément à la partie IV de la Loi sur les langues officielles. De plus, le ministère veillera à ce que la conception et la mise en œuvre des programmes respectent les obligations du gouvernement du Canada prescrites à la partie VII de la Loi sur les langues officielles.

13. Propriété intellectuelle

Lorsqu'une subvention ou une contribution est offerte pour la rédaction de documents pour lesquels il existe un droit d'auteur, les conditions touchant les droits communs seront énoncées dans l'accord de financement.

14. Contributions remboursables

Les dispositions portant sur les contributions remboursables ne s'appliquent pas. Les contributions offertes à des entreprises privées dans le cadre de ces programmes, initiatives et projets n'ont pas pour but de leur faire générer des profits ou d'augmenter la valeur de ces entreprises.

15. Redistribution des contributions

Lorsqu'un bénéficiaire délègue son pouvoir ou distribue ses fonds de contribution à un organisme tiers (qu'il s'agisse d'une administration, d'un conseil, d'un comité ou d'un autre organisme autorisé à agir en son nom), il demeure responsable envers le Ministère de l'exécution de ses obligations liées à l'entente de financement. Ni les objectifs des programmes et services, ni l'attente d'un service transparent, juste et équitable ne peuvent être compromis par la délégation ou la redistribution des fonds de contribution.

Les bénéficiaires choisissent en toute indépendance les tierces parties et ne font pas fonction d'agent du gouvernement dans leurs distributions.

16. Autres modalités

Aucune

Annexe pour la demande de financement dans le cadre du PAGU (information requise)

1- Ventilation détaillée de l'information conformément au tableau ci-dessous

Renseignements sur la région
Bénéficiaire Type de coût Exercice visé Description détaillée de l'activité Réels Prévisions Total
Bureau régional Budget pour les dépenses de fonctionnement et le personnel   Réels : Personnel responsable de la gestion des urgences      
Province ou autorité responsable de la gestion des urgences Coûts de la lutte contre les incendies de forêt   Réels : Le financement de base est directement prévu dans les ententes fédérales/provinciales de lutte contre les incendies de forêt
Prévus :
     
Province ou autorité responsable de la gestion des urgences Coûts de la lutte contre les incendies de forêt   Réels : Frais en sus des contrats de base
Prévus :
     
Autre bénéficiaire Préparation, atténuation (non structurelle), intervention, rétablissement   Réels : Les coûts rattachés à l'évacuation, notamment : restauration (aliments), communications, hôtels, sécurité, transports (aériens), transports (terrestres), frais accessoires, soutien à l'évacuation et gestion de projet. Prévus :      
Collectivité des Premières Nations Préparation, atténuation (non structurelle), intervention (évacuations), rétablissement   Réels : Frais liés à la conception et à la construction de digues temporaires ou à la reconstruction d'une infrastructure
Prévus : Coûts de rétablissement, etc.
     
      Total des coûts de gestion des urgences pour 2013-2014      

2- En plus de l'information ci-dessus, veuillez indiquer pour chaque bénéficiaire :

Bénéficiaire Résultat de l'évaluation générale Date de la dernière EG Toute activité d'atténuation pour assurer la gestion continue de l'entente Toute situation de manquement (date) Dernière mise à jour du Plan d'action de la gestion
Organisme non autochtone Faible, moyen, élevé        
Collectivité des Premières Nations Faible, moyen, élevé        

3- Enfin, pour chaque bénéficiaire qui demande du financement, veuillez indiquer la source de l'estimation des coûts et la catégorie de l'estimation selon les définitions ci-dessous.

Définitions des catégories d'estimations :

Estimation des coûts de la catégorie « A » : Estimation fondée sur une description complète de l'équipement ou de l'installation voulu, tel qu'ils existeraient si la conception de base, les plans et les devis, de même que d'autres conditions importantes de production ou construction étaient disponibles. Elle permet d'évaluer les appels d'offres ou de contrôler les coûts pendant les travaux de construction.

Estimation des coûts de la catégorie « B » : Estimation fondée sur des données d'une qualité équivalente à celle que l'on pourrait obtenir après la définition des principaux systèmes et sous-systèmes de l'équipement ou de l'installation, y compris les devis sommaires ainsi que les dessins et modèles préliminaires. Elle devrait permettre de préparer un budget réaliste et un calendrier suffisamment précis pour permettre le contrôle d'un projet selon les fonds attribués.

Estimation des coûts de la catégorie « C » : Estimation fondée sur les présentations d'un certain nombre d'entrepreneurs pour la conception, la production ou la construction de l'équipement ou de l'installation, ou sur les conceptions de base des systèmes et les analyses de leur coût et calendrier de production effectuées par des employés expérimentés. Doit être suffisant pour prendre une bonne décision d'investissement.

Estimation des coûts de la catégorie « D » : Estimation fondée sur un énoncé complet des besoins, en termes de mission, et sur une définition d'une solution probable. Un tel calcul n'est qu'une indication en chiffres ronds de l'importance du coût total du projet ou de la date de réalisation.

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