Directive sur la vérifications de bénéficiaire

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Table des matières

1.0 Date d'entrée en vigueur

1.1 La Directive sur la vérification des bénéficiaires d'AANC est entrée en vigueur le 1er juin 2015 et remplace la Politique 300 et la Directive sur la vérification des bénéficiaires, d’avril 2013. La version 2.0 de la Directive sur la vérification des bénéficiaires entre en vigueur le 6 septembre 2016.

2.0 Application

2.1 La présente Directive sur la vérification des bénéficiaires d’AANC (« la directive ») s’applique à tous les employés d’Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC) à qui il incombe de gérer les paiements de transfert, lorsque l’entente de financement comprend le droit de recourir à une disposition sur le « droit de vérifier ».

2.2 La directive relève de la compétence du dirigeant principal des finances d’AANC en vertu de la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor (2008). Elle établit les rôles et les responsabilités des intervenants qui participent aux processus de gestion des vérifications des bénéficiaires, et elle décrit les pratiques de gestion des vérifications des bénéficiaires du Ministère et autres activités connexes.

2.3 Les termes utilisés dans la présente directive sont définis à l'annexe A intitulée Définitions.

3.0 Contexte : Pourquoi il est important de gérer efficacement les vérifications des bénéficiaires

3.1 AANC doit veiller à ce que les paiements de transfert soient gérés de manière à respecter les principes d'une saine gérance et à atteindre le niveau le plus élevé d'intégrité et de transparence, tout en tenant compte des risques, de la complexité, de la responsabilisation à l'égard des résultats et de l'utilisation économique des ressources. Dans ce contexte, AANC est également tenu d'effectuer une surveillance efficace de ses paiements de transfert.

3.2 Cette surveillance doit notamment porter sur la conformité et l'utilisation des fonds par les bénéficiaires. Le niveau de surveillance devrait être proportionnel au caractère délicat, à la complexité, au risque et à l'importance relative des activités, des programmes ou des projets financés, à la valeur du financement dans les ententes de financement et au profil de risque du bénéficiaire.

3.3 La vérification des bénéficiaires est l'une des nombreuses composantes de la surveillance, et une composante essentielle du « continuum » de mesures de conformité et d'assurance en matière de subventions et de contributions auquel sont confrontés les bénéficiaires du Ministère. Il s'agit d'une évaluation indépendante, exécutée par un vérificateur indépendant (et non une évaluation interne faite par AANC), qui vise à s'assurer que le bénéficiaire respecte l'entente de financement. L'exécution de ces vérifications tiendra compte des risques propres aux projets, aux activités ou aux programmes financés, du profil de risque du bénéficiaire et de la valeur de l'entente de financement par rapport aux coûts administratifs associés à la vérification, et elle assurera l'utilisation judicieuse des ressources nécessaires pour effectuer les vérifications.

3.4 Cette directive appuie l'atteinte des objectifs de la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor et de la Directive sur les paiements de transfert en énonçant le cadre stratégique d'AANC en matière de vérification des bénéficiaires et en décrivant la démarche retenue par le Ministère pour gérer ce genre de vérifications. Elle reprend également les pratiques clés décrites dans les Lignes directrices sur la vérification de bénéficiaires du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) établies en vertu de la Politique sur les paiements de transfert et de la Directive sur les paiements de transfert.

4.0 Énoncé de la directive

4.1 Objectif

4.1.1 La présente directive a pour objectif de garantir que les vérifications des bénéficiaires sont gérées avec efficacité et efficience dans le cadre d'un cycle de gestion ministériel (conformément au diagramme présenté à la figure 1) d'une façon qui reflète :

  1. le risque et l'importance relative des projets, programmes ou activités financés;
  2. la valeur globale de l'entente de financement;
  3. les coûts administratifs associés à la vérification compte tenu de la valeur de l'entente;
  4. le profil de risque du bénéficiaire;
  5. la valeur potentielle des résultats obtenus en matière d'amélioration de l'efficacité et de l'efficience des activités du Ministère en lien avec la gestion des paiements de transfert.

4.2 Résultats escomptés

4.2.1 Les résultats escomptés de la présente directive sont les suivants :

  1. les procédures et processus administratifs liés à la gestion des vérifications des bénéficiaires sont bien communiqués et sont uniformisés dans tout le Ministère;
  2. les choix concernant les vérifications des bénéficiaires reflètent la préoccupation d'allouer les ressources limitées du Ministère là où le risque de perte de fonds publics est le plus élevé et lorsque les résultats des évaluations des bénéficiaires lui permettent le plus d'améliorer sa gestion des paiements de transfert;
  3. les résultats des vérifications des bénéficiaires, y compris les constatations, les recommandations, la détermination de possibles recouvrements de paiements excédentaires, l’utilisation inadmissible ou inappropriée de fonds ou le paiement erroné, et les échéanciers de remboursements recommandés, sont examinés, font l’objet d’un suivi et donnent lieu à des mesures correctives rapides et efficaces de la part de toutes les parties concernées;
  4. les rôles, les responsabilités et les obligations de tous les intervenants du Ministère au processus de vérification des bénéficiaires sont énoncés clairement de façon à être bien compris;
  5. tous les employés ministériels qui participent à la vérification des bénéficiaires ont les connaissances, l’orientation et les outils nécessaires pour s’acquitter efficacement de leurs rôles et responsabilités; et
  6. les résultats des vérifications des bénéficiaires révèlent les domaines à améliorer et orientent les initiatives de renforcement des capacités, le cas échéant.

    Cycle annuel de gestion de la  vérification des bénéficiaires ministériel
    Figure 1: Cycle annuel de gestion de la vérification des bénéficiaires d'AANC

5.0 Exigences de la directive

Les vérifications des bénéficiaires à AANC doivent être gérées conformément au cycle de gestion présenté à la figure 1. Les principes suivants doivent être appliqués lors de la mise en œuvre de ce cycle de gestion au Ministère.

5.1 Disposition sur le droit de vérifier

5.1.1 Les ententes de financement d’AANC contiennent des dispositions qui accordent au Ministère le droit de vérifier les comptes et les registres du bénéficiaire, ainsi que ceux de toute entité à laquelle il aurait délégué ses obligations en vertu de l’entente ou aurait fait des transferts de fonds. La disposition sur le « droit de vérifier » comprise dans les ententes de financement d’AANC s’applique aux vérifications de bénéficiaires effectuées dans le cadre de la présente directive et permet à AANC :

  1. d’évaluer ou de vérifier le respect des modalités de l’entente de financement par le bénéficiaire;
  2. d’examiner les pratiques de gestion de programme et de contrôle financier du bénéficiaire en ce qui concerne l’entente de financement;
  3. de confirmer l’intégrité de tout renseignement déclaré par le bénéficiaire conformément à l’entente de financement;
  4. de vérifier les pratiques de gestion du bénéficiaire en ce qui concerne l’entente de financement.

5.2 Plan de vérification des bénéficiaires

5.2.1 Un Plan annuel de vérification des bénéficiaires visant tous les programmes de paiements de transfert du Ministère doit être établi et tenu à jour par le secteur du dirigeant principal des finances (DPF), avec une importante contribution des régions et des programmes. Il devra tenir compte des profils de risques des bénéficiaires (cotes de l'ÉG, informations tirées des activités de surveillance d'autres bénéficiaires, etc.) et d’une série d’autres facteurs établis de temps à autre par la haute direction.

5.2.2 Il faut utiliser judicieusement les ressources limitées du Ministère disponibles aux fins de vérification des bénéficiaires. C’est pourquoi, en règle générale, ces ressources doivent être affectées là où le risque de perte de fonds publics est le plus élevé. De plus, les régions (normalement par l’intermédiaire des directeurs généraux régionaux) et les secteurs de programmes (par l’intermédiaire des sous-ministres adjoints) doivent être consultés sur le choix des bénéficiaires à vérifier. L’objectif général consiste à concentrer les vérifications des bénéficiaires dans les secteurs où le risque de perte est élevé (p. ex., risque d’usage abusif, d’utilisation erronée ou de non-conformité aux règles régissant leur utilisation et l’établissement de rapports) pour la majeure partie des fonds publics (c.-à-d. l’importance relative la plus élevée) et lorsque les résultats des vérification fournissent l'information la plus utile au Ministère et aux bénéficiaires (p. ex., en révélant des faiblesses systémiques dans la gestion par le Ministère des relations avec les bénéficiaires du financement ou en soulignant les points forts/faiblesses sur le plan de la gestion du bénéficiaire).

5.2.3 C'est pourquoi l'élaboration du Plan de vérification des bénéficiaires devra également prendre en compte ce qui suit :

  1. les objectifs de chaque vérification, et ce que l'on espère obtenir avec la vérification en termes d’avantages pour les programmes et le Ministère;
  2. la façon dont les résultats d'une vérification contribueront à améliorer la gestion des ententes de financement au Ministère et l'intégrité du cadre de contrôle de la gestion des subventions et contributions;
  3. la raison pour laquelle les résultats escomptés ne répéteront pas inutilement les résultats obtenus au moyen d'autres activités de surveillance ou d'assurance du Ministère.

5.2.4 La coordination des vérifications des bénéficiaires et des autres activités de surveillance et de supervision au sein du Ministère et avec d'autres ministères est l'approche privilégiée. Lorsque c'est possible ou approprié, la vérification pourrait être unique, c'est-à-dire qu'un vérificateur représentant certains bailleurs de fonds ou l'ensemble de ceux-ci mènerait une seule vérification du même bénéficiaire, que ce soit au sein du Ministère (p. ex.., des examens de la conformité aux programmes réalisés en même temps que les vérifications des bénéficiaires) ou avec d'autres ministères ciblant les mêmes bénéficiaires.

5.3 Choix du vérificateur indépendant

5.3.1 Les vérifications des bénéficiaires seront effectuées par des vérificateurs qualifiés et indépendants choisis par le biais d’un mécanisme normalisé d’approvisionnement faisant appel à un processus concurrentiel simplifié à partir d’un bassin de spécialistes de la vérification des bénéficiaires préqualifiés.

5.4 Réception et examen des conclusions de la vérification des bénéficiaires

Réception et examen

5.4.1 Après avoir reçu le rapport du vérificateur, les gestionnaires supérieurs d'AANC (p. ex. des gestionnaires de centre de coûts qui possèdent les pouvoirs délégués de signer des ententes de financement, des directeurs généraux, des directeurs généraux régionaux ou des directeurs de programme, selon le cas) doivent veiller à ce qui suit :

  1. Rapport préliminaire du vérificateur : Il est examiné et l'on attire l'attention du vérificateur sur les énoncés, hypothèses, affirmations ou conclusions qui ne semblent pas fondés sur toute l'information importante;
  2. Rapport final du vérificateur : Tout désaccord entre la région ou le programme et un vérificateur doit être réglé dans les 30 jours suivant la réception du rapport final du vérificateur. Si le désaccord ne peut être réglé dans les 30 jours, le rapport sera considéré comme accepté par le Ministère.

Absence d'information/de documents

5.4.2 Lorsqu'un vérificateur constate dans son rapport qu'il y a absence d'information ou de documents sur lesquels fonder ses conclusions, que cette situation est attribuable à un désastre naturel (inondation, incendie, etc.) indépendant de la volonté du bénéficiaire et qu'elle a rendu le bénéficiaire inadmissible à du financement pendant une année ou plusieurs années complètes, les gestionnaires supérieurs d'AANC doivent veiller à ce que :

  1. une lettre de la direction du Ministère faisant état de la situation est envoyée au bénéficiaire;
  2. leurs employés travaillent avec le bénéficiaire pour l'aider à rétablir l'information ou les documents manquants;
  3. les dossiers reconstitués soient examinés afin de déterminer si des recouvrements ou d'autres mesures sont nécessaires.

5.4.3 Lorsque le rapport du vérificateur conclut que l'information ou les documents ne sont pas disponibles en raison de problèmes de gouvernance, les gestionnaires supérieurs d'AANC doivent veiller à ce qui suit :

  1. une distinction est faite entre le manque de volonté de communiquer de l'information ou des documents ou la destruction volontaire de l'information ou des documents ET la volonté, mais l'incapacité de le faire à cause d'actions indépendantes de la volonté du bénéficiaire;
  2. dans le cas d'un bénéficiaire qui refuse de coopérer, ou si l'on pense que l'information ou les documents ont été détruits ou retenus délibérément :
    1. une créance au montant suggéré dans le rapport du bénéficiaire est reconnue et inscrite dans les systèmes ministériels;
    2. les dispositions de la Politique de prévention et de gestion des manquements sont appliquées (le bénéficiaire fait l'objet d'une évaluation pour manquement);
  3. dans le cas d'un bénéficiaire qui veut coopérer, mais qui n'a pas de documents à fournir à cause du retrait ou de de la destruction de ces documents pour des raisons indépendantes de sa volonté, il faut songer à :
    1. réembaucher la firme de vérification initiale pour des travaux additionnels à la vérification;
    2. retarder la publication du rapport sommaire du vérificateur et les lettres de la gestion jusqu'à ce qu'un rapport de suivi ait été fourni;
    3. établir une créance en fonction de la somme révisée;
    4. aider le bénéficiaire à rassembler l'information ou les documents lorsque c'est possible de le faire;
    5. examiner l'information ou les documents, une fois rassemblés, afin de déterminer les mesures à prendre.

5.4.4 Afin que les mesures de suivi puissent être mises en œuvre le plus rapidement possible, des prolongations raisonnables et justifiées ne doivent être permises que dans des situations exceptionnelles.

5.5 Suivi des résultats de la vérification du bénéficiaire

Réponse du bénéficiaire

5.5.1 Lorsque le rapport du vérificateur conclut qu'il n'y a pas de problème important quant à la disponibilité de l'information ou des documents ou que les problèmes ont été réglés (p. ex., l'information ou les documents ont été reconstitués et le vérificateur a eu la possibilité de les consulter), et que tout désaccord entre la région ou le programme et le vérificateur est réglé, les gestionnaires supérieurs d'AANC veilleront à ce que :

  1. dans les 30 jours suivant la réception du rapport du vérificateur, ce rapport soit transmis au bénéficiaire en lui demandant de fournir une réponse dans les 30 jours suivant la réception;
  2. le bénéficiaire soit informé, au besoin, des sommes dues établies dans le rapport du vérificateur et qu'il confirme ces sommes;
  3. le bénéficiaire sache que la prochaine étape consistera à établir un plan de gestion afin de garantir qu'il prendra en compte les conclusions du rapport et, au besoin, remboursera toute somme due confirmée qu'il doit au Ministère.

Plan d'action du bénéficiaire

5.5.2 Dans le suivi de la vérification du bénéficiaire, les gestionnaires supérieurs d'AANC devront veiller à ce que :

  1. lorsque la vérification d'un bénéficiaire révèle un manquement ou un cas éventuel de manquement à l'entente de financement, le Ministère travaille avec le bénéficiaire et l'aide à préparer un plan de développement de la direction ou un plan d'action de gestion conformément aux dispositions de la Politique de la prévention et gestion des manquements d'AANC;
  2. lorsque la vérification d'un bénéficiaire révèle des lacunes importantes dans les pratiques de gestion et les contrôles financiers de ce dernier, le Ministère recommande que le bénéficiaire embauche l'Association des agents financiers autochtones (AAFA) ou une autre organisation qualifiée pour l'aider à remédier à ces lacunes et à renforcer ses capacités et pratiques de gestion financière (le DPF, sous réserve de fonds disponibles applicables au renforcement des capacités et de la prévention des manquements et fournis à ces fins, en paiera les coûts, jusqu'à concurrence d'un montant maximal qu'il aura établi);
  3. le plan d'action du bénéficiaire comprenne, sans s'y limiter, ce qui suit :
    1. la façon dont le bénéficiaire propose de prendre en comptes les principales conclusions du rapport du vérificateur qui indique les lacunes en matière de responsabilités du bénéficiaire en vertu de l'entente de financement et le calendrier des mesures prises pour combler ces lacunes;
    2. la façon dont le bénéficiaire propose de rembourser toute somme due au Ministère (la méthode de recouvrement) et l'échéancier de remboursement;
    3. si la vérification a permis de constater d'importantes lacunes dans les contrôles financiers ou les pratiques de gestion financière du bénéficiaire, la façon dont le bénéficiaire propose de régler ces lacunes;
    4. si la vérification a permis de constater d'autres lacunes liées aux capacités, la façon dont le bénéficiaire propose de combler ces lacunes;
  4. le DPF soit consulté avant que le plan de développement de la direction ou le plan d'action de gestion soit approuvé.

5.5.3 Le DPF examine le plan de développement de la direction ou le plan d'action de gestion et :

  1. confirme dans l'approbation du plan que les modalités établies dans le plan sont pour l'essentiel conformes aux recommandations du vérificateur;  ou
  2. soumet le plan, le rapport du vérificateur et la réponse du bénéficiaire au Comité de surveillance des subventions et contributions des SMA pour qu'il en fasse l'examen, et se conformera aux recommandations du Comité.

Entreprendre le recouvrement des montants dues à AANC

5.5.4 Une fois le plan d'action du bénéficiaire approuvé, lorsque la vérification d'un bénéficiaire a permis de constater que des sommes pourraient être dues au Ministère :

  1. l'existence d'une dette légale (une obligation légale de rembourser une somme vérifiée) doit être établie par les gestionnaires supérieurs d'AANC avant que la créance ne soit inscrite dans les systèmes du Ministère et qu'une mesure de recouvrement ne soit mise en œuvre. Il est prudent de confirmer que toute somme dont il a été déterminé qu'elle pourrait être recouvrable est effectivement une somme due à AANC en vertu des ententes de financement applicables avant qu'elle ne soit traitée comme une créance;
  2. ces montants (créances reconnues par AANC), la méthode de recouvrement et l'échéancier de remboursement élaborés par la Direction de la comptabilité ministérielle et de la déclaration des résultats (Unité de la gestion et de la surveillance des montants dus) sont rapidement inscrits dans les systèmes du Ministère, conformément à la Directive sur la gestion des montants dus à AANC).

5.6 Publication des rapports de vérification, des réponses et des plans d'action

5.6.1 Les sommaires des rapports de vérification des bénéficiaires, les réponses des bénéficiaires et les plans d'action des bénéficiaires sont rédigés et affichés sur le site Web d'AANC dès qu'ils sont approuvés par le sous-ministre, en respectant le processus de publication sur le Web du Ministère.

5.7 Rôles, responsabilités et obligations associés à la vérification des bénéficiaires

Sous-ministre

5.7.1 Le sous-ministre doit s'assurer qu'une surveillance efficiente est effectuée et que des contrôles internes sont mis en place pour gérer les paiements de transfert, y compris les vérifications des bénéficiaires et les mesures de suivi découlant de ces vérifications. Le sous-ministre approuvera aussi la publication des résumés des rapports de vérification de bénéficiaires, les lettres de gestions, ainsi que les réponses du bénéficiaire préparées par ces derniers en réponse aux conclusions de la vérification.

Dirigeant principal des finances

5.7.2 Le dirigeant principal des finances doit :

  1. élaborer les critères de sélection du Ministère applicables aux vérifications des bénéficiaires et soumettre ces critères à l'examen et à l'approbation du Comité de surveillance des subventions et contributions des SMA;
  2. déterminer les processus et procédures nécessaires pour pouvoir mettre en œuvre la présente directive ainsi que les contrôles internes pour assurer l'efficacité et l'intégrité de façon continue;
  3. prendre les arrangements nécessaires en matière d'approvisionnement pour engager des vérificateurs indépendants;
  4. établir et tenir à jour le Plan de vérification des bénéficiaires;
  5. affecter des vérificateurs indépendants à des vérifications particulières ciblées dans le Plan de vérification des bénéficiaires du Ministère;
  6. mettre en place les processus et les documents administratifs nécessaires pour gérer les aspects liés à l'approvisionnement et à la facturation associés à toutes les vérifications de bénéficiaires particuliers;
  7. appuyer et orienter les employés du Ministère qui s'occupent des vérifications des bénéficiaires sur le plan de l'examen et du suivi des conclusions de ces vérifications;
  8. fournir des services de secrétariat aux comités du Ministère qui examinent les questions découlant des conclusions de la vérification des bénéficiaires;
  9. effectuer des examens d'assurance de la qualité concernant les rapports de vérification des bénéficiaires fournis par les vérificateurs;
  10. examiner le plan de développement de la direction ou le plan d'action de gestion avant qu'il ne soit approuvé;
  11. surveiller la mise en œuvre de la présente directive, notamment en faisant enquête et en prenant des mesures lorsque de graves problèmes de conformité sont signalés afin de s'assurer que des mesures correctives adéquates sont prises pour les régler;
  12. établir et superviser un programme d'amélioration continue pour la gestion des vérifications de bénéficiaires au Ministère.

DGR et SMA des programmes

5.7.3 Les DGR et les SMA des programmes devront :

  1. fournir des commentaires pour l'élaboration des critères du Ministère applicables au choix des vérifications de bénéficiaires;
  2. approuver les vérifications de bénéficiaires choisies relevant de leurs domaines de responsabilité et fournir les commentaires requis pour l'élaboration du Plan de vérification des bénéficiaires, et établir un ordre de priorité pour les vérifications choisies;
  3. assurer l'examen du contenu, des hypothèses et des assertions des rapports de vérification des bénéficiaires et le règlement rapide de tout désaccord avec les hypothèses et assertions du vérificateur;
  4. assurer l'établissement, l'examen et l'approbation des plans de développement de la direction ou des plans d'action de la direction pour prendre en compte les rapports de vérification, et toute autre mesure de suivi requise découlant des conclusions et recommandations contenues dans les rapports;
  5. confirmer l'existence d'une dette légale (le cas échéant) et veiller à ce que les montants dus à AANC et confirmés soient rapidement inscrits dans les systèmes du Ministère.

Dirigeant principal de la vérification et de l'évaluation (DPVE)

5.7.4 Les vérifications des bénéficiaires sont effectuées par les vérificateurs indépendants. En tant qu'autorité fonctionnelle en matière de vérification, le dirigeant principal de la vérification et de l'évaluation (DPVE) fournit des conseils au DPF et aux gestionnaires du Ministère sur l'approche à adopter pour choisir les bénéficiaires qui feront l'objet d'une vérification, sur l'établissement de la portée des vérifications des bénéficiaires ainsi que sur les normes, le contenu des rapports et les pratiques à respecter à cet égard; et sur les mesures de suivi qui peuvent inclure des vérifications ultérieures des bénéficiaires, des vérifications juricomptables ou autres enquêtes.

5.7.5 Le DPVE intervient lorsque la vérification des bénéficiaires révèle de graves problèmes liés aux activités de paiements de transfert qui nécessitent un suivi sous la forme d'un examen des pratiques de gestion ou d'une vérification interne.

5.7.6 Le Plan de vérification ministériel fondé sur les risques que doit élaborer le DPVE tient compte des conclusions pertinentes des vérifications des bénéficiaires.

Autres gestionnaires supérieurs, employés et comités d'AANC

5.7.7 Les gestionnaires des centres de coûts qui détiennent le pouvoir délégué de signature en matière de finances pour les ententes de financement doivent :

  1. contribuer au choix des vérifications de bénéficiaires relevant de leurs domaines de responsabilités;
  2. fournir de l'information sur la portée des vérifications des bénéficiaires, au besoin;
  3. veiller à ce que les vérificateurs indépendants disposent des renseignements dont ils ont besoin pour repérer correctement les créances possibles;
  4. examiner et assurer le suivi des constatations des vérifications des bénéficiaires, conformément aux lettres de gestion, à la Politique de prévention et de gestion des manquements et à la Directive sur la gestion des montants dues à AANC.

5.7.8 Les régions où où se déroulent les vérifications de bénéficiaires doivent examiner les rapports de vérification pour en évaluer l'exactitude afin de déceler des erreurs ou des anomalies importantes (p. ex. en raison de renseignements ou de documents importants qui n'ont pas été mis à la disposition du vérificateur ou qu'il n'a pas eu l'occasion d'examiner).

5.7.9 Les comités régionaux (p. ex., les comités des opérations régionales, les comités régionaux de gestion financière) et les comités de l'administration centrale, y compris le Comité de surveillance des subventions et des contributions du DG et le Comité de surveillance des subventions et des contributions des SMA, appuient la gestion efficace et efficiente des vérifications des bénéficiaires et des mesures de suivi, au besoin. Les mandats de ces comités ministériels figurent dans la Directive sur la gestion des montants dus à AANC, annexe L : Mandat du Comité de surveillance des subventions et contributions des SMA, et annexe M : Mandat du Comité de surveillance des subventions et contributions du DG.

5.7.10 Le personnel d'AANC appuie les gestionnaires et les comités existants dans l'exécution de leurs responsabilités, conformément aux directives.

6.0 Surveillance

6.1 Le DPF surveille la conformité de l'ensemble du Ministère à la présente directive, ainsi que l'intégrité et l'efficacité de sa mise en œuvre. De plus, il prend des mesures rapides afin de combler les lacunes signalées, d'accroître la conformité et d'apporter des améliorations à la directive, aux procédures et lignes directrices connexes et à la façon de les mettre en œuvre.

6.2 Le DPF peut faire part des résultats de la surveillance aux autres comités de gouvernance du Ministère (p. ex. le Comité des opérations), au besoin, aux fins d'information ou de conseils.

6.3 Le DPF établit un cadre pour l'examen de la pertinence continue, la mise en œuvre efficace et efficiente de la présente directive, et des procédures et lignes directrices à l'appui, afin veiller à ce qui suit :

  1. l'examen initial de mise en œuvre est réalisé dans les six mois suivant la date d'entrée en vigueur de la présente directive;
  2. une évaluation formative et une évaluation sommatives sont réalisées respectivement à mi-mandat et cinq ans après l'entrée en vigueur de la présente directive.
  3. les évaluations sont menées quand d'autres déclencheurs importants surviennent (p. ex., examen de la Politique sur les paiements de transfert).

7.0 Conséquences

7.1 La non-conformité à la présente directive ou le défaut de prendre les mesures correctives demandées par le DPF peuvent avoir les conséquences suivantes : la situation est portée à l'attention de la haute direction, une formation supplémentaire peut être exigée, des modifications peuvent être apportées aux procédures et aux systèmes, le pouvoir délégué peut être suspendu ou retiré, des mesures disciplinaires et d'autres mesures appropriées peuvent être appliquées.

8.0 Demandes de renseignements

8.1 Pour obtenir plus de renseignements au sujet de la présente directive ou pour toute question concernant son interprétation, veuillez communiquer avec les Services consultatifs en paiements de transfert d'AANC à Services consultatifs en paiements de transfert.

8.2 Pour obtenir des renseignements sur les vérifications des bénéficiaires, veuillez communiquer avec Vérification bénéficiaire.

Annexe A : Définitions

Bénéficiaire (Recipient) – Aux fins de la présente directive, personne ou entité qui a été autorisée à recevoir un paiement de transfert ou qui a reçu ce paiement de transfert.

Comptes débiteurs (Accounts receivable) – Catégorie de comptes qui concerne tous les montants dus à Affaires autochtones et du Nord autres que ceux liés aux prêts directs, aux prêts garantis en souffrance et aux intérêts courus à recevoir sur ces prêts. Le Ministère a des comptes débiteurs provenant de parties internes (employés), de parties externes (p. ex. des bénéficiaires, des non-fonctionnaires, des gouvernements provinciaux, etc.) et d'autres ministères gouvernementaux.

Contribution (Contribution) – Paiement de transfert effectué selon les conditions de rendement précisées dans une entente de financement. Une contribution est assujettie à une reddition de comptes et sujette à vérification.

Créance (Receivable) – Bien financier représentant un droit légal vis-à-vis d'un débiteur qui se traduira par de futures rentrées de fonds. Les créances comprennent les comptes débiteurs à court et à long terme et les prêts en cours.

Échéancier de remboursement (Repayment schedule) – Une décision concernant la fréquence et les montants partiels qui devront être remboursés par le débiteur (p. ex., un paiement en un seul versement ou en versements mensuels) ou recouverts au moyen des paiements devant être faits au débiteur (p. ex., une compensation en une seule fois ou mensuelle) pour rembourser la dette. Un échéancier de remboursement ne dépasse pas 12 mois habituellement, sauf dans des circonstances exceptionnelles (difficultés particulières).

Entente de financement (Funding Agreement) – Entente écrite ou document constituant une entente entre le gouvernement du Canada et un demandeur ou un bénéficiaire où se trouvent définies les obligations ou la compréhension des deux parties relativement à un ou plusieurs paiements de transfert.

Gestionnaires d'AANC (INAC Managers) – Gestionnaires ministériels à qui on a confié la responsabilité de gérer les paiements de transfert.

Importance relative (Materiality) – Importance relative des montants en cause comparativement à la somme totale; on juge un montant important lorsque son importance relative est jugée élevée par rapport au montant total.

Mesures de suivi (Follow-up actions) – Mesures adéquates et autorisées prises au niveau du Ministère par suite de l'examen des conclusions d'une vérification des bénéficiaires.

Paiement de transfert (Transfer Payments) – Versement de fonds ou transfert de produits, de services ou d'actifs au profit d'un tiers, y compris une société d'état, imputés à uncrédit sans que l'on reçoive directement de produits ou de services en contrepartie. Il y a trois catégories de paiements de transfert : subventions, contributions et autres paiements de transfert. Les investissements, les prêts ou garanties de prêt ne sont pas des paiements de transfert.

Plan d'action de gestion (PAG) (Management Action Plan) – Plan élaboré par le bénéficiaire et jugé acceptable par le ou les ministère(s) comprenant les mesures à prendre pour corriger un manquement. Le PAG s'attaque aux causes fondamentales des manquements et évite une répétition du manquement. Le PAG sert également à repérer les écarts de capacités et les ressources disponibles pour assurer une mise en œuvre réussie.

Plan de développement de la direction (PDD) (Management Development Plan (MDP)) – Plan élaboré et approuvé par le bénéficiaire et jugé acceptable par le ou les ministère(s), qui aborde l'ensemble des recommandations formulées dans une évaluation au sujet des pratiques administratives, de reddition de comptes et de gestion du bénéficiaire. Le PDD sert également à répondre aux exigences de désescalade d'un plan d'action de gestion (PAG).

Plan de vérification des bénéficiaires (Recipient Audit Plan) – Plan annuel renfermant la liste des bénéficiaires choisis par le Ministère pour la tenue d’une vérification de bénéficiaire, qui sera effectuée par un évaluateur indépendant choisi par le Ministère. Ce plan diffère du Plan de vérification ministériel fondé sur les risques qui est préparé par le dirigeant principal du Secteur de la vérification et de l'évaluation et qui concerne les activités de vérification internes planifiées.

Portée (de la vérification) (Scope [of an Audit]) – éléments qui sont visés par une vérification du bénéficiaire et durée de celle-ci.

Subvention (Grant) – Paiement de transfert effectué en fonction de critères préétablis d'admissibilité et autres. Le bénéficiaire n'est généralement pas tenu de justifier l'utilisation qu'il fait de la subvention et n'est pas normalement assujetti à la vérification par le Ministère; cependant, il peut être appelé à produire un rapport sur les résultats obtenus et peut, dans certaines circonstances, être sujet à une vérification des bénéficiaires.

Surveillance du bénéficiaire (Recipient Monitoring) – Activités menées ou coordonnées par un gestionnaire pour contrôler les risques liés à un bénéficiaire et pour assurer le suivi relativement au respect des obligations énoncées dans l'entente de financement. La vérification du bénéficiaire constitue une composante de la surveillance.

Vérificateur indépendant (Independent Auditor) – Personne qui n'a aucun lien avec le bénéficiaire, qui n'est pas en situation de conflit d'intérêts réel ou perçu par rapport au bénéficiaire et qui est libre de tout parti pris à l'égard de la gestion du programme ou du ministère.

Vérification du bénéficiaire (Recipient Audit) – évaluation indépendante visant à s'assurer que le bénéficiaire respecte l'entente de financement. La portée d'une vérification peut viser tous les aspects financiers et autres de l'entente de financement ou sur une partie d'entre eux seulement. À noter que les vérifications de bénéficiaires sont entreprises par la gestion ministérielle, ce qui les distingue des vérifications internes, qui sont entreprises par le dirigeant principal du Secteur de la vérification et de l'évaluation, indépendamment de la gestion ministérielle.

Vérification juricomptable (Forensic Audit) – Examen effectué par un vérificateur indépendant compétent qui utilise des procédures de vérification conçues pour déceler et recueillir des preuves justifiant une évaluation juricomptable d'irrégularités possibles, y compris le détournement de fonds ou d'autres biens, le signalement de fraudes ou des allégations particulières avancées par un bénéficiaire ou un particulier.

Vérification unique d'un bénéficiaire (Joint Recipient Audit) – Façon coordonnée d'effectuer la vérification du bénéficiaire selon laquelle le vérificateur qui représente deux bailleurs de fonds ou plus mène une seule vérification du même bénéficiaire pour vérifier si celui-ci respecte les modalités d'une partie ou de la totalité des ententes de financement qui le lient.

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