Réduire le fardeau administratif pour les Premières Nations

Il est admis depuis longtemps que les Premières Nations et d'autres organisations qui reçoivent du financement du gouvernement du Canada font face à de complexes exigences en matière de rapports. Certains de ces rapports semblent très peu utiles tant pour les bénéficiaires que pour les organismes qui les demandent.

Ce fardeau administratif a des causes profondes. La prolifération de programmes de contributions offerts par divers ministères, qui ont tous leur conception de la meilleure manière de rendre des comptes au Parlement et aux Canadiens pour les résultats obtenus avec les fonds qu'ils gèrent, a entraîné la prolifération des rapports. Certains rapports sont redondants, mais ils n'ont pas été éliminés lorsque de nouvelles exigences ont été adoptées.

Ces problèmes ont été soulignés dans deux rapports clés : le  panel indépendant de 2006 sur les subventions et les contributions (632 Ko, 150 pages), qui s'est penché sur la question dans tout le gouvernement, et le rapport de juin 2011 du Bureau du vérificateur général sur les services offerts aux Premières Nations. Le gouvernement a pris des mesures pour répondre à ces rapports.

Les améliorations passeront par trois points liés :

  1. Améliorer la manière dont les programmes de subventions et de contributions fonctionnent, en élaguant le nombre de rapports, consolidant les programmes, créant une fonction de remise en question pour éliminer l'instinct de demander plus de données et en harmonisant les processus dans les ministères fédéraux afin que les mêmes données puissent servir à de nombreuses fins;
  2. Établir des différences entre les bénéficiaires de financement afin que ceux qui ont le meilleur dossier en matière de gestion financière et de gestion de programme soient récompensés en recevant des ententes de financement plus longues et qu'on allège leur fardeau de reddition de compte;
  3. Changer le destinataire du fardeau de la reddition de compte. Les bénéficiaires doivent maintenant rendre des comptes au gouvernement de l'utilisation de ces fonds, mais on voudrait qu'ils soient plus responsables à l'égard des collectivités et des clients des programmes en ce qui a trait aux résultats.

Rapport d'étape du sous-ministre – 29 novembre 2012

Pour le premier point, AADNC a créé une fonction interne de remise en question et a réduit le nombre de rapports spéciaux, qui est passé de 4 800 à 800. Pour ce faire, on a notamment éliminé la répétition et on a consolidé de multiples rapports. On demande notamment moins de données ou on les demande moins souvent. Les indicateurs de rendement dans certains domaines clés sont mis à jour et des systèmes d'information sont élaborés pour faciliter grandement la distribution aux bénéficiaires et aux partenaires, permettant ainsi d'axer l'établissement de rapports sur l'essentiel et ce qui compte pour le Ministère et ses partenaires. Le Ministère travaille à deux initiatives majeures, soit le Système d'information sur l'éducation et le Services à l'enfance et à la famille des Premières nations – Système de gestion de l'information.

Pour le deuxième point, le Ministère travaille en étroite collaboration avec des experts en finances des Premières Nations pour élaborer un outil d'évaluation générale pour évaluer l'historique du dossier de chaque bénéficiaire et ainsi, son risque associé. Les bénéficiaires qu'on évalue à faible risque doivent respecter moins d'exigences en matière de rapports et profitent d'ententes de financement plus longues. Ces cotes de risque sont communiquées aux Premières Nations. Un troisième cycle d'évaluation générale est en cours.

L'obligation de base du Ministère est de rendre des comptes au Parlement, et par le fait même aux Canadiens, au sujet des ressources financières qui lui sont confiées. Cela signifie à tout coup qu'il faut demander aux bénéficiaires du financement de rendre des rapports financiers.

En 2012, le ministre a annoncé que des mesures seront prises pour normaliser la manière dont les bénéficiaires partout au Canada fournissent des rapports financiers. Il y aura une méthode pour préparer des états financiers vérifiés, ainsi les comparaisons entre les années et les collectivités seront beaucoup plus faciles à faire. Il sera plus facile pour les institutions financières et les investisseurs possibles de faire des affaires avec les Premières Nations, car les renseignements seront uniformes et de grande qualité.

AADNC et Santé Canada, qui versent la grande majorité du financement fédéral aux Premières Nations, collaborent afin d'harmoniser leurs approches des ententes de contributions pour éliminer les nombreuses petites différences qui créent un fardeau additionnel pour les bénéficiaires. Les ministères adopteront la même approche pour l'évaluation du risque et les ententes de financement. De plus, d'ici 2014, ils utiliseront les mêmes systèmes de TI pour la gestion financière et pour la gestion des subventions et des contributions, ce qui concrétisera l'objectif des rapports exhaustifs.

Le projet de loi C-27, la Loi sur la transparence financière des premières nations, exigera l'affichage des états financiers vérifiés consolidés. Il s'agit de l'initiative la plus importante du troisième point qui vise à donner les moyens aux membres des collectivités de demander à leurs élus de rendre des comptes, ce qui est différent de l'ancienne méthode qui consistait à seulement envoyer des rapports au Ministère.

Le fait que les états financiers soient accessibles en tout temps de façon transparente peut être utile pour diverses raisons. L'état financier peut facilement devenir la partie essentielle d'un rapport annuel à la collectivité qui renforce la responsabilité démocratique des gouvernements ou des institutions des Premières Nations. De nombreuses Premières Nations ont commencé à adopter cette approche, qui permettra à son tour de réduire davantage les rapports présentés aux ministères fédéraux.

Pour obtenir des solutions qui fonctionnent, AADNC a travaillé en étroite collaboration avec plusieurs Premières Nations sur des projets pilotes visant à élaborer un processus de reddition de comptes plus simple qui visent la responsabilisation à l'égard de la collectivité. Cinq initiatives ont été menées en collaboration avec la Première Nation des Malécites du Madawaska et les Premières Nations d'Abgeweit, de Millbrook, de Swan Lake et de Wagmatcook.

Les deux projets qui portent sur l'harmonisation des rapports faits aux divers ministères sont une initiative menée avec les Montagnais du Lac St. Jean (Masteuiatsch) et une autre avec la collectivité inuite de Pangnirtung. Ces deux initiatives ont déjà permis de réduire le nombre de rapports et de clarifier la responsabilité à l'égard des membres.

D'autres initiatives sont en cours pour simplifier la gestion des services. Le projet de loi C-45 accélérera la mise en œuvre des décisions de certaines collectivités de désigner des terres à des fins de location. Le Ministère collabore avec de nombreuses Premières Nations de l'Ouest pour leur permettre de mettre en œuvre rapidement des décisions et de contrôler davantage les fonds détenus en leur nom par le Ministère.

Le Ministère a aussi investi pour s'assurer qu'il existe d'autres sources de données transparentes et fiables qui permettront aux Premières Nations, et à tous les Canadiens, d'évaluer les résultats. En mai 2013, on commencera à dévoiler les données de l'Enquête nationale auprès des ménages de 2011 menée par Statistique Canada, ce qui donnera la capacité d'évaluer les progrès sur une période de temps et d'effectuer des comparaisons entre différentes régions du Canada.

Dans le cadre d'une réforme structurelle plus profonde, le gouvernement progresse en vue d'établir des cadres législatifs clairs dans des domaines comme les normes sur l'eau et les eaux usées, et l'éducation de la maternelle à la 12e année. Ainsi, il répond directement aux conseils faits par le Bureau du vérificateur général au cours des dernières années.

Afin que les Premières Nations puissent profiter d'une diminution de leur fardeau administratif lié à la reddition de comptes, le gouvernement est conscient qu'il doit rester efficace et ne pas demander des rapports dont les réponses sont disponibles dans les documents préparés par les Premières Nations à l'intention de leurs membres.

Rapport d'étape du sous-ministre – 6 mars 2014

Faire le bilan de 2013 est un moyen de réfléchir au travail réalisé l'an dernier par le Ministère en vue d'améliorer le fonctionnement des programmes de subventions et de contributions, en mettant l'accent sur la réduction du fardeau administratif qui pèse sur nos bénéficiaires. Les Premières Nations, les conseils tribaux et les organisations autochtones représentatives ont tous demandé qu'AADNC améliore sa gestion des ententes de financement. Les bénéficiaires du financement d'AADNC ont demandé des ententes de financement plus simples qu'ils souhaitent voir plus rapidement à chaque exercice. Ils veulent aussi discuter de tout changement que le Ministère entend apporter à l'administration des ententes.

En réponse à ces demandes et pour contribuer à l'obtention du résultat attendu de la Rencontre de la Couronne et des Premières Nations pour une relation renouvelée, un nouveau Modèle d'entente de financement simplifié et facultatif est mis à la disposition des Premières Nations pour l'exercice 2014-2015. Le Ministère a également rendu accessible le Modèle d'entente de financement simplifié de 2013-2014, pour le financement destiné à un ou des projets. AADNC a collaboré avec Santé Canada pour offrir en 2014-2015 un modèle d'Entente de financement commune du Canada à tous les bénéficiaires intéressés qui sont à faible risque.

De plus, l'option d'entente de financement à plus long terme (cinq à dix ans) est offerte aux bénéficiaires dont le risque a été évalué comme étant très faible selon l'outil d'évaluation du risque du Ministère (Évaluation générale).

Pour améliorer encore l'efficience et l'efficacité des programmes de subventions et contributions, le Ministère a mis en œuvre des normes de service pour appuyer nos activités. AADNC est résolu à afficher en ligne les modèles nationaux d'entente de financement et le Guide de présentation des rapports avant le 15 décembre de chaque année. Cela donnera aux fonctionnaires du Ministère le temps de discuter avec les bénéficiaires des ententes de financement du nouvel exercice et de faire signer les ententes de financement avant le 1er mars par les bénéficiaires dont les ententes prennent fin, et d'effectuer les paiements avant le 1er avril si l'entente signée est renvoyée au Ministère avant le 15 mars.

En ce qui concerne le volet des rapports, le Ministère a simplifié les exigences de l'exercice 2014-2015 en fusionnant le Manuel des rapports de clôture d'exercice et le Guide de présentation des rapports des bénéficiaires en un seul outil intitulé Guide de présentation des rapports. Ce guide donne aux bénéficiaires des instructions pour rendre compte du rendement financier et des programmes des ententes de financement qu'ils ont avec le ministère.

Pour simplifier encore la présentation de rapports, depuis 2012-2013, le Ministère a revu et réduit de 65 % le nombre d'outils de collecte des données qu'il utilise pour remplir les exigences en matière de production de rapports non financiers. Il s'agit d'outils utilisés pour recueillir des données nécessaires à la production de rapports sur nos programmes. En en réduisant le nombre d'outils, nous avons moins besoin de demander aux bénéficiaires ces données, ce qui leur permet de concentrer leur énergie et leurs ressources sur la prestation des programmes et des services à leurs membres. Il vaut toujours mieux, évidemment, avoir des exemples illustratifs : la Première Nation huronne wendat devait soumettre 18 rapports en 2013- 2014 au lieu de 32 en 2012- 2013. Elle a maintenant accès également à une entente commune de financement avec Santé Canada.

Compte tenu du travail réalisé pour passer d'un modèle où le fardeau de l'obligation redditionnelle des élus des Premières Nations porte uniquement sur le gouvernement à un modèle où ils rendent compte des résultats à leurs collectivités, le 27 mars 2013, la Loi sur la transparence financière des Premières Nations a reçu la sanction royale. L'adoption de cette loi importante est une étape déterminante en direction de l'amélioration de la responsabilité et de la transparence. La Loi renforce la transparence et la reddition de comptes en exigeant des Premières Nations de rendre publics les états financiers consolidés vérifiés annuels qu'ils produisent déjà, ainsi qu'une annexe présentant les salaires et les dépenses des chefs et des conseillers. Les normes en matière de comptabilité concordent avec les normes appliquées à d'autres ordres de gouvernement au Canada. En fait, le modèle utilisé pour élaborer les états financiers consolidés vérifiés avait été conçu conformément aux normes et aux lignes directrices du Conseil sur la comptabilité dans le secteur public afin d'aider les organisations autochtones et les Premières Nations à fournir des données financières cohérentes et comparables à leurs membres. En vertu de la Loi, les Premières Nations devront publier le premier de leurs états financiers consolidés annuels et l'annexe des rémunérations et dépenses des chefs et des conseillers avant le 29 juillet 2014. En fait, de nombreux gouvernements des Premières Nations montrent la voie à suivre et publient des renseignements financiers en ligne, et certains fournissent déjà des rapports détaillés à leur collectivité.

En 2014-2015, AADNC tirera les leçons d'un projet pilote amorcer en 2012 pour élaborer un modèle de rapport annuel à la collectivité. Le rapport annuel combinera les données sur le rendement et l'information financière que peuvent utiliser les Premières Nations pour rendre compte à leurs membres et au Ministère. Combiné à l'information financière contenue dans les états financiers consolidés vérifiés qu'exige la Loi sur la transparence financière des Premières Nations, le rapport annuel donnera un autre tableau, complet et axé sur le rendement, sur l'utilisation des ressources par le bénéficiaire et sur les résultats obtenus grâce à ses ressources dans la collectivité.

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