Trousse de communication des Premières Nations

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Table des matières

Préface

La Trousse de communication des Premières Nations est une ressource unique élaborée conjointement par la Région de la Colombie-Britannique d'Affaires autochtones et Développement du Nord Canada et le Tewanee Consulting Group. élaborée en 2007, elle offre toujours un bon aperçu de base de la planification, des activités et des outils en matière de communication. Bien que les éléments fondamentaux de la communication, comme la mobilisation du public et la rédaction de messages clairs, n'aient pas changé, certains aspects continuent d'évoluer. Par conséquent, la présente édition de la Trousse a été mise à jour afin de refléter les changements apportés aux pratiques en matière de communication, surtout en ce qui concerne le recours aux médias sociaux.

La Trousse a été conçue expressément pour les communicateurs des Premières Nations en se fondant sur des commentaires recueillis auprès de ces derniers et des administrateurs travaillant au sein de leurs organisations. Elle présente de l'information sur de nombreux thèmes, dont la planification des communications, les publications, les activités médiatiques et les relations avec les médias, toujours du point de vue des Premières Nations. Les pratiques exemplaires et les leçons apprises intégrées à la Trousse sont tirées de l'expérience de Tewanee Joseph, qui s'est occupé de projets de communication auprès de plus de 30 collectivités des Premières Nations.

Les commentaires ayant servi à la constitution de la Trousse ont été formulés par des représentants de Premières Nations de collectivités rurales, éloignées et urbaines de la Colombie-Britannique; ils ont été recueillis au moyen d'un sondage et d'une recherche sur les initiatives de communication des Premières Nations.  

On a également recueilli des commentaires à l'occasion d'une conférence sur les communications des Premières Nations qui a eu lieu en mars 2007 à Calgary (Alberta) et à laquelle ont assisté des représentants de Premières Nations de la Colombie-Britannique, de l'Alberta et du Yukon.

Ce document résulte d'un véritable effort de collaboration entre Affaires autochtones et Développement du Nord Canada et les communicateurs des Premières Nations. Il témoigne des accomplissements possibles en présence d'un partenariat efficace, d'une approche positive et de communications claires. En sensibilisant la population et en favorisant le dialogue, les communications efficaces appuient une gouvernance solide et le développement de collectivités de Premières Nations saines et durables.

L'histoire orale a constitué le fondement de la culture des Premières Nations pendant de nombreuses générations. Les membres des Premières Nations ont été des communicateurs efficaces pendant des siècles. Le défi des temps modernes consiste à choisir les outils permettant de communiquer nos points de vue clairement pour être bien compris, que l'on s'adresse à nos membres, aux collectivités avoisinantes ou aux médias.

Tewanee Joseph, communicateur des Premières Nations et directeur du Tewanee Consulting Group

Comment utiliser cette trousse

La Trousse doit servir de ressource à des personnes ayant des antécédents divers. Elle peut servir d'introduction aux débutants ou de mise à jour pour ceux qui ont de l'expérience. Elle peut également être utile à tous, du chef et des conseillers jusqu'aux membres qui désirent mieux comprendre les activités de communication et apprendre comment celles-ci peuvent appuyer les objectifs de la collectivité.

Chaque section de la Trousse présente un aperçu général d'un sujet précis lié aux communications. Pour obtenir des explications détaillées ou une formation sur des éléments de communication précis, veuillez consulter la section Ressources.

Des modèles et des exemples sont inclus à la fin de chaque section. On peut les utiliser tels quels ou les modifier en réponse à des besoins précis. Pour des raisons pratiques, ces documents sont également fournis sur le disque inclus à l'intérieur du plat inférieur.

Chapitre 1 : Introduction

Les communications sont l'une des bases de la réussite des organisations des Premières Nations. Les gouvernements des Premières Nations commencent à adopter une approche proactive dans leurs communications avec leurs membres et avec le public. étant donné que de nombreuses collectivités des Premières Nations négocient des traités, des règlements de revendications particulières, des projets de développement économique et des ententes sur l'autonomie gouvernementale, les communications efficaces sont essentielles.

Que sont les communications?

Les communications sont un échange d'information. à titre de fonction dynamique, les communications consistent à donner de l'information à un public particulier, à écouter ses commentaires, puis à y répondre de façon adéquate. Que vous vouliez parler d'un projet de développement économique, d'un traité, d'une information financière, de santé ou d'éducation, les communications efficaces permettent d'établir un consensus en suscitant la compréhension et en générant un dialogue bien informé parmi les membres, les partenaires et d'autres parties.

Pourquoi sont-elles importantes?

Des communications efficaces ont le pouvoir de changer la façon dont une collectivité fonctionne et dont elle est perçue par ses membres et les gens de l'extérieur. Elles peuvent également faciliter le développement communautaire. Une stratégie de communication bien planifiée, disposant des ressources nécessaires et bien exécutée peut faire la différence entre la réussite et l'échec d'une initiative. Une collectivité peut bénéficier de la mise œuvre réussie d'un plan de communication ou, au contraire, connaître des résultats médiocres en raison de communications mal planifiées ou encore de l'absence de communication.

La stratégie – Comment les communications peuvent-elles appuyer votre Première nation?

La communication, qu'elle soit orale, écrite ou visuelle, est un outil que chacun utilise quotidiennement. Le secret consiste à communiquer efficacement et stratégiquement. Un plan de communication efficace exige que l'on ait une vision, qu'on s'engage et surtout, qu'on se sente concerné. Votre collectivité doit le comprendre et y croire. La vision d'une Première Nation est issue de ses membres. Ceux-ci établissent un mandat, expriment leurs idées et doivent être d'accord avec les objectifs et les résultats.

Si la planification est effectuée de façon constante, votre collectivité sera mieux informée, votre chef, votre conseil et votre administration seront mieux préparés, et chacun sera en mesure de prendre des décisions plus éclairées. Un personnel très bien informé sera mieux outillé pour échanger de l'information, répondre aux questions et renforcer la cohésion dans la collectivité.

Lorsque vous élaborez des initiatives de communication dans votre collectivité, vous devez rencontrer personnellement votre chef et chaque membre de votre conseil afin de leur expliquer votre orientation et comment la collectivité en tirera parti.

Des communications efficaces rehausseront le profil de votre Première Nation ou de votre organisation, généreront des résultats positifs tels que l'établissement de la confiance parmi les partenaires, les membres et le public, rehausseront votre crédibilité et amélioreront les relations internes et externes.

Une approche des communications bien structurée fournira aussi aux membres les renseignements dont ils ont besoin pour permettre un processus décisionnel productif. Les membres qui se sentent informés seront également prêts à voter et à appuyer les initiatives avec confiance (développement économique, initiatives sociales ou éducatives, etc.) et verront leur collectivité d'un œil plus positif.

Faire preuve de stratégie signifie avoir un objectif clair et miser sur les communications pour vous aider à l'atteindre.

Appui aux communications de la part des dirigeants des Premières Nations

Les communications peuvent être le plus grand atout d'une Première Nation ou son plus important défi au quotidien. Si elles sont efficaces, elles peuvent permettre aux dirigeants d'être préparés à affronter n'importe quelle situation vécue par la collectivité. Si elles ne le sont pas, elles peuvent placer les dirigeants dans une situation de gestion de crise constante.

Conseil

La planification efficace des communications suscite la confiance des membres et sensibilise ces derniers, tout en assurant la transparence et l'imputabilité.

Au cours des dernières années, l'intérêt des membres des Premières Nations à l'égard des affaires de leur collectivité et des communications efficaces a augmenté de façon spectaculaire. En raison de ce changement positif, le chef, le conseil et l'administration doivent songer à adopter une approche proactive et ciblée dans leurs efforts en matière de communications.

Il est essentiel de concevoir et de mettre en œuvre un plan de communication efficace et d'y consacrer les ressources nécessaires afin de fournir aux membres des renseignements à jour sur les initiatives en cour de la Première Nation. En améliorant les communications avec les membres, les médias et le public, les dirigeants pourront planifier l'avenir efficacement.

Voici un aperçu des étapes nécessaires afin d'amorcer les efforts en matière de communication :

Modèle | Proposition de communication de la Nation des Squamish

Proposition de communications

Le 10 janvier 2000

Contexte

Depuis plusieurs années, et plus particulièrement au cours des dix-huit derniers mois, l'intérêt des membres quant aux affaires de la Nation et leur attitude en ce qui touche les communications ont changé de façon spectaculaire. à la suite de ce changement positif, les chefs, le conseil et l'administration de la Nation des Squamish se voient forcés d'adopter une approche proactive en ce qui touche la communication avec ses membres. Si l'on part de ce principe, il devient primordial de concevoir et de mettre en œuvre un plan de communications efficace en vue d'offrir aux membres des renseignements à jour sur les initiatives en cours de la Nation. Ainsi, la Nation des Squamish comblera ses lacunes quant à la communication avec ses membres, les médias et le grand public par l'adoption d'un plan de communication. Nous vous soumettons ce plan.

Situation actuelle

L'automne dernier, la Nation des Squamish s'est souvent retrouvée à la une des médias, ce qui ne lui a pas toujours été favorable. La Nation des Squamish étant l'une des Premières Nations les plus urbanisées et complexes au Canada, il va de soi qu'au cours des prochains mois, voire des prochaines années, les rédacteurs en chef et les journalistes passeront de plus en plus ses activités au peigne fin.

Depuis le 16 novembre 1999, il s'est publié 20 articles de journaux sur le sujet dans The Province, le Vancouver Sun et le North Shore News, en plus de trois reportages sur la chaîne Global Television. Nombre de ces reportages traitaient des finances et de l'entente de règlement de la Nation. Jusqu'à présent, l'équipe des communications, s'étant vu confier la tâche par les chefs et le conseil, rencontrait les journalistes de The Province, du Vancouver Sun et du North Shore News afin de leur fournir de l'information générale normalisée. De plus, les membres reçoivent des dépliants qui assurent le suivi de l'information traitée dans les médias. L'objectif de l'équipe de communications est d'offrir, au nom des chefs et du conseil, du matériel didactique et documentaire aux membres et aux communautés avoisinantes. Cette équipe procure à l'ensemble de la communauté une information sûre, technique et exempte de parti pris, et ce, de façon professionnelle.

La Nation des Squamish devrait-elle se doter d'un plan de communications?

La récente couverture médiatique et la réaction des membres de la Nation des Squamish ont mis en lumière la nécessité d'une communication rapide et régulière de l'information par les chefs, le conseil et l'administration. Tous sont d'accord pour dire que cela est impératif. Afin de s'assurer que les médias reçoivent bien les messages que la Nation des Squamish veut transmettre, il est fortement recommandé qu'elle se penche sérieusement sur l'idée de créer une Direction générale des services de communications centralisées. Sous l'autorité des chefs et du conseil, la Direction faciliterait la rédaction de documents, la diffusion de l'information auprès des membres et des communautés avoisinantes et la communication avec les médias, et ce, pour tous les services. Ainsi, toute l'information serait canalisée.

Les communications seraient assurées par l'entremise d'une combinaison de documents écrits et d'utilisation de la technologie actuelle dans le but d'aider la Direction générale des services de communications à transmettre ses messages aux membres de façon originale : bulletins, dépliants, télémarketing, site Web, courriels, kiosques, ateliers et rencontres. De plus, les services de communications feront parvenir aux membres des rapports faciles à lire accompagnés de rapports de suivi sur les sujets complexes. La Direction générale des services de communications mettrait l'accent sur les besoins et les demandes des membres.

Objectifs de la Direction générale des services de communications

Les objectifs de la plupart des programmes de relations publiques se résument à faire passer un message, améliorer une image, sensibiliser, persuader un public – de façon générale, faire mieux paraître une personne auprès de ceux qu'elle considère comme importants.

Quand cela s'avérera nécessaire, la Direction générale des services de communications viendra en aide aux autres services de la Nation dans l'art des relations publiques.

Un des objectifs de la Direction générale des services de communications serait d'encourager la libre circulation de l'information dans les secteurs désignés par les chefs et le conseil, et de faciliter le dialogue et le réseautage au sein de la communauté. Un autre objectif serait de dire la vérité de façon intéressante. En fait, le dernier objectif serait d'établir un véhicule de communications centralisé au sein de la Nation des Squamish auquel tous les services auraient accès.

Direction générale des services de communications de la Nation des Squamish

La Direction générale des services aurait besoin des éléments suivants :

  • Deux membres du personnel afin de superviser les activités
  • Des activités intérimaires de trois mois et un budget de dépenses fondé sur une proposition de budget annuel (voir l'annexe 2)
  • L'autorisation de demander quotidiennement la participation du personnel de soutien du bureau
  • L'autorisation de rester en contact avec tous les services de la Nation des Squamish
  • Le mandat d'élaborer un plan de travail et un budget de douze mois qui seront pris en considération pour l'exercice 2000-2001

Capacités

Pendant les deux prochaines années, les capacités d'une Direction générale des services de communications centralisée comprendraient la création et la coordination de la publicité par la conception et la mise en œuvre d'un programme de relations avec les médias efficace afin d'accomplir ce qui suit :

  • Repérer les enjeux importants afin d'informer le personnel de la Nation des Squamish sur les enjeux importants à long terme ainsi que sur les nouvelles de dernière heure
  • Rédiger et distribuer des communiqués, des reportages et des avis aux médias
  • Communiquer directement avec des journalistes et des rédacteurs en chef afin de s'assurer que les messages de la Nation des Squamish se rendent bien à la presse écrite et électronique
  • Élaborer des articles signés à publier dans les médias
  • Créer des trousses d'information et d'autres documents destinés aux médias
  • Organiser des entrevues avec la presse écrite et électronique ainsi que des couvertures médiatiques
  • Gérer les renseignements aux médias et les crises liées aux communications
  • Rédiger les allocutions
  • Organiser de la formation sur les entrevues avec les médias
  • Rédiger des brochures, des rapports annuels et d'autres documents, et en gérer la conception et la production
  • Rédiger et produire un bulletin d'information
  • Rédiger et produire des émissions et des messages d'intérêt public pour les journaux
  • Contribuer à l'élaboration d'un site Web
  • Gérer les programmes et les activités spéciales
  • Concevoir et mettre en œuvre des systèmes de suivi des demandes d'information
  • Élaborer des concepts de marketing direct et les mettre à exécution
  • Rédiger et produire le publipostage
  • Se charger de la rédaction, de la conception, de la production et du placement des annonces publicitaires
  • Contribuer à l'élaboration d'un programme de télémarketing
  • Coordonner et animer des ateliers et des colloques sur les communications pour le personnel, les chefs et le conseil
  • Organiser des ateliers de formation en relations publiques pour les principaux porte-parole

Perspectives d'avenir

Au cours des cinq prochaines années, la Direction générale des services prévoit mettre sur pied un plan de relève qui permettrait aux membres de la Nation des Squamish de s'engager davantage dans les secteurs des communications et de la mise en marché. On ciblerait pour ce faire les étudiants de niveau postsecondaire actuels et futurs intéressés par les communications ou le monde des affaires.

Conclusion

Afin d'assurer un dialogue franc avec les membres lors des assemblées générales et des activités communautaires, la Direction générale des services de communications compte établir un programme/service proactif de défense des intérêts de la collectivité afin d'encourager les membres à communiquer avec les directeurs des services pour soulever toute question sur les programmes ou les politiques qui leur semble importante.

La Direction générale des services de communications aidera la Nation à se mobiliser et à mettre en pratique son expertise technique grâce à la coopération et à l'approbation des services pertinents afin d'améliorer la communication avec la communauté, les municipalités et les gouvernements provincial et fédéral. Le concept de Direction générale des services de communications vise à améliorer la prestation de services aux membres et dans les communautés avoisinantes, ou du moins à y contribuer.

La Direction générale des services serait conçue de manière à offrir de façon continue à la communauté, aux municipalités et aux gouvernements provincial et fédéral des connaissances spécialisées et des rapports ciblés sur les programmes et les politiques ainsi que de faire connaître aux membres les importantes initiatives en matière de communication.

Mise en œuvre

La mise en œuvre de la Direction générale des services de communications de la Nation des Squamish passe par les étapes suivantes :

  1. Examen et acceptation de la présente proposition.
  2. Examen et acceptation de la proposition de budget de l'annexe 2.
  3. Obtention du mandat d'exploitation des chefs et du conseil de la Nation des Squamish par l'adoption de la résolution de conseil de bande suivante : Que les chefs et le conseil de la Nation des Squamish, ayant examiné la proposition de communications, approuvent par la présente la création et l'exploitation de la Direction générale des services de communications de la Nation des Squamish, ce qui comprend les ressources énumérées dans le budget ci-joint. Le financement sera détaillé dans le budget de l'an prochain.
  4. La Direction générale serait située au 320, boulevard Seymour, North Vancouver (Colombie-Britannique), dans les locaux de l'administration de la Nation des Squamish.

Exemple | Description de travail : Coordonnateur des communications

La description ci-dessous se veut un exemple de l'éventail des activités qu'un coordonnateur des communications peut être appelé à exercer. Le coordonnateur peut accomplir la totalité ou une partie de ces fonctions, selon la collectivité et les projets qui sont de son ressort.

Coordonnateur ou coordonnatrice des communications
(inscrire le nom de la Première Nation)

Description sommaire

Aider à lancer, exécuter et soutenir les activités de (inscrire le nom de la Première Nation) dans les secteurs des communications internes et externes, des relations avec les médias, des plans de sensibilisation et de promotion, et de la gestion des publications, et obtenir des résultats qui favorisent les objectifs généraux de (inscrire le nom de la Première Nation) et maintiennent sa bonne image publique.

Rapports hiérarchiques

Supérieur immédiat : (INSCRIRE LE NOM)

Personnel subalterne : (INSCRIRE LE NOM)

Autres communications à l'interne : (INSCRIRE LES NOMS)

Communications à l'externe : Journalistes et représentants des médias, imprimeurs et graphistes, consultants, membres de la communauté, entreprises et agents de communications des gouvernements.

Principales responsabilités/tâches

  1. Élaborer, mettre en œuvre et évaluer les stratégies de communication des programmes conçus pour informer les membres de la communauté, divers ordres de gouvernement et le grand public au sujet de (inscrire le nom de la Première Nation).
  2. Animer des groupes de discussion, des réunions de comités et des séances d'information, au besoin.
  3. Conseiller le chef et les membres du conseil de (inscrire le nom de la Première Nation) sur tout ce qui touche les communications, au besoin.
  4. Rédiger et mettre en forme différents documents liés aux communications au nom de (inscrire le nom de la Première nation).
  5. Entretenir des relations avec le milieu des affaires et les agents des communications des différents ordres de gouvernement.
  6. Planifier, organiser et mettre en œuvre différentes initiatives de communications au nom des membres de la communauté de (inscrire le nom de la Première Nation) (au besoin).
  7. Rassembler des documents de communication, les mettre en forme et faire des recherches en vue de leur préparation pour des publics interne et externe.
  8. Préparer (au besoin) ou superviser la préparation de rapports, de séances d'information, de biographies, d'allocutions, d'exposés et de communiqués de presse.
  9. Élaborer et organiser des ateliers, des réunions, des cérémonies et d'autres activités aux fins de publicité et d'information.
  10. Préparer et animer des programmes de sensibilisation et de publicité pour faire mieux connaître la (inscrire le nom de la Première Nation).
  11. Élaborer, prévoir et gérer différents budgets de communication pour la (inscrire le nom de la Première Nation).
  12. Établir et maintenir la communication avec les médias locaux, régionaux et nationaux.
  13. Organiser des entrevues et des conférences de presse, au besoin.
  14. Aider à la préparation de brochures, de rapports, de bulletins d'information et d'autres documents de communications.
  15. Organiser tout ce qui a à voir avec les lieux de réunion, les traiteurs, les invitations par envoi postal et la participation aux réunions, aux activités et aux séances portes ouvertes liées aux communications.
  16. Coordonner les activités avec les photographes, les concepteurs et les imprimeurs, et faire un suivi auprès d'eux.
  17. Produire des documents et distribuer des fiches de renseignements, des bulletins d'information, des brochures, des circulaires, etc.
  18. Préparer le matériel audiovisuel pour la (inscrire le nom de la Première Nation) (p. ex. : présentations PowerPoint, diaporamas ou vidéos) ou aider à cette préparation.
  19. Contribuer à la création et à la coordination du matériel d'exposition.
  20. Coordonner la préparation des voyages liés aux activités de communications.
  21. Répondre à la correspondance liée aux activités de communications, au besoin.
  22. Répondre aux questions et aux préoccupations des membres de la communauté en lien avec les activités de communication.
  23. Dresser des listes d'activités auxquelles la (inscrire le nom de la Première Nation) devrait participer et faire des recherches et des recommandations à ce sujet.
  24. Coordonner et organiser la participation de la (inscrire le nom de la Première Nation) à des conférences et autres activités, et recueillir les commentaires de différents groupes.
  25. Coordonner l'horaire des porte-parole de la (inscrire le nom de la Première Nation) : assurer la liaison avec les organismes, les groupes et les agents de communications de différents ordres de gouvernement, gérer l'agenda des porte-parole, obtenir des confirmations écrites et prévoir l'équipement nécessaire.

Bien qu'une semaine normale se limite à 40 heures de travail, il se peut que certaines activités liées aux communications (conférences, allocutions, réunions et activités au sein de la communauté) exigent de la personne choisie qu'elle accepte de travailler selon un horaire variable, y compris le soir et les fins de semaine, et soit en mesure de le faire.

Exigences/qualifications

  • Études postsecondaires dans le domaine des relations publiques, des relations avec les médias, du marketing ou des communications, ou expérience de travail pertinente.
  • Capacité à travailler en équipe.
  • Esprit d'entreprise et d'initiative, et excellentes aptitudes à communiquer autant à l'oral qu'à l'écrit.
  • Compréhension et connaissance des préoccupations des intervenants et de la communauté.
  • Capacité à travailler de façon indépendante et à représenter la (Inscrire le nom de la Première Nation).
  • Entregent et sens de l'organisation.
  • La connaissance de la communauté constitue un atout.
  • Une bonne connaissance de la suite Microsoft Office, de Quark Express, d'Indesign et de Photoshop constitue un atout.

Évaluation du rendement et critères

  • Capacité d'assurer à tout coup la gestion réussie des activités et des projets.
  • Qualité des interactions avec les personnes-ressources à l'interne et à l'externe afin d'atteindre les objectifs définis.
  • Capacité de relever de façon proactive les besoins en matière de communication de (inscrire le nom de la Première Nation) et des communautés et de répondre à ces besoins.
  • Qualité du travail.

 

Superviseur: ____________________
Date: ____________________



Chapitre 2 : Image de marque

Avant de commencer à élaborer une stratégie de communication ou d'amorcer des activités de communication, il est important de bien comprendre qui vous êtes et ce qui vous caractérise en tant que Première Nation. Cette section examine l'importance d'établir et de gérer votre marque et la façon dont celle-ci peut appuyer vos communications.

Qui vous êtes — Votre marque

Conseil

Une marque, à l'instar d'une personne, a une personnalité. Elle projette les qualités, les caractéristiques et les associations qui la distinguent des autres.

La marque de votre Première Nation doit représenter qui vous êtes, d'où vous venez et comment vous voulez être perçu. Par définition, une « marque » est tout ce à quoi une personne pense lorsqu'elle entend le nom de votre organisation. Votre collectivité est-elle très complexe? Est-elle avant-gardiste? A-t-elle une vision? Est-elle professionnelle? Comment traite-t-elle ses membres?

Votre marque distinguera vos produits de communication et vos messages, mais elle aidera aussi les gens qui travaillent pour votre collectivité à représenter une identité claire et cohérente.

Dans les collectivités de Premières Nations, votre marque s'étend de la réception à l'agent de développement économique, au chef et au conseil, voire au concierge. Chaque membre dans votre organisation est un prolongement de votre marque.

Établissement d'une marque unique

Conseil

La gestion de votre marque permet de susciter la confiance de vos publics (internes et externes) et de cibler vos communications.

Toutes les Premières Nations sont uniques à leur façon, et une stratégie de marque élaborée correctement peut communiquer ces caractéristiques uniques de façon positive. La marque doit refléter la personnalité, les valeurs et les objectifs de la Première Nation. Le choix d'une marque créera pour votre Première Nation une identité qui doit être conforme à vos vastes objectifs de communication.

Si votre marque est mise en œuvre efficacement, elle créera une perception unique et positive de l'organisation. Une marque élaborée efficacement est identifiable et reconnaissable.

Lorsque vous vous serez dotés d'une marque, vous serez en mesure d'élaborer des produits de communication qui ont le même aspect et la même convivialité, et qui identifient votre organisation de façon constante, de votre site Web jusqu'à vos en-têtes de lettres.

Éléments d'une marque

Conseil

Un logo peut être un élément de votre marque. Il identifie visuellement votre Première Nation et renforce votre marque.

Plusieurs éléments clés appuieront et renforceront votre marque, notamment :




Chapitre 3: Planification des communications

Cette section donne un aperçu des divers aspects d'une stratégie de communication, dont la façon d'élaborer un plan de communication, puis de le mettre en œuvre et de l'évaluer. Chaque Première Nation est unique et il incombe à votre équipe chargée des communications de lancer une stratégie de communication adaptée à votre Première Nation et liée à votre marque.

Élaboration du plan

Conseil

En élaborant le plan, rappelez-vous de :

  • Rechercher la simplicité afin que chaque personne touchée connaisse les objectifs et son rôle.
  • Préparer un plan concentré et ciblé — faire ce qu'il faut et non tout faire.

Un plan de communication est semblable à une carte routière qui vous aide à vous rendre de l'endroit où vous vous trouvez maintenant à celui que vous désirez atteindre. Il n'a pas à être long ou compliqué, mais il doit s'agir d'un document évolutif qui changera au fil du temps.

Un plan de communication doit utiliser une approche pluridisciplinaire afin d'aborder les relations avec les médias, les communications internes et externes de même que les communications interactives. Vous pouvez utiliser des approches, des tactiques et des activités différentes pour transmettre vos messages à des publics différents.

Bien que le plan soit généralement rédigé par une seule personne, il est très important de veiller à ce qu'une équipe participe à l'élaboration de la stratégie de communication globale. Le chef et le conseil, l'administration et les membres doivent participer à l'élaboration de ce plan et y contribuer. En permettant à tous les membres d'exprimer leurs idées, on encourage le sentiment d'appartenance et on souligne que chaque personne participant au projet est un communicateur, qu'elle réponde au téléphone ou s'adresse directement aux membres de la collectivité.

Éléments d'un plan

Bien qu'il n'existe pas de modèle standard, un plan de communication doit établir :

Buts et objectifs des communications

Conseil

Exemple d'un objectif de communication : Donner aux membres des renseignements opportuns qui reposent sur des faits pour leur permettre de prendre des décisions éclairées.

Chaque plan de communication doit commencer par un énoncé clair des buts et des objectifs. Ceux-ci doivent être simples et mesurables. En élaborant vos objectifs, essayez de répondre aux questions suivantes :

Détermination des auditoires

Conseil

Ne sous-estimez pas le pouvoir et la valeur des médias locaux ou régionaux. Un député fédéral est souvent aussi susceptible de remarquer un article publié dans son journal local que de lire un article dans le Globe and Mail.

Il est essentiel de savoir avec qui vous communiquez. Vous devez déjà avoir une idée claire de vos principaux publics et groupes d'utilisateurs. Vous devez également préciser clairement ce que vous voudriez idéalement qu'ils fassent. Il est facile d'en arriver à une longue liste. Cependant, il est important de classer les publics selon leur importance et leur influence d'après vos objectifs de communication.

Les publics cibles peuvent comprendre :

Il est important de comprendre vos différents publics et ce qui les motive. Lorsque vous ciblez ces publics, vous devez déterminer ce qui suit pour chacun d'eux :

Rappelez-vous que certains publics, comme les médias, sont à la fois une voie vers d'autres publics et un public eux-mêmes.

Rédaction des messages

Conseil

Messages clés:

  • Rédigez jusqu'à cinq énoncés clés qui transmettent clairement et de façon concise vos messages les plus importants.
  • Posez-vous de nombreuses questions jusqu'à ce que vous en arriviez à l'essentiel, à la véritable raison à l'origine d'un fait. Il s'agit là de l'information que vos publics veulent connaître et comprendre.

Conseil

Les cinq questions du journalisme vous aideront à trouver vos messages essentiels :

  • Quoi
  • Qui
  • Quand
  • Pourquoi

Les messages clés ouvrent la voie à des communications directes avec vos publics parce qu'ils établissent un lien entre ce que votre public connaît déjà et ce que vous essayez de lui dire.

Pensez à quatre ou cinq points clés (messages généraux) que vous voulez faire connaître à votre public au sujet de votre organisation ou de votre initiative. Ce sont là vos messages clés. Ils vous permettent de résumer votre initiative en éléments brefs et concis qui pourront être répétés de façon constante. Les messages clés permettront également aux membres de l'organisation d'exprimer les mêmes choses de la même façon.

Vous devez éviter d'avoir un trop grand nombre de messages. Il est préférable d'avoir de trois à cinq messages percutants qu'un trop grand nombre. Il est utile de vous demander de quoi aura l'air votre message dans différents formats : communiqué de presse, rapport, article de journal, page de site Web et plateformes de médias sociaux. Il est avantageux de prévoir des histoires, des études de cas et des trousses d'information qui concrétiseront votre projet pour les publics cibles.

Bien que l'ensemble des messages clés donne une compréhension générale de l'initiative, les messages peuvent également être adaptés pour cibler divers groupes : chef et conseil des Premières Nations, membres des Premières Nations, organisations autochtones, grand public, médias et divers ordres de gouvernement.

Les messages clés sont :

Il est important d'évaluer périodiquement les messages susceptibles d'être soulevés dans le cadre de l'initiative et la façon dont ceux-ci peuvent être incorporés dans vos efforts de communication. Vous pourriez également vouloir préciser vos messages en vous fondant sur votre expérience de leur efficacité.

Stratégies et tactiques

Conseil

Si vous publiez régulièrement un bulletin, l'étape de recherche et de cueillette de l'information est primordiale. N'y ajoutez jamais d'articles non pertinents servant de « remplissage ». étudiez la possibilité de produire une publication trimestrielle que les lecteurs ont hâte de recevoir. Vous pouvez aussi préférer l'envoi de feuillets axés sur un sujet opportun précis, envoyés n'importe quand (deux ou trois en une même semaine s'il y a lieu) et facilement repéré.

Conseil

Il se peut que vous n'ayez pas à vous adresser à chaque auditoire directement. Envisagez une deuxième avenue. La publication d'un article dans la publication maison d'une organisation respectée peut être aussi efficace que l'envoi postal d'un rapport à vos membres. Cela peut être particulièrement utile si votre temps et vos ressources sont limités.

Une fois que vous aurez dressé une liste d'auditoires classés par ordre de priorité et élaboré vos messages, il est important de réfléchir au moyen le plus adéquat à utiliser pour les atteindre. Comment allez-vous communiquer votre message et persuader le public relativement à votre initiative? Comment allez-vous sensibiliser les gens et diffuser des renseignements importants?

Il existe aujourd'hui un grand nombre de moyens de communication que vous pouvez utiliser pour transmettre votre message à votre public cible.

Vous devez déterminer la stratégie ou l'approche la plus efficace pour transmettre votre message en examinant la façon dont votre public peut le mieux y avoir accès et l'assimiler. Le choix du format approprié augmentera vos chances d'atteindre et d'influencer votre public cible. Cela peut se faire par le biais d'une publication, comme une brochure ou un bulletin. Votre approche pourrait comprendre les relations avec les médias ou pourrait se faire à l'aide de matériel de promotion comme une affiche, une bannière ou un macaron aimanté.

Quelles que soient les stratégies ou les tactiques de communication (également appelées approches et outils) que vous déciderez d'adopter, votre objectif devrait consister à raconter votre histoire et à bien le faire. Votre but doit toujours être de promouvoir la libre circulation de l'information dans les domaines qui sont importants pour votre Première Nation et qui facilitent le dialogue et le réseautage au sein de la collectivité et avec vos publics externes.

Avant de produire un document précis, il est important d'en définir le but. La production de documents est coûteuse et dévore du temps. à l'instar des autres parties de votre stratégie de communication, il faut vous poser la question suivante : pourquoi faisons-nous cela?

Les autres questions clés à poser sont les suivantes :

Bien que la liste qui suit ne soit pas exhaustive, elle présente certains outils utilisés dans diverses approches des communications que vous pourriez vouloir envisager lors de l'élaboration de votre plan de communication.

Pour les relations avec les médias Pour l'information et la promotion Pour la mobilisation communautaire
  • Activité médiatique
  • Avis aux médias
  • Trousse d'information
  • Fiche de renseignements
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Conseil

Tous les documents publicitaires doivent porter une marque claire et inclure les coordonnées de personnes ressources (dont l'adresse URL du site Web) de votre projet. Réfléchissez à la façon dont tous vos documents s'agenceront afin de former un ensemble de publicité à l'image cohérente pour votre projet.

Vous devez réfléchir attentivement aux outils de communication que vous utiliserez. Posez-vous des questions comme celles-ci :

Chaque collectivité a ses propres circonstances uniques. Les approches que vous utiliserez pour communiquer avec votre public et les outils dont vous vous servirez pour diffuser vos messages doivent être choisis en vous fondant sur ce qui fonctionne le mieux pour votre collectivité.

Budget

L'élaboration d'un budget de communication peut représenter un défi. Un grand nombre de ressources financières de votre collectivité sont sans doute déjà être attribuées à divers programmes et services. Il est possible que vous ayez à travailler pour convaincre les services de votre organisation qu'un budget de communication est important.

Afin de vous aider à planifier votre budget :

Évaluation

Lorsque vous vous penchez sur vos objectifs et activités de communication initiaux, il vaut la peine d'intégrer certains indicateurs de rendement et des mesures d'évaluation simples dès le départ. Cela aidera votre organisation à savoir si ses initiatives en matière de communication ont réussi. Vous pouvez mesurer votre réussite en :

Évaluant la participation aux réunions et aux activités ainsi que la rétroaction obtenue après ceux-ci

Conservant un dossier de tous les commentaires reçus des publics cibles

Vérifiant la connaissance de votre initiative parmi vos publics

Surveillant la couverture médiatique, dont le volume et la nature de celle-ci

Surveillant la fréquentation du site Web

Surveillant les médias sociaux

Recherche

Avant de savoir où vous vous dirigez, il est important de savoir d'où vous venez. La planification de communications efficaces doit être fondée sur une recherche et une cueillette approfondies d'information par vous et votre équipe. Cet exercice doit comprendre une évaluation des perceptions des membres de votre Première Nation parmi les publics cibles potentiels.

L'acquisition d'une perception exacte de votre situation actuelle dans le monde peut vous aider à élaborer une stratégie de communication qui conférera à votre initiative une identité distincte. Surtout, elle vous aidera à établir la base de votre marque globale.

Conseil

Sondages

  • Déterminez la nécessité d'un sondage.
  • Si le sondage est nécessaire, soyez précis relativement aux renseignements que vous cherchez à obtenir.
  • Rendez le sondage clair et facile à comprendre.
  • Faites un essai auprès de dix à vingt membres de la collectivité.
  • Choisissez des démarcheurs qui peuvent expliquer le sondage aux membres, puis le ramasser lorsqu'il est rempli; rappelez-leur que leur apport est important.
  • Déterminez comment les résultats seront analysés et utilisés.

Plus vous effectuez de recherches, mieux vous serez placé pour préparer les plans nécessaires afin de mobiliser efficacement votre public.

Voici quelques façons de trouver les renseignements dont vous avez besoin :

Quelle que soit la méthode de mobilisation que vous choisissiez, elle vous permettra non seulement d’obtenir des renseignements précieux à utiliser dans votre initiative de communications, mais aussi de commencer à susciter une prise de conscience et la confiance au sein de votre collectivité.

Cueillette de l'information (sondages)

Les sondages menés dans votre collectivité ou auprès de votre public cible peuvent être un outil précieux pour votre organisation, tout en donnant aux membres de votre collectivité ou à d'autres une occasion d'exprimer leurs opinions.

En prenant le pouls de la collectivité et en comprenant ce qu'elle pense et ressent à un moment particulier, vous pouvez orienter votre initiative dans la bonne direction. De plus, la présence de représentants sur le terrain offre une occasion d'interaction face à face, ce qui est une bonne façon d'établir des rapports.

Le simple fait d'entreprendre un sondage montre aux membres de la collectivité que leur opinion vous tient à cœur. Cependant, il est essentiel que les questions soient faciles à comprendre et pertinentes.

Pyramide de produits

Conseil

Pyramide de produits

  • Commencez au sommet par les messages clés
  • Déterminez les domaines d'intérêt
  • Élaborer les produits
  • Élaborez des documents supplémentaires
  1. Messages clés
  2. Principaux éléments de l'initiative/domaines d'intérêt
  3. Produits de communication
    • Brochure
    • Site Web
    • Bannière
    • Fiches de renseignements
    • Présentation PowerPoint
    • Foire aux questions
    • Document d'information
  4. Documents d'accompagnement
    • Rapports
    • Résumés
    • Documents juridiques

Élaborez vos messages clés avant de commencer à créer des produits de communication. Les messages clés sont les principaux points que vous voulez communiquer relativement à votre organisation ou à votre initiative. Ils serviront de référence et permettront que vos produits de communication soient cohérents et aient des répercussions.

Avant d'élaborer des produits, vous voudrez sans doute examiner s'il y a des éléments importants de votre initiative ou de vastes sujets que vous devrez aborder (comme les retombées économiques, la gouvernance, la culture, etc.) Intégrez-les également dans vos produits.

Il existe de nombreux types de produits de communication. Déterminez lesquels utiliser en vous fondant sur ce qui conviendra le mieux à vos publics.

Enfin, vous pouvez utiliser des documents d'accompagnement en guise de base à partir de laquelle élaborer des produits de communication, ou au contraire, intégrer dans vos documents d'accompagnement certains éléments d'information tirés de vos produits de communication.

Exemple | Plan de communications

[Inscrire le thème du plan]
Plan de communications

Contexte

En quelques phrases ou paragraphes, décrivez la nature du projet ou de l'initiative (historique et rôle). Comment se présente la situation actuelle et que veut-on voir se produire? Si votre objectif est d'attirer l'attention sur un projet ou un programme, donnez les détails de toute activité de communication ayant déjà été entreprise par le passé.

Ajoutez toute information sur le contexte public (opinion publique, couverture médiatique, recherche, etc.). Y a-t-il des questions controversées?

Objectifs de communication

Quels sont vos objectifs? Comment souhaitez-vous que votre public réagisse? Comment mesurerez-vous l'atteinte des objectifs? Les objectifs doivent être précis, concrets et mesurables.

Publics clés

Qui est le destinataire de ce message? à qui voulez-vous que parviennent vos messages?

Dressez une liste de ces publics et donnez une brève justification pour chacun d'entre eux. Prenez en considération tous les publics potentiels.

Messages clés

Que voulez-vous ou devez-vous faire savoir à vos publics?

Dressez une liste d'au moins trois messages clés qui pourraient vous être utiles. Ils pourront par la suite être décomposés en messages précis propres à certains publics cibles. Il est important de connaître les mots qui attireront l'attention de vos publics. Quelles idées accepteront-ils?

Les messages doivent être courts et aller droit au but. Si possible, ne faites qu'une seule phrase.

Considérations stratégiques

Donnez un aperçu des défis, des possibilités et des facteurs environnementaux qui doivent être pris en considération. Ajoutez les renseignements qui peuvent se révéler pertinents afin d'établir la stratégie de communication et le traitement des messages. énumérez les avantages et les inconvénients de la stratégie.

Stratégie de communication

Décrivez la stratégie de communication recommandée. Sera-t-elle proactive ou réactive? Souhaitez-vous agir en coulisse ou sur le devant de la scène ? à l'échelle locale ou provinciale?

Activités et outils de communications

Que comptez-vous faire? Comment comptez-vous vous y prendre? Dressez une liste des produits livrables. De quels outils allez-vous vous servir (communiqués de presse, affiches, publicité, etc.)? S'ils ont un rapport significatif et direct avec les produits livrables, vous pouvez ajouter les facteurs à considérer pour le calendrier et la mise en œuvre.

Calendrier

À quoi ressemble le calendrier du projet? établissez un calendrier doté de jalons et d'échéances précis pour la réalisation des activités.

Budget

Faites une estimation des ressources (financières et humaines) nécessaires à la réalisation de chaque partie du plan. Si celui-ci ne doit ajouter aucuns frais supplémentaires au budget des communications, veuillez l'indiquer.

Évaluation

Dressez une liste des outils dont vous vous servirez pour évaluer le succès du plan :

  • commentaires des intervenants ou des partenaires
  • suivi des médias
  • recherche sur l'opinion publique
  • nombre de consultations du site Web



Chapitre 4 : Relations avec les médias

Les relations avec les médias consistent à travailler avec la presse écrite, parlée et électronique, et à établir des liens avec eux. La section qui suit fait ressortir les points clés qui vous aideront à travailler plus efficacement avec les médias afin de transmettre vos messages clés à vos publics cibles.

Importance des relations avec les médias

Conseil

Concentrez-vous sur l'établissement de relations efficaces avec les médias afin d'obtenir la couverture équilibrée des sujets qui touchent votre collectivité. Grâce à des relations proactives avec les médias, vous pourriez aussi être en mesure d'influencer les politiques et de vous faire mieux connaître.

Les médias sont le canal de communication le plus important et le plus visible. La façon dont ils vous présentent influence votre marque de façon importante. Par conséquent, les relations avec les médias doivent être un élément essentiel de votre stratégie de communication. Vous pouvez vous servir des médias à des fins publicitaires, pour faire connaître votre histoire ou pour rehausser le profil de votre groupe ou de votre activité.

Dans de nombreuses collectivités de Premières Nations, les rapports avec les médias se sont avérés une expérience très exigeante et parfois accablante. La plupart des difficultés peuvent être attribuées au fait que les gouvernements des Premières Nations sont extrêmement affairés quotidiennement et manquent de ressources et d'outils pour travailler efficacement avec les médias.

Relations avec les médias réactives ou proactives?

Un journaliste a-t-il déjà téléphoné à votre bureau à la recherche d'une personne à qui s'adresser au sujet d'un sujet-choc? Une équipe de télévision s'est-elle déjà pointée au bureau de l'administration de votre collectivité pour vous demander de commenter un événement important qui s'est produit? La plupart du temps, cela se solde par une mention très brève dans les médias selon laquelle vous n'étiez « pas disponible pour commenter » ou encore par une citation d'un membre de votre collectivité connaît très peu cette question très importante. Il s'agit d'un exemple classique de relations avec les médias non planifiées et réactives.

Une première étape importante pour amorcer des relations proactives avec les médias consiste à rencontrer les journalistes et à les rappeler. Si vous commencez par ces éléments fondamentaux, vous serez mieux préparé à informer vos porte-parole sur n'importe quelle question et à réagir d'une manière coordonnée et efficace.

Les journalistes ne sont que des gens ordinaires qui ont un travail à accomplir. Lorsque vous songez à établir des relations avec un média, commencez par offrir un café à un journaliste. Demandez-lui de vous rencontrer dans un endroit précis pour discuter de votre collectivité. Aidez-le à mieux comprendre celle-ci.

Que sont les médias?

Le terme « médias » englobe les organismes de la presse écrite et parlée qui diffusent de l'information au public. Géographiquement, les médias peuvent être locaux, régionaux, nationaux et internationaux.

Conseil

Si une station radio vous demande que vous donniez une entrevue, vérifiez si vos commentaires seront diffusés en direct ou enregistrés. Demandez qui d'autre se prononcera sur ce sujet.

Il est important de comprendre les médias pour pouvoir maximiser l'atteinte de vos objectifs de communication. Vous trouverez ci-dessous les avantages et les inconvénients liés à l'utilisation de divers types de médias.

Demande de renseignements des médias

Conseil

Une explication donnée « officieusement » est donnée de façon confidentielle pour aider le journaliste à comprendre la situation ou lui fournir un indice sur l'endroit où trouver des renseignements concrets. Cependant, ne comptez jamais sur une confidentialité sans faille lorsque vous révélez un renseignement « officieusement ». Des journalistes incluent parfois des renseignements fournis « officieusement » dans leurs reportages.

Même si vous essayez de vous préparer aux demandes de renseignements des médias, vous recevrez parfois des appels inattendus. Dans de tels cas :

Dans le cadre des activités médiatiques, les Premières Nations doivent désigner un porte-parole principal et fournir une formation sur les médias aux personnes clés, dont le chef et le conseil. La personne-ressource en matière de communications au sein de votre organisation doit être celle qui peut expliquer le contexte au journaliste et lui fournir des renseignements pertinents fondés sur des faits. Dites au journaliste que ces renseignements doivent être publiés sous le couvert de l'anonymat, ce qui signifie qu'il peut les utiliser en toile de fond de son article, mais sans vous citer directement. La personne-ressource en matière de communications doit également préparer les messages clés pour le porte-parole ainsi qu'une liste de questions éventuelles.

Vous ne devez rappeler le journaliste pour qu'il effectue une entrevue qu'après avoir préparé le porte-parole. Si vous êtes aussi bien préparé que le journaliste, le reportage sera plus équilibré et le processus d'entrevue sera plus efficace.

Vous pourriez envisager de créer un journal des appels des médias. Cela vous aidera à dresser une base de données de personnes-ressources et à repérer à quelle fréquence des journalistes précis appellent et s'ils appellent toujours pour traiter les mêmes questions.

Lettres aux rédacteurs en chef

Conseil

Une lettre au rédacteur en chef peut être une initiative proactive lorsqu'elle sert à établir une position ou à aborder une question qui n'a pas déjà été traitée par les médias.

Si un reportage publié contient des erreurs ou déforme les faits, vous voudrez sans doute envisager d'envoyer une lettre au rédacteur en chef. Une telle lettre peut servir à corriger des erreurs ou à réagir à une position de la rédaction, ou à une autre lettre adressée au rédacteur en chef. Ces lettres sont habituellement courtes et abordent une question précise.

Être proactif

Il est essentiel de cultiver et d'entretenir des relations avec les journalistes et les rédacteurs en chef locaux, et cela devrait être votre priorité en matière de relations avec les médias.

Être proactif avec les médias ne signifie pas seulement publier un communiqué ou tenir une conférence de presse. Il s'agit de présenter activement un sujet. En réalité, dans certains cas, vous pourriez découvrir que la façon la plus efficace de faire connaître votre histoire est simplement de téléphoner à un journaliste et de lui en parler.

Que vous décidiez d'utiliser un outil visible comme un communiqué de presse ou d'adopter une méthode officieuse, il est important que vous établissiez des relations positives avec les journalistes. Si vous connaissez ceux-ci et qu'ils vous connaissent, vous serez beaucoup plus efficace lorsqu'il vous faudra présenter votre sujet.

Si vous apprenez à connaître vos médias locaux et découvrez ce qui les intéresse, leurs échéances, leurs exigences et la façon dont ils fonctionnent, vous pourrez diffuser votre message plus efficacement. Vous aurez une meilleure idée des nouveaux points de vue et des éléments accrocheurs que doit contenir votre communiqué de presse ou votre exposé. Votre histoire aura ainsi plus de chances d'être diffusée.

Communiqué de presse

Conseil

Essayez de limiter votre communiqué de presse à une page et assurez-vous que l'information mérite d'être signalée dans les nouvelles :

  • pertinente pour le public
  • d'actualité
  • unique

Conseil

Dans votre titre, essayez d'utiliser des mots d'action ou des mots à la mode, uniques, nouveaux ou historiques.

Si la proactivité auprès des médias ne se résume pas à la publication d'un communiqué de presse, celui-ci est un outil central utilisé couramment dans toute interaction planifiée avec les médias.

Le communiqué de presse a pour but :

Lorsque vous rédigez un communiqué de presse, essayez de penser et d'écrire comme le ferait un journaliste. Soulignez la nouvelle. Exprimez clairement les messages clés que vous essayez de communiquer. Plus votre communiqué est professionnel, meilleure est la chance qu'il soit publié dans le format voulu. Il est également important de se rappeler que ni le journaliste, ni votre public cible sont des spécialistes du sujet qui fait l'objet de votre communiqué. Il est donc important de formuler un message très clair et très concis.

Les médias reçoivent généralement des dizaines, voire des centaines de communiqués de presse par jour. Il est très important de souligner une nouvelle actuelle, unique et pertinente pour plusieurs personnes. Un communiqué de presse doit idéalement tenir sur une page et ne jamais en compter plus de deux.

Peu importe son contenu ou son style, chaque communiqué de presse a le même format de base, soit l'introduction, la pyramide inversée et les citations.

Titre

Le titre figurant sur votre communiqué de presse, habituellement imprimé en gros caractères gras, doit attirer l'attention de la salle de presse.

Introduction

L'introduction, parfois appelée « lead », résume clairement les principaux points du communiqué. En théorie, il doit pouvoir à lui seul présenter le reportage. Il doit généralement aborder les six questions clés suivantes : Qui? Quoi? Où? Quand? Pourquoi? Comment? Il doit être conçu de manière à attirer l'attention.

Pyramide inversée

Le style de la pyramide inversée est le format de base des reportages, qui présentent l'information par ordre d'importance. Commencez par le message le plus important dans le premier paragraphe, et ajoutez les autres renseignements par ordre d'importance jusqu'au moins important à la fin du communiqué.

Citations

Les citations sont l'épine dorsale de tous les communiqués. Toute remarque exprimée dans un communiqué doit être attribuable à une source fiable et crédible.

Les journalistes reçoivent de nombreux communiqués de presse et, inévitablement, beaucoup se retrouvent à la poubelle. Afin de vous aider à vous assurer que votre communiqué n'est pas parmi eux, voici quelques lignes directrices simples pour rédiger des communiqués de presse efficaces :

Trousse d'information

Conseil

Vous voudrez peut-être envisager d'élaborer une trousse d'information générale sur votre Première Nation. Vous pourrez l'afficher sur votre site Web et les journalistes pourront y accéder pour obtenir des renseignements généraux. Elle sera également prête pour votre prochaine activité médiatique : il suffira d'y ajouter votre nouveau communiqué de presse pour avoir une trousse d'information complète.

Une trousse d'information est un dossier contenant des documents que vous voulez fournir aux médias. Pour des annonces importantes, il est bon d'avoir une trousse d'information standard à remettre aux médias au moment de l'activité de même qu'à afficher sur votre site Web. En plus du communiqué de presse, votre trousse d'information standard doit comprendre une fiche de renseignements, un document d'information et une foire aux questions.

Fiche de renseignements

Document d'information

Foire aux questions

Biographies

Votre trousse d'information peut inclure la biographie des personnes qui ont été choisies comme porte-parole de votre organisation ou initiative. Les biographies doivent :

Photos

Conseil

Utilisation de photos:

Les images/photos de personnes, de collectivités et d'activités sont une façon efficace de communiquer et peuvent réellement rehausser vos communications écrites.

Lorsque vous photographiez des gens, vous devez leur demander de signer une formule d'autorisation. Ainsi, vous aurez l'autorisation d'utiliser les photos dans vos documents de communication.

Si vous estimez que des photos peuvent ajouter à votre reportage, soumettez-les par voie électronique sur CD. Les photos de votre initiative (immeuble, logo, rendus, porte-parole) doivent être à haute résolution, soit au moins 350 points par pouce. Elles doivent vous représenter, ainsi que votre initiative, le mieux possible.

Conférence de presse

Certaines de vos initiatives peuvent être si importantes qu'il vaille la peine d'organiser une activité pour rassembler les journalistes clés.

Ces activités ne doivent être organisées que si elles ajoutent de la valeur. Vous ne voulez jamais tenir une conférence de presse à laquelle aucun journaliste ne se présente. à titre d'exemple, si vous réunissez des journalistes pour une conférence de presse, demandez-vous ce qu'ils obtiendront en s'y présentant qu'ils n'obtiendraient pas en lisant un communiqué de presse ou en s'entretenant avec vous au téléphone. Réfléchissez à ce que le journaliste en retirera : pourra-t-il obtenir une entrevue en personne pour obtenir un point de vue différent, filmer des éléments visuels intéressants, ou assister au dévoilement d'une maquette ou d'un logo? Votre activité rassemble-t-elle des personnes clés (chefs ou politiciens locaux, régionaux ou nationaux)?

Une trousse d'information pour les médias contenant un communiqué de presse, des fiches de renseignements ou des documents d'information doit être préparée pour appuyer une conférence de presse.

Afin d'attirer les médias à votre activité, vous devez généralement envoyer un avis aux médias directement à la salle de rédaction des médias que vous invitez. Cet avis est votre invitation officielle aux journalistes; il comprend votre logo, le nom des conférenciers, la date, l'heure et l'endroit de l'activité et les coordonnées de personnes ressources. Cette invitation doit idéalement être envoyée un ou deux jours avant l'activité.  Si vous avez le temps, vous pouvez communiquer avec les responsables des médias pour vous assurer qu'ils ont bien reçu votre avis.

Étant donné que le choix du moment est critique, tenez compte des échéances des journalistes et essayez d'organiser votre conférence de presse le matin. Veillez à ce que votre activité soit bien organisée et ne dure pas plus de 60 minutes. Votre conférence de presse peut être une activité indépendante ou faire partie d'une conférence plus longue, d'une activité communautaire ou d'une réunion des chefs régionaux. Choisissez soigneusement vos conférenciers. Respectez le temps accordé. Une conférence de presse efficace et bien organisée fera mieux connaître votre initiative.

Surveillance des médias

Il est important de vérifier ce qu'on dit de votre Première Nation dans les nouvelles. Que vous ayez amorcé une campagne médiatique ou non, vous devez vous tenir au courant de ce qui est dit afin d'être en mesure de réagir adéquatement et de rajuster vos communications s'il y a lieu. Vous voudrez peut-être envisager de faire appel à un service de surveillance des médias pour y repérer les mentions de votre Première Nation.

Sans évaluation et surveillance, il est impossible de vérifier l'efficacité de votre campagne de relations avec les médias. Celles-ci aident non seulement à concentrer les activités et les ressources, mais aussi à montrer que vous obtenez des résultats tangibles.

La surveillance et l'évaluation continues comprennent souvent les éléments suivants :

Les coupures doivent être analysées afin d'établir si vous avez réussi à transmettre efficacement vos messages clés. En analysant la couverture médiatique, vous comprendrez comment votre Première Nation ou organisation est présentée au public. Cette mesure est essentielle afin de déterminer comment vous communiquez votre message stratégiquement pour atteindre vos objectifs. Vous pourriez constater que la couverture médiatique a été positive et efficace, ou déterminer que votre approche doit être complètement revue. Dans un cas comme dans l'autre, il est essentiel de gérer continuellement votre présence dans les médias.

Exemple | Avis aux médias

Logo | Nom de la Première Nation


AVIS AUX MéDIAS



Date (jour, mois, année)

À L'ATTENTION DE : AGENTS DES AFFECTATIONS

Gros titre qui met l'accent sur la principale question d'actualité

Sous-titre donnant un point de vue particulier sur le sujet – intérêt à l'échelle locale, etc. (facultatif)

 

(VILLE DE L'ORGANISME FAISANT PARAÎTRE L'AVIS) – Les avis aux médias doivent être clairs et concis, et comporter suffisamment de détails pour attirer l'attention des médias, mais pas trop non plus, pour que personne ne soit à même d'écrire sur le sujet sans avoir à assister à l'activité en question. Mentionner toute personne connue à l'échelle locale, les dignitaires, les représentants élus ou les personnes clés qui participera à l'activité.

Date :

Heure :

Endroit : (de l'activité)



-30-



Personne-ressource :

Nom
Titre
Organisme
Téléphone
Courriel

Modèle | Avis aux médias

Assemblée des Premières Nations de la Colombie-Britannique


AVIS AUX MéDIAS

Le 22 novembre 2006

À L'ATTENTION DE : AGENTS DES AFFECTATIONS

(Territoire des Salish de la côte, Vancouver) – L'Assemblée des Premières Nations de la Colombie-Britannique est l'hôte de la 3e Assemblée spéciale des chefs régionaux. Parmi les délégués invités, on retrouve des chefs et dirigeants des 203 Premières Nations de la Colombie-Britannique, des leaders nationaux des Premières Nations, les représentants des gouvernements provincial et fédéral, les représentants d'organismes autochtones, des intervenants clés et des membres de la communauté.

L'assemblée sera l'occasion pour les dirigeants des Premières Nations de la Colombie-Britannique d'élire le prochain chef régional de la province pour un mandat de trois ans et de confier au chef régional qui sera élu un mandat pour la prochaine session. Au cours de l'Assemblée, l'ébauche du document BC Title and Rights Strategy Framework fera l'objet d'un examen et d'une discussion, puis sera ratifiée; on veut ainsi qu'elle reflète le contenu du document La nouvelle relation et de l'accord tripartite Entente sur le changement transformateur.

Le premier ministre fera part de ses commentaires à l'Assemblée des chefs. En outre, le chef national Phil Fontaine prendra lui aussi part à cet événement important.

Date : Le lundi 27 novembre et le mardi 28 novembre 2006
Heure : De 9 h à 17 h (les deux jours)
Endroit : Hôtel Marriott Pinnacle Downtown, 1128, rue Hastings Ouest, Vancouver



-30-



Personne-ressource :

Heather Gillies
Communications Director
604-837-6908

Exemple | Communiqué de presse

Logo | Nom de la Première Nation


Pour publication immédiate
Date

HABITUELLEMENT, LE GROS TITRE TIENT SUR UNE LIGNE

(Endroit) – Les communiqués de presse doivent toujours expliquer le problème, les solutions et les avantages de la situation, et être rédigés dans le style de la pyramide inversée : plus l'information est importante, plus elle se trouve près du gros titre. Le communiqué doit répondre aux questions qui?, quoi?, où?, pourquoi? et comment? : qui a pris part à l'incident, quand, où et comment le tout s'est déroulé, et la raison pour laquelle cet événement a lieu.

Le gros titre doit comprendre un verbe d'action, donner une idée des mesures prises par l'organisme ainsi que préciser les avantages de la situation.

Le paragraphe d'introduction doit clairement définir la position de l'organisme ou de l'intervenant, la mesure prise ou à prendre et la raison positive qui pousse à prendre cette mesure. Soyez précis. Dans la mesure du possible, limitez l'introduction à 30 mots, et ne dépassez jamais trois lignes.

Les détails et les autres points et initiatives peuvent être ajoutés plus loin dans le communiqué.

Sauf en ce qui touche les citations, les communiqués doivent être rédigés à la troisième personne. Les citations doivent être formulées le plus proche possible de l'oral. Si elles sont difficiles à comprendre ou trop complexes, les médias ne les reprendront pas. Assurez-vous de bien identifier l'auteur de la citation après sa première phrase.

La citation principale doit se rapporter aux mandats importants de l'organisme, de l'entreprise ou de l'intervenant en question et avoir trait au problème, à la solution ou aux avantages de la situation.

Les citations peuvent et doivent être subjectives et sujettes à interprétation, contrairement au corps du communiqué qui, lui, doit se fonder sur les faits et faire preuve d'objectivité.

Rédigez en langage de tous les jours – évitez le jargon et expliquez les termes moins connus. Le message doit être compris par un vaste auditoire.

Dans la mesure du possible, utilisez la voix active (sauf pour l'introduction, car dans ce cas, il est préférable d'utiliser la voix passive afin de bien mettre l'accent sur l'enjeu abordé).



- supplément - (s'il y a une seconde page)
- 30 - (à la fin du communiqué)

Personne-ressource :
nom
titre
numéro de téléphone

Modèle | Communiqué

POUR PUBLICATION IMMéDIATE

Le 1er décembre 2004

Un nouveau partenariat favorisera la participation des Premières Nations, des Métis et des Autochtones vivant en milieu urbain aux formations professionnelles et aux apprentissages dans les métiers du bâtiment

VANCOUVER– La First Nations Employment Society (FNES), le Metis Provincial Council of British Columbia (MPCBC) et l'Aboriginal Community Career and Employment Services Society (ACCESS), en collaboration avec l'Institut de technologie de la Colombie-Britannique (BCIT), ont annoncé aujourd'hui la création d'un nouveau partenariat visant à favoriser la participation des Premières Nations, des Métis et des Autochtones vivant en milieu urbain aux formations professionnelles et aux apprentissages dans les métiers du bâtiment.

Ce partenariat est le premier du genre au Canada à faire collaborer des Premières Nations et des organismes autochtones avec un établissement polytechnique où se donnera une formation reconnue dans des métiers spécialisés, soit la charpenterie, la mécanique de machinerie lourde, la ferronnerie, les métiers de la tuyauterie, l'électricité, la plomberie et le soudage. D'autres métiers spécialisés seront pris en considération pendant la mise sur pied du programme.

« Au cours des 10 prochaines années, les projets de construction créeront 100 000 nouveaux emplois dans le Grand Vancouver, et nous devons concentrer nos efforts sur la pleine participation des Autochtones à cette conjoncture favorable, à savoir l'expansion rapide du secteur de la construction », a fait savoir Leonard George, président de la FNES.

John English, doyen de l'École de construction et d'environnement du BCIT, a affirmé ce qui suit : « Le BCIT offrira la formation et les études indispensables pour acquérir des compétences durables à long terme qui, pour les Autochtones, ouvriront la voie vers une carrière enviable. Les participants obtiendront des titres de compétence transférables et reconnus à l'échelle nationale, sans compter qu'ils pourront avoir accès aux possibilités de formation des gestionnaires offertes par le BCIT. C'est pour nous un honneur de collaborer avec nos nouveaux partenaires. »

Grâce au protocole d'entente établi, la FNES, le MPCBC, l'ACCESS et le BCIT comptent favoriser le soutien à la formation, des initiatives d'emploi et l'éducation permanente chez les Autochtones. Le partenariat vise la formation aux métiers à partir du premier échelon jusqu'aux activités de gestion dans le secteur de la construction.


- supplément -


« Nous tentons de faire en sorte que nos programmes du marché du travail, offerts en collaboration avec l'industrie de la construction, soient plus accessibles dans les zones urbaines grâce au partenariat avec le BCIT sur l'apprentissage et la formation dans les métiers. Nous y intégrons également une sensibilisation au client, la cohérence et la coordination, et ce, pour tous les membres de Premières Nations, les Métis et les Inuits ainsi que les Autochtones non inscrits », a affirmé John Webster, président et chef de la direction de l'ACCESS.

« Les travailleurs autochtones sont prêts, motivés et en mesure de se montrer à la hauteur dans tous les secteurs d'emploi où il y a du travail. Le Metis Provincial Council of British Columbia se réjouit de cette initiative et entend collaborer à la préparation des Métis et de tous les Autochtones afin qu'ils puissent profiter de ces occasions », a déclaré Bruce Dumont, président du MPCBC.

La formation sera donnée par le BCIT et en milieu communautaire par l'entremise d'apprentissages et d'évaluations des acquis. Le partenariat donnera accès aux formations existantes ainsi qu'à de nouvelles activités de formation.

L'École de construction et d'environnement du BCIT est un centre de formation reconnu à l'échelle nationale. On y offre des programmes de formation accrédités au niveau provincial qui débouchent sur une attestation par l'industrie. L'apprentissage et la formation dans les métiers font intégralement partie de la « vision polytechnique » du BCIT.


-30-


Pour de plus amples renseignements, communiquer avec :

Tewanee Joseph
Relationniste des médias
Tél. : (604) 230-3126
Courriel : tewanee.joseph@shaw.ca

Michael Becker
Relationniste des médias du BCIT
Tél. : (604) 432-8773
Courriel : michael_becker@bcit.ca

Modèle | Document d'information

Quatre Premières Nations hôtes
Lil'wat | Musqueam | Squamish |Tsleil-Waututh

Contexte

La candidature de Vancouver-Whistler a été retenue pour la tenue des Jeux olympiques et paralympiques d'hiver de 2010; il s'agira de la première manifestation sportive d'envergure mondiale à avoir lieu sur le territoire traditionnel commun des Premières Nations Lil'wat, Musqueam, Squamish et Tsleil-Waututh, mieux connues sous le nom des quatre Premières Nations hôtes de 2010.

Dès le début du processus de mise en candidature, les quatre Premières Nations hôtes ont reconnu l'importance de leur participation; elles ne sont pas peu fières d'avoir joué un rôle essentiel dans la formulation et les préparatifs de cette campagne fructueuse. Ainsi, le 2 juillet 2003, grâce au soutien des quatre Premières Nations hôtes et des autres partenaires de la candidature, la ville de Vancouver, au nom du Canada, s'est vu attribuer le droit d'accueillir les Jeux olympiques et paralympiques d'hiver de 2010 par le Comité International Olympique (CIO).

Collaboration

Dans l'année qui vient de s'écouler, les quatre Premières Nations hôtes ont apporté leur collaboration à la préparation de Jeux olympiques et paralympiques d'hiver de 2010 réussis. Elles tiennent à assurer la reconnaissance et le respect des protocoles et des traditions des Premières Nations tout au long de la planification et de la tenue de ces Jeux.

Le 24 novembre 2004, les chefs et les conseils des Premières Nations Lil'wat, Musqueam, Squamish et Tsleil-Waututh ont signé le protocole d'entente historique qui coordonnera leur effort collectif en tant que Premières Nations hôtes souhaitant soutenir les Jeux.

Objet du protocole d'entente

Les quatre Premières Nations hôtes conviennent de s'organiser en vue de collaborer à un partenariat positif et mutuellement avantageux avec le Comité organisateur des Jeux olympiques et paralympiques d'hiver à Vancouver (COVAN) et avec ses partenaires pour ainsi participer de façon importante à la planification et à la tenue des Jeux.

Buts et objectifs

Les quatre Premières Nations hôtes conviennent :

  • De collaborer jusqu'à la fin des Jeux olympiques et paralympiques d'hiver de 2010;
  • De coopérer et de se soutenir mutuellement en vue de profiter des occasions et des legs sur les plans sociaux, sportifs, culturels et économiques qu'apportera la tenue des Jeux et de pleinement y prendre part;
  • De viser l'adoption d'une démarche commune afin de maximiser la participation de leurs communautés aux Jeux et de créer un climat où règnent le respect, la coopération et la reconnaissance mutuelle;
  • D'accueillir le monde entier sur le territoire traditionnel commun des quatre Premières Nations hôtes;
  • De faire la promotion des traditions historiques et des richesses culturelles de leurs communautés;
  • D'établir un conseil et un secrétariat des quatre Premières Nations hôtes;
  • De collaborer avec le COVAN et les autres partenaires en vue de communiquer et d'assurer la liaison avec les autres organismes des Premières Nations, des Métis et des Inuits en ce qui touche les questions liées aux activités du conseil et du secrétariat.

Prochaines étapes

Établir un conseil et un secrétariat des quatre Premières Nations hôtes. Collaborer avec le COVAN afin d'élaborer un protocole d'entente entre les quatre Premières Nations hôtes et le COVAN. Contribuer, avec le COVAN et les autres partenaires, à la mise sur pied d'un processus inclusif visant non seulement la participation des quatre Premières Nations hôtes, mais également celle des autres Premières Nations, des Métis et des Inuits de tout le Canada.


Tewanee Joseph, Directeur exécutif intérimaire ~ Quatre Premières Nations hôtes
Téléphone: 604 660 0948
Courriel: fourhostnations@shaw.ca

Modèle | Foire aux questions

Foire aux questions - les quatre Premières Nations hôtes

Quelles sont les quatre Premières Nations hôtes?

  • La Nation Lil'wat
  • La Nation Musqueam
  • La Nation Squamish
  • La Nation Tsleil-Waututh

Pourquoi les Premières Nations hôtes jouent-elles un rôle dans les Jeux?

  • Pour viser l'adoption d'une démarche commune afin de maximiser la participation de leurs communautés aux Jeux et de créer un environnement où règnent :
    • le respect;
    • la coopération;
    • la reconnaissance mutuelle;
  • Pour mettre en valeur notre candidature et les Jeux dans leur ensemble;
  • Pour accueillir le monde entier sur le territoire traditionnel des quatre Premières Nations hôtes;
  • Pour collaborer avec le COVAN et ses partenaires en vue d'inspirer les athlètes, les artistes et les entrepreneurs autochtones et de créer une atmosphère unique pendant les Jeux;
  • Pour constituer un legs impérissable dont les nôtres et les futures générations hériteront.

Quelle est la population de chaque communauté des Premières Nations hôtes?

  • Nation Lil'wat – 1900
  • Nation Musqueam – 1150
  • Nation Squamish – 3400
  • Nation Tsleil-Waututh – 400

Quels sont les peuples autochtones au Canada?

La Loi constitutionnelle de 1982 reconnaît les Premières Nations, les Inuits et les Métis comme peuples autochtones. Comme synonyme, on peut également utiliser les termes « premiers peuples ou Autochtone. »

Qui sont les gens qui composent les Premières Nations?

Les Premières Nations, un des trois groupes distincts d'Autochtones ou de premiers peuples du Canada, représentent plus de 60 % des peuples autochtones au pays. On en trouve plus de 600, et chacune d'entre elles possède son propre patrimoine, sa langue, sa culture et ses croyances spirituelles. Environ 30 % des membres de Premières Nations, soit plus de 17 % des Autochtones, du Canada vivent en Colombie-Britannique.

On parle au Canada plus de 50 langues autochtones différentes, dont les deux tiers sont présentes en Colombie-Britannique. Mais ces langues sont en déclin : moins d'un Autochtone sur quatre est en mesure de tenir une conversation dans la langue autochtone de ses ancêtres. Par ailleurs, plus de la moitié des Autochtones ont moins de 25 ans, ce qui en fait le segment de la population du Canada dont la croissance est la plus rapide.

De façon générale, les Jeux de 2010 sont perçus comme une belle occasion de mettre en valeur et de renouveler le patrimoine linguistique, la culture et la participation aux sports des Premières Nations.

Quels sont les rôles de la Société des quatre Premières Nations hôtes?

  • Coordonner les activités des quatre Premières Nations hôtes d'ici la fin des Jeux;
  • Assurer la liaison avec les autres Premières Nations, les Inuits et les Métis;
  • Cerner les possibilités d'amélioration pour les autres Premières Nations, les Inuits et les Métis;
  • Mettre l'accent sur la culture et le protocole des quatre Premières Nations hôtes;
  • Étudier le potentiel de production de recettes;
  • Mettre en valeur le sport et son développement;
  • Favoriser le développement économique par :
    • l'acquisition de compétences et la formation;
    • l'approvisionnement;
    • les occasions d'affaires.

Société des Quatre Premières Nations
Vancouver, Colombie-Britannique, Canada
Tél. : 1-866-809-5257
Courriel : info@fourhostfirstnations.com
© Four Host First Nations MC 2005 ~ tous droits réservés

Exemple | Registre des appels des médias

Registre des appels des médias

Journaliste : -
Média : -
Numéro de téléphone : -
Adresse : -
Numéro de télécopieur : -;
Heure de l'appel : -
Date de l'appel : -
Échéance : -
Demande / nature de l'appel : -
Demande d'entrevue :
(avec qui, quand et où)
-
Autres organismes qui feront l'objet d'une entrevue pour le reportage : -
Suite à donner / informations révélées : -
Suivi : -
Autres besoins en informations / destinataire : -
Autres commentaires : -

Exemple | Formulaire d'autorisation de photo

Je (le modèle) reconnais explicitement au photographe (le photographe) et à ses cessionnaires et licencié(e)s le droit absolu et l'autorisation d'utiliser et/ou de publier la ou les photos dont il est question ci-après, sur lesquelles j'apparais, sur un support quelconque, n'importe où dans le monde, sans aucune restriction quant à la nature de l'utilisation ou de la publication, ou à la copie de tout imprimé accompagnant la ou les photos. Je comprends que les images peuvent être modifiées et je renonce au droit d'approbation de tout produit fini. Je comprends que je ne possède pas le droit d'auteur de la ou des photos. Je certifie que j'ai au moins 18 ans et que j'ai le droit, sur le plan juridique, de signer la présente entente.

NOM du photographe : _______________________________________

DESCRIPTION de la photo : _______________________________________

SIGNATURE du modèle : _______________________________________

DATE : _______________________________________

NOM du modèle : _______________________________________

AGENCE DE MANNEQUINS (s'il y a lieu) : _______________________________________

ÀGE du modèle : _______________________________________

(si moins de 18 ans)
NOM du parent/tuteur : _______________________________________

SIGNATURE du parent/tuteur : _______________________________________

ADRESSE du modèle : _______________________________________

TéLéPHONE : _______________________________________

COURRIEL : _______________________________________

TéMOIN : _______________________________________




Chapitre 5 : Activités

Qu'il s'agisse d'une assemblée générale de bande, d'une consultation sur un projet précis ou d'une réunion de jeunes ou d'aînés, les activités doivent toutes être organisées soigneusement. L'objet d'une activité est d'échanger de l'information, de demander des commentaires ou d'éduquer. Vous devez prendre en considération le moment opportun de l'activité et son emplacement. Si vous prévoyez tenir une activité au même moment qu'une autre activité communautaire, cela pourrait engendrer une distraction et limiter l'attention portée à votre initiative – vous pourriez ne pas obtenir la participation que vous souhaitez.

Rappelez-vous que les gens sont occupés et que leur temps est précieux. Assurez-vous que l'objet de votre activité est clair et que les personnes qui y assistent savent pourquoi elles le font et quelle mesure vous voulez qu'elles prennent par suite de leur présence.

Planification de votre activité

Conseil

Si votre activité comprend la communication de renseignements, veillez à accorder le temps nécessaire aux questions et réponses. Si votre exposé dure une heure, accordez au moins une heure à la période de questions.

Établissez vos objectifs pour l'activité dès le départ en vous demandant d'abord pourquoi vous l'organisez. Voici les questions clés auxquelles vous devez pouvoir répondre :

Liste de contrôle | Planification d'activité

Liste de contrôle pour la planification d'activité

De 6 à 8 semaines avant l'activité

  • Fixer les objectifs.
  • S'il s'agit d'une activité complexe qui met en jeu de nombreux partenaires ou dont le thème est controversé, songer à rédiger un plan d'activité.
  • Tenir compte de dates potentielles et consulter les partenaires ou les autres parties si nécessaire (éviter les jours de fête religieuse, les jours fériés et les jours où a lieu une autre activité importante).
  • Confirmer la date.
  • Élaborer un plan pour publiciser l'activité.
  • Chercher des endroits potentiels où pourrait se dérouler l'activité (tenir compte de l'accessibilité, du style de la salle et du nombre de salles d'atelier nécessaires).
  • Réserver un endroit.
  • Préparer un budget.
  • Joindre le président, le facilitateur ou l'animateur pour confirmer leur présence.

De 4 à 6 semaines avant l'activité

  • Le cas échéant, demander de l'aide pour l'organisation.
  • Préparer une liste d'invités.
  • Préparer les invitations. Celles-ci doivent contenir trois renseignements essentiels : la date, l'heure et l'endroit de l'activité.
  • Préparer une liste des journalistes à inviter (si leur présence est souhaitée). Tenir compte de la logistique que cela suppose : faudra-t-il leur offrir à manger? Y aura-t-il une mêlée de presse?
  • S'il est prévu que vous serviez de la nourriture, préparer un menu et communiquer avec des traiteurs potentiels.
  • S'informer des restrictions, des réservations et des permis qui peuvent s'avérer nécessaires.
  • Tenir compte d'exigences comme un système de sonorisation, de l'équipement audiovisuel (présentations PowerPoint, vidéos), une estrade, une scène et un raccord sonore pour les médias.
  • Décider si vous utiliserez une toile de fond dans la salle de conférence principale et les salles d'atelier. Ajouter votre marque et votre logo.
  • Tenir compte de l'accessibilité de l'endroit – y a-t-il ce qu'il faut pour les personnes handicapées? Sinon, faire le nécessaire afin de satisfaire tout le monde.
  • Commencer l'ébauche du programme de l'activité.
  • Rédiger un avis aux médias pour les médias locaux (si nécessaire).
  • Rédiger un communiqué de presse, un document d'information, une foire aux questions et une fiche de renseignements (si nécessaire).

De 2 à 4 semaines avant l'activité

  • Finaliser le programme de l'activité.
  • Envoyer les invitations.
  • Trouver un volontaire pour prendre des photos ou engager un photographe professionnel (s'il faut engager quelqu'un, ajouter cela au budget).
  • Réserver l'équipement audiovisuel (son, éclairage, estrades, tentes, chaises, etc.).
  • Réserver le traiteur.
  • Faire les préparatifs de voyage, si nécessaire.
  • Finaliser les documents destinés aux médias (si nécessaire).
  • Préparer le texte pour les plateformes de médias sociaux et créer le mot-clic de l'activité.
  • Visiter le site de l'activité.
  • Préparer l'inscription des invités.

Une semaine avant l'activité

  • Confirmer le nombre d'invités et, si possible, communiquer avec les gens qui n'ont pas répondu à votre invitation.
  • Confirmer les détails auprès du traiteur.
  • Dresser une liste de personnes-ressources pour ceux qui participent à l'activité.
  • Préparer une trousse d'information (si nécessaire).

De 1 à 2 jours avant l'activité

  • Revoir le programme et régler les problèmes, même les plus petits.
  • S'occuper de la nourriture à préparer à la dernière minute.
  • Envoyer l'avis aux médias (si nécessaire).
  • Si possible, appeler les médias afin de vérifier s'ils ont reçu l'avis (si nécessaire).

Le jour de l'activité

  • Envoyer par télécopieur ou par courriel les communiqués de presse et les documents d'information aux médias ou aux agences de transmission comme Canada News Wire pour la distribution (si nécessaire).
  • S'assurer que tout se passe bien (détails et déroulement de l'activité).
  • Agir comme personne-ressource pour les médias et les représentants des gouvernements.
  • Accueillir les journalistes et leur demander de s'inscrire tout en leur donnant la trousse d'information (si nécessaire).
  • S'assurer que les formulaires d'autorisation de photo sont signés.

Après l'activité

  • Faire parvenir les communiqués et les photos aux médias qui ne pouvaient y être (si nécessaire).
  • Afficher les photos, les informations et les vidéos sur le site Web et des plateformes de médias sociaux.
  • Surveiller la couverture médiatique (si nécessaire).



Chapitre 6 : Mobilisation communautaire

Conseil

Dans toute la mesure du possible, mobilisez votre collectivité dès le départ.

Conseil

Tout contact avec un membre constitue une chance de communiquer vos messages efficacement.

Conseil

Envisagez d'établir un système téléphonique pour aider à répondre aux membres de la collectivité. Pour établir un tel système :

  • Communiquez avec une entreprise téléphonique et choisissez un service d'appels.
  • Mettez sur pied un centre de messagerie comprenant un numéro sans frais et un système de messagerie vocale
  • Choisissez les membres d'une équipe chargée de répondre au téléphone et formez-les.
  • Choisissez la personne qui gérera le système de messagerie vocale (mise à jour, écoute et rappels).

On peut définir la mobilisation communautaire comme le processus consistant à travailler par l'entremise de groupes de personnes que rassemblent une proximité géographique, un intérêt spécial ou des situations semblables, et en collaboration avec ces groupes, afin d'aborder des questions touchant le bien-être de ces personnes. Il s'agit d'un puissant moteur de changements environnementaux et comportementaux pouvant améliorer la santé de la collectivité et de ses membres.

Au sein des collectivités de Premières Nations, la mobilisation communautaire peut prendre la forme de réunions de bande, de travail traditionnel, de visites de porte à porte, de réunions des chefs et du conseil, de courriels, de conversations téléphoniques et même de commérages. L'un des buts de votre plan de communication doit être de veiller à ce qu'on parle de votre initiative. Peu importe si les membres appuient ou non votre initiative au départ, s'ils en parlent, ils font preuve d'intérêt et acheminent l'information. Inquiétez-vous si les membres de votre collectivité ne discutent pas de votre initiative ou ne semblent pas la connaître. Le défi consiste à veiller à ce que les membres de la collectivité soient informés, aient accès à l'information et puissent être entendus.

Les personnes qui s'expriment dans la collectivité vous indiqueront habituellement ce que vous devriez aborder dans vos messages. Souvent, elles ont un certain nombre de questions pertinentes. Faites de votre mieux pour leur donner des réponses ou cherchez des réponses et leur revenir.

Il est important de créer un milieu sûr et inclusif afin que les gens se sentent à l'aise pour s'exprimer. Ils seront ainsi plus réceptifs à vos propos. En écoutant réellement et en mobilisant tous les membres de la collectivité – jeunes, aînés et membres habitant dans la réserve et hors réserve  – vous augmentez la participation à votre initiative et la connaissance de celle-ci. Il existe diverses occasions quotidiennes de solliciter la participation des membres de votre collectivité. Si vous avez un plan solide et comprenez comment utiliser certains outils de communication fondamentaux, vous pouvez vous servir de ces occasions pour influencer considérablement les résultats dans votre collectivité.

Réunions communautaires

Les réunions communautaires sont un outil essentiel que vous pouvez utiliser pour mobiliser votre collectivité. Une réunion efficace nécessite beaucoup de planification. Il est bon d'élaborer un protocole pour les réunions communautaires.

Il faut prendre des décisions sur un certain nombre de questions lors de la planification d'une réunion communautaire. Grâce à une bonne planification, tous les membres du personnel seront prêts et comprendront leur rôle.

Conseil

Système d'envoi par la poste — points à prendre en considération

  • Établissez une base de données fonctionnelle (nom, adresse, courriel).
  • Choisissez un responsable du maintien et de la tenue à jour de votre ou vos base(s) de données, dont l'impression des étiquettes et l'étiquetage des enveloppes.
  • Nommez une personne responsable d'apposer les timbres et de livrer les documents au comptoir postal ou d'envoyer les courriels.
  • Envisagez de faire les envois dans la réserve et hors réserve.

Lors de la planification, il est utile de prendre en considération les points suivants :

Animation des réunions

Les activités de mobilisation communautaire sont susceptibles de rassembler un groupe diversifié de personnes ayant de nombreux points de vue différents. La présence d'un animateur qui dirige la réunion contribuera à ce que chacun soit entendu et en mesure de participer pleinement. Un animateur saura orienter le dialogue pour veiller à l'atteinte des buts de la rencontre, encourager les participants à parler et régler les conflits. Il revient aussi généralement à l'animateur d'établir la structure de la réunion (ordre du jour, durée, etc.) et de veiller à ce que les questions de régie interne soient réglées, par exemple aménager le lieu de la réunion et aviser les participants.

Il peut s'avérer utile d'embaucher un animateur professionnel pour diriger vos réunions, mais si cela est impossible, trouvez quelqu'un dans votre collectivité qui a des talents naturels d'animation pour jouer ce rôle.

Quelles sont les qualités d'un bon animateur?

Un bon animateur :

(Source : Université du Minnesota)

Résolution de conflits

Il est naturel que différents points de vue soient soulevés lorsque des groupes discutent de certaines questions. Comme mentionné ci-dessus, un animateur compétent peut généralement résoudre les conflits en donnant aux participants une chance d'être entendus et en les aidant à déterminer comment leurs besoins peuvent être abordés adéquatement afin qu'elles soient satisfaites du résultat obtenu. Des conflits complexes ou historiques ne peuvent pas toujours être réglés dans une structure d'assemblée publique. Si tel est le cas, envisagez d'utiliser des approches traditionnelles de résolution de conflits ou de faire appel à une personne compétente en matière de résolution de conflits.

Liste de contrôle | Liste de contrôle des animateurs

Liste de contrôle des animateurs

  • Établissez l'identité de votre client. Qui organise la réunion? Habituellement, il s'agit de la personne qui a le pouvoir d'en faire adopter l'ordre du jour.
  • Discutez avec l'organisateur afin de préciser l'objectif de la réunion et, pour vous-même, les résultats souhaités. à la fin, de quoi aura l'air une réunion réussie?
  • Soyez très clair quant à votre rôle d'animateur. Un animateur n'est pas forcément un spécialiste d'un sujet particulier (bien que ce soit possible), mais un spécialiste du processus de groupe.
  • Choisissez et concevez un processus et un ordre du jour qui aideront les participants à atteindre l'objectif fixé par l'organisateur.
  • Si la réunion se tient entre membres de l'organisation, il ne serait pas mauvais, si le temps le permet, d'envoyer aux participants un courriel sur l'objectif et l'ordre du jour de la réunion pour examen et commentaires.
  • Au début de la réunion, revoyez l'objectif et l'ordre du jour avec les participants afin de s'assurer qu'ils se mettent d'accord sur le thème central de la réunion et qu'ils le comprennent bien.
  • Pendant la réunion, maintenez un contact visuel avec les participants. Ne parlez pas trop ni trop peu. Votre rôle est de faire valoir les points de vue et les contributions des participants.
  • Examinez votre position, que vous soyez assis ou debout, et les autres façons par lesquelles vous pourriez inconsciemment exercer votre autorité de façon inadéquate.
  • Contribuez à ce que tout le monde ait la chance de parler et de se faire entendre, et ce, sur un même pied d'égalité. Encouragez les différences d'opinions, mais pas les disputes. Contenez les personnalités dominantes et faites parler ceux qui semblent hésitants.
  • Veillez à empêcher le groupe de s'éloigner du sujet, à dissiper la confusion et à imposer une structure , au besoin. Expliquez, résumez et aidez à paraphraser les commentaires des participants quand cela s'avère nécessaire. Décidez s'il faut prolonger la discussion ou passer au prochain sujet de discussion. Rappelez le groupe à l'ordre quand il s'éloigne du sujet.

(Source : The Skilled Facilitateur de Roger Schwarz [Traduction libre])

Liste de contrôle | Réunions communautaires

Liste de contrôle pour les réunions communautaires

  • Choisir un animateur.
  • Préparer l'ordre du jour.
  • Mettre au point une stratégie et des tactiques.
  • Déterminer la durée de la rencontre.
  • Nommer un conférencier et d'autres personnes qui répondront aux questions.
  • Établir les lignes directrices des rencontres.
  • Concevoir les allocutions et les points à faire valoir par les conférenciers.
  • Revoir et répéter les exposés avant la réunion.
  • Choisir un responsable de la coordination et de l'établissement de l'horaire de la réunion.
  • Choisir l'heure, le lieu et la date.
  • Si vous offrez le transport pour les membres qui vivent hors réserve, déterminer quand et où on passera les prendre.
  • Dresser un plan d'implantation et le mettre en œuvre.
  • Installer l'équipement, les tables et les chaises.
  • Choisir un traiteur et composer le menu.
  • Choisir un responsable de l'inscription des participants.
  • Choisir un responsable de l'enregistrement et de la transcription du procès-verbal.
  • Établir le type de matériel de sonorisation et l'équipement audiovisuel nécessaires :
    • Ordinateur portable, écran de projection, chaîne stéréophonique pour l'enregistrement, micros (sur pied et de table), projecteur pour présentations PowerPoint, télévision, magnétoscope, calepins de notes et stylos.
  • Choisir un responsable :
    • D'apporter tous les documents imprimés et accessoires pertinents.
    • De consigner tous les documents et accessoires après la réunion.
    • De faire le suivi des questions soulevées lors de la réunion.

Étude de cas | Stratégie de communication de la Nation des Squamish

Recours au dialogue — Exemple de la Nation des Squamish

L'étude de cas suivante montre en détail comment la Nation des Squamish a mobilisé sa communauté par l'entremise du dialogue. Vous constaterez que le recours à certains outils de communication simples, mais raisonnés, a donné des résultats qui valaient bien un effort concerté.

La Nation des Squamish gagne un référendum décisif grâce à un programme de communications complet

En janvier 2000, feu Joe Mathias, alors chef de la Nation des Squamish, a demandé à l'ancien conseiller de la Nation, Tewanee Joseph, et à un autre conseiller de créer une stratégie et un programme de communication afin de modifier l'image négative qu'a le public de la Nation des Squamish, de rétablir les communications avec les presses écrite et électronique locales, et d'améliorer la communication interne entre les membres, le conseil et l'administration.

D'abord et avant tout, M. Joseph et son collègue ont dû combler à une importante lacune en matière de communication entre le chef et le conseil, puis entre l'administration et les membres de la Nation. Il fallait améliorer la qualité de la communication, et il fallait le faire rapidement, car la Nation devait se prononcer par référendum sur une offre de règlement d'une revendication particulière de 92,5 millions de dollars présentée par le gouvernement fédéral.

« Au départ, la communication avec les membres s'était faite sous forme d'un bulletin d'information hebdomadaire, auquel s'ajoutait à l'occasion une trousse de documentation ponctuelle, a expliqué M. Joseph. Certains services de la Nation donnaient de l'information sur l'éducation, le développement économique, les revendications territoriales et le traité, mais le tout manquait de cohérence. »

Les efforts précédents n'avaient pas suffi à faire comprendre aux membres ce qui se passait au sein de la Nation. Toutefois, celle-ci devait maintenant se prononcer par référendum sur une offre de règlement d'une revendication particulière (Squamish Nation Settlement Agreement and Trust). Une première poursuite globale avait été intentée en 1977 par le chef Mathias afin d'obtenir la restitution des terres de réserves du centre-ville de Vancouver, de la ville de Squamish et de certains secteurs de North Vancouver qui avaient été enlevés à la Nation par différents moyens.

En 1999, un accord de principe à l'amiable a été conclu entre la Nation des Squamish et le gouvernement fédéral, accord qui comportait une entente de règlement et un accord de fiducie de 92,5 millions de dollars et qui devait être soumis à l'examen et à l'approbation des membres.

Le chef Mathias a alors demandé à M. Joseph de contribuer à bien faire comprendre aux quelque 2 000 membres votants de la Nation la valeur des 23 années d'efforts ayant permis d'en arriver à l'accord de principe. Malheureusement, au moment où M. Joseph et son collègue ont commencé à mettre sur pied les Services des communications de la Nation des Squamish, le projet s'est vu compromis par le décès du fort respecté chef Mathias.

Défis

La Nation des Squamish devait améliorer la perception qu'on se faisait d'elle et ses communications en général. Selon une analyse médiatique d'une durée de deux mois en 1999-2000, les médias locaux, régionaux et nationaux avaient fait mention de la Nation des Squamish plus de 27 fois, et chaque fois en termes négatifs. Certains membres étaient mécontents des chefs et du conseil et demandaient pourquoi la Nation n'arrivait pas à faire preuve de transparence et à fournir des renseignements opportuns et factuels.

« Un des défis auxquels à relevé consistait à faire preuve de transparence envers nous-mêmes, a expliqué M. Joseph. Nous avions à expliquer à des centaines de membres le passé de notre Nation, passé ayant abouti à la poursuite globale. Par la suite, nous devions leur faire connaître les derniers développements et, enfin, leur expliquer les conséquences de l'entente de règlement et de l'accord de fiducie sur leur quotidien. Pour y arriver, il fallait concevoir et mettre sur pied un plan de communication efficace qui permette aux membres de prendre une décision éclairée. »

De plus, a poursuivi M. Joseph, les médias et le grand public ne savaient vraiment pas grand-chose de la Nation des Squamish. « Ils savaient que nous existions, que nous étions voisins, peut-être, mais ils ne savaient absolument rien de ce que nous faisions. Ils ne savaient pas que notre budget annuel s'élevait à 35 millions de dollars et que nous étions de grands contributeurs à l'économie de la Ville et du District de North Vancouver ainsi qu'à celle de Squamish. »

« Il faut toujours revenir sur notre passé, car si nous ne le comprenons, ou le connaissons mal, la prise de décisions sur une entente de règlement devient un sérieux défi parce que nous ne savons plus d'où nous venons, a fait remarquer M. Joseph. La devise de la Nation des Squamish, dans toutes ses activités, est de "comprendre notre passé, composer avec le présent et construire notre avenir ensemble". Si nous pouvons consolider les liens avec nos ancêtres, les gens se souviendront que certains membres de leur famille ont pris part aux décisions au fil des ans. »

Ce lien avec le passé de la Nation s'est avéré inestimable au cours de la mise sur pied du programme de communication. M. Joseph croit qu'en matière de communication, il est possible de combler des lacunes en favorisant une libre circulation de l'information et en encourageant le dialogue et le réseautage au sein de la communauté.

Avec son collègue, il a établi un programme proactif de défense des intérêts de la collectivité pour encourager les membres à communiquer avec les chefs et le conseil pour discuter des questions importantes pour eux. à titre d'agents de liaison entre les membres et le conseil, M. Joseph et son collègue pouvaient être joints en tout temps par les membres, et ils leur garantissaient une réponse.

M. Joseph a ajouté : « Ça ne s'était jamais fait. Quand quelqu'un nous appelle, nous ne laissons pas passer plus d'une journée ou deux sans rappeler. »

L'équipe a aussi dû relever deux autres défis : mettre les chefs et le conseil sur la même longueur d'onde quant à la question d'ensemble, puis expliquer aux membres l'entente et l'accord en détail en des termes « gérables » et compréhensibles.

Afin de communiquer avec les membres de la Nation de façon efficace, les spécialistes des communications ont été forcés de « traduire » l'information afin de la porter à un niveau de compréhension accessible, car cette dernière comportait de nombreux éléments de nature financière et technique ainsi que du jargon juridique.

« Un des plus importants défis que nous avons relevés était de résumer 23 années de travail en une seule page », a déclaré M. Joseph. Il s'agissait d'un élément d'information très important, non seulement pour les chefs et le conseil, mais également pour les membres.

Le référendum

Les jeunes communicateurs ont eu un autre défi à relever : motiver les membres de la Nation à aller voter. Le seuil d'acceptation était de 973 électeurs en faveur de l'entente et de l'accord (majorité absolue).

La Nation des Squamish compte 3 000 membres, dont 1 944 ont droit de vote (800 vivent hors réserve un peu partout en Amérique du Nord et aux quatre coins de la planète).

Pour que l'offre du gouvernement fédéral soit acceptée, il fallait obtenir la majorité absolue – 50 pour 100 des votes plus un sur le total des membres votants. D'après les directives du gouvernement fédéral, si un membre votant ne se présente pas, on compte son vote en faveur du « Non »; par conséquent, l'équipe de communications faisait face à un défi de taille, car il ne restait que six semaines avant le référendum.

C'était le 9 juin 2000; le référendum était fixé au 23 juillet. Dans la Nation des Squamish, avant cela, jamais plus de 700 personnes ne s'étaient déplacées pour aller voter, quel que soit le référendum. Cette fois, c'était encore plus compliqué, car il y avait deux votes : un sur la cession des terres et le second sur l'acceptation de l'offre. Il fallait donc faire la distinction entre les deux.

Le plan de communications

« Avant d'élaborer et d'exécuter notre plan de communication, a raconté M. Joseph, nous avons tracé l'ébauche d'une série de principes qui nous guideraient dans nos activités de communication ». Les principes se fondaient à la fois sur l'enseignement des aînés et sur les commentaires formulés par les membres au cours des 20 dernières années.

Les activités de communication ont inclus deux assemblées générales, deux réunions des jeunes, une réunion du personnel, deux rencontres des aînés, deux réunions hors réserve et deux séances non officielles de suivi.

Le nombre de participants, qui a atteint un sommet de 450 membres lors de la première réunion, a chuté à 30 à 60 lors des deux dernières rencontres, qui ont pris la forme de « cercles » sans micro. Les chefs et le conseil étaient aussi disponibles pour donner de l'information aux membres.

Tactiques de communication pour le référendum de la Nation des Squamish

  1. Appel aux membres de la communauté pour encourager ceux qui ne prenaient pas facilement la parole lors des réunions.
  2. Élaboration d'une liste d'intervenants afin que tout le monde ait l'occasion de parler et que le temps d'intervention des membres ayant tendance à prendre toute la place soit limité.
  3. Création d'un centre des messages doté d'un numéro sans frais pour permettre aux membres hors réserve de faire connaître leurs préoccupations.
  4. Création de 15 bulletins d'information différents abordant chacun un aspect bien précis des enjeux soumis aux membres, y compris une foire aux questions.
  5. Création d'une vidéo produite en 2 200 exemplaires afin que les membres plus « visuels » aient la possibilité de visionner le message de 25 minutes dans l'intimité de leur foyer.
  6. Création d'un site Web destiné aux internautes qui comprenait de l'information archivée au sujet de l'histoire de la Nation, plus particulièrement sur la question de la fusion de 1923, au moment où 16 bandes se sont réunies pour former la Nation des Squamish, et sur la question des terres de Kitsilano. Le site Web permettait d'envoyer des courriels pour les membres souhaitant qu'on réponde immédiatement à leurs questions.
  7. Élaboration d'un programme de liaison avec les médias dans le cadre duquel on offrait aux journalistes des documents d'information sur les questions et au chef et aux conseillers une préparation avant les discussions sur des questions importantes avec les médias.
  8. Mise en œuvre d'un programme de relations communautaires dans le cadre duquel les chefs et les conseillers ont visité les communautés qui composent la Nation.
  9. Mise au point de publipostages ou de circulaires, personnalisés pour chaque destinataire, afin de les informer sur toutes les questions.
  10. Réalisation d'un sondage et communication avec plus de 1 900 membres avant le jour du référendum afin de les encourager à en apprendre davantage sur l'accord de principe et à aller voter.

Et nous ne sommes plus perçus de la même façon!

« Les médias et le grand public en savent aujourd'hui plus que jamais auparavant sur la Nation des Squamish, a déclaré M. Joseph. En fait, dans les médias, les reportages sur ce qui s'y passe reflètent beaucoup mieux la réalité qu'avant ».

Aujourd'hui, les membres de la Nation des Squamish communiquent régulièrement avec le chef et le conseil, et le Service de communication reçoit de 100 à 120 appels par jour.

« Nous avons constaté que si les gens jouent un rôle actif dans les communications et s'ils sont en mesure de participer à la publication de documents, de bulletins d'information et de sites Web, ils sont mieux à même de savoir ce qui se passe dans la communauté. »

Pour M. Joseph, la clé du succès est la suivante : « Derrière tout ça, il n'y a rien de complexe. Tout est simple et bien terre-à-terre, des choses que nous faisons tous déjà. C'est tout ce que nous avons fait : écouter attentivement nos membres. »

Résultats

Grâce aux votes des trois quarts des membres votants admissibles aux deux questions du référendum, celui-ci s'est avéré un énorme succès. En outre, le vote des membres ne laissait aucun doute : 88 pour 100 d'entre eux se sont prononcés en faveur de l'entente de règlement et de l'accord de fiducie.

RéSULTATS DU RéFéRENDUM
  Premiere question Seconde question
Total eligible voters 1,944 1,944
Total votes cast 1,487 1,325
Percentage voting 76.5% 68.2%
"Yes" Votes 1,313 1,121
Percentage support 88.3% 84.6%
"No" Votes 165 200
Percentage against 11.1% 15.1%
Spoiled ballots 9 4
Percentage spoiled 0.6% 0.3%



Chapter 7: Web Communications

Web sites are an important part of most communication strategies and can benefit your organization in many ways. One of the most important features of a Web site is its global reach. Web sites are effective for communicating with broad, varied audiences, and can be very cost-effective. A Web site will allow interested users worldwide to find out about you easily and quickly. You can use your Web site to promote events, publications and key messages.

Conseil

A Web site should be fully inclusive and relevant to First Nation membership (on/off reserve), community members, surrounding communities, media, etc.

Carefully planned, a Web site should meet the communication needs of a wide range of users, from community members to the media and the public. It saves users time and effort if they know they can get what they need directly from your Web site. Similarly, it saves you time and money if users find information for themselves. A Web site should work hand in hand with your social media channels in order to achieve a fully effective online presence.

A Web site allows you to set up two-way information flows with your users. Bulletin boards and online polls allow you to gather information from your audience. Online exchanges can allow users, who would otherwise not have the chance to voice their opinion, to make a contribution.

Steps you will need to take when developing a Web site:




Chapter 8: Social Media

Social media is an interactive and accessible form of communication that has become a significant part of our everyday life. Using social media and incorporating it into your communications planning can be an efficient and cost-effective way to reach and engage your community members and other stakeholders.

What is Social Media?

Conseil

Find out what social media platform is most popular with your audience and focus your social media efforts on that platform.

Conseil

Consider developing a social media strategy or include a social media component in your wider communications strategy. This will enable you to set out the objectives, the resources (including staff time) you have available and how regularly you plan to post new and relevant content that will engage your audience. The strategy will help you identify the social media platforms that fit your objectives and are best suited to your targeted audience. Your strategy should also identify other organizations accounts that have content you may want to share/retweet.

Social media is a term used to describe a wide array of different Web-based applications or tools that enable individuals to create, share and exchange ideas and information through words, pictures, audio and video.

Chances are you have heard of many of these social media platforms: Facebook, LinkedIn, Twitter, YouTube, Pinterest, Instagram, Snapchat, Flickr, WordPress, Blogger, Typepad, LiveJournal, Wikipedia, Wikidot or Reddit.

Social media is a very powerful tool that has led to grassroots movements and even revolutions around the world. It's a medium that communicators have learned to incorporate into their planning to help their organization achieve its communications goals.

Why Social Media is Important

Should your organization use social media as part of your outreach? The answer to that question is most definitely "Yes."

Here are some of the reasons why social media should be part of your communications planning and activities:

Because social media never sleeps, some organizations are reluctant to use the social media tools available to them. Monitoring social media sites, answering questions and managing and creating content takes time. One way to tackle this is to consider starting small by focusing on one social media platform such as Twitter or Facebook. Since these platforms have options that you can either activate or deactivate such as the comment section, you can reduce the time you spend managing them by limiting the number of options that are activated. Focusing on information sharing and monitoring may be an initial strategy for your First Nation to begin exploring what social media can do for your community.

Getting Started

Conseil

There are many social media platforms that you can use, however, make sure you consider each one carefully and ask yourself: "What is the purpose?" and "Does this social media platform help accomplish our overall communications goals?"

Conseil

When establishing your social media accounts, make sure you consider the length and simplicity of your account names and hashtags. Names that are too long are not memorable. Use a coordinated approach with all of your names. Unless your organization has a well established acronym, try to avoid them.

Conseil

It is important to write a social media policy for your organization. This will enable you to outline your social media goals and create a framework for your employees to feel safe and empowered to use the social media platforms your organization has identified.

Create a Facebook account (www.facebook.com)

Facebook allows users to create a profile, add "friends", "like" pages, exchange messages, post status updates and photos, share videos and receive notifications when others update their profiles.

To create a Facebook presence for your First Nation, you will need to set up a organization page at facebook.com/pages. You must have a personal account to administer the page.

Create a Twitter account (www.twitter.com)

Twitter is an online social networking service that enables users to send and read short 140-character messages called tweets. Registered users can read and post tweets, but unregistered users can only read them. Users can subscribe or "follow" another Twitter account and will then automatically receive tweets as they are posted. Users can access Twitter through a Web interface, text messaging service, or mobile device application.

Create a Hootsuite account (www.hootsuite.com)

Hootsuite is a social media management system that allows you to manage your organization's social media presence. It is a social media dashboard designed to listen, engage and measure all social networks from one simple interface. By using Hootsuite you can:

Establish a blog on your organization's Web site

A blog is a discussion or informational site or page that can be hosted on your Web site. Blogs consist of discrete entries or "posts" which are typically displayed in reverse chronological order (the most recent post appears first).

Keep It Simple

Conseil

When you post information, individuals should know it is from your organization. Ensure that the social media platforms you use include your logo and a short description about your organization. A professional visual identity will distinguish your organization from all others.

Now that you are ready to enter the social media realm, make sure your text is short and to the point. Don't try to say everything in a Twitter or Facebook post. Think of your posts as teasers to capture your audience. Use links in your post to direct readers to your Web site or blog where you can provide more detail.

Remember you can also link to bulletins, press releases, meeting notices, videos, pictures and fact sheets that have been created as part of your communications activities and are already posted on your Web site. You can also link to your blog where you can have longer written text and stories. Individuals will be able to find more information about your First Nation or one of your initiatives through a simple click of a button.

By posting relevant and interesting information to your social media accounts for your target audiences, you should strive to increase followers, likes and mentions. Being active on social media will also provide you with critical information and feedback for your overall communications plan.

What is a hashtag

A hashtag is a single word or phrase (with no spaces) preceded by a hash or pound sign (#) which is used to tie together various social media posts about a specific topic (see the example on the right). You can use hashtags to provide information about your specific initiative or to join other social media conversations that are of interest to you or your organization. You can also use hashtags to track posts and subsequent conversations. By conducting an electronic search you can find all messages that contain the hashtag on a particular social media platform such as Twitter. Although hashtags were originally created and supported by Twitter, they are now more widely used on other platforms such as Facebook, Pinterest, Instagram, Vine, Google+, and Tumblr.

Using Video

You may want to consider using YouTube (www.youtube.com) as a medium to connect and network with your audience.

Video has become more and more prevalent today and by setting up your own YouTube channel you can post videos about community initiatives or from your organization's events. You could even include interviews of people from your community.

Posting to YouTube takes only minutes and you can use Hootsuite to post links to your new YouTube content on your other social media accounts in seconds.

People are watching events online as they happen. They will be willing to share and like your posts if they find the information touching, humorous, relevant or informative. This can provide you with valuable insight into what your target audiences are interested in.

By asking your audience to subscribe to your YouTube channel and having them leave comments you can create an ongoing network where you can engage and communicate.

This diagram provides an example of how to link your social media and electronic resources.

  1. Teaser Text
    Develop short teaser text (to be posted on social media) based on reports, pamphlets and other documents. Longer explanations and full documents will be located on or directed through the Web site.

  2. HootSuite
    Insert teaser text into HootSuite. For Twitter, the text cannot be longer than 140 characters inclusive of Web link. Other text will be posted without links. HootSuite will automatically post to your social media channels.

  3. Social Media Channels ( Facebook, Twitter, YouTube)
    Remember to use your organization's name when establishing your accounts. Also, use hashtags (#) to promote your initiatives.

    • Followers
      Will repost tweets, like status, like posts, and like comments.

  4. Website
    Social media channels will direct individuals to your Web site. The blog will have longer explanations and direct visitors to the appropriate section of the Web site for more information.




Chapter 9: Resources

This listing provides a sample of the types of resrouces that can be found on the Internet or at your local library.

Training

Toolkits and Other Support Materials

Organizations and Associations

Style Guides

Media Directories

 

Glossary

Audience
The individuals or group of people you address through communications activities. Audiences can be defined based on everything from age to location to interests. Communications tactics may target a specific audience or several different audiences.
Background
Information provided to help educate a journalist about a specific topic. To "background" a reporter means the information provided may be reported, but the source is typically not identified in any way in a specific story.
Backgrounder
A document containing background information about an initiative, service, organization or event.
Blog
Blog is short for weblog. A public Web site functioning as an online journal where users post their thoughts, comments and philosophies, as well as links to other Web sites and images. Blogs are updated frequently, can be written by one person or a group of contributors and normally reflect the views of the blog's creator.
Branding
The process of creating a distinct identity (brand) for a product or organization. A brand is a symbolic representation of all the information connected to the product or organization and serves to create associations and expectations around it. A brand can include a logo, fonts, colour schemes and symbols which may be developed to represent implicit values, ideas, and even personality.
Case study
Analysis of a particular project, initiative, or organization to learn what factors led to its success or failure.
Consensus
  1. General agreement from all parties.

  2. A decision-making process where parties reach an agreement by finding common ground.
Copyright
Legal ownership that protects literary, music, or artistic work.
Direct Mail
A common marketing approach, in which communications materials such as flyers, newsletters, postcards, etc. are sent directly to customers using the postal service.
Electronic Media
Type of media where messages are delivered to an audiences through an electronic channel such as e-mail, Webcasts or the Internet.
Evaluation
An examination and assessment of a particular initiative that reveals strengths and weaknesses of the approach and whether or not the overall outcome is successful.
External Communications
A strategic method of communicating that seeks to inform and educate external audiences about an organization's mission, objectives and initiatives.
Fact Sheet
A brief, easy-to-read document containing factual information about a product, service, organization or event. Fact sheets often contain lists, statistics, and answers to common questions. In some cases, fact sheets may be a summary of a longer document.
Goals
Broad, general statements of desired outcomes (i.e. to inform audiences about the treaty process). (See objectives)
Headline
The title at the top of a newspaper article or at the beginning of a news release, usually set in large, often bold type. Written with the intent to catch the eye of the reader, often using catchy or active language.
Implementation
The act of putting a plan into effect. A practical method for accomplishing specific goals and objectives.
In-house
A term used to note that resources from within an organization will be used instead of contracting for the work to be done externally. This is often an effective way of minimizing costs.
Interactive Communications
Two-way communications process which not only delivers information but provides an avenue for the audience to respond with comments, questions and suggestions.
Internal Communications
Communications inside an organization, usually between departments or between the organization and employees. Newsletters, intranets and other media are often used for this purpose.
Inverted Pyramid
Organizing information, particularly within a news story or news release, so that the most important, interesting or substantial information is presented first, at the top of the page. Other information then follows in order of diminishing importance.
Lead
First few sentences of a news release, outlining the nature of the news or story below. Typically a lead should attempt to answer most or all of the five Ws: who, what, where, when and why.
Logo
A graphical element or symbol designed to represent a company, organization, product, service, and sometimes places. Logos are typically designed to cause immediate recognition by the viewer. In some cases a symbol is used alone (a red cross for the Red Cross) but usually both images and the company name are used together.
Marketing
A communication process that promotes goods, services or information.
Media advisory
Invitation to the media to attend a news event. Advisories typically include the date, time and place of the event, and the name of the spokesperson and contact information.
Media Feed
A technical capability that allows media to plug their recording equipment directly into a sound system to get a clearer recording of the speakers.
Media release
Written communication directed at members of the media for the purpose of announcing something that is newsworthy (i.e. conferences, announcements). A news release is usually mailed, faxed or e-mailed to editors of newspapers, magazines, radio stations, and television stations.
Media Scrum
The situation where a group of reporters and TV cameras surround a public figure, spokesperson, or other key individual, and bombard them with questions (often following speeches or sitting of the House of Commons).
Mission Statement
A formal statement that describes the overall purpose of the organization. Mission statements are typically provided in the organization's formal documents such as a strategic plan.
News conference
Media event which newsmakers invite journalists to attend for the purpose of making an announcement, answering questions, etc. A news conference allows a newsmaker to answer questions from reporters all at once rather than answering dozens of phone calls and can help attract news coverage for something that journalists were not aware of before. (Also called press conference.)
News Release
See media release.
Not for Attribution
An agreement between the provider of information and a reporter that the information given can be used but the source must not be identified. In some cases, individuals may be quoted but are only identified by their general occupation (e.g., a spokesman for FNES.)
Objective
A specific statement of what is to be achieved. To be most effective, an objective should be measurable, specific, realistic and have a time targeted for completion.
Polling
Survey to gather information or opinions from the public.
Press Conference
See news conference.
Public Service Announcements (PSA) or Community Service Announcement (CSA)
A non-commercial "advertisement" which is broadcast for free on radio or television as a public service. PSAs are most often used to raise awareness and educate the public about health and safety issues.
Public relations/ Publicity
The management of communications between an organization and the general public with the intention of building awareness of and/or fostering a desired attitude towards the organization, a product or a service.
Slogan
A brief memorable motto or phrase used in advertising or promotion. One element of branding.
Stakeholder
An individual or group of individuals who affect or can be affected by an organization's actions. Stakeholders may include community members, employees, local communities, government, etc.
URL
On-line Web site address or locator, beginning with http://
Vision
Description of what an organization hopes to achieve in the future.
Wordmark
A simple text-only graphic created from the name of an organization to be used as a clear, visually memorable identity. The word becomes a visual symbol of the organization or product.

 

Social Media Glossary

Comment
Replying to a social media post with an affirmation, question, disagreement, etc.
Follow
Signing up to receive the posts of another person or organization.
Follower
A person who follows or subscribes to the posts of another individual or organization on social media.
Following
A list of other users you have chosen to watch or follow on social media. Updates from these other users will appear on your home page.
Friends
The network of people an individual connects with through social media.
Friend (verb)
To add (a person) to one's list of contacts on a social media site.
Handle
A username.
Hashtag
A word or phrase preceded by a hash or pound sign (#) and used to identify messages on a specific topic. For example, "#Aboriginal" or "#SocialMedia".
Mention
Including the handle of an individual or organization in social media content. That individual or organization then gets notification that they've been mentioned. For example, "Great discussion with @johnny_doe17 at the meeting last night."
Like
A way for users to indicate positive feedback concerning a post. A user can "like" posts they find interesting or engaging by clicking the "like" button below each post.
Retweet
A way to repost or share someone else's tweet in Twitter.
Social media
Web sites and applications that allow people to create online communities or networks to share information, ideas, and pictures/videos.
Tweet
The content you share with your Twitter followers.



We hope the information, templates and examples provided in the First Nations Communications Toolkit serve as a useful resource as you develop your own communications tools and programs. This is not intended to be a definitive communications guide, nor do we consider it final. As communications practices continue to evolve, we will add new material to ensure the Toolkit remains up-to-date.

We encourage all First Nations communicators to share their best practices and success stories with their colleagues and other First Nations through this Toolkit. If you would like to share your examples of communications successes with us or have suggestions on how we can make the Toolkit more relevant, please contact us.

Communications and Consultation
Aboriginal Affairs and Northern Development Canada
Phone: 604-775-5100 (local) / 1-800-567-9604 (toll-free)
Fax: 604-775-7147
E-mail: infopubs@aandc-aadnc.gc.ca

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