2018-2019 Exigences en matière de rapports financiers

Table des matières

Remarques importantes

(Ces remarques font partie intégrante de ce document.)

A. Consolidation des Exigences en matière de rapports financiers d’Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC) et de Services aux Autochtones Canada (SAC) – excluant Santé Canada – Direction générale de la santé des Premières Nations et des Inuits, maintenant connu en tant que Ministère(s).

B. Loi sur la transparence financière des Premières Nations (LTFPN)

La Loi sur la transparence financière des Premières Nations exige que chaque Première Nation qui est une bande au sens du paragraphe 2(1) de la Loi sur les Indiens (non partie à une entente globale sur l'autonomie gouvernementale mise en vigueur par une loi du Parlement) :

La Loi s'applique à chacun des exercices débutant après la date de son entrée en vigueur, soit le 27 mars 2013. La Loi s'applique conséquemment à chaque exercice financier à compter de l'exercice 2013-2014.

Les rapports financiers que les Premières Nations doivent préparer et fournir à AANC selon leurs ententes de financement et le présent Guide de présentation des rapports incluent ceux qu'ils doivent préparer et publier en vertu de la Loi.

La Loi exige également qu'AANC publie sur son site Internet les documents que les Premières Nations doivent préparer en vertu de la Loi sur la transparence financière des Premières Nations une fois qu'elles ont fourni ces documents à AANC.

Comme certains documents que les Premières Nations doivent fournir à AANC en vertu du Guide de présentation des rapports ne sont pas couverts par la Loi, les Premières Nations doivent remettre à AANC les documents visés par la Loi et les autres documents en deux fichiers séparés comme suit : 

Fichier 1 : Les documents requis en vertu de la Loi et qu’AANC publiera à la réception :

  1. EFCV, incluant le rapport écrit du vérificateur;
  2. Tableau de rémunérations et des dépenses (chefs et conseillers) – Annexe B, qui est accompagné d'un rapport du vérificateur ou d'un rapport de mission d'examen.

Veuillez noter que le Tableau de rémunérations et des dépenses des chefs et des conseillers ne doit pas faire partie intégrante des EFCV et ne doit comprendre aucun renseignement sur quiconque d'autre que les chefs et les conseillers.

Fichier 2 : Les documents non visés par la Loi :

  1. Tableaux des revenus et des dépenses pour les programmes/services/activités (Annexe A);
  2. Tableau de rémunérations et des dépenses (cadres supérieurs non élus) (Annexe C), qui est accompagné d'un rapport du vérificateur ou d'un rapport de mission d'examen.

Pour le contenu détaillé de ces documents, voir les sections 6.0 et 7.0 ci-dessous.

1.0 Contexte et historique

Les ministères des Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC) et de Santé Canada (SC) (ci-après SC-DGSPNI – c.-à-d. Direction générale de la santé des Premières Nations et des Inuits) reçoivent et examinent l'information financière conjointement avec l'information non financière et vérifient la conformité annuellement. Les activités annuelles visant la conformité entreprises par les ministères permettent de garantir que les fonds versés sont dépensés aux fins prévues et d'évaluer que la situation financière du bénéficiaire est suffisamment stable pour lui permettre d'assurer la prestation continue des programmes et des services financés.

La reddition de comptes au sujet de l'utilisation des fonds publics aux membres de la collectivité et aux Canadiens demeure un élément essentiel du cadre de contrôle de gestion visant les paiements de transfert. Tous les organismes dirigeants sont, en dernier ressort, responsables devant les intervenants. À ce titre, AANC ou SC-DGSPNI doit montrer aux Canadiens et au Parlement, par l'intermédiaire des ministres respectifs, que tous les fonds, y compris ceux qui sont transférés aux Autochtones et aux autres bénéficiaires, sont dépensés conformément aux modalités des ententes de financement.

Le Guide de présentation des rapports – Exigences en matière de rapports financiers est un document complémentaire qui aide les bénéficiaires qui reçoivent des fonds d'AANC ou de SC-DGSPNI à se conformer aux modalités de leur entente de financement concernant la responsabilisation financière, la transparence financière et la préparation des rapports financiers. Ce document doit être lu conjointement avec l'entente de financement du bénéficiaire.

D'autres intervenants peuvent participer à la gestion de l'entente de financement, par exemple le vérificateur ou les comptables du bénéficiaire ou des organismes apparentés qui reçoivent une part des fonds remis au bénéficiaire. Si tel est le cas, il est fortement recommandé que les bénéficiaires remettent le document Exigences en matière de rapports financiers à tous ceux qui participent à la gestion de l'entente de financement étant donné que toutes les parties doivent comprendre les exigences du bénéficiaire en matière de rapports financiers annuels et celles des organismes apparentés recevant des fonds.

2.0 Portée

Le présent document s'applique à tous les bénéficiaires d'AANC ou de SC-DGSPNI, excluant Santé Canada – Direction générale de la santé des Premières Nations et des Inuits qui reçoivent des fonds dans le cadre d'une entente de financement signée avec le(s) ministère(s) et qui doivent respecter, à ce titre, des exigences en matière de rapports financiers comme il est indiqué dans les modalités de leur entente de financement.

3.0 Normes comptables

Les états financiers sont essentiels à la responsabilisation. Ils représentent la santé financière du bénéficiaire et fournissent des informations sur les sommes qui ont été dépensées et la raison de ces dépenses. Les états financiers facilitent également la prise de décisions futures.

Les états financiers sont préparés par le bénéficiaire et vérifiés par un vérificateur indépendant et qualifié qui rédige une opinion professionnelle et indique si tous les aspects importants des états financiers sont complets et justes. Les états financiers fournissent des renseignements importants à tous les intervenants, par exemple aux ministères fédéraux qui accordent des fonds par l'intermédiaire de programmes de paiements de transfert et aux institutions financières qui font affaire avec ces entités.

Dans la majorité des cas, comme il est décrit ci-dessous, les états financiers vérifiés doivent être préparés conformément aux normes du Conseil sur la comptabilité dans le secteur public (CCSP), que tous les gouvernements au Canada appliquent de façon normalisée.

De plus, certains rapports spéciaux détaillés peuvent être exigés.

3.1 Premières Nations

Publié par Comptables professionnels agréés du Canada (CPA Canada), le Manuel de comptabilité pour le secteur public (ci-après le Manuel) s'applique à tous les types de gouvernements au Canada et, à ce titre, les Premières Nations sont considérées comme des gouvernements d'un point de vue comptable.

3.2 Conseils tribaux et organisations politiques des Premières Nations

Les conseils tribaux et les organisations politiques des Premières Nations doivent respecter les recommandations comptables du Manuel du modèle normalisé de présentation de l'information comptable des gouvernements, à moins que les recommandations et les définitions des normes comptables canadiennes établissent qu'ils constituent plutôt des entreprises à but lucratif, des organisations sans but lucratif ou des organismes gouvernementaux sans but lucratif, selon les définitions du Manuel de CPA Canada.

Il incombe au bénéficiaire, avec l'aide du vérificateur, de déterminer les recommandations de normes de CPA Canada applicables à son organisation.

3.3 Bénéficiaires autres que les Premières Nations, les conseils tribaux et les organisations politiques des Premières Nations

Les bénéficiaires autres que les Premières Nations, les conseils tribaux et les organisations politiques des Premières Nations doivent respecter les recommandations comptables du Manuel, à moins que les recommandations et les définitions des normes comptables canadiennes établissent qu'ils constituent plutôt des entreprises à but lucratif, des organisations sans but lucratif ou des organismes gouvernementaux sans but lucratif, le cas échéant.

Il incombe au bénéficiaire, avec l'aide du vérificateur, de déterminer les recommandations de normes de CPA Canada applicables à son organisation.

3.4 Organismes apparentés

Dans certains cas, AANC ou SC-DGSPNI peut accorder des paiements de transfert à un bénéficiaire qui, à son tour, transfert à un organisme apparenté une partie ou la totalité de ces paiements de transfert et les responsabilités qui y sont rattachées, c'est-à-dire la prestation de programmes et de services, comme il est décrit dans les modalités de l'entente de financement. Dans de telles circonstances, le bénéficiaire du financement qui a conclu l'entente de financement avec AANC ou SC-DGSPNI demeure redevable à AANC ou à SC-DGSPNI quant au respect de ses obligations aux termes des modalités de l'entente de financement.

De plus, lorsque le bénéficiaire a transféré des fonds à un organisme, il doit exiger que cet organisme lui présente les modalités du transfert et ses propres états financiers. Par ailleurs, le bénéficiaire doit présenter ses propres états financiers au ministère qui lui a alloué des fonds. Aussi, sur demande écrite d'AANC ou de SC-DGSPNI, le bénéficiaire doit présenter à AANC ou à SC-DGSPNI une copie des états financiers de l'organisme apparenté.

4.0 Références

5.0 Définitions

Pour les besoins du présent guide, voir les définitions qui sont énoncées à l'Annexe A de la Directive sur les paiements de transfert du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

6.0 Exigences en matière de rapports financiers

Cette section présente les éléments des rapports financiers qui doivent être fournis à AANC ou à SAC, comme il est énoncé dans l'entente de financement du bénéficiaire.

Les bénéficiaires d'AANC ou de SC-DGSPNI doivent présenter leurs rapports financiers dans le format d'EFCV qui est affiché sur le site Web d'AANC. Dans le cas d'états financiers vérifiés, le bénéficiaire doit embaucher un vérificateur indépendant qui est membre en règle d'un ordre professionnel, d'un institut ou d'une association de comptables constitué en personne morale sous le régime de la loi d'une province ou d'un territoire où le bénéficiaire à ses bureaux administratifs. Lorsque le vérificateur indépendant est membre d'un ordre professionnel, d'un institut ou d'une association de comptables constitué en personne morale en vertu d'une loi de la province du Manitoba, il doit être reconnu par le Manitoba en ayant obtenu le titre comptable professionnel agréé. Ce sont les normes minimales à respecter.

6.1 Premières Nations, Conseils tribaux et Organisations politiques des Premières Nations (qui utilisent le modèle normalisé de présentation de l'information comptable des gouvernements)

6.1.1 F-0080 – Dossier des EFCV, qui comprend ce qui suit :

a) États financiers

  • États financiers annuels consolidés et vérifiés (voir la section 7.1), incluant le rapport écrit du vérificateur. Pour les Premières Nations bénéficiaires, ces états financiers doivent être publiés ou se faire publier par la Première Nation sur un site Internet et seront publiés sur le site Internet d'Affaires Autochtones et du Nord Canada (AANC)/ Services aux Autochtones Canada (SAC).

b) Rapports spéciaux :

  • Tableaux des revenus et des dépenses pour les programmes / services / activités (annexe A)
  • Tableaux de rémunérations et dépenses (Chefs et conseillers) (annexe B) qui est accompagné d'un rapport de vérification ou un rapport de mission d’examen. Pour une Première Nation, ce tableau doit être publié ou se faire publier par la Première Nation sur un site internet et sera publié sur le site internet d'Affaires Autochtones et du Nord Canada(AANC/Services aux Autochtones Canada(SAC).                                               
  • Tableaux de rémunérations et dépenses (cadres supérieurs non élus) (annexe C) – qui est accompagné d'un rapport de vérification ou un rapport de mission d’examen.

Veuillez noter que les tableaux de rémunérations et dépenses (Chefs et conseillers) ne doivent pas être partie intégrante des états financiers consolidés vérifiés.

Comme l'information sur des personnes identifiables (renseignements personnels) apparaîtra dans le tableau de rémunération et les dépenses (Chefs et des conseillers) et pourra apparaître dans les états financiers consolidés, la Première nation doit donner un préavis aux personnes que ces documents seront publié et pourront ètre divulgués aux membres de la collectivité. Seuls les renseignements personnels qui sont raisonnablement nécessaires pour compléter les états financiers consolidés doivent être inclus dans ce document.

Là où l'information sur des personnes identifiables (renseignements personnels) apparaîtra dans le tableau de rémunération et les dépenses (Chefs et des conseillers), la Première Nation devra informer ces membres de la divulgation potentielle de ce document.

OU

6.1.2 F-0081 – Dossier du tableau annuel non vérifié des revenus et des dépenses, qui comprend ce qui suit (ne s’applique pas aux Premières Nations) :

  • Tableaux des revenus et des dépenses pour les programmes/services/activités (Annexe A)

6.2 Bénéficiaires autres que les Premières Nations, les conseils tribaux et les organisations politiques des Premières Nations (y compris les organismes sans but lucratif) qui utilisent le modèle de présentation générale

6.2.1 F-0190 – Dossier des états financiers annuels vérifiés, qui comprend ce qui suit :

a) États financiers

  • États financiers annuels consolidés et vérifiés (voir la section 7.1)

b) Rapports spéciaux :

  • Tableaux des revenus et des dépenses pour les programmes/services/activités (Annexe A)

OU

6.2.2 F-0191 – Dossier du tableau annuel vérifié des revenus et des dépenses, qui comprend ce qui suit :

  • Tableaux des revenus et des dépenses pour les programmes/services/activités (Annexe A) – un rapport de vérification ou un rapport de mission d'examen est requis.

OU

6.2.3 F-0192 – Tableau annuel non vérifié des revenus et des dépenses, qui comprend ce qui suit :

  • Tableaux des revenus et des dépenses pour les programmes/services/activités (Annexe A)

7.0 Description de rapports financiers

7.1 États financiers annuels vérifiés

Remarque importante

Les demandes de redressement des états financiers vérifiés du bénéficiaire seront considérées seulement lorsqu'un événement exceptionnel se produit (p. ex. pour une inexactitude importante découlant d'une erreur comptable, une non-conformité avec les principes comptables généralement reconnus, etc.) Les normes de CPA Canada doivent être consultées lorsqu'un redressement est demandé par un bénéficiaire.

a) Les bénéficiaires qui utilisent le modèle normalisé de présentation de l’information comptable – Premières Nations, conseils tribaux et organisations politiques des Premières Nations

Le bénéficiaire doit remettre les EFCV conformément au Manuel de CPA en utilisant le modèle normalisé de présentation de l'information comptable des gouvernements.

Les états financiers vérifiés doivent inclure, au minimum, les éléments suivants :

  • Lettre de recommandation;
  • Rapport du vérificateur;
  • État consolidé de la situation financière;
  • État consolidé des opérations (y compris les données budgétaires);
  • État consolidé de l'évolution de la dette nette;
  • État consolidé des flux de trésorerie;
  • Notes afférentes aux états financiers.

b) Bénéficiaires utilisant le modèle de présentation générale (autres que les Premières Nations)

Les bénéficiaires qui fournissent un rapport suivant le modèle commun de présentation doivent remettre des EFCV, conformément au Manuel de CPA Canada.

Les états financiers vérifiés doivent à tout le moins inclure les éléments suivants :

  • Lettre de recommandation;
  • Rapport du vérificateur;
  • Bilan consolidé;
  • État consolidé des résultats (y compris les données budgétaires);
  • État consolidé des bénéfices non répartis;
  • État consolidé des flux de trésorerie;
  • Notes afférentes aux états financiers.

Les états financiers doivent être signés par un représentant officiel autorisé à représenter le bénéficiaire.

7.2 Tableau des revenus et des dépenses
Bénéficiaire – Programme/service/activité (Annexe A)

INFORMATION IMPORTANTE

Un tableau des revenus et des dépenses séparé doit être fourni pour CHAQUE programme/service/activité/projet visé par l'octroi de fonds dans le cadre d'une entente de financement.

Les paramètres suivants s'appliquent aux tableaux des revenus et des dépenses :

  • Présentation selon la comptabilité d'exercice (les revenus et les fonds reçus durant la période visée moins les dépenses engagées);
    • Les revenus sont comptabilisés pour l'exercice en cours où des transactions ou des activités donnent lieu à des revenus pour les transactions financières;
    • Les dépenses sont comptabilisées pour l'exercice en cours lorsque des biens et des services sont acquis, des passifs sont engagés, ou des transferts sont dus pour des transactions financières, sans toutefois inclure les transactions non financières (par exemple les dépenses d'amortissement).
  • Présentation selon l'entente de financement de l'information séparément et individuellement pour chacun des modes de financement de contribution préétablie, fixe, souple ou globale de chaque tableau des revenus et des dépenses des programmes/services/activités/projets;
  • Présentation de tous les revenus et fonds reçus par source et les dépenses engagées par objet pour chaque programme/service/activité dont il est question dans l'entente de financement;
  • Inclusion d'une section sur les revenus qui présente les fonds/revenus tirés de toutes les sources, notamment les fonds reçus d'autres ministères, d'entreprises privées et d'autres sources;
  • Présentation des fonds inutilisés (c.-à-d. des fonds inutilisés de l'exercice précédent, le cas échéant);
  • Présentation en détail des soldes d'ouverture et de clôture des fonds reportés/inutilisés;
  • Divulgation des données budgétaires;
  • Approbation par un représentant autorisé du bénéficiaire au moyen de la signature des états financiers présentés;
  • Inclusion de toute l'information additionnelle pertinente dans les tableaux et les états financiers;
  • Quand il y a plus d'une source de financement pour un programme/service/activité/projet, il serait préférable pour le bénéficiaire de fournir des détails supplémentaires sur ces autres sources afin que le calcul des remboursements proportionnels en tienne compte, selon le cas.

7.3 Tableaux de rémunérations et dépenses (Annexes B et C)

7.3.1 Déclaration du vérificateur

Les états financiers vérifiés doivent inclure, pour chaque tableau décrit dans la présente section, soit un rapport du vérificateur soit un rapport de mission d'examen préparé par le vérificateur du bénéficiaire. 

7.3.2 Exigences relatives aux tableaux de rémunérations et des dépenses

Les Premières Nations doivent fournir les tableaux et les renseignements suivants :

  • Chefs et conseillers – Le « Tableau de rémunérations et des dépenses (chefs et conseillers), qui présente séparément, d'une part, la rémunération versée et, d'autre part, les dépenses remboursées au chef et aux conseillers – que ce soit en leur qualité de chef ou de conseiller, en toute autre qualité ou à titre personnel – par la Première Nation et toute entité qui, selon les principes comptables généralement reconnus, doit être intégrée dans son périmètre de consolidation. Consultez l'Annexe B pour les définitions de « rémunérations » et de « dépenses ». Le tableau ne doit inclure aucune information sur quiconque d'autre que les chefs et les conseillers.
  • Cadres supérieurs non élus – Le « Tableau de rémunérations et des dépenses » qui présente l'information figurant à l'Annexe C. Le tableau ne doit inclure aucune information sur quiconque d'autre que les cadres supérieurs non élus.

Veuillez noter que les Tableaux de rémunérations et des dépenses ne doivent pas être inclus dans les EFCV.

7.4 Lettre de recommandations du vérificateur à la direction (Lettre du vérificateur)

Le Manuel de CPA Canada recommande que le vérificateur présente au comité de vérification, ou à un comité similaire, toutes les lacunes relevées quant aux contrôles internes qui découlent du processus de vérification des états financiers (Réf. 5220.07 – Manuel de CPA Canada). On désigne le document servant à communiquer ces lacunes sous le nom de « lettre du vérificateur » ou de « lettre sur le contrôle interne ». Ces lettres du vérificateur et les recommandations qu'elles renferment constituent des outils précieux pour les gestionnaires, et elles peuvent aider les bénéficiaires à renforcer leurs capacités administratives et financières.

Le Manuel de CPA Canada exige également que le vérificateur communique par écrit au moment opportun aux responsables de la gouvernance les lacunes importantes quant aux contrôles internes relevées lors de la vérification. Il est fortement recommandé de fournir la « lettre du vérificateur » ou la « lettre sur le contrôle interne » à AANC ou à SAC. Cependant, il devient obligatoire de présenter cette lettre dans les cas suivants :

  1. Le bénéficiaire est déjà en situation de manquement, selon les dispositions relatives au manquement d'une entente de financement, et cette exigence s'ajoutera aux obligations imposées précédemment;
  2. Le bénéficiaire ne respecte pas les modalités de l'entente de financement, et AANC ou SAC a informé le bénéficiaire que des mesures de gestion de manquement sont requises.

Annexe A
Tableau des revenus et des dépenses

Bénéficiaire financé – Nom du programme/service/activité/projet
pour l’exercice se terminant le 31 mars 201X
  Budget de 201X Budget de 201X Non vérifié 201X (exercice antérieur) (non vérifié)
Revenus (exemples)
Affaires autochtones et du Nord Canada SC-DGSPNI (s’il y a lieu)      
Autres revenues      
AANC ou SC – Fonds de revenu d’intérêt en fiducie      
Fonds inutilisés des exercices antérieurs (s’il y a lieu)      
Total des revenus      
Dépenses (exemples)      
Publicité      
Frais de vérification      
Créances irrécouvrables      
Frais bancaires      
Aide d’urgence      
Honoraires      
Assurance      
Intérêt sur la dette à long terme      
Réunion      
Divers      
Bureau      
Honoraires professionnels      
Loyer      
Réparations et entretien      
Salaires et avantages sociaux      
Sous-traitance      
Fournitures      
Téléphone      
Tradition et culture      
Déplacements      
Total des dépenses      
Surplus (déficit) avant transferts      
Transferts entre programmes      
Transfert pour l'éducation (exemple)      
Transfert de Casino (exemple)      
Surplus (déficit)      

Annexe B :
Tableau de rémunérations et des dépenses – (chefs et conseillers)

Nom du bénéficiaire du financement
Pour l’exercice se terminant le 31 mars 201X
Nom de la personne Titre du poste Nombre de mois
[remarque 1]
Rémunération
[remarque 2]
Dépenses
[remarque 3]
         
         

Annexe B – Remarques

  1. Nombre de mois durant l’exercice où la personne occupait un poste de chef ou de conseiller.
  2. Aux termes de la Loi sur la transparence financière des Premières Nations :

    « Rémunération » vise les salaires, traitements, commissions, bonis, droits, honoraires et dividendes, tout autre avantage pécuniaire — exception faite des remboursements de dépenses – et les avantages non pécuniaires.

    Des exemples sont fournis dans le document de référence intitulé « Renseignements supplémentaires » qui accompagne le présent document sur le site Web d'AANC.
  3. Conformément à la Loi sur la transparence financière des Premières Nations :

    « Dépenses » vise notamment les frais de transport, d'hébergement, de repas et d'accueil ainsi que les dépenses accessoires.

Annexe C :
Tableau de rémunérations et dépenses – (cadres supérieurs non élus)

Nom du bénéficiaire du financement
Pour l’exercice se terminant le 31 mars 201X
Nom de la personne
(facultatif)
Titre du poste Nombre de mois
[remarque 1]
Échelle de salaire actuelle ou approuvée de/à Autre rémunération
[remarque 2]
Dépenses remboursées dans le cadre d’autres rémunérations
[remarque 3]
           
           

Annexe C - Remarques

  1. Nombre de mois durant l'exercice où la personne faisait partie de l'effectif.
  2. On entend par « rémunération » les salaires, traitements, commissions, bonis, honoraires, dividendes et remboursement de toute dépense –y compris les frais de transport, d'hébergement, de repas et d'accueil ainsi que les dépenses accessoires – et tout autre avantage pécuniaire et les avantages non pécuniaires.
  3. Dépenses remboursées dans le cadre des montants figurant dans la colonne 5.

Annexe D :
Énoncé - La gestion des biens meubles

Santé Canada – Fonds destinés à la santé des Premières Nations et des Inuits

Les bénéficiaires de SC-DGSPNI qui reçoivent des fonds dans le cadre d'une entente de transfert, d'une entente de financement souple ou d'une entente de transfert souple conclue avant avril 2012, ou d'une entente de financement global doivent également soumettre un énoncé sur la gestion des biens meubles. De plus, un rapport du vérificateur ou un rapport de mission d'examen du vérificateur est exigé.

À cette fin, un modèle de tableau est présenté ci-dessous.

Nom du bénéficiaire du financement
Pour l'exercice se terminant le 31 mars, 201X
201W 201X
Solde au début de l'exercice $ xxx $ xxx
Montant prévu dans le cadre de l’entente aux fins de la gestion des biens meubles $ xxx $ xxx
Total $ xxx $ xxx
Revenus générés $ xxx $ xxx
Dépenses (acquisitions et remplacements) $ xxx $ xxx
Solde à la fin de l'exercice $ xxx $ xxx
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