Vérification du Programme d’aide à la gestion des urgences

Janvier 2017

Format PDF (243 Ko, 35 pages)

 

Table des matières

Sigles

PAGU

Programme d’aide à la gestion des urgences

DGU

Direction de la gestion des urgences

AC

Administration centrale

AANC

Affaires autochtones et du Nord Canada

PNGU

Plan national de gestion des urgences

OR

Opérations régionales

 

 

Résumé

Contexte

Le Programme d'aide à la gestion des urgences (PAGU) s'inscrit dans le cadre des responsabilités de chaque ministre en vertu de la loi, à savoir « déterminer les risques qui sont propres à son secteur de responsabilité ou qui y sont liés, […] élaborer les plans de gestion des urgences à l'égard de ces risques […], les mettre à jour, à l'essai et en œuvre […] tenir des exercices et assurer la formation à leur égardNote de bas de page 1 ». Le rôle d'AANC consiste à appuyer les efforts que déploient les principales organisations provinciales ou territoriales pour répondre aux urgences dans les réserves que les collectivités locales ne peuvent gérer seules.

Afin de veiller à ce que les collectivités des Premières Nations aient accès à des services d'aide en cas d'urgence comparables à ceux dont bénéficient les autres Canadiens, AANC conclut des ententes de collaboration avec les gouvernements provinciaux et territoriaux pour la prestation de services d'urgence aux Premières Nations et en acquitte les coûts admissibles. En l'absence de soutien provincial ou territorial, AANC prend d'autres arrangements pour répondre aux besoins des collectivités des Premières Nations.

Le financement de base du PAGU est passé à 67,2 millions de dollars en 2015-2016, alors qu'il était de 22,2 millions en 2012-2013, lors de la dernière vérification interne. À même la base de financement de 2015-2016, on a alloué 16,5 millions de dollars à la conclusion d'ententes sur la suppression des incendies avec certaines provinces. En plus du financement de base, le budget de 2014 a prévu l'investissement de 40 millions de dollars répartis sur cinq ans dans des projets d'atténuation structurelle. AANC a également obtenu d'autres montants de la réserve du Conseil du Trésor afin de couvrir les dépenses extraordinaires liées aux interventions d'urgence et aux mesures de rétablissement (39,8 millions de dollars en 2014-2015 et 46,2 millions en 2015-2016).

Objectifs et portée de la vérification

La vérification visait les objectifs suivants : évaluer la pertinence et l'efficacité des contrôles de gestion du Ministère relatifs à l'exercice de ses responsabilités en matière d'aide à la gestion des urgences, et évaluer les processus de contrôle de l'administration des paiements de transfert destinés à l'aide à la gestion des urgences afin de garantir la conformité aux autorisations pertinentes et aux exigences en matière de politique.

La vérification portait sur les programmes de l'administration centrale (AC) et les contrôles connexes dans trois régions : Ontario, Saskatchewan et Colombie-Britannique. Nous avons fait participer toutes les régions d'AANC à la phase de planification de la vérification afin de pouvoir comprendre la diversité des pratiques régionales et les points communs entre celles-ci.

La vérification, qui couvrait la période allant du 1er avril 2014 au 30 juin 2016, portait sur la gouvernance, la conception et la mise en œuvre du programme, les quatre piliers de la gestion des urgences et la gestion et les contrôles financiers. En examinant certains dossiers, les vérificateurs ont déterminé si les contrôles de gestion financière convenaient à l'administration des demandes de remboursement des dépenses affectées à la gestion des urgences. Par contre, nous n'avons pas évalué un nombre de projets suffisant pour tirer des conclusions sur l'efficacité des contrôles transactionnels.

Énoncé de conformité

La vérification du PAGU est conforme aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

Observations positives

Grâce à un cadre de gouvernance approprié et à l'engagement de ses cadres supérieurs, AANC continue d'améliorer la conception et la mise en œuvre du PAGU.

La Direction de la gestion des urgences (DGU) et les coordonnateurs régionaux de la gestion des urgences offrent un soutien efficace en matière de communications et de coordination aux employés régionaux en situation d'urgence. Les bureaux régionaux d'AANC ont élaboré des plans régionaux de gestion des urgences et disposent d'employés capables d'intervenir efficacement dans les situations d'urgence touchant les collectivités des Premières Nations.

Depuis la dernière vérification interne, AANC accorde plus d'importance à la négociation d'ententes de services avec les organismes provinciaux de gestion des urgences et d'autres fournisseurs de services, et investit davantage dans ces ententes. Par ailleurs, le Ministère augmente ses investissements dans les projets d'atténuation non structurelle et de préparation aux urgences visant les Premières Nations. Les collectivités des Premières Nations vont en bénéficier grâce aux impacts moins marqués lors de futures situations d'urgence.

Les employés régionaux affectés à la gestion des urgences ont démontré qu'ils savaient à quel point il est important de mener des projets d'atténuation structurelle gérés par des spécialistes des équipes chargées des immobilisations afin de garantir une mise en œuvre efficace et efficiente des projets. Dans le cadre de plusieurs projets examinés, la Direction des immobilisations a utilisé un cadre de gestion des projets d'immobilisations bien établi, qui comprenait des contrôles adaptés à la gestion de tels projets d'infrastructure.

Conclusion

La vérification a révélé que, même si la plupart des éléments qu'on attend d'un programme d'aide à la gestion des urgences sont en place, il est possible d'apporter des améliorations dans les domaines suivants. Certains documents clés comme le PNGU de 2011, l'ébauche de plan de gestion des urgences et l'ébauche de cadre de contrôle du PAGU devraient être finalisés et approuvés. Le Ministère n'a pas encore accès à une évaluation nationale de l'ensemble des risques à l'appui de la planification de ses programmes régionaux et globaux, ou de ses investissements dans les activités d'atténuation et de préparation visant les Premières Nations. Par ailleurs, les ententes de services en sont à divers stades d'avancement, et la plupart des provinces ont conclu un type d'entente avec AANC ou travaillent en toute bonne foi conformément aux modalités des ententes qui sont encore en suspens. En outre, il faut veiller à ce que l'information sur le rendement soit résumée, analysée et accessible, pour faciliter la prise de décisions à propos du programme. En matière de préparation aux urgences, il est possible d'être plus proactif lors du processus de demande de propositions afin de garantir que les collectivités ayant le plus de besoins connaissent le programme et ont accès au financement. En ce qui concerne les demandes de remboursement des dépenses affectées aux interventions d'urgence, il faut centraliser les capacités et adopter un processus de réclamation axé sur les risques afin de garantir que l'ensemble des demandes de remboursement seront examinées et éventuellement contestées avec la rigueur, la rapidité et l'efficacité nécessaires. La vérification a donné lieu à cinq recommandations.

Recommandations

L'équipe de vérification a déterminé les domaines dans lesquels le PAGU pourrait être renforcé, ce qui a donné lieu aux cinq recommandations suivantes :

  1. La sous-ministre adjointe principale, Opérations régionales, devrait veiller à ce que les ébauches du Plan de gestion des urgences et du Cadre de contrôle du PAGU soient finalisées et approuvées.
  2. La sous-ministre adjointe principale, Opérations régionales, devrait veiller à ce qu'on adopte une approche du PAGU axée sur l'ensemble des risques.
  3. La sous-ministre adjointe principale, Opérations régionales, devrait veiller à ce que les résultats de rendement pour les indicateurs de rendement du PAGU soient présentés au moins une fois par an à la haute direction et aux directeurs généraux régionaux.
  4. La sous-ministre adjointe principale, Opérations régionales, devrait intensifier les mesures proactives destinées à promouvoir et favoriser la préparation et l'atténuation non structurelle au sein des collectivités exposées aux dangers et aux risques liés aux situations d'urgence.
  5. La sous-ministre adjointe principale, Opérations régionales, devrait élaborer et mettre en œuvre un cadre de contrôle efficace et une capacité centralisée appropriée afin de garantir qu'on évaluera en détail l'admissibilité et la validité des demandes de remboursement de dépenses associées aux interventions et au rétablissement, et notamment leur pertinence dans le contexte visé.

Réponse de la direction

La direction approuve les constatations. Elle a accepté les recommandations contenues dans le rapport et élaboré un plan d'action afin d'y répondre. Ce plan d'action fait partie du présent rapport.

 

 

1. Contexte

Principales définitions

                                                                 
Gestion des urgences

La gestion des urgences porte sur tous les dangers, ce qui comprend toutes les activités et mesures de gestion du risque liées à l'atténuation et à la prévention, à la préparation, à l'intervention et au rétablissement.

Atténuation/prévention

Mesures prises pour éliminer ou réduire les risques de catastrophe afin de protéger des vies, des biens et l'environnement, et d'atténuer les perturbations économiques. Cela comprend des mesures d'atténuation structurelles (p. ex. la construction de canaux d'évacuation des crues et de digues de sécurité) et non structurelles (p. ex. des codes de construction, l'aménagement du territoire et des mesures incitatives en matière d'assurance). L'atténuation et la prévention peuvent être envisagées indépendamment l'une de l'autre ou ensemble.

Préparation

Mesures que l'on prend à l'avance pour être prêt à réagir à une catastrophe et à en gérer les conséquences, par exemple des plans d'intervention d'urgence, des accords d'entraide, l'inventaire des ressources et des programmes de formation, d'équipement et d'exercices.

Intervention

Mesures prises pendant ou immédiatement après une catastrophe pour en gérer les conséquences grâce, par exemple, aux communications publiques d'urgence, aux activités de recherche et de sauvetage, aux soins médicaux d'urgence et aux évacuations afin de minimiser la souffrance et les pertes associées aux catastrophes.

Rétablissement

Mesures prises pour restaurer ou rétablir les conditions de vie à un niveau acceptable après une catastrophe, par exemple grâce au retour des évacués, au counseling traumatologique, à la reconstruction, à l'évaluation des impacts économiques et à l'aide financière. Il existe un lien très étroit entre le rétablissement à long terme axé sur la durabilité et la prévention et l'atténuation des catastrophes futures. Il faut mettre en œuvre les mesures de rétablissement de façon à favoriser la réduction des risques.

 

Programme d'aide à la gestion des urgences d'AANC

Dans le Plan de vérification axé sur le risque 2016-2017 à 2018-2019, approuvé par la sous­ministre en mars 2016, la Direction générale des services de vérification et d'assurance d'Affaires autochtones et du Nord Canada (que nous appellerons « AANC » ou « le Ministère » dans le présent document) a décidé de procéder à la vérification du PAGU. Cette vérification était jugée hautement prioritaire, compte tenu de l'importance du programme, de l'ampleur des changements survenus ces dernières années et du profil de risques inhérent au programme. En outre, la programmation de la gestion des urgences est très difficile sur le plan financier, en raison des critères de financement complexes et de la participation de nombreuses parties (organisations fédérales/provinciales/territoriales, Premières Nations, tiers comme la Croix­Rouge, etc.). Depuis la fin de la dernière vérification interne du PAGU en 2013, d'importantes responsabilités ont été transférées au programme en 2014.

L'approche globale du gouvernement fédéral en matière de gestion des urgences tient compte du risque accru que différents types de catastrophes soient provoqués par l'accumulation des risques associés à des facteurs comme la dépendance aux infrastructures essentielles et l'interdépendance de ces dernières, les changements climatiques, les changements environnementaux, les maladies animales et humaines, la mobilité accrue des personnes, des biens et de l'information de par le monde, ainsi que le terrorisme. Sous la direction de Sécurité publique Canada, le gouvernement fédéral a accordé une priorité élevée à la gestion des urgences ces dernières années, comme en témoignent :

  • la promulgation de la Loi sur la gestion des urgences en 2007;
  • l'élaboration conjointe, par les ministres fédéraux, provinciaux et territoriaux responsables de la gestion des urgences, du Cadre de sécurité civile pour le Canada et du Système national d'intervention d'urgence en 2011;
  • la publication de la Politique fédérale en matière de gestion des urgences et du Plan fédéral d'intervention d'urgence en 2011, ainsi que de lignes directrices sur la planification de la gestion des urgences et sur l'évaluation des risques.

Tous ces documents décrivent comme suit ce qui caractérise l'approche du Canada en matière de gestion des urgences :

  • approche tous risques englobant les situations d'urgence d'origine naturelle ou humaine;
  • quatre piliers interdépendants (prévention/atténuation, préparation, intervention et rétablissement);
  • partage des responsabilités entre les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux et leurs partenaires, dont les citoyens et les collectivités;
  • constatation que la plupart des situations d'urgence au Canada se produisent à l'échelle locale et sont gérées par les municipalités ou par les provinces ou les territoires.

L'aide à la gestion des urgences d'AADNC à l'égard des Premières Nations n'est pas abordée comme telle dans les lois, politiques et plans susmentionnés. Cela dit, le ministre d'AANC a accepté la responsabilité d'appuyer la gestion des urgences au sein des collectivités des Premières Nations vivant dans des réserves, sur les bases suivantes :

  • En vertu de la Loi sur la gestion des urgences de 2007, « il incombe à chaque ministre responsable […] de déterminer les risques qui sont propres à son secteur de responsabilité ou qui y sont liés » et « il est aussi chargé de […] élaborer les plans de gestion des urgences à l'égard de ces risques, les mettre à jour, à l'essai et en œuvre et tenir des exercices et assurer la formation à leur égard »;
  • La Loi constitutionnelle de 1867 prescrit l'autorité législative du gouvernement du Canada à l'égard des « Indiens et [d]es terres réservées pour les Indiens », et cette autorité est déléguée au ministre d'AANC en vertu de la Loi sur les Indiens et de la Loi sur le ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien.

Le sous-ministre d'AANC a approuvé en 2011 le Plan national de gestion des urgences (PNGU), dont l'objet consistait à « offrir un cadre national pour les rôles et les responsabilités relatifs à la gestion des urgences dans les collectivités des Premières Nations du Canada, notamment les activités d'atténuation, de préparation, d'intervention et de redressement ». Il s'agit d'un plan exhaustif harmonisé avec la Loi sur la gestion des urgences (LGU) et les lignes directrices que publie Sécurité publique Canada en tant que ministère fédéral responsable de la gestion des urgences.

Ces dernières années, les collectivités des Premières Nations ont été durement frappées par les catastrophes naturelles, en l'occurrence de graves inondations, des feux de forêt et des tornades. La situation témoigne de la fréquence et de l'intensité accrues des urgences partout au pays. Les collectivités des Premières Nations sont toutefois plus vulnérables aux risques naturels en raison de leur éloignement géographique, de leurs conditions socio-économiques difficiles, de la faible densité de la population et du manque de capacité qui en découle.

AANC a été chargé en novembre 2004 de leur apporter une aide à la gestion des urgences en négociant des ententes de paiement de transfert avec les Premières Nations, les différents ordres de gouvernement et des organisations non gouvernementales (Tableau 1). Dans le contexte d'une approche plus globale de la gestion des urgences dans les réserves, le gouvernement du Canada a mis en place un guichet unique afin d'assurer le financement des dépenses liées aux urgences dans les Premières Nations. Depuis le 1er avril 2014, AANC assume la responsabilité des coûts des situations d'urgence qui auraient auparavant pu être admissibles à un remboursement dans le cadre des Accords d'aide financière en cas de catastrophe de Sécurité publique Canada. Ce guichet unique donnera aux Premières Nations, aux provinces et aux territoires un meilleur accès au financement réservé aux urgences en cas de besoin.

Le Ministère a assumé son autorité et ses responsabilités en faisant la promotion et en assurant le financement des efforts de préparation aux urgences et d'atténuation non structurelle au sein des collectivités des Premières Nations, d'intervention en cas d'urgence et d'évacuation lors de catastrophes et de remise en état des infrastructures et des logements après les urgences. Par ailleurs, le Conseil du Trésor octroie à AANC le pouvoir de mener des activités de lutte contre les incendies et d'offrir une aide financière aux activités de recherche et de sauvetage menées pour des raisons d'ordre humanitaire.

La Direction de la gestion des urgences (DGU) d'AANC, qui fait partie du Secteur des opérations régionales (OR), administre l'ensemble des fonds du Ministère destinés à la gestion des urgences, sauf la composante concernant l'atténuation structurelle, qui relève plutôt du Programme d'immobilisations et d'entretien d'AANC. Le PAGU offre une aide financière aux Premières Nations pour les activités d'atténuation non structurelle et de préparation, grâce à des appels de propositions, et rembourse aux gouvernements provinciaux et territoriaux, ainsi qu'aux organisations non gouvernementales et aux Premières Nations, les coûts admissibles assumés pour offrir des services de gestion des urgences. Le budget du PAGU pour 2014-2015 était de 67,2 millions de dollars, et l'on a effectivement dépensé 108 millions pour le programme durant cet exercice. Le budget était de 70,2 millions pour 2015-2016, et l'on a effectivement dépensé 114 millions, selon les renseignements fournis par la direction. Les dépenses affectées au programme étaient nettement supérieures au budget prévu pour ces deux exercices en raison des interventions à la suite d'urgences et des coûts de rétablissement au terme de catastrophes extraordinaires, qui ont dépassé le budget prévu pour ces piliers de la gestion des urgences.

Au sein d'AANC, le directeur de la DGU est responsable de l'élaboration, de la mise en œuvre et de l'actualisation du PNGU de 2011. Il relève de la Direction générale des opérations sectorielles, au sein du Secteur des opérations régionales de l'AC, et dispose d'un effectif de dix employés à temps plein qui veillent aux opérations, à la planification et à l'élaboration de politiques. En région, les directeurs généraux régionaux se chargent de la mise en œuvre du PAGU, avec le soutien de coordonnateurs de la gestion des urgences à temps plein. Le personnel d'AANC affecté à la gestion des urgences à l'AC et en région travaille en étroite collaboration afin de s'assurer que l'information est transmise rapidement à tous les intervenants durant les situations d'urgence et dans d'autres contextes. Il incombe à la DGU de veiller à ce que la haute direction soit tenue informée de toute urgence réelle ou potentielle menaçant des collectivités des Premières Nations, par la préparation de divers rapports d'information, avis et résumés, à mesure que la situation évolue.

Les régions sont tenues de signaler toute urgence au Centre des opérations d'urgence de la DGU, à l'AC d'AANC (Figure 1). En situation d'urgence, le Centre des opérations d'urgence doit activer le PNGU de 2011 pour coordonner et surveiller les activités de gestion des urgences touchant les collectivités des Premières Nations, selon une perspective nationale, et de répondre aux demandes de renseignements des hauts fonctionnaires du Ministère, y compris les bureaux du ministre et du sous-ministre. Il mène également des activités de coordination avec les centres régionaux des opérations de gestion des urgences d'AANC, lesquels devraient idéalement – selon le plan national – produire une image miroir de l'organisation de l'AC, mais à une plus petite échelle en raison du personnel plus restreint. Dans les trois régions où nous nous sommes rendus, les centres régionaux des opérations de gestion des urgences occupaient des espaces attribués de façon informelle au sein des bureaux régionaux d'AANC.

Figure 1 : Structure de gouvernance de la gestion des urgences à AANC

Structure de gouvernance de la gestion des urgences à AANC
La description de la figure 1

La figure est une représentation graphique de la structure de gouvernance de la gestion des urgences. Elle illustre les rôles et fonctions respectifs de l’administration centrale et des régions en matière de gestion des urgences.

Il incombe aux Premières Nations d’aviser les Opérations régionales d’AANC quand une urgence survient. Au sein du centre régional des opérations d’urgence d’AANC, le coordonnateur régional de la gestion des urgences prépare et met à jour des rapports de situation pour l’administration centrale, et le personnel régional affecté aux communications prépare les infocapsules et les envoie à l’administration centrale.

 

Les coordonnateurs régionaux de la gestion des urgences doivent aviser sans délai le Centre des opérations d'urgence de l'AC d'AANC des activités d'urgence ou des événements connexes, et établir et maintenir des rapports hiérarchiques avec :

  • les collectivités des Premières Nations;
  • les organisations provinciales et territoriales chargées de la gestion des urgences;
  • les organisations non gouvernementales comme la Croix-Rouge et l'Armée du Salut;
  • les représentants du secteur privé;
  • les organisations autochtones;
  • les organisations de bénévoles;
  • les administrations locales et les municipalités.
 
Tableau 1 : Financement du PAGU par voie de subventions et de contributions (crédit 10) ($)Note de bas de page 2
Régions 2013-14 2014-15 2015-16
Atlantique 4 741 572 3 978 131 1 318 397
Québec 3 131 509 1 556 660 1 742 084
Ontario 17 323 470 32 688 134 39 185 753
Manitoba 27 775 047 34 842 230 16 504 857
Saskatchewan 15 463 834 22 524 973 34 410 547
Alberta 5 110 870 7 059 257 13 785 330
Colombie-Britannique 2 985 762 2 337 028 4 254 539
Yukon 572 195 90 083 112 260
Territoire du Nord-Ouest 0 0 73 531
Nunavut 0 0 0
AC 25 400 222 714 595 020
Total 77 129 659 105 299 210 111 982 318
 

 

2. Objectif et portée de la vérification

2.1 Objectifs de la vérification

La vérification visait les objectifs suivants : évaluer la pertinence et l'efficacité des contrôles de gestion du Ministère relatifs à l'exercice de ses responsabilités en matière d'aide à la gestion des urgences, et évaluer les processus de contrôle de l'administration des paiements de transfert destinés à l'aide à la gestion des urgences afin de garantir la conformité aux autorisations pertinentes et aux exigences en matière de politique.

2.2 Portée de la vérification

La vérification, qui couvrait la période allant du 1er avril 2014 au 30 juin 2016, comprenait l'évaluation des éléments suivants :

  • système de gestion des urgences et des programmes d'AANC, et façon dont il appuie les responsabilités du Ministère pour ce qui est des quatre piliers de la gestion des urgences, parallèlement aux priorités et aux plans pertinents du gouvernement du Canada;
  • conception des contrôles de gestion d'AANC visant les activités d'atténuation structurelles et non structurelles;
  • activités nationales et régionales de préparation à la gestion des urgences d'AANC, et aide financière et autres modes de soutien offerts aux Premières Nations pour cette préparation;
  • processus et pouvoirs d'AANC pour l'approbation et l'administration des fonds destinés aux activités d'intervention et de rétablissement.

La vérification n'incluait pas d'examen ou d'évaluation des évacuations en situation d'urgence, pas plus qu'elle n'incluait la vérification des projets d'infrastructure prévoyant des mesures d'atténuation structurelles précises. Par contre, elle incluait un examen de certaines interventions en cas d'urgence, visant à évaluer la disponibilité et l'accessibilité des ressources durant ces interventions. La vérification comprenait aussi un examen de la conception des contrôles visant le traitement des demandes de remboursement des coûts d'intervention, et limitait les tests à la confirmation que ces contrôles étaient bien mis en pratique.

La vérification portait sur les programmes de l'administration centrale (AC) et les contrôles connexes dans trois régions : Ontario, Saskatchewan et Colombie-Britannique. L'AC et toutes les régions d'AANC ont participé à la phase de planification de la vérification afin de pouvoir comprendre la diversité des pratiques régionales et les points communs entre celles-ci. On a choisi trois régions pour les travaux de terrain basés sur le risque et sur ce que couvrait la vérification précédente. Le suivi subséquent a été entrepris avec l'AC en fonction des résultats des travaux de terrain en région.

Les constatations découlant de la vérification sont réparties entre les quatre grands volets suivants :

  1. Gouvernance du programme
  2. Conception et gestion du programme
  3. Quatre piliers de la gestion des urgences
  4. Gestion et contrôles financiers
 

 

3. Approche et méthodologie

La vérification du PAGU a été planifiée et effectuée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada énoncées dans la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor. Les vérificateurs ont suivi des procédures de vérification pertinentes et suffisantes, et recueilli des éléments de preuve pour étayer les conclusions qui se dégagent de la vérification et qui sont exposées dans le présent rapport.

Durant la phase de la planification, nous avons passé en revue les documents relatifs au programme et procédé à des entrevues préliminaires avec les responsables du programme et certains membres de la direction et du personnel des régions qui assument des responsabilités en matière de gestion des urgences. Cela nous a permis de nous familiariser avec le programme et de comprendre comment il avait évolué depuis la précédente vérification. Nous avons procédé à une évaluation des risques en vue de déterminer et d'évaluer les principaux risques inhérents au PAGU, puis nous avons identifié pour chacun de ces risques principaux les mesures d'atténuation des risques prévus et des mesures de contrôle des écarts possibles.

Nous avons élaboré des critères de vérification afin de couvrir les risques les plus élevés. Ces critères ont servi de base à l'élaboration du programme détaillé de vérification pour la phase de déroulement de la vérification. Ils étaient inspirés des textes applicables, à savoir Un cadre de sécurité civile pour le Canada (Deuxième édition, janvier 2011), la Politique fédérale en matière de gestion des urgences (2011), le Plan fédéral d'intervention d'urgence (2011) et la Décision n° 330 du Conseil du Trésor (Contributions pour appuyer la gestion des urgences dans le cadre des activités dans les réserves). Les critères de vérification ont également été inspirés des pratiques exemplaires canadiennes en matière de gestion des urgences, notamment la norme Z1600/14 de l'Association canadienne de normalisation – Programme de gestion des urgences et de la continuité des activités. Une liste détaillée des critères est fournie à l'annexe A.

Voici les principales techniques de vérification que nous avons employées :

Nous avons examiné un échantillon discrétionnaire de 19 projets du PAGU menés en 2015-2016 afin de comprendre les pratiques utilisées par l'AC et les régions pour administrer les demandes de remboursement des coûts d'atténuation des urgences, de préparation, d'intervention et de rétablissement. Pour veiller à ce que l'échantillonnage soit assez vaste, nous avons tenu compte des facteurs suivants lors de la sélection des bénéficiaires :

 

 

4. Conclusion

La vérification a révélé que, même si la plupart des éléments qu'on attend d'un programme d'aide à la gestion des urgences sont en place, il est possible d'apporter des améliorations dans les domaines suivants. Certains documents clés comme le PNGU de 2011, l'ébauche de plan de gestion des urgences et l'ébauche de cadre de contrôle du PAGU devraient être finalisés et approuvés. Le Ministère n'a pas encore accès à une évaluation nationale de l'ensemble des risques à l'appui de la planification de ses programmes régionaux et globaux ou de ses investissements dans les activités d'atténuation et de préparation visant les Premières Nations. Par ailleurs, les ententes de services en sont à divers stades d'avancement, et la plupart des provinces ont conclu un type d'entente avec AANC ou travaillent en toute bonne foi conformément aux modalités des ententes qui sont encore en suspens. En outre, il faut veiller à ce que l'information sur le rendement soit résumée, analysée et accessible, pour faciliter la prise de décisions à propos du programme. En matière de préparation aux urgences, il est possible d'être plus proactif lors du processus de demande de propositions afin de garantir que les collectivités ayant le plus de besoins connaissent le programme et ont accès au financement. En ce qui concerne les demandes de remboursement des dépenses affectées aux interventions d'urgence, il faut centraliser les capacités et adopter un processus de réclamation axé sur les risques afin de garantir que l'ensemble des demandes de remboursement seront examinées et éventuellement contestées avec la rigueur, la rapidité et l'efficacité nécessaires. La vérification a donné lieu à cinq recommandations.

 

 

5. Constatations et recommandations

À la lumière des données probantes recueillies grâce à un examen de la documentation, à des entrevues et à des analyses, chacun des critères de vérification (décrits à l'Appendix A) a été évalué par l'équipe de vérification, qui a tiré une conclusion pour chacun. Lorsqu'il y avait un écart entre les critères de vérification et la pratique observée, on a évalué le risque associé à cet écart et on l'a utilisé pour formuler des conclusions et faire des recommandations correspondantes à la direction.

5.1 Gouvernance du programme

5.1.1 Responsabilités législatives du ministre

La gestion des urgences est déléguée au ministre des Affaires autochtones et du Nord Canada en vertu de la Loi sur les Indiens et de la Loi sur le ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien.

Au Canada, les provinces et les territoires sont responsables de la gestion des urgences sur leur territoire respectif; par contre, la Loi constitutionnelle de 1867 prescrit l'autorité législative du gouvernement du Canada sur « les Indiens et les terres réservées aux Indiens ». Ce pouvoir est délégué au ministre des Affaires autochtones et du Nord Canada en vertu de la Loi sur les Indiens et de la Loi sur le ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien.

En vertu de la Loi sur la gestion des urgences de 2007, « il incombe à chaque ministre responsable […] de déterminer les risques qui sont propres à son secteur de responsabilité ou qui y sont liés » et « il est aussi chargé de […] élaborer les plans de gestion des urgences à l'égard de ces risques, les mettre à jour, à l'essai et en œuvre et tenir des exercices et assurer la formation à leur égard ». Le ministre des Affaires autochtones et du Nord Canada a accepté d'appuyer les collectivités des Premières Nations dans les réserves en lien avec les quatre piliers de la gestion des urgences : prévention/atténuation, préparation, intervention et rétablissement.

La Décision n° 330 du Conseil du Trésor définit les conditions du PAGU en ce qui concerne les contributions à l'aide à la gestion des urgences pour les activités dans les réserves. Ce document reconnaît que les responsabilités en matière de gestion des urgences sont partagées par les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux et les administrations municipales, ainsi que les Premières Nations et leurs partenaires.

5.1.2 Rôles et responsabilités

Le PNGU d'AANC (2011), l'ébauche de plan de gestion des urgences et l'ébauche de cadre de contrôle du PAGU définissent les arrangements en matière de gouvernance et de gestion, et constituent un cadre global national pour le PAGU. Il faut finaliser et approuver les ébauches de documents afin d'officialiser les objectifs, stratégies et plans opérationnels.

AANC a élaboré son PNGU de 2011, qui contient des renseignements clés sur les pouvoirs, les objectifs, les risques, les rôles, les responsabilités, la structure de gouvernance et la gestion financière. Ce PNGU est exhaustif et harmonisé avec la Loi sur la gestion des urgences (LGU) et les lignes directrices que publie Sécurité publique Canada en tant que ministère fédéral responsable de la gestion des urgences.

En 2014, on a procédé à une refonte du PNGU de 2011 (rebaptisé Plan de gestion des urgences), lorsque d'autres responsabilités ont été transférées au Ministère. La structure de gouvernance de la gestion des urgences décrite dans l'ébauche du plan va dans le sens de celle du Plan d'intervention d'urgence du gouvernement du Canada.

L'ébauche du Plan d'intervention d'urgence décrit une structure de gouvernance de la gestion des urgences par AANC alignée sur le Plan fédéral d'intervention d'urgencedans le PNGU de 2011. Les ébauches de plans régionaux de gestion des urgences décrivent leur structure de gouvernance respective avec le même niveau de détail, établissant un lien avec diverses organisations provinciales et non gouvernementales. Une ébauche de cadre de contrôle du PAGU, élaborée par la DGU, résume les structures et les processus utilisés pour exécuter le PAGU et en rendre compte efficacement. Ce cadre définit en outre des lignes directrices relatives aux rôles et responsabilités des employés d'AANC relativement à l'exécution du PAGU. Il contient des renseignements sur ces rôles et responsabilités, sur le processus de financement et sur la planification du programme et les exigences en matière de rapports. Mais il faut finaliser et approuver ces deux ébauches afin d'officialiser les objectifs, stratégies et plans opérationnels.

La capacité des régions à assumer leurs rôles et leurs responsabilités dépend largement du nombre de situations d'urgence qui surviennent et de leur importance, mais aussi de l'existence d'ententes officielles avec les provinces et les territoires. La vérification a révélé que, dans les régions où l'on n'a conclu aucune entente de services avec les provinces et les territoires, il y a un écart entre, d'une part, le niveau de ressources et les capacités, et, d'autre part, la charge de travail associée au traitement des demandes de remboursement. Cette question est abordée plus en détail à la section 5.4.2.

5.1.3 Objectifs

Le PNGU de 2011 établit des objectifs globaux et des arrangements en matière de gouvernance et de gestion, et établit un cadre national global pour le PAGU.

Le PNGU de 2011 définit les objectifs suivants pour le PAGU :

  • protéger la santé et la sécurité des collectivités et des membres des Premières Nations;
  • respecter les obligations d'AANC en vertu de la Loi sur la gestion des urgences;
  • protéger la propriété et l'infrastructure, les terres des Premières Nations, les actifs et l'environnement;
  • atténuer les risques des situations d'urgence dans les collectivités des Premières Nations par des mesures proactives;
  • assurer une approche nationale coordonnée de la gestion des urgences dans les collectivités des Premières Nations;
  • accroître la capacité des collectivités des Premières Nations à gérer efficacement les situations d'urgence;
  • réduire les pertes économiques et sociales des collectivités des Premières Nations;
  • donner des conseils pour la planification de la gestion des urgences et des opérations d'AANC dans le Nord.

Ces objectifs ne sont pas énoncés dans l'actuelle ébauche du Plan de gestion des urgences, mais sont implicites dans la définition des rôles et responsabilités que contient ce plan. L'ébauche de Plan de gestion des urgences devrait inclure des objectifs mis à jour avant d'être approuvé. Les plans régionaux de gestion des urgences allaient dans le sens des objectifs énoncés dans le PNGU de 2011.

Recommandation

1. La sous-ministre adjointe principale, Opérations régionales, devrait veiller à ce que les ébauches du Plan de gestion des urgences et du Cadre de contrôle du PAGU soient finalisées et approuvées.

5.1.4 Risques et dangers

Même si AANC a fait des progrès en ce qui concerne le financement et la promotion des évaluations tous risques au sein des Premières Nations, le Ministère ne peut pas encore s'appuyer sur une évaluation nationale de tous les risques pour la planification globale de ses programmes et pour ses investissements dans les activités de préparation et d'atténuation des Premières Nations.

Le Canada adopte une approche tous risques de la gestion des situations d'urgence naturelles ou anthropiques. En vertu de la Loi sur la gestion des urgences de 2007, « il incombe à chaque ministre responsable […] de déterminer les risques qui sont propres à son secteur de responsabilité ou qui y sont liés » et « il est aussi chargé de […] élaborer les plans de gestion des urgences à l'égard de ces risques, les mettre à jour, à l'essai et en œuvre et tenir des exercices et assurer la formation à leur égard ». Sécurité publique Canada a publié en 2011-2012 des lignes directrices méthodologiques visant à aider les institutions fédérales canadiennes à « remplir leur obligation législative d'évaluer les risques afférents à leur mandat comme base de planification en gestion de leurs urgences. »

Nous avons constaté que la plupart des activités de détermination et d'évaluation des risques d'AANC dans le cadre du PAGU visent le court terme et portent surtout sur l'imminence d'inondations, d'incendies et d'autres catastrophes naturelles récurrentes. Le Ministère finance l'élaboration de plans de gestion des urgences pour les collectivités des Premières Nations, et un bon nombre de ces plans incluent des évaluations tous risques efficaces. C'est à chaque communauté de mener à bien leur plan respectif. Le gouvernement du Canada ne peut qu'encourager, financer et participer à leur développement. Bien que des plans soient élaborés par les Premières nations, les évaluations des risques ne sont pas consolidées à l'échelle régionale ou nationale par AANC.

En regroupant les renseignements sur les risques (fournis par AANC, Sécurité publique Canada, les provinces et les Premières Nations), on pourrait mieux cibler les activités d'atténuation et de préparation, appuyer les demandes de financement ministérielles, contribuer à la conscientisation sur les répercussions possibles d'urgences d'autre nature que les catastrophes naturelles et éclairer la planification à court, moyen et long terme. On tiendrait également compte des types d'urgences qui ne sont pas survenues ou dont la fréquence ou le degré de gravité pourraient augmenter à l'avenir.

AANC a commencé à recueillir systématiquement des données sur les incidents liés aux situations d'urgence le 1er avril 2009. Cela inclut des renseignements sur le nombre total d'urgences, d'évacuations et d'évacués par année. Le Ministère dispose également d'information à propos des types d'urgences (inondations, incendies, perturbations météorologiques, perte de services essentiels, contamination environnementale, etc.). Nous comprenons que le programme s'appuie officieusement sur ces données pour apporter des améliorations ciblées au programme. Ces données pourraient être exploitées davantage pour définir des tendances et procéder à des analyses.

Recommandation

2. La sous-ministre adjointe principale, Opérations régionales, devrait veiller à ce qu'on adopte une approche du PAGU axée sur l'ensemble des risques.

5.2 Conception et mise en œuvre du programme

5.2.1 Participation de la haute direction

La haute direction d'AANC supervise le PAGU et assume les responsabilités globales liées au programme.

En 2011, le sous-ministre a publié le PNGU, qui avait pour objectif d'offrir « un cadre national pour les rôles et responsabilités relatifs à la gestion des urgences dans les collectivités des Premières Nations du Canada, notamment les activités d'atténuation, de préparation, d'intervention et de redressement ». Avec le transfert à AANC des responsabilités en matière de gestion des urgences, les cadres supérieurs ont dû réviser le PAGU afin d'en améliorer l'efficacité pour les quatre piliers de la gestion des urgences, de garantir sa viabilité à long terme et d'élaborer des principes directeurs à l'appui d'une gestion détaillée des ententes de services sur la gestion des urgences conclues avec les provinces.

Les entrevues avec les hauts dirigeants d'AANC à l'AC et dans les régions ont révélé que ces derniers sont bien informés et participent activement au PAGU, et qu'ils comprennent à quel point il est important d'entretenir des liens solides avec les Premières Nations, les provinces et les autres intervenants et parties prenantes, notamment d'autres ministères fédéraux comme Santé Canada et Sécurité publique Canada. Les employés régionaux ont dit avoir directement accès au personnel de l'AC, qui répond à leurs demandes de renseignements.

5.2.2 Mise en œuvre du programme à l'AC

La DGU et les coordonnateurs régionaux de la gestion des urgences offrent aux employés régionaux un soutien efficace en matière de communications et de coordination en situation d'urgence.

Les employés affectés au PAGU offrent aux gestionnaires régionaux et à leurs équipes un soutien en matière de coordination et de communications en situation d'urgence. Par exemple, le Centre des opérations d'urgence de l'AC travaille avec les coordonnateurs régionaux de la gestion des urgences afin de coordonner et de surveiller les activités de gestion des urgences ayant un impact sur les collectivités des Premières Nations à l'échelle nationale, et agit comme guichet de diffusion de l'information relative aux urgences entre l'AC et les bureaux régionaux. Les employés régionaux offrent le même soutien au sein de leur région respective et à l'AC. En outre, des ateliers annuels sur la gestion des urgences et des téléconférences mensuelles permettent de discuter des enjeux dans ce domaine.

5.2.3 Mise en œuvre du programme dans les régions

Au Canada, la gestion des urgences est une responsabilité que se partagent différents intervenants, à commencer par les individus, qui sont censés effectuer leurs propres préparatifs en prévision d'urgences et ainsi contribuer à la résilience de leur collectivité. Les gouvernements provinciaux et territoriaux ont leurs propres domaines de compétence, tandis que le gouvernement fédéral assume le leadership national et exerce sa compétence dans les domaines qui lui sont exclusifs et ceux qui sont rattachés à sa responsabilité des terres de réserve fédérales.

AANC dépend des gouvernements provinciaux et d'autres organisations d'intervention pour la fourniture de services d'intervention d'urgence, puis de rétablissement. Les ententes de services en sont à divers stades d'avancement, et la plupart des provinces ont conclu un type d'entente avec AANC et/ou travaillent en toute bonne foi conformément aux modalités des ententes qui sont encore en suspens.

Les programmes régionaux d'intervention en cas d'urgence et de rétablissement d'AANC sont basés sur le principe selon lequel le Ministère conclura des ententes de services avec les organisations provinciales et territoriales de gestion des urgences afin de réagir aux situations d'urgence dans les collectivités des Premières Nations. Ces ententes de collaboration visent à garantir que les collectivités des Premières Nations auront accès à des services d'aide d'urgence comparables à ceux dont bénéficient les autres collectivités non autochtones. Au moment de la vérification, AANC avait conclu des ententes portant sur les quatre piliers de la gestion des urgences avec l'Alberta, la Saskatchewan, l'Île-du-Prince-Édouard, le Yukon et les Territoires du Nord-Ouest.

Lorsque aucune entente n'a été conclue avec une organisation provinciale ou territoriale d'intervention en cas d'urgence, ou qu'une telle entente est en suspens, le Ministère cherche activement à prendre des arrangements, officieux ou autres (p. ex. avec la Croix-Rouge canadienne pour une aide aux interventions et aux évacuations au Manitoba, avec l'Ontario First Nations Technical Services Corporation pour l'aide à la planification et à la formation offerte aux Premières Nations de l'Ontario, et avec diverses municipalités pour l'accueil des évacués en Ontario).

Les plans régionaux de gestion des urgences en sont à divers stades d'achèvement. Les régions ont démontré leur capacité à intervenir dans les situations d'urgence, mais il demeure difficile de trouver des ressources.

Le PNGU de 2011 et l'ébauche de Plan de gestion des urgences précisent qu'il incombe aux régions d'élaborer, de mettre à l'essai, de mettre en œuvre et de tenir à jour des plans régionaux de gestion des urgences. Dans toutes les régions, ces plans ont été inspirés de modèles nationaux de 2011 et de 2014. Les plans des trois régions où nous nous sommes rendus sont plus récents (Colombie-Britannique en 2012, Saskatchewan en 2013 et Ontario en 2015). Tous les plans régionaux fournissent des renseignements sur les structures de gouvernance de la gestion des urgences, ce qui inclut la coordination avec les partenaires provinciaux et d'autres tiers.

Les plans régionaux suivent le modèle national et contiennent des renseignements complémentaires à propos des risques élevés, ainsi que des liens vers les structures provinciales de gouvernance et de coordination et les organisations d'intervention. Ils sont encore en cours d'élaboration et devront être mis à jour une fois que l'ébauche du Plan de gestion des urgences sera finalisée et approuvée.

5.2.4 Examen et amélioration du programme

La haute direction d'AANC procède à des examens périodiques du PAGU basés sur les résultats des vérifications, des évaluations et des examens de la gestion.

AANC a examiné le PAGU plusieurs fois ces dernières années : évaluation du programme en 2010 et 2012; examen du rendement dans le contexte des inondations au Manitoba en 2011­2012; examen des pratiques de gestion (EPG) dans la région du Manitoba en 2015; EPG dans la région de la Saskatchewan en 2016; vérifications internes en 2013 (PAGU) et 2015 (Opération Retour au foyer). En outre, le Bureau du vérificateur général du Canada a effectué une vérification de performance en 2013.

La DGU réagit notamment à ces examens et à ces vérifications en clarifiant les rôles et responsabilités associés au PAGU, en cherchant un financement plus stable pour le programme, en élaborant une ébauche de Cadre de contrôle du programme, en clarifiant les rôles et responsabilités dans l'ébauche de Plan de gestion des urgences du Ministère, en cherchant à conclure des ententes de services avec les provinces et les territoires, et en mettant en œuvre une stratégie de mesure du rendement. Les régions prennent elles aussi des mesures pour aller de l'avant dans certains des domaines susmentionnés. Une planification opérationnelle officielle plus horizontale, qui permettrait de guider et de coordonner les efforts d'amélioration, et d'en faire le suivi, serait bénéfique pour les régions et pour l'AC.

5.2.5 Mesure du rendement

AANC recueille des renseignements sur le rendement à l'appui de la conception du programme et des décisions de gestion. Il faut également veiller à ce que ces renseignements soient résumés, analysés et accessibles afin qu'ils éclairent les décisions relatives au programme.

La Stratégie de mesure du rendement du PAGU, approuvée en 2014, porte sur les quatre piliers de la gestion des urgences. On établit des indicateurs et des cibles de rendement pour les extrants, les résultats immédiats et les résultats intermédiaires. La Stratégie de mesure de rendement est exhaustive et bien harmonisée avec le mandat et les objectifs du programme. Elle est basée sur un modèle logique éprouvé et inclut des indicateurs pratiques et mesurables.

La DGU est en train de recueillir la plupart des données nécessaires à la mesure des résultats associés aux indicateurs de rendement (Tableau 2). Même si elle compile des données pour un bon nombre des indicateurs de rendement, peu de rapports ont été présentés en dehors du programme à propos des résultats obtenus.

Compte tenu des résultats de notre vérification, nous avons observé qu'un bon nombre des objectifs de rendement étaient atteints, tandis que certains indicateurs pourraient ne pas se concrétiser. D'après les résultats de notre vérification, nous avons noté que des progrès significatifs ont été accomplis au niveau de l'atteinte des objectifs de rendement. Certains indicateurs risquent de ne pas être atteints malgré l'engagement démontré par le programme et les régions. Le programme a indiqué qu'il va reconsidérer les cibles pour plusieurs mesures pour s'assurer qu'elles soient raisonnables et réalisables (p. ex. AANC peut seulement financer et encourager les Premières Nations à compléter les évaluations de risque et à tester leurs plans).

Tableau 2 – Concrétisation de certains indicateurs de rendement
Indicateur de rendement 2013-2014 2015-2016 Cible
% de Premières Nations visées par des ententes de services améliorées S.O. 22 % 70 %
% qui ont procédé à une évaluation tous risques 6,8 % 33 % 70 %
% qui ont reçu une formation en matière de préparation 13,2 % 47 % 70 %
% qui ont mis en œuvre leur plan de gestion des urgences 6,2 % 36 % 75 %
% des fonds destinés à la préparation alloués à l'atténuation non structurelle S.O. 21 % 10 %
% des fonds destinés à la préparation alloués à la planification de la gestion des urgences S.O. 24 % 15 %
% des coûts d'intervention et de rétablissement admissibles qui ont été couverts 100 % 100 % 100 %
% d'évacués qui sont revenus dans leur collectivité dans un délai de trois mois 73 % 100 % 90 %
Recommandation

3. La sous-ministre adjointe principale, Opérations régionales, devrait veiller à ce que les résultats de rendement pour les indicateurs de rendement du PAGU soient présentés au moins une fois par an à la haute direction et aux directeurs généraux régionaux.

5.3 Quatre piliers de la gestion des urgences

La planification opérationnelle du PAGU dans les régions et à l'AC devrait être basée sur les quatre piliers de la gestion des urgences. Comme on l'a vu précédemment, nous avons constaté que la planification des opérations ou des travaux était limitée dans les régions visitées. Cela semble refléter la capacité limitée des régions, une tendance chronique à réagir aux problèmes à mesure qu'ils surviennent et la difficulté à répondre aux exigences du programme. L'importance et les fonds accordés à chaque pilier varient d'une région à l'autre et d'une année à l'autre, en fonction de facteurs comme la fréquence et le type d'urgences touchant les Premières Nations, l'ampleur des activités de rétablissement en cours, l'expérience, les connaissances et les aptitudes du personnel régional, et les variations dans le financement des projets d'atténuation et de préparation à même le budget de services votés.

5.3.1 Atténuation et prévention

Le PNGU de 2011 précise qu'il incombe aux régions d'AANC de travailler avec les collectivités des Premières Nations et les organisations provinciales de gestion des urgences afin de « prendre les mesures pour atténuer les urgences potentielles (c.-à-d. les digues en cas d'inondation, la construction fondée sur le risque des projets d'immobilisations dans les zones hors de danger et des fossés de pied en cas d'inondation) ». Le Cadre de sécurité civile pour le Canada de 2011 (signé par les ministres fédéraux-provinciaux-territoriaux responsables de la gestion des urgences) insiste sur le lien étroit entre le rétablissement à long terme et la prévention/l'atténuation des futures catastrophes : « Un rétablissement réalisé dans une perspective de développement durable et de réduction des risques permet non seulement aux collectivités de se remettre sur pied à la suite de catastrophes récentes, mais aussi de reconstruire de meilleure manière et diminuer leurs vulnérabilités. »

AANC met davantage l'accent sur l'atténuation non structurelle et investit davantage dans ces activités. Les processus de sélection des projets sont généralement adéquats, mais offrent certaines possibilités de renforcement.

Le PAGU finance à la fois les projets d'atténuation non structurelle et structurelle. Les fonds alloués à l'atténuation non structurelle sont regroupés avec ceux qui sont alloués à la préparation aux situations d'urgence, et à la conclusion d'ententes de services avec les provinces et les territoires. En tout, AANC a réservé 19,1 millions de dollars par an pour l'atténuation non structurelle, la préparation et les ententes de services.

En 2015-2016, on a affecté 8,5 millions de dollars à des projets d'atténuation non structurelle et de préparation. Les régions gèrent le processus d'appel de propositions pour ces projets, qu'elles soumettent à l'approbation de l'AC. Nous avons passé en revue ces appels de propositions régionaux, ainsi qu'un petit échantillon de projets dans chacune des trois régions visées, et constaté qu'ils étaient alignés sur les critères susmentionnés. Les projets portaient sur des éléments comme l'évaluation des risques d'inondation, les études d'atténuation, l'évaluation des risques de feux de friches, les systèmes d'alerte au tsunami et les plans connexes, la formation des responsables de la gestion des urgences au sein des Premières Nations et la cartographie des plaines inondables.

L'AC s'est dotée de processus appropriés afin d'examiner et d'approuver les propositions de projet, en veillant à ce qu'elles soient conformes aux critères d'admissibilité et respectent les critères de financement. Un processus d'appel de propositions plus uniforme, qui prévoirait une participation plus proactive des Premières Nations dont on sait qu'elles sont exposées à des risques élevés ou ont des capacités limitées, serait bénéfique pour certaines régions.

Comme prévu, on est en train de faire de nouveaux investissements dans les activités d'atténuation structurelle. Les processus de sélection des projets sont généralement adéquats et offrent certaines possibilités de renforcement.

Le budget de 2014 promettait une somme additionnelle de 40 millions répartie sur cinq ans dans des projets d'atténuation structurelle dans les réserves, à compter de 2015-2016 (3 M$ en 2015­2016, 5 M$ en 2016-2017, 8 M$ en 2017-2018 et 12 M$ en 2018-2019, ainsi qu'en 2019­2020). Les trois principaux projets d'atténuation structurelle appuyés en 2015-2016 ont été mis en œuvre en Saskatchewan, au Manitoba et en Colombie-Britannique; ils portaient respectivement sur le drainage communautaire, l'installation d'une digue permanente et d'une structure d'évacuation de crues. Quatre projets additionnels ont été financés en 2016-2017 jusqu'à présent.

On utilise un outil de classement en matière d'atténuation structurelle à l'appui des décisions de financement des projets structurels et des allocations, à la lumière des nombreux projets qui se font concurrence. Cet outil, qui tient compte des mesures qualitatives et quantitatives, facilite la comparaison entre projets. Il sera plus précieux lorsque le financement des projets d'atténuation structurelle atteindra un sommet – 12 millions de dollars en 2018-2019, puis en 2019-2020 – et que le nombre de propositions augmentera. Alors que l'outil offre la possibilité au personnel régional de fournir une évaluation équilibrée et qualitative des projets, il ouvre la possibilité de partialité individuelle. Une partie des risques de partialité individuelle est atténuée par le fait que le personnel de l'AC effectue un examen des évaluations de projets régionaux et prend les décisions d'approbation des projets. Malgré cela, il serait utile d'avoir des réunions de consensus avec les régions et l'administration centrale, afin d'améliorer la rigueur et la transparence dans la sélection des projets et de s'assurer que les projets qui représentent les meilleurs investissements sont approuvés. 

5.3.2 Préparation

La préparation inclut les mesures que l'on prend à l'avance pour être prêt à réagir à une catastrophe et à en gérer les conséquences, par exemple des plans d'intervention d'urgence, des accords d'entraide, l'inventaire des ressources et des programmes de formation, d'équipement et d'exercices. Un des huit objectifs du PNGU de 2011 consiste à « accroître la capacité des collectivités des Premières Nations à gérer efficacement les situations d'urgence ». Dans les régions visées, nous avons constaté que les investissements dans les activités de préparation allaient dans le sens de cet objectif.

AANC accorde de plus en plus d'attention aux programmes de préparation aux situations d'urgence dans les collectivités des Premières Nations, et fait des progrès en améliorant l'exhaustivité des plans de gestion des urgences, et en renforçant la préparation aux situations d'urgence. Le processus de sollicitation de propositions pourrait être plus proactif; cela garantirait que les collectivités qui ont le plus de besoins (p. ex. celles qui sont très exposées aux risques ou ont des capacités limitées) connaissent le programme et ont accès au financement.

Toutes les régions d'AANC dans lesquelles nous nous sommes rendus offrent une forme de soutien aux Premières Nations qui souhaitent mettre à jour leur plan de gestion des urgences et renforcer leur préparation aux situations d'urgence. La façon dont les régions offrent ce soutien varie, selon la capacité des employés régionaux d'AANC, l'existence d'ententes signées avec les organisations provinciales de gestion des urgences et d'autres organisations de soutien (comme la Croix-Rouge, les conseils tribaux, les organisations de service, etc.) et les besoins des collectivités des Premières Nations. Les trois régions visées utilisent les approches suivantes : confier l'aide à la formation et à la planification à une entreprise de services techniques (Ontario); appel de propositions spontanées destiné aux Premières Nations (Colombie-Britannique); tribune provinciale annuelle permettant aux membres de chaque Première Nation de discuter de leurs plans et de travailler sur ces plans (Saskatchewan).

Lorsque les Premières Nations avaient accès à des services centralisés de planification des urgences et de préparation aux situations d'urgence, nous avons constaté qu'une plus forte proportion de collectivités avaient procédé à une évaluation tous risques et/ou élaboré un plan de gestion des urgences (89 % en Ontario et 100 % en Saskatchewan). En Ontario, cela représentait une forte augmentation par rapport au taux d'environ 20 % observé avant l'entrée en vigueur du contrat, sept ans plus tôt.

Nous avons constaté que les bureaux régionaux d'AANC ne recevaient pas toujours de copies des plans de gestion des urgences des Premières Nations, car elles ne sont pas tenues de les fournir. En outre, ces plans sont exigés si AANC doit effectuer une analyse régionale ou nationale de leur actualité, de leur qualité et de l'attention accordée à tous les dangers et risques importants.

Les Premières Nations rendent des comptes aux régions à propos de la mesure dans laquelle elles ont reçu une formation en matière de gestion des urgences et mis à l'essai leur plan de gestion des urgences grâce à des exercices sur table ou en véritable situation d'urgence. À l'occasion, le personnel affecté au PAGU ou les sous-traitants participent à la mise à l'essai des plans d'urgence.

Comme on l'a vu précédemment, on ne fait pas d'évaluations tous risques à l'échelle régionale ou nationale. Même si les projets de préparation examinés satisfaisaient à tous les critères d'admissibilité du programme et répondaient aux besoins définis, on aurait pu améliorer la sollicitation des propositions et les décisions en matière de financement en établissant un lien avec les évaluations tous risques régionales et/ou nationales. Par exemple, dans certaines régions, très peu de projets de préparation et de projets non structurels ont été proposés par les Premières Nations, même si l'on sait que de nombreuses collectivités sont exposées à un niveau élevé de danger et de risque.

Recommandation

4. La sous-ministre adjointe principale, Opérations régionales, devrait intensifier les mesures proactives destinées à promouvoir et favoriser la préparation et l'atténuation non structurelle au sein des collectivités exposées aux dangers et aux risques liés aux situations d'urgence.

5.3.3 Intervention

Par intervention, on entend les mesures prises pendant ou immédiatement après une catastrophe pour en gérer les conséquences grâce, par exemple, aux communications publiques d'urgence, aux activités de recherche et de sauvetage, aux soins médicaux d'urgence et aux évacuations afin de minimiser la souffrance et les pertes associées aux catastrophes.

De concert avec leurs homologues provinciaux, les employés régionaux d'AANC interviennent efficacement dans les situations d'urgence qui touchent les collectivités des Premières Nations.

Selon l'ébauche de Plan de gestion des urgences, il incombe aux collectivités locales des Premières Nations et aux organisations provinciales appropriées chargées de la gestion des urgences d'identifier la situation d'urgence et de mettre en œuvre une intervention, tandis qu'AANC (au besoin) « fournira le soutien à la logistique à la suite d'une demande provenant de la province », notamment afin d'« établir un lien vers les autres ministères et différents fournisseurs afin que les ressources soient acheminées vers la zone dangereuse. »

Nous nous sommes rendus sur place dans chacune des régions visées afin de déterminer comment elles ont réagi à divers types d'urgences dans les collectivités des Premières Nations. Dans chaque cas, nous avons constaté que les employés régionaux travaillaient de façon professionnelle et efficace, et en étroite collaboration avec d'autres partenaires. Ils s'investissent souvent davantage dans les interventions que ce que prévoit la description de leur rôle dans le PNGU de 2011, généralement parce qu'il n'existe aucune entente de services avec la province. Par exemple, dans une province, les employés régionaux ont négocié des ententes de services et de financement avec les municipalités désignées par la province comme des collectivités susceptibles d'accueillir les résidents des Premières Nations évacués. Par la suite, ces mêmes employés étaient déployés comme agents de liaison dans les collectivités en question, où ils agissaient comme facilitateurs entre les évacués et les organisations d'intervention, offraient des services d'interprétation, tenaient informée la haute direction d'AANC et préapprouvaient les dépenses.

Il existe des procédures opérationnelles normalisées pour les interventions en situation d'urgence.

Les procédures opérationnelles normalisées (PON) sont des outils importants permettant d'uniformiser les interventions en cas d'urgence de l'ensemble des employés d'une organisation. AANC dispose de PON visant l'administration des demandes de remboursement liées aux interventions en situation d'urgence : les conditions du PAGU, les lignes directrices sur l'admissibilité des demandes de remboursement et le processus d'examen de ces demandes. Les manuels régionaux sur la gestion des urgences et les carnets de terrain donnent des indications précises sur les procédures provinciales de gestion des urgences, les principales personnes-ressources, les plans d'urgence locaux, les liens vers les services sociaux d'urgence, les modèles de rapports à la haute direction et les lignes directrices sur les coûts admissibles.

La DGU a mis en œuvre une initiative ambitieuse d'amélioration des politiques, qui lui a permis de définir diverses exigences au chapitre des politiques et procédures, et elle supervise un groupe de travail sur les politiques nationales, chargé d'élaborer et de réviser de nouvelles politiques applicables aux programmes. À ce jour, ce groupe de travail a élaboré et fait approuver une politique sur l'aide au rétablissement en situation d'urgence. Il est en train de préparer des politiques axées sur les thèmes suivants : « reconstruire en mieux » les infrastructures; soutien social d'urgence aux évacués; assurance et pertes personnelles; dommages causés aux collectivités hôtes; traitement des demandes de remboursement à la suite de catastrophes de grande ampleur.

Même si la vérification a révélé que des rapports après action avaient été rédigés au terme d'un certain nombre de situations d'urgence, elles n'ont pas toutes donné lieu à ce type de rapport ou à un rapport sur les enseignements tirés, et l'on n'a pas fait de suivi des recommandations à l'échelle régionale ou nationale afin de conseiller la haute direction.

Les rapports après action constituent un bon moyen pour AANC d'apprendre de l'expérience, des succès ou des échecs de ses employés ou d'autres intervenants en matière de gestion des urgences. Le PNGU de 2011 précise quand et comment les régions devraient préparer de tels rapports et les soumettre à la DGU.

Dans les régions où nous nous sommes rendus, les modes de présentation des rapports sur les enseignements tirés et des rapports après action varient. Certains employés régionaux pensent que la production de rapports après action incombe aux Premières Nations et aux organisations provinciales d'intervention, tandis que d'autres pensent que c'est AANC qui assume la responsabilité principale de ces rapports. En l'absence de rapports après action rigoureux et systématiques, AANC pourrait perdre certaines occasions d'améliorer ses activités de préparation aux urgences, d'intervention subséquente et de rétablissement. En outre, la communication horizontale des enseignements tirés à l'ensemble des régions permettrait peut­être d'améliorer les activités liées au PAGU à l'échelle nationale.

5.3.4 Rétablissement

En l'absence d'ententes de services avec certaines provinces, AANC n'a pas en permanence la capacité d'aider les collectivités des Premières Nations à se rétablir après des situations d'urgence et à ramener leurs membres chez eux après une évacuation. La DGU a cherché activement à définir des politiques et des procédures, et à prendre d'autres arrangements.

Selon le Cadre de sécurité civile pour le Canada de 2011, on entend par rétablissement les mesures prises pour restaurer ou rétablir les conditions de vie du milieu à un niveau acceptable après une catastrophe, par diverses mesures visant notamment le retour des évacués, le counseling traumatologique, la reconstruction, l'évaluation des impacts économiques et l'aide financière. Le PNGU de 2011 précise que « le retour d'une collectivité [des Premières Nations] à un état normal, qui prévalait avant l'urgence, est une priorité » et que « le rétablissement concerne la réparation et le rétablissement des conditions à un niveau acceptable ». Dans le même ordre d'idées, les conditions du PAGU définissent le rétablissement comme consistant à « remettre, le plus rapidement possible, la collectivité, son infrastructure et ses maisons à l'état dans lequel elles se trouvaient avant le désastre ». Les conditions du PAGU indiquent le potentiel de prévenir ou d'atténuer les futures catastrophes grâce aux  choix faits pendant la phase de rétablissement et fournit des conseils  par rapport aux  décisions qui peuvent être prises et leur documentation.

Les statistiques recueillies par la DGU montrent que, depuis avril 2011, 58 264 personnes vivant dans des réserves des Premières Nations ont été évacuées de leur maison lors de situations d'urgence, et que 3 807 n'étaient toujours pas retournées chez elles en date du 20 mai 2016. AANC n'a pas en permanence la capacité d'aider les gouvernements des Premières Nations à se rétablir après des situations d'urgence et à ramener leurs membres chez eux après une évacuation. L'analyse des programmes d'AANC révèle que, dans certains cas, le coût de l'hébergement ou les indemnités quotidiennes (entre autres) sont plus élevés que le coût des réparations nécessaires. On a affecté temporairement des ressources spéciales à l'appui de situations de rétablissement importantes au Manitoba et en Ontario.

Comme on l'a vu précédemment, la DGU a cherché activement à définir des politiques et des procédures, et s'efforce de les mettre en œuvre. Par exemple, elle a récemment fait approuver les Politiques opérationnelles relatives aux interventions en cas d'urgence d'AANC, qui a pour objet d'établir un processus clair et de définir les exigences auxquelles doivent se soumettre les Premières Nations pour recevoir une aide au rétablissement dans le cadre du Programme d'aide à la gestion des urgences d'AANC. Dans le cadre du PAGU, on a par ailleurs rédigé une politique visant à « reconstruire en mieux » les infrastructures, qui a pour objet de stipuler clairement les conditions dans lesquelles on peut utiliser l'aide au rétablissement d'urgence d'AANC pour rebâtir les logements et les infrastructures dans les réserves de façon à les améliorer. Une fois mise en œuvre, cette politique devrait permettre de prendre des décisions plus efficaces à long terme à propos de l'affectation des fonds publics aux activités de reconstruction et d'atténuation structurelle.

À titre d'illustration de la nécessité d'avoir une vision à plus long terme des efforts de reconstruction, un des projets que nous avons examinés consistait à « reconstruire en mieux » dans une collectivité exposée aux inondations à répétition. Cette collectivité d'une Première Nation a été inondée trois fois sur une période de dix ans, et chacune de ces inondations a endommagé le même groupe de 36 maisons et nécessité l'évacuation des résidents pendant une longue période. Depuis 2011-2012, la collectivité a dépensé environ 3 millions de dollars pour réparer ces 36 maisons, sans résoudre totalement les problèmes liés aux inondations, et affecté une autre somme de 2,8 millions aux logements et aux services temporaires destinés aux évacués pour la seule année 2015-2016.

AANC est en train de mettre en place une solution détaillée à ce problème; on remplacera les 36 maisons touchées (qui possèdent toutes un sous-sol) par 52 unités modulaires à deux étages, sans sous-sol. Cela présente plusieurs avantages non négligeables : la collectivité résistera mieux aux futures inondations imputables aux eaux souterraines, n'ayant plus à utiliser de sous­sols de mauvaise qualité; cela va optimiser le rapport qualité-prix, puisque le coût de remplacement des maisons endommagées par des maisons modulaires sans sous-sol n'est que légèrement plus élevé que le coût de réparation des maisons existantes, lesquelles ont une durée de vie utile inférieure; cela renforcera la cohésion sociale au sein de la collectivité, en réglant le problème de surpeuplement des logements (on passera de 12,6 personnes par maison touchée à 4,3 personnes).

Cet important projet d'immobilisations est géré par la Direction des immobilisations avec le soutien de l'AC, et s'appuie sur un cadre bien établi de gestion des projets d'immobilisations. Même si nous n'avons pas évalué suffisamment de projets pour tirer des conclusions sur l'efficacité de ces contrôles, notre examen de leur conception indique qu'ils permettent de gérer adéquatement les projets de rétablissement de cette nature. Durant nos visites en région, les agents de gestion des immobilisations nous ont régulièrement dit qu'ils avaient le sentiment de participer assez tôt aux projets de rétablissement nécessitant des infrastructures, car certains employés chargés de la gestion des urgences savent exactement quand ils doivent consulter les spécialistes des infrastructures en situation d'urgence.

5.4 Gestion et contrôles financiers

5.4.1 Conditions du PAGU

Les conditions du PAGU sont régulièrement révisées et mises à jour.

En février 2013, on a mis à jour les conditions du PAGU afin de porter le montant maximal payable à n'importe quel bénéficiaire de 5 à 10 millions de dollars durant le même exercice (à 20 millions si une organisation de gestion des urgences relevant d'un gouvernement provincial ou territorial a un mandat de portée nationale et peut opérer dans plusieurs provinces et territoires). La vérification précédente a révélé que les conditions du PAGU étaient ambiguës à propos de l'admissibilité des dépenses liées aux projets d'immobilisations axés sur le rétablissement et l'atténuation. En juillet 2015, on a mis à jour les conditions du PAGU afin de préciser que les activités structurelles comme les nouvelles constructions (par opposition aux activités de restauration) sont expressément exclues du PAGU, et doivent être entreprises conformément aux autres autorisations ministérielles appropriées, ce qui inclut (sans s'y limiter) les autorisations liées aux immobilisations.

On a également mis à jour les conditions du PAGU afin de clarifier davantage les coûts admissibles ou non admissibles (p. ex. déplacements, hébergement et repas pour les évacués). Les coordonnateurs de la gestion des urgences interviewés dans la région se sont régulièrement dits satisfaits des récentes améliorations apportées aux conditions du PAGU.

5.4.2 Traitement des demandes de remboursement des dépenses liées à la gestion des urgences

Les employés des bureaux régionaux d'AANC n'ont ni la capacité ni les compétences nécessaires pour gérer de façon efficace et efficiente les demandes de remboursement des dépenses liées à la gestion des urgences. En outre, en raison de la nature et de l'irrégularité des catastrophes graves, les régions ont du mal à maintenir une capacité permanente de gestion des demandes.

Les bureaux régionaux d'AANC sont chargés d'examiner les demandes de remboursement des dépenses liées aux interventions d'urgence et au rétablissement, et de recommander leur approbation aux gestionnaires régionaux/de la DGU. Au terme de l'examen de l'administration d'un échantillon de demandes de remboursement, les vérificateurs ont constaté que, même si les employés régionaux sont pleins de bonnes intentions et font des efforts raisonnables, ils n'examinent généralement pas ces demandes assez rapidement et assez méticuleusement. Par exemple, les employés régionaux sont proactifs quand il s'agit de contester des demandes de remboursement douteuses, mais ils n'ont ni le temps ni les compétences nécessaires pour présenter ces contestations de façon appropriée.

Dans une région, nous avons constaté que certaines demandes de remboursement contestées étaient en suspens depuis plusieurs années. Dans une autre région, nous avons déterminé qu'il était possible de mieux négocier le prix des nuits d'hôtel lors d'évacuations récurrentes en prévision d'une inondation. Dans ce cas-là, le prix des nuits d'hôtel allait de 102 $ à 270 $.

Durant nos entrevues en région, les employés affectés à la gestion des urgences nous ont invariablement dit qu'ils bénéficiaient d'un soutien efficace de leurs collègues de la DGU, à l'AC. Compte tenu de la nature unique de certaines demandes de remboursement, les employés régionaux consultent régulièrement l'AC à propos de l'admissibilité et du caractère adéquat de ces demandes. Une pratique exemplaire bénéfique pour les employés affectés au PAGU consisterait à créer un « dépôt » des décisions et des interprétations relatives à l'admissibilité des dépenses. Il serait particulièrement utile au personnel nouvellement engagé ou temporaire qui traite ces demandes. Nous comprenons que le programme est en train de dresser une liste, qui sera disponible au personnel régional et de l'AC.

Ce qui nous est apparu le plus évident lors de notre examen des dossiers est l'incapacité des régions à gérer efficacement et rapidement les demandes de remboursement à la suite de catastrophes graves. Par exemple, les demandes visant les dépenses de gestion des urgences liées à l'évacuation des résidents peuvent s'accompagner de nombreux reçus pour des dépenses personnelles comme l'hébergement, les boissons, la nourriture, les vêtements, le transport, le carburant et les biens mobiliers. Elles sont souvent présentées aux bureaux régionaux de façon désorganisée, et l'on observe un manque de classification, de justifications et de bien-fondé.

Il faut apporter des améliorations au traitement de première ligne des demandes de remboursement afin de garantir que les demandeurs disposent des renseignements, des outils et des compétences adéquats pour préparer des demandes conformes. Exemples d'éléments qui amélioreraient l'efficacité et l'efficience du processus : formulaires de demande faciles à remplir dotés de contrôles d'intégrité intégrés, et lignes directrices sur l'admissibilité et la pertinence des dépenses (p. ex. seuils de rationalité pour les frais d'hébergement et de nourriture, et exemples de justifications acceptables quand des montants exceptionnellement élevés sont réclamés). Par ailleurs, des réunions préliminaires avec les employés administratifs du bénéficiaire, visant à expliquer les formulaires, les exigences relatives aux pièces justificatives et les processus de traitement des demandes, aideraient sans doute ceux-ci à comprendre quelles sont les dépenses admissibles et pertinentes, faciliteraient l'examen des demandes et accéléreraient les remboursements. Si l'on utilisait des formulaires normalisés, on pourrait concevoir un tableur (servant, par exemple, d'outil de contrôle de l'intégrité) pour automatiser et faciliter l'analyse des demandes par AANC.

L'amélioration des négociations avec les fournisseurs lorsque les besoins sont assez faciles à anticiper pourrait renforcer la capacité du Ministère à maîtriser les coûts lors des interventions. Par exemple, le fait de disposer de documents, d'ententes et de processus à l'avance pour accélérer le processus d'appel de propositions auprès des hôtels et d'autres fournisseurs de services pourrait minimiser le risque de frais excessifs ou de différends en aval. C'est particulièrement pertinent dans les régions où l'on évacue les gens à répétition en raison d'inondations ou de feux de forêt.

Compte tenu du volume et de la complexité des demandes de remboursement de dépenses liées aux interventions d'urgence et au rétablissement, et de l'irrégularité et l'imprévisibilité des catastrophes graves, on ne peut pas raisonnablement s'attendre à ce que les actuels employés régionaux gèrent ces demandes, pas plus qu'il n'est rentable d'établir la capacité de gestion de ces demandes en région. Il faut plutôt créer une capacité centralisée et une méthode de traitement des demandes axée sur le risque afin de garantir que toutes les demandes de remboursement seront examinées et éventuellement contestées avec la rigueur appropriée. Si le Ministère décide de gérer le traitement et le paiement des demandes de remboursement des dépenses liées aux catastrophes graves en centralisant ses capacités, il devra aussi veiller à transférer toutes les petites demandes, de manière à éviter l'inefficacité d'un double traitement et à garantir un traitement rigoureux de toutes les demandes à haut risque (p. ex. la vérification a révélé que le niveau de risque et de complexité pouvait être élevé même pour les petites demandes).

Recommandation

5. La sous-ministre adjointe principale, Opérations régionales, devrait élaborer et mettre en œuvre un cadre de contrôle efficace et une capacité centralisée appropriée afin de garantir qu'on évaluera en détail l'admissibilité et la validité des demandes de remboursement de dépenses associées aux interventions et au rétablissement, et notamment leur pertinence dans le contexte visé.

 

 

6. Plan d'action de la direction

Recommendations Réponse et mesures de la direction Gestionnaire responsable (titre) Date de mise en application prévue
1. La sous-ministre adjointe principale, Opérations régionales, devrait veiller à ce que les ébauches du Plan de gestion des urgences et du cadre de contrôle du PAGU soient finalisées et approuvées. L'ébauche du Plan de gestion des urgences et l'ébauche de Cadre de contrôle du programme seront finalisées et approuvées. Sous-ministre adjointe principale, Opérations régionales

Plan de gestion des urgences: mars 2017

Cadre de contrôle du programme: juin 2017

Mise en œuvre en cours

2. La sous-ministre adjointe principale, Opérations régionales, devrait veiller à ce qu'on adopte une approche du PAGU axée sur l'ensemble des risques. Les données seront exploitées à l'échelle régionale, provinciale, territoriale et fédérale pour permettre une approche axée sur tous les risques. Sous-ministre adjointe principale, Opérations régionales

juin 2017

Mise en œuvre en cours

4. La sous-ministre adjointe principale, Opérations régionales, devrait veiller à ce que les résultats de rendement pour les indicateurs de rendement du PAGU soient présentés au moins une fois par an à la haute direction et aux directeurs généraux régionaux. Le PAGU partagera les indicateurs de rendement avec la haute direction au moyen de sa Stratégie de mesure du rendement. Le PAGU communiquera directement les résultats du rendement à la haute direction au cours des présentations régulières du Comité des opérations. Sous-ministre adjointe principale, Opérations régionales

annuellement à partir de mars 2017

Mise en œuvre en cours

5. La sous-ministre adjointe principale, Opérations régionales, devrait intensifier les mesures proactives pour promouvoir et favoriser la préparation et l'atténuation non structurelle au sein des collectivités exposées aux dangers et aux risques liés aux situations d'urgence. Le PAGU intensifiera encore la nature proactive du processus de sollicitation de la proposition pour son volet non structurel de financement de l'atténuation et de la préparation pour s'assurer que les collectivités les plus nécessiteuses ont accès au financement du programme. Les données seront exploitées à l'échelle régionale, provinciale, territoriale et fédérale pour permettre une approche axée sur les risques, tous risques. Sous-ministre adjointe principale, Opérations régionales

janvier 2017

Mise en œuvre en cours

6. La sous-ministre adjointe principale, Opérations régionales, devrait élaborer et mettre en œuvre un cadre de contrôle efficace et une capacité centralisée appropriée afin de garantir qu'on évaluera en détail l'admissibilité et la validité des demandes de remboursement de dépenses associées aux interventions et au rétablissement, et notamment leur pertinence dans le contexte visé. Une ébauche de cadre de contrôle du programme a été créée et sera finalisée et approuvée. Le cadre de contrôle décrira une approche financière axée sur les risques pour le traitement des demandes qui garantira leur exactitude et leur pertinence, tout en assurant la cohérence et la transparence pour la détermination finale de l'admissibilité. Sous-ministre adjointe principale, Opérations régionales

cadre de contrôle du programme: juin 2017

Mise en œuvre en cours

 

 

Annexe A : Critères de vérification

Pour garantir avec un degré d'assurance approprié que les objectifs de la vérification seraient atteints, on a élaboré les critères décrits ci-après :

Critères de vérification et objectifs de contrôle

1. AANC a défini de façon claire et cohérente les objectifs, les responsabilités et les obligations de rendre compte en ce qui concerne la gestion des urgences dans les réserves.

1.1 Le PAGU d’AANC est conforme aux lois, plans et politiques fédéraux applicables.

1.2 AANC dispose des structures de gouvernance appropriées à l’appui de ses activités de gestion des urgences, en assurant notamment l’interopérabilité avec les structures de gouvernance de la gestion des urgences à l’échelle du gouvernement.

1.3 AANC établit des objectifs et des mesures du rendement clairs pour le PAGU.

1.4 AANC a clairement défini les rôles et les responsabilités relatifs au PAGU, et ils vont dans le sens des objectifs du programme.

2. La haute direction d’AANC appuie et supervise adéquatement ses activités de gestion des urgences dans les réserves et ses programmes de soutien.

2.1 La haute direction d’AANC assume le leadership et les responsabilités globales à propos de la gestion des urgences dans les réserves, et assure la reddition de comptes correspondante.

2.2 La haute direction d’AANC a passé en revue et approuvé les objectifs et les plans associés à la gestion des urgences et au PAGU.

2.3 AANC revoit régulièrement les méthodes de gestion du PAGU, en se basant sur les résultats du programme, les vérifications, les évaluations et les rapports après action. La direction évalue la pertinence des ressources et les possibilités d’amélioration continue du programme.

2.4 AANC obtient des renseignements appropriés grâce à la collecte, à l’analyse et à la présentation de l’information sur la mesure du rendement des activités de gestion des urgences, à l’appui de la prise de décisions.

3. AANC établit des plans nationaux et régionaux qui guident ses activités de gestion des urgences dans les réserves et ses programmes de soutien.

3.1 AADNC a effectué une analyse approfondie des tendances relatives à la nature, à la fréquence et à la gravité des urgences, y compris une analyse des coûts d’intervention correspondants afin d’adapter ses plans en conséquence.

3.2 AANC définit, communique et surveille le rendement de ses plans de gestion des urgences liés au programme et régionaux qui traitent des risques importants, et se conforme aux exigences de la Loi sur la gestion des urgences et aux directives de Sécurité publique Canada.

4. Le PAGU d’AANC est étayé par des estimations de coûts défendables, alignées sur ses objectifs, ses priorités et ses plans.

4.1 L’aide financière accordée au PAGU d’AANC et à d’autres organisations de soutien est alignée sur les plans liés au programme et sur les domaines présentant le plus de risques.

4.2 AANC a effectué une estimation détaillée des coûts du PAGU à l’appui de ses demandes de financement.

4.3 AANC analyse les coûts historiques du PAGU et les tendances relatives à la nature, à la fréquence et à la gravité des urgences, à l’appui de ses estimations budgétaires et de ses demandes de financement.

5. Les aides et les ressources destinées à la planification de la gestion des urgences sont offertes aux Premières Nations en fonction du degré de risque; cela inclut les aides offertes par le biais d’arrangements pris avec les provinces et avec des tierces parties.

5.1 On identifie et on évalue les risques liés au programme de gestion des urgences, ainsi que les menaces qui pèsent sur les Premières Nations, notamment en tenant compte de tous les dangers, des tendances historiques, des changements anticipés dans le contexte des risques, et des impacts potentiels.

5.2 L’AC et les régions d’AANC offrent le soutien et le financement appropriés aux Premières Nations pour la planification de la gestion des urgences et la préparation connexe, en tenant compte des risques liés au programme et des menaces qui pèsent sur les Premières Nations (p. ex. plans, arrangements, équipement d’urgence, évacuation, eau, abris, etc.).

5.3 AANC appuie la formation, les essais et les exercices liés à la gestion des urgences, et y participe.

6. Les contrôles visant l’approbation, le financement et la surveillance des projets d’atténuation structurelle liés à la gestion des urgences facilitent une administration efficace et efficiente des dépenses.

6.1 Les contrôles, l’obligation de rendre compte et les responsabilités de la direction en ce qui concerne l’approbation, le financement et le suivi des projets de gestion des urgences sont clairs et favorisent une approche intégrée.

6.2 Les projets d’atténuation structurelle liés à la gestion des urgences s’appuient sur les possibilités de renforcer l’atténuation durant les projets de rétablissement, et sur l’information issue des activités d’atténuation non structurelle.

6.3 On prend des décisions rapides et défendables à propos du financement des projets d’atténuation structurelle liés à la gestion des urgences.

6.4 Les projets d’atténuation structurelle liés à la gestion des urgences sont surveillés, et l’on prend des mesures correctives.

7. Les contrôles visant l’approbation, le financement et la surveillance des projets d’atténuation non structurelle liés à la gestion des urgences facilitent une administration efficace et efficiente des dépenses.

7.1 Les contrôles, l’obligation de rendre compte et les responsabilités de la direction en ce qui concerne l’approbation, le financement et le suivi des projets sont clairs et favorisent une approche axée sur les risques à l’échelle nationale, régionale et des Premières Nations.

7.2 On désigne les collectivités vulnérables des Premières Nations et on les aide à solliciter des fonds pour leurs projets d’atténuation non structurelle.

7.3 On prend des décisions rapides et défendables à propos du financement des projets d’atténuation non structurelle liés à la gestion des urgences.

7.4 Les projets d’atténuation non structurelle liés à la gestion des urgences sont surveillés, et l’on prend des mesures correctives.

8. Les contrôles visant l’approbation, le financement et la surveillance des projets de rétablissement liés à la gestion des urgences facilitent une administration efficace et efficiente des dépenses.

8.1 AANC a mis en place des directives, des processus et des lignes directrices visant l’approbation, le financement et la surveillance des projets de rétablissement liés à la gestion des urgences.

8.2 On prend des décisions rapides et défendables à propos du financement des projets de rétablissement liés à la gestion des urgences.

8.3 Les projets de rétablissement liés à la gestion des urgences sont surveillés, et l’on prend des mesures correctives.

8.4 AANC dispose de contrôles lui permettant de vérifier rapidement les dépenses (occurrence et admissibilité) et de recouvrer les sommes non dépensées ou non admissibles.

9. Les contrôles d’AANC pour le traitement des demandes de remboursement des dépenses liées au rétablissement dans le cadre du PAGU permettent un traitement rapide et précis, et le respect des règles d’admissibilité des dépenses.

9.1 AANC dispose de directives, de processus et de lignes directrices visant l’établissement et la communication des règles d’admissibilité des dépenses liées aux interventions d’urgence, conformément aux autorisations liées au programme.

9.2 AANC s’est doté de contrôles permettant de vérifier rapidement les dépenses (occurrence et admissibilité) et de recouvrer les sommes non dépensées ou non admissibles

 

 

Annexe B : Lois, politiques, directives et lignes directrices pertinente

Voici une liste des documents mentionnés à titre de référence dans le présent rapport. Il convient de noter que cette liste n'est pas exhaustive.

 
 
Date de modification :