Marchés de services de professionnels

Table des matières

1.0 Introduction

1.1 Objet et portée

Le présent document expose les politiques et marches à suivre que les bandes peuvent adopter quand elles concluent des marchés de services de professionnels avec des entreprises ou des particuliers. Quand elle conclut un tel marché, la bande doit s'assurer qu'elle obtient les services les plus avantageux, compte tenu des fonds engagés. En suivant les modalités énoncées ci-après, les bandes seront en mesure de passer des marchés avec des entreprises ou des particuliers selon les usages généralement reconnus.

Si la bande ne dispose pas des ressources internes nécessaires pour rédiger des documents, demander des propositions, adjuger un marché et exécuter les fonctions administratives qui en découlent, elle doit normalement retenir les services de spécialistes. Dans certains cas, la bande ne confiera à un spécialiste que certaines étapes précises du processus d'adjudication.

1.2 Définitions

Administration du marché : comprend toutes les fonctions liées à la rédaction de répertoires des entrepreneurs éventuels, des documents de proposition, des documents contractuels et des rectificatifs ainsi que la tenue des registres administratifs.

Agent du marché de la bande : appelé ci-après l'agent du marché; désigne l'agent chargé de l'administration du marché.

NOTA : Le gestionnaire et l'agent du marché peuvent être des membres de la bande ou des spécialistes indépendants engagés spécialement pour exercer les fonctions précitées au nom de la bande.

Tout au long du processus d'adjudication, le gestionnaire et l'agent du marché devraient se consulter quand l'un ou l'autre se propose de prendre une mesure qui peut influer sur une étape quelconque du processus. Même si les agents précités exercent des fonctions différentes, les gestes de l'un peuvent obliger l'autre à prendre certaines mesures pour assurer l'unité du processus d'adjudication. S'il s'agit d'administrer un marché de moindre importance, une seule personne peut très bien occuper les deux postes.

Compétition : procédé qui permet d'obtenir la prestation de services par le secteur privé et en vertu de laquelle une entreprise ou un particulier est choisi parmi celles qui ont déposé une proposition en vue de l'exécution de certains travaux.

Coût estimatif : les sommes qui, d'après les estimations du conseil de bande, seront requises pour les travaux projetés.

Critères d'évaluation : éléments dont il faut tenir compte dans l'évaluation des propositions qui permettent d'obtenir les services requis aux conditions les plus avantageuses. L'annexe 1 donne un exemple des critères qui sont généralement utilisés.

Date et heure limites de réception des propositions : la date précise et l'heure exacte avant lesquelles le conseil de bande doit avoir reçu la proposition d'un entrepreneur ou d'un particulier sous peine de nullité.

Demande de propositions : demande qui est envoyée à certaines entreprises ou personnes compétentes et aux termes de laquelle celles-ci sont invitées à présenter des propositions concernant la prestation des services indiqués. Cette demande comprend une lettre d'invitation, une description du mandat ainsi qu'un énoncé des critères d'évaluation des propositions, des articles de convention et des conditions générales. L'annexe 1 donne un modèle de la lettre et des documents qui l'accompagnent.

Entrepreneur : entreprise ou particulier qui offre de fournir des services professionnels à la bande. Dans le secteur privé, cette entreprise ou personne est habituellement appelée «expert-conseil».

Gestion du marché : consiste à traiter avec l'entrepreneur pour assurer le respect de toutes les modalités du marché, autoriser le versement d'acomptes selon le cas, tenir les registres voulus et, au besoin, faire état de la marche des travaux.

Modification de la demande de proposition : toute addition, suppression, correction ou modification apportée à la demande de propositions originale.

Proposition : offre de service présentée par une entreprise ou un particulier en réponse à une demande formulée par le conseil de bande. Une proposition est valable si elle remplit toutes les conditions indiquées dans la demande de propositions.

Représentant de la bande : appelé ci-après le gestionnaire; désigne l'agent qui a été chargé de la gestion courante du marché.

Services professionnels : services offerts par des entreprises ou des particuliers qui possèdent une compétence et des connaissances étendues dans un domaine professionnel, scientifique, technique ou administratif.

2.0 Présentation des propositions

2.1 Lignes directrices

Quand il est nécessaire de recourir au secteur privé pour des services de professionnels dont le coût estimatif est de 30 000 $ ou plus, un concours doit être ouvert dans tous les cas qui le permettent afin d'assurer la conclusion du marché le plus avantageux possible.

Les entreprises et personnes qualifiées doivent avoir l'occasion de concourir en vue d'obtenir le marché.

Aucune demande de prestation de services ne doit être faite à moins que le conseil de bande n'estime qu'il est en mesure de couvrir la totalité des coûts des travaux.

2.2 Rédaction et distribution de la demande de propositions

Le conseil de bande:

  1. fixe le coût estimatif qui, à son avis, sera suffisant pour permettre l'exécution des travaux, de sorte que des fonds soient réservés à cette fin avant l'adjudication du marché;
  2. rédige une description du mandat, précisant clairement les objectifs à atteindre et les travaux que l'entrepreneur doit exécuter. L'annexe 1 donne un exemple des éléments qui sont mentionnés dans une description du mandat;
  3. indique aux entreprises et aux particuliers invités le mode de paiement choisi (voir article 2.3);
  4. établit des critères d'évaluation suivant lesquels les propositions seront étudiées (l'annexe 1 donne un exemple des critères généralement utilisés);
  5. choisit quatre ou cinq entreprises ou particuliers qui sont présumés posséder la compétence nécessaire pour exécuter les travaux;
  6. fixe la date et l'heure limites de réception des propositions en accordant un minimum de dix jours ouvrables aux entrepreneurs pour leur permettre de préparer et de présenter leur proposition;
  7. prépare les pièces constitutives de la proposition (l'annexe 1 donne un exemple des documents qui, de façon générale, en font partie); et
  8. poste les pièces constitutives de la proposition aux entreprises et aux particuliers choisis -- toute autre entreprise ou personne peut, sur demande, obtenir copie de ces documents si le conseil de bande estime qu'elle possède les compétences et s'il souhaite qu'elle lui présente une proposition.

2.3 Mode de rémunération

Le mode de rémunération peut être fondé sur le versement d'un montant fixe ou sur l'établissement d'un montant maximal autorisé.

Dans l'élaboration du marché, il faut s'assurer que le mode de rémunération choisi correspond à celui indiqué dans la proposition. Voici les modes de rémunération généralement admis :

  1. Frais fixes - comprend tous les frais, soit les honoraires, les frais de déplacement, les dépenses, les frais généraux et les bénéfices. Habituellement, la clause de prix fixe est rédigée comme suit : «Le prix fixe comprend tous les frais - frais de déplacement et autres frais nécessaires à l'exécution des travaux.» Ce mode de rémunération doit être adopté quand la qualité ou la quantité des travaux peut être déterminée avec précision. C'est celui qui est le plus souvent préconisé.
  2. Taux fixes journaliers ou autres à base de temps - comportant un prix plafond. En l'espèce, la clause de prix est habituellement rédigée comme suit : «L'entrepreneur s'engage à exécuter les travaux précisés pour un montant ne dépassant pas xx xxx $.» Les taux journaliers ou par période doivent tous être mentionnés dans les modalités de paiement. Un tel mode de rémunération est recommandé quand l'étendue ou la quantité des travaux ne peut être déterminée avec précision et quand l'entrepreneur accepte une rémunération maximale.
  3. Prix unitaire fixe - un montant maximal autorisé établi d'après un coût unitaire fixe pour une quantité estimative tel qu'énoncé dans les documents de l'offre. On y a recours lorsque la tâche est constituée d'éléments bien définis, par exemple, la production de levés aériens. Le prix unitaire comprend habituellement toutes les dépenses engagées.
  4. Montant fixe pour les honoraires - plus les dépenses prévues jusqu'à concurrence d'un montant autorisé. Ce mode de paiement est utilisé quand la quantité de travail peut être déterminée à l'avance et que le montant des frais à engager varie.
  5. Taux fixes journaliers ou autres à base de temps et nombre total estimatif de jours, plus les dépenses. On a recours à ce mode de rémunération si la portée des travaux ne peut être déterminée et si elle peut être modifiée en cours d'exécution.
  6. Le coût des salaires multiplié par un facteur. Ce mode de paiement est utilisé, comme en e. ci-dessus, lorsqu'on ne peut déterminer la portée des travaux.

À l'égard de c), d) et e), il faut utiliser une clause comme celle-ci : «ne doit pas être dépassé sans qu'un rectificatif soit signé par le fondé de signature en guise d'approbation».

Lorsque des dépenses sont engagées et qu'elles doivent être remboursées au prix coûtant ou au prix coûtant plus une marge bénéficiaire, la demande de remboursement doit être accompagnée de pièces justificatives. Ces dépenses devraient être ventilées dans la proposition et placées dans les modalités de paiement de la même façon. Les entrepreneurs doivent être informés de ces limites à l'étape de la demande de propositions.

Les marchés fondés sur des taux fixes journaliers ou sur d'autres tarifs à base de temps doivent être étroitement surveillés pour s'assurer que les calendriers d'exécution sont respectés et que le nombre de demandes de prolongation des délais fixés est réduit au minimum.

2.4 Publication de modifications à la demande de propositions

Il est permis d'apporter des ajouts, suppressions, corrections ou modifications à la demande de propositions après que celle-ci a été envoyée aux entreprises et aux particuliers. Si la modification est importante, le conseil de bande peut décider de reporter la date limite de réception des propositions.

Un avis écrit de la modification doit être envoyé à toutes les entreprises et particuliers qui ont reçu les documents de propositions originaux.

2.5 Réception et ouverture des propositions

Le conseil de bande

  1. prend acte de toutes les propositions ou modifications au moment de la réception, les paraphe, en note la date et l'heure de réception et les place dans un classeur fermé à clé sans les avoir décachetées -- de la même façon, il doit prendre acte des lettres et des télex ayant pour objet de modifier les propositions déjà reçues et les placer avec les propositions cachetées;
  2. accepte seulement les modifications de proposition reçues par lettre, par télégramme ou par télex, avant la date limite de réception des propositions;
  3. s'assure que seules les propositions reçues au bureau du conseil de bande désigné dans la demande de propositions sont examinées (il faut indiquer à l'entrepreneur qui s'adresse à un autre bureau de présenter sa proposition au bureau désigné);
  4. s'abstient de divulguer à quiconque, avant la date limite de réception des propositions, les noms des entreprises invitées à présenter des propositions ainsi que le nombre de propositions reçues. Toutefois, il est permis d'informer l'entrepreneur qui en fait la demande avant l'ouverture que sa proposition a été reçue;
  5. refuse toute demande d'un entrepreneur de retirer sa proposition avant la date limite de réception des propositions, à moins que la demande ne soit faite par écrit et signée par le représentant autorisé de l'entrepreneur;
  6. s'abstient d'examiner les propositions reçues après la date limite de réception des propositions. La date et l'heure d'arrivée des propositions en retard sont estampillées sur l'enveloppe, et ces propositions sont retournées à l'expéditeur, cachetées, avec une lettre d'accompagnement, dans les 24 heures de leur réception après avoir photocopié les deux côtés de l'enveloppe et versé ces copies au dossier;
  7. s'assure que les propositions sont ouvertes le plus tôt possible après la date limite de réception en présence des seuls entrepreneurs qui ont présenté des propositions et qui souhaitent assister à l'ouverture;
  8. s'assure que les propositions sont ouvertes par un comité formé d'au moins trois personnes qu'il aura désignées;
  9. avant l'ouverture des propositions, le président annonce ce qui suit :
    • - le nom officiel du projet;
    • - que toutes les propositions doivent faire l'objet d'une évaluation et d'un examen, et
    • - qu'il ne sera répondu à aucune question portant sur les propositions lors de leur ouverture;
  10. donne les renseignements suivants après l'ouverture de chaque proposition :
    • - le nom et l'adresse de l'entrepreneur ainsi que
    • - le montant total de la proposition, ainsi que toute augmentation ou réduction, et le montant révisé;
  11. s'assure que le secrétaire du comité consigne ces renseignements dans la «liste des propositions reçues par le comité d'ouverture» (voir l'annexe 2). Les membres du comité qui ont ouvert les propositions doivent signer le registre pour attester que celles-ci ont été reçues avant l'expiration du délai prescrit dans la demande de propositions;
  12. s'assure qu'aucune proposition n'est rejetée pendant l'ouverture officielle des propositions et,
  13. après l'ouverture officielle, répond aux entrepreneurs qui souhaitent obtenir des renseignements sur les propositions, en ne fournissant que les noms et adresses des entrepreneurs et le montant total de chaque proposition.

2.6 Annulation de l'appel de propositions

Dans les cas où il semble opportun de ne pas procéder au concours de propositions ou à l'adjudication du marché après réception des propositions, le conseil de bande doit en informer par écrit tous les soumissionnaires.

3.0 Adjudication du marché

3.1 Évaluation des propositions

Un comité d'évaluation (formé d'au moins trois personnes) chargé d'examiner et d'évaluer les propositions reçues doit être constitué. Il recommandera la proposition la plus avantageuse. Le comité doit comprendre un président et au moins deux autres personnes qui sont toutes bien informées sur les travaux faisant l'objet du marché.

Le comité doit faire une évaluation de toutes les propositions présentées pour un marché donné en vue de déterminer laquelle correspond le mieux à la description du mandat et offre la meilleure valeur. Avant de lancer l'appel d'offres, le comité doit attribuer des coefficients de pondération à chacun des critères contenus dans la demande de propositions. L'attribution de coefficients de pondération avant l'appel d'offres assure une notation impartiale. Ces coefficients doivent être portés à la connaissance des entrepreneurs. L'annexe 3 donne un exemple de critères d'évaluation et de coefficients de pondération.

Le comité d'évaluation doit examiner les propositions selon les critères établis et les facteurs de pondération. Il doit déterminer dans quelle mesure les propositions satisfont aux exigences précisées dans la description du mandat et répondent aux autres critères. Toutes les propositions doivent être examinées ou évaluées séparément par chaque membre du comité afin que chacun puisse donner une notation distincte. Lorsque l'évaluation est terminée, le comité doit se réunir, faire l'unanimité, et soumettre une recommandation. L'annexe 4 décrit une méthode d'évaluation des propositions.

Les membres du comité d'évaluation doivent s'assurer que chaque proposition est évaluée en fonction de tous les critères et que l'évaluation est logique. Par exemple, l'entreprise qui a présenté l'offre la plus basse devrait obtenir la cote la plus élevée pour le critère de coût.

Si le comité d'évaluation désire obtenir des éclaircissements relativement aux propositions, il doit fixer un rendez-vous avec l'entreprise ou le particulier intéressé. Cette rencontre doit avoir lieu avant l'établissement de la cote finale. Le conseil de bande doit obtenir une confirmation écrite de toute explication qui modifie la proposition déposée à l'origine.

Le comité d'évaluation ne peut rejeter une proposition. Si une proposition contient des lacunes, le fait de l'évaluer selon les critères et les coefficients de pondération permettra de lui donner une cote en conséquence.

3.2 Adjudication du marché

Le conseil de bande doit s'assurer que la cote attribuée justifie l'adjudication. L'annexe 5 donne un modèle de lettre de recommandation du comité d'évaluation.

Le conseil de bande pourrait vouloir adjuger le marché avant l'établissement des documents contractuels officiels. Le gestionnaire peut alors en informer par courrier électronique ou par facsimile l'entreprise ou le particulier choisi. Ce mécanisme d'adjudication signifie que l'on a accepté l'offre et il doit faire état de la demande de propositions et de tout changement négocié. L'annexe 6 donne un modèle de télex d'adjudication.

3.3 Avis donné aux entreprises ou aux particuliers non retenus

Le conseil de bande doit informer par écrit tous les autres entrepreneurs du nom de l'entreprise choisie.

3.4 Séance d'information à l'intention des entreprises ou des particuliers non retenus

Si un entrepreneur non retenu le demande, on doit organiser une rencontre pour répondre à ses questions.

Seuls peuvent lui être communiqués les noms et adresses des autres entrepreneurs ainsi que le montant total de chaque proposition, lorsqu'il s'agit d'offres à frais fixes. On peut également lui expliquer les points faibles de sa proposition, mais il ne faut pas lui faire part des détails des autres propositions. Le conseil de bande doit s'assurer que les détails des autres propositions demeurent confidentiels.

3.5 Choix d'un entrepreneur unique

Si le conseil de bande désire choisir un entrepreneur sans faire de concours, il doit le faire à bon escient. Si on choisit toujours le même entrepreneur de cette façon, les autres entrepreneurs qui pourraient offrir des services de meilleure qualité ou à un prix inférieur se décourageront. On recommande de n'avoir recours à cette méthode que lorsque le marché n'est pas de grande valeur ou que l'entrepreneur en question est le seul qui a la compétence et dispose des ressources nécessaires pour effectuer les travaux dans les délais prévus.

Lorsque le conseil de bande utilise cette méthode de sélection, il doit s'assurer que le prix est juste et raisonnable, que l'entrepreneur a les connaissances et les ressources nécessaires pour effectuer les travaux et que la proposition satisfait à toutes les exigences comprises dans la description du mandat.

Lorsque la bande choisit un entrepreneur sans faire appel à la concurrence, elle doit s'assurer que :

  1. l'on a établi une bonne description du mandat
  2. l'on a reçu une proposition écrite de l'entrepreneur;
  3. l'on obtiendra le rendement le plus élevé possible en contrepartie de l'argent dépensé.

4.0 Administration et gestion du marché

4.1 Préparation du contrat

4.1.1 Responsabilité

L'agent du marché doit établir les documents attestant le marché immédiatement après son adjudication. Le contrat doit être conforme aux documents sur lesquels se fonde l'offre de l'entrepreneur, y compris la proposition, pourvu qu'elle ne soit pas en désaccord avec les autres documents du marché, et toute modification négociée et acceptée avant l'adjudication du marché. L'ajout d'autres documents ou travaux non stipulés dans les documents de soumission est considéré comme une contre-offre et peut être rejeté par l'entrepreneur.

4.1.2 Documents contractuels

Les contrats de services de professionnels comprennent les éléments suivants :

  • - les définitions,
  • - les conditions générales,
  • - les modalités de paiement, et
  • - la description du mandat

4.1.3 Signature du contrat

Le conseil de bande doit signer trois exemplaires du contrat et l'agent du marché doit les poster à l'entrepreneur pour que celui-ci les signe. Un quatrième exemplaire doit être versé aux dossiers de la bande.

L'entrepreneur doit signer les trois exemplaires du contrat et en retourner deux à l'agent du marché.

L'agent du marché doit examiner minutieusement les documents que l'entrepreneur lui a retournés pour s'assurer qu'ils n'ont subi aucune modification. Si l'entrepreneur a apporté des modifications, il se peut qu'elles soient inacceptables pour le conseil de bande. L'agent du marché doit s'assurer que les documents sont signés aussi rapidement que possible.

4.1.4 Remise des documents

Lorsque le contrat aura été signé par les deux parties, l'agent du marché en acheminera les exemplaires et copies comme suit :

  • - un exemplaire versé au dossier du marché,
  • - un exemplaire à l'entrepreneur,
  • - un exemplaire au conseil de bande,
  • - une copie au gestionnaire, qui la versera au dossier du projet, et
  • - d'autres copies, au besoin.

4.2 Assurances

L'entrepreneur doit souscrire et maintenir en vigueur toutes les assurances prévues au contrat, pour protéger les intérêts des deux parties.

4.3 Rectificatifs

4.3.1 Délégation de pouvoirs financiers

Sous réserve de l'autorisation du conseil de bande, le gestionnaire peut, dans des limites acceptables, modifier, augmenter ou réduire la charge de travail et rajuster le prix du marché et les délais d'exécution en conséquence, après discussion et entente avec l'entrepreneur, sans invalider le marché.

4.3.2 Marche à suivre

Les demandes de modification du marché doivent faire l'objet d'un rectificatif (l'annexe 7 en donne un modèle).

Le gestionnaire peut demander par écrit que des modifications soient apportées au marché, et l'entrepreneur doit agréer par écrit par voie de proposition en y indiquant l'augmentation ou la diminution des coûts. Le gestionnaire doit examiner cette proposition et, s'il l'approuve, autoriser l'entrepreneur à poursuivre les travaux.

Le gestionnaire ne doit pas permettre à l'entrepreneur d'exécuter des travaux entraînant un dépassement de coût avant que l'on ne certifie que les fonds nécessaires sont disponibles et que le fondé de signature compétent ait approuvé l'augmentation du montant du marché.

La valeur des modifications peut être déterminée par l'une ou plusieurs des méthodes suivantes :

  1. estimation du coût des travaux et acceptation de l'offre forfaitaire de l'entrepreneur, si elle est jugée raisonnable par le gestionnaire après qu'il ait préparé son propre devis estimatif;
  2. si des prix unitaires sont fixés dans le contrat et qu'il comporte un barème de prix unitaires et s'il s'agit d'effectuer de nouveaux travaux du même type que ceux déjà prévus --, il suffit tout simplement de rajuster les quantités indiquées et le prix;
  3. il faut négocier de nouveaux prix unitaires si les nouveaux travaux à effectuer diffèrent de ceux déjà décrits dans le contrat ou
  4. durée x taux fixe journalier + frais de déplacement + dépenses -- cette méthode de calcul peut être utilisée si l'entrepreneur est rémunéré sur une base de temps et s'il doit engager des frais supplémentaires pour exécuter les travaux visés par le rectificatif.

4.4 Cession du contrat

La cession du contrat peut résulter:

  1. de la cession des travaux à exécuter ou des services à fournir ou
  2. de la cession du montant (en argent) du marché ou du solde de ce montant.

L'entrepreneur doit se référer aux conditions du contrat pour connaître ce qui lui est permis ou interdit de faire en l'occurrence. Cette question doit être prévue au contrat, de sorte que le gestionnaire ou le conseil de bande puisse exercer un certain contrôle en cas de cession et, de ce fait, préserver les droits de la bande. L'entrepreneur ne peut céder le contrat qu'avec l'approbation du conseil de bande.

4.5 Manquement de la part de l'entrepreneur

4.5.1 Généralités

Dans tous les cas où l'entrepreneur ne remplit pas ses obligations, le gestionnaire doit consulter un juriste. Cette façon de procéder est également valable pour les autres catégories de manquements décrites dans les sections suivantes.

4.5.2 Entrepreneur qui omet de commencer les travaux

Si, après avoir signé le contrat, l'entrepreneur ne commence pas les travaux conformément au calendrier établi, il manque à ses engagements.

Le gestionnaire doit aviser l'entrepreneur par écrit des mesures qu'entend prendre le conseil de bande en vertu des conditions générales du contrat.

Le contrat peut être résilié, dans le cas de la formule courte, ou les travaux retirés à l'entrepreneur, dans le cas de la formule longue, si celui-ci ne commence pas les travaux comme prévu.

4.5.3 Entrepreneur qui omet d'exécuter les travaux

Si, après avoir commencé les travaux, l'entrepreneur n'exécute pas les travaux convenablement, ne respecte pas le calendrier d'exécution ou toute autre disposition du contrat, le gestionnaire doit l'aviser par courrier recommandé qu'il manque à ses obligations contractuelles et l'enjoindre de corriger la situation ou de fournir un calendrier à cette fin dans un délai raisonnable après réception de l'avis (dix jours ouvrables, par exemple).

4.5.4 Correctifs

L'entrepreneur doit informer le gestionnaire par écrit lorsque le manquement ne peut être corrigé dans le délai fixé. Si le gestionnaire approuve le calendrier révisé soumis par l'entrepreneur, on considère que ce dernier s'est conformé aux instructions du gestionnaire.

L'entrepreneur doit :

  1. commencer à rectifier la situation dans le délai fixé;
  2. remettre au gestionnaire un calendrier de correction acceptable, et
  3. effectuer la correction conformément au calendrier.

Si l'entrepreneur ne se conforme pas aux dispositions qui précèdent, le conseil de bande peut, en donnant avis à l'entrepreneur, résilier le contrat, lorsqu'il s'agit de la formule courte, ou retirer les travaux à l'entrepreneur, lorsqu'il s'agit de la formule longue, conformément aux conditions générales. Si l'entrepreneur omet de payer des demandes légitimes qui lui sont adressées, le conseil de bande peut utiliser des sommes dues à l'entrepreneur aux termes de la formule longue.

NOTA : Toutes les communications doivent être faites par courrier recommandé.

4.5.5 Retards inévitables

Si l'entrepreneur est retardé pour une raison quelconque indépendante de sa volonté, la date d'achèvement peut être repoussée jusqu'à une date fixée conjointement par l'entrepreneur et le gestionnaire. La durée de la prolongation ne doit être, en aucun cas, inférieure au temps perdu en raison du retard, sauf si l'entrepreneur est d'accord. L'entrepreneur ne doit pas être remboursé des frais que lui a occasionné un tel retard s'il s'agit d'un contrat à frais fixes (somme forfaitaire).

4.5.6 Report de la date d'achèvement

Tout report de la date d'achèvement doit être accordé au moyen d'un rectificatif.

Si le retard est attribuable à l'entrepreneur et que celui-ci demande par écrit une prolongation, le gestionnaire peut accepter de fixer une nouvelle date d'achèvement s'il juge valable le motif du retard.

Le gestionnaire ne doit pas repousser la date d'achèvement pour tenir compte des retards à moins d'avoir reçu une demande écrite de l'entrepreneur avant l'expiration de la date d'achèvement prévue au contrat. Ici encore, l'entrepreneur ne sera pas remboursé des frais que lui a occasionné le retard s'il s'agit d'un contrat à frais fixes (somme forfaitaire).

4.6 Résiliation

4.6.1 Pouvoir de résilier un contrat

Les conditions générales doivent prévoir la résiliation du marché relativement à la totalité, à l'une ou l'autre partie des travaux non achevés pour des motifs autres que le défaut de l'entrepreneur (p.ex. le conseil de bande n'a plus besoin du service prévu au contrat).

4.6.2 Marche à suivre

Marche à suivre pour résilier un contrat :

  1. Il faut obtenir l'autorisation du conseil de bande pour résilier le contrat. De sa propre autorité, le gestionnaire doit pouvoir donner avis à l'entrepreneur.
  2. Lorsque le contrat est résilié, le gestionnaire doit immédiatement établir et consigner les renseignements suivants :
    1. la valeur totale des travaux exécutés jusqu'à maintenant;
    2. le montant total des paiements versés à l'entrepreneur;;
    3. le montant total du marché, y compris celui des rectificatifs approuvés;
    4. la liste de tous les créanciers connus pour le projet indiquant la somme qui est due à chacun d'eux (toutes les réclamations présentées par les sous-traitants ou les créanciers doivent être accompagnées de déclarations sous serment).

4.6.3 Marche à suivre pour assurer l'exécution intégrale du marché

Si les travaux sont retirés à l'entrepreneur (aux termes de la formule longue) :

Le gestionnaire, en consultation avec le conseil de bande, doit prendre les mesures nécessaires (par exemple lancer un appel de propositions ou d'offres pour que le projet soit terminé par autrui). Le gestionnaire doit confirmer que les fonds sont disponibles si l'on prévoit que les coûts dépasseront le solde disponible pour le projet. Le deuxième contrat doit être terminé et le deuxième entrepreneur payé, avant que toute somme ne soit versée au premier entrepreneur, à ses successeurs ou ayants droit, et ce, une fois seulement qu'auront été payés les sous-traitants et les fournisseurs ayant présenté des réclamations légitimes contre le premier entrepreneur pour la partie des travaux exécutés avant que le marché ne lui ait été retirée. Tous les frais engagés doivent être minutieusement notés par le gestionnaire. Ces frais constituent le fondement d'une action contre le premier entrepreneur s'il est impossible d'exécuter intégralement le marché avec les fonds restants.

4.6.4 Droits de la bande

Si l'exécution du contrat est retirée à l'entrepreneur, le conseil de bande est en droit :

  1. de prendre possession et d'acquérir le titre de propriété de l'ouvrage et d'utiliser le tout, sous réserve des droits des tierces parties, et de terminer les travaux par toute méthode jugée rapide, mais sans retard ou dépense injustifié;
  2. d'interrompre les paiements à l'entrepreneur jusqu'à ce que le coût final de l'ouvrage soit connu;
  3. lorsque les travaux sont achevés, de débiter l'entrepreneur de la différence entre les frais nécessaires pour terminer le travail et le solde non payé du montant du marché (le montant de ces frais doit être certifié par le gestionnaire et doit comprendre le remboursement des frais pour le gestionnaire des services supplémentaires) ou, si le montant des frais nécessaires pour achever les travaux est inférieur au solde non payé du montant du marché, verser la différence à l'entrepreneur sous réserve du règlement de toutes les réclamations légales en souffrance.

Cette marche à suivre, si elle est respectée, devrait protéger les intérêts de la bande en tout temps et permettre de terminer les travaux avec le moins de retard possible, et peut-être même dans les délais fixés dans le marché initial.

4.7 Avis

Tous les avis, qu'ils soient délivrés par le gestionnaire ou l'entrepreneur en application des conditions générales, doivent être donnés par écrit de façon à satisfaire à toutes les exigences légales et contractuelles.

4.8 Acomptes

4.8.1 Versements d'acomptes

Les acomptes, appelés parfois paiements à valoir ou versements à compte, peuvent être prévus dans le contrat et, si c'est le cas, l'entrepreneur peut en faire la demande pendant l'exécution des travaux, conformément aux modalités de paiement stipulées dans le contrat. Le montant demandé doit représenter la valeur, proportionnelle au montant du marché, des travaux exécutés à ce jour. Lorsque des prix unitaires ont été fixés pour un travail quelconque, l'acompte représentera la quantité multipliée par le prix unitaire. Toutes les demandes doivent être conformes aux modalités de paiement du contrat.

4.8.2 Marche à suivre

L'entrepreneur doit signer les demandes d'acompte. Le gestionnaire doit également les signer pour attester leur exactitude.

Les acomptes doivent être versés promptement pour permettre à l'entrepreneur de respecter ses obligations financières envers ses sous-traitants. Les modalités de paiement précisent tous les moments où les acomptes doivent être versés. Tout retard dans le versement des acomptes peut entraîner le paiement d'intérêts à l'entrepreneur pour les montants en souffrance.

Aucun certificat de paiement ni aucun acompte versé par le conseil de bande ne constituera en aucune façon une acceptation de travaux accomplis qui ne correspondent pas au contrat.

4.8.3 Attestations

Le gestionnaire devrait établir un certificat à l'égard de chaque acompte avant qu'il ne soit versé. Il doit s'assurer que le montant demandé correspond aux travaux réellement effectués.

4.8.4 Rajustements de l'acompte

Si le gestionnaire juge que la demande est excessive par rapport au travail exécuté ou qu'elle n'est pas conforme aux modalités de paiement du contrat, il peut demander à l'entrepreneur de présenter une nouvelle demande d'acompte ou, en consultation avec l'entrepreneur, réduire l'acompte en conséquence.

Lorsque l'acompte est réduit, le gestionnaire doit informer l'entrepreneur par écrit du motif de ce rajustement.

4.9 Évaluation

4.9.1 Modalités

Le gestionnaire devrait effectuer une évaluation des marchés les plus importants peu de temps après leur exécution.

4.9.2 Postes d'évaluation

Dans son évaluation du projet, le gestionnaire :

  1. évalue le rendement de l'entrepreneur;
  2. évalue la communication entre lui-même, l'entrepreneur et la bande (s'il y a lieu);
  3. cote le respect des calendriers par l'entrepreneur;
  4. détermine si les ajouts ont été réduits au minimum;
  5. fait état des problèmes soulevés;
  6. évalue la qualité du travail exécuté; et
  7. détermine si les objectifs du projet ont été atteints.

Il est essentiel que toutes les évaluations soient exactes et objectives et que tout jugement porté repose sur des données complètes et concrètes. Cela est particulièrement important lorsque l'évaluation est négative.

4.9.3 Commentaires de l'entrepreneur

Une copie de l'évaluation devrait être envoyée à l'entrepreneur, et on devrait lui demander de présenter ses observations au gestionnaire par écrit. L'évaluation et les observations de l'entrepreneur devraient être versées au dossier aux fins de consultation et d'utilisation possible pour évaluer les propositions que l'entrepreneur présentera à l'égard de projets futurs.

4.10 Dossiers

Le gestionnaire et l'agent du marché doivent tenir des dossiers complets sur la totalité du projet. Si toutes les étapes du projet sont pleinement documentées, le conseil de bande disposera des pièces justificatives nécessaires dans le cas de différends ou de problèmes ultérieurs qui pourront se présenter à l'égard du projet. Voici les documents qu'il faut habituellement conserver :

  1. notes préliminaires et aux fins des travaux de conception, procès-verbaux et correspondance;
  2. la proposition accompagnée des documents pertinents et du certificat d'engagement financier;
  3. les télégrammes et la lettre d'adjudication ainsi que le contrat;
  4. la correspondance échangée avec l'entrepreneur;
  5. les procès-verbaux des réunions;
  6. les acomptes et les certificats;
  7. les rectificatifs; et
  8. tout autre renseignement pertinent.

Appendices

Demande de propositions

La demande de propositions comprend les documents suivants :

- une lettre d'invitation - Pièce A

- une description du mandat - Pièce B

- les critères d'évaluation des propositions - Pièce C

- un exemplaire de la formule longue de contrat (10,000 $ et +) - Pièce D ou

- un exemplaire de la formule courte de contrat (10,000 $ et -) - Pièce E

Échantillon
Lettre d'invitation

(Destinataire)

Le conseil de bande vous invite à présenter une proposition relative au projet suivant : ___________________________________________________

La proposition doit être conforme aux documents ci-joints : description du mandat , critères d'évaluation, articles de convention et conditions générales. Veuillez fonder votre soumission sur _____________________________________________________________________________________________________. *

La proposition en trois exemplaires scellés doit être livrée à l'adresse suivante, au plus tard le _______________________________________ (date et heure).

Adresse postale du bureau où seront reçues les soumissions : ____________________________________________________

Les propositions, pour être considérées, doivent être reçues avant ou le jour même de la date limite fixée pour la réception des propositions. Aucune proposition ou modification reçue après la date limite ne sera considérée.

Les propositions télégraphiques ne seront pas acceptées. Toutefois, si une proposition en bonne et due forme est reçue, elle peut être révisée par lettre, télégramme, télex ou télécopieur avant la date limite spécifiée.

Veuillez communiquer avec _________________________ au numéro __________________________ pour tout renseignement concernant cette demande de propositions.

Le conseil de bande n'est tenu d'accepter ni la plus basse ni une autre proposition.

Veuillez agréer nos salutations distinguées.,


p.j.

* Le conseil de bande doit préciser le mode de paiement utilisé.

Description du mandat Services professionnels

La description du mandat doit comprendre, au besoin, mais sans toutefois s'y limiter, les éléments suivants :

Historique

La situation ayant rendu le travail nécessaire.

Objectifs

Un énoncé des résultats escomptés.

Portée des travaux

Une description du champ d'activité et de l'étendue des travaux.

Contraintes

L'explication des contraintes découlant des activités connexes actuelles et proposées, de la sécurité, de la sauvegarde d'autres intérêts, de la protection du milieu, de la conservation des ressources et d'autres restrictions pertinentes.

Appui du conseil de bande

Des précisions concernant l'appui offert par le conseil de bande et ses responsabilités, la disponibilité des documents pertinents existants et le mode de présentation des documents de travail.

Calendrier

Un calendrier précisant la date d'achèvement de chacune des étapes et de l'ensemble des travaux.

Rapports provisoires

Les rapports provisoires exigés et les autres méthodes de contrôle que le conseil de bande mettra en oeuvre au cours des travaux.

Approbation et acceptation

Les conditions d'approbation et d'acceptation des diverses étapes du travail ainsi que de l'ensemble du travail.

Critères d'évaluation des propositions

Les critères ci-après devraient servir à l'évaluation des propositions :

1) Entrepreneur/Entreprise

Expérience et rendement satisfaisant dans le cadre de projets semblables réalisés pour une bande, le gouvernement ou le secteur privé.

2) Équipe de projet

Le nombre, la compétence et l'expérience des employés qui seront affectés au projet ou mis à sa disposition.

3) Proposition

Le souci de perfection et l'attention aux détails indiquent que l'entrepreneur comprend l'importance et la complexité des travaux et les délais d'exécution.

4) Calendrier

Le calendrier proposé des travaux par rapport au calendrier proposé par le conseil de bande.

5) Contrôles

La direction de l'entreprise : délégation de la responsabilité, contrôle des plans de travail, établissement du calendrier, contrôle des coûts, rapports et contrôle de la qualité.

6) Méthodes

La méthode proposée, les techniques utilisées pour exécuter le travail et toute idée innovatrice et positive présentée.

7) Coûts

Le coût total des travaux et les honoraires proposés.

Instructions pour remplir la formule de contrat de services professionnels (formule longue) (10,000 $ et +)

À détacher par l'agent de marché

Page 1

Inscrire la date du contrat dans l'espace réservé à cette fin. Il s'agit habituellement de la date de l'avis verbal ou écrit à l'entrepreneur à l'effet que le contrat lui est adjugé.

Article 1

Inscrire le nom, le poste et l'adresse du représentant de la bande.

Article 2

Inscrire le nombre de jours à l'intérieur desquels les services doivent être complétés.

Article 3

Inscrire le montant estimatif total payable en vertu de l'article 4 du contrat. Comme il s'agit de coûts estimatifs, il se peut que ce montant ne soit pas dépensé complètement. Toutefois, cette somme représente le montant maximal payable en vertu du contrat, à moins que les autorités responsables n'aient approuvé une modification.

Article 4

Inscrire la base de paiement dans les espaces appropriés. Inscrire S.O. (sans objet) dans les autres.

Pour le taux quotidien, inscrire dans l'espace réservé à cette fin le nombre d'heures de travail journalier. Normalement, le nombre d'heures de travail journalier est établi en fonction de la pratique courante applicable au métier ou à la profession concernée, et ne devrait jamais être moins de six heures au cours d'une période de 24 heures.

Matériaux et équipement particulier

Au besoin, décrire en détail ces éléments, par exemple les véhicules spécialisés, les bateaux, les avions affrétés, les appareils électroniques de mesurage des distances, etc. Inscrire S.O. si la clause ne s'applique pas.

Retenues financières

Dans l'espace réservé à cette fin, indiquer le pourcentage des retenues financières, au besoin. Inscrire S.O. si le paragraphe ne s'applique pas.

Étapes de paiements

Dans l'espace réservé à cette fin, décrire en détail les étapes de paiements si des paiements partiels autres que mensuels doivent être effectués. Inscrire S.O. si la clause ne s'applique pas.

Signatures

Faire signer le contrat par l'agent autorisé de l'entrepreneur et par les autorités responsables du conseil de bande. Les signatures de l'entrepreneur doivent suivre les exigences suivantes :

  1. Société - Les signataires autorisés doivent apposer leur signature, leur nom et leur titre doivent être dactylographiés ou être inscrits en lettres moulées dans l'espace prévu, et le sceau de la société devrait être apposé. Si le sceau de la société n'est pas apposé, les signataires doivent signer en présence d'un témoin et fournir une preuve de la délégation du pouvoir de signature.
    Dans la province de Québec, les signataires doivent signer en présence d'un témoin et fournir une preuve de délégation du pouvoir de signature, que le sceau de la société ait été apposé ou non.
  2. Associés - Tous les associés doivent signer en présence d'un témoin et leur nom doit être dactylographié ou être inscrit en lettres moulées dans l'espace prévu. Si tous les associés ne signent pas ou si le signataire n'est pas un associé, il faut joindre un exemplaire certifié du règlement signé par tous les associés autorisant cette personne ou ces personnes à signer en leur nom.
    Un sceau coloré adhésif doit être apposé à côté de chaque signature, sauf dans la province de Québec.
  3. Propriétaire unique - Le propriétaire unique doit signer en présence d'un témoin et son nom doit être dactylographié ou être inscrit en lettres moulées dans l'espace prévu. Si le signataire n'est pas le propriétaire unique, il faut joindre un exemplaire certifié du document signé par le propriétaire unique autorisant cette personne ou ces personnes à signer en son nom.
    Un sceau coloré adhésif doit être apposé à côté de la signature, sauf dans la province de Québec.
  4. Coentreprise - Les signataires autorisés de chaque membre de la coentreprise doivent signer, et leur nom et leur titre doivent être dactylographiés ou être inscrits en lettres moulées dans l'espace prévu. Chacun des signataires participants signe de la façon qui correspond à ses modalités particulières, qui sont décrites aux alinéas 1, 2 et 3 ci-dessus.

Annexe "A"

Décrire en détail les services à être exécutés par l'entrepreneur.

Au besoin, ajouter d'autres feuilles à l'annexe et prendre soin de les numéroter.

Modèle de contrat de services professionnels (formule longue) (10,000 $ et +)

Titre du projet

_______________________________________________________________

No de contrat

_______________________________________________________________

No de dossier

_______________________________________________________________

Code financier

_______________________________________________________________

Ce contrat est conclu le ____________ jour de ________, 20______ ,

ENTRE

Le conseil de la bande de _______________________________ ci-après appelé «Le conseil de bande»

ET

(Nom)

_______________________________________________________________

(Entreprise/Profession)

_______________________________________________________________

(Adresse/No de téléphone).

_______________________________________________________________ (ci-après appelé «l'entrepreneur»).

Le conseil de bande et l'entrepreneur conviennent ce qui suit :

  1. Définitions

    Les définitions qui suivent s'appliquent au présent contrat :

    1. "contract" le présent document ainsi que toute modification, y compris les annexes mentionnées et jointes;
    2. «représentant de la bande»

      _______________________________________________________________

      _______________________________________________________________

      y compris toute personne autorisée par le représentant de la bande à remplir les fonctions que le contrat lui attribue;

    3. «conseil de bande» comprend toute personne agissant pour le conseil de bande et toute personne qu'il a désignée pour le représenter aux fins du contrat;
    4. «services», à moins d'indication contraire aux présentes, tout ce que l'entrepreneur doit faire, fournir ou livrer pour s'acquitter des obligations que lui impose le contrat;
    5. «documentation technique» les études techniques, rapports, photographies, levés, dessins, plans, devis, logiciels, sorties d'imprimante, calculs et autres données, renseignements et documents préparés, recueillis, calculés, dessinés ou élaborés aux fins du contrat.
  2. Exécution des services

    L'entrepreneur fournit avec soin, compétence, diligence et efficacité, et à la satisfaction du représentant de la bande, les services décrits à l'annexe «A» et ce, dans les _____________ jours suivant la date du contrat.
  3. Paiement

    1. Sous réserve des modalités du contrat, le conseil de bande paie à l'entrepreneur, à l'égard des services prévus, les honoraires fixés ou calculés selon l'article 4.
    2. Le montant payable en vertu du contrat, y compris les débours, ne dépasse pas la somme de _____________________________, sauf autorisation préalable écrite du représentant de la bande. Le montant payable en vertu du contrat inclut toutes les taxes applicables sauf la TPS qui est en plus..
    3. Le conseil de bande et l'entrepreneur conviennent que les honoraires ne sont payables que lorsque les services auront été rendus à la satisfaction du représentant de la bande. Le paiement à l'égard de l'exécution d'une phase ou d'une partie d'une phase n'est pas réputé constituer une renonciation des droits du conseil de bande au règlement judiciaire ou contractuel des coûts ou dépenses attribuables au défaut ou à la négligence de l'entrepreneur dans l'exécution d'une phase ou d'une partie d'une phase des services.
  4. Base de paiement

    1. Honoraire fixe

      _______________________________________________________________

      _______________________________________________________________

      _______________________________________________________________

      _______________________________________________________________

      _______________________________________________________________

    2. Taux par unité de temps

      1. Taux quotidien

        _______________________________________________________________

        _______________________________________________________________

        _______________________________________________________________

        _______________________________________________________________

        _______________________________________________________________

        Une journée normale de travail compte ____________ heures. Le paiement d'une partie de journée est calculé proportionnellement.

      2. Taux horaire

        _______________________________________________________________

        _______________________________________________________________

        _______________________________________________________________

        _______________________________________________________________

      3. Taux des éléments de paie multipliés par un facteur de _______________

        _______________________________________________________________

        _______________________________________________________________

        _______________________________________________________________

        _______________________________________________________________

        _______________________________________________________________

        Par «éléments de paie», on entend le montant payé par l'entrepreneur ou par ses sous-traitants à un employé et/ou à un dirigeant qui est employé, et notamment le coût du salaire, des jours fériés, des congés payés, des cotisations d'assurance-chômage le cas échéant, des contributions aux fins de l'indemnisation des accidents du travail, des contributions au régime de retraite, des congés de maladie et tout autre avantage social approuvé par le représentant de la bande.

        Le facteur multiplicateur n'est pas appliqué sur la prime de temps supplémentaire autorisé qui est incluse dans les éléments de paie.

      4. Le temps de déplacement autorisé par le représentant de la bande pendant les heures normales de travail est facturé comme temps de travail. Le temps de déplacement autorisé en dehors des heures normales de travail est facturé jusqu'à un maximum de trois heures par jour. Cependant, il ne doit pas être réclamé plus de huit heures par jour de temps de déplacement.
    3. Dépenses remboursables

      1. Les dépenses diverses effectuées par l'entrepreneur (à l'exclusion des dépenses d'exploitation normale) qui ne sont pas incluses dans d'autres dispositions du contrat, et qui sont liées aux services et approuvées par le représentant de la bande, sont remboursées à l'entrepreneur au prix coûtant, notamment : les frais d'expédition des échantillons de matériaux, de traduction, de copies additionnelles, de plans et devis, de photographies, de rapports, d'appels interurbains, de télex et de télégrammes.
      2. Les frais de déplacement et d'hébergement engagés par l'entrepreneur avec l'autorisation du représentant de la bande sont remboursés à l'entrepreneur.
    4. Matériaux et équipement particulier

      Pour ce qui est des matériaux et de l'équipement particulier utilisés par l'entrepreneur pour exécuter les services, dont le paiement n'est pas prévu dans d'autres dispositions du contrat, le paiement est effectué de la manière suivante :

      _______________________________________________________________

      _______________________________________________________________

      _______________________________________________________________

      _______________________________________________________________

      _______________________________________________________________

    5. Retenues financières

      Une retenue financière de __________ % est faite sur tous les paiements versés avant le paiement final et est remise avec le paiement final. Ce dernier est effectué lorsque les services sont terminés à la satisfaction du représentant de la bande.

    6. Étapes des paiements

      _______________________________________________________________

      _______________________________________________________________

      _______________________________________________________________

      _______________________________________________________________

      _______________________________________________________________

  5. Modalités des paiements

    1. Acomptes

      1. L'entrepreneur est en droit de recevoir un paiement tous les mois ou à tout autre intervalle convenu pour les services exécutés de manière satisfaisante.
      2. Une demande de paiement doit être accompagnée de détails et de documents suffisants pour étayer le montant réclamé. La demande finale de paiement doit également inclure une déclaration signée de l'entrepreneur attestant que tous les montants qui lui sont dus en vertu du contrat sont compris dans la demande.
      3. Sous réserve d'une vérification par le représentant de la bande, le paiement d'une demande soumise conformément à l'alinéa 5.1.2 est versé à l'entrepreneur au plus tard 30 jours après réception. Si le représentant de la bande demande des renseignements supplémentaires dans les 15 jours de réception de la demande à des fins de vérification, le paiement est versé dans les 30 jours suivant la réception des renseignements demandés ou d'une facture corrigée.
      4. La facture de l'entrepreneur doit indiquer séparément les montants suivants :
        1. le montant de l'acompte réclamé pour les services rendus à la satisfaction du représentant de la bande, TPS non comprise,
        2. le montant de la TPS calculé selon la loi en vigueur et
        3. le montant total représentant la somme des montants décrits aux sous-alinéas 5.1.4.1 et 5.1.4.2 ci-dessus.
    2. Intérêt sur les paiements en souffrance

      1. Lorsque le conseil de bande tarde à effectuer un paiement dû en vertu du paragraphe 5.1, et que la somme est payable depuis 15 jours ou plus après la date d'échéance, l'entrepreneur est en droit de recevoir de l'intérêt sur le montant en souffrance à compter du premier jour de retard jusqu'à la veille du jour du paiement. Ce jour de paiement correspond à la date inscrite sur le chèque remis en paiement du montant en souffrance.
      2. Des intérêts seront versés automatiquement sur toutes les sommes impayées dans les 15 jours qui suivent la date d'échéance. Aucun intérêt ne sera versé sur les sommes payées dans les 15 jours qui suivent la date d'échéance, et le conseil de bande n'est pas tenu de verser à l'entrepreneur de l'intérêt sur l'intérêt non payé.
      3. Le taux d'intérêt est fixé au taux préférentiel pratiqué par l'établissement bancaire de la bande.
    3. Acquittement des obligations légales de l'entrepreneur

      1. L'entrepreneur s'acquitte de ses obligations et des réclamations légitimes qui lui sont adressées dans le cadre de l'exécution des services au moins chaque fois que le conseil de bande fait un paiement à l'entrepreneur au titre des services exécutés en vertu du contrat.
      2. En cas de défaut de l'entrepreneur de s'acquitter de ces obligations et réclamations légitimes, conformément aux dispositions de l'alinéa 5.3.1, le conseil de bande peut retenir, sur les montants dus ou qui seront dus à l'entrepreneur, les sommes nécessaires pour acquitter et remplir les obligations et réclamations en question et il peut payer directement les requérants.
      3. Un paiement effectué conformément à l'alinéa 5.3.2 constitue, dans la mesure du paiement, un acquittement par le conseil de bande de son obligation contractuelle envers l'entrepreneur et peut être déduit de tout montant payable à l'entrepreneur en vertu du contrat.
      4. Le représentant du conseil de bande peut exiger une déclaration statutaire attestant que l'entrepreneur s'est conformé aux exigences de l'alinéa 5.3.1 ci-dessus. L'entrepreneur n'est pas en droit de recevoir des paiements subséquents aussi longtemps que le représentant du conseil de bande n'a pas reçu la déclaration statutaire demandée.
    4. Erreurs et omissions

      Nonobstant toute autre disposition du contrat, le conseil de bande ne verse aucun paiement relatif au coût de services exécutés en vue de rectifier des erreurs et des omissions affectant l'exécution des services qui sont attribuables à l'entrepreneur, à son personnel ou ses mandataires, ou aux personnes pour dont l'entrepreneur s'est porté garant.

    5. Travaux supplémentaires

      Sous réserve du paragraphe 5.4, les paiements relatifs au coût supplémentaire de services exécutés ou à exécuter en vue d'apporter des modifications ou des ajouts aux services exécutés ou à exécuter en vertu du contrat doivent faire l'objet d'une entente entre les parties aux présentes et être effectués conformément aux présentes modalités.

  6. Conditions générales

    1. Successeurs et ayants-droit

      Le contrat est conclu au profit et à la charge des parties aux présentes, leurs héritiers légaux, exécuteurs, dirigeants, successeurs et ayants-droit.
    2. Cession du marché

      L'entrepreneur ne peut céder en entier ou en partie le contrat sans avoir reçu au préalable le consentement écrit de la bande. Toute cession effectuée sans ce consentement est nulle.
    3. Renseignements protégés

      Tout renseignement transmis à l'entrepreneur dans le cadre des services est traité par l'entrepreneur comme un renseignement protégé et confidentiel, sauf si la nature des services exige la divulgation de renseignement ou si le représentant de la bande a autorisé cette divulgation.
    4. Propriété des documents et droits d'auteur

      La documentation technique conçue, mise au point ou appliquée pour la première fois pendant l'exécution des services visés par le contrat est la propriété du conseil de bande. L'entrepreneur n'y a aucun droit. L'entrepreneur ne doit la divulguer ou l'utiliser, sauf en ce qui concerne l'exécution des services prévus au contrat.
    5. Indemnisation

      1. L'entrepreneur s'engage à tenir le conseil de bande, ses employés, agents et entrepreneurs, et tous ceux dont le conseil de bande pourrait être légalement responsable, indemnes et à couvert de toutes réclamations, demandes, pertes, dommages, frais, poursuites, actions et autres procédures judiciaires subis ou intentés de quelque manière que ce soit, occasionnés par les activités de l'entrepreneur, de ses employés, de ses agents ou de personnes dont l'entrepreneur est légalement responsable, ou attribuables à celles-ci pendant l'exécution ou la prétendue exécution de ce contrat, incluant toute contrefaçon ou prétendue contrefaçon d'un brevet d'invention ou de toute forme de propriété intellectuelle.
      2. L'obligation qui incombe à l'entrepreneur d'indemniser ou de rembourser le conseil de bande en vertu du contrat n'empêche pas le conseil de bande d'exercer tout autre droit que lui confère la loi ou l'équité.
    6. Résiliation

      Le conseil de bande peut en tout temps résilier le présent contrat en donnant à l'entrepreneur un avis écrit à cet effet. La résiliation met fin à l'obligation qui incombe au conseil de bande de payer l'entrepreneur après paiement des montants au titre des services exécutés de façon satisfaisante à la date de résiliation.

    7. Défaut de l'entrepreneur

      1. Le conseil de bande peut en tout temps par avis écrit donné à l'entrepreneur, lui retirer une partie ou la totalité des services :
        1. si l'entrepreneur fait faillite ou devient insolvable, fait l'objet d'une ordonnance de mise sous séquestre en faveur de ses créanciers, si une ordonnance est établie ou une résolution adoptée pour la liquidation de son entreprise, ou s'il se prévaut d'une loi concernant les débiteurs en faillite ou insolvables, ou
        2. si l'entrepreneur ne remplit pas l'une des obligations qui lui impose le contrat ou si le conseil de bande estime que la lenteur des progrès compromet l'exécution du contrat conformément aux modalités prévues.
      2. Si une partie ou la totalité des services est retirée à l'entrepreneur en vertu de l'alinéa 6.7.1,
        1. le représentant de la bande peut prendre les dispositions qu'il juge appropriées pour que soient achevés les services qui ont été retirés à l'entrepreneur. L'entrepreneur paye alors au conseil de bande les coûts supplémentaires exigés pour l'achèvement des services, et
        2. le droit de l'entrepreneur à recevoir toute somme due ou à échoir est alors éteint et le conseil de bande peut retenir sur la somme qui aurait normalement été due à l'entrepreneur la somme que le représentant de la bande estime nécessaire pour protéger le conseil de bande contre tous frais supplémentaires que l'on pourra engager pour achever les services, à la suite du défaut de l'entrepreneur.
    8. Dossiers que l'entrepreneur doit tenir

      Pendant l'exécution du présent contrat et les deux années suivant la date d'achèvement des services, l'entrepreneur doit tenir et conserver des dossiers complets concernant ses chiffres estimatifs et le coût réel des services ainsi que tous les prix cotés, les contrats, la correspondance, les factures, les reçus et les pièces justificatives s'y rapportant et il doit les mettre à la disposition du conseil de bande, ou de toute personne représentant le conseil de bande, à des fins de reproduction, de vérification ou d'inspection.

    9. Sous-traitance

      Les services ne peuvent être sous-traités par l'entrepreneur, ni en totalité, ni en partie, sans le consentement écrit du représentant de la bande.

    10. Décisions/Directives

      Sur demande de l'entrepreneur, le représentant de la bande doit prendre toutes les mesures requises pour fournir rapidement par écrit les décisions, directives, acceptations ou tout autre renseignement que l'entrepreneur demande, de manière raisonnable, en vertu du contrat.

    11. Main-d'oeuvre et matériaux locaux

      Pour la prestation des services, l'entrepreneur emploie de la main-d'oeuvre et des matériaux locaux dans la mesure où ils sont disponibles, compte tenu des exigences économiques et de la nécessité de poursuivre une exécution diligente des services.

    12. Conflits d'intérêts

      L'entrepreneur déclare qu'il ne possède dans les affaires d'un tiers aucun intérêt financier qui pourrait causer ou sembler causer un conflit d'intérêts relativement à l'exécution des services. Si l'entrepreneur acquérait une telle participation avant l'expiration du contrat, il la déclarerait immédiatement au représentant de la bande.

    13. Statut de l'entrepreneur

      Ce contrat est conclu dans le but de fournir des services, et l'entrepreneur est engagé en vertu de ce contrat à titre d'entrepreneur indépendant uniquement à cette fin. Ni l'entrepreneur, ni quiconque de son personnel ne sont engagés en vertu de ce contrat comme employé, préposé ou agent du conseil de bande. L'entrepreneur s'engage à faire tous les paiements ou toutes les retenues prévus par la loi, y compris ceux en vertu du Régime de pensions du Canada, du Régime de rentes du Québec, de l'assurance-chômage, de l'indemnisation des accidents du travail et de l'impôt sur le revenu.

    14. Membres du conseil de bande

      Aucun membre du conseil de bande n'est admis à être partie au contrat, ni à participer aux bénéfices ou avantages qui en découlent.

    15. Modifications et dispenses

      Aucune modification du contrat ni aucune dispense relative à ses modalités n'est réputée valide à moins d'avoir été ajoutée au contrat par écrit et acceptée par les deux parties.

    16. Avis

      Quand le contrat exige que l'une des parties donne un avis, des directives ou toute autre indication, ou présente une demande, la communication se fait par écrit et est valable si elle est remise en personne au représentant de la bande ou à l'entrepreneur, à l'adresse mentionnée à la page 1 du présent contrat; en outre, les avis, demandes, directives ou autres communications transmis de cette façon sont réputés avoir été transmis,

      1. si la communication est remise en main propre, le jour de sa livraison;
      2. si la communication est transmise par courrier recommandé, lorsque l'autre partie en accuse réception;
      3. si la communication est transmise par télécopieur, le jour de sa livraison; et
      4. si la communication est transmise par télex, le jour de sa livraison.

      L'une ou l'autre partie pourra désigner un changement d'adresse ou une autre personne, ou d'autres personnes pour recevoir les avis, en le signifiant à l'autre partie de la façon établie à cet article.

    17. Totalité du contrat

      Le contrat représente tout ce qui a été convenu entre les parties sur l'objet du contrat et annule toute négociation, communication ou entente antérieure à ce sujet, à moins qu'elle n'ait été incorporée au contrat lui-même.

    18. Élément essentiel

      Les délais fixés constituent un élément essentiel du contrat.

    19. Monnaie canadienne

      Les montants d'argent stipulés dans ce contrat sont en monnaie légale canadienne.

Modèle de contrat de services professionnels

EN FOI DE QUOI les parties ont signé le présent contrat le jour et l'année ci-dessus mentionnés.


Dans le cas d'une société à responsabilité limitée scellé, attesté et remis au nom de l'entrepreneur par

Signature de la personne autorisée

___________________________________________________________________

(Nom du signataire autorisé, en caractères d'imprimerie)

___________________________________________________________________

en présence de

Signature du témoin

___________________________________________________________________

(Titre du signataire autorisé, en caractères d'imprimerie)

___________________________________________________________________

Signature de la personne autorisée

___________________________________________________________________

(Nom du signataire autorisé, en caractères d'imprimerie)

___________________________________________________________________

en présence de

Signature du témoin

___________________________________________________________________

(Titre du signataire autorisé, en caractères d'imprimerie)

___________________________________________________________________

Sceau de la Société

___________________________________________________________________


Dans le cas des sociétés en nom collectif ou des propriétaires uniques scellé, attesté et remis au nom de l'entrepreneur par

Signature d'un associé ou du propriétaire unique en présence de

___________________________________________________________________

(Nom de l'associé ou du propriétaire unique, en caractères d'imprimerie)

___________________________________________________________________

Sceau

___________________________________________________________________

Signature du témoin

___________________________________________________________________

Signature d'un associé

___________________________________________________________________

(Nom de l'associé, en caractères d'imprimerie)

___________________________________________________________________

Sceau

___________________________________________________________________

en présence de

Signature du témoin

___________________________________________________________________


Signé au nom du conseil de bande

Signature du représentant de la bande autorisé

___________________________________________________________________

(Nom du représentant, en caractères d'imprimerie)

___________________________________________________________________

en présence de

Signature du témoin

___________________________________________________________________

(Titre du représentant, en caractères d'imprimerie)

___________________________________________________________________

contresigné par

Signature du représentant de la bande autorisé

___________________________________________________________________

(Nom du représentant, en caractères d'imprimerie)

___________________________________________________________________

en présence de

Signature du témoin

___________________________________________________________________

(Titre du représentant, en caractères d'imprimerie)

___________________________________________________________________

Modèle de contrats de services (professionnels) (formule abrégée) jusqu'à 10 000 $

Directives à suivre (À détacher par l'agent de marché de la bande)

  1. Inscrire la date du contrat dans l'espace réservé à cette fin. Il s'agit habituellement de la date de l'avis verbal ou écrit à l'entrepreneur à l'effet que le contrat lui est adjugé.
  2. Dans l'espace intitulé «Coût du contrat», inscrire le montant total payable en vertu du contrat. Le montant devrait correspondre au total estimatif des sommes à payer aux termes de l'article 2. Comme il s'agit de dépenses estimatives, il se peut que ce montant ne soit pas versé complètement. Toutefois, cette somme représente le montant maximal payable en vertu du contrat, à moins que les autorités responsables n'aient approuvé une modification.
  3. À l'article 1, donner une description complète des services que l'entrepreneur doit exécuter. Indiquer les autres conditions pouvant être exigées et n'apparaissant pas dans les modalités du contrat.
  4. Inscrire la base de paiement dans l'espace approprié. Inscrire S.O. (sans objet) si la clause ne s'applique pas.
  5. Matériaux et équipement spécialisée: Au besoin, décrire en détail ces éléments, par exemple : véhicules spécialisés, bateaux, avions affrétés, appareils électroniques de mesurage des distances, etc. Cocher la case S.O. si la clause ne s'applique pas.
  6. Dépenses remboursables :Ventiler ces dépenses, par exemple : frais divers, frais de déplacement, frais d'hébergement. Cocher la case S.O. si la clause ne s'applique pas.
  7. Retenues financières : Inscrire, au besoin, le pourcentage des retenues financières dans l'espace réservé à cette fin. Inscrire S.O. si la clause ne s'applique pas.
  8. Signatures: Faire signer le contrat par le ou les fondés de pouvoir de l'entrepreneur et par les responsables compétents du conseil de bande. Les signatures doivent être apposées en présence d'un témoin.
  9. Annexe: S'il n'y a pas suffisamment d'espace pour inscrire tous les renseignements demandés, joindre une annexe en l'indiquant clairement dans la case appropriée.

On ne doit pas employer la présente formule si le coût du contrat dépasse 10 000 $

Contrat fait

ENTRE

Le conseil de la bande de __________________ («le conseil de bande»)

ET

Date du contrat
Numéro du contrat
Nom («l'entrepreneur») Numéro du dossier
Nature de l'entreprise et profession Code financier
Adresse et numéro de téléphone Date du début
Date du parachèvement
Représentant de la bande (nom, poste et adresse) Expédier la facture à :

Coût du contrat $

Le coût du contrat ne peut
dépasser le montant
ci-dessus (y compris tous les
débours) sauf autorisation
préalable écrite du
représentant de la bande. Le
coût du contrat inclut toutes
les taxes applicables sauf la
TPS qui est en plus.

LES PARTIES CONVIENNENT DE CE QUI SUIT :
1. DESCRIPTION DES SERVICES
2. MÉTHODE DE PAIEMENT
Somme fixe $ Taux horaire $ Aux taux des éléments de paie multipliés par un facteur de : Taux journalier $
Matériaux et équipement spécialisé Dépenses remboursables
Retenues financières à faire sur les acomptes et à remettre avec le paiement final . . %

3. Définitions

  1. Contrat : Le présent document ainsi que toute modification, y compris les annexes mentionnées et jointes.
  2. Représentant de la bande : La personne désignée à la page 1, y compris toute personne autorisée par lui à remplir les fonctions que le contrat lui attribue.
  3. Conseil de bande : Comprend une personne agissant en son nom et toutes personnes qu'il a désignées pour le représenter aux fins du contrat.
  4. Services : Tout ce que l'entrepreneur doit faire, fournir ou livrer pour s'acquitter des obligations que lui impose le contrat.
  5. Documentation technique : Les études techniques, rapports, photographies, levés, dessins, plans, devis, logiciels, sorties d'imprimante, calculs et autres données, renseignements et documents préparés, recueillis, calculés, dessinés ou élaborés aux fins du contrat.

4. Conditions générales

  1. Exécution des services : L'entrepreneur fournit, à la satisfaction du représentant du conseil de bande, les services décrits dans le contrat.
  2. Échéances : Les échéances prévues au présent contrat sont de rigueur.
  3. Main-d'oeuvre : En conformité avec l'efficacité et l'économie, l'entrepreneur devra n'employer que la main-d'oeuvre locale pour l'exécution des services.
  4. Rapport juridique entre les parties : Les rapports juridiques liant le conseil de bande et l'entrepreneur en vertu de ce contrat sont de nature identique à ceux unissant une autorité contractante et un entrepreneur autonome.
  5. Indemnisation : L'entrepreneur doit tenir le conseil de bande indemne et à couvert de toutes réclamations, pertes, frais, dommages, poursuites, procédures ou actions découlant ou en rapport avec les activités de l'entrepreneur dans l'exécution de ses services, y compris ceux découlant des omissions, des actes non justifiés et des retards dans l'exécution des services.
  6. Successeurs et ayants-droit : Le présent contrat est fait au profit et à la charge des parties, de leurs exécuteurs, administrateurs, successeurs, et ayants-droit.
  7. Cession : L'entrepreneur ne peut céder en entier ou en partie le présent contrat sans avoir reçu au préalable le consentement écrit du conseil de bande.
  8. Propriété des documents et droits d'auteur : La documentation technique conçue, mise au point ou appliquée pour la première fois pendant l'exécution des services visés par le contrat est la propriété du conseil de bande. L'entrepreneur n'y a aucun droit.
  9. Renseignements protégés : Tout renseignement transmis à l'entrepreneur dans le cadre des services est traité par l'entrepreneur comme un renseignement protégé et confidentiel, sauf si la nature des services exige la divulgation de renseignement ou si le représentant de la bande a autorisé cette divulgation.
  10. Résiliation : Le représentant de la bande peut en tout temps résilier le présent contrat en donnant à l'entrepreneur un avis écrit à cet effet. La résiliation met fin à l'obligation qui incombe au conseil de bande de payer l'entrepreneur après paiement des montants au titre des services exécutés de façon satisfaisante à la date de résiliation.
  11. Dossiers à tenir : Pendant la durée du présent contrat, et pour une période de deux ans à partir de la date d'achèvement des services, l'entrepreneur doit tenir des dossiers complets concernant ses chiffres estimatifs et le coût réel des services, ainsi que tous les prix cotés, les contrats, la correspondance, les factures, les reçus et les pièces justificatives s'y rapportant et doit les mettre à la disposition du représentant de la bande à des fins de reproduction, de vérification ou d'inspection.
  12. Conflits d'intérêts : Il est expressément établi dans le présent contrat que l'entrepreneur ne possède dans les affaires d'un tiers aucun intérêt financier qui pourrait affecter son objectivité dans l'exécution du contrat.
  13. Monnaie canadienne : Les montants d'argent stipulés dans ce contrat sont en monnaie légale canadienne.

5. Modalités de paiement

  1. Période de paiement : Les services exécutés seront payés dans les 30 jours suivant la réception d'une facture contenant suffisamment de données pour permettre la vérification. Si, dans les 15 jours qui suivent la réception de la facture, le représentant de la bande demande d'autres renseignements aux fins de vérification, le paiement sera versé dans les 30 jours suivant la réception des renseignements demandés ou d'une facture corrigée.
  2. Temps de déplacement : Le temps de déplacement autorisé par le représentant de la bande pendant les heures normales de travail est facturé comme temps de travail. Le temps de déplacement autorisé en dehors des heures normales de travail est facturé jusqu'à un maximum de trois heures par jour. Cependant, il ne doit pas être réclamé plus de huit heures par jour le temps de déplacement.
  3. Éléments de paie : Par «éléments de paie», on entend le montant payé par l'entrepreneur à un employé et notamment le coût du salaire, des jours fériés, des congés payés, des cotisations d'assurance-chômage le cas échéant, des contributions aux fins de l'indemnisation des accidents du travail, des contributions au régime de retraite, des congés de maladie et tout autre avantage social approuvé par le représentant de la bande. Le facteur multiplicateur n'est pas calculé sur la prime de temps supplémentaire autorisé qui est incluse dans les éléments de paie.
  4. Dépenses remboursables : Les dépenses diverses indiquées dans le présent document qui sont assumées par l'entrepreneur et approuvées par le représentant de la bande seront remboursées à l'entrepreneur au coût réel; les frais de déplacement et d'hébergement autorisés par le représentant de la bande seront remboursés à l'entrepreneur selon la politique en vigueur.
  5. Goods and Services Tax : The Contractor's invoice shall show as separate items:
    1. the amount of the progress payment being claimed for services satisfactorily performed excluding GST charges,
    2. the amount for GST calculated in accordance with the applicable legislation, and
    3. the total amount which shall be the sum of the amounts referred to in paragraphs 5.5.1 and 5.5.2 above.
  6. Taxe sur les produits et services : La facture de l'entrepreneur doit indiquer séparément les montants suivants :
    1 le montant de l'acompte réclamé pour les services rendus à la satisfaction du représentant de la bande, TPS non comprise.
    .2 le montant de la TPS calculé selon la loi en vigueur, et
    .3 le montant total représentant la somme des montants
    décrits aux alinéas 5.5.1 et 5.5.2 ci-dessus.
  7. Intérêt sur les paiements en souffrance : Lorsque le conseil de bande tarde à effectuer un paiement dû en vertu du paragraphe 5.1 et que la somme est payable depuis 15 jours ou plus après la date d'échéance, l'entrepreneur est en droit de recevoir de l'intérêt sur le montant en souffrance à compter du premier jour de retard jusqu'à la veille du jour du paiement. Ce jour de paiement correspond à la date inscrite sur le chèque remis en paiement du montant en souffrance. Des intérêts seront versés automatiquement sur toutes les sommes impayées dans les 15 jours qui suivent la date d'échéance. Aucun intérêt ne sera versé sur les sommes payées dans les 15 jours qui suivent la date d'échéance, et le conseil de bande n'est pas tenu de verser à l'entrepreneur de l'intérêt sur l'intérêt non payé. Le taux d'intérêt est fixé au taux préférentiel pratiqué par l'établissement bancaire du conseil de bande.

6. Droit applicable : Le présent contrat est régi par les lois de la province .

POUR L'ENTREPRENEUR POUR LE CONSEIL DE BANDE
Signature Signature
Titre Titre
Témoin Témoin
Signature Signature
Titre Titre
Témoin Témoin

Liste des soumissions reçues par le comité d'ouverture des soumissions

Case ________________________________ Travaux (projet) ________________________________ Estimation du conseil de bande ________________________________

No de dossier du projet _______________________________________________

No du contrat ________________________________________________

Date limite ________________________________ Durée de validité ________________________________ Proposée le ________________________________

Par

Président ________________________________ Secrétaire ________________________________ Témoin ________________________________

Entrepreneur

__________________________________

__________________________________

__________________________________

__________________________________

__________________________________

__________________________________

__________________________________

__________________________________

Adresse et téléphone

__________________________________

__________________________________

__________________________________

__________________________________

__________________________________

__________________________________

__________________________________

__________________________________

Observations/Montant

__________________________________

__________________________________

__________________________________

__________________________________

__________________________________

__________________________________

__________________________________

__________________________________

Exemple de critères d'évaluation des propositions et de coefficients de pondération

Cet exemple devrait servir de guide pour les évaluateurs du comité.

  1. Les critères qui accompagnaient la lettre d'invitation devraient être utilisés dans l'évaluation des propositions :
    1. Entrepreneur/Entreprise

      Expérience et rendement satisfaisant dans le cadre de projets semblables réalisés pour la bande, le gouvernement ou le secteur privé.

      Coefficients de pondération*: 10-25

    2. Équipe du projet

      Le nombre, la compétence et l'expérience des employés qui seront affectés au projet ou mis à sa disposition.

      Coefficients de pondération*: 15-30

    3. Proposition
      1. Le souci de perfection et l'attention aux détails indiquent chez l'entrepreneur qu'il comprend l'importance et la complexité des travaux et les délais d'exécution.
      2. Le calendrier proposé pour l'exécution des travaux par rapport au calendrier proposé par la bande.
      3. La gestion des travaux : délégation des responsabilités, contrôle des plans de travail, établissement du calendrier, contrôle des coûts, rapports et contrôle de la qualité.
      4. La méthode proposée, les techniques utilisées pour exécuter le travail et toute idée innovatrice et positive présentée.

      Coefficients de pondération*:: 20-30

    4. Coûts

      Le coût total des travaux et les honoraires proposés.

      Coefficients de pondération*: 15-30

  2. Il faut verser au dossier un résumé du processus d'évaluation.

    Coefficients de pondération*: 15-30

  3. Le comité classera chaque entrepreneur selon son opinion sur son aptitude à respecter les modalités du projet. On recommande le barème de notation suivant :

    BARÈME DE NOTATION

    Médiocre 1 - 3

    Passable 4 - 6

    Bon 7 - 8

    Excellent 9 - 10

NOTA : Ces critères conviennent à la plupart des projets. Pour les projets spéciaux, le conseil de bande décide de tout changement à apporter ou de tout critère à ajouter. En tout état de cause, les critères utilisés pour l'évaluation doivent être identiques à ceux envoyés à l'entrepreneur avec la lettre d'invitation.

* Les critères envoyés à l'entrepreneur avec la lettre d'invitation doivent inclure ces coefficients. Même si une échelle de points est assignée à chaque critère, le comité d'évaluation doit attribuer un coefficient précis à chacun, et le total de tous les coefficients doit être de 100 points.

Méthode d'évaluation des propositions

Les propositions doivent être évaluées en prenant le tableau 1 (ci-joint) pour point de départ.

Il faut tenir compte des facteurs énumérés ci-dessous dans l'évaluation de chaque critère :

1) Entrepreneur/Entreprise

  • L'entrepreneur a-t-il déjà dirigé des projets semblables et la qualité du travail était-elle acceptable?

2) Équipe du projet

  • La formation générale et spécialisée des employés affectés à la tâche convient-elle au projet?
  • Les employés possèdent-ils l'expérience pertinente?

3) Proposition

  • Ressort-il très clairement de la proposition que l'entrepreneur saisit la portée et l'envergure des travaux et qu'il s'acquittera de tous les éléments indiqués dans la description du mandat?
  • La proposition contient-elle des modifications de la description du mandat qui révèlent des idées innovatrices?
  • La proposition indique-t-elle clairement que chaque élément principal des travaux proposés est planifié, décrit en détail et divisé en tâches qui seront exécutées de façon à donner les résultats voulus?
  • La proposition indique-t-elle que l'entrepreneur a bien soupesé tous les aspects du projet et qu'il démontre des aptitudes à mener à bien la tâche à entreprendre?
  • La réponse à la description du mandat comporte-t-elle un calendrier des travaux réaliste par lequel l'entrepreneur s'oblige à terminer tous les travaux au moment voulu?
  • L'équipe du projet est-elle organisée de façon à assurer la coordination et la collaboration internes et externes ainsi que le contrôle et la réussite technique (assez d'exécutants, PAS trop de dirigeants)?
  • La proposition indique-t-elle clairement que l'entrepreneur pourra compter sur des ressources appropriées en matériel et en main-d'oeuvre, que cette dernière possède la compétence technique pour mener les travaux à bien, et sera à pied-d'oeuvre au moment voulu?
  • La proposition indique-t-elle avec assez de certitude que des rapports suffisants seront entretenus avec le conseil de bande?
  • La réponse à la description du mandat contient-elle un énoncé réaliste des tâches et un calendrier détaillé des travaux indiquant le nombre de jours-personnes? Sont-ils bien étayés?

4) Coût

  • D'ordinaire, le moins-disant devrait recevoir la note la plus élevée pour ce critère. Dans le cas contraire, le comité d'évaluation doit en donner la raison.

Chaque membre du comité doit :

  • - coter chaque proposition en tenant compte des quatre critères susmentionnés;
  • - calculer le nombre de points accordés pour chaque critère en multipliant le coefficient de pondération par la cote (par exemple 20 (coefficient de pondération) x 8 (cote) = 160 points) et
  • - additionner tous les points pour en arriver au total partiel.

Une fois que les membres ont terminé leur évaluation individuelle, ils se réunissent pour discuter des propositions et finalisent les les cotes des points 1 à 4. Après discussion, un sous-total moyen est calculé pour déterminer une note moyenne.

La proposition ayant la note la plus élevée devrait obtenir le contrat.

NOTA : S'il y a des divergences notables entre les membres du comité sur une proposition, ils devraient discuter de cette proposition. Un membre en particulier peut posséder des renseignements additionnels sur l'entrepreneur visé. Les membres peuvent changer leur cote au cours de cette période de discussion.

Exemple de tableau d'évaluation et de pondération de la proposition d'un entrepreneur

Les propositions sont évaluées d'après leur degré jusqu'à quel point elles satisfont à un ensemble de critères déterminés. Les critères sont pondérés selon leur importance relative.

Chaque coefficient de pondération unitaire est multiplié par le degré de satisfaction approprié. L'addition de tous les chiffres obtenus donne le degré total de satisfaction. Une fois ce processus terminé pour toutes les propositions, le comité de sélection recommande le choix de la proposition dont le total est le plus élevé.

CRITÈRE COEFFICIENT DE PONDÉRATION PROPOSITION No 1 PROPOSITION No 2 PROPOSITION No 3
1. Compétence et expérience, fondées sur un travail similaire 20 6 x 20 (120) 5 x 20 (100) 5 x 20 (100)
2. Compétence et expérience de l'équipe proposée pour le projet 25 9 x 25 (225) 7 x 25 (175) 5 x 25 (125)
3. Soumission circonstanciée, aspects pratiques du calendrier, surveillance des travaux et méthodes proposées 30 8 x 30 (240) 7 x 30 (210) 5 x 30 (150)
4. Coût 15 6 x 15 (90) 8 x 15 (120) 9 x 15 (135)
TOTAL: 675 605 510
COÛTS/ $85,000 $70,000 $65,000

Modèle de lettre de recommandation du comité d'évaluation

CONFIDENTIEL : ________________________________

No de dossier :________________________________

No du contrat : ________________________________

Objet : Recommandation d'acceptation de (donner une brève description du projet))

Les propositions présentées par les entrepreneurs suivants ont été évaluées selon les critères, les facteurs de pondération et le système de cotation numérique préétablis.

Le comité d'évaluation était composé de :

(nom, profession ou spécialité), président, et de

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

Au cours du processus d'évaluation, la proposition de chaque entrepreneur a été étudiée conformément aux exigences exposées dans la demande de propositions. Une copie signée de l'évaluation de chaque membre appréciateur est jointe à la présente.

Après pondération des critères selon les coefficients adoptés, les points ont été compilés et le classement suivant a été établi :

1.____________________________________

2.____________________________________ (Entreprise)

3.____________________________________ (Entreprise)

4.____________________________________ (Entreprise)

5.____________________________________ (Entreprise)

TOTAL DES POINTS HONORAIRES $
   
   
   
   
   

Le comité recommande l'acceptation de la proposition présentée par (nom, et adresse___________________________________________________ ), qui a reçu la meilleure note, et demande l'approbation du conseil de bande.

Signature : ___________________________________________ (président du comité d'évaluation))

Date: ___________________________________________

Heure: ___________________________________________

No de téléphone: ________________________________________

Modèle de facsimile ou de courrier electronique d'adjudication de marché

À : L'entrepreneur

Du : Conseil de bande

Votre offre du ______________ et la modification apportée par

télex daté du __________________________________________ par lettre du _______

portant sur _____________________ sont acceptées selon la somme autorisée maximale/le prix fixe de __________________ .Les travaux doivent être achevés au plus tard le _______________________________

Le contrat officiel sera rédigé conformément aux documents qui font partie intégrante de la demande de propositions datée du ____________________________. Vous pouvez commencer les travaux.

Rectificatif numéro

All correspondence and invoices must show the file and contract numbers Le numero du dossier et celui du marche doivent apparaitre sur la correspondance et les factures - Page (of/de)
File no - No du dossier
Contract no - No du marche Authority - Autorisation
File no - No du dossier
To - A Work - Ouvrage
Date
The contract is amended as follows - Le marche est modifie comme suit
A Original contract value Valeur original du marche -
B Net change by change order numbers Changement net attribuable aux rectificatif nos. (Add Substract / Ajouter Soustraire) -
C This change order number Valeur gloable revisee du marche (Add Substract / Ajouter Soustraire) -
D Revised total value of contract Valeur globale revisee du marche -
We acknowledge receipt of this change order number Nous accusons reception du present rectificatif numero

to the Terms and Conditions set out therein les conditions indiquees

Contractor - Entrepreneur (signature) _____________________

Date _____________________
Signed, sealed and delivered
Signe et delivre

By - Par _____________

Band Representative / Representant de la bande
Date de modification :