Vérification de l’optimisation des ressources du Projet d’assainissement de la mine Giant - Rapports de suivi en date du 31 décembre 2014

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 31 décembre 2014

Organisation des Affaires du Nord

Vérification de l’optimisation des ressources du Projet d’assainissement de la mine Giant
Date d'approbation : 28 septembre 2012
Recommandations du projet Plan d'action Date
d'achèvement prévue
Réponse du programme
1. Le sous-ministre adjoint, Organisation des affaires du Nord (OAN), devrait veiller à ce que le cadre de gouvernance proposé pour le Projet d'assainissement de la mine Giant (PAMG) soit terminé et mis en œuvre, et à ce que les procès-verbaux et les comptes rendus des décisions soient consignés pour les principales instances dirigeantes, comme le Comité de surveillance et le Comité consultatif supérieur de projet. La recommandation est acceptée par l'équipe du PAMG. Le cadre de gouvernance proposé pour le PAMG sera terminé, approuvé par le directeur du projet et entièrement mis en œuvre de façon à atteindre le statut opérationnel. Ces directives s'appliquent à toutes les instances dirigeantes qui font actuellement partie du cadre de gouvernance proposé, plus précisément le Comité consultatif supérieur de projet, le Conseil de gestion et le Comité de direction du projet. Le statut opérationnel pour chacune des instances comprendra un cadre de référence formel et approuvé, un programme, des procès-verbaux et des comptes rendus des décisions (si ce n'est pas déjà fait). 27 sept. 2012

État :

Mise à jour/Justification
En date du 31 déc. 2012 :

Terminé le 27 septembre 2012

Le cadre de gouvernance qu'on propose d'appliquer au Projet d'assainissement de la mine Giant (PAMG) est terminé; il a été approuvé par le chef de projet, et pleinement mis en œuvre de manière opérationnelle. Cela s'applique à tous les organes directeurs actuels visés par le cadre de gouvernance proposé, plus précisément le Comité consultatif supérieur de projet, le Conseil de direction, et le Comité de leadership du projet. L'état opérationnel de chacun de ces organes comprend des mandats approuvés, des ordres du jour de réunions, des comptes rendus de réunions et des procès-verbaux.

SVE : La mise en œuvre est achevée en grande partie. Classée.

2. Le sous-ministre adjoint, OAN, devrait veiller à ce qu'un cadre exhaustif de gestion des risques (notamment les risques stratégiques et relatifs au projet) et un plan de gestion des risques soient établis pour le PAMG afin de surveiller les risques de façon régulière. L'équipe du PAMG élargira la portée du processus d'évaluation des risques pour y inclure les risques techniques et stratégiques ainsi qu'un plan de gestion des risques. Cette approche plus rigoureuse en matière de gestion des risques sera initialement axée sur la phase actuelle du cycle de vie (phase de l'approbation préliminaire ou phase 2b/2c – conception préliminaire/conception approfondie), et elle évoluera jusqu'à englober toute la portée du projet avant l'approbation définitive par le Conseil du Trésor. Le plan de gestion des risques sera intégré au plan d'exécution du projet.

Phase de l'approbation préliminaire

Plan d'exécution du projet :
31 mars 2013

Tout le PAMG
Plan d'exécution du projet :

31 déc. 2014

État : Demande de fermeture du dossier (terminé)

Mise à jour/Justification
Au 31 décembre 2014 :

Le plan d'exécution du Projet d'assainissement de la mine Giant a été terminé en octobre 2013; il comprenait un plan de gestion des risques et un registre des risques associés, qui est examiné et mis à jour chaque année.

SVE : Mis en œuvre. La recommandation sera de fermer le dossier. Classée.

3. Dans le cadre de la mise en œuvre du Bureau des grands projets, le sous-ministre adjoint, OAN, devrait veiller à ce que :

  • les rôles et les responsabilités de TPSGC et d'AADNC pour le PAMG soient clairement définis, documentés, communiqués, parachevés et acceptés de façon à ce que l'on  puisse se concentrer sur l'optimisation des ressources et l'exécution du projet en conformité avec ses objectifs. La structure organisationnelle finale devrait être aussi simple que possible afin de mettre l'accent sur ce projet de façon claire et importante;
  • un calendrier de base adéquat (préparé dans le respect des normes de l'industrie), un calendrier de projet intégré, un plan de gestion et un régime de reddition de comptes soient établis pour lier les parties dans le cadre d'une méthode de chemin critique normalisée. Ces documents contribueront à ce que l'équipe de gestion du projet ait une  vision claire de la situation générale du PAMG et des progrès réalisés.
  • un programme rigoureux et efficace de gestion du changement soit parachevé, afin d'aider au suivi et à la prise en compte des changements de la portée et du coût total prévu du PAMG.

La recommandation est acceptée par l'équipe du PAMG. Dans le cadre de la mise en œuvre du Bureau des grands projets, les mesures suivantes seront prises :

  • L'équipe du PAMG terminera l'ébauche de la charte du projet énonçant les rôles et les responsabilités.
15 nov. 2012

État : Demande de fermeture du dossier (terminé)

Mise à jour/Justification
Au 31 mars 2014 :

Terminé – 19 novembre 2012

Achevé – L'atelier a eu lieu avec le personnel clé de l'AC d'AADNC, des régions, de TPSGC et du GTNO en vue de dresser un organigramme unique pour le PAMG (janvier 2013); les rôles et les responsabilités ont été définis à partir d'un organigramme unique pour le PAMG (mars 2013); l'organigramme et le RASCI ont été incorporés au PEP (novembre 2013).

  • Les organigrammes de TPSGC et d'AADNC seront terminés et intégrés pour former celui du PAMG. La dotation est en cours à AADNC.
31 mars 2013 Achevé – La rétroaction sur le BGP a été incorporée par les principaux examinateurs du chapitre (décembre 2012); l'ébauche du BGP a été distribuée aux fins d'un examen final (janvier 2013); l'ébauche du BGP a été mise à jour en fonction des commentaires et signée par le directeur, PSC; le manuel des normes et lignes directrices du BGP a été approuvé le 31 mars 2013 (nota : chef de projet, SMA de l'OAN, approuvé le 7 janvier 2014).
  • Les normes et le manuel d'orientation provisoires actuels pour le Bureau des grands projets seront officialisés, approuvés et mis en œuvre par l'équipe du PAMG (TPSGC, AADNC, fournisseurs de services et entrepreneurs).
31 mars  2013

Achevé(mars 2014) – Les modules de formation ont été élaborés et sont actuellement déployés dans l'équipe du PAMG. Cette formation fondée sur le Web et autodirigée a été incluse dans tous les plans d'apprentissage de l'équipe du PAMG pour 2014-2015. Elle a été conçue pour offrir une compréhension approfondie des exigences relatives à la gestion de projet ainsi que des rôles et des responsabilités, et pour établir des liens entre les différents documents de planification et de gestion de projet qui se rapportent à ce projet en particulier.

  • Un plan exhaustif de gestion de l'échéancier sera préparé. Ce plan comprendra un calendrier directeur intégré pour toute la durée du projet ainsi qu'un calendrier de base visant les cinq ans de la phase de l'approbation préliminaire. Le calendrier de base sera le principal outil de surveillance du rendement/des progrès du projet et du contrôle des changements au calendrier. Le plan de gestion du calendrier fera partie du plan d'exécution du projet de la phase de l'approbation préliminaire, et, enfin, du plan d'exécution du projet de tout le PAMG.
31 mars  2013

Achevé – Le calendrier de référence pour la phase de définition (période de cinq ans) a été révisé à la lumière des plans de projet sur quatre ans (septembre 2012). Le calendrier maître pour le nombre total de projets (2025) a été élaboré, approuvé et inclus dans le PEP (novembre 2013); le plan de gestion du calendrier (PEP) a été achevé. (novembre 2013).

  • Le processus provisoire de contrôle des changements actuel sera terminé en conformité avec les normes et le manuel d'orientation du Bureau des grands projets afin d'assurer le suivi des changements apportés à la portée, au calendrier, aux coûts, aux détails techniques et aux autres points de référence. Ce plan fera partie du plan de contrôle du projet, qui sera inclus dans le plan d'exécution du projet.
31 oct. 2013

Achevé -  Le processus de contrôle des changements du PAMG a été élaboré et approuvé (mars 2013); le processus de contrôle des changements a été incorporé au chapitre 4 du PEP (novembre 2013).

SVE : La mise à jour est achevée. La recommandation sera classée. Classée.

4. Le sous-ministre adjoint, OAN, en consultation avec le dirigeant principal des finances, devrait veiller à renforcer les pratiques de gestion budgétaire et d'évaluation des coûts pour le PAMG en :

  • préparant un document directeur faisant état du coût total prévu pour terminer le projet comprenant un simulateur de variation des coûts, tel que la méthode Monte Carlo, pour déterminer les fourchettes de déviation possibles et probables dans le coût total prévu. Ce document contribuerait à la communication des hypothèses clés concernant le coût prévu et les  vulnérabilités en matière d'écarts possibles à tous les intervenants du projet;
  • intégrant des exigences sur plusieurs années pour les travaux futurs et les coûts dans un document directeur sur le coût total prévu pour terminer le projet en fonction des pratiques exemplaires de l'industrie et du système de classification des estimations des coûts de l'Association for the Advancement of Cost Engineering International. Les rôles et les responsabilités relatifs à la tenue, à la révision et à la surveillance de ce document devraient être définis et communiqués.

La recommandation est acceptée par l'équipe du PAMG. Les mesures suivantes seront prises en consultation avec le dirigeant principal des finances :

  • Un plan de gestion des coûts sera préparé pour tout le PAMG. Il comprendra un budget directeur (coût total prévu pour terminer le projet), les éléments de base servant aux estimations, des hypothèses et des processus de gestion des coûts. Ce budget directeur utilisera des techniques de simulation probabiliste, comme la méthode Monte Carlo, pour déterminer les fourchettes de déviation possibles et probables. Ce plan de gestion des coûts fera partie du plan d'exécution du projet pour tout le PAMG.

31 déc. 2014
(Tout le PAMG)

État : En cours

Mise à jour/Justification :
Au 31 décembre 2014 :

Un plan de gestion des coûts a été élaboré pour le Projet d'assainissement de la mine Giant dans le cadre du plan d'exécution du projet en octobre 2013, mais le budget directeur du projet (coût estimatif total de la réalisation) devra être mis à jour après la prise de la décision finale sur l'évaluation environnementale d'août 2014.

Le travail est en cours et devrait se terminer d'ici le 31 mars 2016.

La simulation de Monte Carlo et d'autres simulations permettraient à l'équipe du Projet d'assainissement de la mine Giant de considérer des scénarios hypothétiques pour en arriver à une distribution pondérée en fonction des probabilités pour soutenir l'estimation du coût de cycle de vie du projet. En conséquence, l'équipe de projet convient qu'une simulation Monte Carlo (ou similaire) devrait être faite à l'avenir pour soutenir l'élaboration des futures estimations du coût du cycle de vie du Projet d'assainissement de la mine Giant. Cette simulation n'a pas eu lieu et il n'est pas proposé de la faire pendant la phase en cours, en raison de sa valeur limitée actuellement prévue, étant donné l'étape préliminaire du projet et le grand nombre de variables relatives aux coûts pour lesquelles le niveau d'incertitude est élevé. Mener une simulation Monte Carlo avec le grand nombre de variables, chacune ayant des niveaux d'incertitude élevés, aboutirait à une estimation ponctuelle du coût du cycle de vie présentant des écarts qui pourraient être tellement importants par rapport à l'estimation ponctuelle que l'estimation du coût qui en résulterait aurait une utilité limitée. Par conséquent, l'équipe de projet donnera suite à cette recommandation à une étape ultérieure du projet, lorsque les variables et leurs fourchettes de sensibilité seront plus limitées pour accroître la valeur du résultat de la simulation.

SVE : La recommandation sera classée. Classée.

Le plan de gestion des coûts pour tout le PAMG comprendra des exigences sur plusieurs années pour les travaux futurs qui viseront d'abord les cinq ans de la phase de l'approbation préliminaire, puis le coût total du projet. Le plan de gestion des coûts énoncera clairement les rôles et les responsabilités se rapportant à la propriété du document. 31 mars 2013 (Phase de l'approbation préliminaire)

5. Le sous-ministre adjoint, OAN, en consultation avec le dirigeant principal des finances, devrait veiller à renforcer l'approche actuelle de gestion des acquisitions pour le PAMG en :

  • améliorant les outils et les directives visant à soutenir la surveillance des contrats et la reddition de comptes sur les écarts dans les dépenses, la mesure du rendement et les cibles.

La recommandation est acceptée par l'équipe du PAMG. Les mesures suivantes seront prises en consultation avec le dirigeant principal des finances :

  • Un plan de gestion des acquisitions sera élaboré pour que l'on puisse s'assurer que les fonds versés par TPSGC permettent d'atteindre les objectifs fixés et que les écarts sont intégrés à la Stratégie de mesure du rendement du PAMG et signalés régulièrement au directeur du projet et au Comité consultatif supérieur de projet.
31 mars 2013

État : Demande de fermeture du dossier (terminé)

Mise à jour/Justification
Au 31 mars 2014 :

Achevé -  Le plan de gestion d'approvisionnements de mars 2013 a été incorporé au PAMG et au processus de rapport et de tableau de bord (mars 2013); un plan de gestion d'approvisionnements intégrés (AADNC et TPSGC) a été élaboré et fait partie du plan d'exécution de projet (novembre 2013).

SVE : La mise à jour est achevée. La recommandation sera classée.Classée.

La Direction du matériel et de la gestion des biens mettra en œuvre un processus de surveillance trimestrielle du dossier. À partir du 4 septembre, toutes les commandes subséquentes seront émises par la Direction du matériel et de la gestion des biens. Les agents des achats pourront ainsi surveiller toutes les dépenses au dossier. 4 sept. 2012
De plus, les agents des achats demanderont une justification adéquate pour toutes les modifications et s'assureront que la liste de contrôle est complétée et révisée. 4 sept. 2012
 
 
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