Vérification des pratiques de gestion de la Direction générale des communications - Rapports de suivi en date du 31 décembre 2014

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 31 décembre 2014

Communications

Vérification des pratiques de gestion de la Direction générale des communications
Date d'approbation : le 27 juin 2014
Recommandations du projet Plan d'action Date
d'achèvement prévue
Réponse du programme
1. Le directeur général des Communications devrait renforcer les processus de planification du travail au niveau des sections afin de mieux prévoir et gérer les besoins des clients, de classer les tâches par ordre de priorité et d'administrer les exigences opérationnelles. La Direction générale élaborera un plan stratégique de communications ministérielles sur deux ans qui servira de document de planification afin de faciliter la tâche de tous les planificateurs du Ministère (bureaux régionaux et administration centrale), en plus des clients provenant des secteurs et des régions, en vue d'une participation à la planification axée sur les enjeux et sur les principales priorités, et la planification opérationnelle régionale, qui préconisera une approche adaptée pour la réattribution des charges de travail et des technologies.

Ébauche du Plan stratégique de communication à l'automne 2014

Mise en œuvre :
Avril 2016
La date de mise en œuvre sera tributaire des demandes opérationnelles, des attentes sans cesse changeantes et des priorités actuelles du Ministère.

État : En cours

Mise à jour/Justification :
En date du 30/10/2014 :

L'ébauche du plan stratégique de communications ministérielles est en cours de rédaction. La planification d'une séance pour l'ensemble de la Direction est en cours; cette séance aura pour objet de recueillir les commentaires et les suggestions du personnel des communications relativement au plan.

À compter du troisième trimestre de 2014-2015, la direction générale des communications de la Direction rencontrera tous les trois mois les cadres supérieurs du Secteur (SMA et/ou DG) afin de cerner les activités de communication et les livrables ainsi que de dresser le calendrier des principales mesures à prendre. Ces réunions permettront également d'évaluer les processus, les outils et les activités des Communications. Un questionnaire sera utilisé pour orienter ces discussions et s'assurer de la comparabilité des commentaires et des suggestions au sein du Ministère. La mise en œuvre de ce nouveau processus de planification des activités permettra au Ministère d'anticiper les nouveaux enjeux, d'établir les priorités et les plans de travail de façon proactive, d'améliorer la coordination entre les directions et de soutenir les Communications de façon efficace au sein des secteurs.

De nouveaux outils et processus sont en place et sont utilisés pour évaluer le transfert des charges de travail. Par exemple, un nouveau processus de suivi interne a été mis en place sur GCPedia et constitue aujourd'hui une nouvelle source d'information pour l'évaluation des charges de travail. Les travaux sont en cours quant à l'analyse des tendances en matière de prévisions et d'établissement des priorités.

SVE : Fermeture recommandée. Classée.

Ce plan sera éclairé par des rencontres trimestrielles des gestionnaires des communications et de leurs clients respectifs, afin de cerner ensemble les activités de communication, les livrables et le calendrier des mesures clés particulières qui sont des actions immédiates et à moyen et long termes. Octobre 2014
2. Le directeur général des Communications devrait améliorer le processus de planification de la relève et évoluer vers un modèle d'apprentissage et de perfectionnement fondé sur les besoins et les compétences afin de permettre à la direction générale de mieux répondre aux nouveaux besoins et aux priorités conflictuelles.

Dans le cadre du plan de relève, la Direction générale réalisera les actions suivantes :

  1. Créer un plan d'apprentissage pour toute la direction générale à tous les niveaux (IS-02 à IS-06) afin de répondre aux besoins actuels et futurs de l'organisation.
  2. En tirant parti des occasions existantes d'apprentissage, pour améliorer les connaissances et les compétences des employés, à l'aide des résultats du SAFF comme point de repère et en intégrant, dans la mesure du possible, la formation linguistique.
  3. Continuer à effectuer, chaque année, un examen de la gestion des compétences.
  4. Recruter des employés autochtones et à tous les niveaux et initier leur développement.
Octobre 2014

État : En cours

Mise à jour/Justification
Au 31 janvier 2015 :

Un plan d'apprentissage global a été établi et sa mise en œuvre se poursuit. Les employés de la Direction générale ont été invités à fournir leurs commentaires et rétroaction.

L'ébauche d'une stratégie de formation linguistique a été élaborée. Les employés de la Direction générale ont été invités à fournir leurs commentaires et rétroaction.

L'exercice d'examen de la gestion des talents est bien engagé. Un questionnaire et un calendrier pour une série d'entrevues avec chaque gestionnaire d'unité ont été mis au point. 

L'élaboration de l'ébauche d'une stratégie de recrutement d'Autochtones pour la Direction générale se poursuit.

SVE : Le travail est presque terminé. La recommandation sera classée. Classée.

3. Le directeur général des Communications devrait élaborer et mettre en œuvre des normes de service à la clientèle pour les principaux services de communication de la direction générale.

À l'aide des outils GCSuite, la Direction générale a récemment mis à jour ses produits, pratiques et méthodes d'affaires, ce qui donnera lieu à l'élaboration de normes de service et d'un cadre de mesure du rendement.

Un groupe d'évaluation sera mis sur pied pour rédiger et mettre en œuvre ce cadre.

Octobre 2014

État : En cours

Mise à jour/Justification
Au 31 janvier 2015 :

La version préliminaire du cadre de mesure du rendement (CMR) a été élaborée et les employés de la Direction générale ont été invités à fournir leurs commentaires et rétroaction.

SVE : La recommandation sera classée. Classée.

Des outils seront conçus afin de demander et d'évaluer la satisfaction globale des clients, des programmes et de la direction générale quant aux conseils et produits de communication. Décembre 2014
4. Le directeur général des Communications devrait améliorer les communications internes en établissant des attentes claires et uniformes au sein de toutes les sections et en communiquant aux employés les résultats de la réorganisation.

Les canaux de communication internes, ouverts et efficaces seront améliorées grâce à une plus grande collaboration, par le biais des outils GCSuite et du nouveau site intranet de la direction générale.

La direction générale réalisera aussi une évaluation du bien-être au travail en vue d'une préparation aux changements quant à la génération technologique.  Celle-ci inclura une évaluation de la charge de travail, afin qu'on puisse déterminer de quelle façon les tâches peuvent être exécutées et les responsabilités respectées, conformément aux principes de Destination 2020.

Automne 2014

État : En cours

Mise à jour/Justification
Au 31 janvier 2015 :

Les procédures opérationnelles, les produits et les pratiques de la Direction générale sont entièrement passés de la formule imprimée à la formule électronique sur l'intranet, à l'intention du personnel des communications d'AADNC.

La liste des mesures et des moyens d'améliorer l'ouverture et l'efficacité des canaux de communication interne a été dressée provisoirement et les employés de la Direction générale ont été invités à fournir leurs commentaires et rétroaction.

On continue de solliciter des devis pour l'évaluation du mieux-être et de la charge de travail. La date d'achèvement escomptée est maintenue au printemps 2015.

SVE : En cours

 
 
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