Vérification du contrôle interne en matière de rapports financiers - Rapports de suivi en date du 31 décembre 2014

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 31 décembre 2014

DPF

Vérification du contrôle interne en matière de rapports financiers
Date d'approbation : 2014-09-26
Recommandations du projet Plan d'action Date
d'achèvement prévue
Réponse du programme
1. Le dirigeant principal des finances devrait officialiser et communiquer les protocoles permettant de rendre compte des progrès aux intervenants et de signaler les changements apportés aux processus et aux contrôles à l'Unité du contrôle interne. A) Pour officialiser et communiquer les protocoles permettant de rendre compte des progrès aux intervenants, y compris aux cadres supérieurs, le DPF demandera que les contrôles internes soient ajoutés comme point permanent à l'ordre du jour des comités concernés, comme le Comité de gestion financière et le Comité de vérification, le cas échéant.

A) Octobre 2014

État : A) Terminé – Demande de fermeture
Mise à jour/Justification
Au 31 décembre 2014 :

La demande d'inclure le contrôle interne comme point permanent de l'ordre du jour (pour des jalons importants) a été confirmée par le Comité de gestion des finances (CGF).

SVE : Terminé

B) Pour rendre compte des changements aux processus et aux contrôles à l'Unité du contrôle interne, les rôles et les responsabilités des programmes seront définis, y compris les exigences relatives aux processus. Cette information sera ajoutée au Cadre de gestion des contrôles internes et communiquée à tous les programmes. B) Mars 2015

État : B) En cours et sur la bonne voie pour mars 2015
Mise à jour/Justification
Au 31 décembre 2014 :

Le cadre de gestion du contrôle interne fait actuellement l'objet d'un examen en vue d'inclure les rôles et les responsabilités du Programme.

SVE : La mise en œuvre est en cours.

2. Le dirigeant principal des finances devrait s'assurer qu'une évaluation complète, comprenant des conclusions sur l'efficacité de l'ensemble des contrôles clés définis, soit réalisée d'ici le 31 mars 2015, de façon que les engagements pris par AADNC soient respectés et que l'approche axée sur le risque de l'étape de la surveillance continue soit mieux documentée. Plus précisément, les conclusions sur l'efficacité de chaque contrôle clé défini dans le cadre du processus lié aux passifs environnementaux doivent être clairement documentées par l'Unité du contrôle interne, qui doit également en vérifier l'exhaustivité. En outre, la pratique exemplaire d'évaluation des contrôles au niveau de l'entité comprendrait la mise à l'essai de l'ensemble des contrôles clés définis, au moins une fois avant l'adoption d'une approche axée sur le risque pour la mise à l'essai des années ultérieures. A) Pour assurer l'exhaustivité des évaluations de l'ensemble des contrôles clés, l'Unité du contrôle interne examinera son plan d'action, afin de déterminer si les ressources sont suffisantes et s'il est tenu compte des éventualités de façon que le plan d'action soit parachevé d'ici la fin de l'exercice. A) Mars 2015

État : A) En cours et sur la bonne voie pour mars 2015
Mise à jour/Justification
Au 31 décembre 2014 :

L'essai et l'évaluation opérationnels des immobilisations et le plan de surveillance continue du contrôle interne seront terminés en février.

SVE : La mise en œuvre est en cours.

B) En ce qui concerne la documentation et l'examen des conclusions sur l'efficacité de chaque contrôle défini dans le cadre du processus lié aux passifs environnementaux, l'information contenue dans les documents de travail sera examinée et validée, de façon à avoir l'assurance que les évaluations ont été effectuées selon les pratiques exemplaires et que les conclusions sont exactes. À l'avenir, nous continuerons à nous assurer que ces documents soient conformes à nos instruments de politique.

B) Décembre 2014

État : B) Terminé – Demande de fermeture
Mise à jour/Justification
Au 31 décembre 2014 :

L'information contenue dans les documents de travail a été examinée et validée pour assurer l'exactitude des conclusions.

SVE : Terminé

C) Pour la mise à l'essai de l'ensemble des contrôles clés définis, et conformément à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, les évaluations effectuées seront examinées et validées pour avoir l'assurance que tous les contrôles clés ont été testés. Au cours des cinq prochaines années, dans le cadre de la surveillance continue, l'ensemble des contrôles clés appropriés seront réévalués selon une approche fondée sur le risque. C) Mars 2015

État : C) Terminé – Demande de fermeture
Mise à jour/Justification
Au 31 décembre 2014 :

Tous les contrôles des risques élevés sont considérés comme des contrôles clés, et ils ont fait l'objet d'essais.

SVE : Terminé

3. Le dirigeant principal des finances devrait fournir une orientation sur la gestion du rendement des consultants externes retenus à l'appui du cadre de contrôle interne des rapports financiers d'AADNC, de façon à assurer l'harmonisation avec le processus et la méthode de mise à l'essai de l'efficacité opérationnelle de l'Unité du contrôle interne. Notre modèle d'énoncé de travail sera modifié pour nous assurer que les tâches exécutées par des consultants externes sont conformes à nos instruments de politiques, à notre cadre, à notre méthode et à notre approche, et que les rôles et les responsabilités des deux parties (c'est-à-dire l'Unité du contrôle interne et l'entrepreneur) sont clairement définis. À l'avenir, à la signature de nouveaux contrats, ces documents seront communiqués par l'Unité du contrôle interne et examinés en détail avec les consultants externes. Décembre 2014

État : Terminé – Demande de fermeture
Mise à jour/Justification
Au 31 décembre 2014 :

Un modèle de l'énoncé des travaux a été établi; il fournit des conseils sur la gestion du rendement et l'établissement de rapports par les experts‑conseils externes.

SVE : Terminé

4. Le dirigeant principal des finances devrait voir à l'élaboration et à la mise en œuvre d'un processus permettant à l'Unité du contrôle interne de déterminer et d'évaluer l'incidence des tiers fournisseurs de services sur les rapports financiers ministériels (c'est-à-dire les évaluations exécutées par les tiers experts externes qui servent à fonder les jugements comptables tels que ceux sur le passif associé aux sites contaminés). En outre, si un processus non officiel est établi pour repérer les autres ministères fournissant des services de tierce partie, AADNC devrait obtenir l'assurance de l'efficacité des contrôles internes exécutés par les autres ministères au moyen d'un examen des déclarations publiques de responsabilité de la direction et/ou des rapports de tiers vérificateurs pour les organisations privées. A) L'Unité du contrôle interne examinera la documentation sur la conception pour identifier les programmes qui dépendent des tiers fournisseurs de services pour les estimations financières. Une fois que ces programmes auront été repérés, l'Unité du contrôle interne validera les contrôles qui ont été établis afin de s'assurer que les estimations sont conformes aux normes comptables du gouvernement du Canada et du secteur public. Dans le cadre de cet exercice, l'Unité du contrôle interne élaborera un processus exigeant que les programmes établissent une liste de tous ces tiers fournisseurs de services, ce qui permettra à l'Unité d'évaluer correctement la fiabilité et le caractère suffisant des contrôles connexes. A) Mars 2016  
B) En ce qui concerne l'assurance apportée quant à l'efficacité des contrôles internes exécutés par les autres ministères, nous officialiserons un processus d'examen des déclarations de responsabilité de la direction des autres ministères auxquels le Ministère a recours pour évaluer l'efficacité des contrôles qui ont été documentés et testés, les observations et les recommandations qui découlent de cette évaluation et les contrôles à tester à l'avenir. Notre examen et notre évaluation seront documentés, communiqués au DPF chaque année et intégrés aux présentations à la haute direction le cas échéant, conformément au calendrier établi, un élément de notre réponse à la recommandation 1(a). B) Mars 2016  
5. Le dirigeant principal des finances devrait établir l'ordre de priorité de son plan quinquennal de contrôle et de surveillance continus, d'après le cadre approuvé, afin de s'assurer de la mise en œuvre complète du plan. Cela permettra au Ministère de respecter les exigences de la Politique sur le contrôle interne et de résoudre les problèmes soulevés par le BVG dans son Audit de suivi des contrôles internes sur les rapports financiers de l'automne 2013. L'Unité du contrôle interne documentera ses calendriers, y compris les principales dates-butoirs, afin de s'assurer que le plan quinquennal de surveillance continue soit priorisé et achevé suivant le cadre de surveillance continue d'ici la fin de l'exercice courant. Des dates cibles seront fixées pour l'approbation finale du DPF et en vue de sa présentation aux membres du Comité de gestion financière et du Comité des opérations (le cas échéant) bien avant la fin de l'exercice, de façon qu'ils disposent de suffisamment de temps pour formuler leurs commentaires et leur rétroaction. Mars 2015  
6. Le dirigeant principal des finances devrait veiller à ce que la conception et l'efficacité opérationnelle des nouveaux processus et contrôles relatifs à l'attestation du DPF pour les présentations au Cabinet et au Conseil du Trésor soient évaluées. Nous passerons en revue les attestations réalisées par le DPF à ce jour pour tous les mémoires au Cabinet et présentations Conseil du Trésor pour s'assurer que les contrôles, qui ont été conçus, attendus sont en place et qu'ils fonctionnent efficacement. Mars 2015  
 
 
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