Vérification du soutien d’AADNC au Processus d’évaluation indépendant - Rapports de suivi en date du 31 décembre 2014

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 31 décembre 2014

RAI & SAPI

Vérification du soutien d’AADNC au Processus d’évaluation indépendant
Date d'approbation : 27/11/2014
Recommandations du projet Plan d'action Date
d'achèvement prévue
Réponse du programme
1. Le sous-ministre adjoint du Secteur de la résolution et des affaires individuelles (SRAI) devrait mettre en œuvre un cadre de gestion du risque officiel pour la Direction générale des opérations de la Convention de règlement. Cette mesure pourrait être intégrée au processus de planification des Opérations de la Convention de règlement afin de déterminer, d'évaluer et de surveiller les risques les plus importants empêchant ou limitant le soutien efficace du Processus d'évaluation indépendant. Le Secrétariat d'adjudication des pensionnats indiens mettra en œuvre un cadre de gestion du risque officiel pour la Direction générale des opérations de la Convention de règlement lié au Processus d'évaluation indépendant d'ici le 31 mars 2015. La Direction générale de la gestion intégrée stratégique et de la responsabilisation et la Direction générale des opérations de la Convention de règlement dirigeront conjointement ce processus avec l'aide du Secteur des politiques et de l'orientation stratégique. Mars 2015  
2. Le Sous-ministre adjoint du Secteur de la résolution et des affaires individuelles devrait miser sur les résultats du processus de « cartographie de la chaîne de valeur » afin de trouver des occasions d'harmoniser les processus et les procédures du PEI des différents groupes de la Direction générale des opérations de la Convention de règlement et de relever les pratiques exemplaires qui devraient être appliquées de façon uniforme dans l'ensemble de la Direction générale. La Direction générale des opérations de la Convention de règlement a reçu un rapport détaillé le 18 septembre 2014 qui présentait les conclusions d'un exercice de « cartographie de la chaîne de valeur ». Ce rapport a été traduit et remis aux membres du personnel des sections s Règlements – région de l'Est et Règlements – région de l'Ouest. La Direction générale informera le sous-ministre adjoint de toutes les mesures d'adaptation avant le 31 décembre 2014 et elle devra appliquer ces mesures avant le 31 mars 2015. Mars 2015  
3. Le directeur exécutif du Secrétariat d'adjudication des pensionnats indiens devrait poursuivre le développement du processus de gestion du risque grâce à la prestation d'une formation sur la gestion du risque et à l'intégration de processus officiels de détermination et d'évaluation des risques au sein des unités. Il est possible d'intégrer efficacement cette mesure au processus de planification annuelle d'affectation des ressources, de la surveiller afin de réagir régulièrement à l'évolution des risques et de s'en servir dans le cadre de la prise de décisions.

Comme il l'est mentionné dans les conclusions de la vérification, le SAPI a amélioré son processus de gestion du risque depuis la dernière vérification. Le système actuel mise sur la participation des gestionnaires d'unités. Il est ainsi possible de déterminer les risques dans l'ensemble de l'organisation, en plus de résumer l'analyse du risque et les mesures d'atténuation, et de mettre l'accent sur celles‑ci. Ce processus permet de dresser une liste exhaustive des risques en fonction du type de risque, de confirmer ces risques, de les faire approuver par l'équipe de direction du SAPI, puis de les publier dans le site intranet pour que le personnel les connaisse et puisse s'y référer.

Comme il l'est recommandé dans la vérification, le SAPI continuera d'améliorer notre processus de gestion du risque. La formation en matière de gestion du risque sera offerte aux gestionnaires d'unités au troisième trimestre de l'exercice 2014-2015. Cette formation comprendra un outil destiné aux gestionnaires d'unités qui les aidera à diriger des discussions sur la gestion du risque avec les membres de leur personnel dans le but d'adopter un mécanisme uniforme de gestion du risque au sein du SAPI pour toutes les activités. Ces renseignements seront utilisés dans le cadre d'une évaluation approfondie du risque pendant le processus de planification annuelle.

Décembre 2014

État : Cette mesure a été prise.

Mise à jour/Justification :
En date du 31 décembre 2014 :

Avant de réunir nos travaux sur la mise à jour du profil de risque en 2015‐2016, nous avons demandé à tous les gestionnaires de prendre le temps de discuter du risque au sein de leur service. Plus précisément, nous souhaitions offrir à tout le personnel du Secrétariat d'adjudication la possibilité de nous dire quels les risques selon eux pourraient avoir (maintenant ou au cours de l'année à venir) des répercussions sur nos sept secteurs de risque.

Afin de faciliter les discussions, nous avons fourni à chaque gestionnaire une courte présentation contenant des points de discussion sur la gestion des risques au Secrétariat d'adjudication, ainsi que la description des risques liés à l'atteinte de nos objectifs en 2014-2015. Les gestionnaires se sont servis de cette présentation comme outil pour discuter des risques au Secrétariat d'adjudication et analyser ceux-ci avec leurs employés avant la tenue des séances sur les risques en décembre 2014.

SVE : Mise en œuvre terminée. On recommande de fermer le dossier. Terminé.

4. Le directeur général de la Direction générale des services des ressources humaines et du milieu de travail (DGSRHMT), au directeur exécutif du SAPI et au sous-ministre adjoint du SRAI de négocier et de mettre en œuvre une entente officielle, comme un protocole d'entente, en ce qui concerne les services de soutien des RH fournis par la DGSRHMT. Cette entente permettrait de clarifier les rôles, les responsabilités et les normes de services régissant la dotation en personnel ainsi que la latitude du PEI en matière de dotation.

Le SAPI et le SRAI sont d'accord avec la recommandation et travailleront en collaboration avec la DGSRHMT pour mettre en œuvre un protocole d'entente visant à confirmer les rôles, les ressources humaines affectées au soutien et les normes de service, et à établir clairement les attentes en matière de gestion des ressources humaines pour l'avenir.

La DGSRHMT, le SRAI et le SAPI désigneront tous un représentant qui collaborera aux conditions d'un protocole d'entente dont la mise en œuvre est prévue au plus tard le 31 mars 2015.
Mars 2015  
 
 
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