Évaluation de Fonds des Indiens, successions et annuités découlant des traités - Rapports de suivi en date du 31 décembre 2014

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité d'évaluation, de mesure du rendement et d'examen en date du 31 décembre 2014

RAI

Évaluation de Fonds des Indiens, successions et annuités découlant des traités
Date d'approbation : 2013-04-25
Recommandations du projet Plan d'action Date
d'achèvement prévue
Réponse du programme
1. Étudier la possibilité d'élaborer une solution de rechange viable au Programme des fonds des Indiens qui permettrait aux Premières Nations d'accéder aux fonds du Trésor sans être assujetties aux contraintes de la Loi sur les Indiens et présenter la solution de rechange proposée au Comité des politiques stratégiques. Après avoir examiné les options concernant l'argent des Indiens, le Secteur de la résolution et des affaires individuelles (RAI) a rédigé une politique optionnelle autorisant le transfert de tous les fonds de capital actuels et futurs d'une Première Nation conformément à l'alinéa 64(1)k) de la Loi sur les Indiens.L'élaboration de la politique sera terminée en 2013. Décembre 2013

État : Terminée- fermée

Mise à jour/Justification
Au 31-03-2014 :

  • La politique est rédigée.
  • Une fois les approbations données, AADNC invitera les Premières Nations à commenter la politique proposée sur le site Web du Ministère au T1 2014-2015.
  • Mise en œuvre visée de la politique en 2014­2015.

SVE : Fermée

2. Les modifications au Programme des fonds des Indiens et les solutions de rechange connexes doivent viser à accroître la transparence des dépenses des fonds des bandes faites au profit des membres, à améliorer l'accès au capital aux fins du développement économique et à favoriser une plus grande autonomie.

En vertu de la nouvelle politique relative à l'alinéa 64(1)k), les accords de fiducie devront prévoir la reddition de comptes aux membres concernant la gestion fiduciaire.

Décembre 2013

État : Terminée - fermée

Mise à jour/Justification
Au 31-03-2014 :

  • L'ébauche de politique prévoit l'obligation de rendre des comptes aux membres.
  • Une fois les approbations données, AADNC invitera les Premières Nations à commenter le politique proposée sur le site Web du Ministère au T1 2014-2015.
  • Cette méthode de mobilisation en ligne va dans le sens de l'engagement pris par le gouvernement du Canada d'améliorer la transparence.

Les données recueillies au cours de la période de mobilisation en ligne serviront à donner sa forme finale à la nouvelle politique.

SVE : Fermée
3. AADNC doit réviser le Guide d'administration des fonds des bandes en fonction de la politique actuelle et des pratiques modernes.

En vertu de la nouvelle politique relative à l'alinéa 64(1)k), les accords de fiducie devront comprendre des lignes directrices concernant l'empiétement sur le capital.

Décembre 2013

État : Terminée - fermée

Mise à jour/Justification 
Au 30-06-2014 

  • Le Guide d'administration des fonds des bandes (GAFB) a été mis à jour et approuvé avant traduction.
  • Lorsque la traduction sera terminée, le GAFB sera affiché sur le site Web d'AADNC conformément aux politiques et aux procédures du ministère sur le contenu Web.

SVE : Fermée

FISAT veillera à ce que les politiques, directives et procédures s'harmonisent avec la Loi sur les Indiens. Décembre 2013
4. Faciliter la discussion avec les Premières Nations sur la manière de rendre compte aux membres, d'une façon claire et pratique, de l'utilisation qui est faite des fonds des bandes.

En vertu de la nouvelle politique relative à l'alinéa 64(1)k), les accords de fiducie devront comprendre des dispositions sur la reddition de comptes aux membres concernant les dépenses des fonds en fiducie.

Décembre 2013

État : Terminée - fermée

Mise à jour/Justification
Au 31-03-2014 :

  • L'ébauche de politique prévoit des exigences de reddition de comptes et d'établissement de rapports.

SVE : Fermée

5. Élaborer des politiques et des procédures pour le Programme d'administration du patrimoine des vivants afin d'identifier les adultes à charge et de confirmer la compétence d'AADNC.

Le Guide d'administration des biens, qui est conforme à l'article 51 de la Loi sur les Indiens, a été mis à jour et distribué en août 2012. La nouvelle édition précise la façon de déterminer et de confirmer la compétence d'AADNC.

Achevé

État : Demande de fermeture de dossier

Mise à jour/justification :
En date du 31 décembre 2014 :

  • Le groupe de travail se réunit tous les mois pour discuter des recommandations de cette évaluation ainsi que pour examiner les pratiques actuelles et revoir les politiques et les procédures afin d'aborder les difficultés relevées dans la prestation des services, au besoin. 
  • Une communauté de pratique sur les successions a été créée sur GCpédia et sert actuellement à faciliter des communications et une collaboration rapides et efficaces entre les OR et la RAI.
  • De la formation a été offerte aux agents régionaux sur le meilleur moyen d'utiliser ces ressources.
  • FISAT a créé un système central de courriels pour mieux faire le suivi des questions des régions et y répondre.
  • Les questions qui doivent être clarifiées ou qui sont fréquemment posées seront disponibles sur GCpédia. On renforcera ainsi les pratiques exemplaires dans l'ensemble des régions. 
  • Pour combler le manque de renseignements à l'échelle nationale concernant les biens des personnes vivantes, le groupe de travail mixte RAI-OR recommande une approche en deux étapes : premièrement, qu'un document de travail soit élaboré pour obtenir les renseignements pertinents sur les défis et les pratiques, à l'échelle nationale, associés aux biens des personnes vivantes; deuxièmement, que le document de travail contribue à l'examen et à l'amélioration des outils et des manuels corrigés qui portent sur des solutions pour les agents des successions.
SVE : Date d'achèvement révisée.

RAI, en collaboration avec les régions, continuera d'élaborer des ententes d'échange de renseignements avec les provinces et les territoires dans le but de clarifier les questions de compétence et de recenser les adultes à charge visés par l'autorisation légale du ministre.

Mars 2014
Le groupe de travail mixte RAI-OR créera une communauté de pratique sur les biens des personnes vivantes et les biens des défunts afin de cerner des stratégies de mise en œuvre pour appuyer l'application continue des politiques et des procédures établies dans le Guide. La communauté de pratique aura également le mandat d'étudier les diverses solutions de rechange au régime d'administration des successions en vue d'améliorer les services à la clientèle. Elle envisagera des options en ligne, telles que l'utilisation de GCPedia, des vidéoconférences et d'autres technologies disponibles.

Mars 2014

Date d'achèvement révisée : septembre 2015

6. Examiner la pertinence de la politique sur les « administrateurs de dernier recours » dans le cadre du Programme d'administration du patrimoine des vivants.

La nouvelle édition du Guide d'administration des biens, qui est conforme à l'article 51 de la Loi sur les Indiens, fournit une orientation plus claire concernant la responsabilité d'AADNC d'effectuer un suivi de l'administration de la propriété d'un adulte à charge lors de la désignation d'un administrateur n'appartenant pas au Ministère.

Achevé

État : Demande de fermeture de dossier

Mise à jour/justification :
En date du 31 décembre 2014 :

  • Le groupe de travail mixte RAI-OR se réunit tous les mois pour discuter des recommandations de cette évaluation ainsi que pour examiner les pratiques actuelles en vue d'élaborer de nouvelles politiques et procédures afin de mieux aborder les difficultés relevées dans la prestation des services. Des lignes directrices claires associées à la politique sur « l'administrateur de dernier recours » sont élaborées, et d'autres modèles de prestation de services sont envisagés. 
  • Pour combler le manque de renseignements à l'échelle nationale concernant les biens des personnes vivantes, le groupe de travail mixte RAI-OR recommande une approche en deux étapes : premièrement, qu'un document de travail soit élaboré pour obtenir les renseignements pertinents sur les défis et les pratiques, à l'échelle nationale, associés aux biens des personnes vivantes; deuxièmement, que le document de travail contribue à l'examen et à l'amélioration des outils et des manuels corrigés qui portent sur des solutions destinées aux agents des successions.

SVE : Progrès suffisants réalisés. Fermeture recommandée.

Le groupe de travail mixte RAI-OR évaluera l'efficacité et la pertinence de la politique et élaborera des stratégies de mise en œuvre pour guider les agents régionaux.

Mars 2014

Le groupe de travail examinera également les ententes entre diverses régions (Manitoba, Colombie-Britannique et Territoires du Nord-Ouest) et les tuteurs et curateurs publics de leur province respective, ainsi que d'autres solutions de rechange. Le groupe de travail se penchera aussi sur le rapport coût-efficacité et la faisabilité d'adopter des mesures d'encouragement à l'élaboration d'ententes similaires ou de solutions de rechange à l'échelle nationale. Mars 2014
7. Examiner la relation entre l'AC de FISAT et les régions afin d'offrir un soutien plus uniforme, en temps plus opportun, aux fins de l'administration du Programme d'administration du patrimoine des vivants.

Organiser tous les mois des téléconférences de formation et d'information axées sur des sujets précis entre FISAT et les régions.

Juin 2013

État : Terminée - fermée

Mise à jour/Justification 
Au 30-06-2014

  • Des séances nationales de formation (2 heures) ont été tenues mensuellement depuis avril 2014 à l'intention de tous les employés des OR et de RAI s'occupant des dossiers d'administration des biens. La formation est offerte par téléconférence et avec l'aide du logiciel de réunion Adobe Connect qui facilite la collaboration et les communications. Les séances de formation permettent ainsi de réaliser simultanément plusieurs objectifs : i) formation sur l'administration des biens; ii) évaluation du matériel de formation et des instruments de politique; et iii) mise en commun des meilleures pratiques dans les différentes régions.

SVE : Fermée.

Le groupe de travail mixte RAI-OR examinera les systèmes et les procédures de gestion en place dans chaque région, déterminera les pratiques exemplaires et se servira de cette analyse pour proposer des stratégies supplémentaires afin de combler les lacunes au niveau de la communication entre les régions et FISAT. Par la suite, la communauté de pratique sur les biens des personnes vivantes et les biens des défunts assurera une communication cohérente et opportune, cela de façon continue. Mars 2014

État : Demande de fermeture de dossier

Mise à jour/justification :
En date du 31 décembre 2014 :

  • Le groupe de travail mixte RAI-OR examine et compare, à l'échelle nationale, les pratiques et les activités régionales.
  • Une communauté de pratique sur les successions a été créée sur GCpédia et sert actuellement à faciliter des communications et une collaboration rapides et efficaces entre les OR et la RAI.
  • Les séances de formation exigent aussi l'examen du matériel de formation et l'échange de pratiques exemplaires et permettent aux OR de formuler des commentaires sur tous les aspects du travail associé aux successions au fur et à mesure que les sections pertinentes doivent être traitées dans le cadre de la formation.
  • Des outils régionaux sont adaptés par l'AC de FISAT et sont partagés à l'échelle nationale.
  • RAI continue à adapter les séances de formation aux besoins régionaux.
  • Création d'un système central national de courriels pour le FISAT qui fournira des réponses cohérentes et permettra de faire avancer les pratiques exemplaires des régions.

SVE : Progrès suffisants réalisés. Fermeture recommandée.

8. Veiller à l'adoption d'une approche normalisée pour la saisie des données dans le Système de rapports sur les successions (SRS) afin de générer des données plus fiables pour la gestion du programme.

FISAT collabore actuellement avec l'équipe chargée de la refonte du Système d'inscription des Indiens (SII) afin de préparer l'intégration du SRS dans le nouveau SII.

En cours

État : Continu

Mise à jour/justification :
En date du 31 décembre 2014 :

  • FISAT travaille avec l'équipe chargée de la refonte du Système d'inscription des Indiens (SII) pour assurer une intégration harmonieuse du SRS dans le nouveau SII.
  • FISAT a ciblé des participants régionaux qui discuteront du nouveau programme avec des développeurs.

SVE : Date d'achèvement révisée.

Le groupe de travail mixte RAI-OR déterminera les secteurs qui nécessitent des améliorations pour permettre aux agents régionaux et aux gestionnaires d'AADNC d'utiliser le SRS comme un outil efficace de gestion des cas, de reddition de comptes et de suivi. Le groupe de travail confiera à la communauté de pratique sur les biens des personnes vivantes et les biens des défunts le mandat d'étudier des stratégies d'encouragement à l'adoption d'une approche normalisée nationale de la saisie de données.

Mars 2014

Date d'achèvement révisée : septembre 2015

9. Revoir la politique sur la sécurité des biens dans le cadre du Programme d'administration des successions pour cerner et atténuer les risques tels que les délais de notification des décès et les conflits possibles entre les politiques et les pratiques culturelles actuelles.

Le groupe de travail mixte RAI-OR élaborera des stratégies pour atténuer les risques liés aux retards dans la notification des décès et d'autres obstacles à la sécurité des biens.

Mars 2014

Date d'achèvement révisée : septembre 2015

État : En cours

Mise à jour/justification :
En date du 31 décembre 2014 :

  • Le groupe de travail mixte RAI-OR a approuvé un calendrier des questions pour se pencher sur les aspects prioritaires mis en lumière par ce rapport d'évaluation téléchargé et mis à jour sur GCpédia. 
  • Au cours de l'exercice 2015-2016, le groupe de travail mixte RAI-OR se concentrera sur l'élaboration de stratégies pour atténuer les risques associés aux retards concernant les avis de décès et aux autres obstacles empêchant de sécuriser des biens. 
  • L'élaboration du nouveau SII aidera également à atténuer ces risques.

SVE : Date d'achèvement révisée.

10. Mettre au point une approche stratégique du renforcement des capacités, qui comprendra des mesures du rendement appropriées aux fins de suivi, pour accroître l'efficacité et l'efficience du Programme d'administration des successions. Le groupe de travail mixte RAI-OR se servira d'exemples d'initiatives actuelles de renforcement des capacités comme le PE conclu avec le Conseil des Mohawks d'Akwesasne et les ateliers sur la préparation d'un testament afin d'étudier la faisabilité d'élaborer une approche viable et accessible du développement des capacités de gestion des successions dans les collectivités des Premières Nations, à l'échelle nationale.

Décembre 2013

Date d'achèvement révisée : septembre 2015

État : En cours

Mise à jour/justification :
En date du 31 décembre 2014 :

  • Le groupe de travail mixte RAI-OR a approuvé un calendrier des questions pour se pencher sur les aspects prioritaires mis en lumière par ce rapport d'évaluation (mis à jour sur GCpédia au besoin).
  • Le groupe de travail a recommandé que la RAI procède à un examen des statistiques régionales et à une collecte de données. Les résultats des entrevues avec les directeurs et les gestionnaires des successions dans l'ensemble des régions ont révélé qu'une variété de documents, ainsi que le SRS, sont utilisés. Le groupe de travail a recommandé d'examiner les nombreux documents renfermant des données exclusives dans les régions et les champs de données du SRS pour générer une nouvelle liste d'indicateurs et de mesures pertinents sur le plan opérationnel à mettre en place dans le nouveau SII pour normaliser et améliorer la qualité des données sur les successions.
  • RAI élabore des lignes directrices pour améliorer l'accès et l'utilisation des fonds de subventions et contributions afin de favoriser davantage le renforcement de la capacité de gestion des successions au sein des Premières Nations.

SVE : Date d'achèvement révisée.

11. Examiner la pertinence de la politique sur les « administrateurs de dernier recours » aux fins de la gestion du Programme d'administration des successions. Le groupe de travail mixte RAI-OR collaborera avec le STDE pour évaluer la pertinence de la politique sur les « administrateurs de dernier recours » et confiera à la communauté de pratique sur les biens des personnes vivantes et les biens des défunts le mandat d'examiner des stratégies destinées à assurer une distribution appropriée sur le plan juridique des biens d'une succession situés sur des terres de réserve.

Mars 2014

Date d'achèvement révisée : septembre 2015

État : En cours

Mise à jour/justification :
En date du 31 décembre 2014 :

RAI travaille en étroite collaboration avec le STDE sur les objectifs et les cibles du groupe de travail mixte RAI-OR et met au point des outils pour aider les régions à évaluer et à appliquer la politique sur « l'administrateur de dernier recours » à la lumière des expériences et des pratiques régionales.

  • Des lignes directrices claires liées à la politique sur « l'administrateur de dernier recours » pour ce qui est des biens des défunts sont en cours d'élaboration, et d'autres modèles de prestation de services sont envisagés. À cette fin, il est question de création de nouvelles politiques ou directives, qui, notamment, traiteraient de la manière de déterminer la compétence dans des cas difficiles et définiraient une orientation claire à cet égard.
  • FISAT et le STDE offrent de la formation aux agents régionaux sur le transfert de terre dans une succession.
  • RAI travaille avec le STDE en vue de créer un outil destiné aux représentants d'AADNC visant à garantir la distribution légale adéquate des biens d'une succession.

SVE : Date d'achèvement révisée.

12. Étudier la faisabilité d'adopter et de mettre en œuvre à l'échelle nationale la politique sur la valeur minimale de la Colombie-Britannique dans le cadre du Programme d'administration des successions.

Terminer et mettre en œuvre à l'échelle nationale la politique de la Colombie-Britannique sur la valeur minimale des successions et la politique sur la vente accélérée aux termes de l'article 50 dans le cadre du Programme d'administration des successions.

Achevé

État : Demande de fermeture de dossier

Mise à jour/justification :
En date du 31 décembre 2014 :

  • Le groupe de travail mixte RAI-OR examine et compare, à l'échelle nationale, les pratiques et les activités régionales.
  • On recommande fortement d'échanger les procédures précises utilisées par différentes régions. On accorde du temps à cet égard pendant les séances de formation nationales mensuelles et en ligne dans les pages GCpédia de la communauté des successions. Certaines régions ont commencé à transmettre leurs procédures au groupe.
  • De la formation sur la manière d'accéder et d'utiliser les outils créés pour les communautés de pratique a été offerte aux régions en janvier 2015.

SVE : Progrès suffisants réalisés. Fermeture recommandée.

D'autres outils déterminés en fonction des pratiques exemplaires régionales et fondés sur celles-ci font actuellement l'objet d'une analyse de risque. Le groupe de travail mixte RAI-OR examinera les résultats de cette analyse et recommandera des stratégies de mise en œuvre. Mars 2014
13. Revoir et réviser au besoin l'Expérience du paiement des annuités prévues dans les traités pour mieux répondre aux besoins régionaux. Étant donné qu'ils sont mieux placés pour recruter des personnes qui répondent à leurs besoins, les bureaux régionaux seront chargés de gérer l'Expérience du paiement des annuités prévues dans les traités. Une lettre à l'intention des directeurs généraux régionaux a été envoyée le 19 octobre 2012 pour informer les régions que le Secteur de la RAI ne participera plus à l'EPAT. Achevé TERMINÉ
14. Examiner différentes options pour gérer les pénuries de ressources pendant la saison des paiements de traités, y compris la possibilité de rendre obligatoire la participation aux événements liés aux traités dans le cadre des fonctions normales de l'ensemble du personnel des Affaires individuelles.

Un atelier avec les régions et d'autres secteurs a été tenu en janvier 2012 pour cerner les problèmes actuels concernant l'efficacité du versement des annuités de traités aux particuliers des Premières Nations.

Le groupe de travail mixte RAI-OR établira une communauté de pratique sur les annuités découlant des traités qui examinera et confirmera les questions essentielles mises à jour, et qui recommandera des solutions durables et étudiera des méthodes possibles autres que le modèle de prestation de services actuel.

Mars 2014

Date d'achèvement révisée : septembre 2015

État : En cours

Mise à jour/justification :
En date du 31 décembre 2014 :

  • Une communauté de pratique sur les annuités découlant des traités a été créée sur GCpédia et sert actuellement à faciliter des communications et une collaboration rapides et efficaces entre les régions et la RAI.
  • Une réunion conjointe RAI-OR à propos des annuités découlant des traités est prévue à la fin de l'exercice 2014-2015.
  • Collaboration avec les régions et la sécurité pour discuter d'autres modèles de prestation de services.

SVE : Date d'achèvement révisée.

15. Perfectionner la collecte des données relatives au Système des paiements de traités (SPT) pour faciliter une gestion plus efficace du programme et synchroniser le SPT et le Système de rapports sur les successions, de manière à améliorer la fiabilité des données en général.

FISAT a commencé à collaborer avec l'équipe chargée de la refonte du SII en vue de préparer l'intégration du SPT dans la nouvelle plateforme intégrée du SII.

En cours

État : En cours

Mise à jour/justification :
En date du 31 décembre 2014 :

  • FISAT travaille avec l'équipe chargée de la refonte du Système d'inscription des Indiens (SII) pour assurer une intégration harmonieuse du SPT dans le nouveau SII.
  • FISAT a ciblé des employés régionaux qui fourniront des commentaires aux développeurs.

SVE : Date d'achèvement révisée.

Le groupe de travail mixte RAI-OR déterminera les améliorations nécessaires pour mieux appuyer la prestation des services dans les régions et aider la direction à respecter les obligations redditionnelles.

Mars 2014

Date d'achèvement révisée : septembre 2015

État : En cours
Mise à jour/justification :
En date du 31 décembre 2014 :

  • L'élaboration de lignes directrices sur l'utilisation efficace du SPT en vue de mieux soutenir la prestation des services dans les régions sera abordée par le groupe de travail mixte RAI-OR à la fin de l'exercice 2014-2015. 

SVE : Date d'achèvement révisée.

16. Coordonner la tenue régulière de forums entre les membres du personnel des régions et de l'administration centrale de Fonds des Indiens, successions et annuités découlant des traités pour créer des possibilités d'échange de renseignements et de partage des pratiques exemplaires et des leçons apprises.

Le groupe de travail mixte RAI-OR recommandera des méthodes d'amélioration des communications entre FISAT et les régions. La communauté de pratique sur les paiements d'annuités prévues dans les traités aura comme mandat de favoriser et d'assurer une communication durable, cohérente et opportune. Elle favorisera en outre le partage des pratiques exemplaires, en vue d'élaborer des méthodes d'administration normalisées des paiements d'annuités prévues dans les traités.

Mars 2014

État : Demande de fermeture de dossier

Mise à jour/justification :
En date du 31 décembre 2014 :

  • Le groupe de travail abordera l'amélioration des communications entre FISAT et les régions tout au long de son mandat.
  • La création d'une communauté de pratique est en cours. La présence en ligne de la communauté de pratique sur les annuités découlant des traités permettra aux agents de mieux communiquer et de mettre en œuvre des pratiques exemplaires. Ces pratiques ou ces outils seront diffusés à l'échelle nationale.
  • La réussite du groupe de travail en ce qui concerne les recommandations liées aux successions et à la formation nationale mensuelle sur les successions, ainsi que le déploiement de la communauté de pratique sur les successions sur GCpédia, seront examinés et envisagés comme un modèle pour le Fonds des Indiens et les annuités découlant des traités.
  • Une conférence téléphonique nationale sur le Fonds des Indiens est prévue à la fin de l'exercice 2014-2015. 

SVE : Progrès suffisants réalisés. Fermeture recommandée.

 
 
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