Manuel du Programme de financement des conseils tribaux

Table des matières

1. Objet du manuel du Programme de financement des conseils tribaux

Le manuel du Programme de financement des conseils tribaux (FCT) se veut un outil pour les conseils tribaux et les agents des programmes de Soutien aux gouvernements indiens (SGI) chargés de l’application de la Politique sur le Programme de FCT.

Le manuel garantit la mise en œuvre efficace du programme en décrivant la Politique sur le Programme de FCT et ses processus. Il contient des références à des sites Web (annexe A), des études de cas (annexe B) et des listes de contrôle (annexe C).

Les objectifs du manuel sont les suivants :

1.1 Comment utiliser ce manuel

Ce document contient des renvois à l’autorisation du programme (Contributions servant à la prestation de services publics dans le domaine du soutien aux gouvernements indiens et à l’établissement de systèmes solides de gouvernance, d’administration et de responsabilisation – Autorisation 307 – ci-après appelée « modalités du Programme »), à la politique du programme, ainsi qu’aux lignes directrices et aux annexes du programme. Lorsqu’un document est cité, il est recommandé de le consulter en suivant le lien, au cas où il y aurait eu des changements n’apparaissant pas dans ce manuel.

L’utilisation la plus efficace de ce manuel est en version électronique, car celle-ci contient des hyperliens avec des sites Web et avec des sections du manuel même. Après avoir examiné les documents hyperliés, il suffit d’appuyer en même temps sur ALT et (touche fléchée gauche) pour revenir à l’endroit où vous étiez avant dans le document.

2. Aperçu du Programme de financement des conseils tribaux

Le Programme de financement des conseils tribaux fournit un financement de base aux conseils tribaux admissibles pour leurs frais de fonctionnement et pour la prestation de programmes regroupés, afin de développer les capacités des Premières Nations membres desdits conseils.

Ce que disent les modalités du Programme :

1.0 Introduction

Contexte

La participation du ministère des Affaires autochtones et du Développement du Nord Canada (AADNC) aux programmes de gouvernance s'inscrit dans sa politique sociale, comprenant le transfert graduel des programmes et des services aux gouvernements des Premières Nations et des Inuits. L'établissement de solides systèmes de gouvernance et de responsabilisation au sein des gouvernements des Premières Nations et des Inuits ainsi que des institutions connexes est fondamental à l'utilisation prudente des fonds transférés par le gouvernement fédéral. Les mesures suivantes permettent de faire progresser ces objectifs : les régimes de retraite et d'avantages sociaux des employés en vue de favoriser le recrutement et le maintien en poste d'employés professionnels; les organismes créés en vertu de la Loi sur la gestion financière des Premières Nations, qui fournissent des services et des produits financiers aux collectivités des Premières Nations; les conseils tribaux qui assurent la prestation groupée de services et de programmes aux collectivités; et les programmes de développement de la capacité de gouvernance qui offrent une formation sur la saine gouvernance.

[…]

Portée

La fourniture d'un soutien de base aux institutions et aux organismes de gouvernance est essentielle au maintien de cette infrastructure de gouvernance maintenant que celle-ci est établie. Ce soutien comprend trois catégories de financement sous forme de contributions qui ont été conçues en complément de la subvention pour le financement du soutien des bandes : (i) le Programme des avantages sociaux des employés, qui offre un financement pour les pensions et les avantages sociaux à l'intention des employeurs autochtones responsables de la prestation de programmes ministériels, (ii) le Programme de financement des conseils tribaux, qui appuie la prestation groupée de programmes ministériels, et (iii) le soutien continu des organismes créés en vertu de la Loi sur la gestion financière des Premières Nations.

[…]

2.0 Autorité légale et politique

Loi sur le ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien, L.R.C., 1985, ch. I-6, art. 4.
Loi sur la gestion des finances publiques, paragraphes 122(1), 123(1) et 124(1).
Loi sur la gestion financière des Premières Nations, L.C., 2005, ch. 9.

3.0 But, objectifs du programme et résultats attendus

La contribution visée qui est décrite dans les présentes modalités et exposée en détail dans le tableau ci-dessous facilitera une gouvernance efficace grâce à la fourniture d'un soutien aux fins du recrutement d'employés et de leur maintien en poste (Programme des avantages sociaux des employés), du développement des compétences (Développement de la capacité de gouvernance), et de l'infrastructure de gouvernance (Programme de financement des conseils tribaux et organismes créés en vertu de la Loi sur la gestion financière des Premières Nations). Les présentes modalités ont pour but de fournir une série intégrée de contributions à l’appui du développement des collectivités des Premières Nations et inuites et de l’exercice de pratiques de gouvernance efficaces.

Les principaux indicateurs de rendement sont axés sur l'accroissement du pourcentage de Premières Nations qui mettent à exécution un plan destiné à améliorer leur capacité à se gouverner et de Premières Nations non visées par une intervention financière, au sens que l'entend la Politique de la prévention et gestion des manquements d'AADNC.

  Objectif Résultats attendus
[…] […] […]
Programme de financement des conseils tribaux ** Permettre aux conseils tribaux de renforcer la capacité des Premières Nations membres et d’assurer la prestation groupée des programmes et des services comme l’ont convenu ces dernières. Les résultats attendus sont des organismes de prestation groupée de services stables, transparents et responsables.
[…]

** Pour les besoins du Programme de financement des conseils tribaux, un conseil tribal s’entend d’un groupe de Premières Nations qui ont des intérêts communs et qui s’unissent volontairement pour offrir des services aux Premières Nations membres.
Généralités

Dans l’Architecture d’alignement des programmes, cette autorisation est inscrite sous Le gouvernement / La gouvernance et les institutions gouvernementales et Le gouvernement / Les relations de coopération.

Ce que dit la Politique sur le Programme de financement des conseils tribaux :

1. Date d’entrée en vigueur

La présente version de la Politique sur le Programme de financement des conseils tribaux s'applique à toutes les ententes de financement des conseils tribaux qui entrent en vigueur le 1er avril 2017. Les politiques, directives et procédures antérieures liées au Programme de financement des conseils tribaux continuent de s'appliquer aux ententes de financement des conseils tribaux en vigueur jusqu'au 31 mars 2017.

2. Autorisation légale et politique

Loi sur le ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien, L.R.C., 1985, ch. I-6, art. 4
Loi sur la gestion des finances publiques, paragraphes 122(1), 123(1) et 124(1).
Contributions servant à la prestation de services publics dans le domaine du soutien aux gouvernements indiens et à l'établissement de systèmes solides de gouvernance, d'administration et de responsabilisation

3. Contexte du programme

Le financement des conseils tribaux offre un soutien opérationnel de base aux conseils tribaux pour couvrir les frais d’administration et de gestion liés à l’exploitation d’un organisme de prestation de services régional.

La présente politique définit clairement les rôles et les responsabilités de l’administration centrale (AC) des Affaires autochtones et du Nord Canada, des bureaux régionaux, des conseils tribaux et des Premières Nations à l’égard des fins, de l’exécution et de la gestion du Programme de financement des conseils tribaux.

La Politique sur le Programme de financement des conseils tribaux renforce la transparence et la responsabilisation, et permet de s’assurer que les ressources sont aiguillées vers les modes les plus efficients et efficaces de prestation de programmes/services et de développement des capacités des Premières Nations membres à l’aide d’une approche nationale cohérente.

4. Objectifs du programme et résultats attendus

Objectif

Le Programme de financement des conseils tribaux soutient les opérations de base des conseils tribaux afin de leur permettre de développer les capacités des Premières Nations membres et d’assurer la prestation de programmes/services regroupés avec le consentement des Premières Nations membres.

Résultats attendus

Le Programme de financement des conseils tribaux doit appuyer la prestation de services regroupés de façon stable, transparente et responsable par les conseils tribaux.

[…]

3. Rôles et responsabilités

Le tableau suivant précise les rôles et responsabilités de l’administration centrale et des bureaux régionaux, ainsi que ceux des conseils tribaux et de leurs Premières Nations membres.

Ce que dit l'annexe A – Rôles et responsabilités – de la Politique sur le Programme de FCT :

Entité responsable Rôles et responsabilités
AC
  • Le directeur général, Direction générale des opérations sectorielles, est responsable de l'administration globale du Programme de financement des conseils tribaux.
  • Le directeur général, Direction générale des opérations sectorielles, ou son délégué, élabore et communique l'ensemble des politiques et des procédures liées au programme.
  • Le directeur général, Direction générale des opérations sectorielles, ou son délégué, fournit des précisions et surveille la gestion du programme conformément à l'autorisation en veillant au respect des exigences en matière de production de rapports et de responsabilisation.
  • Le directeur général, Direction générale des opérations sectorielles, ou son délégué, est responsable de l'administration globale du Système de soutien des gouvernements indiens (SSGI), notamment en fournissant de la formation et du soutien aux régions relativement à son utilisation.
  • Le Secteur du dirigeant principal des finances est responsable de la gestion du processus d'allocation du Programme de financement des conseils tribaux.
Bureaux régionaux
  • Le directeur général régional est responsable des fonctions d'exécution, d'entretien, de surveillance et de soutien liées à la mise en œuvre du programme.
  • Le directeur général régional, en consultation avec le responsable du Programme à l'AC, est chargé de recommander au sous-ministre l'approbation d'un nouveau bénéficiaire. Dans des circonstances exceptionnelles, il peut soumettre sa recommandation dans un délai inférieur à 12 mois.
  • Le directeur général régional ou son délégué est responsable de rencontrer les membres du conseil tribal afin de discuter de l'incidence des changements touchant l'affiliation au conseil tribal, comme l'indique l'entente de financement.
  • Le directeur général régional ou son délégué est responsable de rencontrer les membres du conseil tribal afin de discuter de l'incidence des changements liés aux programmes/services après que le conseil tribal ait fourni un préavis de 12 mois au Ministère et à ses Premières Nations membres concernant son intention de fournir des programmes/services additionnels ou d'en supprimer. Dans des circonstances exceptionnelles, le directeur général régional peut autoriser la modification des programmes/services dans un délai inférieur à 12 mois.
  • Les bureaux régionaux fournissent des conseils et de l'orientation aux conseils tribaux concernant l'interprétation de la politique et des lignes directrices du programme.
  • Les bureaux régionaux veillent à ce que les conseils tribaux respectent les modalités de la politique et des lignes directrices du programme.
  • Les bureaux régionaux développent des ententes de financement avec les conseils tribaux conformément aux exigences du plan de travail et à la formule de financement.
  • Les bureaux régionaux fournissent une rétroaction en temps opportun aux bénéficiaires au sujet de la surveillance, de l'examen et des mesures requises pour régler les problèmes et répondre aux préoccupations.
  • Les bureaux régionaux assurent la conformité au programme lorsqu'un conseil tribal ne satisfait pas à la norme minimale en matière d'établissement de rapports.
  • Les bureaux régionaux recueillent, vérifient et mettent à jour les données dans le SSGI, et en rendent compte à l'administration centrale conformément aux directives fournies par la Direction générale des opérations sectorielles.
Conseils tribaux
  • Les conseils tribaux ont la responsabilité de fournir un préavis de 12 mois au Ministère pour l'informer de leur intention de devenir bénéficiaires du Programme de financement des conseils tribaux.
  •  Les conseils tribaux doivent être constitués en personne morale en vertu d'une loi provinciale ou fédérale et doivent maintenir ce statut pour demeurer admissibles au financement.
  • Les conseils tribaux assurent la prestation des programmes/services et/ou des mesures de développement des capacités désignés par leurs Premières Nations membres pour lesquelles ils reçoivent du financement de la part du Ministère.
  • Les conseils tribaux veillent à ce que l'ensemble des Premières Nations membres soient représentées au conseil d'administration et prennent part aux décisions et aux examens continus de la prestation des programmes/services.
  • Les conseils tribaux fournissent de l'information aux Premières Nations membres et au Ministère en temps voulu par les moyens suivants :
    • une demande (en ce qui concerne les conseils tribaux signataires d'une entente globale de financement, cette demande sera présentée pour la première année de la contribution)
    • un plan de travail (en ce qui concerne les conseils tribaux signataires d'une entente globale de financement, ce plan de travail sera présenté pour la première année de la contribution)
    • un rapport
  • Les conseils tribaux ont la responsabilité de fournir un préavis de 12 mois au Ministère et aux Premières Nations membres de leur intention d'offrir des programmes/services supplémentaires ou d'en éliminer, y compris les changements à leurs affiliations aux Premières Nations membres, afin qu'ils puissent planifier en conséquence.
Premières Nations membres
  • Les Premières Nations membres doivent participer activement à la détermination des rôles, du niveau de responsabilité et des normes de service du conseil tribal.
  • Les Premières Nations membres ont la responsabilité de fournir des préavis de 12 mois de leur intention de se retirer de leur conseil tribal affilié, de s'affilier à un autre conseil tribal ou de créer un nouveau conseil tribal, au moyen d'une résolution du conseil de bande, à la fois à leur conseil tribal et au Ministère.
  • Les Premières Nations membres doivent être représentées au conseil d'administration du conseil tribal.
  • Les Premières Nations membres ont la responsabilité de participer à l'élaboration, à l'examen et à l'approbation du plan de travail et du rapport de leur conseil tribal en temps opportun et de façon efficace.
  • Le conseil de bande ou la direction générale équivalente d'une Première Nation qui a signé une entente sur l'autonomie gouvernementale globale mise en œuvre par une loi du Parlement est considéré comme le représentant autorisé d'une Première Nation membre en cas de litige avec son conseil tribal lorsque le litige porte sur des questions touchant son programme de financement et ne peut être réglé dans le cadre du processus de gouvernance du conseil tribal.

4. Processus du Programme de financement des conseils tribaux

Cette section contient les processus que suivent les agents de programme pour que le Programme de FCT fonctionne correctement. Il est à noter que certains processus peuvent être travaillés simultanément et peuvent aussi se chevaucher (par exemples, la demande et le plan de travail).

Selon le processus ministériel, les conseils tribaux peuvent accéder à l’ensemble des programmes de paiements de transfert et assurer la planification et la production de rapports connexes en présentant une seule demande de financement pour divers programmes, un plan de travail, ainsi qu’un seul rapport pour rendre compte des dépenses associées à ces programmes.

Les régions doivent travailler en collaboration avec les conseils tribaux pour faire en sorte qu’ils soient informés de ce que la politique exige et être disponibles pour supporter les conseils tribaux dans leurs démarches.

Ce que dit la Politique sur le Programme de financement des conseils tribaux :

9. Surveillance et préparation de rapports

[…]

On encourage les conseils tribaux à collaborer avec leur bureau régional afin de s’assurer que les données exactes sont disponibles pour remplir la demande, le plan de travail et le rapport.

Se reporter aux Ententes globales de financement pour de l’information spécifique au sujet du financement global.

4.1 Suivi des changements (toute l’année)

Les régions devraient collaborer avec les conseils tribaux tout au long de l’année pour faire en sorte de prévoir et de noter les fluctuations entre les niveaux de financement, et de les communiquer à l’administration centrale.

Le FCT étant administré par l’intermédiaire des régions, les budgets doivent être correctement établis afin de disposer de suffisamment de fonds. Les régions doivent donc tenir compte de tous les changements dans le financement, y compris le financement éventuel de nouveaux conseils tribaux.

Le mode de fonctionnement du FCT permet aux conseils tribaux de passer d'un niveau à un autre, ce qui peut se produire lorsque des changements importants sont apportés au sein d'un conseil tribal (c.-à-d. la suppression ou l'ajout d'un grand programme ou d'une Première Nation membre), mais un changement mineur peut également avoir une incidence sur le niveau d'un conseil tribal (c.-à-d. une augmentation ou une baisse de la population). En confirmant et surveillant les trois principaux facteurs suivants, les régions peuvent prévoir si les conseils tribaux vont passer à un niveau de financement supérieur ou inférieur ou bien rester dans le même :

Ce que dit la Politique sur le Programme de financement des conseils tribaux :

6. Processus de financement
Méthode de calcul du montant de financement

Les niveaux de financement seront déterminés d’après la valeur des dépenses admissibles figurant dans le plan de travail du conseil tribal et en fonction de la formule de financement, qui se fonde sur les trois facteurs suivants :

  • le nombre de Premières Nations membres;
  • la population totale sur réserve des Premières Nations membres; et
  • le nombre de grands programmes continus offerts par chaque conseil tribal.

Veuillez vous reporter à l’annexe B – Lignes directrices sur les grands programmes continus, pour obtenir plus de renseignements sur les grands programmes continus.

L’information sur la population est tirée du Système d’inscription des Indiens, à compter du 31 décembre de l’exercice précédent, qui comporte cinq catégories :

  1. Dans une réserve – Propre bande
  2. Dans une réserve – Autre bande
  3. Sur une terre de la Couronne – Propre bande
  4. Sur une terre de la Couronne – Autre bande
  5. Sur une terre de la Couronne – Aucune bande
Formule de financement

D’après le plan de travail du conseil tribal, ce dernier est admissible au financement des conseils tribaux jusqu’aux montants précisés dans chacun des trois niveaux de financement :

Niveau 1 – 200 000 $

Les conseils tribaux de niveau 1 sont admissibles à 200 000 $ par année. Chacun présente les caractéristiques suivantes :

  • il dessert de 2 à 5 Premières Nations membres; et
  • il dessert une population sur réserve de moins de 2 000; et
  • il offre moins de 3 grands programmes continus.

Niveau 2 – 350 000 $

Les conseils tribaux de niveau 2 sont admissibles à 350 000 $ par année. Chacun présente au moins une des caractéristiques suivantes :

  • il dessert de 6 à 8 Premières Nations membres; ou
  • il dessert une population sur réserve de 2 000 à 5 500; ou
  • il offre de 3 à 5 grands programmes continus.

Niveau 3 – 500 000 $

Les conseils tribaux de niveau 3 sont admissibles à 500 000 $ par année. Chacun présente au moins une des caractéristiques suivantes :

  • il dessert au moins 9 Premières Nations membres; ou
  • il dessert une population sur réserve de plus de 5 500; ou
  • il offre au moins 6 grands programmes continus.

[…]

Pour les ententes globales de financement, le niveau de financement peut seulement être réévalué et ajusté à la mise en place d’une nouvelle entente de financement.

4.1.1. Nouveaux conseils tribaux

La présente section retrace l’historique du moratoire sur les conseils tribaux (lequel a été levé), décrit la norme minimale applicable aux nouveaux conseils tribaux, expose le processus d’approbation du financement pour les nouveaux conseils tribaux afin de permettre au Ministère de tenir un registre en bonne et due forme des approbations (ou des refus) des nouveaux conseils tribaux, et explique la différence entre les conseils tribaux non reconnus et ceux actuellement reconnus par le Programme de FCT.

Veuillez consulter le Tableau de financement des conseils tribaux pour voir la liste de ceux qui reçoivent des fonds au titre du Programme de financement des conseils tribaux.

4.1.1.a. Moratoire sur les conseils tribaux

Dans le cadre du Plan d'action pour la réduction du déficit (2012), un moratoire a été imposé sur la création de nouveaux conseils tribaux. Ce moratoire avait pour but de contrôler les contraintes de financement à l'avenir.  

En 2016, le Ministère est arrivé à la conclusion que le moratoire empêchait les collectivités de progresser et allait à l'encontre de sa priorité d'appuyer le renforcement des capacités des collectivités autochtones. D'ailleurs, afin d'atteindre cet objectif, le Ministère permet aux Premières Nations de choisir la façon dont elles souhaitent se regrouper avec d'autres collectivités en fonction d'éléments communs du point de vue historique, social, culturel, géographique ou économique.

La décision de lever le moratoire sur les conseils tribaux prendra effet le 1er avril 2017.

4.1.1.b. Norme minimale applicable aux nouveaux conseils tribaux

Lorsque des Premières Nations le jugent nécessaire aux fins de la prestation regroupée de programmes ou services, elles peuvent créer un conseil tribal et présenter une demande de FCT. Le conseil d’administration du conseil tribal devra représenter chacune des Premières Nations membres.

Pour être admissibles au Programme de FCT, les nouveaux conseils tribaux doivent convaincre le Ministère qu’une raison valable sur le plan historique, social, culturel, géographique et/ou économique justifie leur création.

Ce que dit la Politique sur le Programme de financement des conseils tribaux :

5. Admissibilité au Programme de financement des conseils tribaux

[…]

Nouveaux bénéficiaires

Pour être admissible à titre de nouveau bénéficiaire du Programme de financement des conseils tribaux, le conseil tribal doit convaincre le Ministère qu’une raison historique, sociale, culturelle, géographique et/ou économique justifie son financement.

[…]

Les nouveaux conseils tribaux devront répondre à l’objectif du Programme de FCT. Cela signifie que chaque nouveau conseil tribal devra indiquer la façon dont il prévoit appuyer le développement des capacités des Premières Nations membres et/ou regrouper la prestation de programmes et de services, avec le consentement des Premières Nations membres. Se reporter à la rubrique Services financés prévus pour de plus amples renseignements.

Ce que dit la Politique sur le Programme de financement des conseils tribaux :

4. Objectifs du programme et résultats attendus

Objectif

Le Programme de financement des conseils tribaux soutient les opérations de base des conseils tribaux afin de leur permettre de développer les capacités des Premières Nations membres et d’assurer la prestation de programmes/services regroupés avec le consentement des Premières Nations membres.

[…]

Il incombe aux nouveaux bénéficiaires d’expliquer au Ministère la façon dont ils assument (ou prévoient assumer) les rôles et responsabilités des conseils tribaux et des Premières Nations membres (voir la rubrique Rôles et responsabilités). Ces rôles et responsabilités consistent, notamment, à fournir au Ministère un préavis de 12 mois (voir la rubrique Avis de changements importants) et les documents de constitution (voir la rubrique Constitution en personne morale et « en règle »), et à présenter la résolution du conseil de bande adoptée par chaque Première Nation et témoignant de l’intention de chacune de s’affilier au conseil tribal (voir la rubrique Suivi des Premières Nations membres).

Un nouveau conseil tribal doit compter au moins deux (2) Premières Nations membres, soit le nombre minimal requis pour tous les conseils tribaux (voir la rubrique Premières Nations membres).

4.1.1.c. Approbation du financement pour les nouveaux conseils tribaux

Avant d’approuver le financement d’un nouveau conseil tribal, le Ministère doit tenir des discussions afin de s’assurer que les attentes sont claires concernant l’obligation du conseil tribal de satisfaire aux critères.

Le bureau régional doit déterminer le coût potentiel de financement du nouveau conseil tribal. Il s’appuiera sur le nombre de programmes et services admissibles qu’offrira ce dernier afin d’établir le bon niveau de financement. Le montant peut être calculé par le bureau régional, qui tiendra compte des autres facteurs de la formule de financement, et être vérifié par les responsables du Programme à l’administration centrale.

Il importe de garder à l’esprit qu’il ne faut pas dépasser les limites sur le cumul (voir la rubrique Passage d’un conseil tribal à un autre).

Si le Ministère décide de financer un nouveau conseil tribal, il doit trouver une source de fonds. Les bénéficiaires actuels du Programme de FCT ne seront pas touchés par cette décision.

Le bureau régional devra ensuite rédiger une note de décision recommandant le financement du nouveau conseil tribal aux fins d’approbation par le sous-ministre (SM), en consultation avec la Direction de la capacité de gouvernance. La note de décision informera le SM de la mesure dans laquelle la norme minimale applicable aux nouveaux conseils tribaux a été respectée et recommandera d’accepter ou de refuser de financer le nouveau conseil tribal au titre du Programme de FCT (voir la rubrique Rôles et responsabilités).

L’approbation de financer un nouveau conseil tribal peut être donnée au niveau du directeur général régional (DGR), mais le DGR assume la responsabilité d’accorder un financement à même ses affectations, à moins que des fonds ne soient obtenus au niveau du SM. Pour éviter cela, le bureau régional devrait faire approuver par le DM les nouveaux conseils tribaux – ce qui garantirait des fonds pour l’exercice ultérieur – de même que le financement de ces conseils tribaux au titre du Programme de FCT.

Il incombe au bureau régional d’annoncer au demandeur l’approbation ou le refus de financement du nouveau conseil tribal.

Dès que le financement d’un nouveau conseil tribal au titre du Programme de FCT est approuvé, la Politique sur le Programme de FCT s’applique, y compris les processus de présentation de la demande, du plan de travail et du rapport.

4.1.1.d. Conseils tribaux non reconnus

Certaines organisations sont désignées comme étant des conseils tribaux, mais ne reçoivent pas (ou plus) de FCT ou ne sont pas (ou plus) reconnues par le Programme de FCT. Les organisations qui souhaitent être réadmises au titre du Programme de FCT devront suivre le même processus que les nouveaux conseils tribaux.

Si un conseil tribal a été retiré du Programme de FCT par le passé et qu’il a un solde impayé à rembourser au Ministère, un plan de remboursement peut être exigé avant que le conseil tribal ne soit réadmis dans le cadre du Programme.

4.1.2. Confirmation de la population inscrite vivant dans une réserve ou sur une terre de la Couronne

Le terme « dans une réserve », tel qu’utilisé dans la Politique sur le Programme de FCT, inclut les Indiens inscrits vivant dans une réserve, ainsi que les Indiens inscrits vivant sur une terre de la Couronne.

La population inscrite vivant dans une réserve ou sur une terre de la Couronne fait partie des facteurs utilisés pour déterminer le niveau de financement d’un conseil tribal.

Tous les ans, le 31 décembre, on extrait du Système d’inscription des Indiens (SII) des données démographiques qui fournissent au Système de soutien des gouvernements indiens (SSGI) les chiffres de la population totale inscrite, par Première Nation. La population dans une réserve ou sur une terre de la Couronne de toutes les Premières Nations membres associées au conseil tribal est totalisée (à l’exclusion de ceux classés comme vivant « à l’extérieur des réserves »).

Il est à noter que certaines populations de Premières Nations provenant du SII ont été changées pour le Programme de Financement du soutien des bandes (FSB). Ces changements sont aussi reflétés pour le programme de FCT.

Quand un conseil tribal est sur le point de changer de niveau, p. ex. lorsque sa population totale inscrite vivant dans une réserve ou sur une terre de la Couronne avoisine les 2 000 ou les 5 500 personnes, il devrait faire l’objet d’une surveillance étroite afin de prévoir les changements de niveaux de financement pour la prochaine entente.

4.1.3. Suivi des Premières Nations membres

Les Premières Nations peuvent choisir de devenir affiliées à un conseil tribal, de changer leur affiliation à un autre conseil tribal, ou de ne plus être affiliées. Elles peuvent également choisir de créer de nouveaux conseils tribaux.

Les conseils tribaux doivent compter au minimum deux (2) Premières Nations membres pour être admissibles au FCT. Tout changement dans la composition des Premières Nations membres peut avoir un effet sur le niveau de financement du conseil tribal.

Quand un conseil tribal est sur le point de changer de niveau, p. ex. lorsqu’il compte deux, cinq ou six, ou huit ou neuf Premières Nations membres, il devrait faire l’objet d’une surveillance étroite afin de prévoir les changements de niveaux de financement pour la prochaine entente.

4.1.3.a. Nouvelles bandes et fusionnement de bandes

Les Premières Nations ont la possibilité de se scinder pour former de nouvelles bandes ou de fusionner avec une autre Première Nation pour n’en former qu’une. Se reporter à la Politique sur la constitution de nouvelles bandes et le fusionnement de bandes et Nouvelles bandes au paragraphe 17(1) de la Loi sur les Indiens.

Lorsque des Premières Nations sont créées à partir d’un groupe auparavant non reconnu de personnes ou se scindent en deux Premières Nations distinctes, leur admissibilité au FCT à titre de Premières Nations membres repose sur les modalités de leur création ou division.

4.1.3.b. Premières Nations membres inactives

Lorsqu’une Première Nation membre devient inactive, elle est toujours comptée dans le niveau du conseil tribal auquel elle est affiliée et elle reste considérée comme étant une Première Nation membre. Le changement d’affiliation ne prend effet qu’après réception de l’avis de changements importants approprié.

Ce que dit l'annexe D – Définitions – de la Politique sur le Programme de FCT :

Première Nation membre inactive

Désigne une Première Nation membre qui est inactive en ce qui concerne son affiliation à son conseil tribal quand elle ne participe pas à un ou à plusieurs de ses Rôles et responsabilités, et/ou a exprimé son intention de ne plus être affiliée à son conseil tribal, mais n’a pas fourni à son conseil tribal ou au Ministère un avis officiel au moyen d’une résolution du conseil de bande de cette décision.

Ce que dit la Politique sur le Programme de financement des conseils tribaux :

8. Plan de travail

[…]

Dans le cas d’une Première Nation membre inactive, le conseil tribal concerné peut faire ce qui suit :

  1. Soumettre une résolution du conseil tribal à la place de la Première Nation membre inactive au Ministère, en fournissant adéquatement un avis selon lequel le membre va quitter le conseil tribal.
  2. Dans son plan de travail, indiquer son plan de transition pour la cessation des programmes/services à la Première Nation membre inactive. Si aucun des programmes/services n'est fourni, cela peut aussi être indiqué.
  3. Faire approuver le plan de travail par chaque Première Nation membre active restante.
  4. Après l'approbation du plan de travail, continuer à recevoir son financement selon le niveau actuel pour l'année visée (y compris la Première Nation membre sortante dans le calcul de la formule de financement), étant entendu que son niveau de financement sera ajusté si nécessaire avec la prochaine entente de financement.

[…]

4.1.3.c. Passage d’un conseil tribal à un autre

Les Premières Nations ont la possibilité de quitter un conseil tribal et de s'affilier à un autre. Cependant, il ne faut pas dépasser les limites sur le cumul.

Ce que disent les modalités du Programme :

6.0 Aide financière totale du gouvernement du Canada et limites sur le cumul

Le rapport financier annuel doit déclarer toutes les sources de l'aide financière reçue. Le total de l'aide financière accordée par le gouvernement du Canada pour les mêmes fins et les mêmes dépenses admissibles ne doit pas dépasser 100 % des dépenses admissibles.

Ce que dit la Politique sur le Programme de financement des conseils tribaux :

8. Plan de travail

[…]

Les conseils tribaux doivent déclarer toutes les sources prospectives de financement des activités admissibles décrites dans le plan de travail, y compris toutes les sources fédérales, provinciales ou provenant d’autres ordres de gouvernement.

[…]

Si le conseil tribal initial d’une Première Nation est lié à une entente globale de financement, le Ministère doit déterminer si la Première Nation est un facteur déterminant dans le niveau de financement de ce conseil tribal. En effet, selon les modalités du Programme, une Première Nation ne peut être un facteur déterminant dans la formule de calcul du financement de deux différents conseils tribaux.

Dans un tel cas, le dernier conseil tribal auquel la Premières Nation s’est affiliée recevra probablement un montant inférieur au titre du FCT jusqu’à la fin de l’entente de financement du conseil tribal initiale.

Si le conseil tribal initial de la Première Nation est signataire d’une entente de financement préétabli ou fixe, il n’y a pas de problème puisque les niveaux de financement sont calculés et recalculés à chaque nouvel exercice financier.

4.1.4 Suivi des grands programmes continus

Les conseils tribaux peuvent fournir jusqu’à sept (7) grands programmes aux Premières Nations membres et le nombre de programmes fournis fait partie des facteurs qui déterminent le niveau de financement du conseil tribal.

Se reporter à l'annexe B – Lignes directrices sur les grands programmes continus – de la Politique sur le Programme de financement des conseils tribaux pour une répartition des programmes/services qui sont admissibles sous chacun des sept (7) grands programmes continus.

Quand un conseil tribal est sur le point de changer de niveau, p. ex. lorsque qu’il offre deux ou trois ou bien cinq ou six grands programmes, il devrait faire l’objet d’une surveillance étroite afin de prévoir les changements de niveaux de financement pour la prochaine entente.

4.1.5. Avis de changements importants

Les conseils tribaux peuvent opérer des changements importants, comme fournir ou ne plus fournir certains programmes ou services. Ils peuvent aussi changer de Premières Nations membres, ce qui pourrait se traduire par des Premières Nations membres inactives. De plus, des nouveaux conseils tribaux peuvent devenir de nouveaux bénéficiaires du Programme de FCT.

Il convient de signaler que les changements susmentionnés peuvent avoir une incidence importante sur le niveau de financement d’un conseil tribal.

Pour garantir une certaine uniformité, il est demandé aux conseils tribaux et à leurs Premières Nations membres de donner avis de ces types de changements 12 mois avant qu’ils puissent être mis en œuvre. Les changements ayant une incidence sur le niveau de financement ne peuvent entrer en vigueur que le 1er avril, après la conclusion d’une nouvelle entente de financement. Ce préavis de 12 mois donne suffisamment de temps aux bénéficiaires pour se préparer aux changements, et au bureau régional pour les appliquer.

Des changements sont possibles avec des préavis de moins de 12 mois, mais ils sont laissés à la discrétion de la région, à condition qu’il n’y ait pas de changement au financement de l’exercice en cours.

Ce que dit l'annexe A – Rôles et responsabilités – de la Politique sur le Programme de FCT :
Bureaux régionaux
  • […]
  • Le directeur général régional, en consultation avec le responsable du Programme à l’AC, est chargé de recommander au sous-ministre l’approbation d’un nouveau bénéficiaire. Dans des circonstances exceptionnelles, il peut soumettre sa recommandation dans un délai inférieur à 12 mois.
  • […]
  • Le directeur général régional ou son délégué est responsable de rencontrer les membres du conseil tribal afin de discuter de l’incidence des changements liés aux programmes/services après que le conseil tribal ait fourni un préavis de 12 mois au Ministère et à ses Premières Nations membres concernant son intention de fournir des programmes/services additionnels ou d’en supprimer. Dans des circonstances exceptionnelles, le directeur général régional peut autoriser la modification des programmes/services dans un délai inférieur à 12 mois.
  • […]
Conseils tribaux
  • Les conseils tribaux ont la responsabilité de fournir un préavis de 12 mois au Ministère pour l’informer de leur intention de devenir bénéficiaires du Programme de financement des conseils tribaux.
  • […]
  • Les conseils tribaux ont la responsabilité de fournir un préavis de 12 mois au Ministère et aux Premières Nations membres de leur intention d’offrir des programmes/services supplémentaires ou d’en éliminer, y compris les changements à leurs affiliations aux Premières Nations membres, afin qu’ils puissent planifier en conséquence
Premières Nations membres
  • […]
  • Les Premières Nations membres ont la responsabilité de fournir des préavis de 12 mois de leur intention de se retirer de leur conseil tribal affilié, de s’affilier à un autre conseil tribal ou de créer un nouveau conseil tribal, au moyen d’une résolution du conseil de bande, à la fois à leur conseil tribal et au Ministère.
  • […]
Ce que dit la Politique sur le Programme de financement des conseils tribaux :
6. Processus de financement

[…]

Les conseils tribaux seront réévalués en fonction de l'information dont dispose le Ministère en date du 31 décembre. Il n'y aura aucun ajustement au niveau du financement à la mi-année pour les conseils tribaux qui ajoutent/enlèvent des grands programmes ou qui connaissent une hausse/baisse de leur nombre de membres. Ces modifications entreront en vigueur uniquement au 1er avril de l'exercice suivant les changements. 

[…]

4.2. Lettre d’appel

La lettre d’appel est envoyée aux bénéficiaires afin de les informer du processus de financement du prochain exercice. Elle est plus vaste que le FCT et peut donc comprendre d’autres programmes. En ce qui concerne le FCT, la lettre d’appel peut fournir des liens aux formulaires de demande et de plan de travail, un lien avec la Politique sur le Programme de FCT, ainsi que le niveau de financement prévu. Elle peut également expliquer aux conseils tribaux comment se déroulera le processus et mentionner les dates limites (recommandées par les régions), et aussi les aviser de tout changement qui pourrait les concerner. La lettre d’appel peut aussi fournir aux conseils tribaux un rappel avec le formulaire de rapport, qui sera dû à la fin de l’exercice financier en cours.

Les Propositions, demandes et plans de travail et le Guide de présentation des rapports sont publiés sur le site Web ministériel, qui contient, entre autres, les formulaires du Programme de FCT pour le prochain exercice. Pour les conseils tribaux sur le point de changer de niveau d’après la confirmation de la population inscrite vivant dans une réserve ou sur une terre de la Couronne, la lettre d’appel devrait être actualisée une fois les statistiques démographiques connues, le 31 décembre.

La lettre d’appel peut servir à rappeler aux conseils tribaux visés par des ententes globales de financement que, conformément à la politique, ils doivent présenter une version modifiée du plan de travail indiquant que tous les changements apportés aux services financés prévus, s’il y a lieu, ont reçu l’approbation des Premières Nations membres.

Toute région a sa propre manière d’entretenir la communication avec ses conseils tribaux. La lettre d’appel n’est qu’une suggestion.

4.3. Demande

La demande de financement est la première de deux étapes pour les conseils tribaux qui souhaitent obtenir un FCT.

Pour les conseils tribaux qui ne sont actuellement pas reconnus par le Programme de FCT, il faut consulter la rubrique Nouveaux conseil tribaux.

Ce que disent les modalités du Programme :

4.0 Admissibilité

[…]

(ii) Programme de financement des conseils tribaux

Un conseil tribal est admissible au financement des conseils tribaux lorsque les Premières Nations membres lui ont confié un mandat bien défini pour la prestation de services précis et qu’il accepte d’en assumer la responsabilité.

[…]

10. Exigences relatives aux demandes et critères d’évaluation

[…]

[…] (ii) Programme de financement des conseils tribaux

Il incombe aux bénéficiaires de remplir un formulaire de demande chaque année conformément à la manière prescrite par AADNC, et de soumettre le formulaire au bureau régional approprié d’AADNC. Le formulaire de demande contient les renseignements utilisés dans la formule de calcul servant à déterminer le niveau du financement, et par conséquent ces renseignements doivent être revus et comparés avec ceux contenus dans les dossiers du Ministère et approuvés par le bureau régional. Le formulaire de demande doit être un document distinct de l’entente de financement et ne doit pas être intégré au libellé de l’entente.

[…]

Ce que dit la Politique sur le Programme de financement des conseils tribaux :

7. Demande et critères d’évaluation

Les conseils tribaux doivent remplir une demande de financement chaque année ou pour la première année d’une entente globale de financement et la soumettre au bureau régional approprié.

Le formulaire de demande contient les renseignements utilisés dans la formule de calcul servant à déterminer le niveau du financement, et par conséquent ces renseignements doivent être revus et comparés avec ceux contenus dans les dossiers du Ministère et approuvés par le bureau régional. Le formulaire de demande est un document distinct de l’entente de financement et ne doit pas être intégré au libellé de l’entente.

Pour faire une demande de financement, les conseils tribaux doivent remplir le formulaire Demande de financement des conseils tribaux intégrée à la Demande de financement consolidé d’un conseil tribal (PDP n° 5677664), laquelle est accessible à partir du site Propositions, demandes et plans de travail.

La date limite recommandée pour l'approbation d'une demande est le 15 janvier afin d'éviter les retards de financement, mais la vraie date limite est le 31 mars.

Si le conseil tribal présente une demande incomplète, il incombe à l'agent de programme régional de travailler avec le conseil tribal.

Si un conseil tribal ne présente pas de demande avant la date limite du 31 mars, il est laissé à la discrétion de la région de veiller à ce qu'un financement reste disponible pour ce conseil tribal particulier, au cas où il présenterait une demande plus tard.

La demande n’est qu’une partie du dossier soumis. Même avec une demande approuvée, le conseil tribal ne sera pas admissible au financement tant que le plan de travail n’aura pas aussi été approuvé

4.3.1. Admissibilité au financement des conseils tribaux

Voici, ci-dessous, les critères que doivent respecter les conseils tribaux pour être admissibles au FCT. Ces critères sont présentés dans le même ordre que la liste de contrôle de la demande, à l’annexe C de ce manuel.

Il convient de signaler que le Programme de FCT n'a pas le même objectif que le programme de financement pour la capacité organisationnelle de base (COB). Les deux se ressemblent, mais ce dernier vise à accorder un financement interne de base aux organisations autochtones représentatives (OAR) admissibles. Afin de ne pas dépasser les limites du cumul, les OAR ne sont pas admissibles au FCT, et les conseils tribaux ne sont pas admissibles au financement pour la COB.

4.3.1.a. Présentation des demandes et date limite

Les conseils tribaux doivent soumettre le formulaire de Demande de financement des conseils tribaux à la région. Si le dossier soumis n’est pas approuvé avant la date recommandée du 15 janvier, le financement risque d’être retardé. Si le dossier soumis n’est pas approuvé avant le 31 mars, il se peut que les fonds ne soient pas obtenus.

4.3.1.b. Constitution en personne morale et « en règle »

Les conseils tribaux doivent être constitués en personne morale en vertu d'une loi provinciale ou fédérale et ils doivent maintenir ce statut. Ils doivent aussi être « en règle » aux termes des lois du Canada ou de la province ou du territoire. Ces exigences sont décrites dans l'entente de financement.

Ce que dit l'annexe A – Rôles et responsabilités –de la Politique sur le Programme de FCT :
Conseils tribaux
  • […]
  • Les conseils tribaux doivent être constitués en personne morale en vertu d’une loi provinciale ou fédérale et doivent maintenir ce statut pour demeurer admissibles au financement.
  • […]

Il est important de s’assurer que le nom du conseil tribal figurant sur la demande correspond à sa dénomination sociale officielle, car c’est le nom qui sera utilisé dans l’entente de financement.

« En règle » est un terme utilisé dans les ententes de financement. Un conseil tribal en retard de classement corporatif ne devrait pas être considéré comme n'étant pas « en règle » pour la seule raison qu'il est en retard de classement corporatif.

4.3.1.c. Premières Nations membres

Les conseils tribaux doivent compter au moins deux (2) Premières Nations membres, et toutes les Premières Nations membres doivent être nommées dans la demande.

Ce que dit l'annexe D – Définitions – de la Politique sur le Programme de FCT :

Première Nation membre

Désigne une Première Nation qui est affiliée à un conseil tribal et continue d'être un membre actif de ce conseil tribal.

Une Première Nation membre peut être une bande en vertu de la Loi sur les Indiens ou une Première Nation autonome.

Dans le cadre du Programme de FCT, sur une base exceptionnelle, le Ministère peut compter une bande en vertu de la Loi sur les Indiens comme plus d'une Première Nation membre.

Voir la rubrique Suivi des Premières Nations membres.

4.4. Plan de travail

Le plan de travail est la deuxième étape que doivent franchir les conseils tribaux pour obtenir le FCT.

Ce que dit la Politique sur le Programme de financement des conseils tribaux :

8. Plan de travail

Les conseils tribaux devront préparer un plan de travail chaque année ou pour la première année d’une entente globale de financement, lequel devra être approuvé par chaque Première Nation membre, conformément au conseil d’administration. Afin d’être approuvé, le plan de travail du conseil tribal doit porter sur la prestation de programmes/services et/ou le développement des capacités des Premières Nations membres. Les plans de travail englobant uniquement des frais administratifs de base seront rejetés.

[…]

Si un conseil tribal soumet un plan de travail approuvé qui renferme des activités et/ou des dépenses non admissibles au financement des conseils tribaux, le bureau régional en informera le conseil tribal. Le conseil tribal pourra alors choisir de conserver le plan de travail existant et voir son financement réduit au niveau de dépenses admissibles, ou soumettre un plan de travail modifié. Un conseil tribal peut soumettre un plan de travail modifié, et approuvé, à tout moment au cours de l’entente de financement.

Les plans de travail reçus avant le 30 septembre de l’exercice pourront être utilisés pour financer un conseil tribal à hauteur du plein montant de son niveau de financement si cette somme n’a pas déjà été versée.

Les conseils tribaux doivent déclarer toutes les sources prospectives de financement des activités admissibles décrites dans le plan de travail, y compris toutes les sources fédérales, provinciales ou provenant d’autres ordres de gouvernement.

Le plan de travail doit être aisément accessible aux Premières Nations membres et devrait être affiché sur le site Web du conseil tribal, dans la mesure du possible. Il peut également être disponible au bureau du conseil tribal, diffusé par courriel, ou publié sur les médias sociaux.

Contrairement aux formulaires consolidés de demande et de présentation de rapport, le formulaire de Plan de travail consolidé d’un conseil tribal (PDP n° 5677670) ne contient pas d’autres formulaires. Il est accessible à partir du site Propositions, demandes et plans de travail.

Les plans de travail devraient être remis au 31 mars, mais afin d'éviter les retards de financement, la date limite recommandée d'un plan de travail est le 31 janvier.

Si un conseil tribal a demandé des fonds, mais que son plan de travail n'a pas encore été approuvé, le montant du FCT admissible sera mis en fonds non distribués à compter du 1er avril. Une fois le plan de travail approuvé, le flux de trésorerie sera débloqué.

Si le conseil tribal présente un plan de travail incomplet, il incombe à l'agent de programme régional de l'aider à présenter un plan de travail complet qui puisse être approuvé.

Si les activités énoncées dans le plan de travail ne couvrent pas 100 % du financement admissible ou si certaines de ses dépenses ne sont pas admissibles, l'agent de programme régional doit informer le conseil tribal pour l'aider à obtenir la totalité des fonds qui lui sont affectés.

Les conseils tribaux devraient présenter des plans de travail modifiés lorsque des changements sont apportés à leurs services financés prévus. Tous les plans de travail, y compris les plans modifiés requièrent l'approbation des Premières Nations membres.

Les conseils tribaux qui présentent leur plan de travail original après le 30 septembre ne recevront peut-être pas leurs fonds non distribués et ne pourront peut-être toucher que les fonds correspondant au solde du plein montant de leur niveau.

4.4.1. Admissibilité du plan de travail

Voici, ci-dessous, les critères que doit respecter un plan de travail pour que le conseil tribal reçoive du FCT. Ces critères sont présentés dans le même ordre que la liste de contrôle du plan de travail, à l’annexe C de ce manuel.

4.4.1.a. Présentation du plan de travail et date limite

Pour être admissibles au FCT, les conseils tribaux doivent avoir une demande approuvée. Ils doivent également avoir soumis le Plan de travail consolidé d'un conseil tribal à la région. S'il n'a pas été approuvé au 31 janvier, le financement risque d'être retardé. S'il n'a pas été approuvé au 30 septembre, le financement risque d'être réduit.

Ce que dit la Politique sur le Programme de financement des conseils tribaux :
8. Plan de travail

[…]

[…] Un conseil tribal peut soumettre un plan de travail modifié, et approuvé, à tout moment au cours de l’entente de financement.

Les plans de travail reçus avant le 30 septembre de l’exercice pourront être utilisés pour financer un conseil tribal à hauteur du plein montant de son niveau de financement si cette somme n’a pas déjà été versée.

[…]

4.4.1.b Services financés prévus

Les conseils tribaux doivent préciser quelles dépenses ils prévoient engager à la section Renseignements sur le plan de travail du Plan de travail, et déclarer leurs dépenses à la section Renseignements sur le rapport du Rapport. Ils doivent classer leurs dépenses dans une des trois catégories de services financés ci-dessous, comme elles figurent sur le formulaire.

  1. Les frais administratifs de base

    Les frais administratifs de base comprennent généralement les coûts relatifs aux traitements et salaires, ainsi que la location et les frais généraux des bureaux. Il n’est pas prévu d’espace pour des descriptions dans le Plan de travail et le Rapport. L’exigence minimale pour ce champ est donc le montant total en dollars.
  2. La prestation des services financés

    Il s’agit des coûts associés à la prestation des programmes/services financés (grands programmes continus) qui sont gérés par le conseil tribal. Le montant en dollars inscrit dans ce champ devrait être semblable à celui des programmes/services financés que le conseil tribal a offerts l’année précédente, sauf si un changement a été apporté à ses programmes/services financés. Il n’est pas prévu d’espace pour des descriptions dans le Plan de travail et le Rapport. L’exigence minimale pour ce champ est donc le montant total en dollars.

    Si un conseil tribal ne fournit pas de services financés, le montant inscrit dans ce champ devrait être de zéro dollar (0).
  3. Développement des capacités des Premières Nations membres

    En ce qui concerne le développement des capacités, les activités possibles sont nombreuses et il est important que les conseils tribaux soient clairs à propos de ce qu’ils comptent faire des fonds. Ils sont donc tenus d’inscrire leurs activités de développement des capacités, d’en donner des descriptions et de fournir les dépenses prévues pour chacune des activités.

Les activités peuvent comprendre un des types d’activité suivants ou les deux :

  1. Projets de développement des capacités comportant un transfert de connaissances. On s’attend désormais à ce que les employés des Premières Nations soient en mesure d’offrir un service particulier ou de faire une tâche particulière grâce aux compétences ou connaissances nouvellement acquises. Les projets de cette catégorie sont ponctuels et, en conséquence, n’exigent pas de financement continu.
  2. Soutien de type « services consultatifs », dans le cadre duquel des services spécialisés sont offerts grâce à une économie d’échelle (ce qui ne serait pas accessible à une Première Nation membre à titre particulier). Pour ce type d’activité, le service peut être permanent et le financement continu.

Se reporter à l'annexe C – Lignes directrices sur l'admissibilité des activités et des dépenses – de la Politique sur le Programme de financement des conseils tribaux pour une liste des activités qui peuvent ou non être incluses.

Les conseils tribaux doivent, au minimum, fournir des services financés (B) et/ou des activités de développement des capacités (C) pour être admissibles au FCT. Les frais administratifs de base, seuls, ne suffisent pas.

Indépendamment de la quantité de renseignements qu'ils contiennent, le plan de travail et le rapport sont acceptables du moment que l'agent de programme régional est sûr que les dépenses prévues figurant dans le plan de travail et les dépenses déclarées dans le rapport sont claires et admissibles.

Ce que dit la Politique sur le Programme de financement des conseils tribaux :
8. Plan de travail

[…] Afin d'être approuvé, le plan de travail du conseil tribal doit porter sur la prestation de programmes/services et/ou le développement des capacités des Premières Nations membres. Les plans de travail englobant uniquement des frais administratifs de base seront rejetés.

[…]

4.4.1.c. Admissibilité des dépenses prévues

Se reporter à Admissibilité des dépenses.

4.4.1.d. Montant des dépenses

Souvent, les conseils tribaux remettent des plans de travail où les dépenses dépassent le montant du financement admissible. En pareil cas, l'agent de programme régional devrait garder à l'esprit le fait que le plan de travail servira à évaluer la reddition de comptes du conseil tribal et ses états financiers vérifiés.

Il arrive rarement qu'un conseil tribal présente un plan de travail inférieur au montant du financement admissible. En pareil cas, la région devra informer le conseil tribal qu'il est admissible au plein montant prévu dans son niveau. Si le conseil tribal choisit de ne pas fournir de plan de travail modifié, il pourrait ne percevoir que le montant demandé.

Il pourrait arriver que des conseils tribaux aient un plan de travail approuvé, mais que, pour une raison ou une autre, ils s'aperçoivent qu'ils ne pourront pas fournir une activité donnée. Dans l'idéal, le conseil tribal présente un plan de travail modifié afin de remplacer la dépense par une autre.

Ce que dit l'annexe C – Lignes directrices sur l'admissibilité des activités et des dépenses –de la Politique sur le Programme de FCT :

[…]

[…] Au bout du compte, les conseils tribaux doivent uniquement indiquer une valeur monétaire dans le plan de travail qu'ils fournissent au Ministère, mais on peut leur préciser que ce document servira à évaluer leurs rapports et leurs états financiers vérifiés.

[…]

4.4.1.e. Approbation des Premières Nations membres

Se reporter à Approbation des Premières Nations membres sous la section Rapport.

4.4.1.f. Documents justificatifs

Se reporter à Documents justificatifs sous la section Rapport.

4.5. Processus de financement

Une fois que le plan de travail du conseil tribal a été approuvé aux fins du FCT, la région peut déjà avoir commencé à préparer l'entente de financement. Pour éviter des retards de financement, il est recommandé que l'entente de financement soit prête à être signée le 1er mars et à être approuvée le 15 mars.

Ce que disent les modalités du Programme :

7.0 Méthode de calcul du montant de financement
Volet Méthode de détermination du montant du financement *
[…]
(ii) Programme de financement des conseils tribaux
[…]
Le financement est déterminé en fonction des exigences de base relatives au financement, de la demande visant un projet ou d’une formule prescrite.
[…] […]
*Tous les fonds distribués doivent respecter les lignes directrices existantes relatives au programme et au financement.
8.0 Montants maximaux payables
[…] Programme de financement des conseils tribaux […] […]
  Le montant payable à chaque conseil tribal est déterminé au moyen de la formule de financement et ne doit pas dépasser 500 000 $.

Pour les bénéficiaires qui reçoivent des fonds selon un mode de financement global, le montant maximal payable ne peut augmenter de plus de deux pour cent par année ou dépasser l’accroissement du niveau de référence d’AADNC voté par le Parlement.
   
9.0 Base selon laquelle les paiements seront versés

Les contributions sont généralement versées en fonction de l’atteinte des objectifs de rendement ou sous forme de remboursements des dépenses engagées ou fondées sur une formule de financement.

Ce que dit la Politique sur le Programme de financement des conseils tribaux :

6. Processus de financement
Méthode de calcul du montant de financement

Les niveaux de financement seront déterminés d’après la valeur des dépenses admissibles figurant dans le plan de travail du conseil tribal et en fonction de la formule de financement, qui se fonde sur les trois facteurs suivants :

  • le nombre de Premières Nations membres;
  • la population totale sur réserve des Premières Nations membres; et
  • le nombre de grands programmes continus offerts par chaque conseil tribal.

Veuillez vous reporter à l'annexe B – Lignes directrices sur les grands programmes continus – pour obtenir plus de renseignements sur les grands programmes continus.

L'information sur la population est tirée du Système d'inscription des Indiens, à compter du 31 décembre de l'exercice précédent, qui comporte cinq catégories :

  1. Dans une réserve – Propre bande
  2. Dans une réserve – Autre bande
  3. Sur une terre de la Couronne – Propre bande
  4. Sur une terre de la Couronne – Autre bande
  5. Sur une terre de la Couronne – Aucune bande
Formule de financement

D’après le plan de travail du conseil tribal, ce dernier est admissible au financement des conseils tribaux jusqu’aux montants précisés dans chacun des trois niveaux de financement :

Niveau 1 – 200 000 $

Les conseils tribaux de niveau 1 sont admissibles à 200 000 $ par année. Chacun présente les caractéristiques suivantes :

  • il dessert de 2 à 5 Premières Nations membres; et
  • il dessert une population sur réserve de moins de 2 000; et
  • il offre moins de 3 grands programmes continus.

Niveau 2 – 350 000 $

Les conseils tribaux de niveau 2 sont admissibles à 350 000 $ par année. Chacun présente au moins une des caractéristiques suivantes :

  • il dessert de 6 à 8 Premières Nations membres; ou
  • il dessert une population sur réserve de 2 000 à 5 500; ou
  • il offre de 3 à 5 grands programmes continus.

Niveau 3 – 500 000 $

Les conseils tribaux de niveau 3 sont admissibles à 500 000 $ par année. Chacun présente au moins une des caractéristiques suivantes :

  • il dessert au moins 9 Premières Nations membres; ou
  • il dessert une population sur réserve de plus de 5 500; ou
  • il offre au moins 6 grands programmes continus.

Pour être admissible pour le niveau 1, les trois critères d'admissibilité au financement doivent être respectés. Pour obtenir un financement de niveau 2 ou de niveau 3, le conseil tribal doit satisfaire à au moins un des critères d'admissibilité. Par exemple, un conseil tribal qui dessert une population sur réserve de plus de 5 500 est admissible au niveau 3, peu importe le nombre de grands programmes continus offerts. Le conseil tribal devra continuer de respecter les modalités de l'entente décrites dans son plan de travail, notamment le développement des capacités de ses Premières Nations membres et la prestation de programmes/services.

Les conseils tribaux seront réévalués en fonction de l'information dont dispose le Ministère en date du 31 décembre. Il n'y aura aucun ajustement au niveau du financement à la mi-année pour les conseils tribaux qui ajoutent/enlèvent des grands programmes ou qui connaissent une hausse/baisse de leur nombre de membres. Ces modifications entreront en vigueur uniquement au 1er avril de l'exercice suivant les changements. 

Les conseils tribaux qui reçoivent une contribution globale seront réévalués avant la première année d'une nouvelle entente de financement.

Base de versement des paiements

Les contributions sont versées en fonction des critères établis dans la structure de financement par niveau. En général, les paiements aux conseils tribaux seront versés en deux versements par année. À la discrétion du Ministère, le versement du financement peut être ajusté en conséquence, au moyen de paiements mensuels et de retenues.

Les contributions globales seront versées conformément aux critères relatifs au financement par contribution globale établis dans les ententes de financement.

Montant maximal des sommes à verser

Le montant payable à chaque conseil tribal est déterminé au moyen de la formule de financement et ne doit pas dépasser 500 000 $ annuellement.

Pour les bénéficiaires qui reçoivent des fonds par contribution globale, le montant maximal payable ne peut augmenter de plus de deux pour cent par année ou dépasser l'accroissement du niveau de référence du Ministère voté par le Parlement.

Le financement d'un exercice commence le 1er avril. Si la région ou le conseil tribal connaissent des retards dans les processus de plan de travail ou d'entente de financement, les fonds seront mis en fonds non distribués jusqu'à-ce que le tout soit approuvé et traité.

4.5.1. Ententes globales de financement

Beaucoup de conseils tribaux sont financés au titre du FCT dans le cadre d'ententes globales de financement.

La Politique du programme de FCT n'exige pas de demande ou de plan de travail des conseils tribaux pendant la durée de l'entente globale de financement, sauf pour la première année de l'entente. Cependant, les conseils tribaux sont tenus de remettre un rapport chaque année.

Les conseils tribaux ne sont évalués pour leur niveau de financement admissible que la première année d'une entente globale. Les conseils tribaux sont donc contraints à leur niveau de financement pour la durée de l'entente. Si le suivi des changements montre une variation dans les grands programmes, dans la population ou dans l'affiliation des Premières Nations membres, il sera sans effet sur le niveau de financement. Celui-ci sera réévalué à la mise en place de la prochaine entente de financement.

Ce que dit l’annexe A – Rôles et responsabilités – de la Politique sur le Programme de FCT :
Conseils tribaux
  • […]
  • Les conseils tribaux fournissent de l'information aux Premières Nations membres et au Ministère en temps voulu par les moyens suivants :
    • une demande (en ce qui concerne les conseils tribaux signataires d’une entente globale de financement, cette demande sera présentée pour la première année de la contribution)
    • un plan de travail (en ce qui concerne les conseils tribaux signataires d’une entente globale de financement, ce plan de travail sera présenté pour la première année de la contribution)
    • un rapport
  • […]
Ce que dit la Politique sur le Programme de financement des conseils tribaux :
6. Processus de financement

[…]

Formule de financement

[…]

Les conseils tribaux qui reçoivent une contribution globale seront réévalués avant la première année d'une nouvelle entente de financement.

[…]

Voir la rubrique Passage d’un conseil tribal à un autre pour obtenir de plus amples renseignements au sujet des limites sur le cumul.

Comme il est difficile de créer un plan de travail qui reflète bien les besoins des Premières Nations membres pour la vie de l’entente globale de financement, et comme les priorités des conseils tribaux pourraient changer durant la vie de l’entente, il est important que les conseils tribaux modifient leur plan de travail en conséquence (c.-à-d. annuellement), afin d’assurer l’approbation des Premières Nations membres et l’admissibilité des dépenses. La lettre d’appel peut servir à rappeler aux conseils tribaux visés par des ententes globales de financement et ayant de nouvelles activités que, conformément à la politique, ils doivent présenter une version modifiée du plan de travail.

4.5.2. Transfert des fonds par les conseils tribaux

Certains conseils tribaux gèrent les ententes de financement pour leurs Premières Nations membres. Comme de raison, plus de fonds passeront par ces conseils tribaux car ils peuvent comprendre le Financement du soutien des bandes (FSB) et les Avantages sociaux des employés des bandes (ASEB). Voici une liste des conseils tribaux qui transfèrent des fonds :

  • Alberta
    • 1025 – Lesser Slave Lake Indian Regional Council
    • 1030 – Western Cree Tribal Council
    • 1052 – Kee Tas Kee Now Tribal Council
  • Colombie-Britannique
    • 1071 – Nuu-Chah-Nulth Tribal Council
    • 1116 – Gitksan Local Services Society

4.6. Rapport

La phase du rapport est l’étape finale du Programme de FCT, et les conseils tribaux sont tenus de rendre compte de leurs dépenses au cours du dernier exercice.

Ce que disent les modalités du Programme :

6.0 Aide financière totale du gouvernement du Canada et limites sur le cumul

Le rapport financier annuel doit déclarer toutes les sources de l'aide financière reçue. Le total de l'aide financière accordée par le gouvernement du Canada pour les mêmes fins et les mêmes dépenses admissibles ne doit pas dépasser 100 % des dépenses admissibles.

[…]

10. Exigences relatives aux demandes et critères d'évaluation

[…]

[…] (ii) Programme de financement des conseils tribaux

[…]

Pour continuer à recevoir des fonds dans le cadre du Programme des avantages sociaux des employés et du Programme de financement des conseils tribaux, les bénéficiaires admissibles doivent soumettre au Ministère des rapports annuels propres à chacun des programmes qui comportent les renseignements exigés par le Ministère pour vérifier la conformité aux modalités du programme et démontrer les résultats obtenus, ainsi que tous les états financiers exigés dans le cadre de leur entente de financement.

[…]

Ce que dit la Politique sur le Programme de financement des conseils tribaux :

9. Surveillance et préparation de rapports

Pour continuer de recevoir du financement, le conseil tribal admissible fournira au Ministère un rapport annuel propre aux programmes approuvé par chaque Première Nation membre, comprenant l'information requise par le Ministère à des fins de vérification de la conformité à la politique et aux lignes directrices. Le rapport annuel et les états financiers annuels vérifiés seront utilisés pour montrer que le conseil tribal peut continuer d'assurer la gestion financière des activités financées par le Ministère.

Si le conseil tribal n'est pas en mesure de prouver l'approbation d'une activité par ses Premières Nations membres, soit dans le plan de travail ou dans le rapport, celle-ci sera automatiquement considérée comme une dépense non admissible.

L'admissibilité des activités approuvées sera évaluée en fonction des mêmes critères utilisés dans le cadre de l'examen du plan de travail connexe.

Afin d'éviter les recouvrements imprévus, on encourage les conseils tribaux à discuter des activités qui ne sont pas visées par un plan de travail approuvé avec le bureau régional avant de les financer au moyen du financement des conseils tribaux.

Veuillez vous reporter à l'annexe C – Lignes directrices sur l'admissibilité des activités et des dépenses pour plus de renseignements.

Le rapport doit être aisément accessible aux Premières Nations membres et devrait être affiché sur le site Web du conseil tribal, dans la mesure du possible. Il peut également être disponible au bureau du conseil tribal, diffusé par courriel, ou publié sur les médias sociaux.

On encourage les conseils tribaux à collaborer avec leur bureau régional afin de s'assurer que les données exactes sont disponibles pour remplir la demande, le plan de travail et le rapport.

Pour faire un rapport sur le financement, les conseils tribaux doivent remplir le formulaire Rapport de financement d'un conseil tribal, qui peut être retrouvé dans le Rapport consolidé d'un conseil tribal (PDP n° 5677661), lequel est accessible à partir du Guide de présentation des rapports.

La date limite pour recevoir et accepter les rapports est le 30 avril. Si un rapport n'a pas été accepté avant cette date, le financement du conseil tribal sera automatiquement interrompu jusqu'à ce que le rapport soit accepté.

Une fois qu'un rapport a été remis, les régions peuvent demander des renseignements supplémentaires ou demander au conseil tribal de réviser le rapport s'il est incomplet. Des commentaires devraient être fournis pour indiquer quelles sections sont déficientes et toute amélioration proposée doit être communiquée au conseil tribal.

Si le conseil tribal remet un rapport incomplet, l'agent de programme régional devrait l'aider à présenter un rapport complet qui puisse être approuvé.

4.6.1. Exigences en matière de rapport

Voici, ci-dessous, les critères que doit respecter un rapport pour que le conseil tribal rende convenablement compte des dépenses. Ces critères sont présentés dans l'ordre de la liste de contrôle du rapport, à l'annexe C de ce manuel.

4.6.1.a. Présentation du rapport et date limite

Les conseils tribaux doivent avoir bénéficié du FCT au cours du dernier exercice. Ils doivent avoir remis le Rapport de financement d'un conseil tribal à la région. Si le rapport n'a pas été reçu et accepté au 30 avril, le FCT sera interrompu.

4.6.1.b. Services financés

Se reporter à Services financés prévus.

4.6.1.c Admissibilité des dépenses

Se reporter à l'annexeB – Lignes directrices sur les grands programmes continus – de la Politique sur le Programme de financement des conseils tribaux pour une répartition des programmes/services qui sont admissibles sous chacun des sept (7) grands programmes continus.

Se reporter à l'annexe C – Lignes directrices sur l'admissibilité des activités et des dépenses – de la Politique sur le Programme de financement des conseils tribaux pour des directives sur l'admissibilité des activités et des dépenses dans un plan de travail et/ou dans un rapport.

En ce qui concerne le plan de travail, les conseils tribaux doivent indiquer clairement les activités qu'ils prévoient pour C) Le développement des capacités des Premières Nations membres. Si l'admissibilité d'une dépense particulière prévue n'est pas claire, l'agent de programme régional doit demander des éclaircissements à la section Description du formulaire pour cette activité ou demander des documents justificatifs. Les activités qui ne sont pas admissibles peuvent être retirées du plan de travail en le modifiant et en obtenant une approbation des Premières Nations membres. Indépendamment du fait que des activités non admissibles soient retirées ou pas, seules les dépenses admissibles seront financées.

Comme les besoins et les priorités d'un conseil tribal peuvent changer au cours de l'exercice, particulièrement durant le terme d'une entente globale de financement, il est important que le conseil tribal transmette des demandes de modification à son plan de travail, si nécessaire, afin d'assurer l'admissibilité des dépenses et l'approbation des Premières Nations membres.

Les conseils tribaux sont tenus de rendre compte de leurs dépenses déjà établies dans le plan de travail, mais elles devraient encore être vérifiées car le rapport ne correspond pas toujours au plan de travail.

Si une dépense mentionnée dans le rapport n'est pas admissible, le montant attribué à cette activité sera recouvré, sauf si elle a été remplacée par une autre activité admissible approuvée.

Si un conseil tribal a un surplus de fonds à la fin d'une entente, ces fonds seront traités selon le type de l'entente de financement. Se référer au Document d'information – Modes de financement afin de déterminer si les fonds doivent être recouvrés ou si le conseil tribal peut les garder.

Ce que disent les modalités du Programme :

5.0 Type et nature des dépenses admissibles

Le tableau suivant établit les dépenses admissibles par volet de contribution ciblé :

Dépenses […] Financement des conseils tribaux […] […]
Salaires et traitements   Oui    
Salaires et traitements, y compris les avantages sociaux        
Régimes de pensions et d’avantages sociaux        
Frais généraux et loyer de bureau   Oui    
Frais administratifs de base   Oui    
Services professionnels        
Élaboration, information ou consultation, soutien, examen, proposition, recherche et coordination en ce qui touche les questions de politique, etc.        
Développement des capacités et perfectionnement professionnel        
Prestation du soutien        
Services aux clients        
Frais de déplacement et d’hébergement        
Prestations des services   Oui    
Exécution des grands programmes financés par le Ministère   Oui    
Communications        
Transport        
Perfectionnement professionnel et activités de soutien        
Formation        
Droits de scolarité        
Conception des systèmes        
Mise en œuvre et entretien        
Matériel informatique et logiciels nécessaires à la collecte, à l’analyse et à la production de rapports        
 
Ce que dit la Politique sur le Programme de financement des conseils tribaux :

5. Admissibilité au Programme de financement des conseils tribaux

[…]

Dépenses admissibles

La liste suivante décrit les dépenses admissibles au financement des conseils tribaux :

  • Salaires et traitements;
  • Frais généraux et loyer de bureau;
  • Frais administratifs de base;
  • Frais administratifs liés à la prestation des grands programmes financés par le Ministère;
  • Développement des capacités des Premières Nations membres.

Dépenses non admissibles

La liste non exhaustive suivante décrit certains types de dépenses non admissibles :

  • Le financement des conseils tribaux ne peut pas être utilisé pour couvrir les frais administratifs rattachés à un programme/service, un projet ou une autre initiative fournissant déjà du financement pour des frais administratifs; et,
  • Le financement des conseils tribaux ne peut pas être utilisé pour couvrir des frais rattachés à la défense des intérêts ou à des activités politiques.

Les bureaux régionaux collaboreront avec les conseils tribaux afin de s'assurer que seules les dépenses admissibles soient financées dans le cadre du Programme de financement des conseils tribaux.

[…]

8. Plan de travail

 […]

Si un conseil tribal soumet un plan de travail approuvé qui renferme des activités et/ou des dépenses non admissibles au financement des conseils tribaux, le bureau régional en informera le conseil tribal. Le conseil tribal pourra alors choisir de conserver le plan de travail existant et voir son financement réduit au niveau de dépenses admissibles, ou soumettre un plan de travail modifié. Un conseil tribal peut soumettre un plan de travail modifié, et approuvé, à tout moment au cours de l'entente de financement.

[…]

9. Surveillance et préparation de rapports

[…]

L'admissibilité des activités approuvées sera évaluée en fonction des mêmes critères utilisés dans le cadre de l'examen du plan de travail connexe.

Afin d'éviter les recouvrements imprévus, on encourage les conseils tribaux à discuter des activités qui ne sont pas visées par un plan de travail approuvé avec le bureau régional avant de les financer au moyen du financement des conseils tribaux.

[…]

4.6.1.d Comptabilité

Se reporter au Guide de présentation des rapports.

4.6.1.e. Approbation des Premières Nations membres

Pour être approuvé, un plan de travail doit d'abord l'avoir été par chacune des Premières Nations membres. Elles doivent aussi avoir approuvé le rapport. Il incombe aux Premières Nations membres d'approuver le plan de travail et le rapport de leur conseil tribal en temps voulu et de manière efficace.

Dans l'idéal, chaque Première Nation membre signe la partie Approbation des Premières Nations membres du plan de travail ou du rapport, mais les approbations peuvent aussi figurer en pièces jointes. Les régions devraient s'assurer que les approbations jointes soient datées. Les conseils tribaux pourraient, en effet, joindre au nouveau dossier soumis les approbations d'un dossier antérieur, ce qui n'est pas acceptable.

Pour un conseil tribal bien structuré, l'approbation n'est généralement pas un problème parce qu'il aura un bon plan de travail, qu'il le fera approuver par toutes les Premières Nations membres et qu'il suivra le plan de travail jusqu'à la fin de l'entente. Un conseil tribal bien organisé fournira également au Ministère un plan de travail modifié lorsque les priorités changent et que des activités doivent être ajoutées ou supprimées. Le maintien d'un plan de travail garantira au conseil tribal le financement de ses dépenses admissibles.

Lorsqu'une Première Nation membre approuve un plan de travail, mais pas le rapport, les activités restent considérées comme admissibles parce qu'elles ont déjà été approuvées. De même, lorsqu'une activité figurant dans le plan de travail n'est pas approuvée, on considérera qu'elle est admissible lorsque les Premières Nations membres approuveront le rapport. Cependant, si une activité n'a pas déjà été approuvée dans le plan de travail et qu'une Première Nation membre refuse de l'approuver dans le rapport, la situation devra être examinée plus profondément afin de déterminer la source de la non-conformité.

Lorsqu'une Première Nation refuse d'approuver le plan de travail ou le rapport de son conseil tribal, se reporter à Premières Nations membres inactives.
Ce que disent les modalités du Programme :

4.0 Admissibilité

[…]

(ii) Programme de financement des conseils tribaux

Un conseil tribal est admissible au financement des conseils tribaux lorsque les Premières Nations membres lui ont confié un mandat bien défini pour la prestation de services précis et qu’il accepte d’en assumer la responsabilité.

[…]

Ce que dit la Politique sur le Programme de financement des conseils tribaux :

5. Admissibilité au Programme de financement des conseils tribaux

[…]

Un conseil tribal est admissible au Programme de financement des conseils tribaux lorsque le conseil d’administration lui a confié un mandat bien défini pour la prestation de programmes/services et le développement des capacités des membres des Premières Nations et qu’il accepte d’en assumer la responsabilité.

[…]

8. Plan de travail

Les conseils tribaux devront préparer un plan de travail chaque année ou pour la première année d’une entente globale de financement, lequel devra être approuvé par chaque Première Nation membre, conformément au conseil d’administration. […]

[…]

[…] Un conseil tribal peut soumettre un plan de travail modifié, et approuvé, à tout moment au cours de l’entente de financement.

[…]

9. Surveillance et préparation de rapports

Pour continuer de recevoir du financement, le conseil tribal admissible fournira au Ministère un rapport annuel propre aux programmes approuvé par chaque Première Nation membre, comprenant l’information requise par le Ministère à des fins de vérification de la conformité à la politique et aux lignes directrices. Le rapport annuel et les états financiers annuels vérifiés seront utilisés pour montrer que le conseil tribal peut continuer d’assurer la gestion financière des activités financées par le Ministère.

Si le conseil tribal n’est pas en mesure de prouver l’approbation d’une activité par ses Premières Nations membres, soit dans le plan de travail ou dans le rapport, celle-ci sera automatiquement considérée comme une dépense non admissible.

L’admissibilité des activités approuvées sera évaluée en fonction des mêmes critères utilisés dans le cadre de l’examen du plan de travail connexe.

Afin d’éviter les recouvrements imprévus, on encourage les conseils tribaux à discuter des activités qui ne sont pas visées par un plan de travail approuvé avec le bureau régional avant de les financer au moyen du financement des conseils tribaux.

[…]

Ce que dit l'annexe A – Rôles et responsabilités – de la Politique sur le Programme de FCT :
Conseils tribaux
  • […]
  • Les conseils tribaux veillent à ce que l’ensemble des Premières Nations membres soient représentées au conseil d’administration et prennent part aux décisions et aux examens continus de la prestation des programmes/services.
  • […]

Premières Nations membres

  • […]
  • Les Premières Nations membres ont la responsabilité de participer à l’élaboration, à l’examen et à l’approbation du plan de travail et du rapport de leur conseil tribal en temps opportun et de façon efficace.
  • […]
   
Ce que dit l’annexe D – Définitions de la Politique – sur le Programme de FCT :

Conseil d’administration

S’agit du groupe de représentants qui gouverne, veille et prend part dans la prise de décisions et aux examens continus de la prestation des programmes/services du conseil tribal. De manière générale, les conseils tribaux ont des représentants de chaque Première Nation membre. Dans certains cas, les conseils tribaux ont une structure de gouvernance élue. Peu importe, les approbations doivent provenir du conseil d’administration du conseil tribal.

4.6.1.f. Documents justificatifs

Les conseils tribaux ont l'option de joindre des documents justificatifs à leur plan de travail ou à leur rapport. L'essentiel est que l'agent de programme régional se sente à l'aise d'approuver le plan de travail et le rapport.

Si le plan de travail ou le rapport renvoie à une pièce jointe, il sera jugé incomplet tant que le document justificatif n'aura pas été reçu et joint au plan de travail ou au rapport. De même, si une pièce jointe a été fournie, mais qu'elle ne fait pas l'objet d'une référence dans le plan de travail ou le rapport, l'agent de programme régional doit communiquer avec le conseil tribal pour savoir si la pièce jointe doit faire l'objet d'une référence ou pas.

4.6.1.g. Entente de financement respectée

Les conseils tribaux doivent respecter les conditions de leur entente de financement. S’ils ne le font pas, il sera peut-être nécessaire de recouvrer certains fonds. De plus, le financement de l’exercice suivant peut être refusé.

4.7. États financiers consolidés vérifiés

Se reporter au Guide de présentation des rapports.

Ce que disent les modalités du Programme :

6.0 Aide financière totale du gouvernement du Canada et limites sur le cumul

Le rapport financier annuel doit déclarer toutes les sources de l’aide financière reçue. Le total de l’aide financière accordée par le gouvernement du Canada pour les mêmes fins et les mêmes dépenses admissibles ne doit pas dépasser 100 % des dépenses admissibles.

Ce que dit la Politique sur le Programme de financement des conseils tribaux :

9. Surveillance et préparation de rapports

[…] Le rapport annuel et les états financiers annuels vérifiés seront utilisés pour montrer que le conseil tribal peut continuer d’assurer la gestion financière des activités financées par le Ministère.

[…]

4.8. Évaluation générale

Se reporter à l'Évaluation générale.

5. Conformité des conseils tribaux

Les conseils tribaux, comme leurs Premières Nations membres, doivent suivre la Politique de la prévention et gestion des manquements 2013 (PPGM). La prévention des manquements est une mesure préventive qui garantit qu'ils ne prennent pas de retard dans les exigences du programme. Se reporter à la section 5.2.1 Prévention des manquements de la PPGM pour en savoir plus. Pour ceux qui prennent du retard dans les exigences du programme, une gestion des manquements est mise en place pour sortir le conseil tribal de sa situation de manquement. Se reporter à la section 5.2.2 Gestion des manquements de la PPGM pour en savoir plus. En cas de situation de manquement d'un conseil tribal par rapport à son entente de financement, le manquement doit être géré comme il convient.

L’annexe A de la Politique sur le Programme de FCT définit les rôles et responsabilités des conseils tribaux, qui doivent rendre des comptes à leurs Premières Nations membres. S’ils ne respectent pas ces rôles et responsabilités, ils doivent être considérés comme étant en situation de non-conformité.

Ce que dit l'annexe A – Rôles et responsabilités – de la Politique sur le Programme de FCT :

Tribal Councils
  • Les conseils tribaux ont la responsabilité de fournir un préavis de 12 mois au Ministère pour l'informer de leur intention de devenir bénéficiaires du Programme de financement des conseils tribaux.
  • Les conseils tribaux doivent être constitués en personne morale en vertu d'une loi provinciale ou fédérale et doivent maintenir ce statut pour demeurer admissibles au financement.
  • Les conseils tribaux assurent la prestation des programmes/services et/ou des mesures de développement des capacités désignés par leurs Premières Nations membres pour lesquelles ils reçoivent du financement de la part du Ministère.
  • Les conseils tribaux veillent à ce que l'ensemble des Premières Nations membres soient représentées au conseil d'administration et prennent part aux décisions et aux examens continus de la prestation des programmes/services.
  • Les conseils tribaux fournissent de l'information aux Premières Nations membres et au Ministère en temps voulu par les moyens suivants :
    • une demande (en ce qui concerne les conseils tribaux signataires d'une entente globale de financement, cette demande sera présentée pour la première année de la contribution)
    • un plan de travail (en ce qui concerne les conseils tribaux signataires d'une entente globale de financement, ce plan de travail sera présenté pour la première année de la contribution)
    • un rapport
  • Les conseils tribaux ont la responsabilité de fournir un préavis de 12 mois au Ministère et aux Premières Nations membres de leur intention d'offrir des programmes/services supplémentaires ou d'en éliminer, y compris les changements à leurs affiliations aux Premières Nations membres, afin qu'ils puissent planifier en conséquence.

Tous les problèmes de conformité relatifs au FCT devraient être communiqués à l'administration centrale. Ceci permettra à l'administration centrale de donner des conseils aux régions et de les diriger par souci d'uniformité nationale.

Annexes

Annexe A – Références

Programme de financement des conseils tribaux

Modalités du Programme (Autorisation 307) – Contributions servant à la prestation de services publics dans le domaine du soutien aux gouvernements indiens et à l'établissement de systèmes solides de gouvernance, d'administration et de responsabilisation

Politique sur le Programme de financement des conseils tribaux

Rôles et responsabilités (annexe A de la Politique sur le Programme de financement des conseils tribaux)

Lignes directrices sur les grands programmes continus (annexe B de la Politique sur le Programme de financement des conseils tribaux)

Lignes directrices sur l'admissibilité des activités et des dépenses (annexe C de la Politique sur le Programme de financement des conseils tribaux)

Définitions (annexe D de la Politique sur le Programme de financement des conseils tribaux)

Tableau de financement des conseils tribaux

Politiques reliées

Politique de la prévention et gestion des manquements 2013

Politique sur la constitution de nouvelles bandes et le fusionnement de bandes

Sites Web

Guide de présentation des rapports

Propositions, demandes et plans de travail

Document d’information – Modes de financement

Évaluation générale

Annexe B – Études de cas

Le tableau des études de cas présente aux agents de programme régionaux des scénarios et des solutions pour les aider à régler leurs problèmes particuliers. Il fait référence aux sections du Manuel du Programme de FCT qui traitent de ces problèmes.

Lorsque les conseils tribaux rencontrent un problème qui n'est pas décrit dans le Manuel ou dans le tableau, ils devraient en faire part à leur bureau régional par écrit, qui pourra ensuite le communiquer à l'administration centrale. De cette façon, il sera possible de discuter des mesures requises. Ces scénarios, de même que les solutions de l'administration centrale, seront ajoutés à ce document.

Il s'agit d'un tableau « évolutif » qui sera mis à jour régulièrement pour inclure les nouveaux scénarios fournis par les agents de programme, ainsi que les solutions correspondantes. Ce tableau facilitera l'application uniforme de la Politique sur le Programme de FCT dans l'ensemble des régions.

Thème Scénario Solution
Membres Le conseil tribal veut offrir des services ou des programmes à une Première Nation non membre. Tant et aussi longtemps que le conseil tribal n’utilise pas les fonds du Programme de financement des conseils tribaux (PFCT) pour offrir les services ou les programmes en question, il peut faire ce qu’il veut. La Première Nation non membre devra fournir au Ministère un avis indiquant qu’elle a donné son autorisation pour que les services ou les programmes soient offerts par le conseil tribal.
Constitution en personne morale Les documents de constitution en personne morale du conseil tribal sont périmés. Retenir les fonds jusqu’à ce que le conseil tribal ait réglé le problème.
Approbation du plan de travail Un plan de travail approuvé a obtenu l’approbation du Ministère. Par la suite, une modification au plan de travail a été soumise, mais elle n’a pas été approuvée comme il se doit. Pour que le plan de travail soit valide, celui ci, de même que toutes les modifications, doit avoir été approuvé comme il se doit.
Admissibilité des dépenses Le conseil tribal veut offrir le Programme d’avantages sociaux des employé(e)s aux employés du conseil tribal et non aux employés des Premières Nations membres. Dans la mesure où l’objectif du Programme de FCT est respecté, les conseils tribaux peuvent offrir le Programme d’avantages sociaux des employé(e)s aux employés du conseil tribal, même si le programme n’est pas offert aux employés des Premières Nations membres; cependant, ceci n’est pas l’idéal.
Services financés prévus Exemples d’activités et de descriptions dans un Plan de travail Gestion de l’information : L’élaboration de normes pour la gestion et l’accessibilité des informations partagées.
Gestion financière : Fournir de la formation sur la gestion financière, comme identifiée dans le Plan d’action de gestion.
Administration : L’élaboration de modalités administratives normalisées, comme identifiée dans le Plan de développement des capacités.
Surplus Le conseil tribal a un surplus de fonds du PFCT à la fin de l’exercice et voudrait le reporter. Selon le type d'entente (se référer au Document d'information – Modes de financement), le conseil tribal peut conserver les fonds excédentaires, à condition que ces fonds soient utilisés pour des dépenses admissibles.
Paiement d’une dette Le conseil tribal voudrait utiliser les fonds du PFCT pour rembourser une dette. Le remboursement d’une dette, comme il est précisé dans le plan d’action de gestion approuvé du conseil tribal, est autorisé à condition que la dette ne soit pas liée à une hypothèque ou à un prêt discrétionnaire. Il n’y a pas de limite quant au montant des fonds du PFCT qui peut servir à rembourser une dette. Pour qu’un conseil tribal soit admissible au PFCT, l’exigence minimale est qu’il offre des services financés et/ou des activités de développement des capacités. Cela dit, le plan de travail approuvé du conseil tribal doit faire état des dépenses. Une fois que toutes les dépenses ont été justifiées, la différence peut servir à rembourser une dette.
Approbation du rapport Un rapport a été présenté, mais il n’a pas été approuvé par l’une des Premières Nations membres. Si les activités d’un conseil tribal qui sont indiquées dans le rapport correspondent à celles qui sont indiquées dans le plan de travail approuvé, il n’y a pas de problème. Cependant, si une activité ne figurait pas dans le plan de travail et que le rapport n’est pas approuvé, elle sera considérée comme une activité non admissible, et les fonds devront être recouvrés.

Annexe C – Listes de contrôle

1. Liste de contrôle de la demande

La liste de contrôle suivante aidera l'agent de programme régional à déterminer l'admissibilité du conseil tribal au FCT avec la Demande de financement d'un conseil tribal. Elle est classée selon le même ordre que les points dans Admissibilité au financement des conseils tribaux.

  Critères d’admissibilité
  Le conseil tribal est reconnu par le Programme de FCT et est admissible au FCT.  

a)

Le conseil tribal a bien rempli la partie Demande de financement d'un conseil tribal dans la Demande de financement consolidé d'un conseil tribal.  
Le conseil tribal a présenté sa demande avant la date recommandée du 15 janvier et avant la date limite du 31 mars.  

b)

Le conseil tribal est constitué en personne morale en vertu d'une loi fédérale ou provinciale, il maintient ce statut et il est « en règle ».  

c)

Le conseil tribal compte au moins deux Premières Nations membres mentionnées sur la Demande de financement d'un conseil tribal.  
Observations  
La Demande de financement d'un conseil tribal est approuvée.  

2. Liste de contrôle du plan de travail

La liste de contrôle suivante aidera l'agent de programme régional à vérifier que le Plan de travail consolidé d'un conseil tribal peut être approuvé. Elle est classée selon le même ordre que les points dans Admissibilité du plan de travail.

  Critères d’admissibilité
a) La Demande de financement d'un conseil tribal présentée par le conseil tribal a été approuvée.  
Le conseil tribal a bien rempli le Plan de travail consolidé d'un conseil tribal.  
Le conseil tribal a présenté son plan de travail avant le 31 janvier, date recommandée, ou avant la date limite pour le plein financement, soit le 30 septembre.  
b) Le conseil tribal compte offrir à ses Premières Nations membres des programmes, des services et/ou des activités de développement des capacités.  
c) Les activités prévues par le conseil tribal remplissent les conditions des dépenses admissibles.  
d) Les dépenses que prévoit le conseil tribal sont raisonnables et/ou sont égales au montant de son niveau de financement.  
e) Le plan de travail du conseil tribal est approuvé par le conseil d'administration.  
f) Le cas échéant, les documents justificatifs du conseil tribal font l'objet d'une référence et sont joints au plan de travail.  
Observations  
Le Plan de travail consolidé d'un conseil tribal est approuvé.  

3. Liste de contrôle du rapport

La liste de contrôle suivante aidera l'agent de programme régional à vérifier que le Rapport sur le financement d'un conseil tribal peut être approuvé. Elle est classée selon le même ordre que les points dans Exigences en matière de rapport.

  Critères d’admissibilité
a) Le conseil tribal a bien rempli le Rapport sur le financement d'un conseil tribal dans le Rapport consolidé d'un conseil tribal.  
Le conseil tribal a remis son rapport avant la date limite du 30 avril.  
b) Le conseil tribal a offert à ses Premières Nations membres des programmes, des services et/ou des activités de développement des capacités.  
c) Les activités du conseil tribal remplissent les conditions des dépenses admissibles.  
d) La comptabilité du conseil tribal correspond avec le Guide de présentation des rapports.  
e) Le rapport du conseil tribal est approuvé par le conseil d'administration.  
f) Les documents justificatifs du conseil tribal ont été reçus et correspondent à ceux énumérés dans le rapport.  
g) Le conseil tribal respecte les conditions de l'entente de financement.  
Observations  
Le Rapport sur le financement d'un conseil tribal a été approuvé sans dépenses non admissibles ni fonds non dépensés.  
Le Rapport sur le financement d'un conseil tribal a été approuvé avec des dépenses non admissibles et/ou des fonds non dépensés  
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