Programme de partenariats postsecondaires : Comité national de sélection – Cadre de référence 2016-2017

Vous trouverez ici un survol du processus, adapté pour le Web. Pour obtenir la version intégrale, veuillez présenter une demande par courriel à l’adresse education@aadnc-aandc.gc.ca.

Le Programme de partenariats postsecondaires (PPP) verse du financement aux établissements d'enseignement postsecondaire canadiens admissibles afin qu'ils conçoivent et offrent des cours de niveau collégial et universitaire qui répondent aux besoins des étudiants inuits et des Premières Nations. Il s'agit d'un programme fondé sur les propositions, dont le niveau de financement est fixé dans le cadre d'un processus de sélection national axé sur le mérite et selon le financement total disponible. Le PPP ne constitue pas une source de financement de fonctionnement de base.

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Au sujet du Comité national de sélection du PPP

Mandat

Pour sélectionner les propositions qui concrétiseront l'objectif du PPP et assurer l'équité et la transparence du processus d'examen des propositions, le Comité :

  • examine les propositions recommandées par les bureaux régionaux d'Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC);
  • prend des décisions définitives sur les propositions à financer;
  • détermine le montant du financement.

Membres

Les membres du Comité national de sélection comprendront le directeur des programmes d'éducation d'AANC (président) et dix directeurs régionaux chargés des programmes d'éducation.

Gestion des conflits d'intérêts

Si des entrepreneurs sont embauchés pour évaluer les propositions, ces personnes ne peuvent pas être membres du comité de sélection si :

  • la personne a aidé à préparer la proposition, travaille pour une organisation qui a présenté une proposition dans le cadre du programme ou a fourni, à quelque titre que ce soit, des services de consultation à l'organisation qui présente (ou qui pourrait ultérieurement présenter) une proposition;
  • le candidat fera partie de l'équipe du projet proposé;
  • le membre a des liens de parenté ou d'étroits liens d'amitié avec un des employés de l'équipe de gestion de l'organisation ayant soumis une proposition.

AANC reconnaît que des conflits d'intérêts peuvent survenir pendant l'examen des propositions. La position du Ministère préconise que ces situations soient gérées de manière ouverte et transparente. Si jamais un conflit d'intérêts réel ou apparent survient durant le processus d'examen, le membre concerné doit se récuser des délibérations entourant la proposition dont il est question.

Confidentialité

Les renseignements contenus dans les propositions sont considérés comme confidentiels et traités en conséquence. Si des entrepreneurs sont embauchés dans le cadre de ce processus, ils doivent protéger le processus d'examen des propositions et les renseignements échangés pendant les réunions du comité, et en maintenir la confidentialité.

Pour aider AANC à assurer la confidentialité des renseignements liés aux propositions et aux discussions, les entrepreneurs embauchés, s'il y a lieu, devront :

  • s'abstenir d'échanger ou de communiquer les renseignements concernant les propositions examinées ou les évaluations effectuées à toute personne ne faisant pas partie du Comité national de sélection ou du personnel d'AANC;
  • s'assurer que l'information dont ils sont dépositaires sert exclusivement aux fins prévues, c.-à-d. l'évaluation des propositions;
  • s'assurer que toutes les copies des documents (électroniques et papier) sont conservées dans un lieu sûr qui en garantit la confidentialité;
  • s'abstenir de communiquer tout renseignement obtenu dans le cadre des travaux du comité ou d'en discuter, y compris ses recommandations, jusqu'à ce que cette information ait été officiellement rendue publique par AANC.

Modifications

Le cadre de référence peut être modifié en tout temps avec l'approbation du président du Comité national de sélection.

Processus d'évaluation des propositions

Les membres du Comité ont la responsabilité d'approuver les propositions. Cependant, pour faciliter le travail des membres, les employés régionaux d'AANC prépareront une évaluation des propositions à l'aide d'une feuille de pointage fournie par AANC. Ils feront des recommandations à leurs directeurs, qui les présenteront ensuite à leur directeur général régional aux fins d'approbation avant l'examen par le Comité national de sélection.

Rôles et responsabilités

Employés d'AANC à l'administration centrale

Les employés à l'administration centrale sont chargés de la mise en œuvre nationale et de la gestion des activités énoncées ci-dessous :

  • lancer un appel de propositions par le biais de la page Web d'appels de propositions d'AANC;
  • tenir à jour l'autorisation de programme pour le PPP et les lignes directrices nationales du programme;
  • coordonner les activités du Comité national de sélection, soit :
    • constituer le Comité national de sélection, en maintenir la composition et en formuler le cadre de référence;
    • préparer les modèles pour l'appel de propositions et le matériel pour l'évaluation des propositions, notamment :
      • le modèle (Excel) de compilation de l'ensemble des demandes de financement de propositions, par région;
      • la production de documents de communication destinés à l'usage des bureaux régionaux auprès des promoteurs;
    • préparer l'ordre du jour;
    • désigner des preneurs de notes pour les réunions du Comité national de sélection

Employés régionaux d'AANC

Le personnel régional d'AANC est responsable des éléments suivants :

  • diffuser l'appel de propositions dans leur région;
  • fournir un appui et des renseignements aux demandeurs de leur région au sujet de la formulation des propositions;
  • confirmer les propositions et en accuser réception;
  • entrer les données relatives à la proposition dans le modèle de l'administration centrale;  
  • évaluer les propositions et formuler des recommandations de financement conformément au Guide du demandeur (annexe 1 des lignes directrices du programme);
  • demander l'approbation de la cote attribuée et des recommandations faites auprès de son directeur général régional;
  • envoyer les modèles remplis comprenant les cotes et les recommandations pour les propositions à l'équipe de coordination du Comité national de sélection, à l'administration centrale;
  • une fois que les propositions et les niveaux de financement ont été approuvés par le Comité, conclure des accords de financement avec les bénéficiaires et les gérer en conformité avec les modèles nationaux d'accord de financement, avec les modalités du programme et avec les lignes directrices nationales du programme.

Membres du Comité national de sélection

Voici les responsabilités générales de tous les membres :

  • respecter les politiques et procédures établies concernant les conflits d'intérêts et la confidentialité de l'information;
  • accepter de se voir attribuer des propositions à titre de lecteur;
  • examiner la cote attribuée par les régions aux propositions à l'aide des lignes directrices du PPP (Guide du demandeur et feuille de pointage). Plus particulièrement, le Comité doit tenir compte des domaines de financement prioritaires;
  • prendre les décisions définitives sur les propositions à financer et le montant du financement.

Directeur des programmes d'éducation

Voici les responsabilités du directeur des programmes d'éducation (administration centrale) :

  • assurer la présidence du comité ;
  • aider les membres du comité à interpréter les lignes directrices du programme ;
  • désigner des preneurs de notes pour les réunions du Comité national de sélection;
  • examiner et approuver les notes du Comité;
  • communiquer les décisions du Comité aux bureaux régionaux, y compris rédiger des lettres de décision officielle à expédier aux directeurs généraux régionaux et destinées aux demandeurs retenus et non retenus afin que les bureaux régionaux puissent entreprendre l'établissement des accords de financement.

Étapes du processus d'évaluation des propositions

Étape 1 : Réception, examen et évaluation des propositions par le bureau régional à l'intention du Comité national de sélection

Étape 2 : Examen par le programme à l'administration centrale des commentaires du bureau régional et préparation des réunions du Comité national de sélection

Étape 3 : Délibération du Comité national de sélection

Étape 4 : Examen final par le président

Étape 5 : Communication des résultats aux bénéficiaires

Étape 6 : Préparation des ententes de financement par les bureaux régionaux d'AANC

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