Programme de développement professionnel et institutionnel : Lignes directrices du programme 2017-2018

Table des matières

Présentation

Les présentes lignes directrices du Programme de développement professionnel et institutionnel (PDPI) d'Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC) visent, par le truchement d'initiatives locales, régionales et nationales, à aider les collectivités inuites et des Premières Nations à accroître leurs capacités en matière d'exercice des pouvoirs.

Le PDPI est un programme de contribution axé sur des plans qui finance les principaux projets de renforcement de la capacité de gouvernance (veuillez consulter « Projets admissibles » pour les dix fonctions essentielles du gouvernement). Chacune des régions d'AANC a un budget indépendant pour le PDPI, dont elle se sert pour financer des projets qui amélioreront la capacité d'exercice des pouvoirs des collectivités inuites et des Premières Nations se trouvant dans cette région.

Pour l'exercice 2017-2018, afin d'être mieux informé des priorités de votre organisation, le Ministère fondera la demande de financement de renforcement des capacités sur les initiatives et les projets figurant dans le propre plan de renforcement des capacités du bénéficiaire; par conséquent, afin d'avoir accès au financement, les projets devront être indiqués clairement dans le plan de renforcement des capacités.

Objectif du programme

Financer des projets de gouvernance à l’échelle communautaire et institutionnelle afin d’améliorer la capacité des collectivités inuites et des Premières Nations d’exécuter les fonctions essentielles d’un gouvernement.

Projets admissibles

La bonne gouvernance communautaire sera appuyée au moyen de projets qui renforcent la capacité de gouvernance dans l'une ou l'autre des dix fonctions essentielles suivantes :

  1. Leadership
  2. Appartenance
  3. Compétence législative
  4. Participation communautaire
  5. Relations externes
  6. Planification et gestion du risque
  7. Gestion financière
  8. Gestion des ressources humaines
  9. Gestion de l’information / technologie de l’information
  10. Administration de base

L'annexe A, ci-jointe, présente la liste plus exhaustive des projets, des activités et des dépenses admissibles, ainsi que des restrictions relatives aux approbations.

L'autorisation du Conseil du Trésor « Contributions servant à la prestation de services publics dans le domaine du soutien aux gouvernements indiens et à l'établissement de systèmes solides de gouvernance, d'administration et de responsabilisation » est l'autorisation utilisée pour verser le financement du PDPI, se trouve sur le site Web d'AANC.

Admissibilité - qui peut présenter une demande?

Bénéficiaires admissibles

Pour être admissibles au financement, les plans ou propositions, si nécessaire, doivent améliorer la capacité de gouvernance d'au moins un des groupes suivants :

  • Premières Nations;
  • conseils tribaux;
  • collectivités inuites.

Les plans ou propositions visant à renforcer les capacités des organisations, comme les autorités compétentes en matière d'éducation ou les organismes de services à l'enfance et à la famille, qui gèrent des programmes de subventions et de contributions pour la prestation de services ne seront pas approuvés. De plus, les plans ou propositions ciblant la capacité d'exercice des pouvoirs d'organismes provinciaux/territoriaux ne sont pas admissibles au financement du PDPI.

Bénéficiaires admissibles

Toute organisation dont un plan ou une proposition recevable a été approuvé par un comité du PDPI peut recevoir une contribution.

Phase de la demande

Les plans ou les propositions doivent être présentés par l'organisation qui gérera les fonds versés sous forme de contribution.

Plans de développement de la capacité

Bien que sa forme soit laissée à la discrétion de chaque collectivité, le plan de développement des capacités doit tout de même présenter au minimum assez d’information pour permettre l’étude d’une initiative de gouvernance, d’un objectif de gouvernance, du coût d’une activité de gouvernance et de la mesure du rendement.

En voici des exemples, mais tous doivent comporter un volet de gouvernance :

  • plan de développement des capacités de gouvernance;
  • plan d'action de la direction (auparavant plan de redressement).
  • plans stratégiques;
  • plans communautaires globaux.

Un plan de développement des capacités ne doit pas nécessairement être complexe ni être aussi exhaustif qu'un plan communautaire global. En fait, vous disposez peut-être déjà d'un plan qui peut servir à présenter une demande de financement au titre du PDPI. Si tel n'est pas le cas, vous pourriez envisager d'utiliser l'Outil de planification de la capacité de gouvernance accessible sur le site Web d'AANC. Le gabarit de demande du plan de développement des capacités présente un format interactif qui peut être rempli en ligne puis imprimé pour votre soumission.

Phase d'évaluation

Le processus d'évaluation fondé sur des critères, utilisé pour évaluer les plans ou propositions, fait en sorte que tous les plans ou propositions de projet soient évalués de façon objective par les comités du PDPI en fonction des modalités du Programme, des besoins des collectivités, du risque et de la disponibilité du financement. Les plans et propositions sont évalués, recommandés et approuvés selon les critères suivants :

Tous les plans ou propositions doivent :

Avis aux demandeurs

Conformément à l'objectif que le Ministère s'est fixé de soutenir le cadre de développement des communautés et de renforcement des capacités, il est possible que l'on communique des renseignements non personnels obtenus dans votre plan à des partenaires internes et à d'autres ministères (comme Santé Canada) afin de bonifier les investissements dans la capacité axés sur les collectivités et stimuler les partenariats.

Si le plan comprend des renseignements personnels, ceux-ci seront administrés conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Phase d'approbation

À la suite de l’évaluation et de l’approbation du plan ou de la proposition, les demandeurs sont avisés par écrit de la décision d’AANC. Lorsqu’une activité proposée est approuvée par un comité, l’auteur de la proposition ou du plan reçoit une lettre d’approbation de projet. La lettre détaillera les activités qui peuvent être financées ainsi que les exigences en matière de rapports connexes. L’auteur du plan ou de la proposition et le Ministère concluront une entente de financement ou conviendront des changements à apporter à une entente en vigueur.

Phase de rapport

Rapport annuel

Chaque bénéficiaire doit préparer et soumettre un rapport sur les activités et les dépenses dressant un sommaire des activités, des résultats et des détails financiers. Tous les documents additionnels à l'appui, ainsi que tous les résultats attendus détaillés dans la lettre d'approbation de projet, doivent accompagner le rapport. Les documents à l'appui peuvent être, notamment, des preuves d'achat, des factures et des certificats de formation.

Les bénéficiaires ne peuvent pas recevoir de financement supplémentaire du PDPI lorsque leur rapport annuel est en retard. Si un rapport complet n'est pas présenté dans un délai raisonnable, les fonds versés au bénéficiaire font l'objet d'un recouvrement pouvant aller jusqu'à la pleine valeur de la contribution.

Dans de nombreux cas, les projets financent la création de produits concrets, comme des codes, des politiques, des plans comptables, des gabarits, des cadres, des constitutions, des documents de formation et des plans. Pour que les produits livrables deviennent une ressource commune, les ententes de financement renferment des dispositions standard permettant au Ministère de diffuser publiquement ces documents. Les conditions relatives aux droits d'auteur et à la propriété intellectuelle visent à permettre la réalisation d'économies d'échelle en rendant tous les produits livrables accessibles aux futurs demandeurs. Il s'agit de fournir aux bénéficiaires, qui pourront les examiner et les adapter à leurs propres besoins, une base de connaissances toujours d'actualité sur les ressources en renforcement de la capacité de gouvernance.

Annexe A : Projets, activités et dépenses admissibles, et restrictions relatives aux approbations

Projets admissibles

Exemples de projets admissibles :

  • Achat de logiciels ou de matériel qui sera utilisé pour l'administration financière générale de la Première Nation.
  • Un examen complet de la gouvernance, portant sur plusieurs programmes ou sur la totalité des programmes et produisant un plan stratégique à court ou à long terme pour une Première Nation.
  • De la formation en gestion financière ou en gestion des ressources humaines pour le conseil, le chef et les gestionnaires de bande, ou pour le personnel du bureau de la bande.

Exemples de projets non admissibles :

  • Achat de logiciels ou de matériel nécessaire à l'administration d'un seul programme (logiciel de programme social, par exemple).
  • Examen d'un programme produisant un document qui servira à la gestion de ce programme (p. ex. un plan de logement ou un code de gestion des terres).
  • De la formation pour le personnel sur des logiciels portant essentiellement sur les activités d'un programme (p. ex. de la formation pour le personnel des services à l'enfance et à la famille [SEF] sur de nouveaux logiciels de SEF).
  • Activités de renforcement des capacités figurant déjà sur la liste du plan de travail approuvé d'un conseil tribal qui sera réalisé au moyen du Financement des conseils tribaux.

Activités admissibles Note de bas de page 1

Les activités proposées peuvent recevoir du financement si elles améliorent la capacité d'exercer les pouvoirs relatifs à au moins une des fonctions du gouvernement.

Fonction du gouvernement Exemples d’activités de développement de la capacité de gouvernance admissibles Note de bas de page 1 Exemples d'activités non admissibles
Leadership Codes de sélection des dirigeants, codes électoraux coutumiers, orientation des chefs et des conseillers, politiques sur les rôles et les responsabilités des élus/personnes nommées Coûts d’une élection, réunions régulières du chef et du conseil, coûts des résolutions du conseil de bande
Appartenance Codes d’appartenance Salaire du commis aux effectifs
Compétence législative Politiques sur les règlements Frais de litige
Participation communautaire Codes de consultation de la collectivité, codes pour les appels et la résolution des différends Réunions pour les affaires ordinaires de la collectivité
Relations externes Politiques ou codes sur la façon de faire affaire avec d'autres gouvernements ou avec le secteur privé Frais de déplacement pour les réunions régulières avec d'autres gouvernements
Planification et gestion du risque Formation en planification stratégique Plans de logement, plans d'utilisation des terres
Gestion financière Codes financiers, formation et mise à niveau relatives aux systèmes financiers Coûts d’une vérification
Gestion des ressources humaines Codes de ressources humaines, élaboration d'échelles salariales et de descriptions de travail normalisées, politiques et formation en relations de travail Coûts du recrutement et salaires des employés
Gestion de l’information et de la technologie de l’information Politiques relatives à la sécurité de l'information, mise à niveau de la technologie de l'information du bureau de la bande Coût des services Internet
Administration de base Formation pour le personnel de bureau, codes administratifs Frais d'exploitation qui existeraient même sans le financement du projet

Dépenses admissibles

Les dépenses mentionnées dans les plans ou propositions ne sont valables que si elles appuient une activité admissible et qu’elles correspondent à une ou plusieurs des catégories suivantes :

  • Frais de scolarité et de formation
  • Salaires et traitements
  • Voyages, transport et hébergement
  • Télécommunications
  • Autres communications
  • Loyer de bureau et frais généraux
  • Fournitures de bureau et impression
  • Services professionnels
  • Initiatives d’information communautaire
  • Conception, mise en œuvre et entretien de systèmes
  • Matériel et logiciels nécessaires au soutien de la collecte, de l’analyse et de la déclaration des données

Les demandes de fonds supplémentaires pour les frais d’« administration » générale d’un projet (10 % du coût du projet, par exemple) ne sont pas valides. Le coût de l’administration des projets du PDPI doit être intégré aux dépenses proposées plutôt que de s’y ajouter.

Le PDPI peut seulement servir au remboursement des frais qui étaient soumis dans une proposition avant que les dépenses soient engagées.

Restrictions relatives aux approbations

Financement de projet seulement : Le PDPI n’offre pas de fonds opérationnels de base. On informe les bénéficiaires que le financement du PDPI ne doit pas être perçu comme une source de revenus permanente.

Répétition et prolongation de projets : Le PDPI ne peut pas financer de projets identiques ayant le même bénéficiaire d’une année à l’autre. Un projet peut être repris si les bénéficiaires sont différents, comme lorsqu’une organisation répète un projet de formation pour de nouveaux bénéficiaires qui n’ont pas encore suivi cette formation.

Les destinataires et bénéficiaires ne doivent pas considérer le financement consenti par le PDPI pour les activités de l’année en cours comme une garantie qu’AANC financera les activités connexes prévues pour les exercices suivants.

Bénéficiaires visés par la gestion des défauts de conformité : Les bénéficiaires visés par la gestion des défauts de conformité sont invités à présenter une demande de financement au titre du PDPI aux fins de la réalisation des projets de renforcement des capacités de gouvernance, qui les aideront à achever leur plan d’action de la gestion. Les fonds du PDPI ne peuvent servir à régler le coût de la cogestion ou des séquestres-administrateurs.

Double emploi : Le PDPI est conçu de manière à être mis en œuvre avec souplesse, mais il est aussi conçu de telle façon que ses activités ne fassent pas double emploi avec celles que financent d’autres programmes et qu’il ne complète pas le financement dans d’autres domaines de programme. Les activités visant à fournir de la formation, des ressources ou des services à un programme précis d’AANC ne sont pas admissibles au financement. Les activités qui ont indirectement des incidences sur plusieurs programmes ou sur la totalité des programmes, parce qu’elles renforcent la capacité de gouvernance du bénéficiaire en ce qui concerne au moins une des dix fonctions du gouvernement, sont admissibles au financement.

Ressources existantes de gouvernance : Lorsqu’il existe des ressources similaires à une activité proposée dans le cadre d’un projet, le PDPI ne finance pas la totalité du coût de l’élaboration d’un nouveau produit. Dans les cas de ce genre, le PDPI pourra financer les coûts associés à la planification, à la participation, à l’adaptation de produits existants aux besoins particuliers du bénéficiaire, à la ratification et à la mise en œuvre.

L'administration centrale d'AANC a réuni des exemples des nombreux produits et gabarits généralement créés grâce aux fonds du PDPI.

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