Vérification du cadre de contrôle de gestion pour les subventions et contributions (2014-2015) - Processus d’évaluation générale

Septembre 2015

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Table des matières

Acronymes

AADNC

Affaires autochtones et Développement du Nord Canada

AC

Administration centrale

AF

Agent de financement

CCG

Cadre de contrôle de gestion

CEPT

Centre d’expertise des paiements de transfert

CT

Conseil du Trésor

DGSPNI

Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits (Santé Canada)

DPF

Dirigeant principal des finances

DPT

Directive sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor

EG

Évaluation générale

GCR

Gestionnaire du centre de responsabilité

PPT

Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor

S et C

Subventions et contributions

SC

Santé Canada

SGISC

Système de gestion de l’information - subventions et contributions

 

 

Résumé

Contexte

Afin de promouvoir la conformité à la Politique sur les paiements de transfert (PPT) du Conseil du Trésor ainsi que de faciliter la gestion des ententes de financement qui ont été négociées entre Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) et les bénéficiaires de fonds, un outil d'évaluation générale (EG) a été mis en place à l'automne 2010. Cet outil permet de dresser annuellement un portrait du rendement antérieur du bénéficiaire de fonds et cerne les points forts et les risques émergents qui pourraient influer sur la façon dont AADNC gère les paiements de transfert à l'intention du bénéficiaire.

L'EG est un outil évolutif. La version 1 de l'EG a été mise en œuvre et utilisée à l'automne 2010 pour les ententes de financement de l'exercice 2011-2012. Depuis, la version 2 a été mise en œuvre et utilisée pour les années de financement subséquentes.

Les résultats de l'EG sont censés influer sur la durée des ententes de financement, la fréquence et le type des activités de surveillance du Ministère (et des exigences afférentes en matière de déclaration), sur la souplesse du mode de financement ainsi que l'admissibilité du bénéficiaire à certains modes de financement. C'est pourquoi le Ministère doit pouvoir attester de la cohérence et de la transparence des résultats de l'évaluation.

Objectif et portée de la vérification

La vérification avait pour objectif de fournir à la haute direction une assurance quant à la pertinence et à l'efficacité de l'application de l'outil d'EG à la grandeur du ministère des Affaires autochtones et Développement du Nord Canada, afin d'appuyer la gestion des ententes de financement conclues avec les bénéficiaires de fonds.

La portée de la vérification a visé à évaluer la pertinence et l'efficacité de l'outil d'EG (Parties A, B et C), de manière horizontale, à partir d'un échantillon de sept (7) régions pour l'exercice 2014-2015, afin d'évaluer si l'outil d'EG est appliqué de façon constante.

Énoncé de conformité

La vérification est conforme aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

Conclusion

La vérification a révélé que les EG sont exécutées conformément à la Directive 410 – Évaluation générale du Ministère. Cependant, des discordances ont été relevées, entre les régions et les secteurs, dans les processus établis pour élaborer, examiner et approuver les EG, ainsi que dans la documentation et les analyses devant appuyer les résultats de l'évaluation.

 

Afin d'établir des processus plus uniformes pour l'élaboration, l'étude et l'approbation des EG et d'améliorer les performances à cet égard dans l'ensemble du Ministère, la vérification a dégagé des pistes d'amélioration pour les outils, l'orientation et la formation associés au processus d'EG.

De plus, la vérification a révélé que les notes des EG n'affectent pas de façon égale le niveau des exigences administratives imposées aux bénéficiaires. Bien que le but visé par la Politique sur les paiements de transfert soit de permettre l'adoption d'une démarche fondée sur le risque en matière de déclaration et de surveillance, les limites actuelles des régimes de déclaration et de gestion des programmes font que les régions et les secteurs n'arrivent pas à ajuster soit les exigences de déclaration ou la surveillance des bénéficiaires à la lumière des notes des EG.

Recommandation

L'équipe de vérification a identifié des aspects pour lesquels la pertinence et l'efficacité de l'outil d'EG devraient être améliorées et a formulé quatre (4) recommandations en conséquence :

  1. Le Comité de surveillance de la gestion des subventions et des contributions devrait mettre au point et coordonner un programme d'assurance et de contrôle de la qualité pour l'ensemble du Ministère afin de lui fournir une assurance que les EG sont effectuées de façon uniforme et que les résultats de l'évaluation sont suffisamment justifiés. Le programme d'assurance et de contrôle de la qualité devrait comprendre l'examen et l'évaluation des EG, Parties A, B et C.
  2. Le Comité de surveillance de la gestion des subventions et des contributions devrait veiller à la normalisation des listes de contrôle et gabarits propres aux programmes servant à appuyer l'analyse du risque dans l'ensemble des régions. Avant leur mise en œuvre, ces listes de contrôle et gabarits devraient être soumis à une évaluation de leur conformité aux considérations en matière de risque et aux points de référence énoncés dans le Cahier de travail de l'évaluation générale (GA Workbook).
  3. Le Comité de surveillance de la gestion des subventions et des contributions devrait améliorer l'uniformité des exigences de déclaration et de surveillance appliquées aux bénéficiaires ainsi que la souplesse des modes de financement offerts aux bénéficiaires sur la base de leur niveau de risque.
  4. Le Comité de surveillance de la gestion des subventions et des contributions devrait donner suite aux recommandations énoncées ci-dessous afin de combler les lacunes identifiées au regard de la Directive 410 – Évaluation générale et du Cahier de travail de l'évaluation générale.
    1. Une mise à jour devrait être apportée à la Directive 410 – Évaluation générale afin de mieux définir :
      1. le rôle et les responsabilités des Services de financement et des représentants de programme dans l'élaboration, l'examen et l'analyse du bien-fondé des composantes relatives aux programmes d'une EG-Partie A, et
      2. le rôle et les responsabilités des bureaux régionaux dans l'examen et l'analyse du bien-fondé de l'incidence des données de Santé Canada dans les notes des EG.
    2. Le Cahier de travail de l'évaluation générale devrait être actualisé de façon à inclure les points de référence relatifs aux cotes de risque faible-moyen et moyen-élevé pour chacune des considérations, sur la base de critères pertinents comme les éléments déjà inclus pour les cotes de risque faible, moyen et élevé.
    3. Afin d'assurer une notation uniforme des EG, une mise à jour devrait être apportée la Directive 410 et au Cahier de travail de l'évaluation générale pour mieux indiquer comment les considérations particulières, comme celles établies durant la vérification, doivent être examinées et abordées au cours de la réalisation des EG.
    4. La Directive 410 devrait être mise à jour pour clarifier les rôles et les responsabilités relatifs à l'examen et à l'approbation des EG, en précisant le niveau décisionnel approprié pour l'approbation des EG-Partie A et EG-Partie B et garantir leur application uniforme dans l'ensemble des régions et des secteurs.

Réponse de la direction

La direction approuve les constatations et a accepté les recommandations contenues dans le rapport. Pour y répondre, elle a élaboré un plan d'action, compris dans le présent rapport.

 

 

1. Contexte

1.1 Subventions et contributions

Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) verse aux Premières nations et à d'autres bénéficiaires un financement sous forme de subventions et de contributions (S et C) pour la prestation de programmes et de services, dans des domaines comme l'éducation, la gestion des terres, le développement social et les infrastructures communautaires. Le Ministère a versé 6,3 milliards de $Note de bas de page 1 en S et C au cours de l'exercice 2014-2015.

Les programmes de paiements de transfert sont administrés conformément à la Politique sur les paiements de transfert (PPT) et à la Directive sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor (CT), en vigueur depuis le 1er octobre 2008. La PPT et la DPT ont pour objectif de garantir que les programmes de paiements de transfert sont gérés de façon juste, transparente et responsable, compte tenu des risques, qu'ils sont axés sur les citoyens et les bénéficiaires et conçus en fonction des diverses priorités du gouvernement et des résultats attendus. Plus précisément, la PPT énonce les attentes voulant qu'une démarche axée sur les risques soit adoptée à la conception des programmes de paiements de transfert, des modalités des programmes, des ententes de financement, de la surveillance et de la vérification des bénéficiaires.

AADNC a procédé à la mise en œuvre initiale de la PPT et de la DPT en mars 2011. Afin de répondre aux exigences de la PPT, le Secteur du dirigeant principal des finances (DPF) a établi le Centre d'expertise des paiements de transfert (CEPT), qui a mis en place le cadre de contrôle de gestion (CCG) pour les subventions et les contributions dans le but de permettre une gestion et une surveillance efficaces des programmes de subventions et de contributions et de garantir le respect de la politique et de la directive sur les paiements de transfert. En tant que responsable de la gestion globale des fonds de paiements de transfert, le DPF d'AADNC est le gardien du CCG appliqué au Ministère. Le CCG énonce les rôles et les responsabilités au regard des S et C, en particulier quant à la gestion des programmes (conception et mise en œuvre d'un programme) et aux opérations de paiement de transfert (opérations d'un programme avec les bénéficiaires), et fixe les attentes du Ministère quant à la gestion des S et C entre les régions et l'administration centrale (AC).

Le CCG fait l'objet d'une vérification annuelle en raison de l'importance du financement par S et C au regard du budget global et du mandat du Ministère.

1.2 L'évaluation générale

Mise en œuvre à l'automne 2010, l'évaluation générale (EG) permet la conformité avec la PPT et la gestion des ententes de financement négociées entre AADNC et les bénéficiaires de financement. Cet outil permet de dresser annuellement un portrait du rendement antérieur du bénéficiaire de financement et de cerner les points forts et les risques émergents qui pourraient influer sur la façon dont AADNC gère les paiements de transfert au bénéficiaire. L'EG permet à AADNC d'évaluer la capacité des bénéficiaires d'accéder à divers modes de financement, notamment les ententes pluriannuelles. Les résultats de l'EG peuvent aussi mener à des ajustements aux exigences de déclaration imposées par AADNC au bénéficiaire.

Depuis 2013-2014, AADNC a collaboré avec Santé Canada (SC) à l'élaboration d'ententes relatives à des programmes multiples continus pour le versement de fonds aux bénéficiaires recevant à la fois un financement d'AADNC et de la Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits (DGSPNI) de Santé Canada. Pour l'exercice 2014-2015, les EG-Partie A élaborées pour les bénéficiaires dans le cadre d'ententes relatives à des programmes multiples continus ont inclus une évaluation des activités de gestion de programme des bénéficiaires associées à la fois aux programmes d'AADNC et de la DGSPNI.

L'EG est un outil évolutif. La version 1 de l'EG a été mise en œuvre et utilisée à l'automne 2010 pour les ententes de financement de l'exercice 2011-2012. Depuis, la version 2 a été mise en œuvre et utilisée pour les années de financement subséquentes. L'échelle de pointage des considérations y a été affinée, de même que les pondérations appliquées à chacun des facteurs de risque qui ont été simplifiés.

Un Cahier de travail de l'évaluation générale (GA Workbook) a été créé pour mieux uniformiser la réalisation des EG. Le cahier de travail énonce les diverses « considérations » et les points de référence associés, à évaluer pour chaque facteur de risque (gouvernance, planification, gestion financière, gestion de programme et autres considérations) dans la réalisation d'une EG. Le Cahier de travail de l'évaluation générale favorise une approche équitable et cohérente pour la gestion des ententes de financement.

Le Cahier de travail de l'évaluation générale est divisé en deux parties : la Partie A, pour les relations de financement plus complexes, et la Partie B, pour les relations de financement moins complexes. La Partie A est remplie dans le cas des bénéficiaires qui ont une relation continue avec AADNC, avant que ne soit conclue une entente de financement, puis une fois par année subséquemment pour les ententes pluriannuelles dans lesquelles le bénéficiaire est considéré comme présentant un risque moyen ou plus important. Les EG-Partie A sont généralement remplies par les bureaux régionaux; une petite partie seulement est remplie par les secteurs de l'AC. Les EG-Partie A comprennent une évaluation des facteurs de risque suivants : Gouvernance, Planification, Gestion financière et Gestion de programme (applicables pour chaque programme admissible pour lequel le bénéficiaire reçoit des fonds).

Contrairement aux EG-Partie A, les EG-Partie B servent à évaluer les bénéficiaires d'un projet ponctuel ou d'un service particulier continu faisant l'objet d'une entente de financement qui lui est propre. Les EG-Partie B comprennent une évaluation de la gouvernance, des antécédents en matière de rendement, de la stabilité financière et de la planification du bénéficiaire, ainsi que de la complexité du projet pour ce programme ou projet. La Partie B renferme une catégorie de risque « Autres considérations », utilisée lorsque des exigences de programme particulières rendent nécessaire l'évaluation de sphères de risque additionnelles. Pour 2014-2015, 30 % des EG-Partie B ont été remplies par des secteurs de l'AC.

L'EG-Partie C sert à évaluer le risque et la capacité d'un bénéficiaire de programmes multiples continus, afin d'éclairer la décision d'admettre le bénéficiaire à une entente de financement par contribution globale ou de renouveler son adhésion à une telle entente. C'est pourquoi les EG-Partie C appliquent des critères beaucoup plus détaillés que les EG-Partie A et EG-Partie B et fournissent une liste de contrôle qui détermine une cote d'évaluation numérique pour chaque catégorie de risque. Les EG-Partie C sont remplies par les bureaux régionaux.

Les résultats de l'EG sont censés influer sur la durée des ententes de financement, la fréquence et le type des activités de surveillance du Ministère (et des exigences afférentes en matière de déclaration), sur la souplesse du mode de financement ainsi que l'admissibilité du bénéficiaire à certains modes de financement. C'est pourquoi le Ministère doit pouvoir attester de la cohérence et de la transparence des résultats de l'évaluation. C'est en raison de ces facteurs qu'a été prise la décision de faire des EG l'élément central de la présente vérification.

 

 

2. Objectif et portée de la vérification

2.1 Objectif de la vérification

La vérification avait pour objectif de fournir à la haute direction une assurance quant à la pertinence et à l'efficacité de l'application de l'outil d'EG dans l'ensemble du Ministère pour ce qui est de la gestion des ententes de financement conclues avec les bénéficiaires de fonds.

2.2 Portée de la vérification

La portée de la vérification visait principalement à mesurer la pertinence et l'efficacité des Parties A, B et C de l'outil d'EG, notamment :

  • le travail de supervision associé à l'établissement et à la mise au point des résultats et de la notation de l'évaluation;
  • la sélection d'un mécanisme de financement approprié, compte tenu des résultats de l'EG, selon les besoinsNote de bas de page 2;
  • les activités et la participation de chacun des bénéficiaires dans le cadre de l'évaluation annuelle;
  • les outils ainsi que les mécanismes de gouvernance et d'orientation utilisés pour assurer l'application uniforme de l'évaluation dans toutes les régions. 

La portée de la vérification comprenait l'examen d'un échantillon d'EG, Partie A, Partie B et Partie C, pour l'exercice 2014-2015 couvrant les visites à trois (3) bureaux régionaux, ainsi qu'un examen de quatre (4) autres régions.

La portée de la vérification ne s'étendait pas, toutefois, aux résultats des EG menées par Santé Canada. Elle ne couvrait que le processus d'examen et d'approbation d'AADNC pour l'EG complétée, qui inclut les composantes réalisées par Santé Canada.

 

 

3. Démarche et méthodologie

La vérification interne a été effectuée conformément aux exigences de la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor et a observé les Normes pour la pratique professionnelle de la vérification interne ainsi que les Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l'Institut des vérificateurs internes.

L'équipe de vérification a examiné suffisamment d'éléments probants et recueilli suffisamment de données pour fournir un niveau d'assurance raisonnable à l'appui de ses conclusions.

Les principales techniques de vérification utilisées étaient:

Afin de satisfaire aux critères de vérification énoncés à l'Annexe A, un échantillon de régions et de bénéficiaires a été choisi aux fins de contrôle, comme il est mentionné ci-dessus. L'approche adoptée pour déterminer l'échantillon est décrite ci-dessous.

Sélection des régions à visiter

La méthode d'échantillonnage a pris en compte les facteurs suivants dans la sélection des bureaux régionaux à visiter :

  • nombre d'EG réalisées par les bureaux régionaux;
  • nombre d'EG de risque faible, moyen et élevé par bureau régional, et
  • rétroaction recueillie durant la phase de planification auprès des personnes interviewées à l'AC et dans les régions.

Compte tenu des critères mentionnés ci-dessus et de l'objectif d'évaluer la pertinence et l'efficacité de l'application de l'outil d'EG dans l'ensemble du Ministère, les bureaux régionaux suivants ont été choisis pour des visites régionales :

  • Atlantique;
  • Alberta;
  • Colombie-Britannique.

Afin d'obtenir une image globale de la pertinence et de l'efficacité de l'outil d'EG, Parties A, B et C, nous avons élargi la portée de nos contrôles pour y inclure des EG menées dans les régions de l'Ontario, du Manitoba, de la Saskatchewan et du Québec. La vérification a aussi inclus des entrevues dans certains secteurs de programmes à l'AC axés sur la Partie B du Cahier de travail de l'évaluation générale, notamment les secteurs  Organisation des affaires du Nord, Terres et développement économique, et Traités et gouvernement autochtone.

 

 

4. Conclusion

La vérification a révélé que les EG sont exécutées conformément à la Directive 410 – Évaluation générale du Ministère. Cependant, des discordances ont été relevées, entre les régions et les secteurs, dans les processus établis pour élaborer, examiner et approuver les EG, ainsi que dans la documentation et les analyses devant appuyer les résultats de l'évaluation. 

Afin d'établir des processus plus uniformes pour l'élaboration, l'étude et l'approbation des EG et d'améliorer les performances à cet égard dans l'ensemble du Ministère, la vérification a dégagé des pistes d'amélioration pour les outils, l'orientation et la formation associés au processus d'EG.

De plus, la vérification a permis de constater que les notes attribuées n'affectent pas de façon égale le niveau des exigences administratives imposées aux bénéficiaires. Bien que le but visé par la Politique sur les paiements de transfert soit de permettre l'adoption d'une démarche fondée sur le risque en matière de déclaration et de surveillance, les limites actuelles des régimes de déclaration et de gestion des programmes font que les régions et les secteurs n'arrivent pas à ajuster soit les exigences de déclaration ou la surveillance des bénéficiaires sur la base des notes des EG.

 

 

5. Observations et recommandations

À la lumière des éléments probants recueillis par l'examen de la documentation, les analyses et les entrevues, l'équipe de vérification a évalué chacun des critères de vérification et a tiré des conclusions pour chacun d'eux. Lorsqu'un écart important a été observé entre un critère de vérification et la pratique observée, le risque associé à cet écart a été évalué, des conclusions ont été tirées et des pistes d'amélioration ont été recommandées.

5.1 Rôles et responsabilités

Mise au point par le CEPT et entrée en vigueur le 1er avril 2011, la Directive 410 – Évaluation générale (Directive 410) énonce certains rôles et responsabilités clés pour la réalisation, l'examen et l'approbation des EG, ainsi que la tenue du cadre des EG, y compris l'élaboration d'outils de formation et de travail. Le Guide de l'utilisateur, révisé en août 2011, comprend aussi le mandat du Comité de gestion des paiements de transfert régional/sectoriel.

Plus précisément, la Directive 410 assigne la responsabilité de la réalisation des EG aux services de financement ou au programme équivalent, la supervision étant assurée par les directeurs généraux régionaux ou les directeurs généraux de la direction générale du programme, le Secteur du dirigeant principal des finances (DPF) et le Comité de gestion des paiements de transferts régional/sectoriel, ou l'équivalent. La vérification a révélé que bien que les rôles et les responsabilités assignés à certains membres du personnel clés participant au processus des EG soient clairement définis, la compréhension de certains rôles n'est pas uniforme. L'équipe de vérification a indiqué que des améliorations doivent être apportées pour garantir une approche uniforme dans l'exécution des composantes de programme des EG-Partie A et des EG-Partie B remplies par les secteurs de l'AC, ainsi que dans l'examen et l'analyse du bien-fondé des évaluations menées par Santé Canada.

5.1.1 Responsabilité au regard des composantes des programmes des EG-Partie A

À l'occasion des visites dans les régions, l'équipe de vérification a relevé des discordances dans l'assignation des responsabilités pour la réalisation, l'examen et l'analyse du bien-fondé des composantes des programmes des EG-Partie A. Plus précisément, l'équipe a constaté que la partie des EG consacrée aux programmes était, parfois, assignée directement aux représentants de programme régionaux, l'AF assigné n'ayant que peu ou pas l'occasion d'en vérifier le bien-fondé, alors que dans d'autres cas, elle était entièrement complétée par l'AF, sans consultation des représentants de programme, ou peu s'en faut. La Directive 410 ne stipule pas le niveau de responsabilité que doivent assumer les programmes dans la réalisation d'une EG, se limitant à indiquer que dans les régions, l'agent responsable (AF) travaillera en collaboration avec le gestionnaire du centre de responsabilité (GCR) des programmes régionaux ainsi qu'avec des spécialistes et, s'il y a lieu, avec les GCR de l'AC pour exécuter le volet de l'évaluation consacré à la Gestion de programme. Étant donné que les composantes des programmes de l'EG comptent pour environ le tiers de la note totale de l'EG, les écarts dans le degré de participation des représentants des programmes et des services de financement à l'évaluation ont entraîné des discordances tant dans l'établissement des notes que dans leur niveau de justification. Par exemple, la vérification a révélé que certains programmes justifiaient peu ou pas les notes attribuées, alors que d'autres fournissaient des justifications non adaptées aux considérations en matière de risque énoncées dans le Cahier de travail de l'évaluation générale.

5.1.2 Rôles et responsabilités pour les EG-Partie B remplies par les secteurs de l'AC

La vérification a mis au jour des divergences, au sein des secteurs de l'AC, dans le rôle et les responsabilités concernant la réalisation, l'examen et l'approbation des EG-Partie B. Bien que la Directive 410 et le Guide de l'utilisateur ne différencient pas le rôle et les responsabilités relatifs à la réalisation des EG, Parties A, B ou C, la vérification a révélé que l'examen, l'analyse du bien-fondé et l'approbation des EG-Partie B sont parfois effectués par un gestionnaire de centre de responsabilité alors que, dans d'autres cas, les évaluations sont simplement soumises à un examen par les pairs.

Sans l'application d'un processus d'examen et d'approbation uniforme à toutes les EG-Partie B, comprenant l'examen et l'approbation de l'EG par une personne ou un comité de surveillance détenant une autorité suffisante, le risque se pose de plus en plus que des évaluations comportant des notes attribuées ou justifiées de façon non conforme ne soient pas repérées et modifiées au besoin.

5.1.3 Rôle et responsabilités dans l'examen et l'analyse du bien-fondé des évaluations de Santé Canada

Les EG-Partie A élaborées pour les bénéficiaires dans le cadre d'ententes relatives à plusieurs programmes conjoints continus pour l'exercice 2014-2015 comprenaient une évaluation des activités de gestion de programme des bénéficiaires associées à la fois aux programmes d'AADNC et de la DGSPNI. Santé Canada avait la responsabilité de fournir les résultats de l'évaluation pour le programme de la DGSPNI, à inclure dans la note finale globale de l'EG servant à la prise de décisions par AADNC.

Lors des entrevues avec les représentants régionaux, l'équipe de vérification a constaté une compréhension inégale du niveau d'examen et d'analyse du bien-fondé requis du personnel régional au sujet des notes et du niveau de justification fournis par SC. Dans l'une des régions visitées, les notes fournies par SC étaient saisies directement dans le Système de gestion de l'information - subventions et contributions (SGISC), sans examen ni analyse du bien-fondé par AADNC. Cependant, dans une autre région, l'AF assigné a examiné et contrevérifié les notes d'évaluation fournies par SC. Les personnes interviewées dans les régions ont mentionné un manque de direction du CEPT quant aux responsabilités des régions dans l'examen des résultats de l'évaluation fournis par SC et l'analyse de leur bien-fondé.

Étant donné que les notes de Santé Canada peuvent influer considérablement sur la note attribuée à la considération Gestion de programme pour un bénéficiaire dans le cadre d'une entente relative à plusieurs programmes conjoints continus, il est essentiel de fixer des attentes claires quant aux responsabilités des régions dans l'examen et l'analyse du bien-fondé de l'influence de l'évaluation de SC sur la note globale attribuée au bénéficiaire par le Ministère.

5.1.4 Programme d'assurance de la qualité du Ministère pour les EG

Il est essentiel de s'assurer que les régions effectuent les évaluations de manière uniforme et que la notation est constante d'une région à l'autre. La Directive 410 indique qu'il revient au Secteur du DPF de mettre en œuvre périodiquement des mesures de supervision et des activités pour s'assurer de la conformité à la Directive. Pour satisfaire à cette exigence, le CEPT est censé élaborer et mettre en œuvre, pour l'ensemble du Ministère, un programme d'assurance et de contrôle de la qualité, qui comprendrait l'examen et l'analyse du bien-fondé des résultats de l'évaluation dans l'ensemble des régions et des secteurs.

Les entrevues menées auprès d'un échantillon de représentants des régions et du CEPT ont révélé qu'aucun programme d'assurance et de contrôle de la qualité n'a été élaboré et mis en œuvre dans l'ensemble du Ministère. Jusqu'à ce jour, les bureaux régionaux ont élaboré et mis en œuvre leurs propres programmes de contrôle et d'assurance de la qualité afin de dégager les écarts dans la notation et le niveau de justification fournis dans la région. Cependant, l'uniformité de la notation n'a fait l'objet d'aucun examen holistique.

L'absence d'un programme rigoureux d'assurance et de contrôle de la qualité permettant d'évaluer la constance de la notation entre les régions et d'analyser le bien-fondé du niveau de justification à l'appui des notes attribuées fait augmenter le risque que les divergences régionales dans la réalisation et la notation des EG ne soient pas repérées et réglées rapidement.

L'équipe de vérification a appris que les Opérations régionales envisagent de mettre en œuvre un processus d'examen par les pairs, dans lequel un échantillon d'EG-Partie A remplies dans les régions serait examiné et contrevérifié par une autre région. Cette proposition d'examen par les pairs pourrait constituer une composante clé d'un programme de contrôle et d'assurance de la qualité pour tout le Ministère, dans lequel les résultats ou les questions associés à l'examen seraient transmis en bout de ligne au CEPT, qui s'en chargerait.

Recommandation

  • Au sujet des mesures recommandées pour clarifier les rôles et les responsabilités dans la Directive 410, voir la recommandation 4, puce A, page 21.

1. Le Comité de surveillance de la gestion des subventions et des contributions devrait mettre au point et coordonner un programme d'assurance et de contrôle de la qualité pour l'ensemble du Ministère afin de lui fournir une assurance que les EG sont effectuées de façon uniforme et que les résultats de l'évaluation sont suffisamment justifiés. Le programme d'assurance et de contrôle de la qualité devrait comprendre l'examen et l'évaluation des EG, Parties A, B et C.

5.2 Formation, outils et orientation

L'équipe de vérification a constaté des écarts dans le niveau de formation offert aux personnes chargées de remplir, d'examiner ou d'approuver les EG. Elle a aussi identifié des moyens de rendre le processus des EG plus objectif grâce à des améliorations au Cahier de travail de l'évaluation générale.

5.2.1 Formation

Lors du déploiement initial du processus et des outils d'EG, le CEPT a élaboré une formation sur la façon de remplir les EG au moyen du Cahier de travail de l'évaluation générale et du SGISC et l'a offerte aux secteurs de l'AC et aux bureaux régionaux. Une fois cette formation terminée, seule une formation en ligne sur l'utilisation de l'outil d'EG dans le SGISC a été offerte (p. ex. les touches à actionner pour remplir les évaluations). Cette formation ne donne aucune indication sur l'interprétation des considérations en matière de risque énoncées dans le Cahier de travail ni sur le niveau de justification requis pour la notation. De plus, les entrevues menées auprès d'un échantillon de représentants des secteurs de l'AC et des bureaux régionaux ont révélé que de nombreuses personnes chargées de remplir les EG ignoraient l'existence de la formation en ligne et ont réclamé une formation de base sur l'EG.

Récemment, le CEPT a reconnu la nécessité d'offrir une formation complémentaire sur le processus d'EG et a élaboré un énoncé de travail dans le but d'embaucher un conseiller chargé d'étudier et de réviser les documents de formation et d'offrir des séances de « formation des formateurs » dans tous les  bureaux régionaux à compter de l'automne 2015.

5.2.2 Outils et orientation

Les personnes chargées de remplir les EG doivent répondre aux exigences énoncées dans le Cahier de travail. Celui-ci indique les catégories de risques et les considérations à appliquer dans les évaluations ainsi que les points de référence permettant d'attribuer un niveau faible, moyen ou élevé à chaque considération en matière de risque. Les points de référence énoncent les éléments qu'un bénéficiaire doit avoir en place pour atteindre le niveau de risque attribué.

Au cours des entrevues, l'équipe de vérification a aussi constaté que la mesure selon laquelle les AF se référaient activement au Cahier de travail en remplissant l'EG-Partie A variait d'un agent à l'autre. En général, les AF novices se référaient davantage au Cahier de travail que leurs collègues plus expérimentés. L'utilisation inégale de cet outil pourrait faire en sorte que des AF commencent à s'écarter des points de référence clés énoncés dans le Cahier de travail et appliquent des critères d'évaluation différents des autres agents. Pour atténuer ce risque, l'équipe de vérification suggère fortement que, dans le cadre des séances de « formation des formateurs », le CEPT rappelle aux AF et aux examinateurs des EG l'importance d'appliquer les points de référence et les directives énoncés dans le Cahier de travail de l'évaluation générale afin que des critères d'évaluation uniformes soient appliqués aux évaluations générales.

En général, l'équipe de vérification n'a pas relevé de problèmes quant à la pertinence des points de référence établis pour les EG-Partie B et des trois premières catégories de risques pour les EG-Partie A (Gouvernance, Planification et Gestion financière). Cependant, des représentants de programme régionaux ont constaté des problèmes au sujet de la pertinence et de l'application des points de référence énoncés dans le Cahier de travail au regard du facteur de risque Gestion de programme et des considérations qui y sont associées. Par exemple, des représentants de programme ont dit avoir besoin d'indications complémentaires pour déterminer ce qui constitue une interruption, un retard ou un manque dans la prestation des services ou la réalisation des projets, quelles sont les attentes au regard de la qualification du personnel chargé des programmes et quels sont les politiques et les plans nécessaires à une bonne gestion du programme.

Le Cahier de travail étant un outil d'application nationale qui ne peut fournir que des indications générales sur les programmes et qui sert pour différents programmes, des membres du personnel chargé des programmes ont estimé que des indications adaptées aux différents programmes étaient nécessaires et ont donc établi leurs propres listes de contrôle ou grilles à inclure aux EG-Partie A et aux EG-Partie B. Par exemple, dans une région, une liste de contrôle/grille a été créée et est utilisée de façon constante dans l'évaluation du facteur de risque Gestion de programme au regard de l'Infrastructure communautaire. La liste de contrôle/grille stipule les attentes pour chaque considération en matière de risque, comme la liste des politiques requises par le Programme d'immobilisations - Plans et politiques relatifs aux services/projet - pour l'évaluation de la considération en matière de risque. Les résultats de ces listes de contrôle sont incorporés aux résultats globaux des EG.

Étant donné que les listes de contrôle et grilles propres aux programmes sont généralement établies et mises en œuvre au niveau régional, l'équipe de vérification a relevé des discordances dans la notation par rapport aux considérations en matière de risque et au niveau de justification attribué d'une région à l'autre pour les mêmes programmes.

L'équipe de vérification a aussi constaté qu'outre l'utilisation des cotes de risque faible, moyen et élevé, l'outil d'EG permet l'utilisation des cotes faible-moyen et moyen-élevé (soit une échelle à cinq degrés), qui n'ont pas été formellement définies au moyen de points de référence énoncés dans le Cahier de travail. En l'absence de critères définis pour les cotes de risque faible-moyen et moyen-élevé au regard de chaque considération en matière de risque, l'équipe de vérification a relevé des discordances dans leur utilisation parmi les différents programmes, les bureaux régionaux et les agents de financement.

Recommandation

2. Le Comité de surveillance de la gestion des subventions et des contributions devrait veiller à la normalisation des listes de contrôle et gabarits propres aux programmes servant à appuyer l'analyse du risque dans l'ensemble des régions. Avant leur mise en œuvre, ces listes de contrôle et gabarits devraient être soumis à une évaluation de leur conformité aux considérations en matière de risque et aux points de référence énoncés dans le Cahier de travail de l'évaluation générale (GA Workbook).

  • Au sujet des mesures recommandées pour l'établissement de points de référence additionnels dans le Cahier de travail de l'évaluation générale, voir la recommandation 4, puce B, page 21.

5.3 Résultats de l'évaluation des EG

5.3.1   Résultats de l'évaluation des EG

En soumettant à un contrôle détaillé un échantillon d'EG-Parties A, B et C au niveau du Ministère, l'équipe de vérification a relevé des écarts dans le niveau de justification fourni pour la notation, ainsi que dans les notes attribuées au regard des considérations en matière de risque pour des EG-Partie A et EG-Partie B. Dans le cas des EG-Partie C, l'équipe de vérification a constaté un niveau de justification adéquat constant dans la notation relative aux considérations en matière de risque.

En tentant de refaire l'évaluation pour un échantillon d'EG à partir de la seule information contenue dans le rapport d'EG et des points de référence énoncés dans le Cahier de travail, l'équipe de vérification a éprouvé de la difficulté à atteindre la même notation de risque pour certaines considérations. L'équipe a dû effectuer un suivi soit auprès d'un représentant de programme ou d'un AF afin de recueillir une justification suffisante pour certaines notes attribuées. Dans certaines circonstances, soit que l'équipe de vérification n'a pu obtenir une information suffisante pour justifier la note attribuée par l'évaluateur ou qu'elle aurait évalué le bénéficiaire différemment à la lumière de la justification fournie.

Dans les cas où l'équipe de vérification était en désaccord avec la note attribuée à un bénéficiaire par rapport à certaines considérations en matière de risque, la cote de risque globale du bénéficiaire serait généralement demeurée inchangée (c'est-à-dire qu'elle serait restée au niveau faible, moyen ou élevé). Cependant, pour deux (2) bénéficiaires (sur les 30 EG-Partie A examinées), l'équipe de vérification aurait élevé la cote de risque globale du bénéficiaire, la faisant passer du niveau faible à moyen ou du niveau moyen à élevé.

5.3.2 Considérations particulières

Outre les problèmes relatifs au niveau de justification de la note attribuée, mentionnés plus haut, ainsi que l'analyse du bien-fondé de la note, les vérificateurs ont relevé des discordances dans le traitement de circonstances particulières par les évaluateurs. Plus précisément, la vérification a révélé des écarts dans les notes attribuées au regard de certaines considérations en matière de risque, en raison d'un manque de directives et de normes quant à l'approche à adopter dans des situations particulières, notamment :

  • L'approche à adopter face à des considérations en matière de risque nécessitant de l'information ou des documents qui ne sont pas actuellement exigés des bénéficiaires dans les ententes de financement. Par exemple, les vérificateurs ont constaté que, parfois, lorsqu'un programme ne prescrivait pas formellement la production de rapports financiers, de politiques ou de plans stratégiques ou opérationnels, ceux-ci n'étaient pas réclamés ni étudiés. Dans d'autres cas, des évaluateurs ont demandé et étudié des documents qui n'étaient pas exigés du bénéficiaire dans l'entente de financement, mais qui étaient nécessaires pour évaluer le bénéficiaire par rapport à la considération en matière de risque.
  • L'approche à adopter face à des considérations en matière de risque lorsque l'exécution d'un programme donné habituellement confiée à la collectivité a été déléguée à une tierce partie. Par exemple, les vérificateurs ont constaté que, parfois, l'évaluation comprenait la capacité du bénéficiaire d'administrer des programmes alors que la responsabilité en avait été assignée à une tierce partie; dans d'autres cas, l'évaluation tenait compte de la capacité de la tierce partie d'assurer l'exécution du programme (plutôt que la capacité de la collectivité).
  • L'approche à adopter lorsque la pondération d'un programme est moins « importante » que la pondération qui lui est attribuée? L'outil d'EG-Partie A indique au préalable la pondération attribuée aux programmes aux fins de l'évaluation du facteur de risque Gestion de programme.L'équipe de vérification a relevé des circonstances dans lesquelles, par exemple, le Programme d'éducation comptait pour 30 % de la notation globale du risque. Cependant, le bénéficiaire ne recevait qu'environ 30 000 $ pour des étudiants vivant dans la réserve et qui fréquentaient des écoles provinciales hors réserve (plutôt que d'offrir un programme d'enseignement primaire/secondaire complet). Toute note attribuée à cette catégorie pourrait avoir un effet d'accroissement associé à la pondération, malgré que les fonds versés dans cette catégorie ne le justifient pas.

De plus, les vérificateurs ont relevé des écarts dans la période visée par la portée de l'évaluation. Parfois, le rapport d'EG ne représentait qu'une évaluation du rendement d'un bénéficiaire au cours du dernier exercice, alors que dans d'autres cas, un mauvais rendement antérieur, même s'il remontait à quelques années, influait sur la note. Dans un cas, l'équipe de vérification a constaté que l'évaluation tenait compte d'une action que le bénéficiaire était censé accomplir plus tard.

Enfin, la vérification a permis de constater que les perceptions des régions et des secteurs de l'AC divergeaient quant à savoir si les EG-Partie A et EG-Partie B devaient être fondées sur des données probantes, selon les points de référence et les critères d'EG. Les documents énonçant la procédure à suivre n'indiquent pas clairement si l'évaluateur a la responsabilité de non seulement demander si des documents clés comme des politiques et des plans existent, mais aussi d'en obtenir copie pour en évaluer l'exhaustivité et la pertinence.

Recommandation

  • Au sujet des mesures recommandées pour clarifier l'approche à adopter dans ces circonstances particulières, voir la recommandation 4, puce C, page 22.

5.4  Incidence sur les activités de surveillance et de rapport

Selon la PPT, les obligations administratives imposées aux bénéficiaires - nécessaires pour assurer un contrôle efficace, la transparence et la responsabilisation - doivent être proportionnelles au niveau des risques propres au programme, au niveau de financement et au profil de risques des bénéficiaires. La DPT précise que ces mêmes risques devaient influer sur le niveau de surveillance des bénéficiaires et les mesures de déclaration qui leur sont exigées.

Les entrevues menées auprès de représentants provenant d'un échantillon de bureaux régionaux et de secteurs de l'AC ont révélé que les notes attribuées aux EG ne sont pas utilisées de façon uniforme pour déterminer le niveau des exigences administratives appliquées aux bénéficiaires. Plus précisément, l'équipe de vérification a constaté qu'en raison des limites imposées par les cadres de contrôle de certains programmes, le niveau de surveillance et de déclaration exigé des bénéficiaires ne peut pas être adapté en fonction des résultats de l'EG.

Cette observation vient appuyer un constat de la Vérification du cadre de contrôle de gestion pour les subventions et contributions - Accent sur les cadres de contrôle des programmes et la production de rapports des bénéficiaires (2013-2014). Cette vérification a révélé que les régions et les programmes n'appliquent généralement pas de régimes de rapport et de gestion fondés sur les risques pour orienter les ressources ministérielles limitées vers les projets et les bénéficiaires présentant les risques les plus élevés. De même, la Vérification du Cadre de contrôle de gestion pour les subventions et contributions - Approches de financement (2012-2013) a révélé que le niveau de risque du bénéficiaire n'était pas toujours adéquatement pris en compte dans l'établissement et la sélection des modes de financement et des activités relatives à la conformité au sein du Ministère.

Conformément à la Directive 410, l'EG a été élaborée pour fournir un processus normalisé dans l'évaluation d'un bénéficiaire afin d'identifier les problèmes pouvant nuire à la réalisation des programmes financés par AADNC, dans le but de créer une certaine flexibilité au niveau des régimes de gestion des ententes de financement. C'est pourquoi l'EG devrait être le principal outil utilisé pour déterminer le niveau de production de rapports et d'autres exigences administratives imposées aux bénéficiaires, appuyé par des cadres de contrôle de gestion de programme offrant suffisamment de latitude pour permettre aux régions de choisir les exigences de déclaration et de surveillance adaptées aux notes de l'EG et à d'autres facteurs pertinents.

Recommandation

3. Le Comité de surveillance de la gestion des subventions et des contributions devrait améliorer l'uniformité des exigences de déclaration et de surveillance appliquées aux bénéficiaires ainsi que la souplesse des modes de financement offerts aux bénéficiaires sur la base de leur niveau de risque.

5.5  Processus d'examen et d'approbation

Selon la Directive 410, les rapports d'EG doivent faire l'objet d'un examen multiniveaux visant à garantir l'intégrité des différents documents de décision et l'uniformité du traitement pour l'ensemble des bénéficiaires. La Directive indique que les EG remplies sont d'abord examinées par un groupe de pairs, revues ensuite par un gestionnaire des Services de financement ou l'équivalent et, enfin, examinées et approuvées par le président du Comité de gestion des paiements de transfert, ou l'équivalent.

Le Guide de l'utilisateur de l'EG, annexe B, indique que les résultats de l'EG doivent être approuvés par un comité régional établi ou par un sous-comité délégué, au besoin. Une démarche fondée sur le risque doit être appliquée pour déterminer si les circonstances justifient que l'approbation de l'EG soit confiée à un Comité de gestion des paiements de transfert, de niveau supérieur.

L'équipe de vérification a déterminé une démarche solide et uniforme pour l'examen et l'approbation des EG-Partie C, lesquelles sont toutes examinées et approuvées par un comité de surveillance régional, composé de membres possédant une autorité suffisante. Cependant, des discordances ont été constatées dans l'examen, l'analyse du bien-fondé et l'approbation des EG-Partie A et EG-Partie B parmi un échantillon de bureaux régionaux et de secteurs de l'AC. Les trois visites régionales ont mené aux constats suivants :

  • Dans une des régions visitées, les EG ne sont pas soumises à un examen formel par les pairs ou par un comité de supervision ou de surveillance (outre l'approbation d'un gestionnaire dans le SGISC). Au contraire, seules les EG particulières affichant un seuil d'écart préétabli (hausse ou baisse de 5 % par rapport à la notation du risque antérieure) sont soumises à un examen et à une analyse du bien-fondé par le directeur des Services de financement. Aucune EG-Partie A ou EG-Partie B n'est examinée ni approuvée par le Comité régional des opérations ou un sous-comité.
  • Dans une autre région, toutes les EG-Partie A et EG-Partie B étaient examinées d'abord par un gestionnaire des services extérieurs, puis par la section régionale de Vérification des bandes et allégations. Les EG sont examinées et approuvées soit par le Comité d'examen des vérifications ou par une révision sommaire de la section Vérification des bandes et allégation (si le risque est très faible), puis approuvées dans le SGISC par un membre de la section. Les EG à risque moyen ou élevé, ainsi qu'une synthèse de tous les résultats des EG, sont examinées par le Comité régional des opérations.
  • Dans la dernière région visitée, les résultats de toutes les EG-Partie A et EG-Partie B étaient examinés par le gestionnaire des Services de financement et le comité régional d'évaluation du risque. Les résultats des EG évaluées comme posant un risque moyen-élevé ou élevé étaient aussi examinés par le Comité de gestion des paiements de transfert.

Pour aucun des trois programmes de l'AC faisant partie de l'échantillon un Comité de gestion des paiements de transfert n'a été établi pour examiner les EG-Partie B remplies. Dans tous les programmes, les EG étaient examinées et approuvées par un gestionnaire.

L'absence d'une approche uniforme pour l'examen et l'approbation des EG-Partie A et EG-Partie B fait augmenter le risque que des EG non justifiées ou incomplètes ne soient pas repérées et corrigées rapidement. De plus, sans un processus d'examen complet, comprenant l'examen et l'analyse du bien-fondé des EG par un comité ou une personne apte à exercer une surveillance adéquate de la réalisation de toutes les EG régionales ou sectorielles, des discordances dans les notes attribuées au regard des considérations en matière de risque pourraient passer inaperçues.

Recommandation

4. Le Comité de surveillance de la gestion des subventions et des contributions devrait donner suite aux recommandations énoncées ci-dessous afin de combler les lacunes identifiées au regard de la Directive 410 – Évaluation générale et du Cahier de travail de l'évaluation générale.

  1. Une mise à jour devrait être apportée à la Directive 410 – Évaluation générale afin de mieux définir :
    1. le rôle et les responsabilités des Services de financement et des représentants de programme dans l'élaboration, l'examen et l'analyse du bien-fondé des composantes relatives aux programmes d'une EG-Partie A, et
    2. le rôle et les responsabilités des bureaux régionaux dans l'examen et l'analyse du bien-fondé de l'incidence des données de Santé Canada dans les notes des EG.
  2. Le Cahier de travail de l'évaluation générale devrait être actualisé de façon à inclure les points de référence relatifs aux cotes de risque faible-moyen et moyen-élevé pour chacune des considérations, sur la base de critères pertinents comme les éléments déjà inclus pour les cotes de risque faible, moyen et élevé.
  3. Afin d'assurer une notation uniforme des EG, une mise à jour devrait être apportée la Directive 410 et au Cahier de travail de l'évaluation générale pour mieux indiquer comment les considérations particulières, comme celles établies durant la vérification, doivent être examinées et abordées au cours de la réalisation des EG.
  4. La Directive 410 devrait être mise à jour pour clarifier les rôles et les responsabilités relatifs à l'examen et à l'approbation des EG, en précisant le niveau décisionnel approprié pour l'approbation des EG-Partie A et EG-Partie B et garantir leur application uniforme dans l'ensemble des régions et des secteurs.
 

 

6. Plan d'action de la direction

Recommandations Réponses de la direction/mesures de suivi Gestionnaire responsable (titre) Date prévue de mise en œuvre (mois et année)
1. Le Comité de surveillance de la gestion des subventions et des contributions devrait mettre au point et coordonner un programme d'assurance et de contrôle de la qualité pour l'ensemble du Ministère afin de lui fournir une certaine garantie que les EG sont effectuées de façon uniforme et que les résultats de l'évaluation sont suffisamment justifiés. Le programme d'assurance et de contrôle de la qualité devrait comprendre l'examen et l'évaluation des EG, Parties A, B et C.

Sous la direction du DPF, le Comité des SMA chargé des subventions et des contributions s'emploie à mettre à jour le cadre ministériel de conformité et d'assurance afin de mieux intégrer ses activités de conformité et d'assurance dans une approche de gestion du risque. Une révision de l'actuelle méthodologie de notation des EG est envisagée dans le cadre de ces travaux, compte tenu de son importance comme élément fondamental du cadre.

Comité de surveillance de la gestion des subventions et des contributions Processus d'EG mis en œuvre d'ici septembre 2016
La révision de la méthodologie visera à rendre plus objective l'évaluation de la note d'EG en s'appuyant sur des éléments probants extérieurs pour chacun des paramètres constituant la note d'EG. Combinée à un examen des notes d'EG des PN à des fins de comparabilité par le Comité de surveillance de la gestion des subventions et des contributions, cette initiative répondra au besoin d'assurance et de contrôle de la qualité.  
2. Le Comité de surveillance de la gestion des subventions et des contributions devrait veiller à la normalisation des listes de contrôle et grilles propres aux programmes servant à appuyer l'analyse du risque dans l'ensemble des régions. Avant leur mise en œuvre, ces listes de contrôle et grilles devraient être soumises à une évaluation de leur conformité aux considérations en matière de risque et aux points de référence énoncés dans le Cahier de travail de l'évaluation générale (GAA Workbook). La révision de la méthodologie visera à rendre plus objective l'évaluation de la note d'EG en s'appuyant sur des éléments probants extérieurs pour chacun des paramètres constituant la note d'EG. C'est pourquoi l'ensemble des descriptions ou des points de référence servant à décrire ce qui constitue une situation de risque faible, moyen ou élevé pour chacune des considérations sera révisée afin d'en accroître l'objectivité. Pour ce faire, un Groupe de travail régional sur les EG sera formé pour étudier la situation à la lumière de l'expérience et des leçons retenues. Les recommandations et les résultats seront communiqués au Comité de surveillance de la gestion des subventions et des contributions, pour approbation. Comité de surveillance de la gestion des subventions et des contributions

Processus d'EG mis en œuvre d'ici septembre 2016

3. Le Comité de surveillance de la gestion des subventions et des contributions devrait améliorer l'uniformité des exigences de déclaration et de surveillance appliquées aux bénéficiaires ainsi que la souplesse des modes de financement offerts aux bénéficiaires sur la base de leur niveau de risque.

Des travaux en cours pour mettre à jour le cadre d'assurance et de conformité du Ministère, y compris la révision de la méthodologie de notation des EG, définiront le niveau de surveillance requis par le Ministère (ainsi que les exigences de déclaration applicables aux PN pour y répondre), en fonction du niveau de risque attribué à la PN compte tenu de la note.  Étant donné les ressources financières plafonnées du Ministère, l'objectif sera de concentrer davantage le temps et les efforts du personnel sur les PN à risque élevé et moins sur les PN présentant un risque faible.

Le cadre définira mieux les options de financement offertes aux PN compte tenu de leurs notes d'EG. Une utilisation plus intensive des subventions et des contributions globales est envisagée pour les PN ayant obtenu des notes d'EG faibles par le passé, ainsi qu'un engagement à valeur ajouté plus solide pour les PN à risque élevé.
Comité de surveillance de la gestion des subventions et des contributions

Processus d'EG mis en œuvre d'ici septembre 2016

4. Le Comité de surveillance de la gestion des subventions et des contributions devrait donner suite aux recommandations énoncées ci-dessous afin de combler les lacunes identifiées au regard de la Directive 410 – Évaluation générale et du Cahier de travail de l'évaluation générale.

A.   Une mise à jour devrait être apportée à la Directive 410 – Évaluation générale afin de mieux définir :

i. le rôle et les responsabilités des Services de financement et des représentants de programme dans l'élaboration, l'examen et l'analyse du bien-fondé des composantes relatives aux programmes d'une EG-Partie A, et

ii. le rôle et les responsabilités des bureaux régionaux dans l'examen et l'analyse du bien-fondé de l'incidence des données de Santé Canada dans les notes des EG.

La Directive sur les EG sera revue afin de mieux définir le rôle et les responsabilités des Services de financement et des représentants de programme dans l'élaboration, l'examen et l'analyse du bien-fondé des composantes des programmes des EG-Partie A.

La Directive sur les EG sera revue afin de mieux définir le processus d'examen et d'approbation des EG-Partie B.

La Directive sur les EG sera revue afin de mieux définir le rôle et les responsabilités des bureaux régionaux dans l'examen et l'analyse du bien-fondé de l'apport de Santé Canada aux notes d'EG. Les efforts vont se poursuivre en vue de produire une note d'EG unique pour les bénéficiaires communs, en conformité avec l'approche pangouvernementale. D'ici là, AADNC continuera d'honorer son engagement à travailler en étroite collaboration avec SC au sujet du processus d'EG.

Comité de surveillance de la gestion des subventions et des contributions Processus d'EG mis en œuvre d'ici septembre 2016

B. Le Cahier de travail de l'évaluation générale devrait être actualisé de façon à inclure les points de référence relatifs aux cotes de risque faible-moyen et moyen-élevé pour chacune des considérations, sur la base de critères pertinents comme les éléments déjà inclus pour les cotes de risque faible, moyen et élevé.

Le Cahier de travail de l'évaluation générale sera revu et l'ajout éventuel de points de référence pour les cotes de risque faible-moyen et moyen-élevé pour chaque considération en matière de risque, sur la base des critères pertinents, sera étudié.

C. Afin d'assurer une notation uniforme des EG, une mise à jour devrait être apportée la Directive 410 et au Cahier de travail de l'évaluation générale pour mieux indiquer comment les considérations particulières, comme celles établies durant la vérification, doivent être examinées et abordées au cours de la réalisation des EG.

La Directive sur les EG et le Cahier de travail seront mis à jour afin de fournir des directives additionnelles sur la façon dont les considérations particulières, comme celles relevées au cours de la vérification, doivent être abordées et traitées dans l'EG.

D. La Directive 410 devrait être mise à jour pour clarifier les rôles et les responsabilités relatifs à l'examen et à l'approbation des EG, en précisant le niveau décisionnel approprié pour l'approbation des EG-Partie A et EG-Partie B et garantir leur application uniforme dans l'ensemble des régions et des secteurs.

La Directive sur les EG sera révisée afin de clarifier les rôles et les responsabilités quant à l'examen et à l'approbation des EG, de préciser le niveau d'autorité pour l'approbation des EG-Partie A et Partie-B, et de garantir leur application uniforme dans l'ensemble des régions et des secteurs.
 

 

Annexe A : Critères de vérification

Afin d’assurer le niveau d’assurance approprié pour atteindre les objectifs de la vérification, les critères de vérification suivants ont été élaborés :

Critères de vérification

1.0 Les rôles et les responsabilités du personnel clé intervenant dans le processus d’EG ont été définis clairement et sont bien compris.
1.1 Les rôles et les responsabilités du personnel clé du CEPT intervenant dans le processus d’EG ont été définis clairement et sont bien compris.
1.2 Les rôles et les responsabilités du personnel clé des bureaux régionaux et des secteurs de programme intervenant dans le processus d’EG ont été définis clairement et sont bien compris.
1.3 Des activités de supervision suffisantes et adéquates ont été établies pour garantir une réalisation uniforme des EG dans toutes les régions.
2.0 Des outils, des directives et une formation appropriés sont mis à la disposition des intervenants chargés de remplir, d’examiner et d’approuver les EG dans le but de produire une information cohérente, fiable, complète, exacte et actuelle.
2.1 Des directives et une formation appropriées sont offertes à la direction des programmes et aux bureaux régionaux pour garantir que les EG sont remplies, examinées et approuvées de façon uniforme d’une région à l’autre.
2.2 Des grilles et des outils ont été élaborés afin de garantir que les EG sont remplies, examinées et approuvées de façon cohérente, fiable, complète, exacte et en temps voulu.
3.0 Les résultats d’évaluation sont justifiés adéquatement par une documentation et des analyses appropriées.
3.1 Des conditions formelles ont été établies pour la collecte d’une documentation suffisante et la réalisation d’analyses adéquates pour justifier les résultats d’évaluation.
3.2 Les résultats d’évaluation s’appuient sur des analyses complètes et une documentation adéquate.
4.0 Un processus approprié a été établi pour l’examen et l’approbation des EG
4.1 Les EG sont examinées et approuvées de façon cohérente par les autorités compétentes.
4.2 Un processus normalisé a été établi pour définir et évaluer l’incidence des changements sur l’environnement des bénéficiaires et la nécessité de réévaluer le rendement dans l’évaluation générale.
4.3 La sélection d’un mécanisme de financement approprié est fondée sur les résultats de l’EG.
 
 

 

Annexe B : Lois, règlements et politiques pertinents

Les sources autorisées suivantes (lois, règlements, politiques) ont été consultées et utilisées dans le cadre de la présente vérification :

  1. Politique sur la vérification interne, Conseil du Trésor du Canada
  2. Politique sur les paiements de transfert, Conseil du Trésor du Canada
  3. Directive sur les paiements de transfert, Conseil du Trésor du Canada
  4. Évaluation générale (EG) – Guide de l'utilisateur
  5. Cahier de travail de l'évaluation générale (mis à jour en août 2013)
  6. Cahier de travail de l'évaluation générale : Partie C - Bénéficiaires permanents de financement par contribution globale et d'autres modes de financement souples pour de multiples programmes
  7. Directive 410 – Évaluation générale
  8. AADNC : Cadre de contrôle de gestion intégré pour les subventions et contributions
 
 
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