Vérification horizontale du cadre de contrôle de gestion des subventions et des contributions de 2011-2012 (axée sur la cogestion et la gestion par un séquestre-administrateur) - Rapports de suivi en date du 30 septembre 2014

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 30 septembre 2014

DPF, OR

Vérification horizontale du cadre de contrôle de gestion des subventions et des contributions de 2011-2012 (axée sur la cogestion et la gestion par un séquestre-administrateur)
Date d'approbation 22-11-2012
   Recommandations du projet       Plan d'action    Date
   d'achèvement prévue   
   Réponse du programme   
1. La dirigeante principale des finances (DPF) devrait, en collaboration avec le sous-ministre adjoint principal (SMAP) des Opérations régionales (OR), revoir et clarifier la structure nationale de gouvernance de manière à assurer la mise en œuvre et le suivi adéquats de la Politique de prévention et gestion des manquements (PPGM), y compris les mesures de conformité et de suivi, les évaluations annuelles de l’application de la politique et la mise en commun des pratiques exemplaires des différentes régions.
  1. En collaboration avec le SMAP des OR, le DPF précisera, s’il y a lieu, les rôles et responsabilités qui figurent dans la PPGM et la directive connexe. L’information sera ajoutée aux lignes directrices et autres outils de communication.
  2. La Dirigeante principale des finances (DPF) envisagera de transformer le Comité directeur des SMA chargé de la mise en œuvre de la Politique sur les paiements de transfert en un comité de surveillance de paiement de transfert  pour assister la DPF dans la surveillance des outils, des directives et des politiques de paiement de transfert, incluant la PPGM.
  3. La DPF renforcera son rôle d’assurer la conformité et le suivi et inclura les évaluations annuelles dans un plan de conformité. Par l’entremise de téléconférences avec les directeurs généraux régionaux associés (DGRA) et des agents des services de financement, la DPF collaborera avec l’équipe des OR au maintien et à  l’amélioration d’une gestion des paiements de transfert axée sur le risque et fondée sur des pratiques exemplaires.
  4. En collaboration avec le personnel des OR et les programmes sociaux, la DPF a déjà présenté des exposés sur les rôles et les responsabilités en matière de conformité au Comité des directeurs généraux chargé de la mise en œuvre et des opérations (CDGMO), les 12 mars et 13 avril 2012. Une présentation au Comité des Opérations ministérielles est planifiée pour plus tard en 2012. Les discussions avec les différents intervenants se font de façon courante.
Avril 2013

État : En cours
Mise à jour/Justification
En date du 30 septembre 2013

  1. Demande de fermeture du dossier – La Politique de prévention et gestion des manquements a été examinée, en plus des directives et des lignes directrices.
  2. Le mandat du Groupe de travail des directeurs généraux et du Comité directeur des SMA sera examiné par les DG et les SMA d'ici la fin de novembre 2013.
  3. Demande de fermeture du dossier – La DPF a renforcé sa fonction de conformité et de surveillance en créant une nouvelle gouvernance pour la vérification des bénéficiaires, sous forme de comité de vérification des bénéficiaires, pour assurer une surveillance stratégique de tous les aspects de ces vérifications.
  4. Demande de fermeture du dossier – La DPF a participé au groupe de travail national sur l'approche relative à la conformité avec les OR et la Direction des programmes sociaux pour collaborer à l'élaboration d'une approche nationale cohérente de la conformité des programmes dans toutes les régions. Le rapport final et les recommandations du groupe de travail seront présentés lors de la réunion de la haute direction par le DGR, le responsable du projet de la région de Québec.
SVE : La mise en œuvre est faite en grande partie. La recommandation doit être classée.
2. Le sous-ministre adjoint principal des Opérations régionales devrait revoir le rôle des agents des services de financement (ASF), les compétences requises et les possibilités d’optimisation des ressources pour maximiser le temps consacré aux bénéficiaires. En outre, les ASF devraient recevoir une formation sur l’analyse des données contenues dans les états financiers et d’autres moyens devraient être envisagés pour leur permettre d’avoir accès au besoin à une expertise en la matière. Avec l’aide de la DPF et les avis des responsables des programmes et du Secteur de la vérification et de l’évaluation, l’équipe des OR examinera le rôle, les responsabilités et les compétences requises des agents des services de financement.

Le Secteur du DPF élaborera une analyse des états financiers et une formation connexe sera offerte dans le calendrier de formation du CEPT.
Juillet 2014

SVE : Remplacée par la recommandation no 4 dans le cadre de la Vérification du cadre de contrôle de gestion des subventions et contributions 2013-2014.

3. La dirigeante principale des finances devrait, en collaboration avec le sous-ministre adjoint principal des Opérations régionales, définir de concert avec les régions les exigences opérationnelles du système Paiements de transfert aux Premières nations et aux Inuits (PTPNI) se rapportant à la prévention et à la gestion des manquements, de manière à en améliorer la conception, la convivialité et l’élaboration de rapports, ce qui permettra la prise en compte efficace des exigences de la Politique de prévention et gestion des manquements. Avec la participation du SMAP des OR, des secteurs de programme et des groupes de travail (GT du PTPNI), le DPF agira en tant que chef de file pour établir des priorités pour la définition des exigences liées au système PTPNI

 Les priorités seront examinées en tenant compte du projet PTPNI/SAP et d’un gel de codes possible pour le PTPNI. Un calendrier de lancement sera établi en fonction de celles-ci.
Juin 2013

État : En cours
Mise à jour/Justification
En date du 30 septembre 2013

Demande de fermeture du dossier – Le partenariat collaboratif avec SC a permis de travailler ensemble sur la gestion des subventions et des contributions, y compris les systèmes. Le CEPT a travaillé étroitement avec les OR afin d'établir une liste des demandes ministérielles de changement du SGISC, laquelle comprend des changements pour traiter des exigences de la Politique de prévention et gestion des manquements. La liste a été présentée aux directeurs régionaux des Services de financement et des Services intégrés en août et les questions ont été classées par ordre de priorité.

Le Comité directeur consultatif du SGISC a été créé pour assurer la surveillance des priorités et a recommandé la formation de groupes de travail axés sur les utilisateurs pour recenser, élaborer et concevoir des solutions pour les futures améliorations du SGISC.

SVE : Mise en œuvre terminée. La recommandation sera classée.

4. Le sous-ministre adjoint principal des Opérations régionales devrait, en collaboration avec la dirigeante principale des finances, déterminer quelles données essentielles devraient être saisies par les agents des services de financement dans le système PTPNI (système de référence) et insister sur la nécessité d’utiliser ce système pour consigner l’information sur le rendement en ce qui concerne les interventions et la prévention et la gestion des manquements. La DPF avec l’aide du SMAP-OR identifiera les besoins en gestion de l’information et les communiquera aux régions et aux programmes à travers des outils de communication et de formation appropriés. La DPF explorera la faisabilité de mettre en œuvre une fonctionnalité de PTPNI et signaler toutes les informations importantes manquantes dans PTPNI relativement aux interventions. Novembre  2013

État : Demande de fermeture du dossier Mise à jour/Justification :
En date du 31 décembre 2013 :

Dans le cadre de la formation régionale sur la PPGM/EG, les participants sont tenus au courant des exigences critiques du SGISC en matière d'information.

La Politique de prévention et gestion des manquements a été révisée, en même temps que la Directive et les lignes directrices.

SVE : Mis en œuvre. La recommandation sera classée.

5. La dirigeante principale des finances devrait, en collaboration avec le sous-ministre adjoint principal des Opérations régionales, appuyer la mise en œuvre de la Politique de prévention et gestion des manquements (PPGM), en finalisant la transition pour l’utilisation de ressources d’experts, y compris la définition de la sélection et l’approbation des critères, en veillant à ce que les évaluations des séquestres-administrateurs soient menées, en formalisant un forum pour les régions afin de leur donner une rétroaction sur la performance des séquestres-administrateurs et des ressources spécialisées, en offrant des conseils et de la formation au personnel des régions, en finalisant les outils et le plan de déploiement de la PPGM et en tenant la haute direction de l’administration centrale et des régions au fait des progrès réalisés. La transition pour l’utilisation de ressources spécialisées est en cours, un cadre pour les ressources spécialisées a été conçu et sa mise en œuvre sera complétée d’ici la fin de l’année fiscale 2013-2014. Une liste de vérification pour le SA sera développée pour les besoins des régions. Le directeur du Groupe de travail sur les services financiers et le Regroupement général des directeurs de l’association régionale, tous les deux des OR, serviront en tant qu’OR pour les régions afin de leur fournir une rétroaction sur le rendement des SA et des ressources spécialisées et sur d’autres plans et rapports de mise en œuvre de la PPGM. Le bureau du DPF et les directeurs des services de financement des OR offrent du soutien à un groupe de travail sur la PPGM, qui transmet déjà l’avis des régions sur divers produits de la PPGM, y compris la formation.

Une séance de formation de formateurs sur la PPGM a eu lieu les 30 et 31 mai 2012, avec la participation de toutes les régions. D’autres formations sont prévues afin de maintenir le soutien à la mise en œuvre et l’utilisation de la nouvelle boîte à outils. La DPF a élaboré le matériel de formation pour les formateurs et les participants, les formateurs régionaux y ont maintenant accès grâce au réseau de formation sur les paiements de transfert.

Le cahier du plan d’action de la gestion est en préparation pour être publié sur le site internet de l’AADNC afin de pouvoir être utilisé quotidiennement. L’Outil de vérification des défauts (OVD) et le Modèle logique seront introduits au cours du présent exercice fiscal. Toute la boîte à outils de la PPGM a fait l’objet d’une révision par les Services légaux, les employés et les modifications du DPF et des OR ont été effectués sur plusieurs documents. Les Directeurs généraux des régions (par le biais de leurs représentants de la PPGM GT et du directeur principal, CEPT, fourniront une rétroaction sur les documents ayant fait l’objet d’une révision d’ici la fin du mois de décembre 2012. Une fois approuvé par la DPF, les documents de la boîte à outils seront publiés sur les sites internet et intranet, le cas échéant. La DPF et les régions évalueront ces outils durant le 1er trimestre 2013-2014. La DPF continuera de fournir des mises à jour au Comité des opérations ministérielles tel qu’exigés  par les politiques et les directives actuelles.  
Juin 2013

État : En cours
Mise à jour/Justification
En date du 30 juin 2013

Grâce aux efforts de collaboration (OR/DPF), le plan de formation commun sur la PPGM est terminé, et on a offert une formation conjointe AADNC-DGSPNI dans toutes les régions (10 séances) à plus de 100 employés des deux organisations dans la dernière année. Les instruments de la PPGM sont actuellement examinés à AADNC. Par conséquent, aucun travail conjoint supplémentaire n'a été réalisé avec SC. On demandera à SC une rétroaction sur l'examen des instruments de la PPGM pendant le T2 2013-2014.

Des modifications doivent être apportées aux instruments de la PPGM en raison des nouvelles instructions de la haute direction. Les révisions comprendront des changements terminologiques et des directives supplémentaires aux employés et aux bénéficiaires.

Les instruments révisés seront lancés lorsqu'ils auront été approuvés par le SM.

État : En cours
Mise à jour/Justification
En date du 30 septembre 2013

Demande de fermeture du dossier
La Politique de prévention et gestion des manquements a été examinée, en plus des directives et des lignes directrices.

SVE : Mise en œuvre terminée

Le CEPT confirme que la PPGM révisée, y compris les outils connexes et le matériel de formation (outil d'évaluation, manuel), a été communiquée aux régions. La recommandation sera classée.
 
 
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