Vérification de la planification des activités ministérielles - Rapports de suivi en date du 30 septembre 2014

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 30 septembre 2014

Secteur des politiques et de l'orientation stratégique

Vérification de la planification des activités ministérielles
Date d'approbation 21-11-2013
   Recommandations du projet       Plan d'action    Date
   d'achèvement prévue   
   Réponse du programme   
1. Le sous-ministre adjoint principal du SPOS doit prendre de nouvelles mesures pour faciliter la collaboration avec le SDPF et la DGSRHMT en vue d’harmoniser l’échéancier des activités de planification et d’introduire des processus qui tiennent compte de façon efficace des besoins en ressources liés aux priorités et aux engagements en matière de planification, en plus de s’assurer que ces processus favorisent une horizontalité dans les différents plans d’activités sectoriels lorsqu’il y a partage de responsabilités et que des dépendances existent entre les secteurs. Le SPOS a pris des mesures pour appuyer un meilleur alignement et une meilleure exécution des activités de planification comme le démontre la mise sur pied d’un Groupe de travail sur la planification intégrée avec le DPF et la DGSRHMT.

Depuis l’achèvement des travaux de vérification, le Groupe de travail a déjà été en mesure d’aligner le calendrier des plans de GI/TI, d’investissements et d’approvisionnement ainsi que les calendriers des plans d’activités, des ressources et des RH dans le cadre de deux processus intégrés mis en œuvre pour l'exercice 2014-2015.

Le SMA principal du SPOS, en partenariat avec le DPF et la DGSRHMT, examinera d’autres occasions d’intégrer plus étroitement les processus de planification et les produits afin de cerner les ressources requises pour réaliser les priorités et les engagements en matière de planification.

En outre, le SPOS ajustera les processus de planification des activités du Ministère à l'appui d’un alignement horizontal amélioré des plans d’activités du Secteur lorsqu’il y a des responsabilités partagées et des liens d’interdépendance.
31 mars 2015  
2. Le sous-ministre adjoint principal du SPOS doit mettre en place des mécanismes de soutien (p. ex. activités de formations supplémentaires, conseils axés sur l’établissement et la mise en œuvre de nouveaux processus, outils) et orienter davantage les secteurs dans l’élaboration de processus de planification efficients et efficaces. Le SPOS sollicitera la participation de la communauté de planification du Ministère, et lui offrira un soutien direct et indirect, régulier et continu de différentes façons (personnel de la Direction de la gestion axée sur les résultats, analystes principaux des résultats stratégiques (APRS), cadres et soutien rattachés à la simplification de l’AAP et du CRG, et par la planification de différentes tribunes comme le Forum sur la planification, les rapports, la gestion et l'analyse intégrés (FPRGAI), qui réunit des représentants de tous les secteurs et de toutes les régions, y compris le DPF et la DGSRHMT).

Avec la collaboration du DPF et de la DG de la DGSRHMT, le SMA principal du SPOS cherchera à appuyer des processus de planification plus efficients et efficaces en :

  • mettant au point des outils supplémentaires et nouveaux/révisés, de la formation et une orientation;
  • établissant un calendrier de planification;
  • cernant et communiquant les pratiques exemplaires et les enseignements tirés.
Septembre 2014

État : Demande de fermeture (terminé)

Mise à jour/Justification :
En date du 30/09/2014 :
Plusieurs guides d'information ont été préparés dans le but de faire mieux comprendre les composantes des processus de planification, de production de rapports et de mesure des résultats; ils seront intégrés au site Web de collaboration, GCConnex et diffusés par le biais de l'Express (troisième trimestre). Les outils ainsi que de la formation et l'orientation pour le cycle de planification 2015-2016 ont été mis à jour. Le site Web de collaboration est utilisé par la DGSRHMT, le SPOS et le DPF pour partager de l'information. Enfin, le FPRGAI continue de servir de forum pour le partage des pratiques exemplaires et des enseignements tirés au sein de la communauté de planification.

SVE : Fermeture du dossier recommandée. Classée.

3. Compte tenu des ressources disponibles, le SMA principal du SPOS doit concevoir et introduire un cadre de gouvernance qui favorise l’assurance de la qualité et la surveillance en définissant les attentes à l’égard des secteurs pendant que ceux-ci élaborent leurs plans d’activités, en fournissant du soutien par l’examen des plans afin d’en assurer la qualité et la cohérence, et en abordant la question de l’harmonisation des priorités et des exigences en matière de ressources que les plans sectoriels ont en commun. La planification des activités fait partie intégrante des fonctions de coordination et d'alignement pour produire des résultats et gérer des priorités concurrentes dans les limites des ressources disponibles. Par souci d’uniformité et de contrôle de la qualité, le SPOS offre, en plus de modèles de planification, une orientation appropriée à la communauté responsable de la planification.

Groupe de travail sur la planification intégrée, au besoin, examinera le cadre de gouvernance de la planification des activités, les plans d’activités et les liens avec les organes de gouvernance actuels au niveau du Secteur et du Ministère. Cette étude permettra de cerner les possibilités d’accroître l’uniformité de la qualité et la précision des plans d’activités du Secteur et de définir les attentes en matière d’assurance de la qualité et de surveillance ministérielle, en plus de favoriser l’alignement des priorités transversales/communes et des exigences en matière de ressources.  Le SPOS offrira un soutien individuel aux secteurs qui ont besoin d’une orientation supplémentaire pour atteindre le niveau de qualité attendu.
Septembre 2014

État : Demande de fermeture (terminé)

Mise à jour/Justification :
En date du 30/09/2014, le SPOS a achevé, de concert avec le DPF et la DGSRHMT, la révision des directives de planification des activités et de la grille d'évaluation et les a partagés par le biais du site de collaboration. De plus, la nouvelle approche de planification intégrée (actuellement en cours) propose la mise en place d'un comité d'examen spécial de l'Annexe L afin de garantir l'harmonisation des priorités et des besoins en matière de ressources. Les communautés de la planification, des finances et des ressources humaines appuient les Secteurs et les régions de façon continue.

SVE : Fermeture du dossier recommandée. Classée.

4. Le sous-ministre adjoint principal du SPOS doit faciliter l’élaboration des attentes ministérielles ainsi que la mise en œuvre d’une stratégie connexe pour appuyer la planification des activités dans l’ensemble d’AADNC, et préparer des directives générales (p. ex. lignes directrices) afin d’aider les secteurs à optimiser la valeur de leurs activités de planification dans leur contexte propre et veiller à leur uniformisation à l’échelle du Ministère de sorte que les plans soient à la fois adaptés et intégrés. Le SPOS, en partenariat avec le DPF et la DGSRHMT, a mis sur pied un Groupe de travail sur la planification intégrée afin de mettre au point des mécanismes pour appuyer une plus grande intégration de la planification à l’échelle du Ministère.

Afin de simplifier les travaux et d’intégrer la planification, le SPOS, le DPF et la DGSRHMT ont conjointement présenté au Comité de la haute direction, en octobre 2013, une approche commune à l’égard de la planification des activités, qui a reçu l'approbation du CHD pour le cycle 2013-2014. Le SPOS, le DPF et la DGSRHMT appuient les secteurs et les régions en leur fournissant une orientation annuelle en matière de planification de même qu’une analyse et de la rétroaction sur les plans, tant les ébauches que les versions finales.

En outre, le SPOS appuie directement les secteurs et les régions en offrant des conseils par l’entremise d’un modèle d’analystes principaux des résultats stratégiques (APRS) ainsi que par le biais des interactions du Ministère avec les responsables de la planification. Le SPOS diffuse aussi de l’information et des leçons retenues par le truchement du Forum sur la planification, les rapports, la gestion et l'analyse intégrés (FPRGAI), qui réunit des représentants de tous les secteurs et de toutes les régions, y compris du DPF et de la DGSRHMT.
   
Le SMA principal du SPOS élaborera, en collaboration avec le DPF et la DG de la DGSRHMT une orientation visant à appuyer la maturation et l’évolution de la planification des activités au sein du Ministère, assortie d’objectifs et d’attentes clairement communiqués au plan de la planification des activités. Mars 2014

État : Demande de fermeture (terminé)

Mise à jour/Justification :

En date du 30/09/2014 : une directive pour la période de planification de 2015-2016, qui s'appuie sur les enseignements qu'a tirés le groupe de travail sur la planification intégrée, a été élaborée pour les ressources financières, la planification des activités et la planification des ressources humaines; elle a été diffusée par le biais de la lettre d'appel unique des SM ainsi que sur le site Web de collaboration et RH en ligne (15 octobre 2014).

SVE : Fermeture du dossier recommandée. Classée.

Le Groupe de travail sur la planification intégrée élaborera un gabarit d’évaluation normalisé pour les plans d’activités qui servira de liste de contrôle de la qualité, cernera les forces, les pratiques exemplaires, les faiblesses, ainsi que les possibilités de simplification et d'alignement avec les priorités ministérielles. Novembre 2013

Demande de fermeture de dossier (terminé)
(Au 31 mars 2014) À la suite des consultations avec le Groupe de travail sur la planification intégrée, le SPOS a élaboré un gabarit d'évaluation normalisé pour les plans d'activités; il a commencé à l'utiliser pour évaluer les plans d'activités des secteurs et des régions pour 2014-2015.

SVE : Fermeture du dossier recommandée. Classée.

Le Groupe de travail examinera aussi la possibilité d'appliquer la « planification monoétape » comme elle est actuellement utilisée au MPO.

Demande de fermeture de dossier (terminé)
(Au 31 mars 2014) Le Groupe de travail sur la planification intégrée a consulté le ministère des Pêches et des Océans (MPO) au sujet de sa « planification monoétape »; il a été décidé de ne pas mettre en œuvre un tel modèle parce qu'il ne s'agit pas d'un modèle de planification intégrée, mais plutôt d'une seule lettre d'appel commune pour les multiples processus de planification et de production de rapports. De plus, le modèle du MPO n'intègre pas de renseignements financiers dans les plans d'activités.

SVE : Fermeture du dossier recommandée. Classée.

 
 
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