Évaluation de la mise en œuvre de l’approche améliorée axée sur la prévention au Québec et à l’Île-du-Prince-Édouard pour le programme des Services à l’enfance et à la famille des Premières Nations - Rapports de suivi en date du 30 septembre 2014

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité d'évaluation, de mesure du rendement et d'examen en date du 30 septembre 2014

SPPEDS

Évaluation de la mise en œuvre de l’approche améliorée axée sur la prévention au Québec et à l’Île-du-Prince-Édouard pour le programme des Services à l’enfance et à la famille des Premières Nations
Date d'approbation : le 5 février 2014
Recommandations du projet Plan d'action Date
d'achèvement prévue
Réponse du programme
1. Nous recommandons que l'administration centrale s'assure que les résultats escomptés et les mesures de rendement pour l'AAAP sont bien formulés et peuvent être facilement différenciés dans la Stratégie de mesure du rendement - Développement social.

1a) L'administration centrale inclura une annexe à la Stratégie de mesure du rendement (SMR) - Développement social d'AADNC au niveau du sous-programme (2.2.4) pour les Services à l'enfance et à la famille. Cette annexe précisera clairement les détails, les attentes, les résultats escomptés et les indicateurs associés aux activités du sous-programme, y compris l'AAAP.

1b) En avril 2014, l'administration centrale retournera devant le CEMRE pour faire approuver cette annexe (qui sera jointe à la version modifiée de la SMR du sous-programme) et pour déposer son compte rendu annuel sur la SMR liée au développement social.

Avril 2014

État : Terminée – fermée

Mise à jour au 30 juin 2014

  1. La Direction générale de la politique sociale et des programmes (DGPSP) a mis au point une version abrégée de la Stratégie de mesure du rendement pour le développement social de 2011, qui comprend des annexes propres aux programmes. L'annexe E concerne directement le sous-programme des SEFPN et fournit des renseignements sur les résultats préliminaires, les sources de données secondaires et les indicateurs mis à jour, ce qui comprend l'AAAP.
  2. Le 25 avril 2014, la DGPSP a présenté au Comité de l'évaluation, de la mesure du rendement et de l'examen son compte rendu annuel sur l'état de la mise en œuvre de la Stratégie de mesure du rendement pour le développement social de 2011. La version abrégée de la Stratégie de mesure du rendement pour le développement social de 2011 a été présentée et approuvée. Ce document sera mis à jour chaque année et affiché sur Internet en août 2014.

SVE : Recommandation de fermer le dossier - pleinement mis en œuvre. Fermée.

2. Nous recommandons que le personnel des régions et de l'administration centrale améliore ses activités de surveillance et de compte rendu de l'AAAP :

  1. En fournissant des conseils, de l'encadrement et de la surveillance quant à la mise en application par les organismes d'une approche de gestion axée sur les résultats, qui intègre la planification, l'affectation des ressources, les activités et les mesures de rendement, en vue d'améliorer la prise de décisions, la transparence et la reddition de comptes;
  2. En s'assurant que les activités de prévention sont signalées en fonction des résultats escomptés pour l'AAAP et que les dépenses liées à la prévention sont suivies et comptabilisées.
  1. En tenant compte des rôles et des responsabilités propres à chaque partenaire, le Ministère se prononcera à ce sujet par la diffusion d'un cadre de responsabilités dans lequel seront précisés les rôles et responsabilités des trois parties, y compris les attentes à l'égard des bénéficiaires du financement d'AADNC; faisant en sorte que les responsables des programmes continuent de travailler avec leurs collègues provinciaux à des questions telles que la reddition de comptes, la conformité, le contrôle et la surveillance des organismes de SEFPN dans les réserves puisque ce sont les provinces qui sont principalement responsables de fournir les services à l'enfance et à la famille quel que soit le lieu de résidence;
  2. AADNC veillera à ce que tous les résultats escomptés pour l'AAAP soient communiqués et à ce que les dépenses soient suivies dès que la phase 2 du SGI pour les SEF aura été lancée le 1er avril 2014. On analysera les indicateurs par région et par organisme afin d'obtenir une analyse détaillée des investissements fournis dans le cadre de l'AAAP et des résultats de ceux-ci.
Automne 2015

Mise à jour/justification :
En date du 30 septembre 2014 :

2a. Au Québec, au cours des réunions de la table tripartite, AADNC s'engage régulièrement (huit fois depuis avril 2014) en collaboration avec ses partenaires provinciaux et des Premières Nations à donner des conseils aux organismes. L'adoption du projet de loi 24 comprend une multitude de facteurs qui auront un effet sur l'évaluation, l'accréditation et l'administration (notamment sur les ressources humaines et l'administration des finances) des prises en charge par la parenté et des familles d'accueil. De ce fait, AADNC s'engage auprès de toutes les parties à déterminer de nouveaux rôles et responsabilités afin d'établir des plans pour améliorer graduellement la capacité d'intervention des organismes par rapport aux difficultés de gestion. En effet, les problèmes relatifs à la prestation de services et à l'administration financière ne devraient pas être traités de façon indépendante.

AADNC discutera également des rôles et responsabilités dans le cadre des réunions de la table tripartite afin de mettre à jour le cadre de responsabilisation tripartite actuel, ainsi que de l'introduction d'éléments d'un cadre de responsabilisation bilatéral possible avec la province de Québec, qui comprendrait possiblement des examens communs de conformité.

De plus, des mesures sont prises, dans le cadre du programme national dont le but est d'élaborer des outils uniformes sur la conformité du programme des SEFPN. Ces outils comprendraient des analyses fondées sur le risque et ils mobiliseraient les partenaires provinciaux intéressés. La région effectuera un projet pilote des outils nationaux conjointement à l'un des trois examens sur la conformité du programme des SEFPN qui doivent être menés en 2014-2015. Ce travail collectif a pour but également de renforcer graduellement la capacité des organismes à réagir aux problèmes de gestion puisque les problèmes relatifs à la prestation de services et à l'administration financière ne doivent pas être traités de façon indépendante.

Dans le cadre de responsabilisation tripartite, les rôles et responsabilités sont solidifiés à l'aide d'ententes. En juin 2014, le gouvernement de l'Î.-P.-É. et la Mi'kmaq Confederacy of PEI(MCPEI) ont signé une nouvelle entente de services de cinq (5) ans, du 1er avril 2014 au 31 mars 2019. Selon l'entente, la province continuera à fournir les services de protection et elle facturera la MCPEI pour les dépenses admissibles d'entretien conformément au Manuel national et aux autorités d'AADNC. La MCPEI continuera à offrir des services de prévention dans les réserves conformément à la loi Child Protection Act.

2b. La mise en fonction du système de gestion de l'information du programme des SEFPN d'AADNC s'est déroulée en trois étapes : étape 1 en avril 2013, étape 2 en avril 2014 et étape 3 en juin 2014. Le système de gestion de l'information favorise une collecte massive de données. Les organismes sont tenus de produire des rapports sur les activités de prévention dans le système. La collecte de données permet de s'assurer que les analyses détaillées d'investissements produites en vertu de l'AAAP et que les résultats connexes sont répertoriés et comparés aux indicateurs clés de rendement énumérés dans la Stratégie de mesure du rendement de la DGPSP.

SVE : Progrès importants jusqu'à maintenant. Faire rapport sur les progrès au T4.

3. Nous recommandons que l'administration centrale évalue périodiquement les modèles d'établissement des coûts et les modifie, le cas échéant, afin de s'assurer qu'ils répondent toujours aux besoins. AADNC participera à des rencontres tripartites avec les provinces et les organismes, pour discuter de la mise en œuvre de l'AAAP, y compris l'examen du modèle d'établissement des coûts qui lui est associé. L'administration centrale d'AADNC continuera également d'assurer la liaison avec les régions par le biais de conférences téléphoniques mensuelles et de réunions périodiques afin d'examiner les contraintes financières que pourrait entraîner la mise en œuvre de l'AAAP. Ces réunions et ces échanges permettront à l'administration centrale de se pencher sur ces contraintes et déterminer s'il est possible de les prévoir; ils donneront également l'occasion à l'administration centrale et aux régions d'élaborer des stratégies possibles d'atténuation lorsque des enjeux de ce genre font surface. 31 mars 2015

État : En cours

Mise à jour/justification :
En date du 30 septembre 2014 :

Comme il est précisé dans la mise en garde de la réponse de la direction au plan d'action, AADNC peut examiner les modèles de prévision des coûts dans le cadre de l'AAAP, mais tout changement à ces modèles entraînant une augmentation du financement exercera des pressions sur les coûts du programme, que l'on risque de ne pas être en mesure d'alléger sans solliciter des sources de financement externes.

AADNC continue de travailler avec ses partenaires afin de s'ajuster aux changements de normes et de pratiques provinciales. Par exemple, des conférences téléphoniques mensuelles continuent d'avoir lieu entre les agents du programme des SEFPN de l'AC et leurs homologues régionaux afin de discuter des nouveaux problèmes. La région de Québec travaille étroitement aussi avec les partenaires du programme des SEFPN dans la province de Québec afin d'évaluer les allocations des organismes et d'obtenir l'information nécessaire pour appuyer un examen régulier des modèles de prévision des coûts. Ces derniers sont par la suite communiqués à l'AC.

Les réunions tripartites entre AADNC, la province et la MCPEI ont lieu deux fois par an. La prochaine réunion est prévue pour l'automne 2014. La région informe l'AC de toute pression financière selon le besoin. Toutes les autres questions sont abordées avec l'AC pendant les appels mensuels.

SVE : Progrès importants jusqu'à maintenant. Faire rapport sur les progrès au T1 de 2015-2016.

4. Nous recommandons de favoriser la création d'un réseau de mentorat parmi les organismes de SEFPN afin d'accroître leur capacité, en leur donnant l'occasion de partager des expériences et d'acquérir des connaissances pratiques. AADNC continuera de financer les réunions des tables tripartites régionales. AADNC invitera ses partenaires à profiter des réunions tripartites régionales pour faire du réseautage et partager des expériences et des connaissances pratiques avec les représentants des organismes. Le Ministère fera également connaître d'autres réseaux existants, tels que les médias sociaux qui peuvent servir à cette fin. Les ressources seront principalement utilisées pour établir des réseaux entre les organismes dans les régions, ce qui s'impose pour pouvoir influer positivement sur la santé et le bien-être des enfants, des jeunes et de ceux qui s'en occupent, en fonction de leurs priorités respectives indiquées dans leurs plans d'activités. Automne 2014

État : Demande de fermeture (terminée)

Mise à jour/justification :
En date du 30 septembre 2014 :

La dernière table ronde tripartite du Québec s'est déroulée du 21 au 23 octobre 2014. Les représentants des Premières nations, des provinces et d'AADNC ont participé à la réunion, qui était financée par le ministère.

AADNC continuera de s'engager auprès des organismes de SEFPN afin de vérifier si d'autres types de réseaux pourraient leur être utiles. Après avoir obtenu des commentaires, le programme des SEFPN consultera les Communications afin d'établir la priorité des options et de déterminer leur faisabilité.

L'Î.-P.-É. ne bénéficie que d'un fournisseur de services qui travaille dans les réserves. Le bureau régional d'AADNC encourage et facilite la création de réseaux possibles avec des fournisseurs de services d'autres administrations. Le directeur des SEF de la MCPEI rencontrera le coordinateur de transition de l'Aide à l'enfance, à la jeunesse et à la famille des Innus en novembre 2014 afin de discuter de leurs pratiques semblables dans la prestation de services.

SVE : Progrès importants jusqu'à maintenant. Faire rapport sur les progrès au T4.

 
 
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