Évaluation de Fonds des Indiens, successions et annuités découlant des traités - Rapports de suivi en date du 30 juin 2014

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité d'évaluation, de mesure du rendement et d'examen en date du 30 juin 2014

RAI

Évaluation de Fonds des Indiens, successions et annuités découlant des traités
Date d'approbation 2013-04-25

Recommandations du projet Plan d'action Date
d'achèvement prévue
Réponse du programme
1. Étudier la possibilité d'élaborer une solution de rechange viable au Programme des fonds des Indiens qui permettrait aux Premières Nations d'accéder aux fonds du Trésor sans être assujetties aux contraintes de la Loi sur les Indiens et présenter la solution de rechange proposée au Comité des politiques stratégiques. Après avoir examiné les options concernant l'argent des Indiens, le Secteur de la RAI a rédigé une politique optionnelle autorisant le transfert de tous les fonds de capital actuels et futurs d'une Première Nation conformément à l'alinéa 64(1)k) de la Loi sur les Indiens. L'élaboration de la politique sera terminée en 2013. Décembre 2013 État : Terminée- fermée

Mise à jour/Justification
Au 31-03-2014 :

  • La politique est rédigée.
  • Une fois les approbations données, AADNC invitera les Premières Nations à commenter la politique proposée sur le site Web du Ministère au T1 2014-2015.
  • Mise en œuvre visée de la politique en 2014­2015.
SVE : Fermée
2. Les modifications au Programme des fonds des Indiens et les solutions de rechange connexes doivent viser à accroître la transparence des dépenses des fonds des bandes faites au profit des membres, à améliorer l'accès au capital aux fins du développement économique et à promouvoir une plus grande autonomie. En vertu de la nouvelle politique relative à l'alinéa 64(1)k), les accords de fiducie devront prévoir la reddition de comptes aux membres concernant la gestion fiduciaire. Décembre 2013 État : Terminée - fermée

Mise à jour/Justification
Au 31-03-2014 :

  • L’ébauche de politique prévoit l’obligation de rendre des comptes aux membres.
  • Une fois les approbations données, AADNC invitera les Premières Nations à commenter le politique proposée sur le site Web du Ministère au T1 2014-2015.
  • Cette méthode de mobilisation en ligne va dans le sens de l’engagement pris par le gouvernement du Canada d’améliorer la transparence.
Les données recueillies au cours de la période de mobilisation en ligne serviront à donner sa forme finale à la nouvelle politique.

SVE : Fermée
3. AADNC doit réviser le Guide d'administration des fonds des bandes afin de tenir compte de la politique actuelle et des pratiques modernes. En vertu de la nouvelle politique relative à l'alinéa 64(1)k), les accords de fiducie devront comprendre des lignes directrices concernant l'empiètement sur le capital.

FISAT s'assurera que les politiques, directives et procédures s'harmonisent avec la Loi sur les Indiens.
Décembre 2013 État : Terminée - fermée

Mise à jour/Justification 
Au 30-06-2014 

  • Le Guide d’administration des fonds des bandes (GAFB) a été mis à jour et approuvé avant traduction.
  • Lorsque la traduction sera terminée, le GAFB sera affiché sur le site Web d’AADNC conformément aux politiques et aux procédures du ministère sur le contenu Web.

    SVE : Fermée
4. Faciliter la discussion avec les Premières Nations sur la façon de rendre compte aux membres, d'une façon claire et pratique, de l'utilisation qui est faite des fonds des bandes. En vertu de la nouvelle politique relative à l'alinéa 64(1)k), les accords de fiducie devront comprendre des dispositions sur la reddition de comptes aux membres concernant les dépenses des fonds en fiducie. Décembre 2013 État : Terminée - fermée

Mise à jour/Justification
Au 31-03-2014 :

  • L’ébauche de politique prévoit des exigences de reddition de comptes et d’établissement de rapports.
SVE : Fermée
5. Élaborer des politiques et des procédures pour le Programme d'administration du patrimoine des vivants afin d'identifier les adultes à charge et de confirmer la compétence d'AADNC. Le Guide d'administration des biens, qui est conforme à l'article 51 de la Loi sur les Indiens, a été mis à jour et distribué en août 2012. La nouvelle édition précise la façon de déterminer et de confirmer la compétence d'AADNC. Achevé  
RAI, en collaboration avec les régions, continuera d'élaborer des ententes d'échange de renseignements avec les provinces et les territoires dans le but de clarifier les questions de compétence et de recenser les adultes à charge visés par l'autorisation légale du ministre. Mars 2014 État : En cours

Mise à jour/Justification 
Au 30-06-2014 

  • Le groupe de travail mixte RAI-OR a été constitué.
  • Le mandat et le plan de travail du groupe ont été établis et approuvés par les membres.
  • Les pratiques et activités des différentes régions sont examinées et comparées à l’échelle nationale.
  • Les possibilités d’ententes sur le partage de l’information avec les provinces sont explorées.
  • Une communauté de pratiques sera créée à l’issue du rapport final du groupe de travail.
  • Le groupe de travail se réunit à toutes les deux semaines pour discuter des recommandations découlant de la présente évaluation et revoir les pratiques, politiques et procédures en usage pour régler au besoin les problèmes relevés dans la prestation des services. À cette fin, une nouvelle directive a été établie en se fondant sur le « principe de Jordan » afin de préciser les rôles et de fournir une orientation claire pour déterminer qui est responsable de la gestion des biens des personnes vivantes.
  • Un carrefour a été créé sur GCpedia pour la communauté de pratique sur la gestion des biens; il permet des communications et une collaboration rapides et efficaces entre les OR et RAI, en offrant de l’espace pour le groupe de travail, le groupe national de formation et d’autres ressources, renseignements et liens pertinents.
SVE : Progrès intéressants réalisés. Rapport de suivi au T3 de 2014-2015.
Le groupe de travail mixte RAI-OR créera une communauté de pratique sur les biens des personnes vivantes et les biens des défunts afin de cerner des stratégies de mise en œuvre pour appuyer l'application continue des politiques et des procédures établies dans le Guide. La communauté de pratique aura également le mandat d'étudier les diverses solutions de rechange au régime d'administration des successions en vue d'améliorer les services à la clientèle. Elle envisagera des options en ligne, telles que l'utilisation de GCPedia, des vidéoconférences et d'autres technologies disponibles. Mars 2014
6. Examiner la pertinence de la politique sur les « administrateurs de dernier recours » dans le cadre du Programme d'administration du patrimoine des vivants. La nouvelle édition du Guide d'administration des biens, qui est conforme à l'article 51 de la Loi sur les Indiens, fournit une orientation plus claire concernant la responsabilité d'AADNC d'effectuer un suivi de l'administration de la propriété d'un adulte à charge lors de la désignation d'un administrateur n'appartenant pas au Ministère. Achevé État : En cours

Mise à jour/Justification
Au 30-06-2014 

  • Le groupe de travail se réunit toutes les deux semaines pour discuter des recommandations découlant de la présente évaluation et revoir les politiques et pratiques en usage afin d’élaborer de nouvelles politiques et procédures dans le but d’aplanir les difficultés relevées dans la prestation des services. Des lignes directrices claires sont élaborées concernant la politique sur les « administrateurs de dernier recours » pour le patrimoine des vivants, et de nouveaux modèles de prestations des services sont explorés.
SVE : Progrès intéressants réalisés. Rapport de suivi au T3 de 2014-2015.

État : En cours

Mise à jour/Justification
Au 30-06-2014

  • Les ententes en vigueur sont examinées et évaluées aux fins de l’éventuelle conclusion d’accords bilatéraux entre les régions et les provinces.
À la suite d’un examen approfondi des ententes et d’une étude globale des statistiques sur les dossiers d’administration du patrimoine menés par RAI en avril et mai 2014, il a été déterminé que les nouveaux accords devraient être établis individuellement, compte tenu de la diversité des lois en vigueur et des pratiques en usage dans les provinces et les territoires. On explore également la possibilité d’établir des partenariats avec d’autres intervenants.

SVE : Progrès intéressants réalisés. Rapport de suivi au T3 de 2014-2015.
Le groupe de travail mixte RAI-OR évaluera l'efficacité et la pertinence de la politique et élaborera des stratégies de mise en œuvre pour guider les agents régionaux. Mars 2014
Le groupe de travail examinera également les ententes entre diverses régions (Manitoba, Colombie-Britannique et Territoires du Nord-Ouest) et les tuteurs et curateurs publics de leur province respective, ainsi que d'autres solutions de rechange. Le groupe de travail se penchera aussi sur le rapport coût-efficacité et la faisabilité d'adopter des mesures d'encouragement à l'élaboration d'ententes similaires ou de solutions de rechange à l'échelle nationale. Mars 2014
7. Examiner la relation entre l'AC de FISAT et les régions afin d'offrir un soutien plus uniforme en temps plus opportun aux fins de l'administration du Programme d'administration du patrimoine des vivants. Organiser tous les mois des téléconférences de formation et d'information axées sur des sujets particuliers entre FISAT et les régions. Juin 2013 État : Terminée - fermée

Mise à jour/Justification 
Au 30-06-2014

  • Des séances nationales de formation (2 heures) ont été tenues mensuellement depuis avril 2014 à l’intention de tous les employés des OR et de RAI s’occupant des dossiers d’administration des biens. La formation est offerte par téléconférence et avec l’aide du logiciel de réunion Adobe Connect qui facilite la collaboration et les communications. Les séances de formation permettent ainsi de réaliser simultanément plusieurs objectifs : i) formation sur l’administration des biens; ii) évaluation du matériel de formation et des instruments de politique; et iii) mise en commun des meilleures pratiques dans les différentes régions.
SVE : Fermée.

État : En cours

Mise à jour/Justification
Au 30-06-2014

  • Les pratiques et opérations régionales sont révisées et comparées à l’échelle nationale par le groupe de travail mixte RAI-OR.
  • Les séances permettent en outre de revoir le matériel de formation et de mettre en commun les pratiques exemplaires. Elles sont aussi l’occasion pour les OR d’apposer des annotations ou des commentaires à l’égard de tous les aspects du travail lié à l’administration des biens au fur et à mesure de la formation.
SVE : Progrès intéressants réalisés. Rapport de suivi au T3.
Le groupe de travail mixte RAI-OR examinera les systèmes et les procédures de gestion en place dans chaque région, déterminera les pratiques exemplaires et se servira de cette analyse pour proposer des stratégies supplémentaires afin de combler les lacunes au niveau de la communication entre les régions et FISAT. Par la suite, la communauté de pratique sur les biens des personnes vivantes et les biens des défunts assurera une communication cohérente et opportune, cela de façon continue. Mars 2014
8. Veiller à l'adoption d'une approche normalisée pour la saisie des données dans le Système de rapports sur les successions afin de générer des données plus fiables pour la gestion du programme. FISAT collabore actuellement avec l'équipe chargée de la refonte du Système d'inscription des Indiens (SII) afin de préparer l'intégration du Système de rapports sur les successions dans le nouveau SII. En cours État : En cours

Mise à jour/Justification
Au 31-03-2014 :

  • FISAT travaille avec l’équipe du Système d’inscription des Indiens à la refonte du SII afin de garantir une intégration sans heurt du SRS dans le nouveau SII.
SVE : Bons progrès jusqu’à maintenant. Compte rendu de suivi au T3.

État : En cours

Mise à jour/Justification
Au 31-03-2014 :

  • La création de lignes directrices sur l’utilisation du SRS à titre d’outil efficace de gestion des cas, de reddition de comptes et de suivi sera dans la ligne de mire du groupe de travail mixte RAI­OR vers la fin de l’année financière 2014-2015. 
SVE : Bons progrès jusqu’à maintenant. Compte rendu de suivi à livrer au T4 2014-2015.
Le groupe de travail mixte RAI-OR déterminera les secteurs qui nécessitent des améliorations pour permettre aux agents régionaux et aux gestionnaires d'AADNC d'utiliser le SRS comme un outil efficace de gestion des cas, de reddition de comptes et de suivi. Le groupe de travail confiera à la communauté de pratique sur les biens des personnes vivantes et les biens des défunts le mandat d'étudier des stratégies d'encouragement à l'adoption d'une approche normalisée nationale de la saisie de données. Mars 2014
9. Revoir la politique sur la sécurité des biens dans le cadre du Programme d'administration des successions pour cerner et atténuer les risques tels que les délais de notification des décès et les conflits possibles entre les politiques et les pratiques culturelles actuelles. Le groupe de travail mixte RAI-OR élaborera des stratégies pour atténuer les risques liés aux retards dans la notification des décès et d'autres obstacles à la sécurité des biens. Mars 2014 État : En cours

Mise à jour/Justification 
Au 30-06-2014 

  • Le groupe de travail mixte OR-RAI a approuvé une liste de questions à examiner en accordant la priorité aux aspects mis en lumière dans le présent rapport d’évaluation téléchargé et mis à jour sur GCpedia.
  • Au milieu de l’exercice 2014-2015, le groupe de travail mixte OR-RAI s’emploiera principalement à élaborer des stratégies pour atténuer les risques liés aux retards dans la notification des décès et aux autres obstacles à la sécurité des biens.
  • Le développement du nouveau SRI aidera également à atténuer ces risques et RAI poursuivra ses efforts à cette fin.
SVE : Progrès intéressants réalisés. Rapport de suivi attendu au T4 2014-2015.
10. Mettre au point une approche stratégique en matière de développement des capacités, qui comprendra des mesures du rendement appropriées aux fins de suivi, pour accroître l'efficacité et l'efficience du Programme d'administration des successions. Le groupe de travail mixte RAI-OR se servira d'exemples d'initiatives actuelles de renforcement des capacités comme le PE conclu avec le Conseil des Mohawks d'Akwesasne et les ateliers sur la préparation d'un testament afin d'étudier la faisabilité d'élaborer une approche viable et accessible du développement des capacités de gestion des successions dans les collectivités des Premières Nations, à l'échelle nationale. Décembre 2013 État : En cours

Mise à jour/Justification
Au 31/03/2014 

  • Au milieu de l’exercice 2014-2015, le groupe de travail mixte RAI-OR s’emploiera principalement à mettre au point une approche stratégique du renforcement des capacités qui accroîtra l’efficacité et l’efficience dans l’administration des successions.
Mise à jour/Justification
Au 30-06-2014

  • Le groupe de travail mixte RAI-OR a approuvé une liste de questions à examiner en donnant la priorité aux aspects mis en lumière par le présent rapport d’évaluation (mise à jour sur GCpedia au besoin).
  • Le groupe de travail a demandé à RAI de mener un examen des activités régionales de cueillette de données et de statistiques. Les entrevues menées auprès des directeurs et des gestionnaires des successions dans les différentes régions ont permis de déterminer qu’une variété de documents étaient utilisés en plus du SRS. Le groupe de travail a recommandé un examen des différents documents utilisés dans les régions pour la cueillette des données et des champs de données du SRS afin d’établir une nouvelle liste d’indicateurs opérationnels pertinents et de mesures à utiliser dans le nouveau système SRI pour uniformiser et améliorer la qualité des données sur les successions.
SVE : Progrès intéressants réalisés. Rapport de suivi attendu au T4 2014-2015.
11. Examiner la pertinence de la politique sur les « administrateurs de dernier recours » aux fins de l'administration du Programme d'administration des successions. Le groupe de travail mixte RAI-OR collaborera avec le STDE pour évaluer la pertinence de la politique sur les « administrateurs de dernier recours » et confiera à la communauté de pratique sur les biens des personnes vivantes et les biens des défunts le mandat d'examiner des stratégies destinées à assurer une distribution appropriée sur le plan juridique des biens d'une succession situés sur des terres de réserve. Mars 2014 État : En cours

Mise à jour/Justification
Au 30-06-2014

RAI travaille en collaboration avec STDE pour la réalisation des objectifs fixés par le groupe de travail mixte RAI-OR et la conception d’outils pour aider les régions à évaluer et appliquer la politique sur les « administrateurs de dernier recours » dans le contexte des expériences et des pratiques régionales.

  • Le groupe de travail se réunit à toutes les deux semaines pour discuter des recommandations découlant de la présente évaluation et revoir les pratiques et politiques en usage afin d’élaborer de nouvelles politiques et procédures permettant de mieux aplanir les difficultés relevées dans la prestation des services. Des lignes directrices claires concernant la politique sur les « administrateurs de dernier recours » pour la succession d’une personne décédée sont en cours d’élaboration, et on explore la possibilité d’utiliser de nouveaux modèles de prestation des services. À cette fin, on discute de l’établissement de nouvelles politiques et directives, notamment dans le but de bien préciser la façon dont on doit déterminer qui est responsable dans les dossiers difficiles.
DTE participe aux réunions du groupe de travail et a accès à tous ses procès-verbaux et ordres du jour.

SVE : Progrès intéressants réalisés. Rapport de suivi attendu au T3 2014-2015.
12. Étudier la faisabilité d'adopter et de mettre en œuvre à l'échelle nationale la politique sur la valeur minimale de la Colombie-Britannique dans le cadre du Programme d'administration des successions. Terminer et mettre en œuvre à l'échelle nationale la politique de la Colombie-Britannique sur la valeur minimale des successions et la politique sur la vente accélérée aux termes de l'article 50 dans le cadre du Programme d'administration des successions. Achevé État : En cours

Mise à jour/Justification 
Au 30-06-2014

  • Les pratiques et opérations régionales sont examinées et comparées à l’échelle nationale par le groupe de travail mixte RAI-OR.
  • La mise en commun des procédures utilisées par les différentes régions est fortement encouragée et le temps et l’espace nécessaires sont prévus à cet effet lors des séances mensuelles de formation nationales ainsi que sur les pages Web GCpedia de la communauté des gestionnaires de biens. Certaines régions ont déjà informé le groupe des procédures qu’elles utilisent.
SVE : Progrès intéressants réalisés. Rapport de suivi attendu au T3 2014-2015.
D'autres outils déterminés en fonction des pratiques exemplaires régionales et fondés sur celles-ci font actuellement l'objet d'une analyse de risque. Le groupe de travail mixte RAI-OR examinera les résultats de cette analyse et recommandera des stratégies de mise en œuvre. Mars 2014
13. Revoir et réviser au besoin l'Expérience du paiement des annuités prévues dans les traités pour mieux répondre aux besoins régionaux. Étant donné qu'ils sont mieux placés pour recruter des personnes qui répondent à leurs besoins, les bureaux régionaux seront chargés de gérer l'Expérience du paiement des annuités prévues dans les traités. Une lettre à l'intention des directeurs généraux régionaux a été envoyée le 19 octobre 2012 pour informer les régions que le Secteur de la RAI ne participera plus à l'EPAT. Achevé TERMINÉ
14. Étudier différentes options pour gérer les pénuries de ressources pendant la saison des paiements de traités, y compris la possibilité de rendre obligatoire la participation aux événements liés aux traités dans le cadre des fonctions normales de l'ensemble du personnel des Affaires individuelles. Un atelier avec les régions et d'autres secteurs a été tenu en janvier 2012 pour cerner les problèmes actuels concernant l'efficacité du versement des annuités de traités aux particuliers des Premières Nations.

Le groupe de travail mixte RAI-OR établira une communauté de pratique sur les annuités découlant des traités qui examinera et confirmera les questions essentielles mises à jour, et qui recommandera des solutions durables et étudiera des méthodes possibles autres que le modèle de prestation de services actuel.
Mars 2014 État : En cours

Mise à jour/Justification
Au 31-03-2014 :

  • La création d’une communauté de pratique est en cours et devrait être lancée au T1 2014­2015 avant le versement des annuités de traités à la fin avril 2014.
SVE : Bons progrès jusqu’à maintenant. Compte rendu de suivi à livrer au T3 2014-2015.
15. Perfectionner la collecte des données relatives au SPT pour faciliter une gestion plus efficace du programme et synchroniser le SPT et le Système de rapports sur les successions, de manière à améliorer la fiabilité des données en général. FISAT a commencé à collaborer avec l'équipe chargée de la refonte du SII en vue de préparer l'intégration du SPT dans la nouvelle plateforme intégrée du SII. En cours État : En cours

Mise à jour/Justification
Au31/03/2014

  • FISAT travaille avec l’équipe du Système d’inscription des Indiens (SII) afin que le SPT puisse s’intégrer facilement au nouveau SII.
SVE : Progrès intéressants réalisés. Rapport de suivi attendu au T3 2014-2015.

État : En cours

Mise à jour/Justification :
Au 30-06-2014 :

  • À la fin de l’exercice 2014-2015, le groupe de travail mixte RAI-OR s’emploiera à élaborer des lignes directrices pour une utilisation efficace du SPT afin de mieux appuyer la prestation des services dans les régions. Une réunion du groupe de travail se tiendra à l’issue de la saison des traités de 2014.
SVE : Progrès intéressants réalisés. Rapport de suivi attendu au T4 2014-2015.
Le groupe de travail mixte RAI-OR déterminera les améliorations nécessaires pour mieux appuyer la prestation des services dans les régions et aider la direction à respecter les obligations redditionnelles. Mars 2014
16. Coordonner des forums réguliers entre les membres du personnel des régions et de l'administration centrale de Fonds des Indiens, successions et annuités découlant des traités pour créer des possibilités d'échange de renseignements et de partage des pratiques exemplaires et des leçons apprises. Le groupe de travail mixte RAI-OR recommandera des méthodes d'amélioration des communications entre FISAT et les régions. La communauté de pratique sur les paiements d'annuités prévues dans les traités aura comme mandat de favoriser et d'assurer une communication durable, cohérente et opportune. Elle favorisera en outre le partage des pratiques exemplaires, en vue d'élaborer des méthodes d'administration normalisées des paiements d'annuités prévues dans les traités. Mars 2014 État : En cours

Mise à jour/Justification 
Au 30-06-2014

  • Tout au long de son mandat, le groupe de travail s’emploiera à établir de meilleures communications entre FISAT et les régions.
  • La création d’une communauté de pratique est en cours et devrait se concrétiser au T1 de l’exercice 2014-2015 avant le début des versements découlant des traités à la fin d’avril 2014.
  • L’efficacité du groupe de travail pour ce qui est des recommandations touchant la gestion des biens et des séances mensuelles de formation nationale en la matière, ainsi que du déploiement du carrefour de la communauté de pratique des gestionnaires de biens sur GCpedia, sera évaluée et considérée comme un modèle pour les Fonds des Indiens, et les annuités découlant des traités.
SVE : Progrès intéressants réalisés. Rapport de suivi attendu au T3 2014-2015.
 
 
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