Guide d'évaluation des propositions sur la préparation structurelle 2016-2017

Présentation

Le Guide d'évaluation des propositions sur la préparation structurelle doit être utilisé en parallèle avec la fiche de travail pour l'évaluation des propositions sur la préparation structurelle.

Veuillez utiliser la feuille Microsoft Excel intitulée « PRSEPN – Formulaire/fiche de travail pour l'évaluation des propositions de préparation structurelle », pour effectuer l'évaluation.

Critères de notation

La proposition sera évaluée selon une échelle de notation à 5 points dans chaque section et sous-section de l'évaluation. On a énoncé des critères détaillés pour le niveau de notation à chacune des sections et pour aider l'examinateur à accorder objectivement la note qui convient. Les sections pertinentes de la proposition qui doivent être examinées pour évaluer chacun des critères sont également indiquées afin d'aider l'examinateur.

Sections des exigences relatives à la proposition et pondération de l'évaluation :

  1. Situation actuelle/énoncé des besoins - 5 %
  2. Capacité - 25 %
  3. Consultation et engagement - 5 %
  4. Coûts des activités de mise en œuvre/du projet - 45 %
    • 4.1 Activités prévues
    • 4.2 Résultats escomptés
    • 4.3 Dépenses/budget proposé pour les activités
  5. Gestion de projet - 15 %
    • 5.1 Gouvernance du projet
    • 5.2 Surveillance, rapports et évaluation liés au projet
    • 5.3 Gestion des ressources humaines
    • 5.4 Gestion des risques
  6. Évaluation globale - 5 %

1. Situation actuelle/énoncé des besoins :

Décrire l'historique et le contexte du projet, les problèmes qui devront être résolus et les facteurs qui ont mené à la présentation de la demande.

Pondération total - 5 %

Démontré par la section Situation actuelle/énoncé des besoins de la proposition

Notation de niveau 1 – Note 0-1 point :

  • La situation actuelle et l'énoncé des besoins ne sont pas bien décrits.
  • Les lacunes, les besoins, les objectifs et les approches ne sont pas clairs ou n'ont pas été définis au moyen d'un outil ou d'un processus d'évaluation.

Notation de niveau 2 – Note 2-3 points :

  • La situation actuelle et l'énoncé des besoins sont décrits, mais seulement à un niveau élevé.
  • Les lacunes, les besoins, les objectifs et les approches sont décrits à un niveau élevé et/ou ont été définis en partie au moyen d'un outil ou d'un processus d'évaluation.

Notation de niveau 3 – Note 4-5 points :

  • La situation actuelle et l'énoncé des besoins sont décrits de façon claire et détaillée.
  • Des renseignements détaillés sont également fournis sur les lacunes, les besoins, les objectifs et les approches et ils ont été définis de façon précise au moyen d'un outil ou d'un processus d'évaluation.

2. Capacité

Cette section sert de guide pour l'évaluation de la mesure dans laquelle la proposition :

Pondération total - 25 %

Démontré par les sections Évaluation organisationnelle et Capacité de la proposition

Notation de niveau 1 – Note 0-1 point :

  • Les activités antérieures du demandeur ne montrent pas d'antécédents favorables ou font état d'antécédents défavorables (c. à d. retombées et efficacité ainsi que capacité à exécuter un projet en respectant le délai et le budget).
  • Le demandeur possède une expérience, une expertise et/ou une capacité organisationnelle insuffisantes pour réaliser avec succès les activités proposées.

Notation de niveau 2 – Note 2-3 points :

  • Les activités antérieures du demandeur montrent des antécédents assez favorables (c.-à-d. retombées et efficacité ainsi que capacité d'exécuter un projet en respectant le délai et le budget).
  • Le demandeur possède une certaine expérience, expertise et/ou capacité organisationnelle pour réaliser avec succès les activités proposées.

Notation de niveau 3 – Note 4-5 points :

  • Les activités antérieures du demandeur montrent clairement des antécédents favorables et/ou des antécédents très favorables (c.-à-d. retombées et efficacité et exécution dans le respect des délais et des budgets de façon constante).
  • Le demandeur possède une expérience (3 années ou plus), une expertise et/ou une capacité organisationnelle considérable pour réaliser avec succès les activités proposées.

3. Consultation et engagement

La mesure dans laquelle la proposition bénéficie de l'appui de la collectivité et la mesure dans laquelle cette collectivité a été consultée pour la mise en œuvre des activités de préparation structurelle, et l'approche utilisée pour la consultation.

Pondération total - 5 %

Démontré par la section Consultation communautaire de la proposition

Portée de la consultation communautaire et approche de celle-ci  :

Nota : On entend par consultation communautaire la fréquence et les types de la mobilisation qui est prévue avec les collectivités (conseils de bande, directeurs de l'éducation, directeurs d'école, etc.) pour discuter des plans et des priorités et pour échanger de l'information au sujet du projet, des progrès qui sont réalisés, de ce qui fonctionne bien et de ce qui peut être amélioré, etc.

Notation de niveau 1 – Note 0-1 point :

  • Il y a peu ou pas de preuve de l'existence de plans de consultation communautaire, ou la consultation est très limitée (moins de 15 % des collectivités ont été consultées pendant l'élaboration et la planification des activités de préparation structurelle).
  • Il n'y a pas de plan ou de processus permettant de rendre des comptes aux collectivités.

Notation de niveau 2 – Note 2-3 points :

  • Il y a peu de preuve de l'existence de plans de consultation communautaire, ou la consultation communautaire a été modérée (entre 16 % et 50 % des collectivités ont été consultées pendant l'élaboration et la planification des activités de préparation structurelle).
  • Il existe des plans et des processus pour rendre des comptes aux collectivités, mais ils ne sont pas bien décrits, ils ne sont pas probables ou ils ne sont pas réalisables.

Notation de niveau 3 – Note 4-5 points :

  • On a démontré clairement que des plans de consultation communautaire existent et/ou que la consultation communautaire a été efficace; c'est-à-dire qu'on a tenu des consultations approfondies auprès des collectivités pendant les étapes d'élaboration et de planification des activités de préparation structurelle.
  • Il existe des plans ou des processus précis et bien conçus pour rendre des comptes aux collectivités.

4. Coûts des activités de mise en œuvre/du projet

La présente section sert de guide pour l'évaluation de la mesure dans laquelle la proposition :

Pondération total - 45 %

4.1 Activités prévues :

Mesure dans laquelle chacune des activités proposées :

  • est décrite avec suffisamment de détails et est cohérente et logique;
  • est pertinente quant aux objectifs de la préparation structurelle;
  • est réalisable et pourra être entreprise et menée à terme de la façon proposée;
  • aurait une incidence tangible sur la capacité de l'organisation.

Sous-pondération - 15%

Démontré par la section Activités prévues et résultats escomptés de la proposition

Notation de niveau 1 – Note 0-1 point :

  • La description des activités proposées est peu détaillée et/ou peu cohérente.
  • Les activités proposées ne sont pas liées aux objectifs du Programme.
  • Les activités proposées ne sont pas réalisables (c.-à-d. qu'elles ne sont pas réalistes, qu'elles ne sont pas appuyées par un plan de mise en œuvre clair, qu'il est peu probable qu'elles atteindront les objectifs et les résultats visés selon l'échéancier établi, etc.).
  • Les activités proposées ont été financées par le passé.

Notation de niveau 2 – Note 2-3 points :

  • La description des activités proposées possède un niveau de détails et de cohérence acceptable.
  • Les activités proposées sont suffisamment liées aux objectifs du Programme.
  • Les activités proposées sont relativement réalisables (c.-à-d. qu'elles sont en grande partie réalistes et réalisables, qu'elles sont pour la plupart appuyées par un plan de mise en œuvre clair, qu'elles atteindront probablement les objectifs et les résultats selon l'échéancier établi, etc.).

Notation de niveau 3 – Note 4-5 points :

  • La description des activités proposées est très détaillée et/ou très cohérente.
  • Les activités proposées sont directement liées aux objectifs du Programme
  • Les activités proposées sont très réalisables (c'est-à-dire qu'elles sont réalistes, qu'elles sont appuyées par un plan de mise en œuvre très clair, qu'elles atteindront les objectifs et les résultats visés selon l'échéancier établi, etc.)

4.2 Résultats escomptés :

Mesure dans laquelle les résultats escomptés :

  • Sont décrits avec suffisamment de détails et sont cohérents et logiques
  • Sont un résultat probable des activités proposées
  • Contribuent au renforcement de la capacité de l'organisation

Sous-pondération - 15 %

Démontré par la section Activités prévues et résultats escomptés de la proposition

Notation de niveau 1 – Note 0-1 point :

  • La description des résultats escomptés est peu détaillée et/ou peu cohérente.
  • Il est improbable que les résultats escomptés soient obtenus dans le cadre des activités proposées.
  • Les résultats escomptés ne contribuent pas au renforcement de la capacité de l'organisation.

Notation de niveau 2 – Note 2-3 points :

  • La description des résultats escomptés possède un niveau de détails et/ou de cohérence acceptable.
  • Il est quelque peu probable que les résultats escomptés se réalisent dans le cadre des activités proposées.
  • Les résultats escomptés contribuent quelque peu au renforcement de la capacité de l'organisation.

Notation de niveau 3 – Note 4-5 points :

  • La description des résultats escomptés est très détaillée et/ou très cohérente.
  • Il est très probable que les résultats escomptés soient obtenus dans le cadre des activités proposées
  • Les résultats escomptés contribuent directement au renforcement de la capacité de l'organisation.

4.3 Dépenses/budget proposé pour les activités :

Mesure dans laquelle les dépenses individuelles pour chaque activité :

  • sont admissibles conformément aux lignes directrices nationales du PRSEPN
  • sont décrites avec suffisamment de détails et sont cohérentes et logiques
  • sont clairement liées aux composantes des activités proposées
  • sont raisonnables et bien justifiées

Sous-pondération - 15 %

Démontré par la section Dépenses; quelques renseignements peuvent également se trouver dans la section Activités prévues et résultats escomptés de la proposition

Notation de niveau 1 – Note 0-1 point :

  • La description des dépenses est peu détaillée et/ou peu cohérente.
  • La ventilation des dépenses contient des erreurs de calcul.
  • Les dépenses ne sont pas liées aux composantes des activités proposées.
  • Les dépenses sont déraisonnables et injustifiées.

Notation de niveau 2 – Note 2-3 points :

  • La description des dépenses est suffisamment détaillée et/ou cohérente.
  • Les dépenses sont quelque peu liées aux composantes des activités proposées.
  • Les dépenses sont suffisamment raisonnables et justifiées.

Notation de niveau 3 – Note 4-5 points :

  • La description des dépenses est très détaillée et/ou très cohérente.
  • Les dépenses sont directement liées aux composantes des activités proposées.
  • Les dépenses sont bien justifiées et très raisonnables.

5. Gestion de projet

Façon dont le projet sera géré, notamment la gouvernance du projet, la surveillance du projet, les rapports et l'évaluation liés au projet, la gestion des ressources humaines et la gestion du risque.

Pondération total - 15 %

Démontré par les sections Gouvernance du projet, Gestion des ressources humaines, Surveillance, rapports et évaluation liés au projet et Gestion du risque de la proposition

5.1 Gouvernance du projet :

Sous-pondération - 5 %

Notation de niveau 1 – Note 0-1 point :

  • Les descriptions de la structure, des rôles et des responsabilités ainsi que la gouvernance de l'organisation sont vagues ou absentes dans certains domaines et/ou les approches décrites ne semblent pas fournir les structures de gouvernance nécessaires pour concourir au succès du projet.

Notation de niveau 2 – Note 2-3 points :

  • Les structures, les rôles et les responsabilités ainsi que la gouvernance de l'organisation sont décrits, et les approches semblent être adéquates pour concourir à la réussite du projet.

Notation de niveau 3 – Note 4-5 points :

  • Les structures, les rôles et les responsabilités ainsi que la gouvernance de l'organisation sont décrits en détail. Des approches de gouvernance exhaustives fondées sur des pratiques exemplaires ont été prévues.

5.2 Surveillance, rapports et évaluation liés au projet :

Sous-pondération - 2%

Notation de niveau 1 – Note 0-1 point :

  • L'approche de la surveillance, des rapports et de l'évaluation n'a pas été bien élaborée ni bien réfléchie ou ne donne pas suffisamment de détails.
  • Il ne semble pas que les approches permettront d'établir une communication adéquate dans les deux sens avec les principaux intervenants.

Notation de niveau 2 – Note 2-3 points :

  • L'approche de la surveillance, des rapports et de l'évaluation fournit quelques détails, mais elle est à un niveau trop élevé pour permettre de bien la comprendre.
  • Il semble que les approches permettront d'assurer une communication adéquate dans les deux sens avec la plupart des principaux intervenants.

Notation de niveau 3 – Note 4-5 points :

  • L'approche de la surveillance, des rapports et de l'évaluation a été bien élaborée, témoigne d'une réflexion approfondie et contient suffisamment de détails.
  • Les approches semblent très complètes, c'est-à-dire qu'elles assurent une communication adéquate dans les deux sens avec les principaux intervenants.

5.3 Gestion des ressources humaines :

Sous-pondération - 2 %

Notation de niveau 1 – Note 0-1 point :

  • Le plan de dotation exigé par le projet n'est pas bien décrit ou est absent.

Notation de niveau 2 – Note 2-3 points :

  • La stratégie en matière de ressources humaines et le plan de dotation du projet semblent adéquats pour atteindre les objectifs du projet.

Notation de niveau 3 – Note 4-5 points :

  • La stratégie en matière de ressources humaines et le plan de dotation du projet sont très exhaustifs et permettront d'atteindre les objectifs du projet et d'utiliser efficacement les ressources.

5.4 Gestion du risque :

Sous-pondération - 5 %

Notation de niveau 1 – Note 0-1 point :

  • Les risques définis ne sont pas vraiment des risques et/ou ils n'ont pas fait l'objet d'une réflexion approfondie.
  • Les stratégies d'atténuation des risques proposées ne sont pas pertinentes par rapport aux risques définis.

Notation de niveau 2 – Note 2-3 points :

  • Certains des risques définis, pas tous, sont réalistes et ont fait l'objet d'une réflexion approfondie.
  • Les stratégies d'atténuation des risques proposées sont raisonnablement pertinentes par rapport aux risques définis.

Notation de niveau 3 – Note 4-5 points :

  • Les risques définis sont réels et ont fait l'objet d'une réflexion approfondie.
  • Les stratégies d'atténuation proposées sont pertinentes par rapport aux risques définis.

6. Évaluation globale :

L'évaluation de la proposition dans son ensemble par l'examinateur, et ses répercussions éventuelles sur la capacité organisationnelle du demandeur.

Pondération total - 5 %

Démontré par la totalité de la proposition.

Notation de niveau 1 – Note 0-1 point :

  • La proposition est peu claire en raison d'erreurs de grammaire et/ou de typographie.
  • Le projet dans son ensemble est mal détaillé, et les stratégies qu'il comprend ne semblent pas être réalisables.
  • Les objectifs, les activités et les résultats du projet sont vagues et ne semblent pas aboutir à une amélioration de la capacité organisationnelle.

Notation de niveau 2 – Note 2-3 points :

  • La proposition contient des erreurs de grammaire et/ou de typographie. Cependant, ces erreurs n'influent pas sur la clarté de la proposition.
  • Le projet dans son ensemble comporte suffisamment de détails, et les stratégies qu'il comprend semblent réalisables.
  • Les objectifs, les activités et les résultats du projet sont clairs et visent à améliorer la capacité organisationnelle.

Notation de niveau 3 – Note 4-5 points :

  • Le projet dans son ensemble est décrit de façon très détaillée, est stratégique et témoigne d'une réflexion approfondie.
  • Les objectifs, les activités et les résultats du projet sont très clairs et visent indéniablement à renforcer la capacité organisationnelle.

Priorité :

La priorité sera accordée aux propositions sur la Préparation structurelle qui sont axées sur le développement soit d'un regroupement formant une autorité scolaire de Première Nation/modèle de conseil scolaire ou d'une entente avec une division scolaire provinciale, qui délègue entièrement la responsabilité du financement et des services de l'enseignement primaire et secondaire dans les réserves, y compris du fonctionnement des écoles dans les réserves et la gestion des ententes sur les frais de scolarité.

Date de modification :