Vérification des pratiques de gestion : Secteur des politiques et de l'orientation stratégique - Rapports de suivi en date du 30 juin 2014

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 30 juin 2014

Politiques et orientation stratégique

Vérification des pratiques de gestion : Secteur des politiques et de l'orientation stratégique
Date d'approbation 2013-11-21

   Recommandations du projet       Plan d'action    Date
   d'achèvement prévue   
   Réponse du programme   
1. Le sous-ministre adjoint principal du Secteur des politiques et de l’orientation stratégique (SPOS) devrait voir à ce que les obligations redditionnelles et les responsabilités du Secteur et de ses directions générales soient clairement communiquées et expliquées au personnel de gestion et d’exécution du Secteur, pour qu’il les comprenne bien. Une fois clarifiées et hiérarchisées, ces obligations redditionnelles devraient servir de point d’appui pour assurer l’efficacité de la planification des RH, la gestion du risque et la mesure du rendement (voir les recommandations 2, 3 et 4). Suivi :

  • Les DG tiennent des réunions de tout le personnel pour discuter du plan d’activités du SPOS pour 2014-2015. Dans le cadre de ces discussions, les DG attachent une attention particulière aux rôles, responsabilités et obligations, et précisent les priorités pour le personnel.
Décembre 2013 État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

  • Les directions générales et l’Unité de gestion des services administratifs (UGSA) du SPOS ont tenu des réunions de tout le personnel pour discuter du plan d’activités du SPOS, des priorités des directions générales et des engagements pris concernant le prochain exercice financier de 2014-2015. 
  • De plus, la gestion du SPOS a participé à deux journées de réflexion sur la planification (janvier 2014). Les journées avaient pour thème de remodeler notre avenir, mettaient l’accent sur les priorités du Secteur, les principaux engagements en matière de planification et les ententes de gestion du rendement pour 2014-2015.
  • Le SPOS a élaboré un plan de gestion du changement pour définir les rôles et les responsabilités de la Direction des relations avec les Métis et les Indiens non inscrits (DRMINI) au sein du SPOS
  • Le nouveau régime de gestion du rendement des employés qui sera mis en œuvre en avril 2014 donnera l’occasion de communiquer, au niveau individuel, les responsabilités, obligations redditionnelles et priorités définies en amont comme il est indiqué dans le plan d’activités du SPOS 2014-2015. Cette communication descendante s’effectuera dans le cadre des réunions de la Direction générale et des discussions de personne à personne.
Avril 2014 État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

  • Conformément aux directives du SCT, le SPOS a mis en œuvre le nouveau régime de gestion de rendement des employés, y compris les échanges en personne, afin de s’assurer que les priorités, les responsabilités et les engagements en matière de planification du SPOS sont pris en compte dans les ententes conclues avec les employés.
  • Au 30 juin 2014, le taux d’achèvement au sein du SPOS de la nouvelle Entente de gestion du rendement de l’employé et du Plan d’apprentissage pour l’exercice financier 2014-2015 s’élevait à 95 % et à 98 % respectivement.
  • Conformément à la nouvelle directive du SCT, les gestionnaires et les superviseurs ont rencontré individuellement leurs employés afin de discuter avec eux de leur Entente de gestion du rendement et de leur Plan d’apprentissage pour 2014-2015, et de les finaliser. Ces documents comportaient les priorités et les objectifs clés du SPOS et ceux de la direction générale et de la direction pertinentes, qui correspondent au plan d’activités du SPOS de 2014-2015.
  • Une réunion de tout le personnel sera organisée pour communiquer, expliquer et préciser les rôles et les responsabilités du SPOS.
Avril 2014 État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

  • Le SPOS a tenu deux réunions de tout le personnel pour examiner les principaux rôles et responsabilités : (i) celle du 15 avril au cours de laquelle on a reconnu les grandes réalisations de 2013-2014 et mis l’accent sur les principaux défis en 2014-2015; et (ii) celle du 9 juin au cours de laquelle on a mis en valeur la façon dont AADNC transforme sa façon de travailler (p. ex. Web 2.0, GCPédia, Transformation des services de courriel, Milieu de travail 2.0, signatures électroniques, gestion du rendement en ligne), y compris des exemples de premier plan du SPOS.
Les gestionnaires continueront de rencontrer de façon formelle les employés deux fois par année afin d’établir conjointement les objectifs en matière de rendement pour la période à venir et de discuter des progrès accomplis au cours de la période précédente et des possibilités d'amélioration afin d'assurer la mise en place d’un cycle régulier de rétroaction et de planification du rendement. Ces discussions offriront des occasions supplémentaires d’examiner les responsabilités et obligations redditionnelles au regard du plan d’activités du SPOS et de la nouvelle Directive sur la gestion du rendement. Octobre à novembre 2013
et mars 2014
État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

  • Dans le cadre de la planification et de la gestion continues du rendement, les gestionnaires du SPOS ont rencontré individuellement le personnel à trois reprises au cours de l’exercice 2013-2014 (avril et mai 2013; octobre et novembre 2013; et mars 2014). Grâce à ces réunions, la totalité des employés du SPOS a reçu de la rétroaction sur les attentes de rendement ainsi que des suggestions/occasions d’amélioration.
  • Les examens de rendement des employés pour l’exercice 2013-2014 ont été documentés et approuvés par les parties appropriées. Les examens ont tous été terminés pour le Secteur.

SVE : Mise en œuvre terminée. Clôture de dossier recommandée. Classée.
2. Le sous-ministre adjoint principal du Secteur des politiques et de l’orientation stratégique devrait, dans le cadre de l’initiative actuelle visant la formulation d’un plan stratégique sur les RH mis à jour pour le Secteur, voir à l’établissement de stratégies et d’activités de RH qui favorisent une gestion proactive des principaux problèmes de RH (rétention du savoir organisationnel, planification de la relève, concrétisation des profils de compétences cibles, etc.) d’une manière qui concorde avec la filière redditionnelle et la structure organisationnelle du Secteur. Les activités devraient comprendre une mise à jour de l’analyse de l’effectif et de l’analyse de la conjoncture menées en 2011. Suivi :

  • Le SPOS mettra à jour son plan stratégique intégré de gestion des RH pour 2014-2015 à 2016-2017.
Février 2014 État : Demande de fermeture du dossier (terminé)

  • Le SPOS a mis à jour son plan des RH stratégique intégré pour 2014-2015 à 2016-2017, y compris les stratégies pour régler les problèmes liés aux RH dans le contexte des limites budgétaires.
  • Selon une analyse de l'effectif courante (2013), l’équipe de direction du SPOS a déterminé que la capacité d’élaboration de politiques est un domaine qui mérite plus d’attention. La restructuration du Ministère et du Secteur signifie que le SPOS a absorbé des unités opérationnelles qui ne sont pas familières avec la fonction d’élaboration de politiques. Ainsi, le SPOS a élaboré Conférences fédérales : Initiatives de renforcement des capacités en élaboration des politiques, un programme d'apprentissage et de perfectionnement original, interne, conçu pour renseigner sur l'environnement politique et développer la capacité du Secteur, en particulier par le transfert des connaissances organisationnelles existantes.
En cours État : Demande de fermeture du dossier (terminé)

  • Le Secteur a poursuivi la mise en œuvre de son initiative de développement des capacités intitulée « FedTalks ». Deux séances supplémentaires, « Sources de données pour la prise de décisions fondées sur des faits » et « Voir le portrait d'ensemble », ont eu lieu au cours du trimestre, ce qui en porte le nombre total à cinq.
Le SPOS continuera son examen de la capacité d’élaboration de politiques à mesure qu’il met à jour son analyse du contexte et de l’effectif. En cours État : Demande de fermeture du dossier (terminé)

Le SPOS a mis à jour son plan des RH stratégique intégré pour 2014-2015 à 2016-2017, qui comprend une analyse FFPM sur l'effectif su SPOS de même qu'un plan d'action en matière de RH.

SVE : La mise en œuvre est terminée. Clôture recommandée. Classée.
3. Le sous-ministre adjoint principal du Secteur des politiques et de l’orientation stratégique devrait élaborer une approche officielle et documentée de gestion du risque dans le Secteur, comportant un processus continu et une structure de gouvernance afin de déterminer, d'évaluer et de surveiller les risques et les mesures d'atténuation correspondantes. Cela devrait inclure l’établissement d’un profil de risque propre au Secteur, faisant l’objet d’un suivi constant et d’une mise à jour régulière, qui reflète les obligations redditionnelles du Secteur et des directions générales. Suivi :

  • Le SPOS cernera, documentera et intégrera les risques, en particulier ceux rattachés aux aspects juridiques, aux partenariats extérieurs et aux partenariats avec le gouvernement dans le plan d’activités du Secteur de 2014-2015.
Décembre 2013 État : Demande de clôture (terminé)
Mise à jour : En date du 31 décembre 2013
  • Le plan d’activités 2014-2015 de POS contient une section consacrée à l’évaluation des risques, dans laquelle POS cerne et atténue sept risques, y compris liés aux aspects juridiques, aux relations extérieures et aux partenariats gouvernementaux.
  • Le SPOS gérera les risques de son propre secteur dans tous les domaines au moyen de ses profils de risques, dans le cadre du processus d’établissement des rapports trimestriels.
Chaque trimestre État : En cours
Mises à jour : En date du 31 décembre 2013
  • Les rapports trimestriels de POS intègrent la gestion des risques dans l’engagement de chacun des secteurs.

SVE : La mise en œuvre est achevée en grande partie. Clôture recommandée. Classée.
4. Le sous-ministre adjoint principal du Secteur de la politique et de l’orientation stratégique devrait voir à ce que soient établies des mesures du rendement basées sur les résultats qui correspondent au mandat du Secteur, à ses obligations redditionnelles et aux services qu’il offre. Les éléments à communiquer sont les suivants :

  • répertorier et valider les principaux résultats, groupes de clients et normes de service du Secteur;
  • fixer des normes qui encouragent l’efficience et la qualité dans la prestation des services;
  • établir des mécanismes de collecte, d’analyse et de déclaration des données.
Suivi :

  • Le SPOS s'assure que les résultats et les mesures du rendement du Secteur, y compris ceux en lien avec l’efficacité (relatifs au programme de gestion des droits des Métis et des relations avec les Indiens non inscrits et les Métis, sous-programme 1.2.4 de l’AAP d’AADNC pour 2014-2015) figurent dans le plan d’activités du SPOS et sont surveillées au moyen des rapports trimestriels et alignés sur la politique sur la SGRR et le CMR 2014-2015 officiel.
Avril 2014
et chaque trimestre
État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

  • Le plan d’activités de 2014-2015 du SPOS énonce les résultats clés ainsi que les mesures et les objectifs de rendement, notamment en ce qui concerne les droits des Métis et les relations avec eux, de même que les relations avec les Indiens non inscrits, conformément à l’architecture d’alignement des programmes (AAP) et au cadre de mesure du rendement (CMR) de 2014-2015. De plus, il définit les mesures et les objectifs visant à soutenir la prestation des services, la limitation des coûts et l’efficacité (c.-à-d. les services de consultation juridique, les affaires du Cabinet et du Parlement, et les demandes de données et de recherches). Le plan d’activités est surveillé, et les résultats sont comparés aux objectifs dans le cadre du processus ministériel de présentation de rapports trimestriels.
  • Les DG présentent à la direction du SPOS (tous les DG, les directeurs et les subordonnés directs des directeurs généraux) leurs stratégies, mesures et progrès par rapport aux objectifs en matière de rendement pertinents au regard des priorités du plan d’activités du SPOS, afin de cerner les principaux résultats, groupes de clients et normes de service de la Direction générale.
  • Le SPOS répertorie ses principaux résultats par l’entremise du plan d’activités du Secteur et des normes de service sont définies pour la plupart des livrables (c.-à-d. affaires au Cabinet, affaires législatives, diffusion de données, rapports trimestriels, etc.).
  • Les mécanismes de collecte de données, d’analyse et d’établissement de rapports sont mis en place et diffusés dans le cadre du processus d’établissement des rapports trimestriels.
Octobre 2013 à janvier 2014 État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

  • Les réunions de l’équipe de gestion du SPOS incluaient des présentations et des discussions dirigées par les DG sur les quatre priorités du plan d’activités du SPOS de 2013-2014 : Priorité no 1 (oct. 2013), Planifier et gérer de façon stratégique les actions d’AADNC en matière de recherches, de lois et de politiques; Priorité no 2 (nov. 2013), Gérer les litiges et les frais juridiques; Priorité no 3 (déc. 2013), Maintenir des relations avec les organismes des Métis, des Indiens non inscrits et des Inuits; Priorité no 4 (janv. 2014), Diriger et favoriser la gestion et l’alignement stratégiques des cadres ministériels, ainsi que l’élaboration et la présentation en temps opportun de tous les principaux plans et rapports axés sur les résultats.

SVE : Mise en œuvre terminée. Clôture de dossier recommandée. Classée.
 
 
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