Vérification des pratiques de gestion : Programmes et partenariats en matière d'éducation et de développement social - Rapports de suivi en date du 30 juin 2014

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 30 juin 2014

PPEDS

Vérification des pratiques de gestion : Programmes et partenariats en matière d'éducation et de développement social
Date d'approbation 26 avril 2013
   Recommandations du projet       Plan d'action    Date
   d'achèvement prévue   
   Réponse du programme   
1. Le sous-ministre adjoint du Secteur des programmes et des partenariats en matière d’éducation et de développement social devrait assurer que les activités de planification des ressources humaines accomplies dans le Secteur continuent de prendre en compte à la fois les exigences ministérielles et tous les risques pertinents en matière de ressources humaines, notamment les risques liés à la planification de la relève, à la formation et au perfectionnement. Les résultats des activités de planification des ressources humaines devraient être regroupés et consignés dans le plan des ressources humaines du Secteur. En outre, durant la mise en œuvre du plan des ressources humaines du Secteur, des modifications devraient être apportées en fonction des changements touchant les objectifs et l’environnement du Secteur. Le SPPEDS estime que ses approches actuelles en matière de planification des ressources humaines, ce qui comprend son Plan d'action relatif aux ressources humaines et son plan d’action relatif au Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF), sont axées sur la mise en œuvre de stratégies qui contribueront à réaliser les objectifs du Ministère et du Secteur de même qu’à accroître l’efficacité organisationnelle. Cela dit, dans son Plan d'action relatif aux ressources humaines de 2013-2014, le SPPEDS tiendra compte des risques, y compris ceux liés à la planification de la relève et à la formation. Pour donner suite au SAFF, le SPPEDS a élaboré un plan d’action robuste qui met aussi ces problèmes en relief. Il intégrera les engagements découlant de ce plan au plan d’ensemble, soit le Plan d'action relatif aux ressources humaines. Les ajustements au Plan d'action relatif aux ressources humaines continueront d’être apportés, au besoin, pour refléter les changements dans l’environnement de travail et les objectifs du Secteur. Juin 2013 État : En cours

Mise à jour/Justification
En date du 30 juin 2013

Le Plan d’action relatif aux ressources humaines du SPPEDS pour 2013-2014 comporte maintenant des mesures de suivi particulières pour tenir compte des risques cernés par la vérification, y compris en ce qui a trait à la planification de la relève et  à la formation. Le texte du plan relatif aux ressources humaines, qui donne un aperçu des objectifs et des domaines ciblés du Secteur, est en voie d’achèvement.

En outre, le SPPEDS réagit au SAFF de 2011 en tentant de régler les problèmes signalés par les répondants. Des objectifs mesurables ont été mis au point pour corriger ces problèmes jugés prioritaires et ont été inscrits dans la partie A du Plan relatif aux ressources humaines.

L’équipe de la haute direction du SPPEDS examine maintenant le Plan relatif aux ressources humaines et le Plan d’action relatif au SAFF de façon bimensuelle, au moins. Cela permet à la direction de suivre les progrès au regard des cibles et de réduire les risques dès qu’ils sont constatés.
Étant donné que le SPPEDS s’occupe actuellement de la réalisation de deux des quatre grandes priorités du Ministère, avec une enveloppe de financement prédéterminée, le maintien en poste et l’accroissement des effectifs deviennent prioritaires. Les gestionnaires tiendront des discussions au sujet de l’élaboration d’un plan de relève inclusif et complet, adapté pour permettre une gestion efficace de tous les postes clés au sein du Secteur. Le SPPEDS continue d’encourager les affectations intérimaires par rotation, la formation, le mentorat, l’encadrement et les occasions de perfectionnement pour enrichir l’ensemble de compétences. Les entrevues de fin d’emploi, de même que les plans de carrière/d’apprentissage des employés à long terme sont aussi des éléments fortement encouragés au sein du Secteur. Avril 2013 Le SPPEDS adopte un point de vue prospectif pour se préparer aux changements qui pourraient survenir à la suite des futurs budgets fédéraux. Le ministère l’a doté de 17 ETP pour l’aider à gérer la charge de travail associée aux réformes dans deux domaines clés, soit  l’éducation de la maternelle jusqu’aux études postsecondaires et l’aide au revenu.

Tous les directeurs du SPPEDS sont maintenant activement engagés dans l’entreprise de définir des postes non EX essentiels qui faciliteront une bonne planification de la relève à l’échelle du secteur. Cet exercice aidera à l’adoption d’un mode de priorisation des demandes de dotation, facilitera la détermination des compétences clés et fera partie d’un plan solide de gestion des talents, de planification de la relève et de transfert des connaissances.

Le SPPEDS a eu recours à des dotations intérimaires pour un certain nombre de postes, du niveau de l’agent de projet principal jusqu’à celui du DG, pour permettre au personnel du Secteur et du reste du ministère d’acquérir des connaissances et de se perfectionner. Les gestionnaires ont reçu la formation qui leur permet de tenir une entrevue de fin d’emploi.
Le SPPEDS continuera de surveiller ses progrès quant à la mise en œuvre du Plan relatif aux RH au moyen d’activités complémentaires comme son nouveau Comité social et de mieux-être, son rapport de réalisation en matière de RH et les rapports trimestriels du Secteur. Avril 2013 Le Comité du mieux-être a été mis sur pied. Ce comité s’est donné un mandat, a établi un plan de travail évolutif et a déjà organisé une réunion de tout le personnel concernant le déroulement du programme de reconnaissance. Il a aussi formé des groupes de travail chargés de veiller à l’atteinte de résultats. L’un de ces groupes concevra et recommandera une approche en vue d’amener les employés du SPPEDS à travailler constamment à la mise en oeuvre du Plan d’action relatif au SAFF.

Une colonne « degré de réalisation » a été ajoutée au tableau du Plan d’action relatif au SAFF, et celui-ci a été distribué aux gestionnaires en vue d’avoir un rapport à jour.

Le SPPEDS a aussi officialisé un processus d’évaluation de l’ensemble de ses besoins en formation, y compris en langues officielles, pour maximiser les ressources et favoriser le perfectionnement professionnel des employés.

SVE : Réalisé en grande partie. La recommandation doit être classée. Dossier clos.
2. Le sous-ministre adjoint du Secteur des programmes et des partenariats en matière d’éducation et de développement social devrait élaborer et mettre en œuvre une approche officielle et documentée de la gestion des risques comportant un processus continu et une structure de gouvernance, afin de déterminer, d’évaluer et de surveiller les risques et les mesures d’atténuation correspondantes. Le SPPEDS devrait tirer parti des tribunes établies pour transmettre aux employés des messages sur les risques. Le SPPEDS collaborera avec le centre de gestion des risques du Ministère, au sein du Secteur de la vérification et de l’évaluation, pour élaborer une approche documentée officielle à l’égard de la gestion des risques pour le Secteur, y compris des processus continus et une structure de gouvernance. Avril 2014 État : En cours

Au 30 juin 2014 :

Mise à jour/Justification : En avril 2014, la Direction générale de la politique sociale et des programmes (DGPSP) a terminé son plan de gestion des risques pour déterminer et prioriser les trois principaux risques dans le cadre de la mise à jour annuelle de la Stratégie de mesure du rendement. Le Centre de gestion du risque a examiné l’évaluation/mise à jour et l’a acceptée sans y apporter de modifications. Au 1er trimestre, il fallait former une équipe pour les projets du Secteur afin d’harmoniser les processus et les procédures de la gestion des risques.

Au début du 2e trimestre, on formera une équipe au sein du Secteur pour effectuer ce travail, dont une stratégie de mise en œuvre et des activités connexes. En même temps que sera élaborée l’approche du Secteur, la DGPSP mettra l’accent sur l’évaluation des risques incluse dans sa Mise à jour sur la mesure du rendement de 2013-2014.

SVE : En attente des changements de la haute direction pour faire la mise à jour.
Les progrès à ce chapitre seront communiqués au SPPEDS sur une base trimestrielle dans le plan d’activités du Secteur pour 2013-2014. Juillet 2013
Pendant que l’approche sectorielle est élaborée, le SPPEDS veillera à ce que les stratégies d’identification et d’atténuation des risques continuent d’être intégrées aux processus existants et aux travaux en cours. Ceci comprend l’utilisation des outils et des profils déjà en place et mis en œuvre au sein du Secteur (par exemple, le profil des risques de l’organisation, le profil des risques de la Direction générale de l’éducation, les sections traitant des risques du plan d’activités du secteur et des rapports trimestriels connexes) de même que les outils en cours d’élaboration ou de mise à jour (par exemple, la stratégie d’atténuation des risques en matière d’éducation et les profils de risques des cinq programmes sociaux). Avril 2013

Stratégie d’atténuation des risques en matière d’éducation, d’ici la fin de juillet 2013

Profils de risques des programmes sociaux, d’ici la fin d’avril 2014
Le SPPEDS aura recours aux tribunes de communication existantes pour s’assurer que les messages relatifs aux risques sont communiqués aux employés, y compris les réunions de l’ensemble du personnel, les réunions de la Direction générale, les diverses tribunes des gestionnaires, les courriels et les brochures d’information. Avril 2013
3. Le sous-ministre adjoint du Secteur des programmes et des partenariats en matière d'éducation et de développement social devrait documenter la structure de gouvernance du Secteur en ce qui a trait aux organismes de gestion et de surveillance et évaluer la pertinence et le caractère suffisant de ces derniers. Ces groupes ou mécanismes de gestion et de surveillance devraient être officialisés davantage par la création d'un cadre de référence qui établirait leurs mandats, pouvoirs, responsabilités, devoirs de rendre des comptes et principes de fonctionnement. Le rôle de ces importants organismes de gestion devrait être communiqué à l'ensemble du Secteur. Le SPPEDS documentera les structures de gouvernance du Secteur pour ce qui est de la gestion et de la surveillance. Il fera notamment une évaluation des organismes de gouvernance existants comme le Comité de gestion du SPPEDS, les comités de la Direction générale des programmes sociaux et d’éducation, le Comité de gestion élargi de la Direction générale des programmes sociaux de même que d’autres sous-comités et organismes de gouvernance. Le caractère suffisant des structures en place sera examiné et de nouveaux organismes de gouvernance pourraient être mis sur pied pour combler les lacunes et gérer les risques. Juillet 2013 État : En cours

Mise à jour/Justification
En date du 30 septembre 2013

L’unité de gestion opérationnelle du SPPEDS distribue au secteur un bulletin d’information hebdomadaire qui comprend des renseignements sur les finances, les ressources humaines, l’administration, la planification et l’établissement de rapports.

Le Comité du mieux-être du SPPEDS a été mis sur pied. Ce comité s’est donné un mandat, a établi un plan de travail évolutif et a déjà organisé une réunion de tout le personnel concernant le déroulement du programme de reconnaissance. Ses travaux se poursuivront lors de la réunion du personnel prévue au troisième trimestre.

En réponse au Sondage de 2011 auprès des fonctionnaires fédéraux, à la réunion de tout le personnel du SPPEDS de 2012, et selon l’unique besoin de la Direction générale de la politique sociale et des programmes (DGPSP), les travaux conjoints avec le Centre de l’intégrité, des valeurs et de la résolution de conflits ont produit un rapport d’évaluation du milieu de travail de la DGPSP. La haute direction du SPPEDS a créé quatre groupes de travail pour traiter des quatre principales questions cernées dans le rapport. Les groupes de travail se réunissent et rédigent des mandats, analysent des questions et proposent des solutions et des mesures de suivi. Des réunions debout, des réunions de gestion étendues, et des réunions avec la haute direction servent à mettre à l’essai des idées, à appuyer les conclusions et à proposer des solutions et des mesures de suivi.

La direction du SPPEDS se réunit tous les vendredis. Un compte rendu des décisions est transmis aux participants.

SVE : De nets progrès ont été réalisés. Fermeture du dossier recommandée. Classée.
Un cadre de référence sera créé pour tous les groupes mentionnés ci-dessus (et les groupes de gestion nouvellement mis sur pied) et sera diffusé à l’échelle du Secteur afin de faire connaître le rôle de ces organismes de gestion clés. Au besoin, les procès-verbaux des réunions seront rédigés et communiqués au Secteur. Juillet 2013
 
 
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