ARCHIVÉE - Programme de réussite scolaire des étudiants des Premières Nations - Instructions pour une proposition 2015-2016

Renseignements archivés

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Information générale

Identification de l'instrument de collecte de données

Objectif

L'objectif global du Programme consiste à améliorer les résultats scolaires des élèves des Premières Nations dans les réserves en mettant l'accent sur les domaines prioritaires que sont la lecture et l'écriture, les mathématiques  et la persévérance scolaire.

Les éléments du Programme fonctionnent ensemble pour atteindre cet objectif global. Les résultats des évaluations de l'apprentissage des élèves et d'autres sources d'information aideront les écoles à cerner les besoins, les cibles et les activités devant permettre d'améliorer les résultats dans les domaines de la lecture et l'écriture, des mathématiques et de la persévérance scolaire. Les évaluations de l'apprentissage des élèves fourniront aussi des données pour procéder à la mesure du rendement qui, à son tour, servira à produire des rapports destinés aux élèves, aux familles, aux collectivités et à AADNC.

Date limite

À minuit (0 h, heure normale du Pacifique) de la date limite de la proposition, tel qu'énoncé dans la lettre d'appel qui vous est parvenue par courriel. Les propositions en retard ne seront pas reçues.

Quoi de neuf

Quelques améliorations ont été apportées à la proposition 2015-2016 du Programme de réussite scolaire des étudiants des Premières Nations.

Données obligatoires

Dans le PDF de la proposition PRSEPN, les champs dont les données sont obligatoires sont marqués d'un astérisque (  *  ).

Pour davantage de renseignements, voir Comment vérifier les champs de données obligatoires.

Modes d'emplois

Pour mieux répondre à vos besoins de documentation, il y a eu une refonte des documents qui sont joints au PDF et que vous pouvez voir en cliquant sur Afficher les instructions.

Pour plus d'information, voir Retrouver les modes d'emploi.


Pour sécuriser vos données

La façon la plus sûre de sécuriser vos données lorsqu'elles sont soumises ou lorsque vous les consultez, c'est de vous servir du Portail de services d'AADNC et du SGISC.

Certains bénéficiaires ont reçu des clés USB chiffrées d'AADNC pour sécuriser leurs informations confidentielles. Si vous devez utiliser une clé USB, AADNC recommande d'utiliser celle qui vous a été distribuée et qui est approuvée par la Direction générale de la gestion de l'information.

Assurez-vous d'étiqueter la clé USB selon le document ayant le niveau de classification de sécurité le plus élevé parmi tous ceux qu'elle contient. Par exemple, une liste nominative contient des renseignements qui sont classifiés Protégé «  B  ».

Pour vous renseigner sur la façon de chiffrer les données sur une clef, consulter vos matériaux de formation qui accompagnent les dispositifs de stockage portatifs ou communiquer avec le soutien technique d'AADNC.


Important :

les mesures de sécurité décrites ici sont le minimum recommandé. Vous pouvez sécuriser davantage vos données en tout temps.

Dans le passé, nous nous servions de courriels ou de l'envoi par la poste d'une clé USB ordinaire, ou d'un CD-ROM. Ces méthodes sont contre-indiquées, dorénavant. Si vous choisissez l'une de ces méthodes, vous rendrez vos données vulnérables sur le plan de leur sécurité.


Note :

pour davantage d'information, consulter Comment soumettre des PDFs Protégé A et Protégé B qui se trouvent en cliquant le bouton Afficher les instructions.

Avant de commencer

Comment ouvrir le formulaire

Notons que le formulaire est en format PDF. Pour se servir du formulaire ou l'imprimer, servez-vous de Reader® d'Adobe®, en sa version 10. Adobe offre gratuitement Acrobat® Reader®. Si le formulaire se voit mal ou ne s'imprime pas, veuillez joindre votre bureau régional d'AADNC.

Pour savoir quelle version du Reader d'Adobe vous utilisez, cliquer sur le bouton Aide sur la barre d'outils. L'indication « Adobe Reader X » signifie que vous avez bel et bien la version 10.

 
 

Important :

ce formulaire ne fonctionnera pas comme prévu avec d'autres logiciels pour PDF, comme par ex. Acrobat Pro® par Adobe.

Comment enregistrer le formulaire

Il y a plusieurs façons d'obtenir le PDF de la proposition PRSEPN; votre bureau régional d'AADNC peut vous en envoyer un ou il peut être téléchargé du Portail de services d'AADNC.

Pour plus d'information, voir le document Comment obtenir la proposition d'un PDF pré-rempli qui s'obtient en cliquant sur le bouton Afficher les instructions.

Peu importe comment vous l'aurez reçu, enregistrer le PDF sur un ordinateur local AVANT d'y entrer des données.

Après avoir enregistré le PDF sous son nom de travail et lorsque vous commencez à y entrer des données, enregistrez-le souvent. Suivez les procédés habituels selon votre système d'exploitation et les besoins de votre lieu de travail.

Pour enregistrer le formulaire PDF

  1. Cliquer sur Fichier > Enregistrer sous > PDF.
  2. Naviguer vers le dossier où vous enregistrerez votre rapport. Il peut être utile de noter le chemin qui mène au fichier, pour pouvoir y revenir facilement.
  3. Renommer le fichier selon les normes d'AADNC en vous assurant d'y mettre :
    • Les quatre chiffres du numéro du bénéficiaire (ajouter des zéros en avant, au besoin)
    • Le nom de votre organisme
    • Le nom du rapport
    • L'exercice financier (Par exemple : 0286-Keeseekoowenin_PRSEPN_2015-2016)
  4. Enregistrer le rapport en cliquant sur OK.

Pour tout résultat inhabituel, veuillez communiquer avec votre bureau régional d'AADNC. Pour une liste de coordonnées, voir le document Coordonnées d'AADNC joint au PDF et qui s'obtient en cliquant sur le bouton Afficher les instructions.

Voir aussi la page Web des coordonnées des bureaux régionaux sur le site d'AADNC.

Retrouver les modes d'emploi

Pour de l'aide supplémentaire, le PDF contient des instructions qui sont directement intégrées au formulaire. Ces guides sont :

Pour utiliser les modes d'emploi

  1. De la première page d'un PDF, cliquer sur le bouton Afficher les instructions. Une fenêtre d'avertissement apparaît.

  2. Sélectionner un sujet de la liste et cliquer sur OK. Un document PDF s'ouvrira et vous pourrez y trouver l'information dont vous avez besoin.

Remettre le Sondage des utilisateurs

  1. Cliquer sur le bouton Afficher les instructions. Sélectionner Sondage des utilisateurs de la fenêtre contextuelle puis cliquer sur OK.
  2. Sur un ordinateur local, enregistrer le formulaire du sondage puis le remplir.
  3. Cliquer sur le bouton Submit Survey/Soumettre L'évaluation au haut du formulaire.
    Un courriel se préparera automatiquement avec le sondage en pièce jointe, et le tout sera adressé à DCIEvaluationICD@aadnc-aandc.gc.ca.
  4. Remplir et envoyer le courriel comme d'habitude.

Se préparer à remplir la proposition

Identifier l'ICD

Remplir d'abord les sections Identification de la proposition puis l'Identification de l'organisation avant de remplir toute autre. Les renseignements dans cette section feront que le PDF ne montrera que les sections qui vous concernent.

 

Astuce :

Pour savoir comment trouver le nom d'une organisation ou son numéro, voir Comment utiliser des formulaires PDF d'Adobe, joint au PDF et qui s'obtient en cliquant sur le bouton Afficher les instructions.

Astuce :

Pour les exigences en matière de données, voir la Liste des champs de données, qui s'obtient en cliquant sur le bouton Afficher les instructions.

Le PRSEPN est un programme de trois (3) ans dont le coût du financement entier est établi selon l'année du projet et attribué à chaque année du projet.

Si ceci est une proposition neuve et que vous choisissez le bouton radio pour la première année, il y aura trois ans de données à fournir dans les deux listes : Liste de clients qui seront desservis, et Activités planifiées et résultats attendus.

Si cette proposition en est à sa 2e année ou à sa 3e, il n'y aura qu'une seule année de données à fournir à la section Clients.

Remplir les sections qui identifient la proposition

 

Important :

Sauvegarder votre fichier avant de commnecer.

Pour remplir les sections qui identifient la proposition

  1. Faites ce qui suit à la section Identification de la proposition:

    ChampAction
    Exercice Vérifier si l'exercice est « 2015-2016 ». Si cela n'est pas le cas, communiquer avec votre bureau régional d'AADNC pour obtenir le formulaire qu'il vous faut.
    Titre de la proposition Intituler la proposition en cinq mots ou moins. Ce titre doit être unique.
    Pas plus de 100 frappes.
  2. Faire ce qui suit à la section Renseignements sur l'organisation

    Champ Action
    N° du bénéficiaire Entrer les 4 chiffres de votre N° du bénéficiaire.
    Lorsque vous téléchargez le PDF au SIE, ce numéro servira à valider la proposition.

    Important :

    Il faut 4 chiffres dans le du bénéficiaire. Ajouter des zéros (0) en premier si nécessaire.

    Nom du bénéficiaire Entrer le nom de votre organisation.
    Type d'organisation Choisir le type d'organisation qui décrit le mieux la vôtre.

    Note :

    si vous avez choisi « Chefs et conseillers des Premières Nations », le Nom de l'organisation devient actif pour rechercher un nom.

    Astuce :

    Pour en savoir plus sur les bénéficiaires éligibles, voir les Lignes directrices nationales qui s'obtient en cliquant sur le bouton Afficher les instructions.

    Nom de l'organisation Entrer le nom de votre organisation de nouveau.
    N° de l'organisation Entrer le numéro de votre organisation.
    Ce champ se remplit automatiquement du numéro (N°) de votre organisation; s'il existe, lorsque vous remplissez le Nom de l'organisation au champ précédent.

    Astuce :

    en entrant le N° de l'organisation, le nom de l'organisation se remplit automatiquement.

    Autres données Inscrire le numéro de téléphone et l'adresse postale de votre organisation.
    Représentez-vous une Première Nation autonome, ou plus d'une, qui NE soumet PAS à AADNC les détails par étudiant sur la PRSEPN ? Choisir « Oui » ou « Non » pour indiquer si vous faites rapport pour une Première Nation autonome.
  3. Enregistrer le PDF.

Entrer les renseignements sur une organisation constituée en personne morale

Cette section paraît lorsque vous indiquez que vous êtes un BÉNÉFICIAIRE d'AADNC, et que vous êtes une société constituée en personne morale; AADNC a besoin d'informations à propos de votre organisation.

Pour entrer des renseignements sur votre organisation

  1. Répondre à la question Votre organisation est-elle constituée en personne morale?
    Sélectionner Oui si votre organisation est constituée en personne morale.
    Si vous sélectionnez Non, les champs connexes sont supprimés. Continuez à la section des Coordonnées.
  2. Entrer le de constitution en vertu des statuts constitutifs.
  3. Entrer la Date de constitution selon les statuts constitutifs en format aaaa-mm-jj.

    Remarque :

    si la date de constitution précède 1900, communiquer avec votre bureau régional d'AADNC.

  4. Sélectionner un Territoire de compétencede la liste déroulante.
    • Sélectionner la case Canada si votre organisation est constituée au plan fédéral.
    • Sélectionner la case Province ou territoire si votre organisation est plutôt constituée à ce niveau.
      Si vous sélectionnez Province ou Territoire, une liste déroulante apparaîtra pour que vous choisissiez le territoire de compétence.
  5. Sélectionner la Province ou le Territoire dans lequel votre organisation est constituée, le cas échéant.
  6. Enregistrer le PDF.

Entrer des coordonnées

La personne-ressource principale est la personne à qui AADNC poserait des questions d'ordre général à propos de la proposition PRSEPN.

La personne-ressource secondaire est le remplaçant/la remplaçante dans le cas où la personne-ressource principale n'est pas disponible.

Important :

il faut les coordonnées d'au moins une personne-ressource.

Personne-ressource principale

Si les coordonnées de votre PDF de la propositionIndspire sont pré-remplies, vérifier l'information et modifier au besoin.

S'il s'agit d'un formulaire vierge, donner les coordonnées de la Personne-ressource principale.

Pour entrer ou faire une mise à jour des coordonnées

  1. Entrer le Prénom, le Nom de famille et le Titre/poste.
  2. Entrer le de téléphone, puis entrer le de poste téléphonique, le de télécopieur et l'Adresse courriel,s'il y a lieu.
  3. Entrer l'Adresse postale et l'Adresse municipale.
    Pour en savoir plus sur la façon de remplir l'adresse, voir la Liste des champs de données qui est joint au formulaire PDF.

    Astuce :

    si l'adresse municipale est la même que l'adresse postale, cliquer sur la case afin de copier les renseignements.

  4. Enregistrer le PDF.

Personne-ressource secondaire

Utiliser cette section pour donner de l'information concernant la personne-ressource secondaire de votre organisation. Les champs sont identiques à ceux de la personne-ressource principale.

Si les coordonnées de votre PDF de la proposition PRSEPN sont pré-remplies, vérifier l'information et modifier au besoin.

S'il s'agit d'un formulaire vierge, donner les coordonnées de la Personne-ressource secondaire.

Pour ajouter une personne-ressource secondaire

  1. Sélectionner le bouton radio pertinent pour indiquer s'il y a une personne-ressource secondaire.

    • Sélectionner Oui pour activer la section personne-ressource secondaire.
    • Sélectionner Non pour indiquer qu'il n'y a pas de personne-ressource secondaire et supprimer cette section du formulaire.

Entrer des renseignements sommaires sur la proposition

Lorsque vous entrez les données des Activités planifiées et résultats attendus, la date de début et la date de fin ne doivent pas avoir lieu au delà des dates signalées en cette section.

Pour entrer des renseignements sommaires sur la proposition

  1. Pour la Date de début prévue, inscrire la date à laquelle vous comptez commencer le projet en format aaaa-mm-jj.
  2. Pour la Date de fin prévue, inscrire la date à laquelle vous comptez terminer le projet en format aaaa-mm-jj.
  3. Pour la Description de la proposition, inscrire un résumé de la proposition jusqu'à cent mots.
  4. Enregistrer le PDF.

Remarque :

Inscrire des détails supplémentaires dans les autres sections du formulaire.

Entrer la situation actuelle et l'énoncé des besoins

Décrire l'historique et le contexte du projet, les enjeux à aborder et les facteurs qui ont mené à la présentation de la demande. Inscrire une description complète des raisons pour lesquelles le projet est nécessaire et comment il va répondre à ces besoins.

Par exemple :

  • Combien d'écoles sont actuellement dotées d'un processus de planification en vue de leur amélioration?
  • Combien d'écoles sont actuellement dotées de systèmes d'information et quels sont-ils?
  • Combien d'écoles procèdent à des évaluations de l'apprentissage des élèves et lesquelles sont actuellement utilisées?
  • Y a-t-il des programmes de la maîtrise de la lecture et de l'écriture et du calcul actuellement en vigueur dans les écoles?
  • Que font les écoles pour promouvoir la persévérance scolaire?

Identifiez toute activité liée au PRSEPN actuellement en vigueur telle que les plans de réussite scolaire, les évaluations de l'apprentissage des élèves et la mesure du rendement en ce qui a trait à la maîtrise de la lecture et de l'écriture et au calcul et à la persévérance scolaire.

Identifiez les lacunes liées aux plans de réussite scolaire, aux évaluations de l'apprentissage des élèves et à la mesure du rendement.

Remarque :

Si cette proposition est liée à un renouvellement de projet (c.-à-d. la quatrième année d'un projet), décrivez le projet précédant, pourquoi il était pertinent, ses objectifs et ses résultats, mais aussi pourquoi vous procéderiez au renouvellement de ce projet du PRSEPN.


Évaluation de l'organisation

Auteurs multiples

Si cette information provient de plusieurs auteurs, il est recommandé que vous rédigiez votre texte en utilisant un logiciel de traitement de texte, tel que Word par Microsoft, puis que vous le copiiez dans le formulaire une fois le texte complété.

Un logiciel de traitement de texte facilitera la mise en page du texte; il pourra ensuite être copié/collé dans les champs. N'oubliez pas que vous pouvez formater du texte dans un PDF. Pour vous renseigner davantage à ce sujet, voir Comment utiliser les formulaires PDF d'Adobe - l'un des modes d'emploi joint à ce PDF.

Pour plus de renseignements concernant les pièces jointes, référez-vous à la section Documents à l'appui.

Veuillez fournir les informations suivantes en les inscrivant directement dans le champ ou en utilisant le copier et coller d'une autre source ce qui vous permettra de conserver le formatage.

Astuce :

Pour en savoir plus sur les renseignements concernant les exigences relatives aux données, voir les Lignes directrices nationales qui s'obtient en cliquant sur le bouton Afficher les instructions.

  1. Fournir une description des Buts du projet conformément aux lignes directrices nationales du programme. Une zone de texte servant à écrire un résumé des buts généraux du projet
  2. Entrez des Cibles liées aux indicateurs de rendement spécifiques dans la section fournie.

    Note :

    Envoyer des mises à jour au cours de la deuxième et de la troisième année de votre projet.

  3. Fournir une description de l'Approche du projet qui sera adoptée conformément aux lignes directrices nationales du programme. Une zone de texte servant à écrire un résumé de la façon dont le projet compte atteindre ses objectifs généraux.

    Note :

    Envoyer des mises à jour au cours de la deuxième et de la troisième année de votre projet.

  4. Fournir les renseignements démontrant que l'organisation respecte les exigences d'Admissibilité énumérées dans les lignes directrices nationales du programme. Une zone de texte servant à donner des renseignements démontrant que l'organisation répond aux exigences d'admissibilité dans les lignes directrices.

    Note :

    La présente section n'est pas requise au cours de la deuxième et de la troisième année du projet.

  5. Fournir des éléments de preuve détaillés qui démontrent que votre organisation ainsi que votre chef de projet possèdent l'expérience et la Capacité nécessaire pour gérer avec succès la mise en œuvre de la proposition. Une zone de texte réservée aux renseignements démontrant que l'organisation et le chef de projet possèdent l'expérience et la capacité nécessaires pour :
    • Gérer avec succès la mise en œuvre des activités de la proposition
    • Compléter le projet à temps.
    • Décrire votre capacité organisationnelle actuelle (les ressources et la structure et les pratiques de gestion) et vos antécédents, en précisant les effets ou les résultats favorables et l'efficacité des éléments de programme connexes jusqu'à maintenant.
    • Donner un résumé des compétences du chef de projet relativement à la gestion du projet dans le cadre de la PRSEPN ou les compétences recherchées si le chef de projet n'a pas été désigné.


    Note :

    Envoyer des mises à jour au cours de la deuxième et de la troisième année de votre projet.

  6. Pour la Consultation et engagement communautaire :
    • Décrire dans quelle mesure la proposition bénéficie de l'appui des collectivités que vous représentez.
    • Décrire dans quelle mesure ces collectivités ont été consultées pour la mise en œuvre des trois éléments du programme, y compris l'approche retenue pour ces consultations.

    Astuce :

    Rappelez-vous d'envoyer des lettres d'appui avec cette proposition au cours de la première année et lorsque des modifications sont apportées.

  7. Enregistrer le PDF

Cibles liées aux indicateurs de rendement

Donner en un pourcentage l'amélioration annuelle ciblée pour les indicateurs de rendement suivants.

  1. Entrer la cible pour la Numératie : son amélioration annuelle, en un pourcentage pour l'ensemble des écoles participantes.
  2. Entrer la cible pour la Littératie : son amélioration annuelle, en un pourcentage pour l'ensemble des écoles participantes.
  3. Entrer la cible pour le taux d'Obtention de diplôme (diplomation) : son amélioration annuelle, donnée en un pourcentage pour l'ensemble des écoles participantes.

    Note :

    La cible du taux de diplomation est seulement pour la cinquième (5e) du secondaire au Québec (ailleurs : pour la 12e année seulement).

  4. Entrer la cible pour le taux de Rétention scolaire : son amélioration annuelle, donnée en un pourcentage pour l'ensemble des écoles participantes.

    Note :

    La cible du taux de rétention scolaire montre le taux de rétention moyen pour l'ensemble des classes de la première (1ère) du secondaire à la cinquième (5e) au Québec (ailleurs : de la 7e à la 12e).

Liste de clients qui seront desservis

Il s'agit d'une liste d'écoles (c.-à-d. de clients) qui participeront au projet et le nombre d'élèves qui recevront des Évaluations de l'apprentissage des étudiants. Vous pouvez ajouter autant d'écoles que nécessaires.

Note :

la proposition du Programme de réussite scolaire des étudiants des Premières Nations ne montre plus les renseignements qui appartiennent ordinairement au Recensement de la liste nominative. Par exemple : le nombre d'étudiants inscrits.

Vous indiquez à la section Identification de la proposition le numéro (1, 2, ou 3) de l'année à laquelle en est le projet. Si vous indiquez « 1ère année », l'ICD affichera tous les objectifs des trois (3) années, par client et par année.



Si vous indiquez « Année 2» ou « Année 3», seuls les objectifs de cette année là seront affichés, par client.



Pour énumérer les écoles qui participeront à votre projet PRSEPN

  1. Développez la section Organisme de prestation en cliquant sur le plus en bleu ( + ) à côté de Type d'organisme de prestation; cela affichera la section Renseignements sur les clients.
  2. Cliquez sur Ajouter un client.
    Les champs de renseignements sur le client apparaissent. Pour le PRSEPN. le seul client disponible est « École élémentaire/secondaire ».
  3. Recherchez le nom officiel d'une organisation et choisissez-le.
    Le numéro de l'école apparaîtra automatiquement au champ N° de client.

    Note :

    Pour savoir comment trouver le nom d'une organisation ou son numéro, voir Comment utiliser des formulaires PDF d'Adobe, joint au PDF et qui s'obtient en cliquant sur le bouton Afficher les instructions.

  4. Enregistrer le PDF

Pour indiquer les objectifs auxquels participent une école

Lorsque vous ajoutez une école, tous vos objectifs du PRSEPN sont énumérés par défaut. Ainsi, si une école participe à tous les objectifs pendant l'exercice, vous n'avez pas besoin de faire quoi que ce soit.



Si l'école ne participe pas à l'un des objectifs, cliquer sur l'X bleu à côté d'elle pour la supprimer de la liste.



Comment indiquer les niveaux scolaires qui participeront aux évaluations de l'apprentissage des étudiants

  1. Cliquez sur le plus en bleu ( + ) à côté d'Évaluations de l'apprentissage des élèves. Un tableau de cases apparaîtra montrant les niveaux enseignés (c.-à-d. les classes) à cette école.

  2. Cliquer les cases des niveaux qui seront évalués pendant cet exercice.
    Lorsque vous choisissez un niveau, un champ s'active pour que vous puissiez entrer le nombre d'étudiants admissibles à l'évaluation.
  3. Entrer le nombre d'étudiants de ce niveau scolaire qui sont admissibles aux évaluations pendant l'exercice.
  4. Enregistrer le PDF.

Activités planifiées et résultats attendus

Cette section sert à décrire ce que vous entreprenez. Indiquer sa date de début et son coût envisagé.

Survol

Les renseignements sur l'organisme de prestation que vous voyez sont les vôtres. Ils sont la copie de ceux à la section Description de l'organisation au début du formulaire. Pour PRSEPN, il n'y a qu'un seul organisme de prestation.



Note :

pour plus d'information à propos des activité admissibles, voyez la section Activités et Objectifs des Lignes directrices nationales. Celles-ci se trouvent en cliquant sur le bouton Afficher les instructions au tout début du PDF.

Assurez-vous d'entrer un nom unique pour chaque Activité. Cette information servira lorsque viendra le temps de remplir l'ICD d'un rapport. Le SIE remplira d'avance les champs des Activités du Rapport. Vous pouvez ajouter autant d'activités qu'il vous faut.

Le montant total prévu pour un objectif est calculé automatiquement puis affiché à côté du Type d'objectif.

Le montant total des dépenses d'une activité est calculé automatiquement puis affiché à côté de sa Date de fin. Ce montant total comprend les montants demandé à AADNC.

Important :

après avoir rempli cette section, assurez-vous d'enregistrez le fichier. Ceci garantira une énumération correcte des objectifs et des activités aux sections pour les dépenses.

Auteurs multiples

Si cette information provient de plusieurs auteurs, il est recommandé que vous rédigiez votre texte en utilisant un logiciel de traitement de texte, tel que Word par Microsoft, puis que vous le copiiez dans le formulaire une fois le texte complété.

Un logiciel de traitement de texte facilitera la mise en page du texte; il pourra ensuite être copié/collé dans les champs. N'oubliez pas que vous pouvez formater du texte dans un PDF. Pour vous renseigner davantage à ce sujet, voir Comment utiliser les formulaires PDF d'Adobe - l'un des modes d'emploi joint à ce PDF.

Entrer les activités planifiées et résultats attendus

Si vous avez sélectionné la première année dans la section Renseignements sommaires sur la proposition pour indiquer qu'il s'agissait d'une nouvelle proposition, il y aura trois (3) sections Activités planifiées et résultats attendus dans l'ICD. Assurez-vous d'entrer tous les renseignements requis.

Si vous avez sélectionné la deuxième ou la troisième année, il n'y aura qu'une (1) seule section Activités planifiées et résultats attendus.

Pour entrer les activités planifiées et résultats attendus

  1. Développer la section Organisme de prestation en cliquant sur le plus en bleu ( + ). Ceci fera apparaître le bouton Ajouter un objectif.
  2. Les trois objectifs obligatoires sont énumérés pas défaut. Si vous proposez d'entreprendre des activités dans le cadre de l'Initiative pour des écoles efficaces favorisant la réussite des élèves, cliquer sur Ajouter un objectif. Une sous-section « Objectif » avec son bouton Ajouter une activité apparaîtra.
  3. Sélectionner l'Objectif et cliquer sur le plus en bleu ( + ), à côté de cet objectif.
  4. Cliquer sur Ajouter une activité.
    Les champs d'activité apparaissent. Donnez les renseignements suivants :
    • Sélectionner le Type d'activité.
    • Entrer un Nom de l'activité distincte.

      Remarque :

      le Nom de l'activité n'est pas distinct, la proposition ne passera pas la validation du Nouveaux sentiers lorsque vous la téléverserez au Portail de services d'AADNC.

    • Entrer la Date de début et la Date de fin.
    • Entrer les Activités planifiées et les Résultats attendus.
  5. Cliquer sur Ajouter une dépense
    La liste des types de dépense est activée. Donnez les renseignements suivants :
    • Sélectionner un Type de dépense.
      Votre choix active les champs Montant et Explication.
    • Entrer le Montant (de la dépense) prévue.
      Le Total des montants des dépenses de cette activité est automatiquement calculé puis affiché sur la même ligne que le Nom de l'activité parmi les différents montants de toutes les activités, sous le montant total de l'objectif. Cela signifie que vous pouvez continuer de voir le montant Total prévu pour l'activité lorsque vous réduisez les sections Activité.
    • Donner l'Explication de la dépense.
  6. Enregistrer le PDF.

Entrer les frais d'administration

Cette section est le sommaire de tous les montants demandés d'AADNC par votre organisation. C'est aussi la section où vous entrez les frais d'administration.

Comment entrer les frais d'administration

  1. Entrer le total des Frais d'administration du projet.
    La mise en forme du montant est automatique.
    Le calcul des frais d'administration (pourcentage) du programme est automatique.



    Remarque :

    les frais d'administration du programme ne devraient pas dépasser 10 % du coût du projet en entier.

  2. Entrer une Explication.

    Remarque :

    l'Explication est obligatoire.

  3. Enregistrer le PDF.

Calculer le budget proposé

Cette information est un sommaire du budget du projet. Dans ces champs, le calcul est automatique. Pour modifier un montant, retournez à Activités planifiées et résultats attendus pour mettre à jour les montants des dépenses pour les activités.

Il n'y a rien d'affiché dans cette section avant que vous cliquiez sur le bouton Calculer. Le calcul se fait aussi lorsque vous sauvegardez le formulaire ou que vous cliquez sur le bouton Imprimer les détails.

Pour produire un sommaire du budget proposé

Le sommaire du budget est vierge lorsque vous commencez.

  1. Cliquer sur Calculer.
    Le formulaire va chercher des données à la section Activités planifiées et résultats attendus puis montre des listes individuelles de dépenses pour chaque objectif. Les types de dépenses et les montants connexes sont groupés sous l'objectif.

    Astuce :

    Cliquer sur Calculer à chaque fois que vous changez une donnée à la section Activités planifiées et résultats attendus, puis encore une fois avant de remplir la Déclaration.


Entrer les données des partenaires

Un partenaire est une organisation qui a fourni du financement au projet ou encore un paiement en nature, ou qui fournira l'un ou l'autre.

Un paiement en nature se fait sans intermédiaire monétaire. Il peut prendre la forme de biens et services comme de l'équipement, de la main d'oeuvre, etc.

Inclure le total des fonds contribués par d'autres ministères du gouvernement du Canada que l'AADNC.

Vous pouvez ajouter autant de Partenaires qu'il vous faut.

Pour ajouter un partenaire

  1. Cliquer sur Ajouter une organisation partenaire pour ajouter un partenaire à la liste.
  2. Sélectionner le Type d'organisation partenaire de la liste.
  3. Entrer ou rechercher le Nom de l'organisation partenaire.

    Remarque :

    Le champ de l'organisation partenaire se remplit automatiquement du numéro correspondant au Nom de l'organisation si ce numéro est disponible.

  4. Si le partenaire fait une Contribution en nature, plutôt que financièrement, cliquer sur la case.
    Si vous cochez la case le champ Montant affichera 0,00 $, par défaut.
  5. Entrer le Montant attendu ou reçu du partenaire. Si le montant est une contribution en nature et que vous pouvez en estimer la valeur, vous pouvez entrer ce montant. Le chiffre du montant sera mis en forme automatiquement.
  6. Donner une Explication qui décrit le type de Contributions en nature attendues ou reçues, ou l'objectif du Montant reçu.
  7. Enregistrer le PDF.

Pour supprimer un partenaire

Important :

lorsque vous supprimez un partenaire de la liste, vous supprimez aussi l'information connexe.

  1. Cliquer sur l'X au bout de la rangée.
    Une fenêtre flash apparaît avec un message qui vous demande de confirmer.
  2. Cliquer sur Oui.
    La rangée disparaît de la liste.

Gestion de projet

Cette section sert à expliquer comment vous gérerez le projet proposé.

Fournissez les renseignements de cette section en les entrant directement dans les champs ou en les collant après les avoir copiés d'une autre source, ce qui conservera le format. Le nombre de frappes n'est pas limité.

Pour les pièces jointes, entrez leurs titre et nom de fichier. Pour l'information sur la façon de joindre des documents, voyez Documents à l'appui.

Auteurs multiples

Si cette information provient de plusieurs auteurs, il est recommandé que vous rédigiez votre texte en utilisant un logiciel de traitement de texte, tel que Word par Microsoft, puis que vous le copiiez dans le formulaire une fois le texte complété.

Un logiciel de traitement de texte facilitera la mise en page du texte; il pourra ensuite être copié/collé dans les champs. N'oubliez pas que vous pouvez formater du texte dans un PDF. Pour vous renseigner davantage à ce sujet, voir Comment utiliser les formulaires PDF d'Adobe - l'un des modes d'emploi joint à ce PDF.

Pour obtenir des renseignements sur les données requises dans les champs du formulaire, voir les Lignes directrices nationales du programme PRSEPN.

Gouvernance du projet

Décrire la gouvernance du projet : les rôles, les responsabilités.

  1. Dans le champ pour décrire les structures de gouvernance à l'interne et à l'externe:
    • rôles et responsabilités de la structures de gouvernance à l'interne
    • rôles et responsabilités des organisations externes qui participent au projet.
  2. Enregistrer le PDF.

Surveillance, rapports et évaluation liés au projet

Toute mise à jour doit être soumise lors de l'année 2 ainsi qu'à l'année 3.

Décrire le plan relatif à la surveillance des activités du projet, des échéances et des produits à livrer afin de s'assurer que les cibles sont atteintes en temps opportun et conformément au budget. Ne pas oublier d'inclure les types de rapports que vous voulez recevoir des participants visés afin de suivre leurs progrès et d'évaluer le succès du projet.

Gestion des ressources humaines

Décrit les besoins du projet en ressources humaines.

Gestion du risque

Indiquer les risques éventuels pouvant avoir un effet sur la mise en œuvre des activités proposées ainsi que les répercussions que ces risques pourraient engendrer. Indiquer des stratégies et des solutions visant à réduire ou à prévenir les effets négatifs.

Pour tout changement, vous devez soumettre une mise à jour aux années « 2 » et « 3 ».

  1. Inscrire un Titre du risque descriptif et distinct

    Important :

    si le Titre du risque n'est pas distinct, la proposition ne passera pas la validation du PRSEPN lorsque vous la téléverserez au Portail de services d'AADNC.

  2. Pour la Description du risque, inscrire les détails de ce risque lié à votre projet.
  3. Pour l'Incidence, expliquer le niveau de l'impact et des répercussions du projet si ce risque se produit.
  4. Pour la Stratégie d'atténuation, décrire la stratégie d'atténuation prévue pour éviter le risque et des méthodes de relance envisagées si jamais ce risque se réalise.
  5. Enregistrer le PDF.

Joindre des documents à l'appui

Si vous soumettez des documents à l'appui, il faut les énumérer dans le formulaire PDF. Tous les documents DOIVENT être soumis en format électronique.

Dans le champ Mode de transmission, vous pouvez choisir l'une de ces options :

  • Joindre directement les fichiers à ce formulaire en pièces jointes ou le télécharger directement dans le SIE. Nous recommandons cette méthode.
  • Enregistrer le fichier sur une clé USB chiffrée et l'envoyer par la poste, par le biais d'un service de messagerie ou le livrer en personne à votre bureau régional d'AADNC. Si vous choisissez d'envoyer une clé USB, assurez-vous que le dispositif est étiqueté et sécurisé de façon adéquate.
  • Envoyer les fichiers par courriel à votre bureau régional d'AADNC.

Organisation des documents à l'appui

Vous pouvez joindre des fichiers de n'importe quel format de fichier : PDF d'Adobe, XML, Word de Microsoft, Excel de Microsoft, etc.

Pour joindre un document au PDF

Voici les étapes pour joindre des documents directement au formulaire.

  1. À la section Documents à l'appui, cliquer sur Ajouter un document.
    Une nouvelle rangée est ajoutée à la liste.
  2. Sélectionner un Type de document à l'appui au moyen de la liste déroulante.
  3. Entrer le Titre du document à l'appui.
  4. Sur la liste déroulante Mode de transmission, cliquer sur « Joindre au PDF ou téléverser au SIE ».
    Une fenêtre qui sert à parcourir les noms de fichiers apparaît.

  5. Cliquer sur le nom du fichier dont vous avez besoin. Cliquer sur Ouvrir.
    Les noms de fichiers sont énumérés sous Nom du fichier joint.
    • Lorsque vous joignez un fichier en format PDF, le nom du fichier joint montre Ouvrir le fichier.
    • Lorsque vous joignez un fichier en tout autre format, le nom du fichier est du texte en clair.

      Remarque :

      si la taille du PDF dépasse 5 Mo, un message de confirmation apparaît. Cliquer sur OK.

  6. Enregistrer le formulaire.

Pour énumérer des documents à l'appui envoyé sur clef USB

Utilisez ce procédé pour les documents envoyés par la poste.

Certains bénéficiaires ont reçu des clés USB chiffrées d'AADNC pour sécuriser leurs informations confidentielles. Si vous devez utiliser une clé USB, AADNC recommande d'utiliser celle qui vous a été distribuée et qui est approuvée par la Direction générale de la gestion de l'information.

Lorsque les documents sont envoyés sur une clé USB, assurez-vous qu'elle est accompagnée suffisamment d'éléments d'identification y compris d'une lettre d'accompagnement indiquant le nom et le numéro du bénéficiaire, le nom de la proposition et les coordonnées de l'expéditeur.

  1. Cliquer sur Ajouter un document.
    Une nouvelle rangée est ajoutée à la liste.
  2. Sélectionner un Type de document à l'appui au moyen de la liste déroulante.
  3. Entrer le Titre du document à l'appui, et le nom du bénéficiaire et le nom du fichier.
  4. Cliquer sur Envoyé par courriel de la liste déroulante Mode de transmission.
  5. Le champ Nom du fichier joint reste vide.
    Enregistrer le PDF.

Pour énumérer des documents à l'appui envoyés par courriel

Se servir de ce procédé lorsqu'il y a des documents que vous soumettrez par courriel. Ces fichiers ne se visionnent pas au moyen de la « pièce jointe » d'Adobe (l'icône du trombone).

Important :

si vous décidez d'envoyer un document par courriel, assurez-vous de tenir compte du genre d'information qui peut être envoyée par courriel. Si l'information est Protégé « B » ou davantage. elle ne doit pas être envoyée par courriel et devrait être protégé de façon sûre.

  1. Cliquer sur Ajouter un document.
    Une nouvelle rangée est ajoutée à la liste.
  2. Sélectionner un Type de document à l'appui au moyen de la liste déroulante.
  3. Entrer le Titre du document à l'appui, et le nom du bénéficiaire et le nom du fichier.
  4. Cliquer sur Envoyé par courriel sur la liste déroulante Mode de transmission.
  5. Le champ Nom du fichier joint reste vide.
    Enregistrer le PDF.

Pour consulter un fichier PDF en pièce jointe

  1. Cliquer sur le lien en bleu Ouvrir le fichier pour lancer Reader d'Adobe et consulter le fichier.

Pour consulter des fichiers, peu importe leur format

  1. Dans Reader d'Adobe, cliquer sur l'icône d'un trombone.
    La liste des pièces jointes apparaît, parmi lesquelles il y a aussi les instructions (les modes d'emploi qui se trouvent en cliquant sur le bouton Afficher les instructions).

  2. Cliquer deux fois le nom du fichier qui correspond au document que vous voulez consulter.
    Si un message de confirmation se présente, cliquer sur OK.

Supprimer des pièces jointes

Voici la marche à suivre pour enlever les documents à l'appui qui sont joints au PDF.

Pour enlever un document à l'appui qui a été joint par erreur, ou qui doit être remplacé par une nouvelle version

  1. Cliquer sur la case à côté du nom du fichier.

    Ce document ne fera plus partie des pièces jointes du PDF. Toutefois, son nom et son type restent sur la liste.

  2. Pour remplacer la pièce jointe par un autre fichier, sélectionner de nouveau le Mode de transmission.

Pour supprimer une ligne sur la liste

  1. Cliquer sur le X bleu à la fin de la ligne.

    Le document est retiré du PDF et la ligne est supprimée de la liste.


Vérifier la collecte obligatoire de données

Identifier les champs obligatoires

Il y a deux façons de savoir s'il faut fournir une donnée :

  • Un astérisque ( * ) précède le nom du champ
  • Cliquer sur Énumérer les erreurs en ce PDF afin d'obtenir un rapport d'erreurs qui vous signalera les données obligatoires manquantes et les champs où elles se trouvent.

Nous vous recommandons fortement de vérifier s'il y a des données manquantes dans votre proposition Nouveaux sentiers avant de l'envoyer à AADNC.

Astuce :

tout juste avant de remplir la Déclaration, vérifier que votre rapport est bien rempli en cliquant sur Énumérer les erreurs en ce PDF.

S'apercevoir qu'il y a des erreurs

Une erreur est signalée lorsqu'un champ obligatoire n'est pas rempli ou n'est pas reconnu.

Pour analyser le PDF de la proposition Nouveaux sentiers et préparer un rapport qui énumère les données obligatoires manquantes, cliquer sur le bouton Énumérer les erreurs en ce PDF.

Il y a deux façons de s'apercevoir s'il y a une erreur :

  1. Un champ est encadré de rouge.
  2. Une section réduite est surlignée de rouge; la développer révèlera l'erreur qu'elle recèle.

S'apercevoir qu'il y a des avertissements

Une fenêtre d'avertissement signale qu'une donnée recommandée manque ou n'est pas reconnue. Par exemple, ce message apparaît lorsqu'une date n'a pas le bon format :

Déceler les erreurs

Les bénéficiaires et le personnel en région peuvent accélérer la révision des données et le processus de correction en remplissant les champs de données obligatoires et ceux des données recommandées avant de téléverser le PDF.

Comment vérifier les champs qui servent à la collecte obligatoire de données

  1. À la première page de votre PDF de la proposition Nouveaux sentiers, cliquer sur le bouton Énumérer les erreure eb ce PDF pour montrer la liste des Erreurs dans les champs du PDF.
  2. Cliquer sur un article de la liste, puis cliquer sur le bouton Se rendre au champ.
    La liste disparaît et le PDF montre la page où il manque une donnée dont la collecte est obligatoire.
    • Un champ encadré de rouge indique qu'il y a erreur.
  3. Corriger l'erreur et faire pareil pour tout les autres sur la page.
  4. Enregistrer le PDF de la proposition Nouveaux sentiers.

Pour imprimer la liste des Erreurs dans les champs du PDF

  1. Cliquer sur le bouton Créer PDF.
    La liste Erreurs dans les champs du PDF est présentée en format PDF.
    La liste des données obligatoires manquantes est en texte clair. Vous pouvez enregistrer ce fichier sur votre ordinateur ou l'imprimer.

Pour quitter la liste des Erreurs dans les champs du PDF

  1. Cliquer sur le bouton Revenir au PDF.
    La liste d'Erreurs dans les champs du PDF disparaît et la proposition Nouveaux sentiers reste en analyse. Les champs où il manque des données obligatoires restent encadrés de rouge.

Remplir la déclaration

Ceci est la dernière section de la proposition à remplir pour le Nouveaux sentiers.

Astuce :

avant de remplir la Déclaration, vérifier s'il reste des erreurs en cliquant sur Énumérer les erreurs en ce PDF.

Fournir des renseignements sur la personne qui a revu l'information présentée dans la proposition Programme Nouveaux sentiers qui atteste que les renseignements sont fournis de bonne foi.

Pour connaître la façon d'envoyer votre proposition à AADNC pour le Nouveaux sentiers, consulter le mode d'emploi Comment soumettre des PDFs Protégé A et Protégé B qui se trouve en cliquant sur le bouton Afficher les instructions.

Pour saisir la déclaration

  1. Entrer le Nom de famille, le Prénom, et le Titre/Poste.
  2. Entre la Date d'aujourd'hui.
  3. Enregistrer le PDF.
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