ARCHIVÉE - Programme des centres éducatifs et culturels des Premières Nations et des Inuits - Instructions pour une proposition 2015-2016

Renseignements archivés

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Information générale

Identification de l'instrument de collecte de données

  • Nom d'ICD : la proposition Programme des centres éducatifs et culturels des Premières Nations et des Inuits
  • d'ICD : 515410
  • Exercice : 2015-2016
  • Classification de sécurité : Protégé B, une fois rempli

Objectif

Le Programme des centres éducatifs et culturels d'AADNC (PCEC) est un programme fondé sur des propositions, qui finance les collectivités inuites et des Premières nations pour les aider à préserver et à renforcer leur culture, leurs traditions et leur langue. Le PCEC subventionne des projets qui favorisent la sensibilisation à l'histoire et à la culture des Premières nations parmi les membres de la collectivité et la population canadienne en général.

Le programme est conçu pour financer des centres éducatifs et culturels à effectuer des travaux qui mèneront :

  • à l'élaboration de programmes scolaires adaptés sur le plan culturel pour les élèves des écoles des Premières nations;
  • à l'enrichissement du milieu culturel et à la compréhension au sein des collectivités. Le PCEC est conçu pour contribuer à l'amélioration des résultats scolaires des élèves inuits et des Premières nations.

Date limite

La date limite de la proposition vous sera communiquée dans la lettre d'appel.

Quoi de neuf

Quelques améliorations ont été apportées à la proposition 2015-2016 du Programme des centres éducatifs et culturels des Premières Nations et des Inuits.

Champs obligatoires

Dans le PDF de la proposition PCEC, les champs obligatoires sont marqués d'un astérisque ( * ).

Pour davantage de renseignements, voir Comment vérifier les champs de données obligatoires.

Modes d'emplois

Pour mieux répondre à vos besoins de documentation, il y a eu une refonte des documents qui sont joints au PDF et que vous pouvez voir en cliquant sur Afficher les instructions.

Pour plus d'information, voir Retrouver les modes d'emploi.


Avant de commencer

Comment ouvrir le formulaire

Notons que le formulaire est en format PDF. Pour se servir du formulaire ou l'imprimer, servez-vous de Reader® d'Adobe®, en sa version 10. Adobe offre gratuitement Acrobat® Reader®. Si le formulaire se voit mal ou ne s'imprime pas, veuillez joindre votre bureau régional d'AADNC.

Pour savoir quelle version du Reader d'Adobe vous utilisez, cliquer sur le bouton Aide sur la barre d'outils. L'indication « Adobe Reader X » signifie que vous avez bel et bien la version 10.

Attention :

ce formulaire ne fonctionnera pas comme prévu avec d'autres logiciels pour PDF, comme par ex. Acrobat Pro® par Adobe.

Comment enregistrer le formulaire

Il y a plusieurs façons d'obtenir le PDF de la proposition PCEC; votre bureau régional d'AADNC peut vous en envoyer un ou il peut être téléchargé du Portail de services d'AADNC.

Pour plus d'information, voir le document Comment obtenir la proposition d'un PDF pré-rempli qui s'obtient en cliquant sur le bouton Afficher les instructions.

Peu importe comment vous l'aurez reçu, enregistrer le PDF sur un ordinateur local AVANT d'y entrer des données.

Après avoir enregistré le PDF sous son nom de travail et lorsque vous commencez à y entrer des données, enregistrez-le souvent. Suivez les procédés habituels selon votre système d'exploitation et les besoins de votre lieu de travail.

Pour enregistrer le formulaire PDF

  1. Cliquer sur Fichier > Enregistrer sous > PDF.
  2. Naviguer vers le dossier où vous enregistrerez votre rapport. Il peut être utile de noter le chemin qui mène au fichier, pour pouvoir y revenir facilement.
  3. Renommer le fichier selon les normes d'AADNCen vous assurant d'y mettre :
    • Les quatre chiffres du numéro du bénéficiaire (ajouter des zéros en avant, au besoin)
    • Le nom de votre organisme
    • Le nom du rapport
    • L'exercice financier (Par exemple : 0286-Keeseekoowenin_PCEC_2015-2016)
  4. Enregistrer le rapport en cliquant sur OK.

Pour tout résultat inhabituel, veuillez communiquer avec votre bureau régional d'AADNC. Pour une liste de coordonnées, voir le document Coordonnées d'AADNC joint au PDF et qui s'obtient en cliquant sur le bouton Afficher les instructions.

Voir aussi la page Web des coordonnées des bureaux régionaux sur le site d'AADNC.

Retrouver les modes d'emploi

Pour de l'aide supplémentaire, le PDF contient des instructions qui sont directement intégrées au formulaire. Ces guides sont :

  • Instructions : un mode d'emploi pour remplir le formulaire, avec tâches et processus
  • Liste des champs de données : des tableaux qui décrivent tous les champs et les données sur le formulaire
  • Référence éclair : de brèves instructions et un schéma de travail visuel pour ceux qui préfèrent se renseigner ainsi, et qui sert aussi d'aide-mémoire pour ceux qui se sont déjà servis du formulaire
  • Comment obtenir la proposition d'un PDF : des instructions sur la meilleure façon de procéder pour obtenir l'ICD de la proposition en format PDF
  • Comment soumettre des PDFs Protégé A et Protégé B : des instructions sur la façon de procéder pour faire parvenir un rapport ou une proposition protégée à AADNC
  • Comment utiliser les formulaires PDF d'Adobe : des instructions sur les caractéristiques et fonctions des formulaires PDF
  • Lignes directrices nationales : pour ce programme d'AADNC
  • Coordonnées d'AADNC : la liste des courriels et adresses des bureaux d'AADNC régionaux
  • Sondage des utilisateurs : un constat de votre satisfaction

Pour utiliser les modes d'emploi

  1. De la première page d'un PDF, cliquer sur le bouton Afficher les instructions.Une fenêtre d'avertissement apparaît.
  2. 2. Sélectionner un sujet de la liste et cliquer sur OK. Un document PDF s'ouvrira et vous pourrez y trouver l'information dont vous avez besoin.

Remettre le Sondage des utilisateurs

  1. Cliquer sur le bouton Afficher les instructions. Sélectionner Sondage des utilisateurs de la fenêtre contextuelle puis cliquer sur OK.
  2. Sur un ordinateur local, enregistrer le formulaire du sondage puis le remplir.
  3. Cliquer sur le bouton Submit Survey/Soumettre L'évaluation au haut du formulaire.
    Un courriel se préparera automatiquement avec le sondage en pièce jointe, et le tout sera adressé à DCIEvaluationICD@aadnc-aandc.gc.ca.
  4. Remplir et envoyer le courriel comme d'habitude.

Se préparer à remplir la proposition

À la section Renseignements sur l'organisation, indiquez si vous êtes le BÉNÉFICIAIRE d'un financement qui sera reçu directement d'AADNC.

Lorsque vous faites vos choix, le PDF montre immédiatement les sections qui vous concernent.

Attention :

Assurez-vous de bien indiquer le bon type d'organisation avant d'entrer d'autres données. Si vous changez le Type d'organisation, le PDF se redessinera et vous pourriez perdre du travail que vous auriez fait dans d'autres sections.

Informations :

Pour savoir comment trouver le nom d'une organisation ou son numéro, voir Comment utiliser des formulaires PDF d'Adobe, joint au PDF et qui s'obtient en cliquant sur le bouton Afficher les instructions.

Informations :

Pour les exigences en matière de données, voir la Liste des champs de données, qui s'obtient en cliquant sur le bouton Afficher les instructions.

Pour remplir les sections qui identifient le rapport

Attention :

Sauvegarder votre fichier avec la commande Fichier > Enregistrer sous, là où vous pourrez facilement le retrouver.

  1. À la section Identification de la proposition, vérifier si l'exercice est « 2015-2016 ». Si cela n'est pas le cas, communiquer avec votre bureau régional d'AADNC pour obtenir le formulaire qu'il vous faut.
  2. Entrer un Titre de la proposition unique en cinq mots ou moins.
  3. À la section Renseignements sur l'organisation, indiquez si vous êtes le BENEFICIAIRE d'un financement qui sera reçu directement d'AADNC, et remplissez les champs tels qu'indiqué.

    OuiNon
    Oui signifie que vous recevez un financement directement d'AADNC ou que vous préparez une proposition maître en tant que bénéficiaire.
    Non signifie que vous recevez un financement d'une organisation autre qu'AADNC.
    du bénéficiaire : entrer les 4 chiffres de votre du bénéficiaire. du bénéficiaire : entrer les 4 chiffres du bénéficiaire de l'organisation qui reçoit le financement d'AADNC.

    Attention :

    Il faut 4 chiffres dans le du bénéficiaire. Ajouter des zéros (0) en premier si nécessaire.

    Nom du bénéficiaire : entrer le nom de votre organisation. Nom du bénéficiaire : entrer le nom de l'organisation qui reçoit le financement d'AADNC.
    Type d'organisation : sélectionner votre type d'organisation de la liste. Type d'organisation : sélectionner votre type d'organisation de la liste.

    Informations :

    Pour en savoir plus sur les bénéficiaires éligibles, voir les Lignes directrices nationales qui s'obtient en cliquant sur le bouton Afficher les instructions.

    Nom de l'organisation : entrer le nom de votre organisation Nom de l'organisation : entrer le nom de votre organisation

    Informations :

    Pour savoir comment trouver le nom d'une organisation ou son numéro, voir Comment utiliser des formulaires PDF d'Adobe, joint au PDF et qui s'obtient en cliquant sur le bouton Afficher les instructions.

    de l'organisation : entrer le numéro de votre organisation de l'organisation : entrer le numéro de votre organisation

    Informations :

    en entrant le de l'organisation, le nom de l'organisation se remplit automatiquement.

    Entrer les coordonnées restantes et l'adresse postale de votre organisation.
    Le No. de téléphone est obligatoire.
    Les coordonnées restantes et l'adresse postale sont sans objet.
  4. Enregistrer le PDF.

Entrer les renseignements sur une organisation constituée en personne morale

Cette section paraît lorsque vous indiquez que vous êtes un BÉNÉFICIAIRE d'AADNC, et que vous êtes une société constituée en personne morale; AADNC a besoin d'informations à propos de votre organisation.

Pour entrer des renseignements sur votre organisation

  1. Répondre à la question Votre organisation est-elle constituée en personne morale?
    Sélectionner Oui si votre organisation est constituée en personne morale.
    Si vous sélectionnez Non, les champs connexes sont supprimés. Continuez à la section des Coordonnées.
  2. Entrer le de constitution en vertu des statuts constitutifs.
  3. Entrer la Date de constitution selon les statuts constitutifs en format aaaa-mm-jj.

    Remarque :

    si la date de constitution précède 1900, communiquer avec votre bureau régional d'AADNC.

  4. Sélectionner un Territoire de compétence de la liste déroulante.

    • Sélectionner la case Canada si votre organisation est constituée au plan fédéral.
    • Sélectionner la case Province ou territoire si votre organisation est plutôt constituée à ce niveau.
      Si vous sélectionnez Province ou Territoire, une liste déroulante apparaîtra pour que vous choisissiez le territoire de compétence.
  5. Sélectionner la Province ou le Territoire dans lequel votre organisation est constituée, le cas échéant.
  6. Enregistrer le PDF.

Gérer la liste des organisations participantes

Cette section n'apparaît que lorsque vous êtes un bénéficiaire d'un financement reçu directement d'AADNC et que votre Type d'organisation pourrait fournir des fonds à une organisation participante.

Cette section sert à gérer la liste des organisations qui vous fournissent leur proposition PCEC en formulaires PDF individuels. Vous ne pouvez pas joindre à votre formulaire PDF des fichiers ayant d'autres formats.

Raison d'ajouter une organisation participante

Si votre organisation prévoit financer d'autres organisations : inclure les organisations participantes.

Identifier chaque organisation qui a rempli une proposition PCEC distincte, et joindre ou soumettre ces propositions ensembles avec cette proposition.

Pour ajouter une organisation participante

  1. Cliquer sur Ajouter une organisation participante pour ajouter une rangée à la liste.
  2. Sélectionner le Type d'organisation participante de la liste déroulante.
  3. Entrer ou retrouver le Nom de l'organisation participante.

    Informations :

    Pour savoir comment trouver le nom d'une organisation ou son numéro, voir Comment utiliser des formulaires PDF d'Adobe, joint au PDF et qui s'obtient en cliquant sur le bouton Afficher les instructions.

    Remarque :

    Si c'est le cas, le de l'organisation participante se remplit automatiquement lorsque vous avez entré le nom de l'organisation participante au champ précédent.

  4. Enregistrer le PDF.

Pour joindre une proposition

Attention :

avant de joindre une proposition, assurez-vous que le numéro du bénéficiaire et que le nom du bénéficiaire sont exacts.
Lors du téléversement du formulaire au Portail de services d'AADNC, ceci sera important.

  1. Cliquer sur la case Nom du fichier joint. Une fenêtre s'ouvre pour y trouver le fichier que vous cherchez.
  2. Choisir le fichier à joindre. Cliquer sur Ouvrir.
    Le nom du fichier apparaît, indiquant que vous l'avez joint avec succès.

Pour supprimer une proposition

  1. Cliquer sur la case cochée à côté du nom du fichier à supprimer, pour y enlever la coche.
    Un message de confirmation apparaît.
  2. Cliquer sur Oui.
    Le document est supprimé de la liste.

Pour supprimer une organisation participante

Attention :

supprimer une organisation participante supprime aussi toute l'information connexe.

  1. Cliquer sur l'X au bout d'une rangée.
  2. Cliquer sur Oui.
    La rangée est supprimée de la liste.

Entrer des coordonnées

La personne-ressource principale est la personne à qui AADNC poserait des questions d'ordre général à propos de la proposition PCEC.

La personne-ressource secondaire est le remplaçant/la remplaçante dans le cas où la personne-ressource principale n'est pas disponible.

Attention :

il faut les coordonnées d'au moins une personne-ressource.

Personne-ressource principale

Si les coordonnées de votre PDF de la proposition PCEC sont pré-remplies, vérifier l'information et modifier au besoin.

S'il s'agit d'un formulaire vierge, donner les coordonnées de la Personne-ressource principale.

Pour entrer ou faire une mise à jour des coordonnées

  1. Entrer le Prénom, le Nom de famille et le Titre/poste.
  2. Entrer le de téléphone, puis entrer le de poste téléphonique, le de télécopieur et l'Adresse courriel,s'il y a lieu.
  3. Entrer l'Adresse postale et l'Adresse municipale.
    Pour en savoir plus sur la façon de remplir l'adresse, voir la Liste des champs de données qui est joint au formulaire PDF.

    Informations :

    si l'adresse municipale est la même que l'adresse postale, cliquer sur la case afin de copier les renseignements.

  4. Enregistrer le PDF.

Personne-ressource secondaire

Utiliser cette section pour donner de l'information concernant la personne-ressource secondaire de votre organisation. Les champs sont identiques à ceux de la personne-ressource principale.

Si les coordonnées de votre PDF de la proposition PCEC sont pré-remplies, vérifier l'information et modifier au besoin.

S'il s'agit d'un formulaire vierge, donner les coordonnées de la Personne-ressource secondaire.

Pour ajouter une personne-ressource secondaire

  1. Sélectionner le bouton radio pertinent pour indiquer s'il y a une personne-ressource secondaire.

    • Sélectionner Oui pour activer la section personne-ressource secondaire.
    • Sélectionner Non pour indiquer qu'il n'y a pas de personne-ressource secondaire et supprimer cette section du formulaire.

Entrer des renseignements sommaires sur la proposition

Lorsque vous entrez les données des Activités planifiées et résultats attendus, la date de début et la date de fin ne doivent pas avoir lieu au delà des dates signalées en cette section.

Pour entrer des renseignements sommaires sur la proposition

  1. Pour la Date de début prévue, inscrire la date à laquelle vous comptez commencer le projet en format aaaa-mm-jj.
  2. Pour la Date de fin prévue, inscrire la date à laquelle vous comptez terminer le projet en format aaaa-mm-jj.
  3. Pour la Description de la proposition, inscrire un résumé de la proposition jusqu'à cent mots.
  4. Enregistrer le PDF.

Remarque :

Inscrire des détails supplémentaires dans les autres sections du formulaire.


Entrer la situation actuelle et l'énoncé des besoins

Décrire l'historique et le contexte du projet, les enjeux à aborder et les facteurs qui ont mené à la présentation de la demande. Inscrire une description complète des raisons pour lesquelles le projet est nécessaire et comment il va répondre à ces besoins.

Par exemple : Nous offrons un programme d'immersion en Cri dans notre communauté et notre école manque de ressources pour enseigner le Cri. Nous allons travailler avec les enseignants de maternelle afin de développer des jeux éducatifs tactiles pertinents en Cri.

Donner la description des besoins qui ont rendu le projet nécessaire et expliqer comment le projet répondra à ces besoins.


Gérer la liste de clients à desservir

Énumérez les collectivités et/ou écoles qui seront desservies par les Activités planifiées.

Remarque :

Pour la proposition PCEC 2015-2016 les organismes inuites ne peuvent desservir qu'une communauté inuite.

Vous pouvez ajouter autant de clients qu'il faut.

Comment ajouter une collectivité à la liste des clients à desservir

Remarque :

l'information sur votre organisation est une copie de celle à la section Description de l'organisation au début de ce formulaire.

  1. Développer la section Organisme de prestation en cliquant sur le plus en bleu ( + ).
    La section des Clients apparaît.

  2. Cliquer sur Ajouter un client. Sélectionner un Type de client de la liste.
  3. Utiliser le champ Nom du client pour retrouver le nom officiel du client.

    Informations :

    Pour savoir comment trouver le nom d'une organisation ou son numéro, voir Comment utiliser des formulaires PDF d'Adobe, joint au PDF et qui s'obtient en cliquant sur le bouton Afficher les instructions.

    Remarque :

    Le numéro () d'identification du client, s'il est disponible, apparaît automatiquement quand vous sélectionnez le nom.

  4. Enregistrer le PDF.

Pour ajouter davantage de collectivités à cette liste, cliquer sur Ajouter un client et répéter.


Activités planifiées et résultats attendus

Cette section sert à décrire ce que vous entreprenez. Indiquer sa date de début et son coût envisagé.

Survol

Les renseignements sur l'organisme de prestation que vous voyez sont les vôtres. Ils sont la copie de ceux à la section Description de l'organisation au début du formulaire. Pour PCEC, il n'y a qu'un seul organisme de prestation.

Remarque :

pour plus d'information à propos des activité admissibles, voyez la section Activités et Objectifs des Lignes directrices nationales. Celles-ci se trouvent en cliquant sur le bouton Afficher les instructions au tout début du PDF.

Assurez-vous d'entrer un nom unique pour chaque Activité. Cette information servira lorsque viendra le temps de remplir l'ICD d'un rapport. Le SIE remplira d'avance les champs des Activités du Rapport. Vous pouvez ajouter autant d'activités qu'il vous faut.

Le montant total prévu pour un objectif est calculé automatiquement puis affiché à côté du Type d'objectif.

Le montant total des dépenses d'une activité est calculé automatiquement puis affiché à côté de sa Date de fin. Ce montant total comprend les montants demandés à AADNC.

Attention :

après avoir rempli cette section, assurez-vous d'enregistrez le fichier. Ceci garantira une énumération correcte des objectifs et des activités aux sections pour les dépenses.

Cette section du formulaire énumère les objectifs et leurs activités connexes, y compris le public et les dépenses liées à la proposition. L'objectif dépend du type d'organisation.

Auteurs multiples

Si cette information provient de plusieurs auteurs, il est recommandé que vous rédigiez votre texte en utilisant un logiciel de traitement de texte, tel que Word par Microsoft, puis que vous le copiiez dans le formulaire une fois le texte complété.

Un logiciel de traitement de texte facilitera la mise en page du texte; il pourra ensuite être copié/collé dans les champs. N'oubliez pas que vous pouvez formater du texte dans un PDF. Pour vous renseigner davantage à ce sujet, voir Comment utiliser les formulaires PDF d'Adobe - l'un des modes d'emploi joint à ce PDF.

Entrer les activités planifiées et résultats attendus

Les activités planifiées par votre organisme et les dépenses

  1. Développer la section Organisme de prestation en cliquant sur le plus en bleu ( + ). Ceci fera apparaître le bouton Ajouter un objectif.

  2. Cliquer sur Ajouter un objectif.
    La section Objectifs et le bouton Ajouter une activité apparaissent.
  3. Sélectionner un Objectif.
  4. Cliquer sur Ajouter une activité.
    Les champs d'activité apparaissent. Donnez les renseignements suivants :

    • Sélectionner le Type d'activité.
    • Entrer un Nom de l'activité distincte.
    • Remarque :

      le Nom de l'activité n'est pas distinct, la proposition ne passera pas la validation du PCEC lorsque vous la téléverserez au Portail de services d'AADNC.

    • Entrer la Date de début et la Date de fin.
      Les dates doivent tomber dans la période indiquée à la section des Renseignements sommaires sur la proposition.
    • Entrer les Activités planifiées et les Résultats attendus.
  5. Cliquer sur Ajouter un public.
  6. Sélectionner un Type de public et entrer le Nombre à atteindre anticipé.
  7. Cliquer sur Ajouter une dépense.
    La liste des types de dépense est activée. Donnez les renseignements suivants :

    • Sélectionner un Type de dépense.
      Votre choix active les champs Montant et Explication.
    • Entrer le Montant prévu.
      Le Total des montants est automatiquement calculé puis affiché parmi les dépenses, à côté du Nom de l'activité. Cela signifie que vous pouvez continuer de voir le montant Total dépensé lorsque vous réduisez la section Activité.
    • Donner l'Explication de la dépense.
  8. Enregistrer le PDF.

Entrer les frais d'administration

Cette section est le sommaire de tous les montants demandés d'AADNC par votre organisation. C'est aussi la section où vous entrez les frais d'administration.

Comment entrer les frais d'administration

  1. Entrer le total des Frais d'administration du projet.
    La mise en forme du montant est automatique.
    Le calcul des frais d'administration (pourcentage) du programme est automatique.

    Remarque :

    les frais d'administration du programme ne devraient pas dépasser 10 % du coût du projet en entier.

  2. Entrer une Explication.

    Remarque :

    l'Explication est obligatoire.

  3. Enregistrer le PDF.

Calculer le budget proposé

Cette information est un sommaire du budget du projet. Dans ces champs, le calcul est automatique. Pour modifier un montant, retournez à Activités planifiées et résultats attendus pour mettre à jour les montants des dépenses pour les activités.

Il n'y a rien d'affiché dans cette section avant que vous cliquiez sur le bouton Calculer. Le calcul se fait aussi lorsque vous sauvegardez le formulaire ou que vous cliquez sur le bouton Imprimer les détails.

Pour produire un sommaire du budget proposé

Le sommaire du budget est vierge lorsque vous commencez.

  1. Cliquer sur Calculer.
    Le formulaire va chercher des données à la section Activités planifiées et résultats attendus puis montre des listes individuelles de dépenses pour chaque objectif. Les types de dépenses et les montants connexes sont groupés sous l'objectif.

    Informations :

    Cliquer sur Calculer à chaque fois que vous changez une donnée à la section Activités planifiées et résultats attendus, puis encore une fois avant de remplir la Déclaration.


Entrer les données des partenaires

Un partenaire est une organisation qui a fourni du financement au projet ou encore un paiement en nature, ou qui fournira l'un ou l'autre.

Un paiement en nature se fait sans intermédiaire monétaire. Il peut prendre la forme de biens et services comme de l'équipement, de la main d'oeuvre, etc.

Inclure le total des fonds contribués par d'autres ministères du gouvernement du Canada que l'AADNC.

Vous pouvez ajouter autant de Partenaires qu'il vous faut.

Pour ajouter un partenaire

  1. Cliquer sur Ajouter une organisation partenaire pour ajouter un partenaire à la liste.
  2. Sélectionner le Type d'organisation partenaire de la liste.
  3. Entrer ou rechercher le Nom de l'organisation partenaire.

    Remarque :

    Le champ de l'organisation partenaire se remplit automatiquement du numéro correspondant au Nom de l'organisation si ce numéro est disponible.

  4. Si le partenaire fait une Contribution en nature, plutôt que financièrement, cliquer sur la case.
    Si vous cochez la case le champ Montant affichera 0,00 $, par défaut.
  5. Entrer le Montant attendu ou reçu du partenaire. Si le montant est une contribution en nature et que vous pouvez en estimer la valeur, vous pouvez entrer ce montant. Le chiffre du montant sera mis en forme automatiquement.
  6. Donner une Explication qui décrit le type de Contributions en nature attendues ou reçues, ou l'objectif du Montant reçu.
  7. Enregistrer le PDF.

Pour supprimer un partenaire

Attention :

lorsque vous supprimez un partenaire de la liste, vous supprimez aussi l'information connexe.

  1. Cliquer sur l'X au bout de la rangée.
    Une fenêtre flash apparaît avec un message qui vous demande de confirmer.
  2. Cliquer sur Oui.
    La rangée disparaît de la liste.

Joindre des documents à l'appui

Si vous soumettez des documents à l'appui, il faut les énumérer dans le formulaire PDF. Tous les documents DOIVENT être soumis en format électronique.

Dans le champ Mode de transmission, vous pouvez choisir l'une de ces options :

Organisation des documents à l'appui

Vous pouvez joindre des fichiers de n'importe quel format de fichier : PDF d'Adobe, XML, Word de Microsoft, Excel de Microsoft, etc.

Pour joindre un document au PDF

Voici les étapes pour joindre des documents directement au formulaire.

  1. À la section Documents à l'appui, cliquer sur Ajouter un document.
    Une nouvelle rangée est ajoutée à la liste.

  2. Sélectionner un Type de document à l'appui au moyen de la liste déroulante.
  3. Entrer le Titre du document à l'appui.
  4. Sur la liste déroulante Mode de transmission, cliquer sur « Joindre au PDF ou téléverser au SIE ».
    Une fenêtre qui sert à parcourir les noms de fichiers apparaît.

  5. Cliquer sur le nom du fichier dont vous avez besoin. Cliquer sur Ouvrir.
    Les noms de fichiers sont énumérés sous Nom du fichier joint.

    • Lorsque vous joignez un fichier en format PDF, le nom du fichier joint montre Ouvrir le fichier.
    • Lorsque vous joignez un fichier en tout autre format, le nom du fichier est du texte en clair.

    Remarque :

    si la taille du PDF dépasse 5 Mo, un message de confirmation apparaît. Cliquer sur OK.

  6. Enregistrer le formulaire.

Pour énumérer des documents à l'appui envoyé sur clef USB

Utilisez ce procédé pour les documents envoyés par la poste.

Certains bénéficiaires ont reçu des clés USB chiffrées d'AADNC pour sécuriser leurs informations confidentielles. Si vous devez utiliser une clé USB, AADNC recommande d'utiliser celle qui vous a été distribuée et qui est approuvée par la Direction générale de la gestion de l'information.

Lorsque les documents sont envoyés sur une clé USB, assurez-vous qu'elle est accompagnée suffisamment d'éléments d'identification y compris d'une lettre d'accompagnement indiquant le nom et le numéro du bénéficiaire, le nom de la proposition et les coordonnées de l'expéditeur.

  1. Cliquer sur Ajouter un document.
    Une nouvelle rangée est ajoutée à la liste.

  2. Sélectionner un Type de document à l'appui au moyen de la liste déroulante.
  3. Entrer le Titre du document à l'appui, et le nom du bénéficiaire et le nom du fichier.
  4. Cliquer sur Envoyé par courriel de la liste déroulante Mode de transmission.
  5. Le champ Nom du fichier joint reste vide.
    Enregistrer le PDF.

Pour énumérer des documents à l'appui envoyés par courriel

Se servir de ce procédé lorsqu'il y a des documents que vous soumettrez par courriel. Ces fichiers ne se visionnent pas au moyen de la « pièce jointe » d'Adobe (l'icône du trombone).

Attention :

si vous décidez d'envoyer un document par courriel, assurez-vous de tenir compte du genre d'information qui peut être envoyée par courriel. Si l'information est Protégé « B » ou davantage. elle ne doit pas être envoyée par courriel et devrait être protégé de façon sûre.

  1. Cliquer sur Ajouter un document.
    Une nouvelle rangée est ajoutée à la liste.

  2. Sélectionner un Type de document à l'appui au moyen de la liste déroulante.
  3. Entrer le Titre du document à l'appui, et le nom du bénéficiaire et le nom du fichier.
  4. Cliquer sur Envoyé par courriel sur la liste déroulante Mode de transmission.
  5. Le champ Nom du fichier joint reste vide.
    Enregistrer le PDF.

Pour consulter un fichier PDF en pièce jointe

  1. Cliquer sur le lien en bleu Ouvrir le fichier pour lancer Reader d'Adobe et consulter le fichier.

Pour consulter des fichiers, peu importe leur format

  1. Dans Reader d'Adobe, cliquer sur l'icône d'un trombone.
    La liste des pièces jointes apparaît, parmi lesquelles il y a aussi les instructions (les modes d'emploi qui se trouvent en cliquant sur le bouton Afficher les instructions).

  2. Cliquer deux fois le nom du fichier qui correspond au document que vous voulez consulter.
    Si un message de confirmation se présente, cliquer sur OK.

Supprimer des pièces jointes

Voici la marche à suivre pour enlever les documents à l'appui qui sont joints au PDF.

Pour enlever un document à l'appui qui a été joint par erreur, ou qui doit être remplacé par une nouvelle version

  1. Cliquer sur la case à côté du nom du fichier.

    Ce document ne fera plus partie des pièces jointes du PDF. Toutefois, son nom et son type restent sur la liste.

  2. Pour remplacer la pièce jointe par un autre fichier, sélectionner de nouveau le Mode de transmission.

Pour supprimer une ligne sur la liste

  1. Cliquer sur le X bleu à la fin de la ligne.

    Le document est retiré du PDF et la ligne est supprimée de la liste.


Vérifier la collecte obligatoire de données

Identifier les champs obligatoires

Il y a deux façons de savoir s'il faut fournir une donnée :

  • Un astérisque ( * ) précède le nom du champ
  • Cliquer sur Énumérer les erreurs en ce PDF afin d'obtenir un rapport d'erreurs qui vous signalera les données obligatoires manquantes et les champs où elles se trouvent.

Nous vous recommandons fortement de vérifier s'il y a des données manquantes dans votre proposition PCEC avant de l'envoyer à AADNC.

Informations :

tout juste avant de remplir la Déclaration, vérifier que votre rapport est bien rempli en cliquant sur Énumérer les erreurs en ce PDF.

S'apercevoir qu'il y a des erreurs

Une erreur est signalée lorsqu'un champ obligatoire n'est pas rempli ou n'est pas reconnu.

Pour analyser le PDF de la proposition PCEC et préparer un rapport qui énumère les données obligatoires manquantes, cliquer sur le bouton Énumérer les erreurs en ce PDF.

Il y a deux façons de s'apercevoir s'il y a une erreur :

  1. Un champ est encadré de rouge.
  2. Une section réduite est surlignée de rouge; la développer révèlera l'erreur qu'elle recèle.

S'apercevoir qu'il y a des avertissements

Une fenêtre d'avertissement signale qu'une donnée recommandée manque ou n'est pas reconnue. Par exemple, ce message apparaît lorsqu'une date n'a pas le bon format :

Déceler les erreurs

Les bénéficiaires et le personnel en région peuvent accélérer la révision des données et le processus de correction en remplissant les champs de données obligatoires et ceux des données recommandées avant de téléverser le PDF.

Comment vérifier les champs qui servent à la collecte obligatoire de données

  1. À la première page de votre PDF de la proposition PCEC, cliquer sur le bouton Énumérer les erreure eb ce PDF pour montrer la liste des Erreurs dans les champs du PDF.
  2. Cliquer sur un article de la liste, puis cliquer sur le bouton Se rendre au champ.
    La liste disparaît et le PDF montre la page où il manque une donnée dont la collecte est obligatoire.

    • Un champ encadré de rouge indique qu'il y a erreur.
  3. Corriger l'erreur et faire pareil pour tout les autres sur la page.
  4. Enregistrer le PDF de la proposition PCEC.

Pour imprimer la liste des Erreurs dans les champs du PDF

  1. Cliquer sur le bouton Créer PDF.
    La liste Erreurs dans les champs du PDF est présentée en format PDF.
    La liste des données obligatoires manquantes est en texte clair. Vous pouvez enregistrer ce fichier sur votre ordinateur ou l'imprimer.

Pour quitter la liste des Erreurs dans les champs du PDF

  1. Cliquer sur le bouton Revenir au PDF.
    La liste d'Erreurs dans les champs du PDF disparaît et la proposition PCEC reste en analyse. Les champs où il manque des données obligatoires restent encadrés de rouge.

Remplir la déclaration

Ceci est la dernière section de la proposition à remplir pour le PCEC.

Informations :

avant de remplir la Déclaration, vérifier s'il reste des erreurs en cliquant sur Énumérer les erreurs en ce PDF.

Fournir des renseignements sur la personne qui a revu l'information présentée dans la proposition Programme des centres éducatifs et culturels des Premières Nations et des Inuits et qui atteste que les renseignements sont fournis de bonne foi.

Pour connaître la façon d'envoyer votre proposition à AADNC pour le PCEC, consulter le mode d'emploi Comment soumettre des PDFs Protégé A et Protégé B qui se trouve en cliquant sur le bouton Afficher les instructions.

Pour saisir la déclaration

  1. Entrer le Nom de famille, le Prénom, et le Titre/Poste.
  2. Entre la Date d'aujourd'hui.
  3. Enregistrer le PDF.
 
 
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