Vérification de la planification des activités ministérielles - Rapports de suivi en date du 31 mars 2014

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 31 mars 2014

Secteur des politiques et de l'orientation stratégique

Vérification de la planification des activités ministérielles
Date d'approbation 21-11-2013
   Recommandations du projet       Plan d'action    Date
   d'achèvement prévue   
   Réponse du programme   
1. Le sous-ministre adjoint principal du SPOS doit prendre de nouvelles mesures pour faciliter la collaboration avec le SDPF et la DGSRHMT en vue d’harmoniser l’échéancier des activités de planification et d’introduire des processus qui tiennent compte de façon efficace des besoins en ressources liés aux priorités et aux engagements en matière de planification, en plus de s’assurer que ces processus favorisent une horizontalité dans les différents plans d’activités sectoriels lorsqu’il y a partage de responsabilités et que des dépendances existent entre les secteurs. Le SPOS a pris des mesures pour appuyer un meilleur alignement et une meilleure exécution des activités de planification comme le démontre la mise sur pied d’un Groupe de travail sur la planification intégrée avec le DPF et la DGSRHMT.

Depuis l’achèvement des travaux de vérification, le Groupe de travail a déjà été en mesure d’aligner le calendrier des plans de GI/TI, d’investissements et d’approvisionnement ainsi que les calendriers des plans d’activités, des ressources et des RH dans le cadre de deux processus intégrés mis en œuvre pour l'exercice 2014-2015.

Le SMA principal du SPOS, en partenariat avec le DPF et la DGSRHMT, examinera d’autres occasions d’intégrer plus étroitement les processus de planification et les produits afin de cerner les ressources requises pour réaliser les priorités et les engagements en matière de planification.

En outre, le SPOS ajustera les processus de planification des activités du Ministère à l'appui d’un alignement horizontal amélioré des plans d’activités du Secteur lorsqu’il y a des responsabilités partagées et des liens d’interdépendance.
31 mars 2015  
2. Le sous-ministre adjoint principal du SPOS doit mettre en place des mécanismes de soutien (p. ex. activités de formations supplémentaires, conseils axés sur l’établissement et la mise en œuvre de nouveaux processus, outils) et orienter davantage les secteurs dans l’élaboration de processus de planification efficients et efficaces. Le SPOS sollicitera la participation de la communauté de planification du Ministère, et lui offrira un soutien direct et indirect, régulier et continu de différentes façons (personnel de la Direction de la gestion axée sur les résultats, analystes principaux des résultats stratégiques (APRS), cadres et soutien rattachés à la simplification de l’AAP et du CRG, et par la planification de différentes tribunes comme le Forum sur la planification, les rapports, la gestion et l'analyse intégrés (FPRGAI), qui réunit des représentants de tous les secteurs et de toutes les régions, y compris le DPF et la DGSRHMT).

Avec la collaboration du DPF et de la DG de la DGSRHMT, le SMA principal du SPOS cherchera à appuyer des processus de planification plus efficients et efficaces en :
  • mettant au point des outils supplémentaires et nouveaux/révisés, de la formation et une orientation;
  • établissant un calendrier de planification;
  • cernant et communiquant les pratiques exemplaires et les enseignements tirés.
Septembre 2014  
3. Compte tenu des ressources disponibles, le SMA principal du SPOS doit concevoir et introduire un cadre de gouvernance qui favorise l’assurance de la qualité et la surveillance en définissant les attentes à l’égard des secteurs pendant que ceux-ci élaborent leurs plans d’activités, en fournissant du soutien par l’examen des plans afin d’en assurer la qualité et la cohérence, et en abordant la question de l’harmonisation des priorités et des exigences en matière de ressources que les plans sectoriels ont en commun. La planification des activités fait partie intégrante des fonctions de coordination et d'alignement pour produire des résultats et gérer des priorités concurrentes dans les limites des ressources disponibles. Par souci d’uniformité et de contrôle de la qualité, le SPOS offre, en plus de modèles de planification, une orientation appropriée à la communauté responsable de la planification.

Le SMA principal du SPOS, avec l’appui du Groupe de travail sur la planification intégrée, au besoin, examinera le cadre de gouvernance de la planification des activités, les plans d’activités et les liens avec les organes de gouvernance actuels au niveau du Secteur et du Ministère. Cette étude permettra de cerner les possibilités d’accroître l’uniformité de la qualité et la précision des plans d’activités du Secteur et de définir les attentes en matière d’assurance de la qualité et de surveillance ministérielle, en plus de favoriser l’alignement des priorités transversales/ communes et des exigences en matière de ressources.  Le SPOS offrira un soutien individuel aux secteurs qui ont besoin d’une orientation supplémentaire pour atteindre le niveau de qualité attendu.
Septembre 2014  
4. Le sous-ministre adjoint principal du SPOS doit faciliter l’élaboration des attentes ministérielles ainsi que la mise en œuvre d’une stratégie connexe pour appuyer la planification des activités dans l’ensemble d’AADNC, et préparer des directives générales (p. ex. lignes directrices) afin d’aider les secteurs à optimiser la valeur de leurs activités de planification dans leur contexte propre et veiller à leur uniformisation à l’échelle du Ministère de sorte que les plans soient à la fois adaptés et intégrés. Le SPOS, en partenariat avec le DPF et la DGSRHMT, a mis sur pied un Groupe de travail sur la planification intégrée afin de mettre au point des mécanismes pour appuyer une plus grande intégration de la planification à l’échelle du Ministère.

Afin de simplifier les travaux et d’intégrer la planification, le SPOS, le DPF et la DGSRHMT ont conjointement présenté au Comité de la haute direction, en octobre 2013, une approche commune à l’égard de la planification des activités, qui a reçu l'approbation du CHD pour le cycle 2013-2014. Le SPOS, le DPF et la DGSRHMT appuient les secteurs et les régions en leur fournissant une orientation annuelle en matière de planification de même qu’une analyse et de la rétroaction sur les plans, tant les ébauches que les versions finales.

En outre, le SPOS appuie directement les secteurs et les régions en offrant des conseils par l’entremise d’un modèle d’analystes principaux des résultats stratégiques (APRS) ainsi que par le biais des interactions du Ministère avec les responsables de la planification. Le SPOS diffuse aussi de l’information et des leçons retenues par le truchement du Forum sur la planification, les rapports, la gestion et l'analyse intégrés (FPRGAI), qui réunit des représentants de tous les secteurs et de toutes les régions, y compris du DPF et de la DGSRHMT.
  État : En cours

Mise à jour/Justification :
Au 31 mars 2014 :

Au 31 mars 2014, les directives 2014-2015 avaient déjà été transmises afin d’appuyer l’élaboration des plans d’activités de 2014-2015. Les directives 2015-2016 qui visent à appuyer le prochain cycle de planification des activités sont en voie d’évolution et représentent la conclusion d’une approche de planification intégrée, laquelle est elle-même en voie de développement. À cet égard, le Groupe de travail sur la planification intégrée s’est rencontré à cinq reprises au cours des derniers mois pour tenir compte des recommandations de la vérification de la planification des activités ministérielles.

Au cours des trois premières réunions, il est apparu clairement qu’il n’y avait pas de compréhension commune des éléments de planification spécifiques au niveau des fonctions des services internes. Compte tenu de cette réalité ont été organisées une série de séances de transfert des connaissances de sorte que tous les membres du groupe de travail puissent acquérir une compréhension identique des différents éléments de planification et que soit ainsi fixé le point de départ de l’élaboration d’une approche progressive en matière de planification intégrée.

Les résultats de l’outil d’évaluation normalisé du plan d’activités (décrits plus bas) utilisé pour les plans d’activités de 2014-2015 éclaireront les directives et la définition des attentes pour 2015-2016. Les directives de planification des activités de 2015-2016 seront publiées à l’automne de 2014, selon le cycle de planification des activités.

On a créé des ébauches de produits dont on discutera dans le cadre du Groupe de travail et qui, une fois qu’elles auront fait l’objet d’un examen satisfaisant, feront partie des directives  et de la trousse d’outils d’appui visant à faciliter le renforcement de notre capacité en matière de planification au niveau du Ministère.

L’un des enjeux auxquels s’est buté le Groupe de travail concerne le fait que malgré que des directives aient été mises de l’avant pour le dernier processus de planification des activités, les plans d’activités présentent des niveaux de conformité variables avec les directives et les modèles.

SVE : En cours

Demande de fermeture du dossier (terminé)
(Au 31 mars 2014) Après des consultations avec le Groupe de travail sur la planification intégrée, le SPOS a élaboré un modèle d’évaluation normalisé pour les plans d’activités et a entrepris de les mettre à l’épreuve afin d’évaluer les plans d’activités des régions/secteurs de 2014-2015.

SVE : Recommandation de fermeture du dossier

Demande de fermeture (terminé)
(Au 31 mars 2014) Le Groupe de travail sur la planification intégrée a consulté le MPO au sujet de  sa « planification monoétape » et on a décidé de ne pas mettre en œuvre un tel modèle du fait qu’il ne s’agit pas d’un modèle de planification intégrée mais plutôt d’une lettre d’appel unique convenant à des processus de planification et de rapports multiples. En outre, le modèle du MPO n’intègre pas les renseignements financiers aux plans d’activités.

SVE : Recommandation de fermeture du dossier
Le SMA principal du SPOS élaborera, en collaboration avec le DPF et la DG de la DGSRHMT une orientation visant à appuyer la maturation et l’évolution de la planification des activités au sein du Ministère, assortie d’objectifs et d’attentes clairement communiqués au plan de la planification des activités. Mars 2014
Le Groupe de travail sur la planification intégrée élaborera un gabarit d’évaluation normalisé pour les plans d’activités qui servira de liste de contrôle de la qualité, cernera les forces, les pratiques exemplaires, les faiblesses, ainsi que les possibilités de simplification et d'alignement avec les priorités ministérielles.

Le Groupe de travail examinera aussi la possibilité d'appliquer la « planification monoétape » comme elle est actuellement utilisée au MPO.
Novembre 2013
 
 
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