Vérification de la mise en œuvre de l'approche améliorée axée sur la prévention pour les Services à l'enfance et à la famille des Premières Nations - Rapports de suivi en date du 31 mars 2014

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 31 mars 2014

SPPEDS

Vérification de la mise en œuvre de l'approche améliorée axée sur la prévention pour les Services à l'enfance et à la famille des Premières Nations
Date d'approbation 28-09-2012

Recommandations du projet Plan d'action Date
d'achèvement prévue
Réponse du programme
1. Veiller à ce que des processus plus officiels soient instaurés et documentés pour assurer et démontrer une gouvernance efficace et une reddition de comptes appropriée, approuver les premiers modèles de coûts et les cadres redditionnels, et surveiller la mise en œuvre de l’AAAP afin d’obtenir une vue d’ensemble des dépenses et des résultats. L’administration centrale (AC) et les régions d’AADNC devraient ensuite travailler en collaboration avec les partenaires concernés pour aborder les problèmes qui se posent. Le Secteur des programmes et des partenariats en matière d’éducation et de développement social (SPPEDS) analysera les éléments que doivent comporter les processus tripartites officiels et discutera de ces besoins avec les intervenants concernés.

À partir de cette information, le SPPEDS officialisera les processus suivants de l’AAAP :
  1. établissement des modèles de coûts initiaux;
  2. établissement des cadres redditionnels;
  3. contrôle régulier de la mise en œuvre, des dépenses et des résultats.
De plus, le SPPEDS dressera le procès-verbal des réunions bilatérales tripartites concernant l’AAAP.

Le SPPEDS organisera des conférences téléphoniques et en personne, ainsi que des vidéoconférences avec des partenaires régionaux afin de résoudre les problèmes de mise en œuvre qui se présentent dans des provinces données.
Septembre 2013 État : Demande de fermeture de dossier

Mise à jour/Justification
Au 31 mars 2014

Le SPPEDS procède à l’élaboration d’un plan de responsabilisation qui sera axé sur ce qui suit : collaborer avec les partenaires qui le désirent pour mettre à jour les cadres de responsabilisation tripartites existants avec ceux des compétences déjà assujetties à l’AAAP; s’assurer que les nouveaux cadres de responsabilisation tripartites sont rigoureux; élaborer des cadres de responsabilisation bilatéraux avec certaines provinces pour préciser les rôles et les responsabilités; établir des processus encadrant les activités de surveillance conjointes et veiller à l’échange des formations en continu, par exemple, les gabarits de plans d’affaires et les lignes directrices sur l’établissement des plans d’affaires pour les fournisseurs de services.

Une entente sur la prestation des services entre AADNC et la province sera mise à jour pour 2014-2015.

La structure tripartite actuelle en C.-B. (comité directeur et groupe de travail technique) sera utilisée pour poursuivre les discussions sur l’achèvement d’un cadre de responsabilisation tripartite robuste et un modèle d’établissement des coûts, et pour déterminer un modèle de prestation des services éprouvé en matière de prévention en C.-B.

Le cadre de responsabilisation bilatéral pour les SEF a été repositionné pour faire partie des discussions trilatérales sur le processus de mobilisation des SEF.

Conformément au Cadre de l’assurance de la qualité, le programme des SEFPN a effectué son premier examen de la conformité conjoint avec le ministre des Services sociaux les 12 et 13 février 2014.

La DGPSP a mis sur pied un groupe de travail sur la conformité afin de définir les pratiques communes, de mettre à jour les outils à mesure que nous progressons au chapitre de la formation régionale et l’examen des organismes individuels en 2014-2015.

Au Nouveau-Brunswick, des travaux sont en cours pour mettre en place un accord de responsabilisation tripartite pour préciser les rôles et les responsabilités ainsi que pour établir des protocoles et des processus conjoints favorisant la responsabilisation et l’échange d’information.

Les discussions préliminaires avec Terre-Neuve ont été amorcées au T2 et se poursuivent.

Les conférences téléphoniques bilatérales avec les régions se poursuivent à intervalles réguliers.

Les conférences téléphoniques mensuelles se poursuivent entre les agents du programme des SEFPN de l'AC et leurs homologues régionaux, ainsi qu'avec le DG et les DGRA de la DGPSP, sur toutes les questions d'intérêt pour la Direction générale. Les comptes rendus de discussions sont conservés et communiqués à toutes les parties.

SVE : Fermeture du dossier recommandée
2. S’assurer que le programme des SEFPN effectue périodiquement (c’est-à-dire tous les ans) un examen de la mise en œuvre de l’AAAP dans chaque province, qui comportera une évaluation des modèles de coûts, des rapports financiers et des résultats des activités par rapport aux plans prévus. Les agences doivent fournir l’information nécessaire concernant les dépenses engagées pour l’AAAP relativement aux activités prévues dans leurs plans respectifs. L’administration centrale et les régions d’AADNC devraient ensuite travailler en collaboration avec les partenaires concernés pour aborder les problèmes qui se posent. Le SPPEDS communiquera avec les régions au moyen de conférences téléphoniques mensuelles et de conversations officieuses dans le but d’examiner les pressions financières liées à la mise en œuvre de l’AAAP. Ces conversations permettront à l’administration centrale d’établir des prévisions de coûts et d’élaborer des mesures pour atténuer les difficultés.

Le SPPEDS-AC entamera le processus d’examen annuel d’un échantillon de plans d’activités, qui lui permettra d’établir des rapports plus utiles faisant état des dépenses engagées et des résultats obtenus par rapport aux plans d’activités.

Au cours du dernier trimestre de l’exercice 2011-2012, le SPPEDS a examiné les modèles du plan d’activités quinquennal et a fait en sorte que l’outil soit appliqué uniformément en précisant qu’il visait à permettre aux bénéficiaires de présenter des mises à jour annuelles établissant des projections quinquennales.
Septembre 2013 État : Demande de fermeture du dossier

Mise à jour/Justification :
30 septembre 2013

Des conférences téléphoniques bilatérales avec les régions sont tenues de façon régulière. Des conférences téléphoniques mensuelles continuent d’avoir lieu entre les agents du programme des SEFPN de l’AC et leurs homologues régionaux, ainsi qu’avec le DG et les DGRA de la DGPSP sur toutes les questions d’intérêt pour la Direction générale.

Les SEFPN de l’AC et les régions continuent d’examiner les modèles de coûts afin de trouver des façons d’atténuer les pressions financières ultérieures.

En 2012-2013, le SPPEDS-AC a continué de travailler avec les régions pour veiller à ce que le modèle commun précisant les critères requis pour l’élaboration des plans d’activités (conçu en 2011-2012) soit utilisé de façon uniforme à l’échelle des régions.

SVE : Fermeture du dossier recommandée.
3. Établir une série commune d’indicateurs de rendement et de niveaux de référence non financiers, axés sur les résultats de l’AAAP, qui doit être communiquée à toutes les régions et intégrée dans les plans d’activités des agences. De plus, s’assurer que le nouveau système de gestion de l’information permettra d’effectuer le suivi de ces indicateurs de rendement et niveaux de référence et de produire des rapports connexes. Le programme élaborera et établira des indicateurs de référence relatifs aux SEFPN fondés sur la Matrice d’indicateurs de protection de la jeunesse (MIP) d’ici le 31 mars 2013.

31 mars 2013 État : Demande de fermeture du dossier

Mise à jour/Justification :
30 septembre 2013

Les instruments de collecte de données (ICD) des SEFPN ont été regroupés sous un ICD national et un plan d’activités national. Six indicateurs axés sur les résultats ont été établis pour les SEFPN, lesquels sont mesurables et peuvent faire l’objet de rapports. Après le lancement de la deuxième version du système de gestion de l’information des SEFPN, prévu pour le 1er avril 2014, AADNC produira des rapports annuels sur la Stratégie de mesure du rendement pour le développement social. L’examen des plans d’activités des agences vise notamment à s’assurer que les mesures y sont intégrées.

Le système permettra d’améliorer la qualité des données relatives aux programmes et favorisera un processus décisionnel fondé sur les preuves. En vue de rationaliser et de réduire le fardeau en matière de rapports, la DGPSP s’efforce de conclure des ententes d’échange de données avec les provinces et les territoires intéressés.

SVE : Fermeture du dossier recommandée.
Dans la mise à jour annuelle des indicateurs de la Stratégie de mesure du rendement pour le développement social de 2011, le programme des SEFPN a recensé les données nécessaires pour mesurer adéquatement le rendement des programmes. Septembre 2013
4. Réviser la structure administrative de l’AAAP ainsi que les besoins en ressources humaines tant à l’administration centrale que dans les bureaux régionaux afin de déterminer le niveau de dotation optimal ou adéquat requis pour administrer et gérer efficacement l’AAAP. L’administration centrale examinera la structure administrative des SEFPN ainsi que la répartition des besoins en ressources humaines en consultation avec les Opérations régionales.

Le SPPEDS élaborera et tiendra à jour des outils, des manuels, des lignes directrices, des modèles, ainsi que des bulletins d’interprétation et d’information afin de préciser les exigences de programme, d’assurer la conformité et de réduire les exigences en matière de rapports dans les régions. Le Manuel national des programmes sociaux fait partie des outils qui seront mis à jour. Parmi ceux qui sont en cours d’élaboration, mentionnons le cadre de contrôle de gestion, le cadre de gestion intégrée du risque, le manuel national sur la conformité des programmes, le cadre de gestion des ICD, ainsi que des bulletins d’interprétation technique et des bulletins d’information ayant pour but de préciser la politique relative aux SEFPN, au besoin.

Au moyen de conférences téléphoniques mensuelles et de rencontres en personne ou de vidéoconférences annuelles, le SPPEDS et les régions continueront de collaborer en vue d’améliorer l’efficacité et d’alléger la charge de travail. Toutes les conférences téléphoniques mensuelles et toutes les rencontres en personne et les vidéoconférences annuelles de l’AC et des régions feront l’objet d’un procès-verbal qui sera distribué aux personnes concernées.

Tous les documents énumérés ci-dessus permettront d’assurer l’uniformisation et la rationalisation des processus dans le but de réduire la charge de travail administrative du personnel régional.
Septembre 2013 État : Demande de fermeture de dossier

Mise à jour/Justification
Au 31 mars 2014

La DGPSP fera sa mise à jour annuelle sur la Stratégie de mesure du rendement pour le développement social de 2011 au comité de l’évaluation, de la mesure du rendement et de l’examen le 25 avril 2014.

La Direction générale s’emploie à finaliser une version condensée de la Stratégie de mesure du rendement pour le développement social de 2011 qui comprend des annexes propres à chaque programme. L’annexe B est propre à l’AAAP des SEFPN et fournira de l’information sur les résultats précoces, les sources de données secondaires et les mises à jour des indicateurs.

Bien que toutes les régions aient reçu une formation sur le SGI au cours de l’exercice, certaines régions recevront des séances de formation de recyclage supplémentaires. La formation liée à la solution d’établissement de rapport du SGI ne sera pas achevée d’ici la fin de l’exercice en raison des retards dans la saisie des données par certaines régions. On a demandé aux régions d’entrer l’ensemble des données d’ici la fin du T1 de l’exercice 2014-2015, après quoi, la formation pourra reprendre.

Le Manuel national des programmes sociaux est aux dernières étapes du processus d’approbation et sera disponible en ligne d’ici le T1 de l’exercice 2014-2015. Une version approuvée du manuel peut être distribuée aux bénéficiaires avant la diffusion en ligne. La section traitant des SEFPN a été révisée afin de mieux préciser les exigences en matière de gestion de programme.

La politique sur les coûts exceptionnels liés au financement d’entretien pour les bénéficiaires de l’AAAP sera reflétée dans le Manuel national des programmes sociaux. Une autre politique sur l’utilisation des fonds dans le cadre du programme des SEFPN sera achevée au T1 de 2014.

L’élaboration des politiques est en cours et le programme des SEFPN est axé pour le moment sur les enfants ne vivant pas avec leurs parents naturels et sur l’allocation spéciale pour enfants pour le moment.

Les conférences téléphoniques bilatérales avec les régions se poursuivent à intervalles réguliers.

Les conférences téléphoniques mensuelles se poursuivent entre les agents du programme des SEFPN de l'AC et leurs homologues régionaux, ainsi qu'avec le DG et les DGRA de la DGPSP, sur toutes les questions d'intérêt pour la Direction générale. Les comptes rendus de discussion sont conservés et distribués aux parties.

SVE : Fermeture du dossier recommandée
 
 
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