Vérification de la gestion de projet de la Station de recherche du Canada dans l'Extrême Arctique (SRCEA) - Rapports de suivi en date du 31 mars 2014

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 31 mars 2014

Organisation des affaires du Nord

Vérification de la gestion de projet de la Station de recherche du Canada dans l'Extrême Arctique (SRCEA)
Date d'approbation : Date d'approbation : 06-02-2014
   Recommandations du projet       Plan d'action    Date
   d'achèvement prévue   
   Réponse du programme   
1. Le sous-ministre adjoint de l’Organisation des affaires du Nord (OAN) devrait officialiser la structure de gouvernance du projet d’infrastructure de la SRCEA, de la phase de conception-construction jusqu’au début de la phase d’exploitation (sans toutefois l’inclure), en veillant à ce que le cadre de référence, les rôles et les responsabilités, et les comptes rendus de décisions soient documentés pour les principaux comités de gouvernance et de surveillance. Le cadre de référence et les processus de documentation seront officialisés pour les principaux comités de gouvernance et de surveillance. Février 2014 État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

Mise à jour/Justification :
Au 31 mars 2014

Le cadre de référence pour le Comité consultatif supérieur de projet, le Comité de surveillance et le Comité des directeurs a été mis à jour tel que demandé. Le cadre de référence a été versé au dossier du projet de collaboration de la SRCEA, avec les procès-verbaux, les ordres du jour et les autres documents correspondants afin d’améliorer la situation au plan de l’accessibilité et de la conservation de l’information.

Le cadre de référence du Comité de surveillance a été mis à jour et sera déposé lors de la prochaine réunion du Comité, aux fins d’approbation.

Le mandat du projet et le plan de gestion du projet ont été mis à jour de manière à intégrer la structure de gouvernance actuelle et ont été signés par les responsables appropriés de TPSGC et d’AADNC.

SVE : Mise en œuvre. La recommandation sera classée.
2. Le sous-ministre adjoint de l’OAN devrait élaborer un plan pour s’adapter à l’évolution de la structure de gouvernance du projet d’infrastructure de la SRCEA tout au long de la phase de conception-construction, de manière à ce que la structure suive l’évolution des besoins en matière de gouvernance, et ce, jusqu’au début de la phase d’exploitation (sans toutefois l’inclure). Un plan pour s’adapter à l’évolution de la structure de gouvernance sera élaboré. 31 mars 2014 État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

Mise à jour/Justification :
Au 31 mars 2014

Le mandat du projet et le plan de gestion du projet ont été mis à jour de manière à inclure la structure de gouvernance actuelle. On reviendra sur ceux-ci avant le début des travaux de construction afin de s’assurer qu’ils témoignent de la structure de gouvernance requise.

Le cadre de référence du Comité de surveillance a été mis à jour de manière à intégrer la gouvernance à titre de point permanent; il sera soumis pour approbation lors de la prochaine réunion du Comité. On se penchera tous les trimestres sur la structure de gouvernance dans le cadre des réunions du Comité de surveillance afin de s’adapter à l’évolution des besoins au plan de la gouvernance alors que le projet passera aux étapes de construction et de mise en service.

SVE : Mise en œuvre. La recommandation sera classée.
3. Le sous-ministre adjoint de l’OAN devrait mettre en œuvre le plan de gestion intégrée des risques, aussitôt que possible, et maintenir l’engagement en faveur des processus de gestion des risques décrits dans le présent document. Le plan de gestion des risques, le modèle de registre des risques et le tableau de bord du résumé des risques ont été élaborés et seront utilisés dans les pratiques de gouvernance et de gestion continue de projet. Le rôle d’analyste de la gestion des risques/du contrôle de la qualité sera rempli par un membre de l’équipe de la SRCEA, qui dirigera la mise en œuvre et la gestion continues du plan de gestion intégrée des risques. 31 mars 2014 État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

Mise à jour/Justification :
Au 31 mars 2014

Le plan intégré de gestion des risques de la SRCEA a été approuvé par le SMA de l’OAN le 14 mars 2014. Il est mis en œuvre par le bureau de projet de la SRCEA et il continuera d’étayer les pratiques permanentes en matière de gestion et de gouvernance du projet. Le bureau de la gestion des risques de la SRCEA a été confié à un ingénieur principal qui fait partie de l’équipe.

SVE : Mise en œuvre. La recommandation sera classée.
 
 
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