Vérification de l'appui d'AADNC au processus de règlement des revendications particulières - Rapports de suivi en date du 31 mars 2014

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 31 mars 2014

Traités et gouvernement autochtone

Vérification de l'appui d'AADNC au processus de règlement des revendications particulières
Date d'approbation 22-11-2012

Recommandations du projet Plan d'action Date
d'achèvement prévue
Réponse du programme
1. Le sous-ministre adjoint principal du Secteur des traités et du gouvernement autochtone devrait veiller à la mise sur pied d’un comité de surveillance doté d’un cadre de gouvernance et d’un mandat bien définis, et voir à ce que le mandat du Comité consultatif sur les revendications soit revu et mis à jour. Plus précisément, la composition du Comité consultatif sur les revendications exposée dans le mandat devrait être revue et devrait comprendre un représentant de la Direction générale de la gestion et du règlement des litiges (DGGRL). Le Comité consultatif sur les revendications comprend déjà des directeurs représentant la Direction générale de la gestion et du règlement des litiges (DGGRL). Le mandat du Comité est déjà en cours de révision et de mise à jour. Le DG, DGGRL, le dirigeant principal des finances et le directeur général, Gestion des terres et de l’environnement, seront invités à devenir membres du Comité.

Le SMA principal, Secteur des traités et du gouvernement autochtone, envisagera de faire appel au Comité directeur mixte sur le règlement des litiges pour qu’il exerce une surveillance stratégique trimestrielle du Processus de règlement des revendications particulières. Par le passé, ce comité a joué un rôle clé dans les discussions sur les problèmes qui entravaient ce processus et le Tribunal des revendications particulières.
Mars 2013 Statut

Mise à jour/Justification
Au 31 mars 2014 :


Un mandat révisé du Comité consultatif sur les revendications a été élaboré et distribué pour approbation. Le dirigeant principal des finances a été invité à désigner une personne au niveau des directeurs généraux pour siéger au Comité consultatif sur les revendications. On examine la possibilité d’incorporer la surveillance du processus de revendication particulière au mandat d’un comité de la haute direction déjà existant.

SVE : La mise en œuvre se poursuit.

2. Le sous-ministre adjoint principal du Secteur des traités et du gouvernement autochtone devrait prendre les dispositions nécessaires pour qu’un cadre complet de gestion du risque lié aux revendications particulières (y compris les risques de niveau stratégique et opérationnel) et un processus de gestion du risque soient établis afin de déterminer, d’évaluer, d’atténuer et de surveiller de manière efficace et sur une base régulière les risques mis au jour relativement aux revendications particulières. Un cadre d’évaluation du risque lié aux revendications particulières sera mis sur pied et intégré dans le cadre d’évaluation du risque organisationnel. Il englobera les éléments propres au Processus de règlement des revendications particulières, par exemple les répercussions du Tribunal des revendications particulières, les restrictions budgétaires et les contraintes liées aux ressources humaines. De plus, l’évaluation du risque tiendra compte des répercussions positives que le règlement d’une revendication a sur les autres activités ministérielles, notamment les négociations sur l’autonomie gouvernementale et l’établissement de traités. 30 septembre 2013 État : Terminé

Mise à jour/Justification
Au 31 mars 2014 :


Un cadre complet de gestion des risques a été approuvé le 20 mars 2014 par le Comité de l’évaluation, de la mesure du rendement et d’examen, puis incorporé à la Stratégie de mesure du rendement.

SVE : La mise en œuvre est terminée. Fermeture du dossier recommandée.

3. Le sous-ministre adjoint principal du Secteur des traités et du gouvernement autochtone devrait revoir les systèmes en place, évaluer les exigences et la fonctionnalité de ceux-ci en fonction de systèmes offerts sur le marché et examiner le ratio coût-avantages d’une centralisation des systèmes et des bases de données de gestion des revendications. La base de données de la Direction générale des revendications particulières est un système en ligne national qui a été conçu pour suivre l’évolution du traitement des revendications particulières, de leur réception jusqu’au règlement, et pour produire divers rapports préétablis. Cette base de données sert principalement à produire des rapports, mais elle représente également un outil des plus utiles pour calculer le passif éventuel des revendications.

Il existe cependant d’autres systèmes de gestion et bases de données qui continuent de remplir différentes fonctions dans la gestion du Processus de règlement des revendications particulières.

Le SMA principal, Secteur des traités et du gouvernement autochtone, procédera à un examen et à une évaluation de tous ces outils et étudiera les avantages de centraliser les systèmes d’information d’une manière qui soit rentable et efficace du point de vue de l’utilisation des ressources, tout en tenant compte des différences requises dans l’usage et la fonction.
Mars 2013 État : Terminé

Mise à jour/Justification :
En date du 31 mars 2013 :


Un examen des systèmes d'information a été réalisé. La Direction des négociations n'utilise plus son outil de gestion de projet. Les gestionnaires des négociations utilisent l’outil de suivi du budget des règlements des revendications particulières et leurs propres listes pour prévoir les revendications en cours de négociation et en assurer le suivi. Ils se fient aussi à la base de données de la Direction générale des revendications particulières pour obtenir d’autres renseignements de base sur les revendications. D’autre part, la Direction de la recherche et des politiques utilise toujours son propre outil de suivi pour faire le suivi des demandes. Cette procédure est nécessaire, car la base de données de la Direction générale des revendications particulières ne possède pas de champs ou de fonctions de gestion de travail. Bien qu’il soit peut-être possible d’intégrer certaines fonctions à la base de données afin qu’elle réponde aux besoins de la Direction, le faire serait difficile, coûteux, long et exigeant en ressources en plus d’être inefficace, car l’outil basé sur MS Project répond aux besoins actuels en matière de suivi et de gestion du travail, y compris les rapports.

SVE : Recommandation de fermer le dossier, car l’examen du système de GI-TI a été réalisé. Classée.
4. Le sous-ministre adjoint principal du Secteur des traités et du gouvernement autochtone devrait mettre en œuvre un système de classement centralisé ou un protocole en matière de documentation, dans le cadre duquel un dossier de référence (ensemble complet des principaux documents) est marqué comme tel, utilisé de façon systématique et facilement accessible, afin que la documentation clé soit complète et puisse être consultée. Un examen des pratiques de gestion de l’information au sein de la Direction générale des revendications particulières est en cours. Les premières constatations indiquent que les dossiers sont divisés en catégories : Recherche, Négociations; sont entreposés à divers endroits à l’AC et en C.-B.; et dans différents formats électroniques (SGGID) et imprimés, ce qui nuit à la récupération rapide du dossier complet relatif à une revendication. De plus, il a été constaté que les systèmes de numérotation des dossiers actuellement utilisés par la Direction générale tant dans la RCN qu’à Vancouver ne respectent pas les normes de gestion des dossiers du gouvernement fédéral.

La Direction générale des revendications particulières travaille avec le système Gestion des documents et des dossiers de l’entreprise (GDDE) pour résoudre ces problèmes. Un certain nombre de mesures sont en cours de mise en œuvre à la suite de ce processus.
  • L’approbation d’un projet de règles administratives établira une structure sûre et sécurisée pour la création, la mise à jour, la récupération et l’élimination de l’information. Ces règles administratives comprennent l’application de conventions relatives à la désignation des fichiers et de mécanismes de contrôle constants de l’accès aux fichiers, ainsi que la résolution des problèmes relatifs à la sécurité des documents.
  • Mise en œuvre d’un nouveau système de numérotation des dossiers, tant dans la RCN qu’à Vancouver.
Des changements importants à la manière dont le SGGID est intégré dans le déroulement du travail au moyen de courriels, de documents des systèmes de numérotation des dossiers et de l’enregistrement seront mis en œuvre. Le personnel devra recevoir une formation.
Mars 2014 Statut

Mise à jour/Justification
Au 31 mars 2014 :


Une ébauche de règles administratives a été élaborée. Un nouveau système de numérotation de dossier pour les revendications particulières a été élaboré et permet d’harmoniser les systèmes de dépôt de la RCN et ceux des bureaux de Vancouver. Le personnel a reçu une formation sur les méthodes de dépôt de documents électroniques (SGGID et logiciels normalisés à l’échelle pangouvernementale).

SVE : La mise en œuvre se poursuit. La recommandation sera classée une fois que l’ébauche des règles administratives aura été achevée et approuvée.

 
 
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