Vérification des pratiques de gestion du Secteur du dirigeant principal des finances (DPF) - Rapports de suivi en date du 31 décembre 2013

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 31 décembre 2013

DPF

Vérification des pratiques de gestion du Secteur du dirigeant principal des finances (DPF)
Date d'approbation 26-04-2013
Recommandations du projet Plan d'action Date d'achèvement prévue Réponse du programme
1. Le dirigeant principal des finances (DPF) doit s’assurer qu’on dispose d’une vue consolidée et intégrée des structures de gouvernance en place dans le Secteur, y compris le flux d’information entre ces structures. Dans le cadre de cet exercice, le dirigeant principal des finances doit s’assurer : qu’une approche consistant à inclure les nouveaux guichets de service est prise en compte dans la structure de gouvernance du Secteur; que le mandat des organismes de surveillance est défini et accessible et qu’il n’existe pas de redondances entre les comités et les réunions; et que les décisions et les comptes rendus de réunions principaux sont consignés régulièrement pour améliorer la responsabilisation et permettre le partage des connaissances. Le comité de gestion du DPF passera en revue la liste des structures de gouvernance en place au sein du Secteur du DPF en octobre 2013. Il préparera aussi des orientations quant aux attentes à l’égard de chaque organisme de gouvernance (le mandat, les mesures de suivi, l’emplacement des documents, etc.) d’ici la fin de 2013.

Les guichets de service de la RCN font maintenant partie des organigrammes et du régime de gestion de l’organisation dans la structure de gouvernance du Secteur. Par conséquent, le DPF s’assurera que les guichets comptables et d’approvisionnement sont inclus dans sa structure de gouvernance (leur mandat sera rédigé et une réunion de l’organisme de surveillance sera organisée en 2013-2014).
Décembre 2013 Réponse de programme :
État : Demande de clôture (terminé)
Mise à jour/justification :
En date du 31 décembre 2013


Les améliorations à la gouvernance de la GI-TI sont désormais suivies à titre d’élément d’un plan d’action de gestion distinct, en conséquence du projet de vérification 13-47 sur l'intégration des systèmes d’application et de gouvernance de la GI-TI.

Guichets de service pour les acquisitions : comme le Comité d’examen des acquisitions veille à la bonne supervision des opérations d’approvisionnement ministérielles à risque moyen ou élevé, son mandat a été modifié de manière à correspondre à la structure à deux guichets. Les changements de politiques et de procédures, et les commentaires des clients, sont communiqués au moyen de la conférence téléphonique mensuelle du Comité de gestion du matériel et des biens, de la rencontre bihebdomadaire avec les chefs des unités de gestion des services administratifs (UGSA) et de la conférence téléphonique mensuelle avec les directeurs des services ministériels dans les régions et le DG de Comptabilité ministérielle et gestion du matériel (CMGM).

Guichet de service comptable : le vice-DPF et le directeur de la Direction de la comptabilité ministérielle et de la déclaration des résultats (DCMDR) assurent la supervision fonctionnelle du guichet du Manitoba et de la RCN. Le vice-DPF et le DPF ont rencontré le guichet du Manitoba et ses gestionnaires, ainsi que le DGR du Manitoba dont relève le guichet de l’Ouest sur le plan opérationnel. Les changements de politiques et de procédures, et les commentaires des clients, sont communiqués au moyen de la rencontre bihebdomadaire avec les chefs des UGSA, ainsi que de la conférence téléphonique mensuelle avec les directeurs des services ministériels dans les régions et le DG de CMGM. Le directeur de la DCMDR prend part aussi à la réunion hebdomadaire des directeurs des services ministériels et des directeurs des services de financement, organisée par le Secteur des opérations régionales. Le directeur de la DCMDR copréside les rencontres bihebdomadaires avec les UGSA, et a récemment été coauteur d’un rapport de suivi sur la mise en œuvre des UGSA.

Une image regroupée et intégrée de la structure de gouvernance de la DPF est en place et communiquée aux employés. Elle présente les guichets de service aussi bien des acquisitions que de la comptabilité, et chaque organisme de gouvernance.


SVE : Mise en œuvre complète. La recommandation sera close.
2. Le dirigeant principal des finances doit s’assurer que les processus de planification des activités continuent d’être documentés et veiller à l’harmonisation des documents de planification des activités produits par le Secteur. Pour améliorer l’uniformité, le dirigeant principal des finances doit s’assurer que le nombre d’outils et de documents produits soit rationalisé et que les documents périmés soient retirés pour éviter toute confusion. Il doit en outre s’assurer que les plans stratégiques et opérationnels de gestion de l’information (GI) sont améliorés, achevés et mis en œuvre. Le Secteur du DPF s’assurera que le SGGID est utilisé à titre de dépôt central pour toute la documentation produite afin d’accroître l’harmonisation et l’uniformité. Les versions périmées du plan d’activités du Secteur, des outils et des documents seront retirées et archivées dans le SGGID. Juin 2013 Réponse de programme :
État : Demande de clôture (terminé)
Mise à jour/justification :
En date du 31 décembre 2013


Le SGGID fait office de dépôt central de toute la documentation sur les processus opérationnels axés sur le DPF. Les versions périmées du plan d’affaires, des outils et des documents du Secteur du DPF ont été déclassées et archivées dans le SGGID.

Réponse de programme :
État : Demande de clôture (terminé)
Mise à jour/justification :
En date du 31 décembre 2013


La DGGI a été incluse dans la lettre d’appel du Secteur du DPF du 24 septembre 2013. Cela permettra de mieux aligner la planification de la GI-TI avec le cycle de planification ministériel. La lettre d’appel intégrée du Secteur du DPF contient désormais les exigences en GI-TI, de concert avec les autres exigences de planification axées sur le DPF (p. ex. les acquisitions et l’approvisionnement).

SVE : La mise en œuvre est en grande partie réalisée. La recommandation sera close étant donné que son volet de planification de la GI, qui est encore en cours, sera abordé au moyen du plan d’action de gestion pour la vérification de la gouvernance de la GI-TI et l’intégration des systèmes d’application (recommandations 1 et 2).
Conjointement et en harmonie avec le leadership fonctionnel et l’orientation de la Direction générale de la gestion de l'information (DGGI), le DPF prendra les mesures nécessaires afin d’améliorer, de peaufiner et de mettre en œuvre les plans opérationnels et stratégiques de gestion de l’information (GI) pour respecter le cycle de planification du Ministère. Décembre 2013
3. Le dirigeant principal des finances doit s’assurer qu’on adopte une vision axée sur la clientèle pour la définition, la mesure et la reddition de comptes du rendement à l’échelle des services de TI, d’approvisionnement et de comptabilité, et que suffisamment d’outils de suivi existent pour appuyer la production efficace de rapports. Le dirigeant principal des finances doit aussi voir à l’amélioration des solutions de traitement de GI pour mieux appuyer et faciliter le déroulement du travail, y compris le traitement des opérations dans les guichets de service. Les normes de service pour les guichets comptables ont été communiquées et sont disponibles dans le dépôt central de documents du Ministère. De plus, dès que le SCT présentera la norme pour la mesure du rendement pour les services internes, le DPF l’appliquera comme il se doit. Octobre 2013 (selon la date de mise en œuvre du SCT) Réponse du programme :
État : Terminé – Demande de fermeture
Mise à jour/Justification :
30 septembre 2013


Les normes de services et le rendement connexe des guichets d’approvisionnement et des guichets comptables ont été publiés sur l’intranet d’AADNC.

Dès que le SCT présentera la norme pour la mesure du rendement (la date de mise en œuvre n’a pas encore été déterminée), le DPF l’appliquera comme il se doit.

En juillet 2013, le dirigeant principal de l'information (DPI) et la Direction de la comptabilité ministérielle et de la déclaration des résultats (DCMDR) ont mis en place un outil de bureau permettant aux clients des guichets comptables de sauvegarder les demandes de paiement et les documents à l’appui dans le SGGID et de partager le dossier avec le guichet. Cette mesure a permis d’accroître l’utilisation du SGGID en tant que système de consignation des dossiers.

Les directives, les rôles et les responsabilités de même que les documents sur les processus opérationnels des guichets sont disponibles dans Collaboration, et des employés clés du Ministère y ont accès à l’échelle du Canada.

Il a été confirmé que la solution SAP pour assurer le cycle d’approvisionnement au paiement est configurée de manière à pouvoir suivre et mesurer les normes de services des guichets comptables et d’approvisionnement. La prestation de service fera donc l’objet d’un suivi grâce au SAP, et la mise en œuvre de l’approvisionnement au paiement aura lieu le 1er avril 2014.


SVE : La mise à jour est achevée. Le dossier sera fermé.
Conjointement et en harmonie avec le leadership fonctionnel et les orientations de la DGGI , la direction générale de la Comptabilité ministérielle et gestion du matériel (CMGM) déterminera les exigences opérationnelles et explorera les options relatives aux systèmes/outils/processus qui répondent aux besoins organisationnels et aux normes de GI-TI. Avril 2014
Plus nous allons de l’avant avec le système SAP (Systèmes, applications et produits) et le processus d’approvisionnement au paiement, plus nous utiliserons ces systèmes comme des moyens plus fiables pour assurer le suivi de la prestation de services. Avril 2014
4. Le dirigeant principal des finances doit s’assurer qu’on mette en place une solution pour la mise en œuvre du SAP, permettant un processus d’affectation budgétaire plus sécuritaire et efficient que la solution actuelle en Excel. Entre-temps, le dirigeant principal des finances doit s’assurer que des mesures d’atténuation pour protéger l’intégrité des affectations budgétaires initiales effectuées dans Excel sont prises. Le DPF consultera d’autres ministères (principalement Santé Canada), pour voir dans quelle mesure il serait possible et faisable de mettre en œuvre une solution dans le système SAP d’ici septembre 2013.  Septembre 2013 Réponse du programme :
État : Terminé – Demande de fermeture
Mise à jour/Justification :
30 septembre 2013


On a consulté Santé Canada, qui utilise le document Excel, mais qui s’emploie à élaborer une solution dans le SAP.

Les mesures d’atténuation en place sont les suivantes : vérification de formule, contrôles manuels et rapprochement des données de l’exercice d’affectation des ressources pour 2014-2015. À noter qu’il s’agit d’une base de données faisant l’objet d’une Mise à jour annuelle des niveaux de référence, en fonction des commentaires du Secteur. Aucune solution automatique n’est disponible pour l’instant. Les documents Excel constituent l’outil le plus efficace pour ce type d’exercice.


SVE : La mise à jour est achevée. Le dossier sera fermé.
Entre-temps, pour assurer l’intégrité des affectations budgétaires initiales du Ministère, nous allons examiner les mesures d’atténuation actuelles (les processus de rapprochement, les contrôles manuels, les vérifications de formule, etc.) et nous apporterons des modifications au besoin. Juillet 2013
5. Le dirigeant principal des finances doit veiller à ce que les questions suivantes liées au traitement, à la surveillance et aux rapports ayant trait aux opérations soient abordées :
  • Validation de l’encaisse en vertu de l’article 33 : S’assurer que les plans pour la mise en œuvre du SAP comblent les lacunes de contrôle existantes en ce qui concerne la validation de l’encaisse en vertu de l’article 33 et mettent en place des contrôles de surveillance manuels visant à atténuer les risques de manière provisoire en prévision de la mise en œuvre du SAP.
Validation de l’encaisse (art. 33) :
Dans le cadre de la mise en œuvre du SAP, AADNC adoptera l’utilisation du budget des paiements du SAP pour consigner le budget de trésorerie affecté au Ministère, ce qui tient compte des contrôles de validation éventuels en vertu de l’article 33.
Avril 2014 Réponse du programme :
État : Terminé – Demande de fermeture
Mise à jour/Justification :
15 octobre 2013


Un rapport d’encaisse a été élaboré, adopté et envoyé à Comptabilité ministérielle et gestion du matériel. Le groupe de concertation de Santé Canada tente actuellement de déterminer si une solution automatisée de gestion de la trésorerie au moyen du SAP est possible. Selon le groupe chargé de la mise en œuvre du SAP à AADNC, si une solution était disponible, elle ne serait pas mise en œuvre avant 2015.

Depuis que la vérification des comptes a été transférée aux guichets comptables, des efforts permanents sont déployés en vue de cerner les opérations qui pourraient être traitées plus efficacement lors de la vérification postérieure et de diminuer les risques. Il en a découlé un processus de vérification rationalisé pour les opérations relatives aux paiements en fiducie et certains paiements relatifs à l’accueil.

La centralisation de la vérification des comptes et les processus de vérification postérieure déjà en place ont contribué à établir une approche uniforme et à examiner attentivement les taux d’erreurs à AADNC.

Les guichets effectuent un suivi proactif auprès des clients afin d’améliorer les pratiques et de diminuer les problèmes systémiques associés aux taux d’erreur après la vérification postérieure. Les résultats de la vérification sont validés avec les unités de gestion des affaires, et les clients ont la chance d’examiner, d’analyser et de corriger les erreurs.

En juillet 2013, le DPI et la DCMDR ont mis en place un outil de bureau permettant aux clients des guichets comptables de sauvegarder les demandes de paiement et les documents à l’appui dans le SGGID et de partager le dossier avec le guichet. Cette mesure a permis d’accroître l’utilisation du SGGID en tant que système de consignation des dossiers.

Les directives, les rôles et les responsabilités de même que les documents sur les processus opérationnels des guichets sont disponibles dans Collaboration, et des employés clés du Ministère y ont accès à l’échelle du Canada.

SVE : La mise à jour est achevée. Le dossier sera fermé.
Entre-temps, un rapport manuel a été créé. (Terminé)
Rapport de solde de caisse – 19 mars 2013
  • Vérification postérieure : Surveiller de près les opérations dont le taux d’erreur est élevé, particulièrement les opérations salariales, et s’assurer que les erreurs sont en baisse après la vérification postérieure et qu’elles se situent dans le taux d’erreur acceptable du Ministère. En outre, mettre en place un contrôle de la qualité pour valider périodiquement l’intégrité du processus de vérification postérieure.
Vérification postérieure :
Le DPF examinera le régime actuel de vérification des comptes et de production de rapports et adoptera une approche ciblée visant à diminuer les erreurs regroupées ou systémiques.

Les processus de vérification des comptes seront examinés afin d’en assurer l’intégrité à mesure que les risques ou les processus opérationnels changent.
Septembre 2013
  • Solutions en matière de gestion de l’information : Établir un système de dossiers pour les documents d’approvisionnement auquel peuvent avoir accès toutes les parties qui le demandent (y compris les guichets d’approvisionnement, les guichets comptables et les clients internes qui effectuent la transaction).
Solutions en matière de gestion de l’information :
Conjointement et en harmonie avec le leadership fonctionnel et les orientations de la DGGI , la direction générale de la CMGM déterminera les exigences opérationnelles et explorera les options relatives aux systèmes/outils/processus qui répondent aux besoins organisationnels et aux normes de GI/TI.
Octobre 2013
6. Le dirigeant principal des finances doit s’assurer que le site intranet du DPF est amélioré et tenu à jour ou que les renseignements périmés ou incohérents sont retirés pour éviter toute confusion. Il doit aussi s’assurer qu’une structure organisationnelle documentée et facilement accessible est établie pour veiller à ce que les structures de responsabilisation soient divulguées, accessibles et comprises. Enfin, le dirigeant principal des finances doit faire en sorte que l’étendue des responsabilités de la direction au sein de la DGGI soit examinée et il doit confirmer que les ressources sont suffisantes pour permettre à la Direction générale de répondre aux besoins et aux exigences stratégiques d’AADNC. Toutes les décisions doivent être prises en tenant compte de l’évolution du rôle de Services partagés Canada. Le site intranet du DPF sera mis à jour à l’aide des lignes directrices du Conseil du Trésor, et l’information périmée ou incohérente sera retirée.

Le site intranet du DPF contiendra des documents qui aideront à expliquer les structures de responsabilisation.
Novembre 2013 Réponse de programme :
État : Demande de clôture (terminé)
Mise à jour/justification :
En date du 31 décembre 2013


Le site intranet du DPF a été mis à jour en fonction des lignes directrices du CT et d’AADNC. L’information a été actualisée et les renseignements incompatibles ont été archivés.

Des organigrammes sont désormais mis à la disposition de tous les employés d’AADNC, de manière que les structures de responsabilisation soient communiquées, accessibles et comprises.

Réponse de programme :
État : Demande de clôture (terminé)
Mise à jour/justification :
En date du 31 décembre 2013


Le DPF a évalué l’étendue du contrôle de la DGGI pour veiller à ce qu’elle ait la capacité voulue pour satisfaire aux besoins et exigences stratégiques d’AADNC. Aucune autre mesure n’est requise.

SVE : Mise en œuvre complète. La recommandation sera close.
Le DPF évaluera la portée des responsabilités au sein de la DGGI afin de confirmer sa capacité de répondre aux besoins et aux exigences stratégiques d’AADNC en tenant compte de l’évolution du rôle de Services partagés Canada. Au besoin, le DPF s’harmonisera à la DGGI afin de s’assurer que les ressources sont en mesure de répondre aux besoins et aux exigences d’AADNC de façon optimale. Octobre 2013
Date de modification :