Vérification des pratiques de gestion Secteur des Opérations régionales - Rapports de suivi en date du 31 décembre 2013

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 31 décembre 2013

Opérations régionales

Vérification des pratiques de gestion Secteur des Opérations régionales
Date d'approbation 2013-04-26
Recommandations du projet Plan d'action Date d'achèvement prévue Réponse du programme
1. Le sous-ministre adjoint principal du Secteur des Opérations régionales devrait s'assurer que les responsabilités et la responsabilisation de la nouvelle Direction de la planification et de l'intégration opérationnelles sont clairement définies et diffusées au sein du Secteur et dans l'ensemble du Ministère. Le Secteur a entrepris des activités qui appuient la recommandation, p. ex., la récente réorganisation au sein de la Direction de la Planification et de l'intégration opérationnelles et la création de la Direction générale des opérations sectorielles.

Autres activités planifiées/en cours :

Réviser la description de travail du Directeur, Planification des activités et mise en oeuvre.

Réviser/transmettre le mandat ainsi que les rôles et responsabilités de la Direction.
Automne 2013 État : Demande de clôture de dossier

Mise à jour/justification :
En date du 31 décembre 2013 :


La description de travail du directeur, Planification des activités et mise en œuvre, est achevée.

À l’occasion de la réunion de la Direction générale, le 27 septembre 2013, le mandat et les priorités des trois directions et de la Direction générale tout entière ont été communiqués. On a rédigé un rapport récapitulatif, avec les constatations issues d’un travail de mobilisation. Les mesures de suivi ont été mises en ordre de priorité et les activités de suivi nécessaires ont été déterminées.

SVE : Mis en œuvre. La recommandation sera close.

2. Le sous-ministre adjoint principal du Secteur des Opérations régionales devrait évaluer la gestion et la mise en pratique des mécanismes de rétroaction et de communication internes afin de dégager des occasions précises d'améliorer les dialogues opportuns au sein du Secteur. L'équipe de gestion des OR dressera une liste d'occasions d'améliorer les dialogues opportuns au sein du Secteur. Octobre 2013 État : Demande de clôture de dossier

Mise à jour/justification :
En date du 31 décembre 2013 :


La direction a cerné des possibilités d’améliorer les communications bilatérales en temps opportun avec le Secteur. Plusieurs de ces possibilités sont déjà mises en application : vérification extérieure des DG, discours du SMAP sur les événements sectoriels, événements sociaux informels (repas-partage des vacances, CCMTGC), communication du DG adressée par courriel aux équipes, rencontre personnelle des planificateurs régionaux, recours accru à la collaboration pour communiquer les documents).

De plus, des stratégies à plus long terme ont été discutées et seront mises en œuvre par le groupe de gestion.

SVE : Mis en œuvre. La recommandation sera close.
3. Le sous-ministre adjoint principal du Secteur des Opérations régionales devrait travailler en collaboration avec le Secteur des politiques et de l'orientation stratégique (POS) et le Secteur du dirigeant principal des finances (DPF) pour s'assurer que les processus et les procédures qui sous-tendent l'élaboration/la révision des politiques et la conception des programmes au sein du Secteur sont documentés et conformes aux approches ministérielles. Les Opérations régionales s'associeront avec le Secteur des POS et le Secteur du DPF pour s'assurer que les processus et les procédures ministériels sont transmis au personnel concerné et que les employés ont accès à des outils ministériels. Novembre 2013  
Les opérations régionales développeront et diffuseront des processus internes afin de s'assurer que la documentation appuyant l'élaboration/la révision des politiques et la conception des programmes fait l'objet d'un suivi, est documentée et est accessible. Mars 2014
4. Le sous-ministre adjoint principal du Secteur des Opérations régionales devrait s'assurer que la structure de gouvernance du Secteur et le rôle de tous les organismes de surveillance sont officiellement étayés par un ou des mandat(s) documentés qui détaillent les pouvoirs, la responsabilité, la responsabilisation et les principes opérationnels. Par la suite, la structure de gouvernance ainsi que les rôles et responsabilités de tous les organismes de surveillance devraient être diffusés dans l'ensemble du Secteur. Le Secteur met en œuvre un Conseil de gestion visant à créer un processus décisionnel collectif qui englobera tous les DG relevant du sous-ministre adjoint principal des OR.

Voici les activités qui seront élaborées :
  1. Un cadre de référence, indiquant le mandat, les membres, les rôles et les responsabilités du Conseil.
  2. Le calendrier des opérations de gestion de certaines activités périodiques telles que la planification des ressources humaines et des finances, la planification et les rapports ministériels et les demandes d'informations ministérielles.
  3. L'élaboration d'un plan de travail du Conseil de gestion qui déterminera les priorités de gestion et les mesures de suivi à prendre ainsi que les responsables, les résultats attendus et les échéances.
Octobre 2013 État : Demande de clôture de dossier

Mise à jour/justification :
En date du 31 décembre 2013 :


Les OR ont créé la structure de gestion des OR (afin de conserver la désignation d’OR-CHD)

  1. On a établi le cadre de référence, la composition, le mandat et les rôles et responsabilités.
  2. Un calendrier illustrant des activités périodiques particulières a été établi.
  3. On a rédigé un plan de travail qui établit les priorités et les mesures de suivi, et qui fixe les responsables, les résultats attendus et les échéances.
Tout ce matériel sera présenté à la réunion du CHD des OR, les 15 et 16 janvier, pour acceptation.

SVE : Mis en œuvre. La recommandation sera close.

5. Le sous-ministre adjoint principal du Secteur des Opérations régionales devrait songer à élaborer des orientations et des objectifs stratégiques officiels qui tiennent compte du double mandat unique du Secteur, soit l'exécution opérationnelle ainsi que l'élaboration de politiques et la conception de programmes. Puisque le Secteur est en constante évolution, il faudra réévaluer périodiquement les orientations et les objectifs stratégiques et s'assurer qu'ils demeurent harmonisés avec les objectifs opérationnels. Le Secteur dresse un plan d'activités ministériel intégré qui comprendra et appuiera l'atteinte des objectifs au niveau des programmes, ce qui favorisera les progrès vers la réalisation des objectifs stratégiques ministériels. Mars 2014  
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