Vérification des pratiques de gestion du Secteur des politiques et de l'orientation stratégique - Rapports de suivi en date du 31 décembre 2013

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 31 décembre 2013

Politiques et orientation stratégique

Vérification des pratiques de gestion : Secteur des politiques et de l'orientation stratégique
Date d'approbation 2013-11-21
Recommandations du projet Plan d'action Date d'achèvement prévue Réponse du programme
1. La sous-ministre adjointe principale du Secteur des politiques et de l'orientation stratégique devrait s'assurer que les obligations redditionnelles et les responsabilités du Secteur et de ses directions générales soient clairement communiquées et expliquées au personnel de gestion et d'exécution du Secteur, pour qu'il les comprenne bien. Une fois clarifiées et priorisées, ces obligations redditionnelles devraient servir de base pour assurer l'efficacité de la planification des RH, de la gestion du risque et de la mesure du rendement (voir les recommandations 2, 3 et 4). Suivi :
  • Les DG tiennent des réunions de tout le personnel pour discuter du plan d'activités du SPOS pour 2014-2015. Dans le cadre de ces discussions, les DG attachent une attention particulière aux rôles, aux responsabilités et obligations et précisent les priorités pour le personnel.
Décembre 2013  
  • Le nouveau régime de gestion du rendement des employés qui sera mis en œuvre en avril 2014 donnera l'occasion de communiquer, au niveau individuel, les responsabilités, obligations redditionnelles et priorités définies en amont comme il est indiqué dans le plan d'activités du SPOS 2014-2015. Cette communication descendante s'effectuera dans le cadre des réunions de la Direction générale et des discussions de personne à personne.
Avril 2014
  • Une réunion de tout le personnel sera organisée pour communiquer, expliquer et préciser les rôles et les responsabilités du SPOS.
Avril 2014
  • Les gestionnaires continueront de rencontrer de façon formelle les employés deux fois par année pour établir conjointement les objectifs en matière de rendement pour la période à venir et pour discuter des progrès accomplis au cours de la période précédente et des possibilités d'amélioration afin d'assurer la mise en place d'un cycle régulier de rétroaction et de planification du rendement. Ces discussions offriront des occasions supplémentaires d'examiner les responsabilités et obligations redditionnelles au regard du plan d'activités du SPOS et de la nouvelle Directive sur la gestion du rendement.
Octobre-novembre 2013
et mars 2014
2. La sous-ministre adjointe principale du Secteur des politiques et de l'orientation stratégique devrait, dans le cadre de l'initiative en cours visant la formulation d'un plan stratégique sur les RH mis à jour pour le Secteur, s'assurer de la mise en place de stratégies et d'activités en matière de RH qui favorisent une gestion proactive des principaux problèmes de RH (rétention du savoir organisationnel, planification de la relève, concrétisation des profils de compétences cibles) d'une manière qui concorde avec la structure organisationnelle et de reddition des comptes du Secteur. Les activités devraient comprendre une mise à jour de l'analyse de l'effectif et de l'analyse de la l'environnement menées en 2011. Suivi :
  • Le SPOS mettra à jour son plan stratégique intégré de gestion des RH pour 2014-2015 à 2016-2017.
Février 2014  
  • Selon une analyse de l'effectif courante (2013), l'équipe de direction du SPOS a déterminé que la capacité d'élaboration de politiques mérite plus d'attention. La restructuration du Ministère et du Secteur signifie que le SPOS a absorbé des unités opérationnelles qui ne sont pas familières avec la fonction d'élaboration de politiques. Ainsi, le SPOS a élaboré Conférences fédérales : Initiatives de renforcement des capacités en élaboration des politiques, un programme d'apprentissage et de perfectionnement original, interne, conçu pour renseigner sur l'environnement politique et développer la capacité du Secteur en particulier par le transfert des connaissances organisationnelles existantes.
En cours
  • Le SPOS continuera son examen de la capacité d'élaboration de politiques à mesure qu'il met à jour son analyse du contexte et de l'effectif.
En cours
3. La sous-ministre adjointe principale du Secteur des politiques et de l'orientation stratégique devrait élaborer et mettre en œuvre une approche officielle et documentée de gestion du risque, comportant un processus continu et une structure de gouvernance afin de déterminer, d'évaluer et de surveiller les risques et les mesures d'atténuation correspondantes. Cela devrait inclure l'établissement d'un profil de risque propre au Secteur, faisant l'objet d'un suivi continu et d'une mise à jour régulière, qui reflète les obligations redditionnelles du Secteur et de ses directions générales. Suivi :
  • Le SPOS cernera, documentera et intégrera le risque, en particulier en ce qui a trait à ceux rattachés aux aspects juridiques, aux partenariats extérieurs et aux partenariats avec le gouvernement dans le plan d'activités du Secteur de 2014-2015.
Décembre 2013 État : Demande de clôture (terminé)
Mise à jour : En date du 31 décembre 2013

  • Le plan d’activités 2014-2015 de POS contient une section consacrée à l’évaluation des risques, dans laquelle POS cerne et atténue sept risques, y compris liés aux aspects juridiques, aux relations extérieures et aux partenariats gouvernementaux.
État : En cours
Mises à jour : En date du 31 décembre 2013
  • Les rapports trimestriels de POS intègrent la gestion des risques dans l’engagement de chacun des secteurs.
SVE : La mise en œuvre est achevée en grande partie. Clôture recommandée
  • Le SPOS gérera les risques de son propre secteur dans tous les domaines au moyen de ses profils de risques dans le cadre du processus d'établissement des rapports trimestriels.
Chaque trimestre
4. Le sous-ministre adjoint principal du Secteur de la politique et de l'orientation stratégique devrait voir à ce que soient établies des mesures du rendement basées sur les résultats qui correspondent au mandat du Secteur, à ses obligations redditionnelles et aux services qu'il offre. Les éléments à communiquer sont les suivants :
  • répertorier et valider les principaux résultats, groupes de clients et normes de service du Secteur;
  • fixer des normes qui encouragent l'efficience et la qualité dans la prestation des services;
  • établir des mécanismes de collecte, d'analyse de données et de publication de rapports
Suivi :
  • Le SPOS s'assure que les résultats et les mesures du rendement du Secteur, y compris ceux en lien avec l'efficacité (relatifs au programme de gestion des droits des Métis et des relations avec les Indiens non inscrits et les Métis, sous-programme 1.2.4 de l'AAP d'AADNC pour 2014-2015) figurent dans le plan d'activités du SPOS et sont surveillées au moyen des rapports trimestriels et alignés sur la politique sur la SGRR et le CMR 2014-2015 officiel.
Avril 2014 et chaque trimestre  
  • Les DG présentent à la direction du SPOS (tous les DG, les directeurs et les subordonnés directs des directeurs généraux) leurs stratégies, mesures et progrès par rapport aux objectifs en matière de rendement pertinents au regard des priorités du plan d'activités du SPOS afin de cerner les principaux résultats, groupes de clients et normes de service de la Direction générale.
  • Le SPOS répertorie ses principaux résultats par l'entremise du plan d'activités du Secteur et des normes de service sont définies pour la plupart des livrables (c.-à-d., affaires au Cabinet, affaires législatives, diffusion de données, rapports trimestriels, etc.).
  • Les mécanismes de collecte de données, d'analyse et d'établissement de rapports sont mis en place et diffusés dans le cadre du processus d'établissement des rapports trimestriels.
Octobre 2013 à janvier 2014
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