Vérification de la mise en œuvre de l'approche améliorée axée sur la prévention pour les Services à l'enfance et à la famille des Premières nations - Rapports de suivi en date du 30 septembre 2013

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 30 septembre 2013

SPPEDS

Vérification de la mise en œuvre de l'approche améliorée axée sur la prévention pour les Services à l'enfance et à la famille des Premières nations
Date d'approbation 28-09-2012

Recommandations du projet Plan d'action Date
d'achèvement prévue
Réponse du programme
1. Veiller à ce que des processus plus officiels soient instaurés et documentés pour assurer et démontrer une gouvernance efficace et une reddition de comptes appropriée, approuver les premiers modèles de coûts et les cadres redditionnels, et surveiller la mise en œuvre de l'AAAP afin d'obtenir une vue d'ensemble des dépenses et des résultats. L'administration centrale et les régions d'AADNC devraient ensuite travailler en collaboration avec les partenaires concernés pour aborder les problèmes qui se posent. Le Secteur des programmes et des partenariats en matière d'éducation et de développement social (SPPEDS) analysera les éléments que doivent comporter les processus tripartites officiels et discutera de ces besoins avec les intervenants concernés.

À partir de cette information, le SPPEDS officialisera les processus suivants de l'AAAP :
  1. établissement des modèles de coûts initiaux;
  2. établissement des cadres redditionnels;
  3. contrôle régulier de la mise en œuvre, des dépenses et des résultats.
De plus, le SPPEDS dressera le procès‑verbal des réunions bilatérales tripartites concernant l'AAAP.

Le SPPEDS organisera des conférences téléphoniques et en personne, ainsi que des vidéoconférences avec des partenaires régionaux afin de résoudre les problèmes de mise en œuvre qui se présentent dans des provinces données.
Septembre 2013 État : En cours
Mise à jour/Justification :

30 septembre 2013

AADNC examine actuellement les modèles de prévision des coûts en vertu de l’AAAP, mais tout changement à ces modèles entraînant une augmentation du financement exercera des pressions sur les coûts du programme, que l’on ne pourra peut-être pas alléger sans solliciter des sources de financement externes. Des réunions tripartites continues ont lieu dans les six administrations ayant adopté l’AAAP afin de suivre les progrès.

AADNC collabore avec ses partenaires des administrations qui ont adopté l’AAAP ou qui ne l’ont pas encore fait afin de veiller à la mise en place de processus tripartites officiels dans le but d’établir et de surveiller les modèles de coûts initiaux et les cadres redditionnels.

Le processus d’établissement des modèles de coûts initiaux vise notamment à garantir une représentation adéquate lors des discussions tripartites, à passer en revue les divers éléments de coûts et à s’inspirer des travaux réalisés dans d’autres administrations.

Les régions d’AADNC élaborent des plans annuels de conformité et mènent des vérifications sur place approfondies afin de surveiller les dépenses et les résultats. Dans les administrations qui ont adopté l’AAAP, des processus bilatéraux ou tripartites ont été mis en place afin de surveiller la mise en œuvre, les dépenses et les résultats.

Des conférences téléphoniques bilatérales avec les régions sont tenues de façon régulière pour échanger de l’information et discuter des problèmes émergents dans chaque région. Des conférences téléphoniques mensuelles continuent d’avoir lieu entre les agents du programme des Services d’aide à l’enfance et à la famille des Premières Nations (SEFPN) de l’AC et leurs homologues régionaux, ainsi qu’avec le DG et les directeurs généraux régionaux adjoints (DGRA) de la Direction générale de la politique sociale et des programmes (DGPSP) sur toutes les questions d’intérêt pour la Direction générale.

SVE : En cours
2. S'assurer qu'un examen de la mise en œuvre de l'AAAP est effectué périodiquement (p.ex. tous les ans) dans chaque province, qui comporte une évaluation des modèles de coûts, des rapports financiers et des résultats des activités par rapport aux  plans prévus. Les agences fournissent l'information nécessaire concernant les dépenses engagées pour l'AAAP relativement aux activités prévues dans leurs plans respectifs. L'administration centrale et les régions d'AADNC devraient ensuite travailler en collaboration avec les partenaires concernés pour aborder les problèmes qui se posent. Le SPPEDS communiquera avec les régions au moyen de conférences téléphoniques mensuelles et de conversations informelles dans le but d'examiner les pressions financières qui s'exercent durant la mise en œuvre de l'AAAP. Ces conversations permettront à l'administration centrale d'établir des prévisions de coûts et d'élaborer des mesures pour atténuer les difficultés.

Le SPPEDS (administration centrale) entamera le processus d'examen annuel d'un échantillon de plans d'activités, qui lui permettra d'établir des rapports plus utiles faisant état des dépenses engagées et des résultats obtenus par rapport aux plans d'activités.

Au cours du dernier trimestre de l'exercice 2011‑2012, le SPPEDS a examiné les modèles du plan d'activités quinquennal et a fait en sorte que l'outil soit appliqué uniformément en précisant qu'il était destiné à permettre aux bénéficiaires de présenter des mises à jour annuelles établissant des projections quinquennales.
Septembre 2013 État : Demande de fermeture du dossier
Mise à jour/Justification :

30 septembre 2013

Des conférences téléphoniques bilatérales avec les régions sont tenues de façon régulière. Des conférences téléphoniques mensuelles continuent d’avoir lieu entre les agents du programme des SEFPN de l’AC et leurs homologues régionaux, ainsi qu’avec le DG et les DGRA de la DGPSP sur toutes les questions d’intérêt pour la Direction générale.

Les SEFPN de l’AC et les régions continuent d’examiner les modèles de coûts afin de trouver des façons d’atténuer les pressions financières ultérieures.

En 2012-2013, le SPPEDS-AC a continué de travailler avec les régions pour veiller à ce que le modèle commun précisant les critères requis pour l’élaboration des plans d’activités (conçu en 2011-2012) soit utilisé de façon uniforme à l’échelle des régions.

SVE : Fermeture du dossier recommandée. Terminé.
3. Établir une série commune d'indicateurs de rendement et de niveaux de référence non financiers, axés sur les résultats de l'AAAP, qui doit être communiquée à toutes les régions et intégrée dans les plans d'activités des agences. De plus, s'assurer que le nouveau système de gestion de l'information permettra d'effectuer le suivi de ces indicateurs de rendement et de référence et de produire des rapports. Le programme élaborera et établira des indicateurs de référence relatifs aux SEFPN basés sur la Matrice d'indicateurs de protection de la jeunesse (MIP) avant le 31 mars 2013. 31 mars 2013 État : Demande de fermeture du dossier
Mise à jour/Justification :

30 septembre 2013

Les instruments de collecte de données (ICD) des SEFPN ont été regroupés sous un ICD national et un plan d’activités national. Six indicateurs axés sur les résultats ont été établis pour les SEFPN, lesquels sont mesurables et peuvent faire l’objet de rapports. Après le lancement de la deuxième version du système de gestion de l’information des SEFPN, prévu pour le 1er avril 2014, AADNC produira des rapports annuels sur la Stratégie de mesure du rendement pour le développement social. L’examen des plans d’activités des agences vise notamment à s’assurer que les mesures y sont intégrées.

Le système permettra d’améliorer la qualité des données relatives aux programmes et favorisera un processus décisionnel fondé sur les preuves. En vue de rationaliser et de réduire le fardeau en matière de rapports, la DGPSP s’efforce de conclure des ententes d’échange de données avec les provinces et les territoires intéressés.

SVE : Fermeture du dossier recommandée. Terminé.
Dans la mise à jour annuelle des indicateurs de la Stratégie de mesure du rendement pour le développement social de 2011, le programme des SEFPN a identifié les données nécessaires pour mesurer adéquatement le rendement des programmes. Septembre 2013
4. Réviser la structure administrative de l'AAAP ainsi que la répartition des ressources humaines tant à l'administration centrale que dans les bureaux régionaux, afin de déterminer le niveau de dotation optimal ou adéquat requis pour administrer et gérer efficacement l'AAAP. L'administration centrale examinera la structure administrative des SEFPN, ainsi que la répartition des besoins en ressources humaines en consultation avec Opérations régionales.

Le SPPEDS élaborera et tiendra à jour des outils, des manuels, des lignes directrices, des modèles, ainsi que des bulletins d'interprétation et d'information afin de clarifier les exigences de programme, d'assurer la conformité et de réduire les exigences en matière de rapports dans les régions. Le Manuel national des programmes sociaux fait partie des outils qui seront mis à jour. Parmi ceux qui sont en cours d'élaboration, mentionnons le cadre de contrôle de gestion, le cadre de gestion intégrée du risque, le manuel national sur la conformité des programmes, le cadre de gestion des instruments de collecte de données (ICI), ainsi que des bulletins d'interprétation technique et des bulletins d'information ayant pour but de clarifier la politique relative aux SEFPN suivant les besoins.

Au moyen de conférences téléphoniques mensuelles et de rencontres en personne ou de vidéoconférences annuelles, le SPPEDS et les régions continueront à collaborer en vue d'améliorer l'efficacité et d'alléger la charge de travail. Toutes les conférences téléphoniques mensuelles et toutes les rencontres en personne et les vidéoconférences annuelles feront l'objet d'un procès‑verbal qui sera distribué aux personnes concernées.

Tous les documents énumérés ci‑dessus permettront d'assurer l'uniformisation et l'harmonisation des processus dans le but de réduire la charge de travail administrative du personnel régional.
Septembre 2013 État : En cours
Mise à jour/Justification :

30 septembre 2013

Une analyse sera effectuée dans les six mois suivant la rencontre annuelle en personne de 2013 avec les collègues des régions afin d’évaluer le nombre d’ETP additionnels requis dans chaque région. Les décisions ministérielles seront communiquées dès que possible.

Les Programmes sociaux d’AADNC continuent de rationaliser les ICD, d’élaborer et de tenir à jour des outils, des manuels, des lignes directrices et des modèles afin de faciliter la gestion de programme et d’appuyer la prise de décisions fondée sur des preuves. Le Manuel national des programmes sociaux sera mis à jour d’ici janvier 2014 afin d’intégrer les pratiques propres aux régions et les procédures nécessaires en vue d’assurer l’uniformité et la cohérence des activités de programme à l’échelle nationale.

En 2012-2013, le SPPEDS-AC a continué de travailler avec les régions pour veiller à ce que le modèle commun précisant les critères requis pour l’élaboration des plans d’activités (conçu en 2011-2012) soit utilisé de façon uniforme à l’échelle des régions.

Deux bulletins d’information ont été élaborés (politique d’utilisation des fonds aux termes du programme des SEFPN et coûts exceptionnels dans le cadre du financement de l’entretien pour les bénéficiaires de l’AAAP) et seront publiés sous peu. Des politiques sur l’inscription/la résidence, l’allocation spéciale pour enfants, les immobilisations et le seuil minimal sont actuellement élaborées en vue de répondre à des questions opérationnelles. Ces travaux sont permanents.

L’examen et la mise à jour des procédures et du processus d’examen de la conformité aux programmes des Services à l’enfance et à la famille se poursuivront en 2013-2014. Les travaux devraient se terminer d’ici le 1er avril 2014, au moment où les activités d’examen de la conformité seront pleinement intégrées à une approche pansectorielle pour le développement social et l’éducation.

SVE : En cours
 
 
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