Vérification du processus d'ajout aux réserves - Rapports de suivi en date du 30 septembre 2013

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 30 septembre 2013

Terres et développement économique, Opérations régionales

Vérification du processus d'ajout aux réserves
Date d'approbation 26-04-2013
   Recommandations du projet       Plan d'action    Date
   d'achèvement prévue   
   Réponse du programme   
1. Le sous-ministre adjoint principal (SMAP) des Opérations régionales (OR) devrait officialiser et mettre à jour les pratiques de gouvernance des bureaux régionaux et travailler avec la sous-ministre adjointe (SMA) de Terres et développement économique (TDE) à l’élaboration d’une méthode de mise en commun des pratiques exemplaires, à l’établissement des étapes courantes et des jalons du traitement des ajouts aux réserves (AR), et à la préparation d’un rapport sur le processus d’AR à l’échelle nationale. Des structures de gouvernance ont été mises en place pour l’ensemble des mesures visant à rationaliser le processus d’AR, y compris l’officialisation du processus, des documents et des modèles. Ces structures sont assorties d’une définition claire des rôles et responsabilités à l’égard des demandes foncières touchant l’administration centrale, les bureaux régionaux, le Secrétariat du Ministère, les centres de soutien régionaux, le Secteur du dirigeant principal des finances, TDE et les OR. La formation des employés des bureaux régionaux sur la rationalisation du processus d’AR a pris fin le 1er décembre 2012. Les comptes rendus et les contrôles réguliers ont lieu dans le cadre des téléconférences mensuelles avec l’ensemble des directeurs et gestionnaires de TDE. De plus, le Système national de suivi des ajouts aux réserves (SNSAR) est utilisé pour l’établissement de rapports sur les demandes d’AR. Au cours de l’exercice 2013­2014, tous les bureaux régionaux recevront une formation et des lignes directrices sur la mise en œuvre de la nouvelle Politique.

Les Centres de services régionaux mettront en commun les pratiques exemplaires. Les directeurs généraux régionaux demanderont aux directeurs régionaux de TDE (au moyen des formulaires de gestion du rendement de l’employé et d’autres outils) de faire le point régulièrement sur la reddition de comptes et la surveillance relatives aux AR, plus précisément lorsque des changements importants seront apportés au programme.

Le personnel des OR et de TDE tentera d’obtenir la rétroaction des bureaux régionaux qui sont en train d’appliquer les changements visant à rationaliser les opérations foncières.
juin 2013
(Politique sur les ajouts aux réserves)
 
 
mars 2014
(formation des bureaux régionaux sur la nouvelle politique)
 
2. La SMA de TDE devrait continuer à mettre à jour le Guide de la gestion des terres de manière à mieux définir les étapes du processus. Le chapitre 10 du Guide de la gestion des terres fait actuellement l’objet d’une révision. Des consultations avec les DGR sont prévues. Septembre 2013 État : Demande de fermeture du dossier

Mise à jour/Justification :
30 septembre 2013


Les recommandations en vue de réviser la Politique sur les AR (chapitre 10 du Guide de la gestion des terres) ont été mises au point en collaboration avec l’Assemblée des Premières Nations (APN), par l’entremise du groupe de travail mixte. La Politique a été révisée et approuvée par le sous-ministre et le ministre en vue de son affichage en ligne pour la période d’observations du public, qui s’est terminée le 31 octobre 2013. L’examen, la tenue à jour et toute révision ultérieure de la Politique seront effectués dans le cadre du processus opérationnel courant.

Les directeurs généraux régionaux ont été consultés en avril 2013, lors d’une réunion du Comité des politiques stratégiques. Ils reçoivent régulièrement des comptes rendus dans le cadre des réunions des directeurs de TDE.

SVE : La mise à jour est achevée. Fermeture du dossier recommandée. Terminé.
3. La SMA de TDE devrait examiner les mesures de rendement sur le plan de la pertinence continue pour accroître l’utilité des rapports sur le rendement dans les régions. Elle doit aussi appuyer le SMAP du Secteur des opérations régionales en établissant des priorités claires quant au traitement des ajouts aux réserves, notamment en cernant les risques possibles liés à la réalisation de ces priorités. TDE et les OR examineront les mesures de rendement afin d’en évaluer la pertinence. La nouvelle Politique sur les AR présentera un processus d’établissement de priorités claires. Au besoin, des représentants de TDE continueront de travailler avec la haute direction des OR pour cerner les obstacles, les solutions et les priorités. mars 2014  
4. La SMA de TDE devrait collaborer avec le SMAP du Secteur des opérations régionales pour préciser le rôle du ministère de la Justice (MJ), communiquer les attentes à l’égard des normes de service nationales au personnel régional et élaborer des pratiques visant à accroître l’efficacité de la participation du MJ au processus d’AR. Le MJ surveillera les normes de service existantes afin de s’assurer qu’elles sont mises en œuvre et que tout obstacle est cerné et éliminé rapidement. Si les normes de service ne sont pas respectées à grande échelle, TDE, Politiques et orientation stratégique, le MJ et les OR discuteront ensemble pour fixer des délais précis, examiner des solutions et formuler des recommandations au besoin. Afin d’assurer l’uniformité à l’échelle nationale, TDE et les OR, en collaboration avec le MJ, dresseront une liste de vérification précisant le rôle du MJ et énonçant des questions précises qui pourraient devoir faire l’objet d’un examen juridique. septembre 2013 État : En cours

Mise à jour/Justification :
30 septembre 2013


Le MJ a indiqué que des normes de service existent et qu’elles sont respectées. Des réunions trimestrielles et spéciales auront lieu entre le MJ et les DG des programmes afin d’examiner toute question éventuelle à l’égard des normes de service.

TDE et le MJ collaborent en vue d’élaborer de nouveaux processus en appui aux demandes foncières (p. ex., révision de la version française des décrets) et s’emploient à analyser les listes de vérification régionales dans le but de créer une liste nationale. Ces travaux sont réalisés par le groupe de travail consultatif sur l’efficience en matière de gérance du MJ.

SVE : Mise en œuvre en cours.
5. Le SMAP des OR devrait vérifier, en collaboration avec la SMA de TDE, si la capacité et les exigences en matière de niveau de dotation cadrent avec le volume d’activités et les priorités. La SMA de TDE et les directeurs généraux, au besoin, collaboreront avec le SMAP des OR et les directeurs généraux régionaux pour cerner des possibilités d’accroître l’harmonisation des ressources. mars 2014  
6. La SMA de TDE devrait préciser les besoins des utilisateurs et examiner la demande du Système national de suivi des ajouts aux réserves (SNSAR) afin d’offrir un soutien en matière de gestion de dossiers d’AR fondé sur les principales étapes de traitement, les champs de données et les exigences en matière de rapports clairement définis. La SMA de TDE devrait également reporter l’accès des Premières Nations au SNSAR jusqu’à ce que les problèmes d’intégralité et d’exactitude des données soient réglés. La nécessité d’apporter des améliorations supplémentaires sera évaluée. Les OR et TDE détermineront le moment et la faisabilité de donner aux Premières Nations un accès au SNSAR. La SMA de TDE demandera au SMAP des OR de lui fournir une rétroaction continue concernant les améliorations du SNSAR. septembre 2013 État : En cours

Mise à jour/Justification :
30 septembre 2013


TDE et les OR ont conclu qu’il fallait apporter d’autres améliorations au SNSAR avant que le public puisse y avoir accès. Un analyste opérationnel embauché lors du deuxième trimestre détermine actuellement les améliorations requises.

Des mises à jour régulières concernant le SNSAR ont été fournies aux directeurs régionaux lors de la conférence téléphonique mensuelle de TDE et de la réunion en personne des directeurs de TDE d’octobre 2013.

SVE : Mise en œuvre en cours.
 
 
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