Évaluation de l'approche améliorée axée sur la prévention en Saskatchewan et en Nouvelle-Écosse pour le programme des Services à l'enfance et à la famille des Premières Nations - Rapports de suivi en date du 30 juin 2013

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité d'évaluation, de mesure du rendement et d'examen en date du 30 juin 2013

SPPEDS

Évaluation de l'approche améliorée axée sur la prévention en Saskatchewan et en Nouvelle-Écosse pour le programme des Services à l'enfance et à la famille des Premières Nations
Date d'approbation 25/04/2013
Recommandations du projet Plan d'action Date d'achèvement prévue Réponse du programme
1. Veiller à ce que les modèles de prévision des coûts fassent l’objet d’examens réguliers, pour que les organismes soient en mesure de suivre l’évolution des normes et des échelles salariales provinciales tout en continuant d’offrir des programmes de prévention de qualité qui répondent aux besoins des collectivités. AADNC participera à des réunions tripartites avec les provinces et les organismes sur la mise en œuvre de l’AAAP comprenant l’examen des modèles de prévision des coûts rattachés à l’AAAP. L’AC d’AADNC continuera de communiquer avec les régions au moyen de conférences téléphoniques mensuelles et de réunions régulières dans le but d'examiner les pressions financières qui s'exercent durant la mise en œuvre de l'AAAP. Ces réunions et discussions permettront à l’AC de déterminer les mesures qui pourraient être prises à l’égard des contraintes et d'établir des prévisions de coûts tout en permettant à l’AC et aux régions d’élaborer des stratégies possibles pour atténuer les difficultés éprouvées. Achèvement :

En cours
Statut – en cours

Mise à jour/Justification
En date du 30 juin 2013


Comme il est précisé dans la mise en garde de la réponse de la direction – plan d’action, AADNC peut examiner les modèles de prévision des coûts dans le cadre de l’AAAP, mais tout changement à ces modèles entraînant une augmentation du financement exercera des pressions sur les coûts du programme, que l’on risque de ne pas être en mesure d’alléger sans solliciter des sources de financement externes. Même si AADNC peut prendre des mesures pour accroître la capacité des bureaux régionaux de s’acquitter de ces tâches, les efforts dans ce domaine seront limités par le contexte actuel global du réaménagement des effectifs et de la réduction des dépenses.

Quoi qu’il en soit, même à défaut de disposer d’un examen officiel des modèles de prévision des coûts, AADNC continue de collaborer avec ses partenaires pour s’adapter aux normes et pratiques provinciales en évolution.

Par exemple, en Nouvelle-Écosse, un comité directeur tripartite se réunit régulièrement pour comprendre le continuum des services provinciaux ainsi que les normes de dotation provinciales pour de meilleurs temps de réponse. Le Comité tripartite a retenu les services d’un expert-conseil pour exécuter un examen organisationnel et fournir de l’encadrement pour l’élaboration d’une nouvelle analyse de rentabilisation. Cela favorisera l'efficacité opérationnelle et améliorera la prestation des services dans l'unique agence des SEFPN en Nouvelle-Écosse.

Des conférences téléphoniques bilatérales avec les régions ont lieu de façon régulière pour échanger de l’information et discuter des problèmes émergents dans chaque région. Des conférences téléphoniques mensuelles continuent d’avoir lieu entre les agents du programme des SEFPN, l’AC, et ses homologues régionaux et avec le DG et les DGRA de la DGPSP sur toutes les questions d’intérêt pour la Direction générale.

SVE : En cours. Il est important qu’AADNC continue d’atténuer les problèmes actuels touchant les capacités.
2. Collaborer avec les MFCS et la province de la Nouvelle-Écosse pour s’assurer que l’organisme offre à toutes les collectivités des services adéquats, conformes aux lois et aux normes provinciales. AADNC intensifiera ses efforts de collaboration avec le ministère des Services communautaires (MSC) et le MFCS pour en arriver à une compréhension approfondie des ressources et des dépenses de l’organisme, élaborer un plan durable pour la prestation des services et les opérations de l’Agence; et appuyer un mécanisme de prestation qui répond aux besoins des populations des Premières Nations dans les réserves, à même les attributions actuelles et les normes provinciales.

AADNC a versé des fonds aux MFCS pour combler les pénuries dans le budget d’entretien et de fonctionnement depuis l’exercice 2010-2011. Depuis l’automne 2011, le Groupe de travail tripartite de la Nouvelle-Écosse se réunit régulièrement pour discuter de la structure de dotation de l’Agence et pour élaborer la version préliminaire du mandat d’un consultant qui pourrait aider l’Agence à élaborer un modèle de prestation de services/plan d’activités à jour.

AADNC tient des appels bilatéraux réguliers avec la province et le Comité directeur tripartite s’est réuni en février, septembre et novembre 2012 et en janvier 2013 pour discuter des résultats des travaux du Groupe de travail et pour élaborer un plan d’action approprié.
Achèvement :

Automne 2013
 
3. Veiller à ce que les bureaux régionaux d’AADNC disposent de ressources suffisantes pour s'acquitter efficacement de leurs tâches actuelles et surveiller adéquatement et en permanence le Système de gestion de l’information. AADNC mettra à jour le Manuel national sur les programmes sociaux et produira des bulletins d’interprétation technique et des circulaires d’information, au besoin, pour clarifier les exigences de programme, accroître la conformité et réduire le fardeau administratif dans les régions. Ces documents permettront de s’assurer que les processus appropriés sont respectés, ce qui éliminera les étapes superflues de l’établissement des rapports et la gestion de programmes, et contribuera ainsi à alléger le fardeau administratif du personnel régional.

En mettant en œuvre le Cadre de contrôle de la gestion de la Direction générale de la politique sociale et des programmes, la Direction générale continue de simplifier le processus d’établissement de rapports, en particulier les instruments de collecte de données de la Direction générale de la politique sociale et des programmes, ce qui lui permet de réaliser des gains d’efficience et d’efficacité dans la mise en œuvre du SGI. L’Administration centrale d’AADNC et les régions continueront de s’appuyer au moyen de conférences téléphoniques régulières et de réunions/vidéoconférences en personne afin de cerner ces gains d’efficacité pour alléger le fardeau administratif cerné et pour s’assurer que les mécanismes et outils de soutien aux opérations sont en place en temps voulu, pour la mise en œuvre du SGI.

L’équipe du SGI des SEFPN procède à l’élaboration d’un cadre de gestion du changement organisationnel qui offrira un soutien continu pour la transition du SGI des SEFPN. Ce cadre comprend diverses composantes : une évaluation de la préparation organisationnelle, un plan de transition qui reflète toutes les activités nécessaires pour s’assurer que le personnel des bureaux régionaux et de l’AC est prêt pour la mise en œuvre et l’utilisation du système, un plan de communication de l’AC aux régions (avant et après la production du système), une stratégie de formation qui comprend différentes méthodes de formation pour répondre aux besoins de tous les utilisateurs, et la mise en œuvre de la formation. Une fois mise en œuvre, on offrira un soutien continu aux agents du programme des SEFPN de l’AC et de la Direction générale de la gestion de l’information.

La formation pour les régions sur la première phase du SGI s’est amorcée le 28 janvier 2013 et se poursuivra au cours de la semaine du 11 au 14 mars 2013.

Au début 2013, d’autres séances de formation régionales sur place supplémentaires sont prévues pour s’assurer que le personnel régional comprend clairement comment utiliser le nouveau système.
Achèvement :

Automne 2013
 
4. Collaborer avec les provinces, les agences et les organisations pertinentes des Premières Nations pour élaborer et appliquer une approche concertée de gestion de l'information qui permettra d'améliorer l'efficacité et d'alléger le fardeau de déclaration des agences et aidera AADNC à rendre compte entièrement des résultats. La mise en œuvre des recommandations est un processus pluriannuel qui nécessite un exercice de simplification de la collecte des données servant à l’établissement des rapports qu’AADNC sollicite auprès des Premières Nations et d’autres sources aux fins de la gestion des programmes et de la mesure du rendement.

AADNC participe actuellement à bon nombre d’initiatives de collaboration pour simplifier les processus dans le cadre d’une initiative de modernisation des subventions et des contributions. La Direction générale de la politique sociale et des programmes (DGPSP) demeure engagée avec les régions d’AADNC pour soutenir l’innovation à l’échelle régionale. Par exemple, plusieurs régions œuvrent avec les Premières Nations pour favoriser un processus de mesure du rendement qui soit significatif au niveau communautaire. La DGPSP accédera à ces données et verra à ce que l’information n’ait à être recueillie qu’une seule fois. Elle continue également d'appuyer l'innovation provinciale et territoriale, en vue de partager les connaissances (comme la mise en commun d'indicateurs réciproques et des sources des données) et, dans la mesure du possible, de rationaliser les données sur le rendement et d'y accéder.

AADNC dispose d’un plan à étapes multiples constamment renouvelé qui comprend diverses composantes :

  • alignement des indicateurs de rendement des SEFPN avec les indicateurs compilés par les provinces (achevé);
  • éveloppement du SGIAADNC a mis en œuvre une stratégie nationale de mobilisation et a rencontré des représentants du gouvernement fédéral, des provinces et des organismes pour répertorier les possibilités de partage des données et tenter de trouver d’autres domaines de collaboration. Ces réunions se poursuivront au cours de l’exercice 2013-2014;
  • AADNC examine la possibilité de conclure des ententes sur le partage des données avec les provinces et les territoires lorsque cela est possible. Des discussions préparatoires au sujet des accords sur le partage des données sont en cours avec l’Alberta et le Manitoba;
    • gestion de l’instrument de collecte des données (en cours):
    • AADNC collecte les données conformément à la stratégie de mesure du rendement et aux indicateurs de rendement clés connexes;
    • fréquence – AADNC a mis à jour et fait coïncider la production du rapport annuel consolidé sur les services à l’enfance et à la famille pour l’AAAP et la Directive 20-1, financement pour les bénéficiaires, de manière à produire un rapport annuel consolidé qui coïncide avec les cycles réguliers de planification des activités des bénéficiaires;
    • uniformité – grâce à l’utilisation d’un ensemble de données et d’un ICD national unique;
    • dédoublement – lorsque possible, les responsables du programme collecteront l’ensemble des données pertinentes auprès des provinces et des territoires pour répondre aux exigences du programme. Toutefois, en dernier ressort, AADNC exige que les bénéficiaires de financement remplissent les instruments de collecte de données pour répondre aux exigences en matière d’établissement de rapports.
Achèvement :

Mars 2013
État : Demande de fermeture (Achevé)

Mise à jour/Justification
En date du 30 juin 2013 :


AADNC a récemment collaboré avec la province du Manitoba pour s’assurer que le formulaire de facturation provincial que la province demande aux organismes des Premières Nations de remplir reflète l’ensemble des exigences en matière d’établissement de rapports de l’ICD du programme des services à l’enfance et à la famille des Premières Nations d’AADNC. Il en résulte un formulaire de facturation commun que les organismes des Premières Nations devront remplir uniquement une fois et qui permettra de répondre aux exigences du gouvernement provincial et du gouvernement fédéral en matière de collecte de données. Une fois achevé le formulaire de facturation commun, l’équipe du SGI des SEFPN mettra en œuvre un processus permettant d’extraire de ce formulaire les données utiles pour AADNC. AADNC a aussi amorcé des discussions avec la province en vue de l’élaboration d’un accord officiel de partage de l’information, conformément à un engagement pris dans le protocole d’entente de 2011 entre la province du Manitoba et le Canada, « Intégration du financement pour les organismes de prestation des services à l’enfance et à la famille des Premières Nations du Manitoba ».

AADNC a aussi entrepris des discussions avec toutes les autres provinces concernées en vue d’examiner des solutions analogues à tout problème de dédoublement des données utilisées pour l’établissement des rapports dans les organismes des Premières Nations.

Les bureaux régionaux d’AADNC ayant déjà leurs systèmes de TI (Colombie-Britannique, Ontario et Québec) qui sont utilisés par le personnel régional pour saisir les données du programme des SEFPN, ou au moyen desquels les organismes des Premières Nations entrent directement leurs données sur les SEFPN, reçoivent une aide financière pour développer un outil qui sera utilisé pour extraire les données requises sur les SEFPN afin de les entrer dans le SGI national sur les SEFPN. L’outil d’extraction simplifie le processus d’établissement des rapports de la région à l’AC ou de l’organisme des Premières Nations à AADNC pour le programme des SEFPN. On s’efforcera également de fournir à chaque organisme des outils d’extraction qui peuvent être utilisés pour transférer directement et automatiquement les données servant à l’établissement des rapports à partir de leurs systèmes dans le SGI sur les SEFPN.

SVE : Dossier clos. Le programme a entrepris des efforts considérables pour régler les problèmes relatifs à l’efficacité et au fardeau administratif. Il est important que les agents du programme collaborent avec l’ensemble des régions sur la façon dont ces outils peuvent être mis à contribution pour produire des rapports complets sur les résultats.
5. Collaborer avec d’autres partenaires fédéraux et programmes d’AADNC, au besoin, pour faciliter la coordination des services touchant les enfants et les parents qui ont besoin de services à l’enfance et à la famille. AADNC continuera de collaborer avec les partenaires internes et d’autres partenaires fédéraux ainsi qu’avec les ministères provinciaux dans le cadre des tables tripartites existantes, des tribunes bilatérales et d’autres tribunes de communication. À titre d’exemple, AADNC poursuivra les discussions avec Santé Canada pour aligner davantage les programmes accessibles aux enfants et aux familles des Premières Nations. AADNC continuera de collaborer avec ses partenaires internes sur les programmes connexes comme le Programme pour la prévention de la violence familiale et l’éducation. AADNC a participé à deux réunions avec le Groupe de travail FPT des directeurs des services de protection de l’enfance, la plus récente ayant eu lieu en octobre 2012, afin de cerner les façons dont il peut collaborer avec d’autres partenaires pour aller de l’avant et continuera de mobiliser ce groupe sur les questions des SEFPN. Achèvement :

Automne 2013
 
Date de modification :