Vérification des pratiques de gestion de la région du Nunavut - Rapports de suivi en date du 31 mars 2013

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 31 mars 2013

Région du Nunavut

Vérification des pratiques de gestion de la région du Nunavut
Date d'approbation 02/22/2011
Recommandations du projet Plan d'action Date d'achèvement prévue Réponse du programme
1. Le directeur général régional (DGR) de la région du Nunavut doit achever la structure et les mécanismes de gouvernance régionaux (y compris l’approbation du mandat du comité) et s’assurer que le rôle, le but et la structure sont clairement définis et communiqués pour chaque comité afin d’optimiser l’efficacité globale de la structure et des mécanismes de gouvernance. La structure et le mandat des comités ont été examinés et approuvés, et tous les travaux sont terminés en ce qui concerne le Comité régional de gestion (CRG) et le Comité exécutif régional (Ressources humaines).

La structure et le mandat du Comité exécutif régional, du Comité du Nunavut en matière de grands projets et du Comité de santé et de sécurité au travail ne sont pas terminés.

Le bureau régional a conçu un plan de communications pour faciliter la mise en œuvre des mesures prévues. Les mesures pertinentes figurent ci-dessous.
Le 31 mars 2012 État : Terminé
Plan de communications, mesure no 1
Collaborer avec le Bureau du directeur général régional pour cerner les occasions de mieux faire connaître le rôle et le but des organismes de surveillance régionaux (dans le cadre de réunions de tout le personnel, de forums, etc.).
En cours Plan de communications, mesure no 1
État : Terminé
Plan de communications, mesure no 2
Continuer de mettre l’accent sur la reconfiguration du site intranet régional, qui présentera des renseignements précis concernant chaque organisme de gestion, leur mandat respectif et des comptes rendus de réunions.

Collaboration avec les T.N.-O. dans le cadre d'une entente de services partagés afin de terminer les travaux préliminaires.
Le système devrait être fonctionnel d’ici le 31 mars 2013. Plan de communications, mesure no 2
État : En cours

Mise à jour/Justification :Le contenu du site intranet régional a été mis à jour. Au-delà du volet régional, des discussions stratégiques plus vastes se tiennent pour déterminer l’avenir du site intranet.
Plan de communications, mesure no 3
Préparer des fiches d’information sur chaque organisme de gestion régional afin de les afficher dans tous les immeubles de bureaux d’AADNC et dans la trousse d’orientation des employés.
Le 30 juin 2012 Plan de communications, mesure no 3
État : En cours

Mise à jour/Justification : Des « fiches d’information » provisoires ont été rédigées, en attendant une décision stratégique globale quant à l’avenir du site intranet régional.

Une trousse d’orientation des employés est toujours en cours d’élaboration; à l’heure actuelle, la région se sert du matériel d’orientation exhaustif de l’AC.

SVE : La mise en œuvre est achevée en grande partie. Classée.
Les Communications collaboreront avec le Bureau du directeur général régional afin de préparer des documents qui compléteront la trousse d'orientation des employés. Le 31 mars 2013
2. Le directeur général régional (DGR) de la région du Nunavut doit poursuivre l’exécution en cours de l’examen organisationnel afin d’établir une structure organisationnelle plus claire et plus efficace. L’examen organisationnel est en cours. L’atelier, le rapport définitif (y compris les recommandations) et le plan de mise en œuvre seront terminés d’ici la fin de l’exercice. Le 31 mars 2012 État : Terminé/en attente de la mise en œuvre

Mise à jour/Justification
En date du 31 déc. 2012 :


On a terminé la première étape de l’examen organisationnel le 1er juin 2012, et on a apporté les changements aux structures hiérarchiques.

La mise en œuvre des éléments à moyen et à long terme est en suspens en raison du RE/PARD.

SVE : La mise en œuvre est achevée en grande partie. Classée.
3. Le directeur général régional (DGR) de la région du Nunavut doit s’assurer que la documentation de contrôle à l’appui et les données probantes à l’appui des mesures de dotation sont conservées aux fins de la reddition de comptes et de l’établissement d’une piste de vérification. Les processus des RH en place ont été modifiés de façon à exiger que tous les conseillers en RH rencontrent le gestionnaire recruteur avant de fournir une lettre d’offre afin de s’assurer qu’un examen du dossier a été effectué et que toute la documentation est à jour.

Les dossiers ont fait l’objet d’examens postérieurs à la vérification, et ceux qui n’étaient pas conformes le sont désormais.

Des listes de vérification internes et des processus périodiques d’examen des dossiers internes ont été établis, lesquels seront utilisés à l’avenir afin de garantir la conformité.
Processus en place et mis à exécution SVE : Classée
4. Le directeur général régional (DGR) de la région du Nunavut doit élaborer un protocole ou une stratégie pour accroître l'efficacité des mécanismes de communication (c.-à-d., courriels, intranet, mise en commun des pratiques de gestion) et rappeler l'importance des communications descendantes. La stratégie de communication a été mise au point.
Les principaux aspects de celle-ci comprennent
Un site intranet reconfiguré : les régions du Nunavut et des T.N.-O. ont regroupé leurs efforts dans le cadre d'une entente de services partagés qui permettra à la région du Nunavut de mettre en œuvre un nouveau système de gestion du contenu de l'intranet, lequel se fonde sur un nouveau programme pilote des T.N.-O. qui suit actuellement le processus d'avancement par étapes en matière de GI-TI du Ministère. L'établissement d'une structure intranet propre au Nunavut et de son contenu commencera dès que les approbations en matière de GI-TI auront été obtenues et que l'infrastructure technique Web sera en place. Date d'achèvement prévue : le 31 mars 2013.

On a presque terminé le regroupement et la réorganisation des dossiers publics dans le SGGID afin de faciliter l'accès à d'importants documents et renseignements publics.
Plan de communications internes.
L’intranet sera en place au plus tard le 31 mars 2013

Achèvement de l’exercice sur les dossiers publics du SGGID d’ici le 1er juillet 2012
État : En cours

Mise à jour/Justification : Le contenu du site intranet régional a été mis à jour. Au-delà du volet régional, des discussions stratégiques plus vastes se tiennent pour déterminer l’avenir du site intranet.

Des améliorations ont été apportées pour garantir l’efficacité des communications; les gestionnaire des Communications assiste aux réunions de la haute direction et cherche des occasions ou des mécanismes pour diffuser l’information.

Le BDGR envoie souvent des renseignements au sujet des priorités et des enjeux des régions et de l’AC par courriel.

Le DGR assiste à plusieurs réunions opérationnelles (p. ex. CRG, Comité national) pour faire le point.

Plusieurs réunions de tout le personnel ont été organisées afin de tenir les employés au courant.

État : Terminé
Plan de communications, mesure no 1
Concevoir et diffuser des documents sur les processus opérationnels concernant les activités de communications officielles afin de veiller à ce que tous les gestionnaires aient la même information.

Ces documents pourraient notamment traiter de la façon d’écrire un courriel destiné à tous les employés et de le faire approuver; de la façon de publier des articles dans l’intranet (après son relancement), etc.
Le 30 juin 2012 Plan de communications, mesure no 1
État : Terminé
Plan de communications, mesure no 2
Fournir une tribune pour que les gestionnaires puissent discuter de la normalisation des pratiques de gestion.
Le 31 mars 2012 Plan de communications, mesure no 2
État : Terminé
Plan de communications, mesure no 3
Continuer de mettre l’accent sur la reconfiguration du site intranet régional, qui présentera des renseignements précis concernant chaque organisme de gestion, leur mandat respectif et des comptes rendus de réunions.

En attente de l'achèvement du processus d'avancement par étapes pour le nouveau système de gestion du contenu.

Collaboration avec les T.N.-O. dans le cadre d'une entente de services partagés afin de terminer les travaux préliminaires.
Date d'achèvement prévue : octobre 2012

Site devrait être opérationnel le 31 mars 2013
Plan de communications, mesure no 3
État : En cours

Mise à jour/Justification : Le contenu du site intranet régional a été mis à jour. Au-delà du volet régional, des discussions stratégiques plus vastes se tiennent pour déterminer l’avenir du site intranet.
Plan de communications, mesure no 4
Concevoir un bulletin électronique régional. En consultation avec le Bureau du directeur général régional, concevoir un bulletin électronique régional mensuel contenant des renseignements pertinents destinés à tout le personnel concernant les nouvelles ministérielles, régionales ou propres au bureau.
D’ici le 30 juin 2012 Plan de communications, mesure no 4
État : En cours

Mise à jour/Justification : Des discussions préliminaires quant à la présentation du futur bulletin électronique ont eu lieu et une décision par rapport à sa diffusion par l’intermédiaire du site intranet a été prise.
Plan de communications, mesure no 5
Concevoir une stratégie de communications internes détaillée qui appuie le plan stratégique et le plan de communications ministérielles à venir.

Les Communications collaboreront avec le Bureau du directeur général régional pour concevoir des documents.

Établir les bases officielles de la fonction de communications internes du bureau régional du Nunavut.
D'ici le 31 mars 2013 Plan de communications, mesure no 5
État : En cours

Mise à jour/Justification : L’équipe des Communications met beaucoup l’accent sur la planification et l’élaboration d’une stratégie de communication régionale.

SVE : La mise en œuvre est achevée en grande partie. Classée.
5. Le directeur général régional (DGR) de la région du Nunavut doit mettre à contribution l'expertise ministérielle en matière de gestion des risques (c.-à-d., gestion des risques du SVE et de l'Organisation des affaires du Nord) pour élaborer une approche officielle documentée à l'égard de la gestion des risques, y compris un processus continu et une structure de gouvernance permettant de cerner les mesures d'atténuation des risques, de les évaluer et de les surveiller. Le bureau régional du Nunavut conçoit actuellement un plan de mise en œuvre de la gestion des risques pour son profil de risque. Le plan comprendra des examens périodiques et la participation du personnel et de la direction à l’égard de la validité des risques cernés dans le profil régional (les examens périodiques seront liés aux cycles de planification et d’établissement des rapports de la région).

Le bureau régional du Nunavut a intégré une composante de mobilisation et de consultation dans le plan, qui englobera une consultation étroite avec les experts en gestion des risques du Ministère avant l’achèvement du plan afin de mettre à contribution leur expertise dans le domaine.
Le plan sera en place et fonctionnel d’ici le 1er septembre 2012 État : En cours

Mise à jour/Justification
En date du 31 déc. 2012 :

Le plan est en place, la mise en œuvre se poursuit et l’examen continu est en cours.

SVE : La mise en œuvre est achevée en grande partie. Classée.
6. Le directeur général régional (DGR) de la région du Nunavut doit rehausser encore davantage les objectifs régionaux et accroître les gains d’efficacité opérationnels en adoptant un rôle de chef de file pour créer des possibilités de collaboration avec d’autres ministères et d’autres ordres de gouvernement au sein de la région. D’ici le prochain exercice, le bureau régional du Nunavut mettra au point un plan stratégique sur trois à cinq ans, lequel constituera le principal outil pour créer des occasions de collaboration avec des partenaires externes et d’autres ministères. De plus, la région continuera de faire participer le Conseil fédéral du Nunavut et le gouvernement du Nunavut à des dossiers d’intérêt commun et de chercher activement des possibilités de collaboration.

Conseil fédéral du Nunavut est en cours, de même que les travaux en collaboration avec le gouvernement du Nunavut (régime de conformité conjoint et permis d’utilisation des eaux communautaires).
Le plan stratégique sera terminé d’ici mars 2013. État : En cours

Mise à jour/Justification : En mars, l’équipe de la direction a procédé à la planification du nouvel exercice. Leurs travaux jetteront les bases du plan stratégique du BRN, qui sera élaboré au cours de 2013.

En outre, le BRN continue de renforcer ses liens de collaboration avec des partenaires externes et d’autres ministères. Par exemple, le BRN poursuit ses travaux avec le CFN dans le cadre des initiatives d’emploi des Inuits et ses efforts permanents de collaboration avec le GN sur des questions de respect et d’application de la loi.

SVE : La mise en œuvre est achevée en grande partie. Classée.
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