Exigences en matière de rapports financiers

Table des matières

Notes importantes

(Ces notes font partie intégrante du document Exigences en matière de rapports financiers)

Selon les exigences de ce document :

1.0 Contexte et historique

Les Ministères des Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) et de Santé Canada (SC) (mentionné dans le document comme SC-SPNI – i.e. Santé des Premières Nations et des Inuits) reçoivent et examinent l'information financière conjointement avec l'information non financière et vérifient la conformité annuellement. Ces activités visent à recueillir de l'information afin de garantir que les fonds versés sont dépensés aux fins prévues, que les données recueillies reflètent la situation financière du bénéficiaire et qu'elles permettent à AADNC et/ou SC-SPNI d'évaluer que la situation financière du bénéficiaire est suffisamment stable pour assurer la prestation continue des programmes et des services financés.

La reddition de comptes au sujet de l'utilisation des fonds publics aux membres de la collectivité et aux Canadiens demeure un élément essentiel du cadre de contrôle de gestion visant les paiements de transfert. Tous les organismes dirigeants sont ultimement responsables envers leurs parties prenantes. À ce titre, AADNC et/ou SC-SPNI doivent démontrer à la population canadienne et au Parlement, par l'intermédiaire des ministres respectifs, que tous les fonds, y compris ceux qui sont transférés aux Autochtones et aux autres bénéficiaires, sont dépensés conformément aux modalités des ententes de financement.

Exigences en matière de rapports financiers est un document qui a été fait pour soutenir les bénéficiaires qui reçoivent des fonds d'AADNC et/ou de SC-SPNI à être conforme aux modalités des ententes de financement, concernant la responsabilisation financière, la transparence et la préparation de rapports. Le document doit être lu conjointement avec l'entente de financement du bénéficiaire.

D'autres intervenants peuvent participer à la gestion des ententes de financement, par exemple le vérificateur ou les comptables du bénéficiaire ou des organismes apparentés qui reçoivent une part des fonds remis au bénéficiaire. Si tel est le cas, il est fortement recommandé que les bénéficiaires remettent le document Exigences en matière de rapports financiers à tous ceux impliqués dans la gestion de l'entente de financement. Tous ceux impliqués doivent comprendre les exigences annuelles du bénéficiaire en matière de rapports financiers et celles des organismes apparentés recevant des fonds.

2.0 Portée du document

Ce document s'applique à tous les bénéficiaires d'AADNC et/ou SC-SPNI qui reçoivent des fonds par une entente de financement signée avec l'AADNC et/ou SC-SPNI tel que défini dans les termes et conditions de l'entente, et qui ont des exigences en matière de rapports financiers décrites dans ce document.

3.0 Normes comptables

Les états financiers sont des éléments essentiels de la responsabilisation. Ils représentent la santé financière du bénéficiaire et fournis des informations sur les fonds dépensés et à quelles fins. Les états financiers aident également à la prise de décision future.

Les états financiers sont préparés par le bénéficiaire et vérifiés par un vérificateur indépendant et qualifié. Le rôle du vérificateur consiste à déterminer l'exhaustivité et la sincérité des états financiers à tous égards importants, ce qui signifie qu'un examen approprié est fait pour fournir une opinion professionnelle écrite sur les états.

Les états financiers fournissent des informations importantes aux bénéficiaires. L'information est également importante pour les ministères fédéraux qui financent des programmes des paiements de transfert, et les institutions financières qui font affaires avec ces entités.

Dans la majorité des cas, comme décrit ci-dessous, des états financiers vérifiés doivent être soumis selon les normes du Conseil sur la comptabilité dans le secteur public (CCSP), lesquelles sont appliquées de façon normalisée par tous les gouvernements au Canada.

De plus, certains rapports à des fins spéciales peuvent être exigés.

3.1 Premières Nations

Publié par l'Institut canadien des Comptables agréés (ICCA), le manuel de comptabilité du secteur public (CSP) s'applique à tous les types de gouvernement au Canada et, à ce titre, les Premières Nations sont considérées comme des gouvernements d'un point de vue comptable.

3.2 Conseils tribaux et organisations politiques des Premières Nations

Les conseils tribaux et les organisations politiques des Premières Nations doivent respecter les recommandations comptables du manuel de CSP du modèle normalisé de présentation de l'information comptable des gouvernements, à moins que les recommandations et les définitions des normes comptables canadiennes établissent qu'ils constituent plutôt des entreprises à but lucratif, ou des organisations sans but lucratif, ou des organismes gouvernementaux sans but lucratif (le cas échéant). Il incombe au bénéficiaire, avec l'aide de leur vérificateur, de déterminer lesquelles des recommandations de l'ICCA sont applicables à leur organisation.

3.3 Bénéficiaires autres que les Premières Nations, les conseils tribaux et les organisations politiques des Premières Nations

Les bénéficiaires autres que les Premières Nations, les conseils tribaux et les organisations politiques des Premières Nations doivent respecter les recommandations comptables du manuel de CSP à moins que les recommandations et les définitions des normes comptables canadiennes établissent qu'ils constituent plutôt des entreprises à but lucratif, ou des organisations sans but lucratif, ou des organismes gouvernementaux sans but lucratif (le cas échéant). Il incombe au bénéficiaire, avec l'aide de leur vérificateur, de déterminer lesquelles des recommandations de l'ICCA sont applicables à leur organisation.

3.4 Organismes apparentés

Dans certains cas, l'AADNC et/ou SC-SPNI peuvent accorder des paiements de transfert à un bénéficiaire qui, à son tour, délègue une partie ou la totalité de ses obligations et/ou transfert une partie ou la totalité de ces paiements de transfert à un organisme apparenté pour la prestation de programmes et de services financés selon les conditions d'une entente de financement. Le bénéficiaire financé qui a signé l'entente de financement avec AADNC et/ou SC-SPNI demeure redevable à AADNC et/ou à SC-SPNI pour le respect de ses obligations tel qu'indiqué dans l'entente de financement.

Par conséquent, lorsque le bénéficiaire a transféré des fonds à un organisme apparenté, le bénéficiaire doit exiger à l'organisme apparenté de fournir les termes du transfert ainsi que ses états financiers au bénéficiaire en plus le bénéficiaire doit fournir ses états financiers. Aussi, sur demande écrite d'AADNC et/ou SC-SPNI au bénéficiaire, une copie des états financiers de l'organisme apparenté doit être disponible à AADNC et/ou SC-SPNI.

4.0 Références

5.0 Définitions

Pour les besoins de ce guide voir les définitions qui sont énoncées à l'Annexe A de la Politique sur les paiements de transfert sur le site Internet du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

6.0 Exigences en matière de rapports financiers

Cette section détaille les éléments des rapports financiers qui doivent être présentés à AADNC et/ou SC-SPNI, tel que définis dans l'entente de financement du bénéficiaire.

Les bénéficiaires d'AADNC et/ou SC-SPNI doivent soumettre leur ensemble de rapports financiers dans le format d'états financiers vérifiés consolidés disponible sur le site internet d'AADNC. Dans le cas d'états financiers vérifiés, le bénéficiaire doit embaucher un vérificateur indépendant qui est membre en bon terme d'une corporation, institution ou association de comptables incorporés sous une loi provinciale ou territoriale où le bénéficiaire à ses bureaux administratifs. Lorsque le vérificateur indépendant est un membre d'une corporation, d'une institution ou d'une association de comptables incorporés en vertu d'une Loi de la législature de la province du Manitoba, ce vérificateur doit être reconnu au Manitoba avec la désignation de Comptable agréé, de Comptable général accrédité, de Comptable en management accrédité, ou de Comptable professionnel agréé. Ce sont les normes minimales à respecter.

6.1 Premières Nations, Conseils tribaux et Organisations politiques des Premières Nations (qui utilisent le modèle normalisé de présentation de l'information comptable des gouvernements)Note de bas de page 1

6.1.1 F-0080 – Ensemble d'états financiers annuels vérifiés consolidés, composés de :

a) États financiers :
  • États financiers annuels vérifiés consolidés (voir la section 7.1)
b) Rapports spéciaux :
  • Tableaux des revenus et des dépenses pour les programmes / services / activités (annexe A)
  • Tableaux de rémunérations et dépenses (Chefs et conseillers) (annexe B) – un rapport de vérification ou un rapport de mission d'examen est requis.
  • Tableaux de rémunérations et dépenses (cadres supérieurs non élus) (annexe C) – un rapport de vérification ou un rapport de mission d'examen est requis.
  • Tableaux de la réserve des biens mobiliers (annexe D) – un rapport de vérification ou un rapport de mission d'examen est requis.

OU

6.1.2 F-0081 – Ensemble du tableau annuel non vérifié des revenus et des dépenses, composé de (ne s'applique pas aux Premières Nations) :

  • Tableaux des revenus et des dépenses pour les programmes / services / activités (annexe A)

6.2 Bénéficiaires autres que les Premières Nations, les Conseils tribaux et les Organisations politiques des Premières Nations (inclus les sans but lucratif) (qui utilisent le modèle de présentation générale)Note de bas de page 1

6.2.1 F-0190 – Ensemble d'états financiers annuels vérifiés, composés de :

a) États financiers :
  • États financiers annuels vérifiés consolidés (voir la section 7.1)
b) Rapports spéciaux :
  • Tableaux des revenus et des dépenses pour les programmes / services / activités (annexe A)

OU

6.2.2 F-0191 – Ensemble du tableau annuel vérifié des revenus et des dépenses, composé de :

  • Tableaux des revenus et des dépenses pour les programmes / services / activités (annexe A) – un rapport de vérification ou un rapport de mission d'examen est requis.

OU

6.2.3 F-0192 – Tableau annuel non vérifié des revenus et des dépenses, composé de :

  • Tableaux des revenus et des dépenses pour les programmes / services / activités (annexe A)

7.0 Description de rapports financiers

7.1 États financiers annuels vérifiés

Note importante :

Les demandes de redressement des états financiers vérifiés du bénéficiaire ne seront considérées seulement lorsqu'un événement exceptionnel est. Les normes de l'ICCA doivent être consultées lorsqu'un redressement est demandé par un bénéficiaire.

a) Premières Nations, Conseils tribaux et Organisations politiques des Premières Nations (qui utilisent le modèle normalisé de présentation de l'information comptable des gouvernements).

Le bénéficiaire doit remettre des états financiers vérifiés consolidés conformément aux normes comptables canadiennes, en utilisant le modèle normalisé de présentation de l'information comptable des gouvernements (signé par un représentant autorisé du bénéficiaire).

Les états financiers annuels vérifiés doivent à tout le moins inclure les éléments suivants :

  • Lettre de la direction;
  • Rapport du vérificateur;
  • État consolidé de la situation financière;
  • État consolidé des opérations (y compris les données budgétaires);
  • État consolidé de l'évolution de la dette nette;
  • État consolidé des flux de trésorerie; et
  • Note accompagnant les états financiers.

b) Bénéficiaires utilisant le modèle de présentation générale (autres que les Premières Nations)

Le bénéficiaire doit présenter les états financiers vérifiés consolidés conformément aux normes comptables canadiennes et au manuel de l'ICCA.

Les états financiers vérifiés doivent à tout le moins inclure les éléments suivants :

  • Lettre de la direction;
  • Rapport du vérificateur;
  • Bilan consolidé;
  • État consolidé des résultats (y compris les données budgétaires);
  • État consolidé des bénéfices non répartis;
  • État consolidé des flux de trésorerie; et
  • Note accompagnant les états financiers.

7.2 Tableaux des revenus et des dépenses du bénéficiaire financé – programme / service / activité (annexe A)

Information importante : Ces tableaux individuels ne sont pas tenus d'être vérifiés à moins qu'ils soient identifiés dans la section 6. Un tableau séparé des revenus et des dépenses doit être fourni pour chaque programme / service / activité / projet qui reçoit des fonds par l'entremise d'une entente de financement. Un tableau distinct des revenus et des dépenses doit être fourni pour chaque programme / service / activité / projet. Plus précisément, les tableaux des revenus et des dépenses pour le programme / service / activité / projet doivent :

  • Être présentés sur une base d'exercice (les revenus et les fonds reçus durant la période visée moins les dépenses encourues);
    • Les revenus sont comptabilisés pour l'année en cours lorsque les transactions monétaires ou les événements donnent lieu à des revenus pour les transactions monétaires; et
    • Les dépenses sont comptabilisées pour l'année en cours lorsque les biens et les services sont acquis et les passifs sont encourus, ou des transferts sont dus pour des transactions monétaires, sans toutefois inclure les transactions non monétaires (par exemple, les dépenses d'amortissement).
  • Présenter, selon l'entente de financement, l'information séparément et individuellement pour chacun des modes de financement de contribution préétablie, fixe, souple ou globale pour chaque tableau des revenus et dépenses des programmes / services / activités / projets;
  • Présenter tous les revenus et les fonds reçus par source et les dépenses encourues par objet pour chaque programme / service / activité dont il est question dans l'entente de financement;
  • Inclure, dans la section des revenus, les fonds et les revenus provenant de toutes les sources, notamment les autres ministères, les entreprises privées et d'autres sources;
  • Présenter les fonds inutilisés (i.e. fonds inutilisés de l'année précédente – le cas échéant);
  • Détailler les soldes d'ouverture et de clôture des fonds reportés / inutilisés;
  • Divulguer les données budgétaires;
  • Être approuvés par un représentant autorisé du bénéficiaire au moyen de la signature des documents soumis;
  • Inclure toutes informations additionnelles aux tableaux / aux états financiers, si pertinent.

7.3 Tableaux de rémunérations et dépenses (annexes B et C)

7.3.1 Déclaration du vérificateur

Le tableau décrit dans cette section doit être accompagné séparément par l'une ou l'autre des déclarations suivantes du vérificateur : Un rapport de vérification ou un rapport de mission d'examen.

7.3.2 Exigences relatives aux tableaux de rémunérations et dépenses

Les tableaux doivent comprendre l'information décrite en annexes B et C.

  • Chefs et conseillers (annexe B) – Un « Tableau de rémunérations et dépenses »
  • Cadres supérieurs non élus (annexe C) – Un « Tableau de rémunérations et dépenses »

7.4 Lettre de recommandations du vérificateur à la direction (Lettre du vérificateur)

La certification présente dans le manuel de l'ICCA concernant la lettre de gestion prescrit une obligation du vérificateur de divulguer au comité de vérification, ou à un comité similaire, les éléments à améliorer du système de contrôle interne identifiés lors du processus de vérification des états financiers (Réf. 5220.07 – Manuel de l'ICCA).

On désigne le document servant à communiquer ces renseignements sous le nom de « lettre de vérificateur » ou de « lettre sur le contrôle interne ». Ces lettres et les recommandations qu'elles renferment constituent des outils précieux pour aider le développement des capacités administratives et financières du bénéficiaire.

Le Manuel exige également que le vérificateur doit communiquer par écrit les lacunes importantes dans les contrôles internes identifiées lors de la vérification aux responsables de la gouvernance au moment opportun.

Il est fortement recommandé de fournir la « lettre du vérificateur » ou la « lettre sur le contrôle interne » à AADNC et/ou SC en tout temps. Cependant, sa soumission devient une exigence de rapport obligatoire dans les cas suivants :

  1. lorsque le bénéficiaire est déjà sous les provisions de manquement d'une entente de financement (d'une continuité d'un manquement précédemment imposée); et
  2. lorsque le bénéficiaire ne se conforme pas à son entente de financement et qu'AADNC et/ou SC-SPNI a informé le bénéficiaire que des mesures de gestion de manquements sont requises, AADNC et/ou SC-SPNI va demander la « lettre du vérificateur » ou la « lettre sur le contrôle interne ».

Annexe A – Tableau des revenus et des dépenses

Bénéficiaire financé – Nom du Programme / Service / Activité / Projet
pour l'exercice se terminant le 31 mars, 201W

  201X Budget 201X Non vérifié 201X
(année antérieure)
(Non vérifié)
Revenus (exemples)
Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC)      
SC-SPNI (le cas échéant)      
Autres revenues      
AADNC et/ou Santé Canada - Fonds de revenu d'intérêt en fiducie      
Fonds inutilisés des années antérieures (s'il y a lieu)      
Total des revenus      
Dépenses (exemples)
Publicité      
Frais de vérification      
Créances irrécouvrables      
Frais bancaires      
Assistance d'urgence      
Honoraires      
Assurances      
Intérêt sur dette long terme      
Rencontres      
Divers      
Frais de bureau      
Services professionnels      
Frais de location      
Entretien et réparations      
Salaires et bénéfices      
Sous-contrats      
Fournitures      
Téléphone      
Tradition et culture      
Frais de déplacement      
Total des dépenses      
Surplus (déficit) avant transferts      
Transferts entre programmes      
Transfert à Éducation (exemple)      
Transfert de Casino (exemple)      
Surplus (déficit)      

Annexe B – Tableau de rémunérations et dépenses – (Chefs et conseillers)

Nom du bénéficiaire du financement
Pour l'exercice se terminant le 31 mars, 201X

Nom de la personne Titre du poste Nombre de mois
[Note 1]
Rémunération
[Note 2]
Dépenses
[Note 3]
         
         
         
         
         
         
         
         
Notes :
  1. Nombre de mois durant l'exercice où la personne était un chef ou un conseiller.
  2. Selon la Loi sur la transparence financière des Premières Nations :
    • « Rémunération » vise les salaires, traitements, commissions, bonis, droits, honoraires et dividendes, tout autre avantage pécuniaire — exception faite des remboursements de dépenses — et les avantages non pécuniaires.
    • Des exemples sont disponibles dans le document à l'appui qui accompagne le document Exigences en matière de rapports financiers sur le site internet d'AADNC intitulé : « Information supplémentaire ».
  3. Selon la Loi sur la transparence financière des Premières Nations :
    • « Dépenses » Vise notamment les frais de transport, d'hébergement, de repas et d'accueil ainsi que les dépenses accessoires.

Annexe C – Tableau de rémunérations et dépenses – (Cadres supérieurs non élus)

Nom du bénéficiaire du financement
Pour l'exercice se terminant le 31 mars, 201X

Nom de la personne
(optionnel)
Titre du poste Nombre de mois
[Note 1]
Salaire réel ou échelle salariale approuvée
De / À
Autres rémunérations
[Note 2]
Dépenses remboursées dans le cadre de la rémunération
[Note 2]
             
             
             
             
             
             
             
             
             
Notes :
  1. Nombre de mois durant l'exercice où la personne faisait partie du personnel.
  2. « Rémunération » vise les salaires, traitements, commissions, bonis, droits, honoraires, dividendes et remboursements de dépenses – notamment les frais de transport, d'hébergement, de repas et d'accueil ainsi que les dépenses accessoires – tout autre avantage pécuniaire et les avantages non pécuniaires.

Annexe D – État de la réserve pour biens mobiliers

Financement Santé des Premières Nations et des Inuits

Nom du bénéficiaire du financement
Pour l'exercice se terminant le 31 mars, 201X

Les bénéficiaires d'ententes de financement souple et de transferts souples datés avant avril 2012 et d'entente de financement global doivent aussi fournir l'État de la réserve pour biens mobiliers (RBM) pour Santé Canada, financement Santé des Premières Nations et des Inuits conformément à l'État de la réserve pour biens mobiliers de Santé Canada, Premières Nations et des Inuits suivant ce tableau.

  201W 201X
Solde au début de l'exercice $ xxx $ xxx
Montant prévu dans l'entente pour RBM $ xxx $ xxx
Total $ xxx $ xxx
Revenus générés $ xxx $ xxx
Dépenses (acquisitions et remplacements) $ xxx $ xxx
Solde à la fin de l'exercice $ xxx $ xxx
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