ARCHIVÉE - Rapport sur la vérification du bénéficiaire concernant la Bande de Montreal Lake

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Nom : Bande de Montreal Lake (site Web non disponible en français)
Population : 2 027 personnes dans la réserve; total de 3 678 personnes inscrites
Lieu : Saskatchewan
État des manquements au moment de la vérification : Gestion par le bénéficiaire (2011-2012)
État actuel des manquements : Gestion par le bénéficiaire (2012-2013)
Chef actuel : Edward Henderson
Période visée par la vérification : du 1er avril 2010 au 31 mars 2012
Montant du financement d'AADNC vérifié : 24 511 094,55 $

CONTEXTE

Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) a choisi la Bande de Montreal Lake, en Saskatchewan, pour faire l'objet d'une vérification de bénéficiaire en 2012-2013 en raison de son résultat à l'évaluation des risques 2011-2012 et d'autres facteurs de risque.

La vérification visait à s'assurer que les fonds versés au bénéficiaire avaient été utilisés aux fins prévues et en conformité avec les modalités des ententes de financement conclues avec AADNC de 2010-2011 et 2011-2012. Cet objectif a été réalisé :

KPMG, un cabinet de vérification indépendant, a été chargé d'entreprendre la vérification de bénéficiaire. La vérification a eu lieu à l'hiver 2013.

CONSTATATIONS

La vérification a révélé que les mesures de contrôle en matière de gouvernance, de surveillance des dépenses et de gestion financière n'étaient pas adéquates. Si ces mesures étaient bien conçues et appliquées efficacement, il serait plus facile de s'assurer que les fonds ont été utilisés aux fins prévues et en conformité avec les ententes de financement.

Un échantillon de 1 % du financement visé par la vérification a permis d'établir que 20 % des fonds (selon le montant en dollars de l'échantillon examiné) avaient été utilisés aux fins prévues et en conformité avec les modalités des ententes de financement applicables qui avaient été conclues avec AADNC. La vérification a révélé qu'un montant de 156 756 $ n'avait pas été dépensé de façon conforme à l'entente de financement et qu'il pourrait faire l'objet d'un recouvrement.

Gouvernance

La Bande de Montreal Lake est composée de deux collectivités : la réserve de Little Red River et celle de Montreal Lake. Il n'existe aucune administration centrale pour superviser les activités administratives des deux collectivités. Chacune dispose de ses propres voies de financement, de contrôles financiers et de rapports de comptes.

La vérification a révélé que le chef et les conseillers ont engagé un administrateur de bande au début de l'exercice 2012-2013 et que l'administrateur de bande est en train d'élaborer et de mettre en œuvre un certain nombre de politiques relatives à la réglementation en matière de gestion financière, à la gestion de la bande et à l'accroissement de la capacité, aux conflits d'intérêts ainsi qu'aux codes de déontologie. Cependant, il a été constaté que des améliorations s'imposent en ce qui touche la gouvernance assurée par le chef et les conseillers à l'égard des programmes ainsi que l'administration et le soutien pour assurer la conformité avec l'entente de financement conclue avec AADNC.

Les lacunes suivantes ont été cernées :

  • Les procès-verbaux des réunions du chef et des conseillers ainsi que les résolutions du conseil de bande pour la période visée étaient manquants.
  • Conformément au plan d'action de gestion (pour la période allant de 2008 à 2014), le chef et les conseillers devaient créer un comité des finances qui aurait la responsabilité d'approuver les budgets annuels et d'examiner chaque mois les résultats opérationnels. La vérification n'a pas permis d'établir qu'un tel comité avait été créé ni que le chef et les conseillers avaient régulièrement mené des examens financiers.
  • Les états financiers vérifiés des deux exercices visés par la vérification n'étaient pas affichés sur le site Web de la bande, bien qu'ils l'aient été par le passé. La vérification n'a pas permis d'établir que ces états financiers avaient été présentés aux membres de la bande ni qu'il était possible pour eux de les consulter.
  • Les rôles du chef et des conseillers de la bande ainsi que de l'administrateur de la bande ne sont pas clairement consignés et adéquatement communiqués.

Planification stratégique et opérationnelle

La vérification a révélé que le chef et les conseillers ainsi que l'administrateur de la bande ne disposent d'aucun plan stratégique permettant d'établir et de faire connaître les objectifs stratégiques relatifs aux programmes et aux services dispensés aux membres, tel qu'exigé dans le plan d'action de gestion. De plus, bien que certains plans opérationnels aient été élaborés, ils semblent inadéquats, car ils ne fournissent aucun détail concernant la façon dont les programmes et services seront dispensés aux membres.

Gestion de la bande

La vérification a cerné peu d'éléments probants montrant l'existence de certaines composantes clés d'un cadre de contrôle de la gestion financière. Les états financiers vérifiés des deux exercices visés avaient précédemment été examinés par des vérificateurs externes et avaient fait l'objet d'une opinion avec réserve. Dans les deux cas, le vérificateur externe avait également fait parvenir des lettres à la direction pour lui signaler plusieurs lacunes touchant la gestion et l'administration des fonds de la Première Nation.

L'actuelle vérification a établi qu'il fallait apporter des améliorations aux aspects suivants de l'administration et la gestion des fonds de la Première Nation :

  • Des lacunes ont été détectées à l'égard des contrôles financiers. Par exemple, la documentation justifiant certains paiements est insuffisante ou absente, et certains rapprochements bancaires n'ont pas été effectués ou vérifiés au moment opportun.
  • La vérification a permis de constater que l'information financière n'était pas régulièrement préparée et présentée au chef et aux conseillers. En outre, peu d'explications ont été fournies pour justifier certains écarts budgétaires importants concernant les dépenses relatives aux programmes, services et activités, que les résultats soient plus ou moins élevé que les montants prévues. L'administrateur de bande n'a fait aucun suivi en ce qui a trait à ces écarts. Une comparaison entre les prévisions budgétaires et les résultats réels devrait être effectuée chaque mois pour veiller à ce que les programmes, les services et les activités soient dispensés comme prévu et conformément aux attentes.
  • Les procès-verbaux des réunions du chef et des conseillers n'ont pas été rédigés durant la période visée par la vérification. Il n'existe donc aucun document où seraient consignées leurs décisions.

Examen des dépenses relatives aux programmes

Dans le cadre de la vérification, un échantillon discrétionnaire de 39 opérations financières représentant environ 1 % du financement visé a été sélectionné aux fins d'un examen approfondi. Les vérificateurs ont établi que 21 de ces opérations avaient été approuvées par une personne autorisée et que 18 d'entre elles étaient assorties de documents justificatifs exacts et appropriés. Vingt pour cent du montant en dollars de l'échantillon avait été utilisé en conformité avec l'entente de financement.

La vérification a permis de constater ce qui suit :

  • Dix-huit opérations ont été effectuées sans autorisation. Dans la plupart des cas, il n'a pas été possible de vérifier si les opérations avaient été effectuées par un signataire autorisé, faute de documents justificatifs (demandes de chèque, contrats, factures, etc.).
  • Treize opérations n'étaient pas exacts, et huit autres ne l'étaient peut-être pas non plus. Un exemple d'un paiement inexact inclus la participation à une conférence sans avoir de documents justificatifs tel que : (formulaire d'inscription, chèque), et un autre a été justifié seulement par une demande de chèque.
  • Quatre-vingts pour cent du montant en dollars de l'échantillon du financement versé par AADNC n'a pas été dépensé en conformité avec l'entente de financement, étant donné l'absence de documents justifiant la nature et le montant des dépenses ou l'insuffisance de tels documents.

RECOMMANDATIONS

  1. Il est recommandé que le chef et les conseillers prennent les mesures suivantes pour améliorer la gouvernance et la surveillance du financement versé par AADNC :
    • Rédiger des procès-verbaux pour toutes les réunions du chef et des conseillers et les présenter à des fins d'examen aux membres, à AADNC, aux vérificateurs et à d'autres intervenants, au besoin;
    • Créer un comité des finances, tel qu'exigé dans le plan d'action de gestion (appelé « plan de redressement » dans l'ancienne Politique d'intervention). Le comité devrait examiner régulièrement l'information financière (au moins chaque trimestre, mais idéalement chaque mois) pour comparer les prévisions budgétaires avec les dépenses réelles liées aux programmes et à l'administration;
    • Parachever et approuver la réglementation relative à la gestion financière, la politique sur les conflits d'intérêts, le code de déontologie à l'intention du chef et des conseillers et celui à l'intention des directeurs de programme et des membres du personnel; et
    • Présenter les budgets annuels et les états financiers vérifiés aux membres au moment opportun après leur élaboration.
  2. Il est recommandé que le chef et les conseillers de la bande parachèvent le plan de gestion stratégique et communiquer les objectifs connexes de la bande dans un délai d'un à trois ans.
  3. Il est recommandé que l'administrateur de la bande examine les actuels plans opérationnels en ce qui concerne les principaux programmes gérés et administrés. À la lumière des programmes actuels, il peut s'agir de programmes liés à l'éducation, aux services sociaux, au fonctionnement et à l'entretien des installations, au logement et au soutien de la bande.
  4. Il est recommandé que l'administrateur de la bande améliore l'administration et la gestion financières des fonds versés par AADNC en prenant les mesures suivantes :
    • Mettre par écrit les politiques financières, y compris les exigences relatives aux encaissements et aux décaissements, à la comptabilité et à la tenue de registres ainsi qu'aux rapports financiers. Ces politiques devraient être communiquées et mises en œuvre conjointement avec la prestation d'une formation adéquate, au besoin;
    • Examiner les rapprochements bancaires effectués par le directeur des programmes sociaux;
    • Mener un examen plus approfondi et documenté des rapports sur les écarts financiers; et
    • Fournir régulièrement au chef et aux conseillers de l'information financière indiquant notamment les prévisions budgétaires et les résultats réels assortis d'explications des écarts importants, que ceux-ci soient positifs ou négatifs.
  5. Il est recommandé que l'administrateur de la bande tienne une liste à jour et exacte des signataires autorisés à l'intention de l'institution bancaire afin de veiller à ce qu'il y ait des contrôles financiers efficaces concernant les autorisations de dépenses et de mieux assurer la conformité avec les objectifs du programme et de l'entente de financement. Des résolutions du conseil de bande doivent être élaborées et approuvées afin d'indiquer quelles personnes sont des signataires autorisés.

SITUATION ACTUELLE

Une copie du rapport final a été envoyée au bénéficiaire.

 
 
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