Comment choisir un conseiller nommé par le bénéficiaire

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À qui s'adresse ce guide?

Le présent guide s'adresse aux bénéficiaires d'ententes de financement conclues avec le Ministère qui ont besoin de soutien consultatif ou qui sont tenus d'obtenir des conseils à l'égard de certains domaines de programme (services éducatifs, services d'assistance sociale, gestion financière, etc.), ainsi qu'aux bénéficiaires devant remédier à des manquements ou qui sont à risque de manquement aux modalités de leur entente de financement avec Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC).

Que doit-on rechercher lors de la sélection d'un conseiller nommé par le bénéficiaire?

Le bénéficiaire doit lui-même repérer, sélectionner, gérer et rémunérer le conseiller approprié qu'il nomme afin de cerner le ou les domaines de risque ou les manquements. Le chef, les membres du Conseil et tout autre membre du personnel administratif approprié qui assurent la gestion de l'entente de financement devraient participer au processus de sélection.

Du point de vue du Ministère, le responsable du bureau régional ou du Ministère qui gère l'entente de financement peut aider le bénéficiaire à se trouver un conseiller. Il est essentiel de préciser les qualifications nécessaires pour réaliser le mandat. Vous trouverez ci-après quelques suggestions de qualifications.

Qualifications suggérées pour le conseiller nommé par le bénéficiaire

Qualifications minimales suggérées

On suggère que le conseiller nommé par le bénéficiaire possède les qualifications minimales suivantes :

  • Aptitude à travailler avec le bénéficiaire pour renforcer ses capacités dans les domaines de risque ou de manquement ciblés;
  • Titulaire d'un diplôme d'études collégiales ou universitaires;
  • Titulaire du titre de comptable agréé, de comptable en management accrédité, de comptable général accrédité ou de gestionnaire des finances autochtone agréé en règle, si le manquement est en lien avec la gestion financière;
  • Expérience de travail avec des collectivités, en particulier avec les Premières Nations et les organisations autochtones.

Autres qualifications suggérées

Un certain nombre d'autres qualifications peuvent vous aider à trouver le bon conseiller, en particulier la connaissance du travail à effectuer :

  • Connaissance des processus de relation de financement du gouvernement fédéral (par exemple, les ententes de financement, les exigences d'exécution des programmes et les lignes directrices du programme provincial et territorial);
  • Connaissance de la Politique de la prévention et gestion des manquements;
  • Connaissance des exigences de reddition de comptes du bénéficiaire.

Une expérience dans les domaines suivants serait un atout :

  • Expérience comme conseiller nommé par le bénéficiaire, cogestionnaire, ressource spécialisée ou séquestre-administrateur;
  • Gestion de projets;
  • Gestion des personnes (par exemple, l'accompagnement, la formation, le perfectionnement professionnel et le leadership);
  • Élaboration et mise en œuvre de stratégies en matière de ressources humaines;
  • Résolution de conflits;
  • Négociation d'ententes avec les créanciers.

Un conseiller nommé par le bénéficiaire jugé approprié possédera une expertise directe dans le domaine de la gestion qui nécessite une attention particulière, par exemple :

Pour la gouvernance
  • Expérience de la gestion de fonds pour assurer la prestation de services.
  • Aptitude à rendre des comptes à la collectivité desservie.
Pour la planification
  • Aptitude à établir, à communiquer et à soutenir la planification, et particulièrement la planification communautaire.
Pour la gestion financière
  • Aptitude à gérer des ressources financières.
  • Aptitude à analyser et à élaborer des politiques et des procédures.
  • Aptitude à établir et à surveiller les contrôles internes.
Pour la gestion de programme
  • Aptitude à assurer la prestation d'un programme ou d'un service à une collectivité.

Pour certains domaines de programme précis, une expérience dans un poste comportant des responsabilités connexes est considérée comme un atout pour le conseiller nommé par le bénéficiaire, par exemple :

Pour l'éducation
  • Aptitude à offrir des milieux d'apprentissage sûrs et productifs aux élèves.
Pour le développement social
  • Connaissance en matière de santé et de bien-être communautaires
  • Expérience comme coordonnateur des initiatives intersectorielles ou interministérielles touchant les organisations inuites ou des Premières Nations.
Pour la gestion des immobilisations (écoles, réseaux d'aqueducs et d'égouts)
  • Expérience de la gestion de projet.
  • Aptitude à gérer les coûts.
  • Aptitude à maintenir une relation de travail avec la collectivité, les représentants du gouvernement, les professionnels de l'application de la loi et de la sécurité-incendie.
Pour le logement
  • Connaissance des lois sur le logement.
Pour l'eau
  • Aptitude à maintenir une relation de travail avec les responsables gouvernementaux et les professionnels dans le domaine.

Une fois que les qualifications ont été déterminées :

  • Faire passer le mot : communiquer avec les conseils tribaux, les gouvernements des Premières Nations ou les gouvernements d'autres Premières Nations, le bureau régional de Ressources humaines et Développement des compétences Canada et d'autres associations de professionnels.
  • Examiner les « communautés de pratique » propres à la région ou d'autres supports.
  • Publier l'offre sur le Web : publier une offre par l'entremise de divers médias, comme un site Web d'emploi, les journaux, les médias sociaux, etc.

Pour des raisons juridiques, le Ministère ne peut pas nommer ou fournir des conseillers potentiels aux bénéficiaires, mais ces derniers peuvent communiquer avec le Ministère pour obtenir le nom d'un bénéficiaire qui a vécu une expérience similaire et qui serait disposé à les aider.

Vérification des références

Puisque le bénéficiaire travaillera en étroite collaboration avec le conseiller qu'il nomme pour une période indéterminée, la sélection d'un conseiller nommé par le bénéficiaire possédant les meilleures qualifications est une partie très importante du processus. Par conséquent, une fois que la liste des candidats potentiels a été épurée, il est recommandé de rechercher des références pour assurer la cohérence des observations. Parmi les ressources disponibles, vous pouvez consulter le guide Vérification structurée des références de la Commission de la fonction publique du Canada.

Conflit d'intérêts

On recommande d'écarter toute possibilité de conflits d'intérêts réels ou perçus lors du processus de sélection. Les conflits d'intérêts peuvent causer des ennuis et avoir des répercussions sur la prestation des programmes et des services. Un conflit d'intérêts ne touche pas exclusivement les enjeux liés aux transactions financières.

Un conflit d'intérêts désigne une situation dans laquelle une personne a des intérêts personnels qui pourraient influer indûment sur l'exécution de ses fonctions et de ses responsabilités officielles ou dans laquelle la personne use de sa charge publique pour obtenir des gains personnels.

Avant qu'un bénéficiaire ne conclue une entente avec le conseiller, le Ministère doit recevoir de ce dernier un formulaire dûment signé de « Déclaration de conflit d'intérêts du conseiller nommé par le bénéficiaire » (Annexe B) qui englobe toutes les activités ou les actifs qui pourraient donner lieu à un conflit d'intérêts dans le cadre des fonctions officielles. Le formulaire doit être mis à jour chaque fois que des changements importants surviennent dans les affaires personnelles ou les fonctions officielles du conseiller.

En ce qui concerne les dispositions nécessaires pour empêcher un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel, ou pour se conformer aux exigences susmentionnées, on s'attend à ce que les situations soient réglées au moyen d'une discussion et d'une entente entre le Ministère et le bénéficiaire.

Que devrait-on prendre en compte lors de la résiliation d'un contrat de service avec un conseiller nommé par le bénéficiaire?

Il est important que l'interruption des services d'un conseiller nommé par le bénéficiaire soit effectuée selon les modalités du contrat afin d'éviter toute conséquence juridique pour le bénéficiaire à la suite de la rupture du marché. Voici certains éléments à prendre en compte :

Un modèle de contrat a été élaboré. Nous conseillons à tous les bénéficiaires de l'utiliser.

Annexe A

Liste de vérification pour la nomination d'un conseiller par le bénéficiaire

Nom du bénéficiaire : _____________________________

Nom du conseiller nommé par le bénéficiaire : _____________________________

1) Est-ce que le conseiller respecte les conditions suivantes :

Oui, non ou s.o. Commentaires
Qualifications minimales suggérées
  Capacité à travailler avec le bénéficiaire pour renforcer ses capacités dans les domaines à risque ou en manquement ciblés.
  Titulaire d'un diplôme d'études collégiales ou universitaires.    
  Titulaire du titre de comptable agréé, de comptable en management accrédité, de comptable général accrédité ou de gestionnaire des finances autochtone agréé en règle, si le manquement est en lien avec la gestion financière.    
  Expérience de travail avec des collectivités, en particulier avec les Premières Nations et les organisations autochtones.    
Autres qualifications suggérées
Connaissances Connaissance des processus de relation de financement du gouvernement fédéral (par exemple, les ententes de financement, les exigences d'exécution des programmes, les lignes directrices du programme provincial et territorial.    
Connaissance de la Politique de prévention et gestion des manquements.    
Connaissance des exigences de reddition de comptes du bénéficiaire.    
Expérience
Expérience comme conseiller nommé par le bénéficiaire, comme cogestionnaire, ressource spécialisée ou séquestre-administrateur.    
Expérience de la gestion de projet.    
Expérience de la gestion des personnes (par exemple, l'accompagnement, la formation, le perfectionnement professionnel et le leadership).    
Expérience de l'élaboration et de la mise en œuvre de stratégies en matière de ressources humaines.    
Expérience de la résolution de conflits.    
Expérience de la négociation d'ententes avec les créanciers.    
Champ de compétence
Gouvernance Expérience de la gestion de fonds pour assurer la prestation de services.    
Aptitude à faire preuve de responsabilisation envers la collectivité desservie.    
Planification Aptitude à établir, à communiquer et à soutenir une planification.    
Gestion financière Aptitude à gérer des ressources financières.    
Aptitude à analyser et à élaborer des politiques et des procédures.    
Expérience de la gestion de fonds pour assurer la prestation de services.    
Gestion de programme Aptitude à assurer la prestation d'un programme ou d'un service à une collectivité.    
Éducation Aptitude à offrir des milieux d'apprentissage sûrs et productifs aux élèves.    
Développement social Connaissance en matière de santé et de bien-être communautaires.    
Expérience comme coordonnateur des initiatives intersectorielles ou interministérielles touchant les organisations inuites ou des Premières Nations.    
Gestion des immobilisations (écoles, réseaux d'aqueducs et d'égouts) Expérience de la gestion de projet.    
Aptitude à gérer les coûts.
Aptitude à maintenir une relation de travail avec les collectivités et les représentants du gouvernement concernés.
Logement Connaissance des lois sur le logement.
Eau et professionnels Aptitude à maintenir une relation de travail avec les responsables gouvernementaux et les professionnels dans le domaine.

2) Résultats de la vérification des références

3) Le récipiendaire a soumis au Ministère le formulaire de « Déclaration de conflit d'intérêts du conseiller nommé par le bénéficiaire » dûment signé.

Annexe B

« PROTÉGÉ B UNE FOIS REMPLI »

Déclaration de conflit d'intérêts du conseiller nommé par le bénéficiaire

Nom du bénéficiaire : ______________________________

Conseiller nommé par le bénéficiaire : ___________________

En tant que conseiller nommé par le bénéficiaire, en collaboration avec Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) et ‹RECIPIENT NAME›, je m'engage à mettre en application et à respecter les règles d'éthique et les principes fondamentaux.

Ce faisant, je déclare et affirme que je vais :

[  ] Aucune circonstance particulière n'est susceptible d'entraver mon indépendance ou mon objectivité au cours de ce mandat.

[  ] Des circonstances pourraient nuire à mon indépendance ou à mon impartialité au cours de ce mandat.

Par la présente, je vous informe des conflits d'intérêts réels, apparents ou potentiels suivants (veuillez fournir des détails) :

 

Nom (en caractères d'imprimerie) : ________________________

Signature : __________________________

Date : ___________

Date de modification :