Comment consigner et tenir à jour des renseignements comptables

Ce qui suit est une description des étapes à suivre pour consigner et tenir à jour des renseignements comptables sur les dépenses et les recettes. Une bonne pratique consisterait à mettre en place un système financier comportant ces étapes.

 

Comptabiliser les dépenses

  1. Une demande d'achat est préparée par un secteur qui a besoin du bien ou du service pour répondre à un besoin établi.
  2. Un bon de commande est préparé par la section chargée des achats puis transmis au fournisseur.
  3. Le bien ou le service est reçu.
  4. La preuve de réalisation (le bien a été reçu ou le service a été fourni) est documentée et consignée par l'agent de réception. La preuve peut prendre la forme d'un rapport de réception, d'un bordereau d'expédition ou de tout autre document.
  5. La facture pour le bien ou le service est reçue du fournisseur.
  6. La documentation d'expédition contenant la demande d'achat, le bon de commande et la preuve de réalisation est préparée et comparée à la facture reçue
  7. Les dépenses et les comptes créditeurs sont entrés dans le grand livre. La source de revenus pour les comptes de dépenses doit être précisément indiquée dans le plan comptable (les comptes de dépenses distincts doivent être consignés au nom du payeur).
  8. Le bon de paiement est préparé.
  9. Le bon de paiement est approuvé par la personne autorisée.
  10. Le paiement est versé au fournisseur et on appose la mention « payé » sur la facture.
  11. Le comptable enregistre le paiement de la facture dans le grand livre.
  12. Toutes les pièces justificatives (copie de la demande d'achat, du bon de commande, du contrat, de la preuve de réalisation ou de la réception des biens, du bordereau de paiement, y compris les informations de paiement telles que le numéro du chèque et la date de paiement) doivent être conservées dans un lieu sûr.
  13. Un système de classement doit être maintenu d'une manière organisée, de telle sorte que la documentation soit facile à trouver aux fins de vérification. L'accès au lieu de préservation doit être restreint aux personnes qui ont besoin d'y accéder. Les dossiers électroniques, y compris le système de comptabilité, doivent être sauvegardés sur une base régulière et un plan de reprise après sinistre doit être mis en place afin que ces renseignements importants puissent être récupérés en cas de perte.

Contrôles clés

  • La personne qui approuve le paiement ne doit pas être celle qui traite le paiement (répartition des tâches).
  • Les factures des fournisseurs doivent porter la date de réception et la date du paiement.
  • Des chèques prénumérotés sont utilisés dans l'ordre. S'assurer que chaque chèque correspond à une facture approuvée.

Organigramme : Flux général des décaissements et d'activités de contrôle

Organigramme : Flux général des décaissements et d'activités de contrôle


Comptabiliser les revenus

  1. Des espèces ou des chèques sont reçus. Les chèques doivent être estampillés dès la réception.
  2. Les sommes reçues sont entrées dans un journal manuel ou électronique. Le journal doit contenir les informations suivantes :
    1. le montant reçu;
    2. le nom du payeur;
    3. le but du paiement;
    4. le mode de paiement (espèces ou chèque).
  3. Un reçu prénuméroté est remis au payeur et une copie de la facture est conservée dans le dossier.
  4. Un bordereau de dépôt est préparé afin de déposer les sommes dans un compte bancaire.
  5. Les sommes d'argent sont déposées dans le compte bancaire.
  6. Les reçus et le dépôt bancaire sont envoyés au comptable.
  7. Le comptable traite les transactions et les enregistre dans le grand livre. Un grand livre distinct doit être maintenu pour chaque source de revenus (le ministère payeur et le programme auxquels le paiement se rapporte, comme le logement, etc.).
  8. Les dépôts bancaires doivent être réconciliés avec le grand livre général sur une base mensuelle.

Contrôles clés

  • Deux personnes doivent être présentes lorsque le courrier est ouvert, si de l'argent ou des chèques sont reçus régulièrement par la poste.
  • Une personne qui n'assume pas la fonction d'encaissement devrait résumer les encaissements d'espèces et de chèques.
  • Les espèces et les chèques doivent être conservés dans un endroit verrouillé et sécurisé dont l'accès est restreint jusqu'à ce qu'ils puissent être déposés.
  • Les espèces et les chèques doivent être déposés dans un délai raisonnable (généralement sur une base quotidienne pour les transactions de plus de 100 $).
  • La personne qui consigne la réception des sommes ne devrait pas être la même que celle qui dépose les sommes dans le compte bancaire (répartition des tâches).
  • Une personne qui n'assume pas les fonctions d'enregistrement et de dépôt doit effectuer le rapprochement bancaire.

Organigramme : Flux général des sommes reçues et d'activités de contrôle

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