Vérification de l'infrastructure d'approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées

Date : Février 2013
Projet no 12-10

Format PDF (99 Ko, 22 pages)

 

 

Table des matières

Acronymes

AADNC

Affaires autochtones et Développement du Nord Canada

AC

Administration centrale

CCG

Cadre de contrôle de gestion

GI

Gestion des immobilisations

IAETEU

Infrastructure d'approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées

PIE

Programme d'immobilisations et d'entretien (PIE)

PIIPN

Plan d'investissement dans l'infrastructure des Premières Nations

Plan d'action
pour l'eau

Plan d'action pour l'approvisionnement en eau et le traitement des eaux usées des Premières nations

PN

Première nation

SIGI

Système intégré de gestion des immobilisations

SMAP

Sous-ministre adjoint principal

SVE

Secteur de la vérification et de l'évaluation

 

 

Résumé

Contexte

Le gouvernement du Canada est déterminé à aider les Premières nations à garantir à leurs collectivités un approvisionnement fiable en eau propre et salubre et une gestion durable des eaux usées. À cette fin, Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) octroie des fonds et prodigue des conseils aux Premières Nations afin de les aider à concevoir, à construire, à exploiter et à entretenir des réseaux d’approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées.

Les fonds d’AADNC sont accordés sous forme d’investissements annuels effectués dans le cadre du Programme d’immobilisations et d’entretien (PIE), lequel comprend le sous-programme d’infrastructure de l’approvisionnement en eau et du traitement des eaux usées (IAETEU). Le PIE appuie les investissements dans les infrastructures communautaires des collectivités des Premières nations vivant dans les réserves qui se rapportent aux quatre principaux domaines suivants : le logement, l’éducation, les réseaux d’approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées, et autres. Au cours de la période visée par la vérification (c.-à-d. du 1er avril 2010 au 31 mars 2012), AADNC a investi environ 678 millions de dollars dans les réseaux d’approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées des Premières nations (incluant des fonds d’immobilisations; et, de fonctionnement et d’entretien).

Le sous-programme d’IAETEU du PIE vise à aider les Premières nations à offrir à leurs collectivités un accès à de l’eau potable salubre, sécuritaire et fiable, et à un système efficace de traitement des eaux usées.

Outre les fonds octroyés dans le cadre du PIE, AADNC a également fourni aux Premières nations un financement ciblé dans le cadre du Plan d’action économique du Canada et du Plan d’action pour l’approvisionnement en eau potable et le traitement des eaux usées des Premières nations (Plan d’action pour l’eau) afin de leur permettre d’investir dans l’IAETEU. Le Plan d’action pour l’eau, lancé en 2008, est une initiative conjointe d’AADNC et de Santé Canada qui aide les collectivités des Premières nations à obtenir des services d’approvisionnement en eau potable et de traitement des eaux usées d’une qualité comparable à celle des services dont se prévalent les autres Canadiens.

AADNC a élaboré un Cadre de contrôle de gestion (CCG) pour le PIE (y compris le sous-programme d’IAETEU). Ce cadre fournit au personnel des bureaux régionaux et de l’administration centrale (AC) des directives sur la gestion générale du PIE. Les bureaux régionaux sont tenus de se conformer à tous les aspects du CCG, incluant les composantes du sous­programme, le processus de planification annuelle, les niveaux de pouvoirs délégués et les rôles et responsabilités.

L’élaboration du Plan d’investissement dans l’infrastructure des Premières nations (PIIPN) constitue un facteur clé du processus de planification des immobilisations et d’affectation des ressources du PIE. Ce plan s’articule autour de trois plans interreliés et appliqués au niveau communautaire, régional ou national et offre un aperçu stratégique des besoins d’infrastructure des Premières nations et des investissements du PIE.

Afin de démontrer la réussite et les réalisations du sous-programme d’IAETEU, AADNC rédige actuellement un rapport sur l’investissement dans l’infrastructure d’approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées. Ce dernier fait suite au rapport Infrastructure d’approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées – Rapport d’investissement avril 2006 – mars 2010, qui fait état des investissements réalisés entre le 1er avril 2006 et le 31 mars 2010 et souligne les progrès accomplis pendant cette même période. Le nouveau rapport fait le point sur les activités entreprises entre le 1er avril 2010 et le 31 mars 2012. Il résume les investissements de capitaux d’AADNC associés à l’IAETEU, notamment les fonds affectés au fonctionnement et à l’entretien des réseaux, présente les résultats des récentes inspections dont ont fait l’objet les réseaux d’approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées, et indique les prochaines mesures que prendra AADNC pour appuyer les Premières nations.

Objectif et portée de la vérification

L’objectif de cette vérification était d’évaluer la pertinence et l’efficacité des contrôles en place pour soutenir la prestation et la surveillance du sous-programme d’IAETEU des Premières Nations, qui relève du PIE global.

La portée de la vérification comprenait l’évaluation des points suivants :

  • l’efficacité des contrôles de gouvernance appliqués par la direction des bureaux régionaux et du Programme pour la surveillance et l’établissement de rapports liés aux activités du sous-programme d’IAETEU;
  • la conformité aux exigences sélectionnées dans le CCG du PIE qui s’appliquent aux projets d’IAETEU, entre autres, en ce qui a trait aux affectations de fonds, à la gouvernance et à la surveillance de la gestion, au processus de planification du PIIPN, au processus d’inspection annuelle de projets, et à l’utilisation du Système intégré de gestion des immobilisations (SIGI) pour l’enregistrement des résultats des inspections;
  • les projets inscrits dans le cadre du sous-programme d’IAETEU et approuvés entre le 1er avril 2010 et le 31 mars 2012.

La vérification visait également à examiner les processus connexes de contrôle et de gouvernance en place à l’administration centrale et dans trois régions échantillonnées (Saskatchewan, Manitoba et Ontario) pendant la période du 13 août au 12 septembre 2012.

Points forts observés

Les travaux effectués sur le terrain ont permis à l’équipe de vérification d’observer des exemples sur la façon dont les contrôles sont conçus et appliqués efficacement par la direction de l’administration centrale et des bureaux régionaux. Plusieurs constatations positives en sont ressorties, dont les suivantes :

  • pour élaborer leurs PIIPN, les régions ont adopté des approches solides qui tiennent compte des besoins et des priorités des régions;
  • les agents techniques et les agents des immobilisations travaillent ensemble et avec les collectivités des Premières nations pour identifier de nouveaux projets et surveiller les projets en cours;
  • les responsables techniques fournissent conseils et soutien techniques à la direction et au personnel du Programme à travers des recommandations pour les projets d’immobilisations et la supervision des inspections annuelles;
  • les détenteurs de pouvoirs délégués font preuve de diligence dans l’approbation des avances/paiements anticipés.

Énoncé de conformité

La vérification faisant l’objet du présent rapport est conforme aux Normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Conclusion

Dans l’ensemble, les pratiques de contrôle ont été jugées adéquates. Toutefois, certaines améliorations pourraient être apportées afin de renforcer les pratiques de gestion dans les domaines suivants : la structure de gouvernance, les directives relatives aux inspections annuelles, le soutien des systèmes d’information, et les exigences relatives à la délégation des pouvoirs et à la gestion des risques associés aux projets, lesquelles devraient être clairement définies.

Recommandations

L’équipe de vérification a identifié les domaines dans lesquels les pratiques et les processus de contrôle pouvaient être améliorés, et elle a formulé quatre recommandations.

Le Secteur de la vérification et de l’évaluation recommande que le sous-ministre adjoint principal des Opérations régionales prenne les mesures suivantes :

  1. veiller à ce que tous les bureaux régionaux aient un comité d’examen des immobilisations chargé d’établir l’ordre de priorité des décisions relatives aux projets d’immobilisations et à la planification des immobilisations. Ce comité, dont le mandat doit être à jour, a la responsabilité d’étayer adéquatement les décisions qu’il prend;
  2. élaborer des lignes directrices afin d’aider les bureaux régionaux à adopter une approche uniforme pour réaliser les inspections annuelles, et s’assurer que les inspections sont correctement effectuées dans l’ensemble des régions et que les résultats sont consignés de façon adéquate;
  3. clarifier les exigences en matière d’information sur la gestion des projets d’IAETEU, préciser les sources d’information et élaborer une approche uniforme pour la saisie d’information sur la gestion des projets à l’aide d’un seul système;
  4. clarifier les exigences du Cadre de contrôle de gestion du PIE et veiller à ce que les régions en comprennent tous les aspects et s’y conforment, y compris les niveaux de pouvoirs délégués et les évaluations du risque complétées pour tous les projets en cours et à venir.
 

 

1. Introduction et contexte

1.1 Infrastructure d’approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées

Le Gouvernement du Canada est déterminé à aider les Premières nations à garantir à leurs collectivités un approvisionnement fiable en eau propre et salubre et une gestion durable des eaux usées. À cette fin, AADNC octroie des fonds et prodigue des conseils aux Premières nations afin de les aider à concevoir, à construire, à exploiter et à entretenir des réseaux d’approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées.

Les fonds d’AADNC sont octroyés sous forme d’investissements annuels effectués dans le cadre du PIE, lequel comprend le sous-programme d’IAETEU. Le financement accordé dans le cadre du PIE atteint, au total, plus d’un milliard de dollars par année et vise à appuyer les investissements dans les infrastructures communautaires des collectivités des Premières nations vivant dans les réserves qui se rapportent aux quatre principaux domaines suivants : le logement, l’éducation, les réseaux d’approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées, et autres infrastructures (routes et ponts, protection contre les incendies, électrification, installations communautaires, etc.). Au cours de la période visée par la vérification (c.-à-d. du 1 er avril 2010 au 31 mars 2012), AADNC a investi environ 678 millions de dollars dans les réseaux d’approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées des Premières nations (incluant des fonds d’immobilisations et de fonctionnement et d’entretien).

Le sous-programme d’IAETEU du PIE vise à aider les Premières nations à offrir à leurs collectivités vivant dans des réserves un accès à de l’eau potable salubre, sécuritaire et fiable. En outre, AADNC aide financièrement les Premières nations à construire et à entretenir des réseaux d’approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées et offre du financement pour former et accréditer des opérateurs des Premières nations qui seront en mesure de faire fonctionner les usines d’approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées.

Outre les fonds octroyés dans le cadre du PIE, AADNC a également fourni aux Premières nations un financement ciblé dans le cadre du Plan d’action économique du Canada et du Plan d’action pour l’eau afin de leur permettre d’investir dans l’IAETEU. Le Plan d’action pour l’eau, lancé en 2008, est une initiative conjointe d’AADNC et de Santé Canada qui aide les collectivités des Premières nations à obtenir des services d’approvisionnement en eau potable et de traitement des eaux usées d’une qualité comparable à celle des services dont se prévalent les autres Canadiens. En mai 2010, le gouvernement du Canada a annoncé que le Plan d’action pour l’eau était prolongé de deux ans. Récemment, lors de la présentation du budget de 2012, le gouvernement a annoncé que le plan était renouvelé pour deux autres années.

AADNC a élaboré un CCG pour le PIE (lequel comprend le sous-programme d’IAETEU). Le CCG fournit au personnel des bureaux régionaux et de l’AC des directives sur la gestion générale du PIE. Les bureaux régionaux sont tenus de se conformer à tous les aspects du CCG, incluant les composantes du sous­programme, le processus de planification annuelle, les niveaux de pouvoirs délégués; et, les rôles et responsabilités.

L’élaboration du PIIPN est un élément clé du processus de planification des immobilisations et d’affectation des ressources du PIE. Le processus de planification du PIIPN s’articule autour de trois plans interreliés qui se complètent mutuellement, à savoir un plan communautaire des Premières nations qui fait état des besoins en infrastructure, un plan régional des dépenses du Programme, et un plan national qui donne un aperçu stratégique des besoins en infrastructure des Premières Nations et de l’investissement dans le PIE.

Le PIIPN national est un plan quinquennal qui est mis à jour annuellement et qui résume tous les PIIPN régionaux élaborés de concert avec les collectivités des Premières nations. Le PIIPN présente les investissements particuliers par région dans tous les domaines d’investissement en immobilisations (p. ex., logement, écoles, approvisionnement en eau et traitement des eaux usées, etc.) ainsi que les tendances nationales des investissements dans l’infrastructure et des dépenses dans le cadre du PIE. À l’échelle régionale, des PIIPN précis sont dressés pour énoncer les investissements au titre du sous-programme d’IAETEU. Ces plans comprennent les possibilités d’investissement cernées par les collectivités des Premières nations. Il incombe aux bureaux régionaux d’établir l’ordre de priorité de ces possibilités à l’aide du système national de classement des priorités, conformément au CCG du PIE.

Afin de démontrer la réussite et les réalisations du sous-programme d’IAETEU, AADNC rédige actuellement un rapport sur l’investissement dans l’infrastructure d’approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées. Ce dernier fait suite au rapport d’investissement sur l’infrastructure d’approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées –avril 2006 – mars 2010, qui faisait état des investissements réalisés entre le 1er avril 2006 et le 31 mars 2010 et soulignait les progrès accomplis pendant cette même période. Le nouveau rapport fait le point sur les activités entreprises entre le 1er avril 2010 et le 31 mars 2012. Il résume les dépenses en immobilisations d’AADNC associées à l’infrastructure d’approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées, notamment les fonds affectés au fonctionnement et à l’entretien des réseaux, présente les résultats des récentes inspections dont ont fait l’objet les réseaux d’approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées, et indique les prochaines étapes que franchira AADNC pour appuyer les Premières nations.

 

 

2. Objectif et portée de la vérification

2.1 Objectif de la vérification

L’objectif de cette vérification était d’évaluer la pertinence et l’efficacité des contrôles en place pour soutenir la prestation et la surveillance du sous-programme d’IAETEU des Premières nations, qui relève du PIE global.

2.2 Portée de la vérification

La portée de cette vérification comprenait l’évaluation des points suivants :

  • l’efficacité des contrôles de gouvernance appliqués par la direction des bureaux régionaux et du Programme pour la surveillance et l’établissement de rapports liés aux activités du sous-programme d’IAETEU;
  • la conformité aux exigences pertinentes du CCG du PIE qui s’appliquent aux projets d’infrastructure d’approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées, entre autres, en ce qui a trait aux affectations de fonds, à la gouvernance et à la surveillance de la gestion, au processus de planification du PIIPN, au processus d’inspection annuelle de projets, et à l’utilisation du SIGI pour l’enregistrement des résultats des inspections;
  • les projets inscrits dans le cadre du sous-programme d’IAETEU et approuvés entre le 1er avril 2010 et le 31 mars 2012;

La vérification visait également à examiner les processus connexes de contrôle et de gouvernance en place à l’administration centrale et dans trois régions échantillonnées (Saskatchewan, Manitoba et Ontario) pendant la période du 13 août au 12 septembre 2012.

 

 

3. Démarche et méthodologie

La vérification de l’IAETEU a été planifiée et effectuée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada énoncées dans la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor.

Des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été suivies, et des éléments de preuve ont été recueillis pour étayer les conclusions qui se dégagent de la vérification et qui sont présentées dans le présent rapport.

Il a été décidé pendant la phase de planification de la présente vérification que des visites seraient effectuées dans trois régions, soit la Saskatchewan, le Manitoba et l’Ontario. De plus, des employés du Programme à l’administration centrale d’AADNC ont été sélectionnés à des fins d’entrevue en tant que représentants de la haute direction, et des procédures de vérification ont été appliquées dans les bureaux régionaux et à l’administration centrale (p. ex, examen des documents pertinents à l’appui).

Les principales techniques de vérification utilisées comprenaient :

L’approche utilisée pour atteindre l’objectif de vérification consistait, entre autres, à établir des critères de vérification permettant de formuler des observations et de tirer des conclusions. Ces critères sont énumérés à l’ annexe A.

 

 

4. Conclusion

Dans l’ensemble, les pratiques de contrôle ont été jugées adéquates. Toutefois, certaines améliorations pourraient être apportées afin de renforcer les pratiques de gestion dans les domaines suivants : la structure de gouvernance, les directives relatives aux inspections annuelles, le soutien des systèmes d’information, et les exigences relatives à la délégation des pouvoirs et à la gestion des risques associés aux projets, lesquelles devraient être clairement.

 

 

5. Observations et recommandations

En se fondant sur un ensemble d’éléments de preuve recueillis au cours de l’examen de la documentation, des analyses et des entrevues, l’équipe de vérification a évalué chaque critère de vérification et tiré une conclusion pour chacun d’eux. Lorsqu’une différence importante entre les critères de vérification et les pratiques observées était relevée, les risques liés à l’écart étaient évalués et utilisés pour tirer une conclusion et formuler des recommandations d’amélioration.

Les observations portent à la fois sur les pratiques de gestion qui sont jugées adéquates, et celles qu’il y a lieu d’améliorer. Les observations concernant les aspects à améliorer sont accompagnées de recommandations de mesures correctives.

5.1 Gouvernance et surveillance de la gestion

Les mécanismes de gouvernance et de surveillance des activités du sous-programme d’IAETEU servent de base à toutes les autres composantes de contrôle interne, offrant la discipline et la structure nécessaires. Afin de jouer un rôle de surveillance efficace, les instances de gouvernance (p. ex., les comités) doivent recevoir, en temps opportun, des renseignements suffisants, complets et exacts et veiller à ce que toutes les questions relatives à l’IAETEU fassent l’objet d’examens critiques et de discussions approfondies. Il importe qu’un comité d’examen des immobilisations (ou l’équivalent) soit établi dans chaque bureau régional afin d’assurer la surveillance générale de l’IAETEU, d’étayer l’approbation des principaux aspects de l’IAETEU, notamment l’établissement de l’ordre de priorité des projets, l’élaboration du PIIPN et les affectations budgétaires.

La vérification a permis de constater que, malgré les structures raisonnables de gouvernance et de surveillance en place pour les activités liées à l’IAETEU dans les régions et à l’administration centrale, les mécanismes et les structures de gouvernance diffèrent d’une région à l’autre. De plus, dans certains cas, aucun compte rendu officiel de décisions n’est rédigé. Plus précisément, les irrégularités ont été observées dans les domaines suivants:

  • Dans certaines régions, aucun procès-verbal n’est rédigé à la suite des réunions du comité régional d’examen des immobilisations. De plus, les décisions relatives à l’ordre de priorité des projets et à la planification sont, dans certains cas, prises à l’extérieur des réunions officielles des comités d’immobilisations. Parmi les décisions qui ne sont pas adéquatement documentées par ces comités de gouvernance clés, mentionnons l’approbation des PIIPN et des affectations budgétaires connexes.
  • Dans certaines régions, le cadre de référence des comités est périmé, ne tient pas compte des récents changements organisationnels effectués au sein du bureau régional, ou est carrément inexistant.
  • Les régions n’ont pas toutes des comités spéciaux chargés d’examiner les questions d’immobilisation, d’autant plus que ce ne sont pas tous les comités qui se réunissent de façon régulière. À titre d’exemple, dans un bureau régional, le comité responsable de l’IAETEU est le Conseil régional de gestion des investissements, mais les membres ne se sont pas réunis depuis 2008. Les décisions sont plutôt prises de façon non officielle par la direction, qui ne produit pas de compte rendu de décisions.

Recommandation

Il est recommandé au sous-ministre adjoint principal des Opérations régionales:

1. de veiller à ce que tous les bureaux régionaux aient un comité d’examen des immobilisations chargé d’établir l’ordre de priorité des décisions relatives aux projets d’immobilisation et à la planification des immobilisations. Ce comité, dont le mandat doit être à jour, a la responsabilité d’étayer adéquatement les décisions qu’il prend.

5.2 Gérance

5.2.1 Planification et budgétisation

Une gérance efficace repose sur un processus rigoureux et opportun d’établissement de budgets et de prévisions, qui consiste, entre autres, à effectuer un examen critique des décisions relatives à l’affectation des ressources. Il est également important que la direction régionale surveille périodiquement les budgets approuvés. L’élaboration de PIIPN régionaux constitue l’occasion de regarder vers l’avenir, d’allouer des ressources, de centrer les efforts sur les principaux objectifs et sur les activités qui y sont associées et de déterminer les montants qui seront affectés aux projets en fonction de l’ordre de priorité de ceux-ci.

Les PIIPN régionaux sont les principaux outils de planification et de déclaration qu’utilisent, tout au long de l’année, les bureaux régionaux et l’administration centrale. Ces plans quinquennaux continus permettent de recenser les projets d’immobilisation (y compris les projets d’IAETEU) qui sont jugés prioritaires en terme d’investissement. Les PIIPN régionaux sont établis à partir des PIIPN des Premières nations après la validation des besoins et des dépenses proposés par ces dernières, et ce, dans le cadre d’accords de collaboration étroite entre le personnel des bureaux régionaux et les représentants des Premières nations.

Les PIIPN régionaux sont établis suivant un processus bien défini qui est décrit dans le processus national de planification des immobilisations et dans le CCG du Programme. Tous les bureaux régionaux suivent des processus semblables conformément aux directives écrites. Les projets d’investissement régionaux inscrits dans le PIIPN sont classés en ordre de priorité en fonction du Système national de classement des priorités et d’autres exigences en matière de priorité liées aux fonds visés (p ex., le Fonds d’infrastructure pour les Premières nations).

Un processus officiel est en place à l’administration centrale pour l’établissement du budget d’IAETEU alloué à chaque bureau régional. Les montants affectés aux bureaux régionaux sont déterminés en fonction des plans de ressources régionaux approuvés, lesquels contiennent les projets d’immobilisation et les coûts de fonctionnement et d’entretien. Tout au long de l’année, ces budgets font l’objet d’un suivi dont les résultats sont consignés dans les rapports sur la situation financière présentés à l’administration centrale aux fins d’examen.

Recommandation

Aucune recommandation n’a été formulée à cet égard.

5.2.2 Inspections annuelles des réseaux

Les inspections sont un outil efficace dont peuvent se servir les bureaux régionaux et les Premières nations pour orienter la planification à court et à long termes des investissements dans l’IAETEU. Les résultats des inspections éclairent les décisions relatives au fonctionnement et à l’entretien des réseaux d’approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées, à la façon de prolonger la durée de vie de ces réseaux et aux moyens de réduire les risques liés à ceux­ci. À partir du rôle sur le contrôle de la qualité de l’eau, Santé Canada a rapporté un nombre de systèmes faisant l’objet d’avis concernant la qualité de l’eau potable (AQEP) dans les communautés des Premières nations. Selon les résultats des inspections de l’eau faites par Santé Canada, les résultats des tests et les avis concernant la qualité de l’eau potable sont utilisés comme base d’inspections d’AADNC. Les résultats de l’évaluation du risque obtenus lors des inspections annuelles d’AADNC sont à la base de l’affectation des ressources pour l’IAETEU. Cela dit, les réseaux d’approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées présentant un risque plus élevé, bénéficient d’une plus grande attention et d’un investissement plus important. Les inspections sont également un moyen pour AADNC d’évaluer les résultats des investissements et des activités liées aux réseaux d’approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées dans les réserves, et ainsi de déterminer les principales priorités et de mieux cibler les ressources. Selon les protocoles d’AADNC sur l’approvisionnement en eau et le traitement des eaux usées, une inspection annuelle doit être réalisée afin de vérifier le rendement de tout réseau centralisé d’approvisionnement en eau ou de traitement des eaux usées qui est financé en totalité ou en partie par AADNC et qui dessert au moins cinq habitations (ou une installation publique).

Les réseaux de chaque région ont été soumis au processus d’inspection de l’IAETEU tous les ans depuis 2006, à l’exception des exercices 2009­2010 et 2010­2011, lors desquels une évaluation nationale a eu lieu. L’Évaluation nationale des systèmes d’aqueduc et d’égout dans les collectivités des Premières nations a été menée par des entrepreneurs externes et visait à déterminer la cote de risque global de tous les réseaux d’approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées aménagés dans les collectivités des Premières nations. Un rapport d’investissements sur l’infrastructure d’approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées est actuellement rédigé. Il comprend des tableaux comparatifs des résultats des inspections faites lors de l’Évaluation nationale de 2009-2011 et des résultats des inspections annuelles du rendement de 2011-2012. La direction a rapporté que certaines données de l’Évaluation nationale de 2010­2011 avaient été corrompues lors de leur importation dans le SIGI à l’administration centrale, ce qui a engendré des problèmes liés à l’enregistrement et à l’établissement d’une liste complète et exacte des réseaux d’AETEU. La direction du sous-programme d’IAETEU à l’AC et le personnel des bureaux régionaux mènent actuellement une enquête sur les écarts observés dans les niveaux de risque afin de déterminer les causes possibles, de même que les mesures correctives qui s’imposent.

La période d’évaluation a également servi à examiner le processus d’inspection régionale annuelle de 2011­2012. Cet examen a révélé un certain nombre d’irrégularités et un manque d’uniformité entre les régions, tel qu’il est indiqué ci-dessous.

  • Dans toutes les régions, des personnes interrogées ont indiqué que les bureaux régionaux avaient repéré de nombreuses erreurs au moment d’importer les résultats des inspections dans le SIGI. Ces erreurs étaient associées aux problèmes liés aux questions d’inspection et ont donné lieu à des corrections manuelles. La direction de l’IAETEU continue d’examiner ces erreurs et tente de les corriger;
  • Il y a peu de documents de procédures et d’orientation qui décrivent l’approche souhaitée pour réaliser les inspections annuelles dans les régions et pour entreprendre l’évaluation et l’examen critique et donner l’approbation avant le parachèvement des résultats. Les bureaux régionaux utilisent différentes approches pour réaliser les inspections (c.à.d. recours à des formateurs itinérants, au personnel d’AADNC ou à des experts-conseils externes), et les activités d’assurance de la qualité des responsables techniques sont entreprises et consignées différemment (p. ex., au début ou à la fin du processus ou encore, de façon informelle). Les personnes interrogées ont donc signalé que le fait d’appliquer différentes approches a entraîné des incohérences et des erreurs au niveau de la comparaison des résultats entre les régions (p. ex., les réseaux ont plus tendance à être considérés comme représentant un risque élevé lorsque les inspections sont menées par le personnel d’AADNC).
  • Un des bureaux régionaux utilise une approche manuelle pour saisir les résultats des inspections annuelles dans le SIGI, alors que les autres utilisent une méthode d’importation et d’exportation électroniques. L’utilisation d’une méthode manuelle accroît le risque d’erreur au niveau de la saisie de données et entraîne des inefficacités.
  • L’un des bureaux régionaux n’effectuait pas entièrement les inspections annuelles. Pour l’année fiscale 2011-12, un type d’inspection informel et moins rigoureux a été exécuté pour un grand nombre de systèmes d’approvisionnement en eau et une liste incomplète des inspections requises a été utilisée, causant des erreurs dans les rapports.
  • Le personnel des régions a signalé que le processus d’importation des résultats d’inspection dans le SIGI entraîne toujours beaucoup d’erreurs d’importation de données qui doivent être résolues pour que le système accepte les résultats finaux. Le personnel des régions participant au processus d’enregistrement de données a indiqué que les erreurs découlaient principalement de la mauvaise interprétation des questions ou réponses relatives à l’inspection. Un groupe de travail national a été mis sur pied afin de régler ces problèmes (p. ex., élaboration de lignes directrices). Lorsque les erreurs de saisie ne sont pas corrigées en temps opportun, il y a plus de risque que le SIGI contienne des données inexactes et incomplètes.
Recommandation

Il est recommandé au sous-ministre adjoint principal des Opérations régionales :

2. d’élaborer des lignes directrices afin d’aider les bureaux régionaux à adopter une approche uniforme pour réaliser les inspections annuelles, et s’assurer que les inspections sont correctement effectuées dans l’ensemble des régions et que les résultats sont consignés de façon adéquate.

5.2.3 Soutien au système d’information

Il importe d’assurer une gestion efficace de l’information afin d’appuyer le personnel de gestion des projets d’immobilisation et les équipes de services techniques et d’assurer l’efficacité de la gestion, du suivi et de la déclaration des données. Le module sur l’eau du SIGI est le principal outil utilisé par le personnel du sous-programme d’IAETEU pour enregistrer les résultats des inspections annuelles. Selon le CCG du Programme, le SIGI représente un outil vital pour les bureaux régionaux, qui devraient l’utiliser pour gérer et surveiller les éléments d’actif, de même que pour gérer le financement des projets d’immobilisation.

La vérification a révélé un manque d’uniformité dans l’utilisation du SIGI :

  • le SIGI n’est pas utilisé de manière uniforme par l’ensemble des bureaux régionaux (c.à.d. pour la saisie des résultats des inspections, l’examen des données et la consignation des données dans le SIGI);
  • dans une région, le principal utilisateur du module sur l’eau du SIGI utilise des feuilles de calcul distinctes du SIGI pour l’administration des données et la production de rapports; et,
  • à l’heure actuelle, les régions utilisent le système uniquement pour enregistrer les résultats des inspections annuelles puisqu’il ne permet pas d’exercer la gestion de projets (c.-à-d. le suivi des projets ou la gestion budgétaire). Les régions ont plutôt recours à des feuilles de calcul pour suivre et gérer les plans d’immobilisation et les projets individuels d’approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées.

Les budgets annuels sont dressés en fonction des horaires établis et font l’objet d’un suivi régulier dans le cadre du processus de rapport sur la situation financière. Toutefois, en raison des problèmes de connectivité entre les systèmes PTPNI, OASIS et SIGI, les régions doivent recourir à un processus manuel et à des feuilles de calcul pour assurer le suivi des plans d’immobilisation régionaux (PIIPN), ce qui peut accroître le risque d’erreur. Comme les feuilles de calcul des plans d’immobilisation ne sont pas reliées au système financier, les directions régionales ont davantage de difficulté à rendre compte avec exactitude de la situation financière et à gérer adéquatement les projets d’immobilisation.

Recommandations

Il est recommandé au sous-ministre adjoint principal des Opérations régionales :

3. de clarifier les exigences en matière d’information sur la gestion des projets d’IAETEU, préciser les sources d’information et élaborer une approche uniforme pour la saisie d’information sur la gestion des projets à l’aide d’un seul système.

5.3 Responsabilisation et gestion des risques

En 2009, un CCG a été élaboré et mis en œuvre afin d’aider et d’orienter le personnel des bureaux régionaux et de l’AC dans la gestion du PIE.

Le CCG du PIE décrit une méthode de gestion de projet axée sur le risque et comprend un outil d’évaluation du risque du projet, une approche matricielle et un modèle qui décrit les cotes de risque des projets et des bénéficiaires et permet de déterminer les cotes de risque global, les exigences en matière d’examen et de surveillance et les niveaux applicables de pouvoirs délégués.

Conformément au CCG, les niveaux de pouvoirs délégués associés à tous les grands projets d’immobilisation sont établis en fonction du facteur de risque global obtenu lors de l’évaluation du projet axée sur le risque. Aux fins du PIE, ces pouvoirs remplacent ceux qui se trouvent dans le document de délégation des pouvoirs de signature du Ministère, puisqu’ils se rapportent à l’article 32 (engagements) et à l’article 34 (approbation des dépenses) de la Loi sur la gestion des finances publiques.

La vérification a permis de constater une certaine confusion et un manque de compréhension chez les employés des bureaux régionaux interrogés, à savoir si les exigences en matière de délégation de pouvoirs décrites dans le CCG du PIE s’appliquaient à l’énoncé de projet global ou aux paiements individuels liés aux projets. Plus précisément, aucun échantillon d’acompte examiné dans le cadre de la vérification n’était conforme aux exigences en matière de délégation de pouvoirs décrites dans le CCG. La direction du Programme a indiqué que les exigences accrues liées aux niveaux de pouvoirs délégués ne s’appliquaient qu’aux fins de l’approbation de l’énoncé de projet, et non de l’approbation des dépenses. L’information à ce sujet contenue dans le CCG n’est pas suffisamment claire, d’autant plus qu’elle est présentée dans la section qui suit immédiatement celle des niveaux de pouvoirs délégués, plutôt que dans une section plus pertinente du CCG.

En outre, les niveaux de pouvoirs délégués devraient être établis en fonction du niveau de risque des projets. Il a toutefois été signalé qu’aucun des bureaux régionaux visités pendant la vérification n’avait procédé à l’évaluation officielle des risques associés à l’approbation des projets, tel qu’il est exigé dans le CCG du Programme, et que, par conséquent, aucun d’eux n’appliquait la délégation des pouvoirs en fonction du facteur de risque général déterminé par le régime de gouvernance fondé sur les risques. Le processus d’approbation des projets basée sur le risque permet aussi de déterminer la stratégie de surveillance du bénéficiaire et d’établissement du rapport. Certaines régions continuent toutefois d’accomplir le suivi des projets capitaux comme si les projets étaient évalués comme un risque moyen ou élevé. Une approche basée sur le risque procurerait une meilleure efficience et réduirait la charge de travail du bénéficiaire et du personnel de l’AADNC dans le rapport. La direction du Programme a déclaré qu’elle était au courant que beaucoup de bureaux régionaux doivent encore apprendre à utiliser adéquatement l’outil d’évaluation du risque, et a signalé que des séances de formation additionnelles étaient prévues.

Recommandation

Il est recommandé au sous-ministre adjoint principal des Opérations régionales :

4. de clarifier les exigences du Cadre de contrôle de gestion du PIE et de veiller à ce que les régions en comprennent tous les aspects et s’y conforment, y compris les niveaux de pouvoirs délégués et les évaluations du risque complétées pour tous les projets en cours et à venir.

5.4 Résultats et rendement

La mesure, le suivi et l’établissement de rapports sur le rendement sont tous des activités nécessaires permettant de faciliter la communication efficace des résultats et de démontrer clairement les réussites et l’atteinte des buts et des objectifs du Programme. Elles servent à démontrer que le Programme est efficace et que le rendement de l’investissement est adéquat et acceptable. Elles visent également à assurer la reddition de comptes et à permettre au directeur général de l’Infrastructure communautaire de surveiller les effets et les réussites du sous-programme d’IAETEU et d’en rendre compte.

L’annexe F du CCG du PIE contient une liste des indicateurs de rendement clés (IRC) applicables au PIE dans son ensemble. Pour ce qui est des indicateurs liés à l’IAETEU, la vérification a révélé que le personnel du Programme à l’AC en rendait compte principalement pour satisfaire aux exigences internes et pour étayer le rapport d’investissement du Programme. La principale source de données pour les IRC est le SIGI, dans lequel sont consignés les résultats des inspections régionales annuelles des IAETEU. De plus, les données sur les IRC sont utilisées périodiquement dans des rapports tels que le rapport annuel sur le développement durable et le rapport annuel sur le rendement du Ministère.

Le principal IRC dont les bureaux régionaux doivent rendre compte dans le cadre du sous-programme IAETEU vise l’état d’avancement de leurs inspections annuelles (c.à.d. nombre prévu, nombre atteint, etc.). Ils en font état dans les rapports trimestriels à l’intention du personnel du Programme à l’AC.

Un examen d’un échantillon de rapports trimestriels régionaux sur le rendement a permis de constater que les résumés donnaient un aperçu des réalisations accomplies pendant l’année et présentaient un tableau de bord indiquant si chaque objectif stratégique était atteint, sur la bonne voie ou en retard. Les objectifs stratégiques énoncés dans les rapports trimestriels sont associés à des activités précises, à des indicateurs de rendement, à des évaluations du risque et à des résultats.

Enfin, les responsables du Programme à l’AC rédigent actuellement le « Rapport d’investissement ». Ce rapport, produit périodiquement (le rapport antérieur date de mars 2010), présente les investissements faits à ce jour et donne un aperçu des résultats de la récente évaluation nationale de tous les réseaux d’approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées et de la cote de risque de ces derniers.

Recommandation

Aucune recommandation n’a été formulée à cet égard.

 

 

6. Plan d'action de la direction

Recommandations Réponse de la direction/Mesures de suivi Gestionnaire responsable
(Titre)
Date de mise
en œuvre prévue
1. Le sous-ministre adjoint principal des Opérations régionales doit veiller à ce que tous les bureaux régionaux aient un comité d’examen des immobilisations chargé d’établir l’ordre de priorité des décisions relatives aux projets d’immobilisations et à la planification des immobilisations, et de les approuver. Ce comité, dont le mandat doit être à jour, a la responsabilité d’étayer adéquatement les décisions qu’il prend. Le sous-ministre adjoint principal a demandé aux directeurs généraux régionaux de s’assurer de disposer d’un processus solide pour établir le plan régional d’investissement dans l’infrastructure des Premières nations (PIIPN) et d’un comité d’examen des immobilisations (ou l’équivalent) dont le mandat est à jour.

La Direction générale des infrastructures communautaires (DGIC) entamera, de concert avec les bureaux régionaux, un processus de suivi qui se poursuivra au cours de l’exercice 2013-2014. Cette mesure vise à confirmer que des processus adéquats de planification des investissements et d’examen des immobilisations ont été établis, et que les décisions prises sont documentées.
SMAP des Opérations régionales Novembre 2012
2. Le sous-ministre adjoint principal des Opérations régionales doit élaborer des lignes directrices afin d’aider les bureaux régionaux à adopter une approche uniforme pour réaliser les inspections annuelles, et s’assurer que les inspections sont correctement effectuées dans l’ensemble des régions et que les résultats sont consignés de façon adéquate. Les lignes directrices sur les inspections annuelles ont été révisées puis diffusées en octobre 2012. Elles comprennent des consignes claires. De plus, d’ici juin 2013, le groupe de travail des Opérations régionales élaborera un cadre pour établir un calendrier des inspections en fonction du risque, lequel sera mis en œuvre au cours du cycle d’inspection du rendement annuel de 2014-2015. SMAP des Opérations régionales Octobre 2012


Juin 2013
Le Cadre de contrôle de gestion (CCG) pour le Programme d’immobilisations et d’entretien (PIE) définit les exigences relatives au calendrier de présentation des rapports sur les inspections. Afin d’assurer que les inspections sont correctement effectuées dans l’ensemble des régions et que les résultats sont dûment consignés, les bureaux régionaux sont tenus de rendre compte des progrès liés aux inspections dans leurs rapports trimestriels. La DGIC surveille ces rapports et le taux de données téléchargées dans le Système intégré de gestion des immobilisations (SIGI) afin de s’assurer que les inspections sont correctement effectuées et que les résultats sont enregistrés de façon adéquate. Le téléchargement des données d’inspection se fera en décembre 2012 et en janvier 2013 conformément au calendrier établi. Janvier 2013
3. Le sous-ministre adjoint principal des Opérations régionales doit clarifier les exigences en matière d’information sur la gestion des projets d’infrastructure d’approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées (IAETEU), préciser les sources d’information et élaborer une approche uniforme pour la saisie d’information sur la gestion des projets à l’aide d’un seul système. Une stratégie à long terme visant à accroître l’efficacité du suivi de projets au moyen du SIGI et à aider les bureaux régionaux à satisfaire aux exigences en matière d’information sur la gestion des projets prévues dans le CCG sera soumise à l’approbation du comité directeur du SIGI. SMAP des Opérations régionales December 2012
Afin d’encourager les régions à effectuer le suivi des projets à l’aide du SIGI, au lieu d’utiliser des feuilles de calcul distinctes, l’équipe du SIGI améliorera le module de suivi de projets et offrira des séances de formation aux responsables du SIGI sur l’utilisation de ce module.

Les travaux visant à étudier la possibilité de regrouper les systèmes de production de rapports sur les projets SIGI et PTPNI en un seul système ne seront pas entrepris avant que le changement prévu à la plateforme sous­jacente du PTPNI ne soit terminé.
Juin 2013
4. Le sous-ministre adjoint principal des opérations régionales doit clarifier les exigences du Cadre de contrôle de gestion du PIE et veiller à ce que les régions en comprennent tous les aspects et s’y conforment, y compris les niveaux de pouvoirs délégués et les évaluations du risque complétées pour tous les projets en cours et à venir. La DGIC met à jour le CCG de manière à clarifier les processus d’approbation des projets présentant un risque élevé ou ayant une haute importance (projets de 10 M$ et plus) et la méthode de calcul et d’application de la gestion du risque aux projets d’immobilisations. Cette mise à jour consiste à ajouter du texte dans le corps du CCG et à inclure des instructions plus rigoureuses dans l’annexe. La DGIC présentera le CCG révisé au Comité des opérations aux fins d’approbation à la mi-novembre 2012. SMAP des Opérations régionales Novembre 2012
 

 

Annexe A : Critères de vérification

L’objectif de vérification était lié aux critères de vérification élaborés conformément aux contrôles de gestion fondamentaux. Des critères de vérification additionnels ont été élaborés relativement aux risques particuliers relevés à l’étape de la planification.

Critères de vérification

Gouvernance

1.1 La gouvernance et la surveillance de l’infrastructure d’approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées (IAETEU) sont adéquates et efficaces, et les instances de surveillance reçoivent des renseignements complets et utiles en quantité suffisante et en temps opportun.

1.2 Les rôles et les responsabilités d’AADNC et des autres intervenants sont clairement définis pour permettre une surveillance efficace l’IAETEU.

1.3 Les responsables techniques fournissent suffisamment d’information à la direction et au personnel du Programme pour appuyer les recommandations techniques concernant les projets d’immobilisation et la supervision des évaluations du risque.

Gérance – Planification

2.1 Un processus officiel est en place pour l’élaboration, l’analyse critique et l’approbation du Plan d’investissement dans l’infrastructure des Premières nations (PIIPN).

Gérance – Budgétisation

3.1 Un processus officiel est en place pour l’élaboration du budget lié à l’infrastructure d’approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées, y compris pour l’établissement de l’ordre de priorité, l’analyse critique et l’approbation de l’affectation des fonds.

3.2 Des budgets annuels sont établis en fonction d’échéanciers et font l’objet d’un suivi périodique.

3.3 Les acomptes versés en fonction des budgets convenus sont appuyés des documents pertinents et sont approuvés officiellement.

Résultats et rendement

4.1 La direction a déterminé les résultats escomptés et les mesures de rendement en fonction des objectifs du Programme.

4.2 La direction assure un suivi et produit des rapports en fonction des résultats prévus sur une base régulière.

Inspections

5.1 La direction dispose d’une approche officielle en matière d’inspection annuelle qui est appliquée de façon uniforme.

5.2 Les inspections annuelles sont soumises à un processus d’examen, d’examen critique et d’approbation avant que les résultats ne soient parachevés.

Gestion des données

6.1 Les systèmes de gestion de l’information répondent aux besoins des utilisateurs et appuient le Programme.

 
 
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