Vérification des contrôles au niveau de l'entité dans la région des Territoires du Nord-Ouest - Rapports de suivi en date du 31 décembre 2012

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 31 décembre 2012

Organisation des Affaires du Nord, région des T.N.-O.

Vérification des contrôles au niveau de l'entité dans la région des Territoires du Nord-Ouest
Date d'approbation 28/09/2012

Recommandations
du projet
Plan d'action Date
d'achèvement
prévue
Réponse
du programme
1. Le sous-ministre adjoint (SMA) de l’Organisation des affaires du Nord (OAN) doit utiliser les résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF) afin de recueillir de l’information sur les problèmes éventuels liés au moral des employés dans la région des Territoires du Nord-Ouest et d’établir un point de référence à partir duquel il pourra élaborer un plan d’action pour résoudre ces problèmes.
  • Élaborer et mettre en œuvre un plan d’action régional qui reprend les résultats du SAFF de 2012 comme point de référence pour mesurer les problèmes liés au moral des employés dans la région des T.N.-O.
Novembre 2012 État : Terminé

Les commentaires des groupes de travail des T.N.-O. ont été intégrés au plan d’action ministériel concernant le SAFF. Au même moment, on passait en revue les résultats clés de la région des T.N.-O. et recueillait les commentaires des groupes de travail.

Les résultats régionaux et l’ébauche du plan pour les T.N.-O. ont été présentés à l’ensemble du personnel dans le cadre de l’assemblée générale d’octobre 2012.

Le plan d’action régional concernant le SAFF a été parachevé et présenté au SMA de l’OAN en novembre 2012.

Les résultats intégrés au plan d’action régional concernant le SAFF découlent d’une analyse environnementale interne et de l’élaboration de plans régionaux de gestion des RH (p. ex. plan de gestion de l’effectif; plan de stabilisation pour la région; plan de transfert des responsabilités des RH.

SVE : La mise en œuvre est achevée. Classée.
  • Mettre en œuvre le sondage auprès des employés régionaux pour mesurer les progrès réalisés par rapport au SAFF, en tant que point de référence.
Janvier 2013
  • Communiquer les résultats du SAFF et du sondage auprès des employés régionaux et élaborer un plan d’action.
Février 2013
2. Le sous-ministre adjoint (SMA) de l’Organisation des affaires du Nord (OAN) doit passer en revue les rôles et les responsabilités du bureau régional des Territoires du Nord-Ouest dans le but d’améliorer la distribution des rôles de leadership aux niveaux stratégique et opérationnel.
  • Rédiger ou modifier les ententes de rendement des cadres supérieurs des DGR/ DGRA pour tenir compte des rôles et des responsabilités propres à chacun ainsi que des rôles de leadership stratégique et opérationnel. Le tout sera précisé et confirmé dans les ententes de rendement des cadres supérieurs du Comité de gestion.
Examen de mi-exercice des ententes de rendement des cadres supérieurs (octobre) État : Terminé

Les ententes sur le rendement des cadres supérieurs sont terminées pour les DGR, les DGRA et l’équipe de la haute direction.

La transition des cadres a été présentée dans le cadre de l’examen de mi-exercice de la haute direction et à l’assemblée générale de tout le personnel.

SVE : La mise en œuvre est achevée. Classée.
  • Diffuser au personnel visé des régions et de l’OAN, ainsi qu’aux organismes de gestion, le plan de la transition des cadres qui étaye les documents qui précèdent, et le mettre en œuvre.
Novembre 2012
3. Le sous-ministre adjoint (SMA) de l’Organisation des affaires du Nord (OAN) doit collaborer avec le bureau régional des Territoires du Nord-Ouest en vue d’élaborer une approche à l’égard de l’établissement des priorités stratégiques et de l’affectation des ressources qui donne lieu à des discussions entre les gestionnaires régionaux ainsi qu’à un processus de remise en question des priorités proposées et des répercussions budgétaires s’y rattachant.
  • Revoir et mettre en œuvre les modèles de gouvernance et de prise de décisions.
Décembre 2012
Intégration de l’exercice d’établissement des priorités – examen de mi-exercice (16 et 17 octobre 2012)
État : Terminé

Le nouveau modèle de gouvernance et de prise de décisions a été élaboré, et l’exercice collectif d’établissement des priorités est effectué par le groupe de travail sur la planification intégrée des activités, qui relève directement du Comité de la haute direction (anciennement du CGR). Au bout du compte, le CHD et les DGR apportent les modifications nécessaires aux processus ou aux priorités ou les approuvent.

SVE : La mise en œuvre est achevée. Classée.
  • S’assurer d’inclure un exercice collectif d’établissement des priorités dans le processus de planification régional. Le processus de planification intégrée des activités décrira le rôle clair qu’aura à jouer le Comité de gestion régional lors des discussions entourant la prise de décisions en matière d’affectation des ressources ainsi que de sa contribution en ce sens.
Intégration au processus de la PIA en janvier 2013
4. Le sous-ministre adjoint (SMA) de l’Organisation des affaires du Nord (OAN) doit travailler en collaboration avec le bureau régional des Territoires du Nord-Ouest et l’administration centrale de la Direction générale des Services des ressources humaines et du milieu de travail pour résoudre les problèmes de mise en œuvre actuels de la Directive sur les postes isolés et les logements de l’État (DPILE), et demander des précisions sur son interprétation et son application dans la région des T.N.-O. Les directives concernant la DPILE devraient être distribuées au personnel dans la région et les décisions et justifications à l’appui devraient être documentées dans les dossiers des ressources humaines.
  • Élaborer et mettre en œuvre, en collaboration avec l’AC, une approche de gestion de cas uniforme en ce qui concerne l’interprétation et l’application de la DPILE.
En cours État :

Le directeur / gestionnaire des ressources humaines, en collaboration avec les Relations de travail ministérielles, a mis au point l’approche relative à la planification des RH et aux Relations de travail afin de garantir la prise en compte de la Directive sur les postes isolés et les logements de l’État (DPILE) pour certains dossiers. Le conseiller en RH donne des avis par écrit, ce qui permet d’assurer une gestion des cas efficace et de consigner les avis formulés pour étayer les décisions. On produit des rapports de suivi et des résumés sur la gestion des cas (Relations de travail régionales/DPILE), et on les examine régulièrement.

On s’affaire à préparer une foire aux questions au sujet de la DPILE dans le contexte du transfert des responsabilités. Les responsables des Relations de travail de l’organisation et des RH de la région des T.N.-O. travaillent ensemble à choisir les questions et à coordonner les réponses qui seront fournies aux employés sur le site intranet du Ministère.

SVE : La mise en œuvre est achevée en grande partie. Classée.
  • Mettre dans le SGGID le document d’interprétation/la FAQ à l’intention du personnel et des gestionnaires, pour leur information.
Novembre 2012
  • La Direction des RH veillera à ce que toutes les décisions relatives à la DPILE soient étayées et versées au dossier.
En cours
5. Le sous-ministre adjoint (SMA) de l’Organisation des affaires du Nord (OAN) doit collaborer avec le bureau régional des Territoires du Nord-Ouest et la Direction générale des services des ressources humaines et du milieu de travail à l’élaboration de contrôles du système de surveillance automatisée pour assurer le suivi des indemnités prévues par la Directive sur les postes isolés et les logements de l’État (DPILE).
  • Adopter et utiliser le tableau de bord des RH d’AADNC comme système de surveillance automatisée.
Novembre 2012 État :

Dans le contexte de la planification du transfert des responsabilités au chapitre des RH, l’admissibilité des employés aux indemnités aux termes de la DPILE sera au cœur de la transition et des enjeux relatifs à la gestion de l’effectif; cela fait partie du plan opérationnel de transfert des responsabilités en matière de RH.

Il faudra offrir aux gestionnaires une formation sur la gestion de l’effectif afin d’expliquer les volets de la transition de la gestion de l’effectif qui se rapportent à la DPILE.

Les responsables des Relations de travail ministérielles ont préparé une première ébauche du plan de formation qui sera mis en œuvre P4-2013. Les conseillers régionaux en RH responsables de la liaison recevront une formation.

SVE : La mise en œuvre est achevée en grande partie. Classée.
  • Élaborer et mettre en œuvre un plan de formation afin de s’assurer que les gestionnaires connaissent les pouvoirs qui leur sont délégués.
  • Veiller à ce que cette question soit intégrée dans les plans de transition des T.N.-O. et de mise en œuvre pour les centres de service des RH et le reste de l’organisation régionale.
Novembre 2012
 
 
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