ARCHIVÉE - Vérification des infrastructures communautaires dans les réserves - Rapports de suivi en date du 31 décembre 2012

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 31 décembre 2012

Secteur des opérations régionales

Vérification des infrastructures communautaires dans les réserves
Date d'approbation 22 FÉVRIER 2011

Recommandations
du projet
Plan d'action Date
d'achèvement
prévue
Réponse
du programme
1. Le sous-ministre adjoint principal, Secteur des opérations régionales (SOR), doit veiller à ce que l’on achève rapidement la mise en œuvre de la Stratégie de mesure du rendement. La Direction générale des infrastructures communautaires (DGIC) s’emploiera à terminer rapidement la mise en œuvre de la Stratégie de mesure du rendement du Programme d’immobilisations et d’entretien (PIE), ce qui suppose de déterminer des seuils et des cibles pour chacun des 20 indicateurs, d'examiner les outils de programme pour assurer une mesure appropriée des indicateurs de rendement et de rendre compte d’un certain nombre de projets pilotes en cours qui favoriseront la mise en œuvre efficace de la Stratégie. Des 20 indicateurs de rendement clés (IRC) du PIE, seuls 5 ne comportent pas de seuils ou de cibles. On fixera des cibles et des seuils pour 3 autres indicateurs (visant le logement et les écoles) d’ici l’automne 2012. Les retards pour ces 3 indicateurs sont liés à la nécessité de mettre au point de nouveaux outils et processus d’inspection des infrastructures afin d’obtenir les données sur le rendement requises. Enfin, 2 indicateurs clés (normes de service en matière de protection contre les incendies et capacité en matière de fonctionnement et d’entretien [F et E]) demanderont beaucoup de travail, car il faudra élaborer de nouveaux outils et de nouvelles méthodes de collecte pour obtenir les données essentielles à l’établissement de seuils et de cibles convenables. Ce travail devrait être achevé d’ici mars 2013. Mars 2013  
2. Le sous-ministre adjoint principal, SOR, doit veiller à ce que :
  • le plan d’atténuation du profil de risque du PIE soit élaboré et mis en œuvre;
La DGIC continuera à collaborer avec les bureaux régionaux pour mettre en œuvre le plan d’atténuation du profil de risque du PIE et s’assurer qu’il existe un processus d’examen annuel du profil de risque et du plan d’atténuation connexe. Mars 2012 État : Terminé
Mise à jour/ justification :
En date du 31 mars 2012, on demandait de fermer le dossier à la suite de la mise à jour du 30 septembre 2011.

Un profil de risque a été conçu en 2009 et lié à la stratégie de mesure du rendement. La mise en œuvre du profil de risque fait partie de la stratégie de mesure du rendement.

SVE : Terminé
  • les évaluations des risques associés aux grands projets d’immobilisations soient rendues officielles et consignées par écrit;
La DGIC intégrera l’utilisation des évaluations des risques associés aux grands projets d’immobilisations au Cadre de contrôle de gestion du PIE et veillera à ce qu’on documente ces évaluations comme il se doit et à ce qu’on les utilise dans le cadre de l’examen annuel des dossiers de projet. Avril 2011 État : Terminé
En date du 31 mars 2012, on demandait de fermer le dossier à la suite de la mise à jour du 30 septembre 2011.

Des lignes directrices sur l’évaluation et l’atténuation du risque ont été ajoutées au Cadre de contrôle de gestion. La DGIC effectue des visites de supervision dans toutes les régions et étudie les dossiers de projets pour vérifier que la documentation et les pratiques en matière de gestion du risque sont adéquates.

SVE : Terminé
  • des consignes sur toute mesure d’atténuation propre à la gestion des activités liées aux infrastructures et issue du processus d’évaluation générale du Ministère soient élaborées et communiquées.
La DGIC intégrera dans le Cadre de contrôle de gestion un régime de gouvernance fondé sur le risque qui présentera en détail les mesures d’atténuation propres à la gestion des activités liées aux immobilisations selon l’ampleur du projet et le risque posé par le bénéficiaire. Avril 2011 État : Terminé
Mise à jour/ justification :
En date du 31 mars 2012, on demandait de fermer le dossier à la suite de la mise à jour du 30 septembre 2011.

On a révisé le Cadre de contrôle de gestion afin d’y ajouter un régime de gouvernance fondé sur le risque (Cadre de contrôle de gestion, p. 7 à 11 et p. 49 et 50). Les approbations de projet, la supervision et les contrôles sont maintenant fondés sur l’ampleur du projet et sur le risque posé par le bénéficiaire. Le respect de cette exigence est vérifié lors des visites de supervision effectuées dans les régions (jusqu’à maintenant, trois visites du genre ont été menées : Thunder Bay, Vancouver et Toronto).

SVE : Terminé
3. Le sous-ministre adjoint principal, SOR, doit veiller à ce que le Cadre de contrôle de gestion soit élargi pour que l’on puisse y ajouter le financement de petits projets d’immobilisations et de projets de F et E, et à ce qu’un ensemble complet de documents d’orientation à l’appui du Cadre soit mis en place comme prévu et au bon moment. La DGIC ajoutera au Cadre de contrôle de gestion du PIE des sections sur les petits projets d’immobilisations et les projets de F et E.

La DGIC poursuivra l’élaboration un protocole complet concernant les infrastructures financées par AADNC. Le protocole comprendra un ensemble complet de documents d’orientation à l’appui du Cadre de contrôle de gestion. Il sera en place dès avril 2011 et mis à jour au fur et à mesure que l’on rédigera de nouveaux documents d’orientation concernant les grands projets d’immobilisations, les petits projets d’immobilisations et les projets de F et E.
Mars 2012 (ajout de la composante sur le F et E au Cadre de contrôle de gestion)

Septembre 2012 (ajout de la composante sur les petits projets d’immobilisations au Cadre de contrôle de gestion)
État : En cours
Mise à jour/ Justification
En date du 31 déc. 2012 :
En 2013-2014, la région de l’Ontario mettra à l’essai une nouvelle approche relative à la gestion et au contrôle des dépenses en capital secondaire et du financement de F et E. On s’affaire à élaborer un cadre de contrôle de gestion applicable au projet pilote, et celui-ci sera prêt au plus tard le 1er avril 2013. Les résultats du projet pilote serviront à étayer la mise en œuvre de la nouvelle approche à l’échelle nationale dès 2014-2015. Le cadre de contrôle de gestion sera alors mis à jour afin d’inclure les volets relatifs aux dépenses en capital secondaire et au financement de F et E.

Le Protocole pour l'infrastructure financée par AADNC a été rédigé et remis aux bénéficiaires des Premières Nations lors de la mise en œuvre des nouveaux accords-cadres de financement en avril 2011. Le protocole restera un document évolutif qui sera révisé au besoin afin de tenir compte des nouveaux codes, des nouvelles normes, des nouveaux protocoles, etc., qui entreront en vigueur.

SVE : La mise en œuvre est achevée. Classée.
4. Le sous-ministre adjoint principal, SOR, doit veiller à ce qu’un cadre exhaustif de contrôle et de surveillance prévoyant la tenue de vérifications de la conformité soit appliqué aux grands projets d’immobilisations et au financement des petits projets d’immobilisations et des projets de F et E. La DGIC collaborera avec les bureaux régionaux pour faire fond sur les pratiques actuelles de surveillance et de conformité afin de veiller à ce que les pratiques en ces matières employées pour tous les volets de financement du PIE soient convenables.

La DGIC veillera à ce que les activités et les exigences en matière de surveillance et de conformité soient officiellement intégrées aux documents de gouvernance du Programme.
Mars 2012 État : En cours
Mise à jour/justification :
En date du 31 mars 2012 :

Des travaux sont en cours afin d’ajouter une composante sur le fonctionnement et entretien et sur les petites immobilisations au Cadre de contrôle de gestion, y compris la supervision et les exigences en matière de conformité. On prévoit avoir terminé en septembre 2012. Aucun régime de conformité et de surveillance propre au PIE ne sera créé. On l’harmonisera plutôt aux lignes directrices ministérielles sur la vérification des bénéficiaires et aux autres approches en matière de conformité et de surveillance.

En 2012-2013, la DGIC collaborera avec le Secteur de la vérification et de l’évaluation ainsi qu’avec le Centre d'expertise des paiements de transfert pour mener des vérifications chez les bénéficiaires afin de mettre l’accent sur les principales activités d’infrastructures bénéficiant d’un financement.

SVE : Terminé.
 
 
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