ARCHIVÉE - Rapport sur la vérification du bénéficiaire de la Première Nation innue de Sheshatshiu

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Nom : Première Nation innue de Sheshatshiu (site Web non disponible en français)
Lieu  : Terre-Neuve-et-Labrador
Population : 1 291 dans la réserve; 1 447 inscrits au total
Situation de manquement au moment de la vérification : pas de manquement (2011-2012)
Situation de manquement à l'heure actuelle : pas de manquement (2012-2013)
Chef actuel : Andrew Penashue
Période couverte par la vérification : du 1er avril 2010 au 31 mars 2012
Montant du financement d'AADNC vérifié : 6 844 502 $

CONTEXTE

Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) a conclu avec le bénéficiaire plusieurs accords de contribution visant l'octroi d'un financement au cours des années financières 2010-2011 et 2011-2012.

Cette vérification du bénéficiaire visait à fournir l'assurance que les fonds versés à la Première Nation innue de Sheshatshiu, à Terre-Neuve, ont été dépensés aux fins prévues et conformément aux modalités des ententes de financement conclues avec AADNC. La vérification a été menée par Samson & associés à la fin de janvier 2013.

CONSTATATIONS

Le vérificateur a examiné suffisamment d'éléments probants pour étayer ses conclusions. Dans l'ensemble, à part les exigences de déclaration et les redressements après vérification, la vérification a révélé que le bénéficiaire s'est conformé aux modalités énoncées dans les ententes.

Administration du programme

Le bénéficiaire dispose d'un certain nombre de documents de gouvernance. Il existe une politique de gouvernance générale qui précise les rôles et les responsabilités du chef et du conseil, ainsi que des politiques applicables à différents programmes dont le logement, les camps éloignés, les appels d'offres et le personnel. Le bénéficiaire a défini le mandat de ses comités et consigné par écrit plusieurs de ses procédures financières et administratives. Les procès-verbaux des réunions du conseil sont consignés et conservés. Le bénéficiaire a reçu une formation en gouvernance d'AADNC en 2012.

La connaissance des documents de gouvernance et d'orientation pourrait toutefois être meilleure au sein de l'administration en place. Les facteurs ayant contribué au manque de connaissance comprennent l'entrée en fonction d'un nouveau chef, de nouveaux conseillers et de certains membres de l'équipe de direction, ainsi qu'un incendie survenu il y a plusieurs années.

Gestion financière

Le vérificateur a examiné le cadre de contrôle interne que le bénéficiaire a mis en place. Les observations et recommandations sont fondées sur des discussions avec le personnel financier et la direction de l'organisation et un examen de la documentation.

Les observations du vérificateur concernant les améliorations à apporter à la gestion financière sont les suivantes : établir un guide des politiques et procédures en matière de finances; documenter la politique relative à l'approbation des dépenses; dresser une liste exhaustive des documents financiers.

Systèmes de rapports de gestion

Le bénéficiaire tient différents grands livres généraux pour les divers programmes et activités qu'il administre. Le vérificateur a eu du mal à rapprocher les grands livres généraux parce qu'ils n'indiquaient pas clairement leur lien avec les dépenses, les ententes de financement, les programmes, les activités de projet, les activités d'AADNC et les méthodes de financement.

RECOMMANDATIONS

  1. Le bénéficiaire devrait améliorer sa gouvernance en étoffant la documentation et en établissant une série complète de politiques et de procédures. De plus, des plans de travail annuels devraient être utilisés comme outil de gestion utile.
  2. Bien que le bénéficiaire dispose d'un certain nombre de documents concernant les politiques et les procédures, il devrait renforcer les contrôles financiers et administratifs en veillant à :
    • établir et faire approuver un guide complet des politiques et procédures en matière de finances;
    • documenter sa politique concernant l'approbation des dépenses;
    • mettre en place un cadre de gouvernance précisant tous les documents qu'il devrait posséder, puis dresser une liste de tous les documents qu'il possède effectivement.
  3. Le bénéficiaire devrait améliorer les contrôles internes et les procédures comptables en prenant les mesures suivantes :
    • veiller à ce que toutes les factures soient approuvées et fournissent suffisamment de détails aux fins de vérification;
    • s'assurer que la responsabilité à l'égard de la réception de chèques comprend celle de tenir un registre des chèques et qu'elle est distincte de la fonction d'actualisation des livres comptables;
    • s'assurer que les rapprochements bancaires sont signés et que leur approbation est attestée;
    • veiller à établir un contrôle afin d'éviter que la TPS/TVH remboursable ne soit codée en tant que dépense;
    • maintenir ses livres de manière à faciliter le rapprochement entre les grands livres généraux, les ententes de financement et le tableau des revenus et des dépenses. Les dépenses en lien avec différents types de financement d'AADNC devraient être clairement séparées dans le grand livre général;
    • veiller à ce que les rapports à AADNC soient produits en temps opportun.
  4. Il conviendrait d'améliorer les aspects suivants des processus des ressources humaines :
    • évaluer le rendement des employés;
    • appliquer une approche uniforme à l'égard des augmentations de salaire; et
    • établir une grille salariale officielle pour chaque type de poste.

La lettre à la direction énonce plusieurs autres recommandations.

ÉTAT ACTUEL

Une copie du rapport final a été envoyé au bénéficiaire.

 
 
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