ARCHIVÉE - Manuel des rapports de clôture d'exercice : Ententes de financement couvrant les exercices financiers de 2012-2013

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Table des matières



Notes importantes


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1.0 Contexte et historique

Les Ministères des Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) et de Santé Canada (SC) reçoivent et examinent l'information financière conjointement avec l'information non financière et vérifient la conformité annuellement. Ces activités visent à recueillir de l'information afin de garantir que les fonds versés sont dépensés aux fins prévues, que les données recueillies reflètent la situation financière du bénéficiaire et qu'elles permettent à AADNC et/ou SC d'évaluer que la situation financière du bénéficiaire est suffisamment stable pour assurer la prestation continue des programmes et des services financés.

La reddition de comptes au sujet de l'utilisation des fonds publics aux membres de la collectivité et aux Canadiens demeure un élément essentiel du cadre de contrôle de gestion visant les paiements de transfert. Tous les organismes dirigeants sont ultimement responsables envers leurs parties prenantes. À ce titre, AADNC et/ou SC doivent démontrer à la population canadienne et au Parlement, par l'intermédiaire des ministres respectives, que tous les fonds, y compris ceux qui sont transférés aux Autochtones et aux autres bénéficiaires, sont dépensés conformément aux modalités des ententes de financement.

Le Manuel des rapports de clôture d'exercice (MRCE) est un document qui a été fait pour soutenir les bénéficiaires qui reçoivent des fonds d'AADNC et/ou de SC à être conforme aux modalités des ententes de financement, concernant la responsabilisation financière, la transparence et la préparation de rapports. Le manuel doit être lu conjointement avec l'entente de financement du bénéficiaire.

D'autres intervenants peuvent participer à la gestion des fonds de contribution, par exemple le vérificateur du bénéficiaire ou des organismes apparentés qui reçoivent une part des fonds remis au bénéficiaire. Si tel est le cas, il est fortement recommandé que les bénéficiaires remettent le MRCE à tous ceux impliqués dans la gestion de l'entente de financement. Tous ceux impliqués doivent comprendre les exigences annuelles du bénéficiaire en matière de rapports financiers et celles des organismes apparentés recevant des fonds.




2.0 Portée du manuel

Ce manuel s'applique à tous les bénéficiaires d'AADNC et/ou SC-SPNI qui reçoivent des fonds par une entente de financement signée avec l'AADNC et/ou SC tel que défini dans les termes et conditions de l'entente, et qui ont des exigences en matière de rapports financiers décrites dans ce manuel.




3.0 Normes comptables

Les états financiers sont des éléments essentiels de la responsabilisation. Ils représentent la santé financière d'un bénéficiaire et fournis des informations sur les fonds dépensés et à quelles fins. Les états financiers peuvent également aider à la prise de décision future.

Les états financiers sont préparés par le bénéficiaire et vérifiés par un vérificateur indépendant et qualifié. Le travail du vérificateur consiste à déterminer l'exhaustivité et la sincérité des états financiers à tous égards importants, ce qui signifie qu'un examen adéquat est fait pour fournir un avis écrit professionnelle sur les états.

Les états financiers fournissent des informations importantes aux bénéficiaires. L'information est également importante pour les ministères fédéraux qui financent des programmes des paiements de transfert, et les institutions financières qui font affaires avec ces entités.

Des états financiers vérifiés doivent être soumis selon les normes du Conseil sur la comptabilité dans le secteur public (CCSP), lesquelles sont appliquées de façon normalisée par tous les gouvernements au Canada.

De plus, certains rapports à des fins spéciales peuvent être exigés, par exemple, les tableaux des salaires, honoraires, frais de voyage et autres rémunérations.

3.1 Premières nations

Publié par l'Institut canadien des Comptables agréés (ICCA), le manuel de comptabilité du secteur public (CSP) s'applique à tous les types de gouvernement au Canada et, à ce titre, les Premières nations sont considérées comme des gouvernements d'un point de vue comptable.

3.2 Conseils tribaux et organisations politiques des Premières nations

Les conseils tribaux et les organisations politiques des Premières nations doivent respecter les recommandations comptables du manuel de CSP du modèle normalisé de présentation de l'information comptable des gouvernements, à moins que les recommandations et les définitions des normes comptables canadiennes établissent qu'ils constituent plutôt des entreprises à but lucratif, ou des organisations sans but lucratif (le cas échéant), ou des organismes gouvernementaux sans but lucratif (le cas échéant). Il incombe au bénéficiaire, avec l'aide de leur vérificateur, de déterminer lesquelles des recommandations de l'ICCA sont applicables à leur organisation.

3.3 Organismes apparentés

Dans certains cas, l'AADNC et/ou SC peuvent accorder des paiements de transfert à un bénéficiaire qui, à son tour, verse ces paiements à un organisme apparenté pour la prestation de programmes et de services financés selon les conditions d'une entente de financement. Le bénéficiaire financé qui a signé l'entente de financement avec AADNC et/ou SC demeure redevable à AADNC et/ou à SC pour le respect de ses obligations tel qu'indiqué dans l'entente de financement.

Par conséquent, le bénéficiaire doit exiger que l'organisme apparenté fournis ses états financiers au bénéficiaire en plus des états financiers du bénéficiaire. Aussi, sur demande écrite d'AADNC et/ou SC au bénéficiaire, une copie des états financiers de l'organisme apparenté doit être disponible à AADNC et/ou SC.

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4.0 Références




5.0 Definitions

Pour les besoins de ce guide voir les définitions qui sont énoncées à l'Annexe A de la – Politique sur les paiements de transfert sur le site Internet du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.




6.0 Exigences en matière de rapports financiers

Cette section détaille les éléments des rapports financiers qui doivent être présentés à AADNC et/ou SC, tel que définis dans l'entente de financement du bénéficiaire.

Lorsque le mot « vérifiés » suit la deSCription d'un composant, ce composant doit être vérifié indépendamment selon les exigences énoncées dans l'entente de financement.

6.1 Premières nations, Conseils tribaux et Organisations politiques des Premières nations (qui utilisent le modèle normalisé de présentation de l'information comptable des gouvernements)

F-0080 – Ensemble d'états financiers annuels vérifiés consolidés, composés de :

États financiers préparés en vertu des règles générales :
Rapports spéciaux :

Ou

F-0081 – Ensemble du tableau annuel non vérifié des revenus et des dépenses, composé de :

6.2 Bénéficiaires autres que les Premières nations, les Conseils tribaux et les Organisations politiques des Premières nations (inclus les sans but lucratif) (qui utilisent le modèle de présentation générale)

Le bénéficiaire devra remettre l'ensemble des rapports financiers énuméré ci-dessous qui s'applique tel qu'indiqué dans l'entente de financement.

F-0190 – Ensemble d'états financiers annuels vérifiés, composés de :

États financiers préparés en vertu des règles générales :
Rapports spéciaux :

Ou

F-0191 – Ensemble du tableau annuel vérifié des revenus et des dépenses, composé de :

Ou

F-0192 – Tableau annuel non vérifié des revenus et des dépenses, composé de :

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7.0 Description de rapports financiers

7.1 États financiers annuels vérifiés

Premières nations, Conseils tribaux et Organisations politiques des Premières nations (qui utilisent le modèle normalisé de présentation de l'information comptable des gouvernements)

Le bénéficiaire doit remettre des états financiers vérifiés consolidés conformément aux normes comptables canadiennes, en utilisant le modèle normalisé de présentation de l'information comptable des gouvernements.

Les états financiers annuels vérifiés doivent à tout le moins inclure les éléments suivants :

b) Bénéficiaires utilisant le modèle de présentation générale (autres que les Premières nations)

Le bénéficiaire doit présenter les états financiers vérifiés consolidés conformément aux normes comptables canadiennes et au manuel de l'ICCA.

Les états financiers vérifiés doivent à tout le moins inclure les éléments suivants :

7.2 Rapprochement des fonds doit être inclus dans le format des états

AADNC et/ou SC doivent être en mesure de rapprocher les fonds versés au bénéficiaire. Le rapprochement suivant doit être fournis avec l'ensemble d'états financiers vérifiés :

Financement d'AADNC et/ou SC selon les états financiers X $

moins : revenus reportés de l'exercice précédent – par programme / service / activité (X $)

plus : revenus reportés de l'exercice en cours – par programme / service / activité X $

Financement d'AADNC et/ou SC selon la confirmation de financement X $

De plus, l'information suivante doit être incluse dans le rapprochement des fonds :

7.3 Tableaux des revenus et des dépenses du bénéficiaire financé - programme / service / activité (annexe A)

Information importante : Ces tableaux individuels ne sont pas tenus d'être vérifiés à moins qu'ils soient identifiés dans la section 6.

Un tableau séparé des revenus et des dépenses doit être fourni pour chaque programme / service / activité / projet qui reçoit des fonds par l'entremise d'une entente de financement.

Plus précisément, les tableaux des revenus et des dépenses pour le programme / service / activité / projet doivent :

7.4 Tableaux des salaires, honoraires, frais de voyage et autres rémunérations (Annexes B et C)

7.4.1 Déclaration du vérificateur

Le tableau décrit dans cette section doit être accompagné par l'une ou l'autre des déclarations suivantes du vérificateur :

7.4.2 Exigences relatives aux tableaux des salaires, honoraires, frais de voyage et autres rémunérations

À tout le moins, les tableaux doivent comprendre l'information décrite ci-dessous sous les sections Représentants élus ou nommés (Annexe B) et sous Cadres supérieurs non élus (Annexe C).

7.4.3 Représentants élus ou nommés

Il faut établir un « Tableau des salaires, honoraires, frais de voyage et autres rémunérations » conformément à l'annexe B.

Les montants à divulguer proviennent de toutes sources au sein de l'entité comptable du bénéficiaire, y compris les montants provenant, sans s'y limiter, du développement économique et d'autres types d'entreprises commerciales.

Les montants inSCrits dans ce tableau doivent avoir été payés en leur nom, ou avoir été gagnés ou accumulés par les représentants élus ou nommés et peuvent inclure des montants tels que des frais de voyage, des radiations de dettes, les salaires et avantages sociaux pour d'autres emplois détenus au sein de l'entité comptable, des revenus de dividendes et autres montants reçus des entreprises de l'entité comptable du bénéficiaire.

Aux fins de cette section, les représentants élus ou nommés sont :

7.5 Tableau du financement provenant du gouvernement fédéral (Annexe E)

Portée et contexte

Tous les bénéficiaires qui sont des Premières nations, des Conseils tribaux et des Organisations politiques des Premières nations sont dans l'obligation de présenter à AADNC et/ou SC un tableau du financement provenant du gouvernement fédéral et AADNC et/ou SC vont divulguer publiquement cette information. Cette divulgation publique informera les Canadiens des nombreux programmes et services offerts par le bénéficiaire qui sont supportés par des fonds fédéraux.

Les fonds suivants doivent être inSCrits dans le tableau :

Le tableau ne doit pas faire état des montants versés aux bénéficiaires dans le cadre du règlement de leurs revendications globales, particulières ou autres.

7.6 Lettre de recommandations du vérificateur

La certification présente dans le manuel de l’ICCA concernant la lettre de recommandation du vérificateur prescrit une obligation du vérificateur de divulguer au comité de vérification, ou à un comité similaire, les éléments à améliorer du système de contrôle interne identifiés lors du processus de vérification des états financiers (Réf. 5220.07 – Manuel de l’ICCA). On désigne le document servant à communiquer ces renseignements sous le nom de « lettre de recommandations du vérificateur » ou de « lettre sur le contrôle interne ». Ces lettres et les recommandations qu'elles renferment constituent des outils précieux pour aider le développement des capacités administratives et financières du bénéficiaire.

Il est fortement recommandé de fournir la « lettre de recommandations du vérificateur » ou la « lettre sur le contrôle interne » à AADNC et/ou SC en tout temps. Cependant, dans les situations suivantes, le bénéficiaire est tenu de soumettre cette information :

  1. lorsque le bénéficiaire est déjà sous les provisions de manquement d'une entente de financement, (ou d'une continuité d'un manquement précédemment imposée) ; et
  2. lorsque le bénéficiaire ne se conforme pas à son entente de financement et qu'AADNC et/ou SC a informé le bénéficiaire que des mesures de gestion de manquements sont requises, AADNC et/ou SC va demander la « lettre de recommandations du vérificateur » ou la « lettre sur le contrôle interne ».
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Annexe A
Tableau des revenues et des dépenses

Pour l'exercice se terminant le 31 mars, 2013
Bénéficiaire financé
Programme / Service / Activité

  2013 Budget 2013 Non vérifié 2012
(année antérieure)
(Non vérifié)
 
Revenus (exemples)  
Affaires autochtones et Développement du Nord Canada ### ### ###
Autres revenues ### ### ###
AADNC et/ou Santé Canada - Fonds de revenu d'intérêt en fiducie ### ### ###
Fonds inutilisés des années antérieures (s'il y a lieu) ### ### ###
Total des revenus #,### #,### #,###
 
Dépenses (exemples)  
Publicité ### ### ###
Frais de vérification ### ### ###
Créances irrécouvrables ### ### ###
Frais bancaires ### ### ###
Quota cigarettes ### ### ###
Assistance d'urgence ### ### ###
Honoraires ### ### ###
Assurances ### ### ###
Intérêt sur dette long terme ### ### ###
Rencontres ### ### ###
Divers ### ### ###
Frais de bureau ### ### ###
Services professionnels ### ### ###
Frais de location ### ### ###
Entretien et réparations ### ### ###
Salaires et bénéfices ### ### ###
Sous-contrats ### ### ###
Fournitures ### ### ###
Téléphone ### ### ###
Tradition et culture ### ### ###
Frais de déplacement ### ### ###
Total des dépenses #,### #,### #,###
 
Surplus (déficit) avant transferts #,### #,### #,###
Transferts entre programmes #,### #,### #,###
Transfert à Éducation (exemple) #,### #,### #,###
Transfert de Casino (exemple) #,### #,### #,###
Surplus (déficit) #,### #,### #,###
 

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Annexe B
Tableau des salaires, honoraires, frais de voyage et autres rémunérations

Représentants élus ou nommés
Nom du bénéficiaire du financement
pour l'exercice se terminant le 31 mars, 2013

Nom de la personne Titre du poste Nombre
de mois *
Salaire
[Note 1]
Honoraires
[Note 2]
Autres rémunérations [Note 3] Total Frais de voyage
* Nombre de mois durant l'exercice où la personne occupait un poste de représentant élu ou nommé.

Notes:

  1. Le salaire correspond à un montant fixe dont on convient chaque année aux fins de la rémunération d'un employé.
  2. Les honoraires correspondent à des paiements à titre gracieux qui sont versés à une personne en contrepartie de services rendus de façon volontaire ou de services pour lesquels des indemnités ne seraient normalement pas exigées.
  3. Les autres rémunérations comprennent les rétributions versées qui constituent un avantage, mais qui ne font pas partie du salaire ou des honoraires reçus d'un autre organisme (par exemple, Première nation, Conseil tribal, compagnie) en raison d'avoir la position politique tels que les primes, l'usage à des fins personnelles d'un véhicule fourni par le bénéficiaire, les cotisations de retraite, les prestations pour les soins à la santé, etc.).
               
               
               
               
               
               
               
               
               
               
               
               
               

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Annexe C
Tableau des salaires, honoraires, frais de voyage et autres rémunérations

Cadres supérieurs non élus
Nom du bénéficiaire du financement
pour l'exercice se terminant le 31 mars, 2013

Nom de la personne
(optionnel)
Titre du poste Nombre de
mois *
Salaire réel ou
échelle salariale
approuvée [Note 1]
De / À
Dépenses
[Note 2]
Other
Remuneration
[Note 3]
Total Travel Expenses
* Nombre de mois durant l'exercice où la personne faisait partie de l'effectif.

Notes:

  1. Le salaire correspond à un montant fixe dont on convient chaque année aux fins de la rémunération d'un employé.
  2. Les honoraires correspondent à des paiements à titre gracieux qui sont versés à une personne en contrepartie de services rendus de façon volontaire ou de services pour lesquels des indemnités ne seraient normalement pas exigées.
  3. Les autres rémunérations comprennent les rétributions versées qui constituent un avantage, mais qui ne font pas partie du salaire ou des honoraires reçus d'un autre organisme (par exemple, Première nation, Conseil tribal, compagnie) en raison d'avoir la position politique tels que les primes, l'usage à des fins personnelles d'un véhicule fourni par le bénéficiaire, les cotisations de retraite, les prestations pour les soins à la santé, etc.).
               
               
               
               
               
               
               
               
               
               
               
               
               

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Annexe D
Nom du bénéficiaire de la Première nation et Inuit

État de la réserve pour biens immobiliers pour Santé Canada Financement Santé des Premières nations et des Inuits
Pour l'exercice se terminant le 31 mars, 2013

Les bénéficiaires d'ententes de financement souple et de transferts souples datés avant avril 2012 et d'entente de financement souple global et de transferts souples globaux doivent aussi fournir l'état de la réserve pour biens immobiliers (RBI) pour Santé Canada, financement santé des Premières nations et des Inuits conformément à l'état de la réserve pour biens immobiliers de Santé Canada, Premières nations et des Inuits suivant ce tableau.

  2013 2012
Solde au début de l'exercice $ xxx $ xxx
Montant prévu dans l'entente pour RBI $ xxx $ xxx
Total $ xxx $ xxx
 
Revenus Générés $ xxx $ xxx
Dépenses (acquisitions et remplacements) $ xxx $ xxx
Solde à la fin de l'exercice $ xxx $ xxx
 

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Annexe E
Tableau du financement provenant du gouvernement fédéral

Nom du bénéficiaire du financement
pour l'exercice se terminant le 31 mars, 2013

(À être rapporté tel que l'entente de financement)

Département Programmes, projets et services
financés fédéralement directement /
indirectement par le
gouvernement du Canada
Financement reçu
du gouv. fédéral
(A)
Fonds fédéraux
non dépensés
Début de
l'exercice
(B)
Ajustements/
transferts
(i.e. Transferts globaux)
(C)
Financement fédéral
total disponible
A + B + C = D
Fonds fédéraux
dépensés (E)
(Option 1)
Fonds fédéraux non utilisés
Fin de l'exercice
D – E = F
(Option 1)
Dépenses totales
de toutes sources
(Option 2)
S/O
(Option 2)
Affaires autochtones et Développement du Nord Canada Revendications et gouvernement indien
  • Recherches sur les revendications
  • Processus de négociation (Revendications et autonomie gouvernementale)
  • Mise en œuvre des ententes sur les revendications
  • Autres projets particuliers
               
Développement communautaire
  • Équipements collectifs et installations (y compris logement, eau et égouts et autres immobilisations)
  • Installations réservés à l'éducation
  • Acquisition et construction d'équipements collectifs et d'installations (y compris le logement, eau et égouts et autres immobilisations)
  • Stratégie de gestion de l'eau des Premières nations
  • Rassembler nos forces (Infrastructure)
  • Mettre en œuvre des investissements immédiats dans le logement des PN sur la réserve (viabilisation des terrains)
  • La salubrité de l'eau potable
  • Acquisition et construction de biens immobiliers / d'installations réservés à l'éducation
  • Construction d'école (seulement en Alberta)
  • Logement hors réserve
  • Logement dans les collectivités (sur réserve)
  • Prestation de services en matière de logement
  • Mettre en œuvre des investissements immédiats dans le logement des PN sur réserve (constructions neuves / rénovations)
  • Rassembler nos forces (logement)
  • Programmes de loisirs
  • Prestation de services d'immobilisations communautaires
  • Services techniques
  • Planification globale par les collectivités
  • Autres projets particuliers
               
Développement économique
  • Programme de développement économique des communautés
  • Programme de développement économique des communautés
  • Programmes d'Entreprise autochtones Canada
  • Autres projets particuliers
               
Éducation
  • Services d'enseignement élémentaire / secondaire (y compris les écoles administrées par les bandes, les écoles provinciales, les écoles fédérales, Programme d'éducation spéciale et la prestation de services à l'enseignement élémentaire / secondaire)
  • Études post-secondaires (y compris Études post-secondaires – Programme de soutien des études pour les Indiens, Programme de soutien aux études post-secondaires et Programme de préparation à l'entrée à l'université et au collège)
  • Programme de partenariats en éducation
  • Tous autres programmes d'éducation (y compris Programme nouveaux sentiers pour l'éducation, Renforcer la capacité d'éducation, Améliorer l'efficacité scolaire, stratégie d'engagement des parents et des communautés, Recrutement et maintien en poste des enseignants, Technologie de communication d'information (seulement pour OGR IT), stratégie d'emploi pour les jeunes des Premières nations et les jeunes Inuits, Programme de succès des étudiants des Premières nations, Programme d'éducation spéciale, Centres culturels et éducatifs, Fondation nationale pour l'attribution de bourses et Autres projets particuliers)
               
Soutien aux gouvernements indiens
  • Modes optionnels de financement - Appui aux gouvernements indiens
  • Financement soutien des bandes
  • Avantages sociaux des employés
  • Financement des conseils tribaux
  • Services d'expert-conseils aux bandes
  • Autres projets particuliers
               
Gestion des terres
  • Gestion des terres
  • Mise en œuvre de la Loi sur la gestion des terres des Premières nations
  • Autres projets particuliers
               
Développement social
  • Aide à la vie autonome
  • Services d'aide à l'enfance et à la famille
  • Prévention de la violence dans la famille
  • Aide au revenu
  • Réinvestissement de la Prestation nationale pour enfants
  • Autres services sociaux (y compris le développement de la petite enfance, rassembler nos forces – développement social et autres projets particuliers)
               
Inscription des Indiens
  • Inscription et appartenance
  • Gestion des fonds personnels
  • Gestion des successions
  • Annuités découlant des traités
               
Governance and Institutions of Government
  • Administration des bandes (élections et règlementations)
  • Programme de développement professionnel et institutionnel
  • Activités de gouvernance : Centre national pour les Premières nations, Services consultatifs et élaborations de politiques, Rassembler nos forces
  • Institutions : Commission de la fiscalité des Premières nations, Conseil de gestion financière des Premières nations, Administration financière des Premières nations
  • Autres projets particuliers
               
Affaires du Nord
  • Changement climatique
  • Développement durable
  • Développement économique du Nord
  • Services hospitaliers et médicaux
  • Programme des contaminants du Nord
  • Autres programmes / services des Affaires du Nord
               
Autres

(Tous les programmes et services non compris dans les catégories précédentes)

               
Total partiel pour AADNC                  
 
Santé Canada (Santé des Premières nations et des Inuits) Se rapportant pour tout Santé Canada, le Financement Santé des Premières nations et des Inuits doit être ventilé individuellement par programme et service financé et énuméré dans le calendrier de financement du programme (normalement sous l'annexe "2") en accord avec l'entente de financement de santé consolidé du bénéficiaire et de ses amendements. »                
Total partiel pour Santé Canada (Santé des Premières nations et des Inuits)                  
 
Société canadienne d'hypothèques et de logement
  • Logement sans but lucratif dans les réserves
  • Programme d'aide à la remise en état des logements (PAREL) – programme pour propriétaires-occupants et personnes handicapées
  • PAREL – Logement locatif (y compris logement accessoire et pavillon-jardin)
  • PAREL – Conversion
  • Programme de logements adaptés pour personnes âgées autonomes
  • Programme d'amélioration des maisons d'hébergement
  • Stages en habitation pour les jeunes des PN et les jeunes Inuits

Voir information supplémentaire

               
Total partiel pour SCHL                  
 
Ressources humaines et Développement des compétences Canada                  
 
Pêches et Océans Canada                  
 
Patrimoine canadien                  
 
Sécurité publique Canada                  
 
Industrie Canada                  
 
Ressources naturelles Canada                  
 
Ministère de la Justice du Canada                  
 
Bureau du Conseil privé                  
 
Défense nationale                  
 
Agence du revenu du Canada                  
 
Autres                  
 
Total général                  

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