ARCHIVÉE - Vérification de la passation de marchés (à l'exception des marchés spéciaux) - Rapports de suivi en date du 30 septembre 2012

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 30 septembre 2012

Dirigeant principal des finances

Vérification de la passation de marchés (à l'exception des marchés spéciaux)
Date d'approbation 11/25/2011

Recommandations
du projet
Plan d'action Date
d'achèvement
prévue
Réponse
du programme
1. Le dirigeant principal des finances (DPF) devrait s'assurer que tous les marchés sont conservés et classés de manière appropriée aux fins d'extraction, de manière à pouvoir être retrouvés au besoin, tout particulièrement en ce qui concerne les marchés en cours. Le DPF devrait confier au directeur de la DGMB la tâche d'enquêter sur les quatre dossiers de marché qui n'ont pas pu être retrouvés pendant la vérification, afin de déterminer les raisons de leur absence. Deux des dossiers manquants ont été retrouvés. La directrice de la Division de la gestion du matériel et des biens (DGMB) poursuivra l'enquête et cherchera les deux derniers dossiers manquants, qui ont été demandés dans le cadre de la vérification. Les processus de gestion et d'entreposage des dossiers seront mis à jour : la tenue de tous les dossiers concernant les marchés dans la RCN qui sont évalués à plus de 10 000 $ se fera de façon centralisée à partir de l'exercice 2011-2012. Des procédures similaires seront mises en place dans les régions. Les normes d'établissement de dossiers pour les marchés estimés à 10 000 $ ou moins seront communiquées aux GCR. De plus, la DGMB a entrepris de faire le ménage de ses dossiers et de les archiver afin de faire de la place aux dossiers actuels.

La DGMB a constaté ces types de problèmes et les mesures correctives font partie des mesures de suivi de la stratégie de renouvellement de l'approvisionnement présentée au Comité des opérations du Ministère en novembre 2010.

Il est important de souligner qu'au cours des exercices précédents, et pour toutes les offres à commandes, les gestionnaires assuraient le traitement et la tenue des dossiers d'approvisionnement du Ministère. C'est pourquoi la DGMB a dû compter sur les gestionnaires pour obtenir les dossiers manquants, dont deux ont été retrouvés.
Avril 2012 RÉPONSE DU PROGRAMME
État : La demande sera classée (terminée)
Mise à jour/ Justification
(en date du 7 novembre 2012)

On a trouvé les dossiers restants. Le ménage et l'archivage des dossiers sont terminés. Un commis aux dossiers de marché s'occupe maintenant de la salle des dossiers. Le commis est responsable de retirer les dossiers, de les transmettre et de les ranger une fois que les agents ont terminé leurs écritures.

Des normes relatives aux dossiers de marché ont été définies et mises en œuvre dans la RCN et les régions. Des lignes directrices décrivant ce que doivent comprendre tous les dossiers de marché ainsi que l'organisation des dossiers ont été publiées dans l'intranet.

SVE : La mise en œuvre est complète. Classée.
2. Le dirigeant principal des finances devrait

a) mettre en œuvre un processus d'examen et d'analyse périodiques de tous les marchés (p. ex.., au moins tous les trimestres, en plus du rapport annuel sur l'approvisionnement) afin de repérer les possibilités de non-respect des politiques, de fautes ou d'activités de marché inappropriées et/ou les domaines où il y aurait place à l'amélioration;
a) La DGMB mettra en place un cadre de contrôle de la qualité amélioré, examinera les processus actuels associés au déroulement des opérations et déterminera et mettra en œuvre des améliorations à apporter aux processus dans le cadre de sa stratégie de renouvellement de l'approvisionnement. Septembre 2012 a) RÉPONSE DU PROGRAMME État : La demande sera classée (terminée)
Mise à jour/ Justification
(en date du 7 novembre 2012)

La fonction de contrôle de la qualité a été rétablie en date du 8 février 2012. Un document relatif au mandat a été produit, approuvé, communiqué aux cadres supérieurs concernés et publié dans l'intranet. Les dossiers de marché ouverts par la DGMB ont été examinés et les résultats sont en cours d'évaluation. Des observations et des recommandations seront communiquées au gestionnaire des marchés et les marchés de faible valeur (MFV) conclus dans la RCN seront examinés à partir d'avril 2012. Des rapports ont été produits et sont en cours d'examen en vue de dresser une liste des marchés devant faire l'objet d'un contrôle de la qualité. La fonction de contrôle de la qualité s'exécutera dans les régions à partir de l'exercice 2012-2013.
b) mettre en place un suivi des anomalies découvertes, et si c'est pertinent, communiquer celles-ci au comité de gouvernance approprié et les inclure dans le rapport annuel sur l'approvisionnement; b) Dans le contexte d'un cadre de contrôle de la qualité amélioré, l'examen des marchés de faible valeur sera remis en vigueur afin d'évaluer la conformité au sein de la communauté des GCR. Les résultats des examens des marchés de faible valeur seront communiqués aux GCR concernés et à leurs SMA, et des recommandations leur seront faites, par exemple concernant une formation supplémentaire.   Les anomalies graves seront portées à l'attention du DPF afin qu'il apporte des mesures correctives ou détermine une sanction. De plus, les renseignements relatifs aux marchés de faible valeur contenus dans le rapport annuel sur l'approvisionnement seront accompagnés des principaux résultats découlant des examens des marchés de faible valeur. Avril 2012 c) RÉPONSE DU PROGRAMME État : La demande sera classée (terminée)
Mise à jour/ Justification
(en date du 7 novembre 2012)

La fonction de contrôle de la qualité a été établie. Les recommandations formulées, comme l'élaboration de séances de formation supplémentaires, seront communiquées aux GCR concernés.
c) clarifier les rôles et les responsabilités des GCR en ce qui concerne la surveillance des marchés. Les GCR doivent recevoir une formation et des directives supplémentaires afin d'assurer la normalisation des activités de surveillance et de garantir que la documentation à l'appui de l'activité est conservée. c) Les GCR du Ministère seront avertis des exigences du cadre de contrôle de la qualité, de leurs obligations en matière de reddition de comptes et de leurs responsabilités concernant les marchés, ainsi que des conséquences.

Les GCR dont il a été déterminé que les pratiques relatives aux marchés de faible valeur posaient des problèmes devront suivre une formation supplémentaire ou des séances de sensibilisations dans les six mois suivant l'examen, à défaut de quoi ils courront le risque de perdre leur pouvoir délégué de passer des marchés.

Lorsque cela sera possible, les documents utilisés lors de la formation viseront en priorité à répondre aux besoins des GRC. Des efforts seront également faits en vue d'établir des liens entre la formation sur l'approvisionnement et les autorisations financières en rendant obligatoire la formation des GCR, au moyen de cours en ligne.
1er avril 2012 c) RÉPONSE DU PROGRAMME État : La demande sera classée (terminée)
Mise à jour/ Justification
(en date du 21 septembre 2012)

Le DPF a informé les SMA du rétablissement de la fonction de contrôle de la qualité. Des examens de dossiers choisis au hasard ont été effectués et achevés.

SVE : La mise en œuvre est complète. Classée.
3. Le dirigeant principal des finances devrait songer à convoquer à nouveau le Conseil des marchés et de l'approvisionnement, pour veiller à ce que les activités d'approvisionnement et de passation de marchés soient surveillées adéquatement au Ministère (avec représentation régionale complète). Cette démarche devrait être entreprise à la suite d'un examen initial de l'objectif et du mandat du Conseil afin de déterminer si ce dernier peut demeurer utile, s'il est assorti d'un objectif bien compris, et s'il est en mesure de fournir une surveillance et une orientation stratégiques. La DGMB avait ciblé cette question avant la vérification et l'avait intégrée aux mesures de suivi de la stratégie de renouvellement de l'approvisionnement présentée au Comité des opérations du Ministère en novembre 2010. Le directeur de la DGMB examinera le rôle et la fonction d'un comité de révision des marchés et fera des recommandations au DPF. Juin 2012 RÉPONSE DU PROGRAMME
État : La demande sera classée (terminée)
Mise à jour/ Justification
(en date du 7 novembre 2012)

Le mandat du Comité d'examen des acquisitions a été approuvé. Les membres du comité ont été identifiés et contactés. La première réunion est prévue pour le quatrième trimestre.

SVE : La mise en œuvre est complète. Classée.
4. Le dirigeant principal des finances devrait

a) S'assurer que tous les membres du personnel sont au courant de la méthode correcte de passation des marchés et la mettent en pratique, afin de protéger les intérêts de passation des marchés d'AADNC et de veiller au respect des politiques et procédures d'approvisionnement;
a) En plus de la formation actuellement offerte à l'AC et dans les régions, la DGMB concevra une formation obligatoire sur l'approvisionnement pour tout le personnel administratif (cours en ligne). La DGMB continuera d'évaluer les documents actuellement en ligne qui portent sur l'approvisionnement, afin de rationaliser l'information qu'ils contiennent et de les rendre plus accessibles aux GCR. De plus, un guide sur l'approvisionnement et les marchés sera produit. Ce document condensé devra être facile à comprendre et servir d'outil simple de référence, afin de fournir une vue d'ensemble et les éléments de base des procédures d'approvisionnement au Ministère. Avril 2012 A) RÉPONSE DU PROGRAMME :
État : La demande sera classée (terminée)
Mise à jour/ Justification
(en date du 7 novembre 2012)

Un cours en ligne a été élaboré. Le guide sur l'approvisionnement et les marchés a été publié dans l'intranet.
b) Communiquer clairement les exigences de la documentation des marchés aux GCR et aux agents de l'approvisionnement et s'assurer que la documentation qui suit demeure dans les dossiers
  1. la justification d'un fournisseur unique s'il y a lieu;
  2. un énoncé des travaux ou une description des exigences;
  3. des preuves adéquates du respect de l'article 32 de la LGFP;
  4. des preuves adéquates de la vérification de l'autorisation de sécurité.
b) Dans la RCN, la DGMB a mis en place une liste de vérification de l'approvisionnement et des marchés qui doit être utilisée pour toutes les demandes et les dossiers concernant les marchés. Elle sera présentée aux régions dans les prochains mois. Au moyen de la liste de vérification, les GCR confirment que ces quatre éléments accompagnent un dossier, ou en font partie. Avril 2012 B) RÉPONSE DU PROGRAMME :
État : La demande sera classée (terminée)
Mise à jour/ Justification
(en date du 7 novembre 2012)

La liste de vérification de l'approvisionnement et des marchés a été mise en œuvre dans la RCN et les régions.
De plus, toutes les demandes de marchés envoyées à l'AC sont à présent examinées par notre agent de triage (dans le cadre de la stratégie de renouvellement de l'approvisionnement) avant d'être attribuées. Si des documents sont manquants, la demande est retournée au GCR pour qu'il fournisse toute la documentation requise. Nous assurerons également une surveillance accrue des marchés de faible valeur en nous fondant sur un cadre de contrôle de la qualité (p. ex.., un échantillonnage de dossiers axé sur le risque).  Décembre 2011
En ce qui concerne la sécurité, le directeur de la Division de la sûreté et de la santé et sécurité au travail et le directeur de la DGMB apporteront des changements au processus de sécurité et ils fourniront une nouvelle liste de vérification relative à la sécurité (LVRS). Le Comité des opérations du Ministère a approuvé ces mesures. À compter du 1er avril 2011, la liste de vérification relative à la sécurité (LVRS) doit être utilisée pour tous les nouveaux marchés. La Sécurité et la DGMB ont entrepris de faire des vérifications ponctuelles des dossiers d'approvisionnement tenus par les gestionnaires. Les gestionnaires ont à présent les responsabilités suivantes : déterminer les exigences en matière de sécurité pour chaque marché en remplissant la liste de vérification relative à la sécurité (LVRS); s'assurer qu'un dossier complet est envoyé à la DGMB et aux Services de sécurité; accorder à l'Approvisionnement et à la Sécurité suffisamment de temps pour effectuer un examen adéquat et préparer les dispositions du contrat; et prendre des mesures immédiates en cas de violation de la sécurité. Avril 2011
c) S'assurer que le processus de passation des marchés ne se poursuivra que lorsque toute la documentation requise figurera au dossier; c) Dorénavant, l'agent chargé du triage examine toutes les demandes de marchés envoyées aux Marchés, à l'AC, afin de garantir que tous les documents ont été reçus avant d'être attribués. De plus, l'examen de contrôle de la qualité effectué sur les marchés de faible valeur procurera une rétroaction aux GCR et mettra en évidence toute anomalie.

Des instructions sur ce qu'est un « dossier parfait » ont été fournies aux agents de l'approvisionnement à la DGMB. Ces lignes directrices indiqueront clairement quels documents doivent être conservés dans un dossier de marché, ainsi que l'endroit où ils doivent se trouver dans le dossier. Ces instructions seront également fournies aux régions et aux GCR à l'avenir.
Avril 2012 C) RÉPONSE DU PROGRAMME :
État : La demande sera classée (terminée)
Mise à jour/ Justification
(en date du 7 novembre 2012)

Le poste de commis des marchés passés (triage) a été pourvu et toutes les demandes font l'objet d'un examen pour vérifier que tous les documents nécessaires sont reçus avant qu'une demande ne soit traitée. Le contrôle de la qualité des MFV a été achevé. Pour aider les GCR, des aide-mémoire, des modèles de document et des consignes sur la planification des approvisionnements ont été publiés dans l'intranet.
d) Prendre des mesures pour régler les négociations contractuelles avec le fournisseur, au bureau régional, et faire le suivi à l'égard de toute possibilité de fractionnement des marchés. d) Les agents de l'approvisionnement dans les régions seront encouragés à communiquer avec la Section des services de l'approvisionnement dès qu'ils sont au courant d'un conflit perçu avec un entrepreneur. Les GCR sont encouragés à faire la même chose. La DGMB continuera de faire des rapports réguliers sur les marchés à fournisseur unique afin de cerner les problèmes éventuels en matière de respect des règlements gouvernementaux concernant la passation de marchés. Selon leur nature, leur fréquence et leur importance, les questions problématiques seront soumises à la haute direction. Décembre 2011 D) RÉPONSE DU PROGRAMME :
État : La demande sera classée (terminée)
Mise à jour/ Justification
(en date du 7 novembre 2012)

Le guide sur l'approvisionnement et les marchés a été modifié pour y inclure une section sur la façon de régler les problèmes avec les fournisseurs et sur les attentes relatives aux GCR et aux services des approvisionnements régionaux. On y trouve également des explications sur les recours que peut exercer un fournisseur estimant ne pas être traité équitablement.

SVE : La mise en œuvre est complète. Classée.
5. Le dirigeant principal des finances doit s'assurer que des preuves à l'appui des exigences de signature selon la LGFP, démontrant des approbations et une séparation appropriée des tâches, sont conservées dans tous les dossiers de marchés, c'est-à-dire :

a) La LGFP exige que les approbations soient accordées conformément aux limites des pouvoirs délégués, et qu'un processus efficace soit mis en place pour repérer et rejeter celles qui ne sont pas conformes;
a) La DGMB travaillera avec ses partenaires du bureau du DPF pour avoir accès aux cartes de spécimen de signature. Dans le cadre d'une approche axée sur le risque, les employés des Marchés, à l'AC, examineront les signatures dans le cas des demandes évaluées à plus de 10 000 $, afin de garantir le respect des pouvoirs délégués. Les demandes non conformes seront retournées aux GCR. Avril 2012 A) RÉPONSE DU PROGRAMME :
État : La demande sera classée (terminée)
Mise à jour/ Justification
(en date du 7 novembre 2012)

La nouvelle fonction de vérification découlant de l'article 32 a été confiée à des agents particuliers qui doivent vérifier les demandes d'approvisionnement en fonction des cartes de signature. La DGMB a commencé à vérifier toutes les demandes de contrat avant de les confier à un agent pour s'assurer que les GCR qui signent les demandes détiennent l'autorisation nécessaire. Chaque demande est vérifiée en utilisant les cartes de signature. Si le GCR concerné ne détient pas l'autorisation, la demande est retournée et l'approvisionnement est reporté jusqu'à ce que le GCR qui détient l'autorisation nécessaire signe la demande.
b) Si le processus ou d'autres circonstances ne permettent pas la séparation appropriée des tâches, des mesures de contrôle de rechange doivent être mises en œuvre et documentées. b) Au moyen de téléconférences et de bulletins, la DGMB fournira des conseils aux employés et aux gestionnaires régionaux de l'Approvisionnement sur la nécessité de séparer les fonctions, et elle surveillera la conformité. Avril 2012 B) RÉPONSE DU PROGRAMME :
État : La demande sera classée (terminée)
Mise à jour/ Justification
(en date du 7 novembre 2012)

Des outils comme le guide sur l'approvisionnement et les marchés ont été élaborés pour aider les GCR à répondre aux besoins d'approvisionnement. Plusieurs sections du guide décrivent les pièges à éviter dans le processus de passation de marchés ainsi que des pratiques exemplaires en vue d'aider les GCR à améliorer l'élaboration des contrats et à obtenir les meilleurs résultats possible. Le guide encourage également les GCR à communiquer avec la Section des services de l'approvisionnement de l'administration centrale ou avec l'agent régional des marchés concerné pour obtenir des conseils.

SVE : La mise en œuvre est complète. Classée.
6. Le dirigeant principal des finances devrait veiller à ce que des communications claires et de la formation supplémentaire pertinente soient fournies aux agents de l'approvisionnement et aux GCR au sujet des nouveautés et des améliorations continues. Ceci comprend ce qui suit : La DGMB élaborera une approche concernant l'information à fournir aux GCR au sujet des changements à venir. Avril 2012 A) État : La demande sera classée (terminée)
Mise à jour/ Justification
(en date du 7 novembre 2012)

La DGMB passe par le groupe de travail sur la gestion du matériel, ExpressInfo et la téléconférence du DPF pour informer les services ministériels régionaux de changements à venir.

Les normes de service pour l'administration centrale ont été publiées dans l'intranet et incluses dans le guide sur l'approvisionnement et les marchés. Elles ont également été transmises aux régions en vue de leur mise en application.
a) Les normes de service et la détermination d'un processus approprié pour le suivi, la surveillance et l'établissement de rapports à l'égard des normes de service convenues et la prise de mesures dans les domaines où le rendement n'est pas conforme aux normes; a) La DGMB a établi des normes de services, les a affichées dans l'Intranet pour informer les clients, et a commencé à faire un suivi par l'entremise de la fonction de triage. Les normes se verront accorder plus d'importance dans ExpressInfo et seront entièrement mises en œuvre dans les régions en 2012. Les examens concernant le respect des normes serviront à déterminer le caractère adéquat des normes et à cibler les lacunes dans les services. Janvier 2012
b) Les cibles en matière d'approvisionnement auprès des Autochtones pour la communauté de la passation de marchés et de l'approvisionnement d'AADNC, et les lignes directrices à l'égard du type de surveillance et de suivi requis aux fins des rapports. La DGMB travaillera avec les employés du programme de la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA) pour trouver des façons d'accroître l'utilisation des fournisseurs autochtones et de communiquer les cibles d'AADNC tant aux GCR qu'aux employés chargés de l'approvisionnement. Des options en matière de codage et de rapports seront examinées afin de mieux saisir les informations nécessaires requises pour les rapports sur les cibles en matière d'approvisionnement auprès des Autochtones. AADNC affiche régulièrement ses processus concernant les DP dans le système électronique d'appel d'offres du gouvernement et il est de pratique courante pour le personnel de la DGMB d'inciter les gestionnaires à déterminer si un fournisseur autochtone ne pourrait pas satisfaire à leurs exigences. De plus, la DGMB a recours aux offres à commandes auprès d'entrepreneurs autochtones chaque fois que cela est possible. Décembre 2011 B) RÉPONSE DU PROGRAMME :
État : La demande sera classée (terminée)
Mise à jour/ Justification
(en date du 7 novembre 2012)

Le groupe SAEA d'AADNC s'est réuni et a reçu l'autorisation du SCT pour que l'établissement de rapports sur des entreprises autochtones soit obligatoire pour tous les ministères.

La DGMB rencontre régulièrement les coordonnateurs de la SAEA pour discuter de la participation autochtone relative à des exigences précises.

Les agents de l'approvisionnement de la DGMB ont terminé la formation sur la SAEA au cours du deuxième trimestre.

Discussions en cours avec les responsables de la SAEA. Les marchés réservés continuent à être publiés.

SVE : La mise en œuvre est complète. Classée.
 
 
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