Politique sur le traitement des allégations et des plaintes

Direction générale des services d'examen et d'enquête

Date : Mise à jour : avril 2014

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Table des matières

Préambule

La gestion des allégations et des plaintes à Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) s'inscrit dans sa politique concernant l'attribution de subventions et de contributions aux collectivités inuites, métisses et des Premières Nations, en vue de l'exécution et de l'administration de programmes et de services conformément aux modalités des accords de financement.

La présente politique précise les rôles et les responsabilités des employés du Ministère qui traitent des questions portées à l'attention de celui-ci, au sujet des organisations et des organismes métis, inuits et des Premières Nations, de leurs employés et de leurs représentants.

1.0 Objet

1.1

Préciser le rôle et les responsabilités des employés d'AADNC en matière des allégations et des plaintes, et fournir des directives sur le traitement des allégations et des plaintes et sur les rapports à ce sujet.

1.2

La présente politique vient appuyer − et non remplacer − d'autres mécanismes d'appel et de réparation utilisés par AADNC ou d'autres organismes.

2.0 Portée

2.1

La politique s'applique avant tout aux allégations et aux plaintes portant sur le financement alloué par AADNC.

2.2

La politique s'applique également aux allégations et aux plaintes en ce qui a trait aux décisions et aux mesures prises par des tiers gestionnaires, et qui se rapportent directement au financement des programmes et des services alloué par le Ministère.

2.3

Les conflits ou allégations concernant les élections des bandes, conformément aux dispositions de nature électorale de la Loi sur les Indiens, et pour lesquels un appel peut être déposé en vertu du Règlement sur les élections au sein des bandes d'Indiens, sont traités conformément à la Loi sur les Indiens. En vertu du Règlement sur les élections au sein des bandes d'Indiens, la période d'appel est de 45 jours suivant l'élection.

Les allégations concernant l'achat de votes qui sont soulevées en dehors de la période d'appel peuvent être soumises à la Direction générale des services d'examen et d'enquête (DGSEE).

3.0 Autorisations et références

Voir l' annexe A.

4.0 Autorisation de publication

La présente politique est publiée sous l'autorité du sous-ministre d'AADNC.

5.0 Définitions

Voir l' annexe B.

6.0 Politique de gestion

La gestion des allégations et des plaintes à AADNC repose sur les principes suivants :

6.1 Traitement des allégations

Lorsqu'un coordonnateur régional des allégations et des plaintes reçoit directement une allégation, il communique l'information à la DGSEE pour examen. La DGSEE détermine si elle devrait donner suite à l'allégation.

Dans le cas d'une allégation de violence physique ou de délit, le coordonnateur régional devrait encourager le plaignant à soumettre l'affaire à l'attention de l'autorité policière compétente, et lui fournir les coordonnées des personnes-ressources. Le coordonnateur régional peut signaler l'affaire à l'autorité policière compétente si :

  • Le plaignant lui demande de le faire en son nom.
  • Un préjudice est imminent ou réel, et le coordonnateur régional juge de sa responsabilité de signaler la situation avec ou sans le consentement du plaignant.

6.2 Traitement des plaintes

Lorsque le coordonnateur régional confie une plainte à un autre employé du Ministère, il passe en revue les données pertinentes relevant du contrôle du Ministère et directement associées à la plainte et, au besoin, peut communiquer avec l'organisation ou l'organisme inuit, métis ou des Premières Nations pour tenter de faciliter le règlement de la plainte.

6.3 Traitement des demandes de vérification, y compris de vérification judiciaire

Les demandes de vérification, y compris de vérification judiciaire, sont relayées à la DGSEE afin qu'elle les examine et détermine la marche à suivre.

Lorsqu'une vérification judiciaire est sollicitée et que le coordonnateur régional croit qu'il vaudrait mieux la traiter comme une plainte, il doit obtenir le consentement de la DGSEE avant de procéder.

6.4 Procédure pour le traitement des allégations et des plaintes

La Procédure pour le traitement des allégations et des plaintes sera remise aux coordonnateurs régionaux pour guider la gestion des allégations et des plaintes.

6.4.1 Réception de l’information

Les allégations et les plaintes peuvent provenir de n'importe quelle source.

Les allégations et les plaintes reçues par les employés d'AADNC seront renvoyées le plus rapidement possible au coordonnateur régional des allégations et des plaintes compétent.

6.4.2 Enregistrement électronique des allégations et des plaintes

Toute allégation ou plainte reçue par AADNC doit être versée dans la base de données désignée pour ce genre d'information. Le Système global de gestion intégrée des documents (SGGID) sert à l’archivage, tandis que TeamMate permet un suivi de toutes les allégations et plaintes visées par la présente politique.

6.4.3 Suivi

  1. La DGSEE est chargée de traiter les allégations.
  2. Les allégations ou les plaintes soulevées par des tiers et qui mettent en cause des fonctionnaires doivent être transmises aux Ressources humaines et à la DGSEE qui détermineront en consultation qui en fera le suivi.
  3. Il incombe à la DGSEE d'effectuer un suivi de la correspondance ministérielle portant sur les allégations et les plaintes, et de fournir des réponses en temps opportun.
  4. Habituellement, la responsabilité du suivi et de la détermination de la nature et de la forme de réponse à donner aux plaintes revient aux bureaux régionaux d'AADNC.

7.0 Responsabilités

7.1 Le directeur général régional (DGR) :

  • met en œuvre la présente politique et le processus nécessaire à son application dans la région;
  • voit à ce que les employés soient informés des obligations en matière de rapport que leur confère la Loi sur la gestion des finances publiques, ainsi que de leurs obligations découlant de la Directive sur les pertes de fonds et de biens du Conseil du Trésor.

7.2 Le coordonnateur régional des allégations et des plaintes :

  • est chargé de recevoir les nouvelles allégations déposées dans la région, et de les transmettre à la DGSEE pour examen, en y joignant les renseignements pertinents dont il dispose;
  • est chargé de veiller à l'enregistrement des plaintes, le plus tôt possible, dans la base de données appropriée; à la sauvegarde dans le SGGID de tous les documents pertinents liés à un dossier; à l'inscription des parties en cause dans TeamMate; à l'enregistrement dans TeamMate des mesures prises pour examiner et régler la plainte;
  • est chargé de contrôler et de limiter la divulgation des documents et de veiller à ce que l'information relative à toute allégation ou plainte ne soit divulguée qu'en cas de nécessité;
  • est chargé de faire parvenir des réponses par écrit aux plaignants, et de veiller au respect des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels (p. ex. aucune donnée personnelle ne doit être communiquée aux plaignants par courriel);
  • est chargé de fournir des directives fonctionnelles, de la formation, des conseils et de l'aide à la direction et au personnel de la région, de concert avec la DGSEE, au besoin.

7.3 Le Secteur de la vérification et de l'évaluation (SVE), par l'entremise de la DGSEE :

  • effectue d'autres examens, y compris des vérifications judiciaires, portant sur des allégations reçues par le Ministère;
  • étudie les allégations et les plaintes transmises par les régions et reçues à l'administration centrale, et coordonne le traitement de ces dossiers, en plus de correspondre avec les demandeurs;
  • fournit des directives fonctionnelles et de la formation sur l'application de la présente politique;
  • rédige des rapports de gestion, notamment ceux exigés par le Conseil du Trésor et d’autres organismes centraux.

ANNEXE A - Autorisations et références

ANNEXE B - Définitions

Aux fins de la présente politique, AADNC définit les termes suivants comme suit :

Accord de financement : Entente écrite ou documentation constituant une entente entre le gouvernement du Canada et un demandeur ou un bénéficiaire, et établissant les obligations ou les conditions que doivent respecter les parties à l'égard d'un ou de plusieurs paiements de transfert.

Accord sur l'autonomie gouvernementale : Accord ratifié par une collectivité autochtone, un gouvernement provincial ou territorial et le gouvernement du Canada, qui précise la compétence et la capacité de la collectivité autochtone quant à la conception et à la prestation de programmes et de services destinés à ses citoyens.

Allégation : Suggestion de méfait commis par une organisation ou un organisme gouvernemental inuit, métis ou des Premières Nations; un gestionnaire d'une collectivité autochtone; ou un fonctionnaire interagissant avec des collectivités autochtones. Les allégations peuvent porter, entre autres, sur l'utilisation inappropriée ou le détournement de fonds d'AADNC, la fraude, la collusion et les cas graves de mauvaise gestion.

Bénéficiaire : Personne ou entité ayant soit été autorisée à recevoir un paiement de transfert ou ayant déjà reçu ce paiement.

Conformité : Conformité et respect des politiques organisationnelles, des plans, des procédures, des lois, des règlements et des contrats.

Modalités : Définition des obligations des parties à un accord de financement qui peut figurer dans l'accord de financement même ou dans d'autres documents qui y sont soulevés, comme des manuels des rapports financiers, des guides ou des ententes connexes (p. ex. entente tripartite sur l'éducation).

Organisation ou organisme inuit ou des Premières Nations : Désigne, mais sans s'y limiter, une « bande » au sens de la Loi sur les Indiens; tout dirigeant élu, non élu ou autrement choisi d'un conseil tribal ou d'une organisation politique inuite ou des Premières Nations; toute organisation ou tout organisme inuit ou des Premières Nations recevant des fonds fédéraux, ou ayant le pouvoir d'administrer des programmes et des services au nom de bénéficiaires; toute société de fiducie ou tout intérêt en matière de développement économique détenu ou contrôlé par une Première Nation ou des Inuits.

Organisme métis ou organisation métisse : Englobe, entre autres, tout dirigeant élu, non élu ou autrement choisi d'un organisme politique ou représentant les Métis; toute organisation métisse recevant des fonds fédéraux ou étant autorisée à administrer des programmes et des services au nom de bénéficiaires; toute société de fiducie ou tout intérêt en matière de développement économique détenu ou contrôlé par des Métis.

Paiement de transfert : Paiement monétaire ou transfert de fonds, de biens, de services ou d'actifs effectué en fonction de crédits parlementaires à une tierce partie (organisation ou organisme métis, inuit ou des Premières Nations, ou autres ordres de gouvernement), sans que le gouvernement fédéral reçoive directement des biens ou des services en retour. Les paiements de transfert regroupent les subventions, les contributions et les autres paiements de transfert, mais non les investissements, les prêts et les garanties d'emprunt.

Plainte : Préoccupation, habituellement de nature non criminelle, formulée au sujet d'une action ou d'une omission perçue de la part de représentants d'organisations ou d'organismes inuits, métis ou des Premières Nations; de gestionnaires de collectivités autochtones; ou de fonctionnaires interagissant avec des collectivités autochtones. Il peut s'agir, par exemple, de l'incapacité d'un membre d'une réserve des Premières Nations d'obtenir des fonds pour rénover une maison ou faire des études postsecondaires.

Séquestre-administrateur d'un accord de financement : Tierce personne nommée par le Ministère et chargée d’administrer en tout ou en partie le financement de services autrement versé au bénéficiaire et les obligations de celui-ci en vertu d'un accord de financement. Cette personne peut aussi aider le bénéficiaire à remédier aux manquements à l’accord de financement.

Vérification judiciaire : Collecte d'éléments probants, conformément aux normes professionnelles et procédures reconnues, de sorte que les éléments probants puissent être utilisés en cour ou auprès d'autres instances.

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