ARCHIVÉE - Vérification des cartes d'achat, et des dépenses de voyage, de taxi, d'accueil et de conférences - Rapports de suivi en date du 30 septembre 2012

Renseignements archivés

Cette page a été archivée dans le Web. Les renseignements archivés sont fournis aux fins de référence, de recherche ou de tenue de documents. Ils ne sont pas assujettis aux normes Web du gouvernement du Canada et n'ont pas été modifiés ou mis à jour depuis leur archivage. Pour obtenir ces renseignements sous une autre forme, veuillez communiquer avec nous.

Format PDF (31 Ko, 6 pages)

 

 

Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 30 septembre 2012

DPF

Vérification des cartes d'achat, et des dépenses de voyage, de taxi, d'accueil et de conférences
Date d'approbation 06/22/2012

Recommandations
du projet
Plan d'action Date
d'achèvement
prévue
Réponse
du programme
1. Le dirigeant principal des finances devrait communiquer les exigences relatives à la délégation des pouvoirs afin de renforcer les responsabilités liées à l'exercice de la délégation de pouvoirs et de veiller à ce que les données à cet égard soient conservées afin de montrer la conformité aux pouvoirs. Envoyer des rappels aux gestionnaires délégués en ce qui concerne les exigences relatives à la délégation des pouvoirs au moyen de courriels et de L'Express. Le 15 juin 2012 État : La demande sera classée (terminée)

Mise à jour/ Justification
(en date du 30 septembre 2012)

DCMDR – Une note sera envoyée par L'Express afin de rappeler aux GCR leurs responsabilités concernant la délégation des pouvoirs financiers; cet aspect fait d'ailleurs partie de la formation qu'ils ont reçue.

SVE : Mis en œuvre. Dossier fermé.
2. Le dirigeant principal des finances devrait achever et communiquer la politique liée à l'utilisation de cartes individuelles de voyage (cartes American Express). Cette politique devrait décrire les rôles et les responsabilités régissant la délivrance des cartes, la surveillance et l'établissement de rapports, les conséquences liées à l'utilisation abusive des cartes, et l'exigence relative à la formation afin de veiller à ce que les détenteurs de carte comprennent la politique. La politique provisoire sur les cartes individuelles de voyage (AMEX) fait actuellement l'objet d'un examen et sera bientôt au point. Elle mettra en lumière les rôles et les responsabilités des détenteurs et des coordonnateurs de carte ainsi que des gestionnaires de centre de responsabilité (GCR), de même que le rôle du dirigeant principal des finances.

De plus, un module de formation obligatoire sera créé. Tous les détenteurs de carte devront l'effectuer avant de recevoir leur carte individuelle de voyage. Avant la délivrance de la carte, une déclaration signée devra également être fournie afin de confirmer que le détenteur a suivi la séance de formation.
Le 1er juillet 2012 État : La demande sera classée (terminée)

Mise à jour/ Justification
(en date du 30 septembre 2012)

La Politique sur les cartes individuelles de voyage a été finalisée et approuvée. Cette politique met en lumière les rôles et les responsabilités des détenteurs et des coordonnateurs de cartes ainsi que des gestionnaires de centres de responsabilité de même que le rôle du dirigeant principal des finances (DPF).

Un module de formation obligatoire a été créé et approuvé; tous les détenteurs de cartes devront suivre ce module de formation avant de recevoir leurs cartes individuelles de voyage. Avant la délivrance de la carte, une déclaration signée devra également être fournie afin de confirmer que le détenteur a suivi la séance de formation.

SVE : La mise en œuvre est complète. Dossier fermé.
3. Le dirigeant principal des finances devrait mettre en œuvre un cadre de surveillance officiel permettant d'assurer efficacement un suivi, une surveillance et la prise de mesures appropriées à l'égard des détenteurs de carte (carte d'achat, carte de voyage et carte ARI) qui ne respectent pas la politique correspondante. Ce cadre de surveillance doit être consigné, fondé sur le risque et comprendre une définition précise des rôles et des responsabilités.  Ce processus devrait également tirer profit des outils technologiques (p. ex.. IDEA, ACL) qui peuvent contribuer à cerner les problèmes éventuels ou les frais non autorisés parmi toutes les transactions effectuées.  L'utilisation de la technologie permettrait de mettre en place un programme de surveillance plus efficace, capable de déterminer et de résoudre les problèmes avant qu'ils ne prennent de l'ampleur et deviennent plus complexes. Cartes d'achat
À partir du 1er avril 2012, le coordonnateur national établira une base de données (document protégé B) dans Excel afin de suivre les détenteurs de carte qu'il faut surveiller en raison d'achats non conformes.  La base de données permettra au Ministère de surveiller étroitement leurs activités. Elle fournira notamment les données suivantes : le nom du détenteur de la carte, le nom du GCR de qui le détenteur relève, la nature et la date des achats, la valeur de ceux-ci et les mesures prises (avertissement, annulation).

De plus, le coordonnateur national créera une base de données (document protégé B) dans Excel à des fins personnelles pour suivre toutes les demandes faites auprès des coordonnateurs régionaux et établir les dates de rappel afin d'effectuer un suivi si les précisions demandées ne sont pas fournies (en vigueur le 1er avril 2012).

Tous les six mois, on rappellera aux coordonnateurs régionaux qu'ils doivent signaler tout cas de mauvais usage, d'annulation et de délivrance de cartes au coordonnateur national, et examiner les transactions chaque mois.

Cartes de voyage
le coordonnateur national a établi une base de données Excel (document protégé B) qui est entrée en vigueur le 1er mars 2012 afin de suivre les cas de mauvais usage des cartes de voyage. Si un achat semble inapproprié, un courriel sera envoyé au détenteur, et une copie sera acheminée au GCR afin qu'il fournisse des précisions avant l'annulation de la carte. Les coordonnateurs régionaux devront donner des renseignements au coordonnateur national concernant la raison de l'annulation, les avertissements émis, ainsi que les arrangements conclus afin que la dette soit remboursée au moyen de retenues à la source.

À partir du 1er avril 2012, le coordonnateur national produira un rapport mensuel sur chaque détenteur de carte afin d'examiner toute transaction nécessitant une enquête approfondie. Ces rapports, qui soulignent les besoins d'examen plus poussé et de suivi, seront envoyés aux coordonnateurs régionaux.

Tous les six mois, on rappellera aux coordonnateurs régionaux qu'ils doivent signaler tout cas d'annulation de carte au coordonnateur national.

Le coordonnateur national créera une base de données (document protégé B) dans Excel à des fins personnelles pour suivre toutes les demandes faites auprès des coordonnateurs régionaux et établir les dates de rappel afin d'effectuer un suivi si les précisions demandées ne sont pas fournies (en vigueur le 1er avril 2012).

Le logiciel IDEA sera mis en œuvre afin de faciliter la surveillance des transactions pour les cartes AMEX et les cartes d'achat du Ministère.

On en est à explorer d'autres contrôles internes afin de bloquer les achats effectués avec les cartes AMEX et les cartes d'achat auprès de certains vendeurs.
Le 1er juillet 2012 État : La demande sera classée (terminée)

Mise à jour/ Justification
(en date du 30 septembre 2012)

Cartes d'achat

  1. Une base de données a été créée pour la carte d'achat et la carte AMEX et un suivi est en cours
  2. Des bases de données ont été créées pour les deux cartes et un suivi est en cours
  3. Un courriel a été envoyé à tous les coordonnateurs régionaux
  4. Une recherche a été réalisée sur l'utilisation d'un logiciel supplémentaire (IDEA); toutefois, les rapports disponibles en provenance d'AMEX et de la BMO sont suffisants.
SVE : Largement mise en œuvre. Terminée.
 
 
Date de modification :