Vérification des pratiques de gestion de la région des Territoires du Nord-Ouest - Rapports de suivi en date du 30 septembre 2012

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 30 septembre 2012

Région des Territoires du Nord-Ouest

Vérification des pratiques de gestion de la région des Territoires du Nord-Ouest
Date d'approbation 23/02/12
Recommandations du projet Plan d'action Date d'achèvement prévue Réponse du programme
1. Que le directeur général régional (DGR) de la région des Territoires du Nord-Ouest veille à ce que les comptes rendus des principaux comités de la région constituent un reflet exact des discussions du comité et que, s'il y a lieu, les décisions, les recommandations et les approbations soient entièrement documentées pour qu'il y ait une piste de vérification efficace et faire preuve de transparence et de responsabilisation. La région des Territoires du Nord-Ouest actualisera les mandats de chacun des comités régionaux compris dans la politique sur la gouvernance de la région. Le DGR a déjà confié cette fonction au directeur, Direction des politiques et de la planification, et au conseiller principal.

Les membres du Comité exécutif régional (CER) approuvent les documents et les recommandations, mais pas nécessairement par l'intermédiaire du CER. De fait, un grand nombre des discussions et des décisions connexes ont lieu dans le cadre d'autres forums auxquels les membres participent.

Février 2012 État : En cours

Mise à jour/ Justification
(en date du 30 septembre 2012)

À la suite de la nomination d'un nouveau DGR, une nouvelle politique sur la gouvernance, décrivant brièvement les structures des comités, a été rédigée. Le DGR et la haute direction effectueront tous les changements nécessaires.

Une sous-section du Secrétariat sera responsable de la rédaction des procès-verbaux durant les réunions ainsi que du suivi des questions traitées.

SVE : Mis en œuvre. Dossier fermé.
2. Que le directeur général régional (DGR) de la région des Territoires du Nord-Ouest veille à ce que le pouvoir délégués de signer des documents approuvant les dépenses de voyage dans la région soit bien compris et appliqué correctement et à ce que le processus de compilation des échantillons de signature soit bien compris et maintenu activement par toutes les personnes à qui ce pouvoir est délégué. La Direction des services ministériels collaboreront spécifiquement avec la Direction mentionnée dans la vérification pour examiner le suivi des divergences, comme il se doit.

Au cours de l'exercice 2012­2013, plus précisément avant la fin de septembre 2012, les Services ministériels, en collaboration avec la Direction des ressources humaines et du leadership, mettront sur pied des séances d'orientation et de mise à jour continues portant sur le pouvoir délégué, ce qui se fera avant la fin de septembre 2012.
Septembre 2012 État : Aucune mesure à prendre

Mise à jour/ Justification
(en date du 30 septembre 2012)

La mise en œuvre doit être terminée à la fin de l'exercice financier.

SVE : Mise en œuvre en cours.
3. Que le directeur général régional (DGR) de la région des Territoires du Nord-Ouest veille à ce que le cadre de mesure du rendement actuellement en voie d'élaboration soit finalisé à temps pour le 31 mars 2012, pour que la mise en œuvre puisse en être assurée en 2012-2013 comme fondement de la mesure, la surveillance et la production de rapports sur le rendement de la région d'après un éventail d'indicateurs clés. Le cadre de mesure du rendement sera présenté au Comité de gouvernance, au Comité exécutif régional et au DGR pour approbation au début de mars. L'étape de la mise en œuvre suivra, en avril 2012.  Un cadre de rendement a déjà été ébauché; cependant, la mise en œuvre en a été retardée parce que la région de la capitale nationale (RCN) a exigé des changements à la planification et aux calendriers de présentation des rapports. Avril 2012 État : N'est plus pertinent

Mise à jour/Justification
(en date du 30 ;septembre 2012)

Dans la foulée de la mise en œuvre d'initiatives majeures au Ministère (plan d'action pour la réduction du déficit, réaménagement de la gestion des effectifs et transfert de responsabilités), la région continue de mesurer ses progrès en produisant des rapports trimestriels et en se soumettant aux processus de vérification et d'évaluation existants.

SVE : En dépit du plan d'action pour la réduction du déficit, du réaménagement de la gestion des effectifs et des transferts de responsabilités, la région doit continuer de s'assurer que le cadre de mesure du rendement en voie d'élaboration sera finalisé et mis en œuvre durant l'exercice 2012-2013; ce cadre servira de base à la mesure et à la surveillance du rendement des régions en regard d'une série d'indicateurs clés ainsi qu'à l'établissement de rapports connexes.
4. Que le directeur général régional (DGR) de la région des Territoires du Nord-Ouest veille à ce que soit effectué un examen de fin d'exercice des plans d'activités de la Direction pour assurer que les activités aient lieu et que les objectifs soient atteints conformément à l'énoncé et déterminer les domaines à améliorer ainsi que les leçons tirées de l'intégration aux activités de planification par la suite. La région des Territoires du Nord-Ouest prévoit reprendre la réunion du printemps des gestionnaires pendant laquelle les gestionnaires présenteront la comparaison rétrospective du plan et des activités de leur division pour l'année financière écoulée.  En plus de déterminer les domaines clés et les leçons tirées de l'expérience, la haute direction discutera des priorités opérationnelles et des activités prévues pour l'année financière en cours. May 2012 État : La demande sera classée (terminée)

Mise à jour/ Justification
(en date du 30 septembre 2012)

La réunion de printemps des gestionnaires a eu lieu en mai 2012 et sera reprise à chaque année. C'est à cette époque de l'année que les gestionnaires présentent les résultats du plan opérationnel et des activités du dernier exercice. Ils profitent également de l'occasion pour discuter des priorités du prochain exercice financier.

SVE : Mis en œuvre. Dossier fermé.
5. Que le directeur général régional (DGR) de la région des Territoires du Nord-Ouest veille à ce que le cadre de gestion du risque pour la région soit finalisé et approuvé, ce qui appuie la création d'un profil de risque actualisé pour la région. Que l'expertise ministériel en matière de gestion du risque pour le Ministère contribue, dans la mesure où elle est pertinente et il est pratique de le faire, à l'élaboration d'une approche officielle et documentée de la gestion du risque, y compris un processus continu et une structure de gouvernance pour définir, évaluer et surveiller les mesures d'atténuation du risque. La région des Territoires du Nord-Ouest utilise le profil de risque de l'Organisation des affaires du Nord (OAN), qui a été élaboré avec l'information et la contribution de la région.

Le cadre régional illustre la structure de gouvernance et le processus actif par lequel on définit, évalue et surveille les mesures d'atténuation du risque mises en œuvre.
Juin 2012 État : En cours

Mise à jour/ Justification
(en date du 30 septembre 2012)

Le profil de risque de l'OAN est utilisé pour le cycle de planification des activités, pour l'établissement des rapports trimestriels ainsi que pour l'exécution des programmes et la prestation des services.

Un examen semestriel et un forum de planification ont eu lieu à la mi‑octobre; les gestionnaires présents ont discuté du profil de risque de l'OAN en relation avec leurs priorités.

La région participe aux travaux du comité sur la communauté de pratique en matière de gestion des risques.

Nous nous préparons à participer à l'examen et à la révision du profil de risque de l'OAN. Par la suite, nous prévoyons élaborer un profil de risque régional ainsi qu'un cadre de travail pour ce faire.

SVE : Mise en œuvre en cours.

La recommandation sera classée dès que qu'un cadre de gestion des risques aura été élaboré, ce qui facilitera l'établissement d'un profil de risque à jour; ce cadre comprendra aussi un processus continu et une structure de gouvernance permettant de déterminer, d'évaluer et de surveiller les mesures d'atténuation des risques pour la région.
6. Que le directeur général régional (DGR) de la région des Territoires du Nord-Ouest poursuive la collaboration avec les autres régions et les secteurs d'AADNC pour définir les services que le Ministère offre à sa clientèle externe et établir des objectifs de rendement pour la prestation de ces services dans le cadre des mesures permanentes de gestion et de ces normes. Le DGR fait partie du Comité national des normes d'excellence, et nous poursuivons la collaboration avec la RCN et les autres régions à propos d'un certain nombre d'initiatives nationales, comme le certificat sécurisé de statut indien (CSSI) et la mise en œuvre de la nouvelle Politique sur les paiements de transfert, pour améliorer notre rendement en matière de service à la clientèle. Avril 2012 État : La demande sera classée (terminée)

Mise à jour/ Justification
(en date du 30 septembre 2012)

La Direction des services aux Indiens et aux Inuits, région des Territoires du Nord-Ouest, a participé, à l'instar d'autres régions, à des téléconférences bimensuelles sur les services de financement et a pris des mesures cette année pour élaborer un processus plus efficace d'évaluation générale des subventions et contributions, à l'intention des bandes et des conseils tribaux. Dans le but de réduire les taux d'erreurs dans les documents présentés pour l'obtention d'un certificat sécurisé de statut indien (CSSI), le personnel de la Direction des services aux Indiens et aux Inuits aura accès à des séances de formation supplémentaires, offertes conjointement par l'administration centrale et la région des Territoires du Nord-Ouest. Tout récemment, la région des Territoires du Nord-Ouest a été consultée, tout comme d'autres régions, au sujet d'une autre initiative visant à améliorer les services à la clientèle externe en créant, à Ottawa, une nouvelle Sous-section du certificat sécurisé de statut indien (SSCSSI) qui serait à la fois responsable de l'inscription au registre des Indiens et de la délivrance des certificats sécurisés de statut indien (CSSI).

SVE : Mis en œuvre. Dossier fermé.
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