Vérification des pratiques de gestion de la région de l'Alberta - Rapports de suivi en date du 30 septembre 2012

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 30 septembre 2012

Région de l'Alberta, Services de ressources humaines et du milieu de travail

Vérification des pratiques de gestion de la région de l'Alberta
Date d'approbation 20/06/2011
Recommandations du projet Plan d'action Date d'achèvement prévue Réponse du programme
1. Le directeur général régional de la région de l'Alberta devrait collaborer avec l'administration centrale pour définir les services à la clientèle externes qu'offre AADNC et établir des objectifs de rendement pour la prestation de ces services dans le cadre de la gestion et de la surveillance continues des normes à cet égard. Pour assurer l'adoption d'une approche cohérente à l'échelle nationale, les normes, les attentes quant au rendement et les exigences en matière de surveillance devront être communiquées officiellement à toutes les régions par l'administration centrale. L'administration centrale du SOR travaillera de concert avec d'autres secteurs et régions afin d'élaborer des approches ministérielles en matière de gestion du service en tenant compte des lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor. Il s'agit notamment de prendre les mesures qui conviennent en matière de gouvernance et de surveillance de la gestion, de cerner les services offerts par le ministère, d'établir les normes de service et les régimes de contrôle appropriés, et de clarifier les rôles et les responsabilités de chacun. Les différents directeurs généraux régionaux collaboreront entre eux ainsi qu'avec l'administration centrale pour contribuer à l'élaboration des approches nationales.

Ce travail est en cours. Les discussions préliminaires ont eu lieu au CDGMO le 11 avril 2011.

Mesures
Programmes ayant déjà des normes de service :
  État : En cours

Mise à jour/ ustification
(en date du 30 septembre 2012)

L'administration centrale du Secteur des opérations régionales (SOR) est responsable de l'initiative.

La région appuie l'initiative. En ce qui a trait aux Paiements de transfert aux Premières Nations et aux Inuits, les normes de service, documentées, sont transmises régulièrement à la haute direction et à la direction des programmes.





SVE : Mise en œuvre en cours.
Officialiser, dans un document, les normes de service existantes
Programmes sans normes de service :
Septembre 2011
Programmes sans normes de service :

Services directs
Mars 2012
Subventions et contributions Mars 2012
Services internes Juin 2012
2. Le directeur général de la Direction générale des services de ressources humaines et du milieu de travail (DGSRHMT) doit examiner les rapports régionaux sur les ressources humaines afin de s'assurer que suffisamment de renseignements sont fournis à la direction pour que cette dernière puisse déceler et contrôler les mesures de dotation exceptionnelles, comme les prolongations d'affectation intérimaire au-delà d'une année, dans le respect des politiques applicables. Dans la mesure du possible, ces rapports doivent être uniformes à l'échelle nationale et intégrés à la structure ministérielle existante pour la présentation de rapports. En collaboration avec les Services de TI, la DGSRHMT a présenté la composante dotation du projet de rapports et d'analyses sur les ressources humaines (RARH). Les régions pourront ainsi faire leurs propres rapports et analyses.

En outre, on surveille en permanence les nominations intérimaires dans l'ensemble du Ministère en assurant au besoin le suivi quant aux mesures correctives qui s'imposent. Les rapports de contrôle sont présentés au Comité de direction de la DGSRHMT.
Mis en œuvre au cours du quatrième trimestre de 2010-2011 Mise à jour de la DGSRHMT

État : Fermeture demandée.

Mise à jour/ Justification
(en date du 31 mars 2012)

  • Lancement national de la SRIRH pour les processus suivants :
    • Dotation
    • Maintien et mobilité
    • Gestion des congés
    • Équité en matière d'emploi
  • Les rapports Business Objects sont disponibles dans toutes les régions. (Congé non payé, fin de la période d'intérim, fin de l'affectation/du détachement, fin de l'emploi étudiant, fin du mandat, fin de l'emploi occasionnel)
  • DGSRHMT – Amélioration des processus a lancé une demande de rapport PeopleSoft automatisé pour accroître l'efficacité et la disponibilité pour toutes les régions.


SVE : La mise en œuvre est complète. La recommandation sera classée.
3. Le directeur général régional de la région de l'Alberta doit s'assurer que la Direction des ressources humaines (RH) de la région de l'Alberta revoie l'exigence qui consiste à surveiller la réalisation des examens provisoires. Le SVE est conscient que la surveillance de la réalisation des examens provisoires n'est pas obligatoire à l'échelle nationale, mais elle fait partie des bonnes pratiques de gestion du personnel. La région de l'Alberta continuera de promouvoir activement l'importance des examens provisoires du rendement au moyen de communiqués préparés par la direction des RH et distribués à l'échelle régionale. En avril, mai, septembre et octobre, la Direction des RH donnera des séances d'information sur la gestion du rendement de l'employé (GRE) et sur le plan d'apprentissage (PA) à tous les superviseurs et gestionnaires régionaux. La Direction des RH fournira également des outils, des conseils et de l'orientation aux superviseurs et aux gestionnaires de tous les niveaux organisationnels pour les aider à tenir des réunions et des discussions régulières avec leurs employés au sujet de la GRE et du PA. Avril 2011, en cours Mise à jour de l'Alberta
État : Fermeture demandée (terminée)

Mise à jour/ Justification
(en date du 31 mars 2012)

Des séances d'information sur la GRE et les PA ont été élaborées et ont été offertes aux superviseurs et aux gestionnaires régionaux au cours du premier trimestre (avril et mai 2011). Des séances ont également eu lieu en octobre 2011.

Des listes de vérification pour l'assurance de la qualité de la GRE et les PA et des communiqués ont été élaborés et distribués à l'échelle régionale et nationale au cours du premier trimestre de 2011.

Le guide des gestionnaires pour les GRE et les PA a été élaboré et distribué aux superviseurs et aux gestionnaires régionaux au cours du premier trimestre de 2011.







SVE : La mise en œuvre est complète. La recommandation sera classée.
4. Le directeur général régional de la région de l'Alberta doit élaborer et effectuer une vérification de la qualité d'un échantillon de formulaires de gestion du rendement des employés (GRE) remplis pour vérifier qu'ils satisfont aux attentes. Cette mesure appuiera la formation sur la GRE que la région prévoit déjà mettre en œuvre dans le but d'améliorer le processus de gestion du rendement. D'après la séance d'information préliminaire de janvier sur la GRE, la Direction des RH a créé une liste de vérification pour l'assurance de la qualité des formulaires de GRE et des PA. La liste a été distribuée à tous les superviseurs et gestionnaires de la région de l'Alberta, au DG de la DGSRHMT, au DG délégué de la DGSRHMT, au directeur de l'Apprentissage et à tous les directeurs régionaux des Services des ressources humaines. Le directeur régional des RH a recommandé au Comité régional des ressources humaines que la Direction des RH examine le quart des formulaires de GRE et des PA à l'aide de la liste de vérification; la recommandation a été acceptée par le Comité en mars et sera mise en œuvre en 2011-2012.   Mise à jour de l'Alberta
État : Fermeture demandée (terminée)

Mise à jour/Justification
(en date du 31 mars 2012)

Les RH ont examiné 100 % des formulaires de GRE et des PA (210) en fonction de la liste de vérification pour l'assurance de la qualité au cours du premier trimestre de 2011. Les documents qui ne satisfont pas aux normes établies seront retournés aux directions. Il s'agit d'une pratique de gestion continue dans la région de l'Alberta.







SVE : La mise en œuvre est complète. La recommandation sera classée.
Mesures
La Direction des RH a créé et distribué la liste de vérification pour l'assurance de la qualité des formulaires de GRE et des PA.
Février 2011, terminé
Le directeur régional des RH a recommandé au Comité régional des ressources humaines qu'on examine le quart des formulaires de GRE et des PA. Mars 2011, terminé
La recommandation sera mise en œuvre en 2011-2012. Avril 2011, en cours
5. Le directeur général de la DGSRHMT doit examiner et modifier le rapport sur le taux d'achèvement du formulaire de GRE produit par le Système de gestion des ressources humaines pour veiller à ce que les ajustements manuels actuellement requis pour éliminer le double comptage des employés intérimaires ne soient plus nécessaires. En collaboration avec les Services de TI, on a mis à jour les rapports afin d'éliminer le double comptage des employés intérimaires.

Pour cette année, le rapport sera produit de manière à fournir des données plus précises.
  Mise à jour de la DGSRHMT

État : Fermeture demandée

Mise à jour/Justification
(en date du 31 mars 2012)

Les corrections aux paramètres des rapports ont été achevées à la fin du troisième trimestre de 2010.

Les rapports  étaient disponibles à compter du premier trimestre.

SVE : La mise en œuvre est complète. La recommandation sera classée.
Mesures
Corrections apportées aux paramètres du rapport (terminé).
Fin du T3 (2010-2011)
Le rapport mis à jour sera disponible au début du T1. T1 2011-2012
6. Le directeur général régional de la région de l'Alberta doit élaborer et mettre en œuvre une approche officielle et documentée de la gestion des risques comportant un processus continu et une structure de gouvernance pour déterminer, évaluer et surveiller les mesures d'atténuation des risques. L'administration centrale doit donner de l'orientation aux régions et aux secteurs afin de garantir une approche nationale cohérente en matière de gestion des risques. (L'« administration centrale » comprend la Direction de la politique et de l'orientation stratégique, le champion des risques d'AADNC et le Centre de gestion des risques du Secteur de la vérification et de l'évaluation.) Court terme
Poursuivre les mesures permanentes d'évaluation des risques (RSF, conformité, normes, etc.) et continuer à faire rapport sur les activités dans le cadre des plans trimestriels.
  État : En cours

Mise à jour/ Justification
(en date du 30 septembre 2012)

En collaboration avec le Secteur de la vérification et de l'évaluation, la région de l'Alberta a élaboré un profil provisoire des risques régionaux. La version définitive de ce profil sera achevée au cours du quatrième trimestre.

Les principaux engagements de la région en matière de planification sont en lien avec le profil de risque de l'organisation. Participation de la région aux téléconférences nationales mensuelles avec la communauté de pratique en gestion des risques. En collaboration avec les Opérations régionales, les planificateurs régionaux sont en train d'examiner et de définir des indicateurs normalisés pour les plans d'activités.

SVE : Mise en œuvre en cours. La recommandation sera classée dès que le profil de risque régional sera complété.
Moyen terme
Le champion des risques ministériel, avec le soutien de l'agent principal de gestion des risques, concevra des outils de gestion des risques pour l'ensemble du Ministère.
Discussion sur les outils amorcée en septembre 2011
Les directeurs généraux régionaux appuieront ces efforts et mettront en œuvre dans leurs régions respectives des outils de gestion des risques qui vont dans le sens des approches nationales établies.

Les responsables de la gestion des risques à l'administration centrale ont visité les régions en octobre 2010 pour passer en revue les pratiques en la matière et offrir de la formation. Les régions doivent maintenir des liens permanents avec ces experts pour appuyer les pratiques régionales en matière de gestion des risques. Les profils de risque organisationnel des régions doivent être intégrés au processus et aux documents de planification des activités régionales pour 2012-2013.
Mise en œuvre des outils d'ici mars 2013
7. Le directeur général régional de l'Alberta doit collaborer avec l'administration centrale afin d'établir des normes de service pour tous les services ministériels, y compris la comptabilité, la GI-TI, l'administration et la gestion des ressources. Les normes établies devront être appliquées de façon uniforme dans l'ensemble du Ministère et devront être signalées et surveillées dans le rapport trimestriel régional, comme c'est actuellement le cas pour les Ressources humaines. Le directeur des services ministériels et de financement de la région de l'Alberta devra mobiliser les bureaux régionaux du SOR afin de recueillir les mesures de rendement actuelles des secteurs fonctionnels et proposer des recommandations visant à normaliser et à combler les lacunes éventuelles. Il devra également fournir un résumé des recommandations formulées par les bureaux régionaux du SOR au Secteur du dirigeant principal des finances (chef fonctionnel) aux fins d'examen et d'approbation.   État : En cours

Mise à jour/ Justification
(en date du 30 septembre 2012)

En collaboration avec les Opérations régionales, les planificateurs régionaux sont en train d'examiner et de définir des indicateurs normalisés pour les plans d'activités.










SVE : Mise en œuvre en cours.
Mesures
Examen régional et regroupement des indicateurs de rendement fonctionnels.
Achèvement d'ici le T1 2011-2012
Examen et approbation par le Secteur du dirigeant principal des finances. T2, 2011-2012
Mise en œuvre des recommandations Fin du T2 2011‑2012
8. Le directeur général régional de l'Alberta doit collaborer avec l'administration centrale pour approfondir les renseignements financiers inscrits dans les documents de planification des activités régionales qui appuient le rapport trimestriel régional, de manière à documenter et à surveiller les coûts des activités prévues. Comme l'indique le plan d'activités ministériel pour 2011-2014, le Ministère s'efforcera d'améliorer la planification intégrée et l'harmonisation des ressources en établissant des principes et des processus (y compris un échéancier et un calendrier) pour la planification intégrée et la consultation avec des partenaires à l'interne (RH, DPF, SVE). Mars 2012 Mise à jour de l'Alberta
État : Fermeture demandée (terminée).

Mise à jour/ Justification
(en date du 31 mars 2012)

Les données sur la situation financière ont été intégrées dans le rapport ministériel régional.

SVE : La mise en œuvre est complète. La recommandation sera classée.
9. Le directeur général de la Direction générale des services de ressources humaines et du milieu de travail doit coordonner la mise à jour des titres des directions révisées de la région de l'Alberta dans PeopleSoft de façon à ce que le système reflète la vraie structure de la région. Au 1er avril 2011, on a achevé la réorganisation dans PeopleSoft, laquelle comprend la révision des titres de la région de l'Alberta. Comme le nombre de caractères descriptifs y est limité, il faut se servir des acronymes pour présenter les besoins précis des divisions. 1er avril 2011 Mise à jour de la DGSRHMT

État : La demande sera classée

Mise à jour/ Justification
(en date du 31 mars 2012)

Terminé dans PeopleSoft en date du 1er avril 2011.

SVE : La mise en œuvre est complète. La recommandation sera classée.
Date de modification :